Бухгалтерські інформаційні системи

Корнюшин В.І.

Особливості БІС, структура, класифікація

Особливості БІС

Бухгалтерські інформаційні системи відображають галузеві особливості діяльності підприємств. Такі системи використовуються для цілей управління на рівні окремого підприємства або галузевому рівні. Для автоматизованого рішення завдань потрібна наявність ряду компонентів, які є базовими для будь-якої комп'ютерної ІС:

інформаційної бази об'єкта управління;

програмного забезпечення;

обчислювальної системи;

користувачів.

Основу БІС становить інформація - Сукупність кількісних даних, необхідних для виконання функцій планування, контролю, аналізу і які є основою для прийняття управлінських рішень.

До завданням БІС відносяться:

забезпечення автоматизованого вирішення всього комплексу завдань бухгалтерського обліку, планування, аналізу фінансово-господарської діяльності, внутрішнього аудиту;

отримання достовірної оперативної інформації про поточний стан справ на підприємстві для прийняття на її основі необхідних управлінських рішень;

інтеграція оперативного, бухгалтерського, статистичного обліку на основі єдиної первинної інформації;

отримання достовірної інформації для зворотного зв'язку, яка використовується при прийнятті управлінських рішень;

автоматизація обробки на всіх стадіях техпроцесу, починаючи зі стадії первинного обліку.

Структура БІС

В БІС виділяють 2 частини: забезпечує частина ІС і функціональну.

забезпечує частина ІС

Інформаційне забезпечення має на меті організацію інформації, необхідної для здійснення управлінської діяльності і підрозділяється на внемашінное і внутрімашінное інформаційне забезпечення.

Характеристики підсистеми:

якісні (оцінки: ступеня відображення предметної області в інформаційній базі системи, методів організації і структурованості баз даних, ефективності маніпулювання даними в базі даних тощо);

кількісні (оцінки: максимального обсягу збережених і оброблюваних даних, тимчасових характеристик обробки даних, продуктивності використання баз даних і ін.)

Технічне забезпечення являє собою сукупність технічних засобів, обчислювальних мереж, технологій мережевої обробки даних.

Структуру підсистеми утворюють: технічні засоби збору та реєстрації інформації, засоби підготовки і передачі даних, засоби введення, обробки і виведення інформації, засоби оргтехніки та інші; методичні і керівні матеріали; технічна документація, обслуговуючий персонал.

Характеристики підсистеми:

якісні (оцінки: ступеня повноти та адекватності технічної документації, інформативності і неізбиточності технічної документації, якості опису і повноти охоплення предметної області контрольним прикладом);

кількісні (оцінки: повноти комплексу технічної документації, об'ємних обмежень на кожний документ).

Програмне забезпечення являє собою сукупність програм, що реалізують цілі і завдання системи і забезпечують функціонування комплексу технічних засобів. Структуру підсистеми складають: загально-системні, спеціальні прикладні та оригінальні програми та інструктивно-методичні матеріали щодо їх застосування.

Характеристики підсистеми:

якісні (оцінки: труднощі архітектури комплексу програмних засобів, складності та надійності програмних компонентів і всієї системи автоматизованої обробки, програмної реалізації алгоритмів обробки вихідної інформації та інші);

кількісні (оцінки: загальної кількості програмних компонентів системи, обсягу оперативної пам'яті, займаної керуючими модулями; максимального обсягу оперативної пам'яті та ін.)

Лінгвістичне забезпечення являє собою сукупність мовних засобів, призначених для формалізації природної мови, побудови і поєднання інформаційних одиниць при спілкуванні персоналу обчислювальної системи із засобами обчислювальної техніки. Структуру підсистеми складають: мови управління і маніпулювання даними інформаційної бази, мовні засоби інформаційно-пошукових систем, діалогові мови спеціального призначення, системи термінів і визначень, що використовуються в процесі розробки та функціонування систем.

Характеристики підсистеми:

якісні (орієнтованість на користувача системи, ступінь охоплення параметрів налаштування системи на задану операційну систему і конфігурацію комплексу технічних коштів, ступінь складності освоєння мови, і ін);

кількісні (загальний обсяг мовних конструкцій, час підготовки мовних конструкцій для адаптації системи на конкретну предметну область, та ін.)

Правове забезпечення являє собою сукупність правових норм, що регламентують правовідносини, що виникають при функціонуванні ІС та юридичний статус результатів її функціонування. Структуру підсистеми складають різні нормативні акти, пов'язані з договірними відносинами розробника і замовника системи, правовим регулюванням процесів, що виникають у ході розробки системи.

