Високий

Середній Мотивування Переконання

і розвага

Інформування

та аналіз

Низький

Цілі презентації

· Мотивування або розвага. Коли намагаєшся когось розважити, то в основному презентація складається зі звичайної мови. Наприклад, коли ви говорите кілька слів про що йде на пенсію працівника, спочатку зробите кілька веселих коментарів про хорошу роботі пенсіонера і опишіть як він допоміг компанії. У процесі мови ви мотивуєте цього працівника на нові робочі подвиги. Аудиторія протягом такий мови веде себе пасивно. Якщо мета вашої презентації має такий характер, то необхідно ретельно підготувати лише саму мову і не звертати особливої уваги на підготовку до запитань.

· Інформування або аналіз. Коли мета вашої промови інформування або надання аналізу, то така презентація передбачає взаємодію з аудиторією. Найчастіше така мова є збори певної групи людей з метою прослуховування документа. Після прослуховування присутні ставлять питання на розуміння та уточнення деяких даних. Презентації такого роду дуже часто використовуються в великих компаніях для моніторингу стану фінансів компанії і т. д.

· Переконання або запрошення до співпраці. Найбільша взаємодія припускає презентація, метою якої є переконання кого-небудь взяти участь у різного роду актах або участь у співпраці за спільним рішенням проблеми. Зазвичай презентація починається з надання інформації про обговорюваному об'єкті, щоб аудиторія зрозуміла ясніше про що йде мова, потім ви починаєте надавати аргументи на користь вашої точки зору і намагаєтесь схилити присутніх до потрібних для вас дій. Така презентація найбільш вимоглива до допоміжних об'єктів і якості мови. Крім того, необхідно бути достатньо гнучким і чудово відчувати ситуацію особливо у випадку непередбаченого перебігу обставин. Необхідно постаратися ся до них підготуватися. Взаємодія з аудиторією тут настільки велике, що ви можете втратити контроль за ходом презентації. Тут не можна цілком покладатися на підготовлений і написаний текст, а пильно сдедіть за ситуацією і не давати їй виходити з під контролю.

Найчастіше мови та презентації використовують декілька з перерахованих цілей одночасно.

2.4 АНАЛІЗ АУДИТОРІЇ

Як тільки ви поставили цілі для вашої презентації, необхідно приступити до аналізу аудиторії. Як і навіщо це робиться?

Аудиторія - це ще один базовий елемнент вашої презентації і тому що саме для аудиторії мова і робиться, не можна не надавати аналізу ніякого значення і пропускати його, а навпаки саме аналізу аудиторії необхідно приділити особливе значення.

Ви можете домогтися кращого результату, якщо будете знати характеристики майбутньої аудиторії і використовуєте отримані дані у підготовці до мови.

Для початку треба визначити розмір аудиторії. Очевидно, що маленькі групи найбільш зручні для бурхливого обговореньня та переконання. Але коли в групі більше 12 чоловік нормальне обговорення стає неможливим.

Залежність розміру аудиторії від цілей пряма: чим менше цілі передбачають участь аудиторії в презентації, тим більше може бути розмір аудиторії і тим менше значення може надаватися якості людей прийшли на презентацію.

Також необхідно зіставити іншу потрібну інформацію про аудиторію. Ось деякі питання на які бажано знати відповіді перед презентацією:

1. Чи буде аудиторія в основній своїй масі дружня, байдужа або противна вашої точки зору?

2. Турбують чи їхні теми, через які ви хочете переконати їх взяти участь в конкретному дії який?

3. Який у аудиторії рівень розуміння, освіченість?

4. Скільки вони знають про те, що ви збираєтеся їм піднести?

5. Чи знають вони вас?

6. Чи шанують вони вас?

Відповіді на ці питання допоможуть вам вибрати кращий шлях для поведінки ефективної презентації.

