Зміст

1 Основи роботи в програмі Excel 2
1.1 Введення даних 2
1.2 Формат клітинок 3
1.3 Обрамлення 3
1.4 Автоформат, умовне форматування 3
1.5 Введення формул 4
1.6 Підсумовування та інші функції 4
1.7 Сортування 5
1.8 Робота з листами - перейменування, вставка, видалення, копіювання 5
2 Розширені можливості Excel 6
2.1 Графіки 6
2.2 Налагодження параметрів сторінки 7
2.3 Перенесення в Word і назад 7
2.4 Умовне форматування і Фільтрація 8
2.5 Структурні таблиці 9
2.6 Пошук , Заміна і Макроси 9
2.7 Власні функції і Visual Basic 9

червня 2004р.
® городик Сергій [email protected]червень 2004р.

Основи роботи в програмі Excel

Програма Microsoft Excel - входить в пакет програм Microsoft Office іпризначена для створення електронних таблиць, обчислень в них і створеннядіаграм. Як і в програмі Microsoft Word у програмі Excel можнастворювати звичайні текстові документи, бланки, прайс-листи, проводитисортування, відбір і групування даних, аналізувати і т.п.

1 Введення даних

У програмі Excel існує кілька типів даних:

. текстовий

. графічний

. числовий
Числовий у свою чергу складається з

. Числовий (цілі числа та числа з дробової частиною)

. Грошовий (після числа вказується позначення валюти)

. Процентний (20% = 0,02)

. Дата і час

(число днів починаючи від 01.01.1900г - це ціла частина, час - дрібна частина)

При введенні даних Excel автоматично намагається розпізнати тип:

приклад тексту; 12; 1.2 або 1,2; 123р. ; 18%; 27/05/04або 27.05.04;

Щоб змінити значення виділіть потрібні комірки (білим хрестиком) івідкрийте Формат-Осередки ... і відкрийте закладку Число. Виберіть потрібний формат інатисніть кнопку ОК

Програма Excel округлює числові дані. Для відображення потрібногокількості чисел після коми натисніть кнопку - для збільшення числацифр після коми або - для зменшення числа цифр після коми.

Для вирівнювання значення по горизонталі служать кнопки, аналогічні кнопокпрограми Word:

Для визначення параметрів тексту (шрифту) - скористайтеся кнопками

. Для установки роздільників необхідно:відкрити Пуск-Настройка-Панель управління і вибрати Мови і стандартина закладці Числа вибрати Роздільник цілою і дробової частини, або.на закладці Дата вибрати Роздільник компонентів дати. або/або -

. Для продовження значень (арифметична прогресія) використовується механізм автопродолженія.
Для продовження значень необхідно виділити 2 комірки (комп'ютеррозраховує різниця значень), після цього підвести курсор миші в нижнійкут цих осередків (Курсор стає чорним хрестиком) і, утримуючи лівукнопку миші - потягнути вниз.

Автопродолженіе діє для всіх типів даних. При цьому числа і дати
- Збільшуються (або зменшуються), а текст - повторюється!
Так, наприклад, можна швидко створити список товарів з номером (див. рис.праворуч)

2 Формат комірок

Щоб змінити значення клітинки призначені кнопки:
 - Грошовий формат, - відсотковий, - числовий.

Для будь-яких виділених осередків у головному меню Формат виберіть пункт Осередки ... Увікні, що можна повністю налаштувати всі властивості осередків:тип - число, дата, грошовий,
Вирівнювання - по горизонталі і по вертикалі;
Шрифт - розмір і колір тексту,
Кордони - обрамлення осередків
Вид - колір клітинок ...

Це ж вікно можна викликати натисканням правої кнопки миші і вибором Форматосередків ...

Оздоблення
Для зміни обрамлення, кольору заливки і кольору тексту виділених комірокпризначені кнопки:

Для більш складного обрамлення необхідно відкрити головне меню Формат,вибрати пункт Осередки ... на закладці Кордони - визначити колір і тип лінійобрамлення. Після цього вибрати кордону - зовнішні та/або внутрішні і натиснутикнопку ОК
Автоформат, умовне форматування
Для автоматичного оформлення таблиць в програмі Excel необхідно натиснутина одну з комірок таблиці і відкрити головне меню Формат пункт Автоформат.

У вікні, вибрати тип оформлення таблиці і натиснути кнопку ОК

Введення формул
Виконання розрахунків у таблицях Excel здійснюється за допомогою формул.
Для створення формули, яка буде обчислюватися для кожного рядка таблиці,необхідно в порожній клітинці ввести знак = після цього натиснути на коміркупершого числа (замість чисел з'являється адресу комірки!), після цього ввестина клавіатурі дію (+,-,*,/) і натиснути на другу клітинку.