Математичне забезпечення включає сукупність математичних методів, моделей та алгоритмів обробки інформації. Структуру підсистеми утворюють: засоби математичного забезпечення, засоби моделювання процесів управління, типові завдання управління, методи математичного програмування, методи математичної статистики та ін

Організаційне забезпечення включає в себе сукупність документів, методів і засобів, регламентують взаємодію персоналу системи і технічних засобів, задіяних у процесі обробки даних. Функції підсистеми: аналіз існуючої системи управління, вибір напрямів вдосконалення системи управління, вибір і постановка задач управління, формулювання вимог до комплексу технічних засобів.

Ергономічні забезпечення - це сукупність методів і засобів, що використовуються на різних етапах розробки та функціонування автоматизованої системи і призначених для створення оптимальних умов роботи персоналу.

Функціональна частина ІС

Функціональні компоненти складають змістовну основу ІВ і являють собою сукупність функціональних систем, комплексів завдань і процедур обробки, що реалізують функції системи управління. У функціональному аспекті БІС повинні забезпечувати: виконання необхідних розрахунків; підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку документів; перенесення даних з однієї звітної форми в іншу; накопичення підсумків, звернення до даних минулих періодів.

До комплексам задач БІС відноситься облік: праці та зарплати, матеріальних цінностей, основних засобів, готової продукції, фінансово-розрахункових операцій, витрат на виробництво, а також зведений облік та складання звітності.

Автоматизація виконання окремих функцій управління потребує їх розчленування на більш дрібні частини - функціональні завдання, для вирішення яких розробляються алгоритми та пишуться програми.

Автоматизовані робочі місця в БІС

В сучасних автоматизованих системах широко використовуються автоматизовані робочі місця (АРМ) - Сукупність методичних, мовних, апаратних і програмних засобів, забезпечують автоматизацію функцій користувача в деякій предметній області та дозволяють оперативно відображати його інформаційні та обчислювальні запити.

Створення АРМ забезпечує: доступ до сучасної електронної техніки невеликих підприємств, що було неможливо в умовах централізованої обробки інформації; компактність розміщення, високу надійність, просте технічне обслуговування і невисокі вимоги до умов експлуатації; можливість поетапного впровадження; інформаційно-довідкове обслуговування користувачів; можливість ведення локальних і розподілених баз даних; сумісність з іншими системами.

АРМ можна класифікувати за різними ознаками. Виділяють наступні види АРМ:

по виконуваних функцій: проблемні і технологічні;

по способу організації: типові (універсальні), спеціалізовані та проблемно-орієнтовані комплекси;

по режиму експлуатації: індивідуальні, групові і мережні.

При якісної оцінки АРМ враховують: простоту використання, сумісність АРМ-проекту з іншими системами, ступінь модульності та ієрархічності проекту, сумісність інтерфейсу з іншими системами, характер контролю даних і обчислень, достовірність потоків даних та ін

При кількісної оцінки враховують надійність і універсальність системи, її структурно-функціональну складність, пропускну здатність і ін

АРМ бухгалтера обладнується обчислювальною технікою (персональним комп'ютером) і інструментальними засобами, які забезпечують автоматизацію більшої частини виконуваних ним операцій.

Типовий склад пристроїв АРМ:

ЕОМ з мікропроцесорами, зовнішньої, оперативної та кеш-пам'яттю і шинами, для взаємної ув'язки пристроїв;

пристрої введення та виведення, що включають клавіатуру, мишу;

додаткові периферійні пристрої.

До інструментальним засобам АРМ відносяться всі види забезпечення. Бухгалтер має у своєму розпорядженні необхідну документацію, програмні засоби, інформаційні масиви, складові елементи забезпечення робочого місця.

Вимоги до програмного забезпечення

Програмне забезпечення повинно відрізнятися простотою використання. Дружність призначеного для користувача інтерфейсу визначає такі особливості програми, як зручність роботи з меню й екранними формами, їх оснащеність системою допомоги, підказками, стандартність і звичність використання клавіатури і термінологічних понять.

Повнота і рівень автоматизації функцій в програмному забезпеченні означає, що окремі розрахункові функції мають бути реалізовані практично в будь-якому пакеті. Високий рівень автоматизації розрахунків передбачає перерахунок за будь-який попередній період часу з урахуванням банків, що діяли на той момент показників.

Одним з вимог програмного забезпечення є настроюваність пакету, що означає наявність засобів настроювання на нові показники. При цьому у бухгалтера знімаються проблеми появи нових, раніше не передбачених показників; можна вводити і настроювати нові види показників без зміни програмного забезпечення.

Програмне забезпечення повинно бути гнучким, відкритим і системним. Це означає можливість додавати нові дані без зміни в структурі і передбачає ведення бухгалтерського обліку на всіх його стадіях.