А тепер кілька слів про те, як проводити аналіз аудиторії. Аналіз проводиться відповідно до пунктами в таблиці 4.2.1

Таблиця 2.4.1: Питання для аналізу аудиторії.         Основні розділи питань по характкрістіке аудиторії          Конкретні питання щодо окреслених тем.              Розмір і склад аудиторії.          · Спрогнозуйте, скільки людей прийде на презентацію    · Виямніте чи є в них будь-які політичні,   релігійні, професійні комплекси або упередження.    · Проаналізуйте співвідношення чоловіків і жінок, вік   присутніх, ставлення присутніх до певних соціальних і етнічних груп, професійні аспекти діяльності присутніх.              Аналіз можливої реакції публіки          · Проведіть аналіз, навіщо конкретні люди прийшли на   презентацію.    · Визначте відношення публіки до предмету презентації.    1. Вирішіть чи зацікавлена в ньому аудиторія або байдужа.    2. Отрефлексіруйте як аудиторія реагувала на презентації такого роду в минулому.    3. Визначте які сторони предмета і в якому світі краще показати даної аудиторії.    4. Визначте чи будуть труднощі в розумінні частин вашої презентації.    · Аналізуйте настрій публіки в момент презентації:   чи будуть вони вже втомленими після недавно пройшла презентації, чи будуть вони голодні й очікувати швидкого обіду і т. д.    · Розрахуйте який спосіб піднесення інформації буде   найбільш ефективним, вигідним і справить найбільше враження на присутніх: надання технічної інформації, статістічекого   аналізу, історичної інформації, демонстрація, подібний приклад і т. д.    · Вгадати відповідь публіки: пропишіть шляху реакції на   ваші дії    · Смодуліруйте можливо найгіршу аудиторію і спробуйте   спробувати діяти в такій ситуації.    · Передбачити можливі уточнення та запитання.    · Проаналізуйте найгірше, що може відбутися на   презентації.                Рівень розуміння аудиторії.          · Визначте, чи знає аудиторія, що-небудь про об'єкт   презентації, наприклад проаналізуйте чи є серед присутніх хто-небудь з таким же набором знань з даного питання.    · Проаналізуйте чи знайома аудиторія з вашим словником.    · Спрогнозуйте, чи здатні зрозуміти те, що ви   говорите.    · Визначте, яку підтримує інформацію необхідно   надати аудиторії для кращого розуміння предмета.    · Подумайте про конкретні цифри і специфікаціях, які   вас можуть попросити надати або вам потрібно буде сказати.    · Проаналізуйте, чи включає в себе об'єкт презентації   рутинне, тривале надання інформації, чи знайома тема присутніх.              Відносини презент з публікою.          · Проаналізуйте як така аудиторія зазвичай реагує на   виступи ораторів.    · Визначте наскільки аудиторія дружня, відкрита,   гостинна вашої точки зору, вашому стилю презентації.    · Визначте як аудиторія налаштована по відношенню до вас.    · Проаналізуйте, чого присутні від вас хочуть.    · Подумайте про ваші колишні відносини з аудиторією.    · Визначте вашу роль і статус.    · Визначте чи є в аудиторії схильності, які можуть   працювати проти вас.    · проаналізуємо можливе ставлення публіки до побудови   вашої презентації.    · Визначте які аспекти підтримуючої інормаціі будуть   виглядати для цієї аудиторії найбільш надійно.     

2.5 ПЛАНУВАННЯ МОВИ АБО ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Розробка стратегії розгортання виступу складніше, ніж написання документа. Якщо ви не зробите вашу презентацію легкою для розуміння, можливо аудиторія не відреагує на неї потрібним для вас спосіб і ви втратите потенційний вигідний контракт або інвестора у ваш проект, тому що вони можуть просто не зрозуміти або прослухати важливі пункти вашого виступу.

Для максимального ефекту та досягнення намічених цілей, після аналізу аудиторії необхідно приступити до розробки плану мови або презентації надаючи цьому нітрохи не менше значення.

2.6 РОЗРОБКА ГОЛОВНІЙ ІДЕЇ

Перший крок - це формування основної ідеї, навколо якої і буде будуватися ваша презентація. Головна ідея повинна бути пов'язана з вашим об'єктом і повинна служити стрижнем, на який кожен присутній повинен нанизувати отриману від вас інформацію. Це подібно до рекламного девізу, який нагадує покупцеві про достоїнства рекламованого продкта. Ваша мета - розробити таку головну ідею, щоб зробити презентацію цікавою для аудиторії і зробити об'єкт презентації для присутніх таким же цікавим, як він цікавий вам.

Спробуйте сформулювати вашу головну ідею в одне речення.

Ось кілька прикладів:

· Попит на низькокалорійні високоякісні заморожені продукти підвищиться через соціальних та економічних змін.

· Реорганізація касового відділу призведе до поліпшення сервісу з одночасним зниженням витрат.

· Розміщення замовлення у нас має сенс тому, що ми пропонуємо швидку доставку та знижки.

