Створення і використання музейних інформаційних ресурсів

Е. Л. Кощеева

Стаття написана автором на основі особистого десятирічного досвіду розробки і впровадження комплексної автоматизованої музейної системи і не претендує на всеосяжний охоплення проблеми.

Автоматизовані інформаційні системи в музеях

Автоматизовані інформаційні системи (АІС) вперше почали з'являтися у російських музеях в Наприкінці 1980-х років. У наші дні більшість музеїв або вже використовують такі системи, або прагнуть їх придбання. Тепер вже й не згадати, які саме першочергові цілі ставили перед собою музеї-піонери, першими зважилися на впровадження у себе нових технологій. Сьогодні головними спонукальними мотивами до придбання АІС є, з одного боку, позитивний досвід колег, давно і успішно йдуть цим шляхом, а з іншого, все більш широке проникнення комп'ютерних технологій у різні сфери людської діяльності. Якщо раніше в гуманітарному середовищі ми стикалися з настороженим ставленням до комп'ютеризації як до такої, то тепер швидше спостерігаємо зворотний ефект надмірно завищених очікувань по відношенню до автоматизованих системах, які "як би" можуть зробити все і відразу.

Впровадження автоматизованої інформаційної системи в музеї тягне за собою зміни технології роботи з його колекцією. Ця нова технологія, у свою чергу, змінює свою якість в міру перекладу інформаційних ресурсів музею з традиційних носіїв, якими є різні паперові картотеки і книги, а так само "голови" співробітників музею, в електронний вигляд - базу даних. Існують певні правила, тільки за умови виконання яких, автоматизовані інформаційні системи можуть успішно функціонувати в музеях.

АІС обов'язково повинна бути орієнтована на нагальні потреби співробітників музею. Немає нічого вбивчого для її впровадження, ніж бадьорий напуття: "Як тільки ви введете всі свої двісті тисяч описів музейних предметів, так відразу почнеться нове життя ". Легко уявити собі ентузіазм гіпотетичного хранителя краєзнавчого музею, під чиєю матеріально-відповідальною опікою знаходяться тисяч тридцять цих самих предметів.

Найбільш органічно автоматизовані системи вписуються в процес оформлення облікової документації. При цьому не відбувається перекладення один до одного "ручний" технології на "комп'ютерну", а виникає нова технологія автоматизованого обліку музейних експонатів. У процесі постійного документообігу породжуються опису музейних предметів, які і лягають в основу бази даних, сучасного інформаційного ресурсу музею.

В Російському Етнографічному музеї з метою проведення звірки колекції за два з половиною роки на трьох комп'ютерах було введено більше п'ятисот тисяч описів предметів, нехай і не дуже докладних. Це приклад не лише швидкого поповнення інформаційних ресурсів музею, а й нової технології роботи з колекцією музею - В даному випадку технології проведення звірки.

Крім завдань відділу обліку АІС повинна бути конкретно орієнтована на всі групи співробітників музею, так чи інакше мають справу з описами музейних предметів: зберігачів, реставраторів, експозиціонерами і т.д. Всі вони в процесі своєї повсякденної роботи породжують різні форми музейних документів: наукові паспорта, топографічні і експозиційні описи, каталоги, різноманітні списки і т.д.

Головним конкурентом будь-якої автоматизованої системи є не аналогічна система, а текстовий редактор "Word". Будь-яку разову роботу зручніше і швидше виконати, користуючись сучасним текстовим редактором. З цього постулату слідують дуже жорсткі вимоги, що накладаються на автоматизовану систему, з одного боку, до зручності і традиційності інтерфейсу введення інформації, а з іншого боку, до розмаїття форм виводу. З того моменту, коли до співробітника музею приходить усвідомлення переваги автоматизованої інформаційної системи перед текстовим редактором зникає внутрішнє відторгнення систематичного введення описів предметів, які обов'язково коли-небудь стануть в нагоді.

