Поняття про кореспонденцію
Контрольна робота з курсу «Основи
документаційного забезпечення управління »
Виконав:
Саратов 2004
Вступ
У суспільстві постійно створюється і
функціонує величезна кількість різноманітних документів. Від правильної
організації роботи з документами залежить ефективність роботи установ,
підприємств, фірм. За допомогою управлінської документації здійснюється
планування, фінансування, розпорядчу діяльність апарату управління,
ведеться бухгалтерський облік і звітність і т.п. Під час проведення ревізій
перевіряють саме документи, оскільки вони є основним доказом
фактів. Роль документів у різних галузях діяльності людини важко
переоцінити.
При написанні даної роботи були використані
різні джерела. Аналіз навчальної літератури показав, що питання, що стосуються
поняття про кореспонденцію є актуальними і містяться у всіх підручниках і
навчальних посібниках з діловодства. Основу даної роботи склали навчальний
посібник «Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління»
Кірсанова М.В.і Аксьонова Ю.М., і «Діловодство: Практичний посібник»
Андреєвої В.І.
Законодавчу базу роботи склали:
Федеральний закон від 20.02.95 № 24-ФЗ «Про інформації, інформатизації та захисту
інформації », основи законодавства РФ про архівний фонд РФ і архівах від
07.07.1993 № 5341 1, ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни
та визначення ", ГОСТ Р 6.30-97« Уніфіковані системи документації.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
Вимоги до оформлення документів », Зміна № 1 до ГОСТ Р 6.30-97 а також
«Державна система документаційного забезпечення управління. Основні
положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного
забезпечення ».
Розділ 1. Загальна характеристика документа,
вимоги, що пред'являються до його оформлення
1.1.Понятіе і функції документа
Як відомо, діяльність усіх юридичних і
фізичних осіб у тій чи іншій мірі пов'язана з документообігом. Однак статус
самих документів не завжди визначається досить точно, а це в свою чергу
може призвести до виникнення різного роду правових проблем.
Отже, Словник російської мови С.І. Ожегова
дає наступне визначення: "Документ - це ділова папір, що підтверджує
який-небудь факт або право на що-небудь ". І, хоча в цьому визначенні
в наявності такі ознаки документа як паперовий носій і доказову сила
воно є неповним і навіть дещо застарілим.
Юридичну трактування поняття «документ» дає
Федеральний Закон «Про інформацію, інформатизації та захисту інформації», в
якому терміни «документована інформація» і «документ» розглядаються як
синоніми. Згідно з цим Законом «документована інформація (документ)» є
«Зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами,
що дозволяють її ідентифікувати »[1]
.
У цьому ж значенні термін «документ» використовується і в двох основних
Державних Стандартах, що регулюють створення, оформлення та використання
документів - ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
Вимоги до оформлення документів », затверджений постановою Держстандарту
Росії від 31 липня 1997 року № 273 та ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна
справа. Терміни та визначення ", затверджений постановою Держстандарту Росії
від 27 лютого 1998 року № 28. Обидва ГОСТу введені в дію з 1 січня 1999
року. ГОСТ Р 6.30-97 діє в редакції Постанови Держстандарту Росії від
20 січня 2000 № 9-ст.
Але, незважаючи на те, що термін
"документ" використовується в усіх сферах суспільної діяльності та
існує ряд його законодавчих і офіційних визначень, майже кожна
галузь знання дає своє тлумачення цього поняття. Залежно від того, яка
галузь знання дає це визначення, переважає один з аспектів (правовий,
управлінський, історичний), хоча інформаційна сутність документа залишається
очевидною.
Так чи інакше, у кожного документа є ряд
функцій. Найчастіше висловлюється думка, що функція документа - є його
цільове призначення, властиве йому незалежно від того усвідомлена ця функція
автором чи ні. Однак, цей підхід не зовсім вірний, оскільки будь-який документ
поліфункціонален. Серед функцій документа можна виділити загальні та спеціальні.
Далі ми розглянемо їх трохи докладніше.
До загальних функцій в першу чергу відносять
інформаційну функцію, яка визначається потребою в запечатання
інформації з метою збереження та передачі і притаманна всім без винятку документів.