· Нова програма оздоровлення спонукає робітників до більш якісної праці і зменшить пропуски по хвороби.

· Пан Сидоров був дуже потрібним працівником в нашій фірмі і ми будемо ним нудьгувати, коли він удет на пенсію.

· Після 10-ти місяців невдач, збитків та невизначеності ми можемо пишатися нашою компанією, яка пережила смугу невдач і стала отримувати прібилль.

Відзначте, що кожний приклад містить головну інформацію (summary) про конкретний предмет презентації і сприятливо діє на аудиторію.

2.7 ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ

З добре розробленою головною ідеєю вашого виступу, можете приступити до распланірованію часу і структури вашого виступу. Структура, яку ви утрвердіте для виступу, повинна бути пов'язана з метою, аудиторією, предметом презентації і від відведеного для виступу часу.

Якщо у вас 10 або менше хвилин для виступу, необхідно організувати його так, щоб умістити основні пункти, отже воно буде схоже на коротку витримку з повної, розгорнутої презентації.

Почніть з невеликого плану вашої майбутньої мови, в основній частині поясніть всі аспекти предмета презентації, у висновку коротко повторіть основні частини виступу і головну думку.

Більш довгі промови та презентації повинні бути організовані як звіти. Якщо ваша мета - розважити, мотивувати або інформувати, використовуйте природний порядок в залежності від об'єкта, жорсткої структури тут бути не може. Якщо ж мета - аналізувати, переконувати або схиляти до сотрднічеству організуйте презентацію навколо основних аргументів, думок. Використовуйте натуральний порядок якщо аудиторія дружньо налаштована, сприйнятлива і навпаки - підходьте до основних вашим аргументам акуратно, якщо ви відчуваєте спротив аудиторії.

Як тільки слухачі втратили нитку виступу, дуже складно буде повернути їх назад, крім того, вони можуть пропустити важливі пункти вашої презентації. У них немає зручної функції перегляду того, що було сказано кілька хвилин тому, так, що через втрати уваги слухачів страждаєте перш за все ви. Навчіться планувати свою промову так, щоб рутинні блоки інформації чергувалися з цікавими фактами статистики або історичними аспектами. Так, що саме ви повинні думати як організувати передачу основних думок аудиторії.

Поясніть як ви збираєтеся організувати свій виступ і постарайтеся лімітувати кількість основних пунктів і думок вашого виступу до 3-4 навіть якщо мова або презентація досить довга. Переконайтеся, що ви вибрали найбільш корисні та цікаві дані так, що ви контролюєте увагу публіки. Пам'ятайте, що слухачі не можуть пропускати непотрібну інформацію, як під час читання, таким чином, скоротіть до мінімуму такого роду інформацію.

2.8 ПРИКЛАДИ Планування МОВИ

Ось приклад планування короткій промові:

Назва: "Хто володіє Ван Гогом?"

Мета: переконати начальство, що предмети мистецтва - гарний варіант інвестиції.

1. Вступ: Холодним березневого ранку на знаменитому аукціоні Крісті в Нью-Йорку знамениті "Соняшники" Ван Гога було продано за 39.9 мільйонів доларів. Покупець? Японська страхова компанія!

2. Корпорації стають основними покупцями предметів мистецтва.

А. Більш 1000 корпорацій мають власні колекції мистецтва

Б. Компанії роблять це по трьох основних причин:

1. Керівництво любить мистецтво.

2. Реклама надійності компанії і формування естетічесого іміджу.

3. Стабільне зростання ціни на твори мистецтва.

3. Більшість колекцій консервативні.

4. Багато колекцій зросли в ціні.

А. Компанія Пепсі Кола Inc. заплатила $ 150.000 за скульптуру Олександра Кальтера. Тепер ця скульптура коштує близько $ 1. млн. (показуються слайди)

Б. Колекція First Bank System Inc. 's за 3 млн. доларів зросла в ціні у два рази (показуються слайди)

В. двохмільйонна колекція компанії Sterling Regal з 180-ти творів мистецтва коштує зараз близько 4.5 мільйонів доларів. (слайди)

Г. Domino Pizza інвестувала 7.5 млн. у свої колекції, які стоять зараз 12 млн. (слайди)

5. Висновок: Інвестування в предмети мистецтва дає і моральне і матеріальне збагачення.