Програмне забезпечення повинно бути універсальним і надійним. Універсальність системи уможливлює врахування особливостей бухгалтерського обліку на підприємствах різних галузей господарства. Надійність системи характеризує її стійкість до неправильних команд користувача, відмов технічних засобів.

Кожне з вимог не можна розглядати окремо від інших, вони взаємозалежні.

Особливості БІС, структура, класифікація

На підприємствах, що здійснюють невелика кількість господарських операцій, застосовуються відносно прості і недорогі програми, що дозволяють вести книгу господарських операцій і складати на її основі баланс і фінансову звітність. Прикладами таких програм є розробки фірми «1С», фірми «Інфософт» та інші.

На підприємствах з великим обсягом господарських операцій ведеться складський облік, здійснюється контроль за виконанням договорів, відслідковуються взаємини з дебіторами та кредиторами, реалізуються управлінський облік, фінансовий аналіз та інші роботи. Для їх автоматизації значно більші зручності забезпечують комплексні системи, що пропонуються фірмами «Інфософт», «Парус», «Комтех +» та ін

Програма «1С: Бухгалтерія» - це універсальна система, в основу якої покладено базова модель бухгалтерського обліку. Програма підтримує будь-які системи та методології обліку, використовується на підприємствах різних форм власності, підтримує декілька планів рахунків бухгалтерського обліку і може бути представлена як у однокористувацький, так і в мережевій версіях. Як операційна система застосовується група операційних систем Windows.

Програма забезпечує можливість ведення кількісного і багатовалютного обліку, конфігурації і повної настроюваності форм первинних і звітних документів.

Бухгалтерські проводки можуть вводитися в «Журнал операцій» вручну, за допомогою типових операцій або на основі документів. Програма дозволяє здійснювати два режими розрахунку підсумків: в реальному часі та за запитом. Основним розрахунковим періодом є квартал з можливістю розбивки по місяцях.

Режими роботи програми:

«Конфігуратор» - Дозволяє редагувати структури даних, формувати список користувачів системи з призначенням прав доступу, виконувати процедури збереження і відновлення даних;

«Усунення несправностей» - Призначений для налагодження програмних модулів;

«1С: Бухгалтерія »- виконавча частина системи, що виконує введення і обробку бухгалтерської інформації.

Всі елементи типової настройки є зразками, які можуть бути приведені у відповідність до вимог конкретного підприємства.

Програма «1С: Підприємство» - інструментальна система, що складається з трьох компонентів ( «Бухгалтерський облік», «Оперативний облік», «Розрахунок»), кожен з них в окремо або їх поєднання визначають групи однорідних гнучких універсальних модулів, з яких будується бухгалтерський комплекс.

Компонент «Бухгалтерський облік» призначений для ведення обліку на основі бухгалтерських операцій, забезпечує ведення плану рахунків, введення проводок, отримання бухгалтерських підсумків. Компонент «Оперативний облік» призначений для обліку наявності та руху коштів у різних розрізах в реальному часі. Компонент «Розрахунок» містить механізми для виконання періодично виконуваних складних розрахунків і призначений для розрахунку заробітної плати.

Система «Галактика» - це багатокористувацький мережевий комплекс, який охоплює всі розділи бухгалтерського обліку, управління складськими операціями, закупівлями, продажами, фінансовий аналіз, планування та управління ресурсами, управління маркетингом, рекламою, кадрами.

Можливості комплексу:

оперативне управління фінансами;

контроль за ходом виконання договірних відносин;

контроль взаємних зобов'язань;

управління складськими запасами;

формування і контроль виконання фінансового плану;

планування, облік і виконання внутрішнього бюджету.

Структурно комплекс складається з чотирьох блоків: «Адміністративне управління», «Оперативне управління »,« Управління виробництвом »,« Бухгалтерський облік », кожен з яких забезпечує вирішення відповідних завдань і може функціонувати як в комплексі, так і автономно.

Система «Турбо-Бухгалтер» є інтегрованою системою автоматизації бухгалтерського обліку, що об'єднує в рамках одного робочого місця різноманітні можливості обліку. Призначена для автоматизації бухгалтерського обліку та діловодства підприємств різних форм власності, дозволяє вести бухгалтерський облік для декількох підприємств на одному комп'ютері, забезпечує ведення синтетичного й аналітичного обліку як у грошовому, так і в кількісному виразі. Особливістю системи є поняття «План бухгалтерії », що включає в себе не тільки стандартний план рахунків бухгалтерського обліку, а й настроювання типових операцій, довідників аналітики і інші види налаштувань.