Соціальна функція теж притаманна багатьом
документів, тому що створюються вони для задоволення різних потреб як
суспільства в цілому, так і окремих його членів. Документ також сам може впливати
на соціальні відносини них в залежності від призначення, ролі в даному
суспільстві, причому може не тільки стимулювати їх розвиток соціальних
процесів, але й гальмувати.
Комунікативна функція виконує завдання
передачі інформації у часі і просторі, інформаційного зв'язку між
членами суспільства: як відомо, без обміну інформацією, думками, ідеями
соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Особливо яскраво комунікативна функція
виражена в документах, орієнтованих в одному напрямку (закони, укази,
розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки та ін), і
документах двосторонньої дії (ділова та особисте листування, договірні
документи і т.д.).
Культурна функція припускає здатність
документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми,
ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, малюнок, науково-технічний
документ та ін.)
Управлінська функція виконується
офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі
управління (закони, положення, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти і
ін). Ці документи відіграють велику роль в інформаційному забезпеченні
управління, вони різноманітні, відображають різні рівні прийняття рішень.
Правова функція властива документам, в
яких закріплюються зміни правових норм і правопорушень. Можна виділити
дві категорії документів, наділених правової функцією: спочатку володіють
нею і купують її на якийсь час.
Функція історичного джерела вивчається
історичною наукою. Існує дві точки зору: перша - документ стає
історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання; другий --
документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється
ця функція людиною лише, коли документ надходить до архіву. Таким чином,
ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело
інформації для історика, що досліджує ту чи іншу проблему.
Окремо серед функцій документа виділяється
функція обліку, яка дає не якісну, а кількісну характеристику
інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними
процесами з метою їх аналізу і контролю.
Всі перераховані вище функції можна
підрозділити на функції оперативного характеру, час дії яких
обмежена (управлінська, правова, обліку) і функції постійно діючі (інформаційна,
соціальна, історичного джерела).
1.2. Класифікація документів, її основні
ознаки
У діловодстві часто використовується поняття
«Система документації», і елементом такої системи може бути будь-який
створений документ. Об'єднання документів в систему документації відбувається за
їх окремих видів або різновидів. Однак до теперішнього часу в
документознавство не існує несуперечливою наукової класифікації різних
документів.
Отже, класифікація документів - розподіл документів
на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Класифікація
документів у діловодстві забезпечує швидкий пошук потрібних документів,
підвищує оперативність роботи з ними.
Всі документи по відображаються у них видів
діяльності поділяються на дві великі групи. Перша - це документи із загальних і
адміністративних питань, тобто з питань загального керівництва підприємством і
його діяльністю. Друга група - документи по функціях управління. Такі
документи складають працівники планово-фінансових відділів, бухгалтерії,
постачання і збуту, комерційних, юридичних відділів та інших функціональних
підрозділів
Тобто, найважливішою ознакою для
класифікації документів завжди є його зміст, і службові документи
можуть підрозділятися на:
документацію з адміністративних питань;
документацію з матеріально-технічного
постачання;
документацію з планування;
документацію по оперативної діяльності;
документацію з бухгалтерського обліку;
документацію по підготовці і розстановці
кадрів;
документацію з фінансово-кредитних та
зовнішньоторговельним питань і т.д.
Крім того, всі документи, що обертаються на
підприємстві, можуть класифікуватися по ряду ознак.
За місцем складання документи поділяють на:
внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні
(документи, що надходять з інших підприємств, організацій і від приватних осіб).
За ступенем уніфікації (за формою) розрізняють
документи
індивідуальні,
типові,
трафаретні,
зразкові,
уніфіковані у вигляді анкети і таблиці.
Індивідуальні документи розробляються
конкретними організаціями для внутрішнього користування. Типовими є
документи, створювані вищими органами для організацій з однорідними
функціями і носять обов'язковий характер. Трафаретні документи мають заздалегідь
надрукований текст із пробілами, які заповнюються при остаточному
оформленні документа в залежності від конкретної ситуації. Такі документи
перспективні, оскільки вони дозволяють заощаджувати час на підготовку. Зразкові
документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання та
оформлення документів по аналогії.
Анкета - спосіб представлення
уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в
лівій частині листа, а мінлива вноситься в документ у процесі його складання
в праву частину листа.