За міру зростання інформаційних ресурсів музею (числа описів предметів в базі даних) розширюється сфера використання інформаційної системи. З досягненням якогось критичного обсягу (деякі наші користувачі оцінюють його в 70% від фактичного розміру колекції) якісно ефективніше починає працювати функція обробки запитів - пошук по базі даних. Коли згадується той чи інший відсоток, слід мати на увазі, що критичний він не тільки по відношенню до всієї колекції в цілому, але й до окремо взятих фондам, розміри яких можуть відрізнятися на порядки. Фонд меблів, як правило, набагато скромніше по числу одиниць збереження фонду археології, інакше більшість музейних колекцій не містилося б у відведені їм будинку. Звідси випливає, що перші тимчасові позначки зміни якості пошуку наступають набагато раніше, ніж в базі даних з'являється значна частина інформації про всю колекції музею.

Можливості пошуку по базі даних, обробка запитів - це якраз те принципово нове, що можуть дати тільки сучасні інформаційні технології. Уявімо собі, що в наш гіпотетичний краєзнавчий музей прийшов якийсь громадянин, який цікавиться конкретною темою, наприклад, церквою, від якої давно й сліду не залишилося. Цей громадянин хоче написати статтю, прочитати лекцію, організувати виставку. У минулі, докомп'ютерному часи гіпотетичний співробітник музею міг тільки розвести руками: "Так, у нас точно щось є. Особисто я зберігаю фотографії, їх всього десь тисяч тридцять. Шукати будемо? ". Така відповідь анітрохи не применшує достоїнств нашого зберігача, бо людська пам'ять, у відміну від комп'ютерної, має свій фізіологічний межа. Автоматизована інформаційна система з таким запитом легко справляється.

Інший приклад, вже не гіпотетичний, а цілком реальний. Коли в Державному Російському музеї затівалася виставка "Червоне в мистецтві", у Відділі радянського живопису, де на той час була повністю заповнена база даних, був сформульований запит з відбору всіх предметів, де хоча б в одній із позиції опису є слово "красн ..". З результату відбору довелося, звичайно, викинути "Червоні армії" і "Червоноармійців", але те, що залишилося стало матеріалом для роздумів про формування виставки.

Для забезпечення якісного пошуку необхідна добре продумана система класифікації та рубрикації музейних предметів, значення якої на початку впровадження інформаційної системи співробітники музеїв іноді недооцінюють. Поки база даних невелика, вона здається "прозорою", але чим вона об'ємніше стає, тим більше критеріїв відбору починає вимагати для складання розумних запитів.

Повноцінної інформаційною системою АІС може вважатися тільки тоді, коли містить у собі опису не тільки самих музейних предметів, але і персоналій, організацій і подій, так чи інакше, з ними пов'язаних - це автори, дослідники, виробники, колишні власники, історичні події, виставки і т.д. Наявність різних взаємозв'язків між усіма цими описами перетворює базу даних у те, що зараз називається модним словосполученням "база знань".

З моменту переходу критичної позначки обсягу інформаційних ресурсів музею, не просто з'являються нові можливості пошуку, дослідницька діяльність співробітників музею все більше зміщується в область роботи з інформаційною системою, що, звичайно, дуже радує головного хранителя, адже речі, нарешті, перестають тріпати даремно. Необхідними умовами такого "зміщення" є вірогідність і подробиця описів музейних предметів, а так само наявність високоякісних зображень. Наслідком же є все велика вірогідність і подробиця цих самих описів.

Використання інформаційних ресурсів для музею створення та розвитку музейної сайту

В наші дні музейний сайт став необхідним аксесуаром для більшості музеїв. Чи не будемо обговорювати витоки цього явища, а подивимося, як накопичений інформаційний ресурс музею, тобто база даних, що виникла в процесі експлуатації музейної автоматизованої інформаційної системи, може сприяти його процвітанню.