2.9 ПРОГНОЗ ДОВЖИНА

Довжина виступу або презентації часто суворо обмежена. Так як поряд з вами повинні виступати інші оратори, крім того у самих слухачів є безліч інших справ., ви повинні навчитися урізати ваші дані таким чином, щоб залишати саме головне, заощаджуючи при цьому свій час і час своїх слухачів.

Як тільки розпланована сама мова, можна більш акуратно спланувати необхідне для презентації час. Середній оратор говорить зі швидкістю 100-125 слів на хвилину або близько соеднего параграфа. Припустимо, що вам треба розповісти про три основні пунктах. У десятихвилинною доповіді, можна витратити 2 хвилини на поверхневе пояснення кожного пункту, зробивши вступ і висновок по хвилині завдовжки. Якщо у вас часовий доповідь, вступ може зайняти 5 хвилин. Наступні 30-40 хвилин будуть містити більш детальну інформацію про кожного з пунктів вашого доповіді (по 10-14 Мінт на одну тему). Висновок може зайняти від 3 до 5-ти хвилин. Решта 10-20 хвилин будуть зарезервовані під питання з аудиторії.

Що ж краще 10-ти хвилинна мова або презентація на 1 годину?

Все залежить від об'єкта, цілей, характеру аудиторії та відпущеного часу. Для легко сприйманого об'єкта і відповідної аудиторії 10 хвилинного доповіді цілком достатньо, і якщо ваш об'єкт складний, а цілі включають в себе переконання трудновоспрінімающей публіки, то презентація повинна тривати довше.

2.10 ВИБІР СТИЛЮ

Інший важливий елемент підготовки і планування презентації - вибір відповідного стилю. Усе знову ж таки залежить від цілей, характеру мови і аудиторії, бюджету, відпущено часу на підготовку. Якщо зміст промови формальне: звіт про виконану роботу або фінансовий стан фірми, то і стиль самого виступу повинен бути таким.

Загалом, якщо всі присутні вам знайомі і їх кількість невелика, то дозволяється кілька відступити від формального характеру мови для більш кращого сприйняття.

З іншого боку, якщо якщо догану з величезною аудиторією незнайомих вам людей і сама презентація дуже важлива, то ви Дольний встановити більш формальну атмосферу.

Посадіть людей у ряди. Показуйте їм слайди і короткі фільми, щоб підтримати зміст вашої мови. Використовуйте докладний план виступу. Формальність досягається також встановленням дистанції між презентує і аудиторією: як психологічної так і фізичної.

2.11 РОЗРОБКА МОВИ АБО ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Підготовка до до більшості виступів дуже схожа на написання формального звіту, щоправда, з однією різницею - необхідно реорганізувати текст для усної презентації. Це одночасно і трудність і нова можливість.

Можливість полягає у взаємодії між виступаючим і аудиторією. Коли говориш з групою людей, це одночасно і передача їм інформації та отримання її від аудиторії. І, як наслідок, результат цього, використання отриманої в процесі презентації інформації, редагування мови вже в процесі виступу. Замість того, щоб просто представляти аудиторії свої ідеї, ви можете презентувати їм їх же ідеї або використовувати їх для взаємного компромісу. У презентує є також можливість реагувати на міміку і жести аудиторії.

Але за це ви приносите кілька жертв, найголовніша з них - втрата контролю. Спілкування з аудиторією припускає гнучкість, і чим більше передбачається взаємодія, тим більше гнучким треба бути і тим уважніше стежити за ходом презентації.

2.11.1 ВСТУП

Багато що потрібно зрозуміти і зробити в перші хвилини вашого виступу: необхідно визначити настрій аудиторії, інтерес до вашої теми, необхідно також підготувати людей до подальших дій. Ось чому дуже важливі перші хвилини виступу.

Перше, що необхідно зробити, це привернути інтерес публіки. Ось п'ять можливостей і шляхів для залучення та збереження уваги публіки:

· Використовуйте гумор. Бизнесс - річ серйозна, але це не означає, що не можна включати легкі гумористичні вставки і коментарі. Гумор допомагає розслабитися, добре налаштувати аудиторію по відношенню до себе.

· Розкажіть історію. Більшість людей зацікавлені в різного роду історіях і з задоволенням їх слухають, так що ви можете без труднощів знайти підходящу історію ілюструє потрібний вам факт.

· Будуйте виступ навколо яскравого прикладу. Психологи говорять, що можна змусити людей пам'ятати важливі пункти вашого виступу пов'язуючи їх з конкретним чином.