Таблиця являє собою документ, в
якому постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковика
(заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - на
перетині відповідних граф і рядків. У цього виду документа є
перевага: текст, представлений у вигляді таблиці, має велику
інформаційною ємністю, дозволяє строго класифікувати і кодувати
інформацію і легко підсумовувати аналогічні дані.
За походженням виділяють: службові,
зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, що стосуються
конкретної особи і є іменними.
По виду оформлення документи бувають:
оригінали (оригінали), копії, виписки, дублікати. Оригінал - це підписаний
і належним чином оформлений примірник документа, складений в першу
разів. Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою
«Копія»), засвідчена в установленому порядку відповідним
посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливої
посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника та печатку.
Іноді для роботи потрібно не копія з оригінального документу, а виписка з того
чи іншого розділу. При оформленні виписки треба обов'язково вказати, з якого
документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується
підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам та організаціям надано
право, в разі втрати власником справжнього документа, видавати йому
відповідний дублікат (з позначкою "дублікат»), що має однакову
юридичну силу з оригіналом.
Набагато рідше використовуються інші види
класифікації документів. Такі як, класифікація по найменуванню (накази,
розпорядження, плани та звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції,
доручення і т.д.)
За способом фіксації інформації документи
бувають письмові (рукописні, машинописні, друкарські, які готуються на
розмножувальних апаратах, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні
і фото-фоно-кінодокументи.
За ступенем складності документи класифікують
на прості, це документи, в яких розглядається одне питання, і складні,
де висвітлюється кілька питань.
За ступенем гласності розрізняють документи
відкриті (несекретні) та документи з обмеженим доступом. Документи з
обмеженим доступом бувають різного ступеня секретності:
цілком таємні,
секретні,
документи для службового користування (ДСП),
документи з грифом
"конфіденційно".
За юридичною силою документи поділяють на
справжні та підроблені. Справжні документи, у свою чергу також підрозділяються
на дійсні і недійсні, причому недійсним документ
стає в результаті закінчення терміну дії або скасування його іншим
документом.
Ще один вид класифікації передбачає
поділ документів за строками виконання: строкові і Нетермінові. Нагальною є
документи з термінами виконання, встановленими законом та відповідними
правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом
"терміново".
За термінами зберігання документи поділяються на
документи тимчасового і постійного терміну зберігання. Документи тимчасового
зберігання в свою чергу поділяються на документи з терміном зберігання до 10
років і понад 10 років.
Ще один критерій класифікації документів --
ступінь обов'язковості. По ньому вводиться розподіл документів на інформаційні,
містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій,
і директивні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної чи
технічної норми.
1.3. Вимоги, що пред'являються до складання
та оформлення документів
Отже, переходячи до даного розділу роботи,
доцільно буде звернутися до питання про уніфікацію документів. Як ми
знаємо, уніфікація документів це встановлення єдиного комплексу видів і
різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка
єдиних форм та правил їх складання, оформлення і створення трафаретних текстів.
Всі вище зазначені заходи проводяться з метою скорочення кількості застосовуваних
документів, типізації їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення
інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних і
суміжних функцій управління, більш ефективного використання оргтехніки.
ГОСТ Р 6.30-97 "Уніфікована система
документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлення документів "(дата введення 1 січня
1999 р.) є основою для оформлення організаційно-розпорядчого
документації. Даний стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги
до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків і оформлення
документів; вимоги до виготовлення, обліку, використання і зберігання бланків
з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів
суб'єктів Російської Федерації.
Як відомо, кожен документ складається з
елементів, званих реквізитами. Причому різні документи мають їх різний
набір, а сукупність реквізитів, певним чином розташованих у
документі, становить формуляр даного документа.
ГОСТ Р 6.30-97 визначає 29 реквізитів для
організаційно-розпорядчих документів, що входять в уніфіковану систему
організаційно-розпорядчої документації (УСОРД):
01 - Державний герб Російської
Федерації. Його зображення міститься на бланку відповідно до Положення про
Державний Герб.
02 «Герб суб'єкта Російської Федерації» і 03
«Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)» відмінено
постановою Держстандарту РФ від 21.01.2000 р. № 9СТ.