Після натискання на клавішу [Enter] або [Tab] в комірці з'явиться обчисленазначення.
Формули, як і дані, можна продовжувати за допомогою автопродолженія
Для деяких обчислень потрібно використовувати фіксовану рядок абостовпець, для цього у формулі використовується знак $. Наприклад для таблицімноження у клітинці F4 необхідно виправити формулу на = $ B4 * F $ 2, тобтозафіксувати перший стовпець B і перший рядок таблиці 2
Якщо для всієї таблиці використовується єдина константа то необхіднофіксувати і стовпець і рядок, тобто у формулах використовувати $ J $ 2
Наприклад, у таблиці товарів обчислити податок, значення якого можемінятися див. рис.

Підсумовування та інші функції
Для підсумовування по колонку або рядку досить натиснути кнопку:при цьому з'являється пунктирна рамка, яка показує осередки, які будутьпідсумував. Для зміни області підсумовування досить виділитипотрібні комірки і натиснути клавішу [Enter]

Для виклику інших функцій натисніть кнопку, розташовану поруч із

При цьому з'явиться вікно вибору функцій.
Всі функції розбиті за категоріями.
Найбільш корисними є
«10 недавно використовувалися» - це ті функції, які Ви використовуєте
«Математичні» - це функція СУММ (), ОКРУГЛ (), ЦЕЛОЕ (), SIN (), COS () ...
«Статистичні» - це середній СРЗНАЧ (), відхилення від середнього
СТАНДОТКЛОН ()
«Дата і час» - робота з датами, функції ТДАТУ () - видають поточну датуабо поточний час в залежності від формату комірки.
Сортування
Для сортування таблиці по одному з стовпців досить натиснути на коміркустовпця, по якому Ви хочете зробити сортування (Виділяти стовпцяпотрібно!)і натиснути кнопку: - для сортування за алфавітом (з возрастінію)або кнопку: - для сортування проти алфавіту (за спаданням)див. також п.2.4
Робота з листами - перейменування, вставка, видалення, копіювання
На відміну від програми Word, у програмі Excel існує кілька аркушів,зазвичай вони виглядають як закладки внизу екрану Лист1, Лист2, Ліст3
Кожен з листів являє собою площину, розміром 256 стовпців і 65
536 строк Кожен осередок має свою унікальну адресу (як на шаховійдошці) A1, F3, G8 ....

Для зміни формату відображення - нумерація по рядках і порядках необхідно відкрити головне меню Сервис вибрати пункт Параметризакладка Загальні включити прапорець Стиль посилань R1C1. Відповідно длянумерації осередків у стилі A1, F3, G8 необхідно відкрити головне меню Сервісвибрати пункт Параметри закладка Загальні і вимкнути прапорець Стиль посилань
R1C1.

Для зміни назви листа досить двічі натиснути на закладку,наприклад Лист1, при цьому назва «почорніє», після цього введіть новеназву і натисніть клавішу [Enter]

Видалення листа - Правка-Видалити лист

Додавання нового листа здійснюється з головного меню Вставка -
Лист
Якщо Ви хочете зробити новий лист дуже схожий на вже готовий - то можназробити копію листа.
Для цього перейдіть на готовий лист, з якого Ви хочете зробити копію івідкрийте головне меню Правка-Переместіть/скопіровать лист.
У вікні, увімкніть прапорець Створити копію та натисніть кнопку ОК

Розширені можливості Excel
Графіки
У програмі Excel можна створювати красиві графіки та діаграми на основітаблиць.
Для цього в таблиці необхідно виділити потрібні стовпці (виділити першістовпець, потім, утримуючи клавішу [Ctrl] виділити наступний стовпець) Післяцього достатньо натиснути кнопку або головне меню Вставка - Діаграма.
При цьому відкривається майстер створення діаграм, який складається з чотирьохкроків. На першому кроці визначається тип діаграми: зазвичай це Гістограма,
Графік або Кругова. Після вибору типу діаграми натисніть Далі>>
 
На другому кроці показує попередній вигляд Вашої діаграми.
Якщо на цьому кроці нічого не показує, значить Ви не зробили виділенняпотрібних стовпців. Натисніть кнопку в кінці стоки Діапазон і зробітьвиділення стовпців.
 
На третьому кроці визначаються основні параметри діаграми: Заголовок, Осі,
Лінії сітки, Легенда (підписи за наявності декількох рядів), підписиданих.
Виберіть потрібні параметри та натисніть Далі>>
На останньому кроці виберіть розміщення діаграми (на окремому аркуші або нанаявному, поряд з таблицею) натисніть Готово
Налаштування параметрів сторінки
На відміну від програми Word в програмі Excel не видно друкованої сторінки.
Для того, щоб побачити сторінку достатньо натиснути кнопку або відкритиголовне меню Файл-Попередній перегляд. У отрившемся вікні можна натиснутикнопку версія для налаштування полів, орієнтації сторінки та відсоткавідображення таблиці на аркуші паперу.
Для друку великих таблиць для відображення заголовка таблиці на кожнійсторінці необхідно відкрити головне меню Файл-Параметри сторінки і назакладці Лист встановити порядок нумерації сторінок, а також у рядкунаскрізні рядки встановити діапазон рядків шапки таблиці (див. рис)