Існує не обговорюваних закон: сайт повинен постійно оновлюватися. Можливостей оновлення сайту не так вже й багато. Перш за все, це своєчасне анонсування музейних подій. На жаль, частіше, ніж ці самі події відбуваються в реальному музейного життя, вони на сайті ніяк з'являтися не можуть. Крім того, з метою оновлення, можна міняти інтерфейс, додавати нові розділи, переробляти саму структуру сайту. Все це досить дорогі дії, тому що вимагають залучення високооплачуваних фахівців, таких як web-дизайнери, web-програмісти і т.д. У музеях, де за час функціонування автоматизованої інформаційної системи накопичились солідні інформаційні ресурси у вигляді бази даних, просто гріх не "пустити їх в обіг".

Одним зі способів використання інформаційних ресурсів музею є формування на їх основі електронних каталогів. При створенні таких каталогів опису предметів відбираються з бази даних на основі якоїсь ідеї, необхідним чином групуються, супроводжуються статтями, тобто відбувається інтерпретація інформації. Подання електронних каталогів дає, можна сказати, потрійний ефект. Відбувається оновлення сайту, більша кількість музейних предметів потрапляє в "сферу загальновідомості". Крім того, що вийшов каталог - це, по суті, електронна публікація, яка має свого автора або авторів і "розкручується" не тільки музейну колекцію, а й своїх творців.

Оскільки поліграфічні послуги досить дорогі, така форма видання стає все більш привабливою для музеїв. Крім дешевизни, у електронних видань є ще й інші привабливі сторони, може бути ще не до кінця усвідомлені. По-перше, це потенційний "коло читачів". Тираж видання в інтернет нескінченно великий, у поліграфічного ж видання він завжди кінцевий. По-друге, електронні каталоги, можуть бути в будь-який момент легко оновлено, це публікація, яку завжди можна вважати незавершеною.

Зараз ми спостерігаємо велику кількість електронних версій періодичних поліграфічних видань в інтернет. Не виключено, що незабаром ми будемо свідками появи поліграфічних версій найбільш вдалих інтернет-видань.

Підготовка інтернет-видань на основі інформаційних ресурсів музею, в свою чергу, тягне за собою більш інтенсивний введення описів музейних предметів в базу даних, а так само гарантує високу якість цих самих описів, адже до публікаціям в наших музеях звикли ставитися серйозно. У Музеї Анни Ахматової в Фонтанному будинку зараз на повну готуються до електронної публікації всього зборів графіки. У зв'язку з цим вводяться і вивіряв текстові описи творів (за все описано дві третини колекції), готуються зображення. Якщо ентузіазм працівників не згасне, то такий каталог ніколи не застаріє, адже у разі придбання музеєм нових творів або переатрібуціі наявних його завжди можна буде освіжити.

Один із спонукальних мотивів до оновлення сайту - прагнення змусити користувача не обмежуватися одним його відвідуванням. У цьому відношенні сайти, на яких представлені бази даних музейних предметів з можливістю побудови до них різних запитів мають, якщо так можна висловитися, ефектом постійної новизни. Вони дуже динамічні, змінюючи запит, користувач кожного разу отримує новий результат, максимально задіяно такий потужний засіб, як інтерактивність.

Технології роботи з базами даних, виставленими на сайтах музеїв, тільки починають відпрацьовуватися, реального досвіду в цій галузі поки що зовсім небагато, а проблем достатньо. Без вироблення таких технологій важко пропонувати музеям виставляти свої колекції на загальний огляд.

Існує проблема пошуку по великого масиву даних. З нею стикається будь-який користувач інтернет, обертався навколо, наприклад, на пошукові сервери. Даючи запит до бази даних, завжди є ризик або не знайти нічого, або, розширивши критерії запиту, отримати одразу не одну тисячу предметів, в купі яких важко відшукати те, що дійсно цікаво.

Важко однозначно визначити позиції, заповнюючи які користувач формує запит до базі даних. Мабуть, їх перелік має бути різний для фахівців і пересічних відвідувачів. Спеціаліст легко відрізняє техніку від матеріалу, а все це разом від історії побутування. Рядовий ж відвідувач (в даному прикладі швидше відвідувачка) просто хоче знайти "вишивки", а де їх шукати, серед матеріалу, техніки або назв поняття не має. Для здійснення такого пошуку на сайті Рибінського музею-заповідника була введена позиція "Що це ". Будь-яке слово, занесене в цю позицію, шукається по всіх атрибутів бази даних. З одного боку це, звичайно, вирішення проблеми, але з іншого боку, як раз такий пошук дає ефект отримання багатотисячного результату.