04 - код організації за ЗКПО проставляється в
верхній частині документа.
05 - код форми документа за ОКУД, що складається
з семи цифрових десяткових знаків і контрольного числа (КЧ), проставляють також
у верхній частині.
06 - назва організації вказується в
повній відповідності з найменуванням, закріпленому в учредітельних документах,
включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою.
07 - назва організації
включають поштову адресу, номери телефонів та інші відомості на розсуд
організації.
08 - назва структурного підрозділу вказується
на всіх службових документах, крім листів. Воно пишеться після найменування
організації прописними літерами відповідно до найменуваннями видів
документів, що передбачені УСОРД і ОКУД.
09 - дата документа, якої вважається дата
його підписання або затвердження, оформляється арабськими Цифрами в наступній
послідовності: день, місяць, рік (4 цифри).
10 - реєстраційний номер документа
присвоюється кожному вихідному, внутрішнім документом і входить до документа
при його реєстрації відповідно до прийнятої системою індексації, основу
якої складають порядковий номер документа. Залежно від конкретного
реєстраційного масиву документів до порядкового номера можуть додаватися і
інші складові частини (наприклад, індекс справи за номенклатурою справ).
11 - посилання на реєстраційний номер і дату
документа містить реєстраційний номер і дату документа, на який давався
відповідь.
12 - місце складання або видання документа
вказують у тому випадку, якщо утруднене їх визначення за реквізитами 06 та 07.
Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого
адміністративно-територіального поділу, і воно включає тільки загальноприйняті
скорочення.
13 - гриф обмеження доступу до документа
проставляється без лапок на першій сторінці документа.
14 - адресат, в якості якого можуть
виступати організації, структурні підрозділи, посадові фізичні
особи. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у
називному відмінку. Посада особи, якій адресовано документ - в давальному
відмінку, причому ініціали вказують перед прізвищем. У випадку, коли документ
відправляють відразу в кілька організацій або в кілька структурних
підрозділів однієї організації, то їх слід вказувати узагальнено. Але слід
пам'ятати, що документ не повинен містити більше чотирьох адресатів-при більшому
кількості адресатів складають список розсилки документа.
До складу цього реквізиту може включатися
поштову адресу.
15 - гриф обмеження доступу до документа. При
затвердження документа посадовою особою гриф обмеження доступу до повинен складатися з
слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посадової особи, що затверджує
документ, що його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження. При затвердженні
документа кількома посадовими особами їх підписи мають розташовуватися на
одному рівні.
При затвердженні документа постановою,
рішенням, наказом, протоколом, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО
(ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО) без лапок, найменування який стверджує
документа в орудному відмінку, його дати і номера.
16 - резолюція містить у собі прізвище і
ініціали виконавця, зміст доручення і термін виконання. Резолюція
обов'язково підписується і датується. Якщо виконавців документа декілька,
то вони всі вказуються в резолюції. При цьому один з виконавців призначається
відповідальним і вказується в списку перша.
Резолюція проставляється у правому верхньому куті
документа між реквізитами «Адресат» і «текст». При необхідності написання
другий наступних резолюцій вони проставляються на будь-якому вільному місці лицьової
сторони документа. Допускається писати резолюції на окремих аркушах паперу,
які потім підшиваються в справу разом з листом.
17 - заголовок до тексту являє собою
короткий виклад зміст тексту документа. Його розташовують у лівому верхньому
кутку після реквізитів бланка документа. При написанні документа формату А5
заголовок не вказується.
18 - резолюція проставляється тільки
на тих документах, виконання яких взято під контроль. Відмітка включає в
себе літеру «К» або слово «Контроль», поставлені кольоровим олівцем або
спеціальним штампом.
19 - текст документа складають українською
або національною мовою відповідно до законодавства Російської Федерації
і суб'єктів Російської Федерації про державні мови. Причому, тексти
документів можуть бути оформлені у вигляді анкети, таблиці, зв'язного тексту або в
вигляді з'єднання цих структур. Зв'язний текст, як правило, складається з двох
частин: в першій частині вказують причини, підстави, цілі складання
документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції,
рекомендації. У деяких випадках текст може містити лише заключну
частину.