Після цього можна натиснути кнопку Перегляд
Перенесення в Word і назад
Готову таблицю (з формулами та розрахунками) можна перенести в програму Word,наприклад, в готовий документ вставити інформацію про закупівлю товару.
Для вставки з Excel в Word необхідно спочатку виділити комірки таблиці впрограмі Excel (білим хрестиком, утримуючи ліву кнопку миші виділити всіпотрібні комірки), потім виконати копіювання. Для цього достатньо натиснутикнопку
Після цього потрібно відкрити програму Word чи готовий документ Word. І ввікні програми помістити текстовий курсор (натиснути в потрібномумісці) і натиснути кнопку
Також можна переносити і діаграму з Excel до програми Word, однако! привставці діаграми вставляється весь документ Excel.
Копіювання інших елементів здійснюється прямим копіюванням видимихелементів у буфер обміну при натисканні на клавішу [Print Screen] або длякопіювання активного вікна - [Alt] + [Print Screen]. Після цього можнавставляти це зображення, натиснувши на кнопку або вибором Правка-
Вставити. Бажано попередньо вирізати тільки потрібний елемент, дляцього відкрийте програму Paint:
Пуск-Програми-Стандартні - Paint
Виберіть головне меню Правка і пункт вствіть. Після цього натисніть кнопку
 і виділіть потрібний елемент. Скопіюйте його в буфер обміну: Редагування --копіювати. Після цього можна переходити до програми Excel або Word івставляти, натисканням на кнопку

Умовне форматування і Фільтрація
Умовне форматування дозволяє виділити потрібні дані іншим кольором.
Наприклад, всі суми понад 10 000р. оформити червоним кольором.
Для цього необхідно:виділити стовпець (або потрібні комірки)
Вибрати головне меню Формат - Умовне форматуваннявизначити умову, наприклад більше 10 000
Натиснути на кнопку Формат ... у вікні Умовне форматування
Визначити колір, стиль шрифту, на закладці Вид - визначити колір фону.натиснути ОК в цьому вікні
Аналогічно можна визначити ще дві умови, натисканням на кнопку А також>>
Остаточно натиснути у вікні Умовне форматування кнопку ОК

Фільтрація дуже схожа на Умовне форматування, однак при виборі поумові кілька рядків - тільки вони й відображаються при виведенні на друк.
Для здійснення фільтрації даних необхідно відкрити головне меню Дані-
Фільтр і вибрати пункт Автофільтр. При цьому в заголовку таблиці з'являютьсякнопки вибору зі списку. При виборі можна відобразити лише перші 10
(мінімальні або максимальні) за конкретним значенням або за умовою
(наприклад, сума більше 1000р .).

Для даних, вибраних за допомогою фільтрації, при натисканні наз'являється спеціальна функція ПРОМЕЖУТОЧНИЕ.ІТОГІ () і підсумовуванняздійснюється лише за обраними даними!

Фільтрація особливо корисна для великих таблиць і прайс-листів, коли Вампотрібно знайти потрібний набір товарів і роздрукувати отримані дані.
Структурні таблиці
Структурні таблиці зустрічаються досить часто, наприклад, списокорганізацій, а в кожній з них - прізвище та телефон директора, головногобухгалтера і т.д. Іноді виникає необхідність перегляду (і друку)тільки підсумкових результатів, а не всіх даних. Для цього також можнавикористовувати структуру таблиці.
Для створення структури необхідно виділити ті рядки, які Ви хочете невідображати і після цього відкрити головне меню Дані - Група і структуравибрати Групувати ... після цього ліворуч від нумерації рядків з'явиться значокзгортки У результаті можна переглядати (і роздрукувати) тількипідсумкові дані. (див. рис.)

Пошук, Заміна і Макроси
У великому документі Excel можна здійснювати пошук інформації. Для цьоговідкрийте головне меню Правка - Знайти або натисніть кнопку
Для заміни в документі одного виразу на інше - скористайтеся функцієюзаміни. Відкрийте головне меню Правка - Замінити введіть вихідну фразу іфразу для заміни. Натисніть кнопку Замінити або Замінити все
Якщо Ви часто робите якусь послідовність операцій, то можнаполегшити собі цю працю - записав цю послідовність як Макрос івикликати її одним натисненням!
Для цього відкрийте головне меню Сервіс - Макрос ... - Почати запис ...після цього виберіть комбінацію клавіш для запуску макросу, наприклад,
[Ctrl + Ф]зробіть всю послідовність дій і зупиніть запис макросунатисканням на кнопку (

Власні функції і Visual Basic
Деякі функції відсутні в програмі Excel, і це не біда. Будь-яку, навітьдуже складну функцію, Ви можете зробити самі! Для цього призначений
Редактор Visual Basic.
Відкрийте головне меню Сервіс - Макрос - Редактор Visual Basic ...
Для кожного аркуша документа Excel Ви можете створити свою функцію івикористовувати її.
У деяких випадках зручніше зробити макрос, а потім його редагувати!
Function НазваніеФункціі (перем1 as integer; перем2 as string) as string

End Function
Для того, щоб при наступному включенні всі функції і макроси працювали --відкрийте головне меню Сервіс - Макрос - Безпека - встановітьрівень - Середній.
-----------------------< br>