Ще одна проблема, що виникає при роботі з базами даних на сайтах, полягає в тому, що користувач не зовсім розуміє, що варто пошукати, бо не знає з чого вибирає: не був він ніколи в цьому музеї і книг про нього не читав. Спроба відшукати роботи Рубенса на сайті Рибінського музею-заповідника обертається гірким розчаруванням.

З цієї точки зору пошук у базі даних стає все більш проблематичним по міру віддалення даних від місця їх породження. Співробітник музею, особливо якщо він сам брав участь у введенні інформації, завжди знайде, що шукає, так як він чітко знає, чого він хоче знайти і що взагалі є (він добре знайомий з колекцією), і Рубенса де не треба шукати не буде.

Користувач системи для відвідувачів, представленої у залах музею (припустимо, в її основі лежить база даних), вже відвідав музей і отримав подання про його колекції. Він, швидше за все, буде прагнути або розширити свої пізнання про те, що тільки що побачив, або подивитися на щось аналогічне. Якщо в музеї він не виявив Лицарського залу, то навряд чи почне шукати в базі даних середньовічні обладунки.

Відвідувач сайту має лише одну можливість: перед походом в режим запитів ознайомиться із зазвичай існуючим на будь-якому музейному сайті розділом "Про колекції". Такий розділ створюється на основі традиційних уявлень співробітників про своє музеї, із згадкою, на основі тих же уявлень, найбільш значущих розділів колекції, імена та окремих творів.

Якщо в основі сайту знаходиться база даних, з'являється можливість створення якогось динамічного, інтерактивного аналога такого розділу. Коли ми говоримо про запити до бази даних, то в якості "відповіді" зазвичай маємо на увазі список творів (іноді досить великий), але ж це не обов'язково. Результатом запиту про твори певного часового періоду, можуть бути та списки їх авторів, місць створення або жанрів, свідомо більш короткі. Працюючи за такою схемою, користувач сам, виходячи зі своїх інтересів, визначає для себе структуру колекції музею, і вже на її основі здійснює пошук конкретних творів.

З усіх точок зору, сайти, в основу якої покладено інформаційні ресурси музею, виявляються у виграші перед своїми більш статичними побратимами. Хочеться вірити, що в недалекому майбутньому ми будемо спостерігати не тільки процес, коли накопичення ресурсів стає спонукальним мотивом для представлення більшої частини колекції музею в інтернет (як це сталося в Рибінському музеї-заповіднику), а навпаки, бажання представити свою колекцію як можна більш повно, стимулюватиме зростання інформаційних ресурсів.

Об'єднання музейних інформаційних ресурсів

Динаміка використання інформаційних ресурсів музеїв у "внутрімузейной життя "і для облаштування сайту, припускає наступний крок - створення межмузейних інформаційних ресурсів. Проект "Мистецтво в Росії" 1 - Одна зі спроб зробити такий крок, хоча і не дуже вдала. У згаданому проект ініціатива створення межмузейних інформаційних ресурсів виходила "зверху". Набагато цікавіше спостерігати, як така ініціатива зароджується "знизу".Тут можна простежити деякі тенденції.

Ініціаторами таких ідей виступають, перш за все, музеї, давно й успішно працюють з автоматизованими інформаційними системами.

Бажання об'єднатися виникає або на регіональному рівні, або "за інтересам ". Ідея просто так віддавати частину свого інформаційного багатства кудись далеко поки що викликає певну настороженість. Передавати дані на сервер свого обласного центру здається більш прийнятним, ніж на московський, хоча для глобальної мережі це не має ніякого значення. Крім того, як першочергове мету об'єднання ресурсів (створення єдиної межмузейной бази даних) виступає наукова діяльність самих працівників. Музейні зібрання в межах регіону тісно пов'язані між собою. У багатьох містах колекції існуючих на сьогоднішній день мистецького та краєзнавчого музеїв колись були єдиним цілим.