Однак у будь-якому випадку можна виділити ряд
вимог до текстів службових документів:
стислість і точність викладу інформації,
виключення двоякого тлумачення,
об'єктивність і достовірність інформації,
складання, по можливості простих
документів,
структурування тексту документа,
широке використання трафаретних і типових
текстів при описі повторюваних управлінських ситуацій.
Особливу увагу при написанні приділяється мові
і стилю службових документів:
нейтральний тон викладу,
точність і ясність викладу,
виключення повторів і відсутність зайвих
подробиць,
вживання стійких, шаблонних словосполучень,
вживання спеціальних термінів.
використання скорочених слів та ін
Тексти великого обсягу прийнято ділити на
розділи, пункти, підпункти, застосовуючи нумерацію арабськими цифрами з крапкою після
них.
20 - відмітка про контроль. Якщо
документ має додатки, зазначені в тексті, відмітка про них робиться в
такою формою: Додаток: на 10л. в 3 прим. У випадку, коли програми в
тексті не названо, необхідно перерахувати їх назви, кількість аркушів і
примірників кожного.
На додатку до розпорядчого документа в
правому верхньому куті слід зробити відмітку із зазначенням назви
розпорядчого документа, його дати і номера.
21-підпис. До складу даного реквізиту
входять: найменування посадової особи, яка підписує документ (з найменуванням
організації, якщо документ надруковано не на бланку, і без найменування
організації, на документі, оформленому на бланку), особистий підпис і його
розшифровка.
При підписанні документа декількома
посадовими особами їх підписи мають в своєму розпорядженні одну під одною в послідовності,
відповідної посади. У випадку, якщо документ підписується
рівними за посадою особами, їхні підписи розташовують на одному рівні.
22 - відмітка про наявність складається з
слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, яка погоджує
документ, особистого підпису, розшифровки та дати. Якщо узгодження проводиться
колегіальним органом або за допомогою листа, гриф погодження оформлюють
наступним чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання педагогічної ради ПУ
45 від 10.02.2002 № 5
або
ПОГОДЖЕНО
Лист Главархіва РФ Від 10.02.2002 № 01-4/270
Грифи узгодження розташовуються нижче
реквізиту «підпис» або на окремому аркуші узгодження.
23 - візи узгодження документа містять у
себе підпис і посада яка візує документ, розшифрування підпису і дату
підписання. При наявності зауважень до даного документу це вказується у візі, а самі
зауваження викладаються на окремому аркуші, підписуються і додаються до
документу.
Якщо оригінал документа залишається в
організації, то візи проставляються в нижній частині зворотного боку останнього
листа оригіналу документа. На копії документа відправляється візи проставляються
в нижній частині лицьового боку.
24 - друк. На документах, що засвідчують
права посадових осіб, які фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних
цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами, підпис
відповідальної особи повинна бути завірена печаткою. Відбиток повинен бути поставлений
так, щоб він захоплював частину найменування посадової особи, яка підписала
документ.
25 - візи документа ставиться шляхом
нанесення завірчому написи ВЕРНО, найменування посади особи, який завірив
копію, його особистий підпис, його розшифрування та дату засвідчення.
26 - позначка про виконавця. Прізвище
виконавця (укладача) і номер його телефону мають на лицьовій стороні
, або за відсутності місця, на зворотному боці останнього листа документа в
лівому нижньому кутку.
27 - позначка про виконання документа і
направлення його до справи повинна включати: короткі відомості про виконання, слова
«До справи», номер справи, в якій буде зберігатися документ. Ця відмітка повинна
бути підписана і датована виконавцем документа або керівником
структурного підрозділу, у якому даний документ був виконаний.
28 - відмітка про надходження документа в
організацію розташовується в нижній частині першого аркуша документа і включає
скорочена назва організації - одержувача документа, дату надходження
документа, його індекс.
29 - ідентифікатор електронної копії
документа це відмітка, проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки
документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші
пошукові дані, що встановлюються в організації.
Певні вимоги пред'являються і до
бланків документів. Службові документи виготовляються і розмножуються на папері
стандартного формату, що пов'язано з використанням розмножувальної техніки, з
необхідністю зберігання документів. Найбільш вживані два основних
формату А4, А5, допускається використання бланків формату АЗ і А6.