підсистемами оперативного обліку в програмі є: «Склад», «Зарплата», «Каса», «Банк» і ін здійснювані господарські операції реєструються в названих підсистемах в формі операційних документів, а також у формі первинних документів.

Система «БЕСТ-ПРО» є комплексною системою, яка призначена для автоматизації управління підприємствами в галузі виробництва, торгівлі та сфери послуг. У складу комплексу входять підсистеми ведення договорів, обліку грошових коштів і розрахунків з контрагентами, управления закупівлями та запасами, оперативно-виробничого планування, управління випуском продукції, збутом, обліку основних засобів, заробітної плати, управлінського аналізу, бухгалтерського та податкового обліку.

Інформаційне ядро системи - підсистема «Головна книга», в якій накопичуються всі бухгалтерські проводки і формується необхідна внутрішня і зовнішня бухгалтерська звітність. Програма підтримує роботу як з балансовими, так і з забалансовими рахунками, має у своєму розпорядженні засоби для контролю кореспонденції рахунків. Аналітичний облік в підсистемі «Головна книга» організований на спеціальних аналітичних рахунках, які називаються аналітичними картотеками. У системі формуються всі необхідні внутрішні, зовнішні, квартальні та річні звіти, а при необхідності можуть бути налаштовані свої власні форми звітів. Система легко адаптується до будь-яких змін законодавства.

Система «Бухгалтерський комплекс» - найстаріша форма існування бухгалтерських програм являє собою комплекс програм, що реалізують функції як окремих розділів обліку, з можливістю подальшого агрегування даних, так та бухгалтерського обліку в цілому. Для середніх і великих підприємств така система залишається найбільш прийнятною.

Система «Інфо-бухгалтер» призначена для ведення складного бухгалтерського обліку. Для ведення аналітичного обліку використовується багаторівнева структура рахунків бухгалтерського обліку, а довідники аналітичного обліку відсутні. Кількість рахунків і субрахунків не обмежена, будь-який рахунок може мати до п'яти рівнів субрахунків. Дані бухгалтерського обліку можуть бути представлені у вигляді графіків та діаграм. Всі форми статистичної звітності до податкових органів та позабюджетні фонди зібрані в одну групу з бланками для заповнення первинних документів.

Система «Бухгалтерський конструктор» являє собою систему з розширеними інструментальними можливостями. В одну програму неможливо закласти специфіку обліку багатьох бухгалтерій, але можна створювати деякі універсальні заготовки, з яких з у меню користувач може зробити програму, яка підходить для будь-якої організації. Такі універсальні системи стійкі, вільні від помилок, не пов'язані зі специфікою конкретного підприємства, характеризуються модульної та гнучкою архітектурою, мають у своєму розпорядженні засобами налаштування, що пропонують широкі можливості для адаптації до конкретних умов обліку.

Система «Інтегратор» - розрахована на багато мережева бухгалтерська система, програмний продукт нового покоління. Спочатку проектувалася як мережева, побудована в архітектурі «клієнт-сервер», призначена не тільки для підприємств, вперше приступають до автоматизації, але і для тих, хто не задоволений результатами що працюють у них комп'ютерних комплексів. Забезпечує повноту функцій і необхідний рівень деталізації обліку на кожній ділянці; побудована в єдиній інформаційному середовищі, де всі користувачі мають доступ до загальної інформації в режимі реального часу. Нові або змінені дані, введені на одному робочому місці, відразу можуть бути використані персоналом, що працює на інших комп'ютерах. Програма забезпечує суверенність роботи персоналу, коли кожен бухгалтер відповідає за достовірність інформації по рахунках своєї ділянки. Проведення вводиться операції, що зачіпають рахунки інших ділянок, залишаються відкладеними до тих пір, поки їх не підтвердять бухгалтери суміжних ділянок.

Система «Бухсофт». Програми серії «Бух Софт» - одні з перших умовно безкоштовних програм для автоматизації бухгалтерського обліку на ринку, які не тільки охопили всі ділянки автоматизації обліку підприємства і підприємців, але й вільно представлені для скачування в інтернеті.

Доступність програм, простота їх освоєння, належна підтримка, безкоштовні функції і, звичайно ж, стрімке збільшення кількості користувачів Інтернету забезпечило бухгалтерськими програмами «БухСофт» швидке зростання їхньої популярності серед бухгалтерського співтовариства. Програми рекламуються і доступні не тільки на сайті розробника, а й на самих популярних інтернет-сайтах, присвячених бухобліку.

На Сьогодні програми «БухСофт» мають широку популярність, гідно конкурують з кращими бухгалтерськими програмами і по ряду ключових показників перевершують їх.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.e-college.ru/