· Поставте запитання. Задавання питання залучає публіку в ваш виступ.

· Наведіть цікаві статистичні дані. Люди люблять подробиці. Якщо ви надасте цікаву статистику, це допоможе розбудити публіку.

Саме так краще за все починати свою промову, щоб спочатку захопити увагу публіки.

Крім того, вступ повинен коротко містити основну думку презентації, ідентифікувати додаткові (supporting) дані, обговорити подальший розвиток виступу.

Як тільки ви встановили каркас виступу, заволоділи увагою аудиторії, можна приступати до основою частини:

2.11.2 Основна частина

Пам'ятайте, що основна частина повинна містити не більше 3-4 основних думок, інакше аудиторія дуже погано сприймає всю презентацію. Можна використати той же тип побудови основної частини як у листі, звіті, але необхідно прагнути до простоти і уникати складних, важко сприймаються словесних конструкцій, якщо ви не хочете відразу потрять завойоване у вступі увагу публіки.

Чим довше презентація, чим більше фактів і думок ви надаєте, тим складніше публіка сприймає. Поетом, якщо ви переходите від однієї важливої думки до іншої, коротко повторюйте основну думку сказаній частини.

Ось деякі поради допомагають утримати увагу аудиторії:

· співвідносите об'єкт презентації з потребами присутніх. Люди зацікавлені в речах, що стосуються їх особисто.

· Використовуйте просту мову. Люди засипають швидше, якщо оратор говорить формальним мовою, повним складних конструкцій і нагромаджень. Якщо презентація містить у собі абстрактні ідеї, постарайтеся показати як ця абстракція співвідноситься з реальним життям.

· Поясніть як ваш об'єкт співвідноситься з уже знайомими та прийнятими ідеями.

· Приводите приклади. Це дозволяє глядачам легше зрозуміти про що ви говорите і запам'ятати.

Можна також привертати увагу змінюючи тон голосу, використовуючи жести і міміку.

2.11.3 ВИСНОВОК (THE FINAL SUMMARY)

Як тільки ви закінчили викладати основні пункти вашої презентації, приступайте до ув'язнення.

Не дозволяйте собі після важливою основної частини зім'яти ув'язнення. Висновок також важливо, і навіть важливіше ніж вступ або основна частина презентації. На укладення плануйте приблизно 10% від загальної тривалості виступу.

Почніть висновок з повідомлення публіці про це. Це дозволить слухачам докласти останні зусилля з утримання своєї уваги. Після цього можна коротко повторити основні думки виступу. Кількох пропозицій достатньо, щоб нагадати людям про сказаних речах і закріпити це в їхній пам'яті.

Якщо мета презентації - переконати кого-небудь, закінчите її повтором основних аргументів. Якщо мета -- мотивування - закінчите девізом.

Якщо з аудиторією досягнуто згоди, повторіть консенсус в декількох реченнях.

Закінчуйте на позитивній ноті. Останні слова повинні бути запам'ятовуються і з ентузіазмом. Альтернатива цьому - заканчіваніе питанням. Покиньте аудиторію і переконайте її думати.

Пам'ятайте, що висновок повинен закінчувати презентацію. Ви повинні залишити аудиторію з задоволеним почуттям, з почуттям завершення, завершеності. Чи не пред'являйте нових ідей під час укладення і не намагайтеся змінити тут настрій публіки.

2.11.4 ПЕРІОД задавання І ВІДПОВІДЕЙ НА ЗАПИТАННЯ (QUETION-AND-ANSWER PERIOD)

На додаток до вступу, основної частини та висновку ваша презентація повинна включати в себе і час для відповідей на виниклі в аудиторії питання.

Хоча ви і повинні по ходу виступу взаємодіяти з публікою, для відповідей на питання потрібно виділити час, який залежить від мети вашого виступу. Якщо мета - мотивувати або інформувати, то ця частина може бути відсутнім і може бути практично незапланованої. Якщо мета - переконати, то до періоду питань слід ретельно підготуватися, і відвести від 20% і більше від загального часу виступу.

Крім того, якщо аудиторія маленька і досить знайома, то можна дозволити їм задавати питання по ходу презентації. Однак, краще буде якщо ви відведете окремий час для запитань. Це допоможе краще контролювати презентацію і уникнути перескакуванні з теми на тему. Переривання ходу предост