Бланки документів в уніфікованої системи
організаційно-розпорядницьких документації повинні мати такі береги,: 20
мм - ліве, 10 мм - праве, 15 мм - верхнє, 20 мм - нижнє.
Для організації, її структурного
підрозділу, посадової особи встановлюють наступні види бланків
документів:
загальний бланк. Він містить такі реквізити:
- державний герб Російської Федерації
(герб суб'єкта РФ) - для організацій, які мають на це право;
- емблема організації або товарний знак;
- найменування підприємства разом з
найменуванням вищестоящої організації (якщо вона є).
бланк листа включає наступні реквізити:
- державний герб Російської Федерації
(герб суб'єкта РФ);
- емблема організації або товарний знак;
- код організації (підприємства з ОКПО);
- найменування підприємства разом з
найменуванням вищестоящої організації (якщо вона є);
- довідкові дані про організацію (поштовий
адреса, номери телефонів, телефаксів, а також, за рішенням організації, адреса
електронної пошти, Web-сайт (сторінка в Інтернеті), номери рахунків у банку,
банківський ідентифікаційний код (БІК) та ідентифікаційний номер
платника податків (ІПН), номер та дату видачі ліцензії).
На бланках листа допускається вказувати
трафаретні частини наступних реквізитів: дата, реєстраційний номер і посилання на
реєстраційний номер і дату документа, наприклад:
_________ № ______
На № _____от______
На бланках листи можуть ставитися
обмежувальні куточки для таких реквізитів, як адресат, заголовок до тексту,
відмітка про контроль.
бланк конкретного виду документа (крім
листа) складається на основі загального бланка, містить ті ж реквізити і лише
доповнюється найменуванням відповідного виду документа і кодом по ОКУД.
Документи допускається виготовляти на
друкарській машинці або за допомогою друкувальних пристроїв, засобів обчислювальної
техніки. Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові
особи, допускається писати від руки (заява, пояснювальна записка тощо).
При виготовленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні
сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок проставляють посередині
верхнього поля аркуша. Допускається друкування документів з використанням
зворотного боку аркуша.
Всі реквізити документа (крім тексту),
що складаються з кількох рядків друкуються через один міжрядковий інтервал.
Складові частини реквізитів відокремлюють один від одного 1,5-2 інтервалу. Реквізити
оформляють через 2-3 інтервалу один від одного. Максимальна довжина рядка кожного
реквізиту (крім тексту) - 28 знаків. Текст документа друкують через 1,5
інтервалу (на бланках А4).
Розділ 2. Роль кореспонденції в діяльності
підприємства, на прикладі ТОВ «****»
Даний розділ контрольної роботи
розглядається на прикладі ТОВ «****». Область дії даного підприємства --
надання послуг з громадського харчування.
Управління даним підприємством, як і будь-яким
іншим, вимагає створення багатьох видів управлінських документів, у відсутності
яких стає неможливим вирішення завдань планування, фінансування,
бухгалтерського обліку та звітності, кадрового забезпечення діяльності
підприємства ...
Отже, зупинимося докладніше на документації,
що використовується на підприємстві.
Документи, що виникають у процесі роботи
підприємства, відображають різні види діяльності: розпорядчі
діяльність директора підприємства фіксується в наказах і розпорядженнях по
основної діяльності та по особовому складу, робота ревізійних комісій - в
актах, виробничо-господарська діяльність - в договорах, контрактах,
комерційної листуванні і т.д.
Як ми вже зазначали вище, саме документи
служать основним доказом того чи іншого факту при вирішенні господарських
суперечок в арбітражному суді або під час розгляду трудових конфліктів з
працівниками підприємства, а також в інших ситуаціях, що виникають у процесі
комерційної діяльності підприємства.
Як вже зазначалося в першому розділі,
класифікація документів дуже різноманітна. Звернувшись до цього питання на
практиці також можна виділити багато підходів: класифікувати документи
можна і за змістом, і за найменуванням і по ряду інших ознак.
Особливе місце у всьому різноманітті документів
займають документи з особового складу. Їх значення визначається тим, що в них
фіксуються відомості, необхідні для здійснення громадянами права на працю,
освіта, пенсійне забезпечення. У ТОВ «****» кадрова документація ведеться
в суворій відповідності з КЗпП та Інструкції з ведення трудових книжок.
Зберігання документів на даному підприємстві
проводиться відповідно до Основ законодавства Росії про архівні
фонді Російської Федерації та архівах. Для систематизації поміщаються в архів
документів утворюється така одиниця їх зберігання, як справа, яка представляє
собою документ або сукупність документів, що відносяться до одного питання або
ділянці діяльності і поміщені в окрему обкладинку. Документи на підприємстві
формуються в справи, згідно з номенклатурою справ систематизованому переліку
найменувань справ, що реєструються в організації, із зазначенням термінів їх зберігання.
Підприємство представляє відомості про свої
фондах і документах органів та установ Федеральної архівної служби на їх
запитах з метою державного обліку цих документів.
ТОВ «****», як і інші підприємства,
що діють на території РФ, на першу вимогу висуває всю необхідну
документацію під час перевірок з боку ДПІ, при комплексних документальних
ревізії, що проводяться аудиторами.
Однак, незважаючи на дотримання вимог і
чинного законодавства РФ при веденні документації на підприємстві,
існують деякі негативні моменти.
Так, необхідно зазначити, що у ТОВ «****»
немає загального бланка, бланка листа, а також бланків конкретних видів документів.
Їх відсутність негативно позначається на продуктивності праці (оскільки при
складанні документів доводиться багато разів вносити одну й ту ж інформацію),
та імідж підприємства. У зв'язку з цим було б доцільно виготовити
вищевказані бланки і використовувати їх у процесі діяльності ТОВ «****».
Крім того, доцільно більш активно застосовувати технічні засоби при
оформленні документів.
Висновок
Розглянувши в даній роботі питання «поняття про
кореспонденції »ми можемо прийти до ряду висновків.
Ця тема є на сьогодні надзвичайно
актуальною і це обумовлено в першу чергу тим, що, як показує
практика, далеко не кожен паперовий носій із записаною на ньому інформацією
можна назвати документом. І головною причиною цього є відсутність або
невірне оформлення окремих реквізитів документа. у зв'язку з цим кожен
фахівець, що працює зі службовими документами, до?? дружин добре знати правила
оформлення всіх передбачених ГОСТ Р6.30-97 написів на
організаційно-розпорядчі документи.
Крім того, знання даного питання допомагає
підприємцю уникати зовнішніх і внутрішніх конфліктів при веденні свого
справи. А це, у свою чергу, дозволяє йому зосередити свою увагу на
вирішенні завдань виробничо-господарської діяльності, конкурентної боротьби,
отримання максимального прибутку і розвитку підприємства.
***
Єдині правила документування
управлінських дій, які визначені в ГСДОУ, УСД
По суті, вся ця робота присвячена темі
Єдині правила документування управлінської діяльності, оскільки
зміст третього пункту першого розділу може розглядатися як один із
вимог до оформлення управлінських документів. Однак зупинимося на даному
питанні докладніше.
Як ми знаємо, документування управлінської
діяльності охоплює всі процеси, пов'язані з запису на різних
носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для
здійснення управлінських дій.
Склад управлінських документів визначається
компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і
характером взаємозв'язків з іншими організаціями та закріплюється в табелі
документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх
рівнях управління забезпечується застосування Державної системи
документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) і уніфікованих систем
документації (УСД).
Всі управлінські документи по найменуванню,
формі і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ,
положенням про організацію та інших нормативних документів, що містять правила
документування. Згідно чинного законодавства та компетенцією
органи управління створюють такі розпорядчі документи: рішення,
постанови, розпорядження, накази, укази, доручення, інструкції.
Крім того, на підприємствах, в ході
засідань, рад, зборів, нарад, ведуться записи, на основі яких
потім складаються в протоколи.
У межах своєї компетенції організації всіх
рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків
з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчим і
іншим організаціям і окремим громадянам. Це відбувається в тому випадку, коли
неможливий або утруднений бездокументарній обмін інформацією. При необхідності
більш термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми,
використовується факсимільний, модемний зв'язок або телефон.
Організації на підставі положень про них і
інших актів, що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани
робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила та ін проект
управлінського документа повинен бути узгоджений з виконавцями, керівниками
зацікавлених структурних підрозділів або організацій. Причому узгоджений