Однією з основних проблем, встає на шляху створення подібних баз даних - необхідність приведення описів музейних предметів до єдиного стандарту. Мова не йде про те, що б у всіх музеях всі предмети описувалися однаково, мова йде про стандарт обміну інформацією між музеями. Формат опису музейних предметів варіюється як від музею до музею, так і від колекції до колекції.

Неможливо в одному форматі описувати мальовниче твір і експонат фонду природи. Якщо для картини першорядної позицією є "автор", то наявність цієї позиції у мінералу виглядає трохи дивно, якщо звичайно, не заносити в неї Бога-творця. Для експоната фонду природи основне атрібутірующее значення має місце, займане ним в природничо-системної класифікації. Навіть один і той же з фізичної суті предмет може описуватися по-різному, в залежності від музею, в якому він знаходиться або від конкретної колекції. Опис чаші, що належить до фонду археології, і чаші з меморіального фонду досить несхожі один на одного. Якщо перша чаша буде розписана за таких позицій як археологічна пам'ятка, автор, час і місце знахідки, то для других чаші важливо хто, де і коли з неї випивав.

Інша проблема на шляху створення об'єднаних музейних ресурсів - відсутність єдиних довідників і класифікаторів. В цьому відношення все йде добре тільки з фондами природи. Природничонаукова системна класифікація, наприклад, класифікація Карла Ліннея - річ давно усталена, загальноприйнята, до того ж що ведеться на суворої латині. Існують зарубіжні єдині довідники матеріалів, технік, культурно-історичних періодів і т.д., розроблені фондом Гетті. Можна скільки завгодно сперечатися про їх достоїнства і недоліки, але російської ряду в них все одно немає.

При об'єднання музейних інформаційних ресурсів на порядок денний обов'язково встане організаційне питання. База даних повинна десь фізично крутитися, тобто хтось має "пустити" її на свій сервер, надавши в її розпорядження значний обсяг дискової пам'яті. Крім того, таке велике господарство вимагає обов'язкового технічного адміністрування.

Але головна проблема, звичайно ж, лежить в області психології. Мова йде про готовності музеїв зрадити свої інформаційні ресурси в "колективне користування ". Тут можна виділити, так би мовити, дві стадії цієї готовності. Перша стадія настає тоді, коли музей готовий "показати" інформацію про предмети в межах, достатніх для пересічних відвідувачів інтернет, наприклад, виставити свою базу даних на сайті, як це зробив Рибинський музей-заповідник. Наступний стадія - це готовність розкрити інформацію в тому обсязі, в якому вона цікава колегам, тобто поділитися своїми дослідними та науковими досягненнями.

Існує ще один аспект, який гальмує процес "оприлюднення" музейних баз даних. Це розуміння їх власниками того факту, що в настільки значному масиві інформації обов'язково є якісь шорсткості: помилки набору, не досить гарні формулювання, невисока подробиця описів.

За своєму досвіду роботи в музеях можу сказати, що зрушення в галузі психології відбуваються досить швидко. Одним з головних факторів, що впливають на співробітників музеїв, є сам процес використання ними нових технологій, будь то робота в інтернет або з автоматизованої інформаційної музейної системою.

Коли ми вперше приїжджаємо в який-небудь музей для впровадження там АІС, то обов'язково стикаємося з питанням про розмежування доступу до інформації. Таке розмежування інформаційна система забезпечує. Наприклад, зберігачу фонду археології не надається можливість редагування описів мальовничих творів. Але іноді в музеї знаходиться особливо пильний співробітник, який ставить вимогу, щоб те, що він ввів в базу даних, ніхто не міг не тільки поправити, але і взагалі побачити. Роз'яснювальні бесіди про корпоративні базах даних, різниці між інформацією і таємними знаннями і т.д. звичайно його сумнівів не розсіюють. Оптимізм вселяє те, що жодного разу це питання не піднімався вдруге. Коли після якогось терміну ми відвідуємо той же музей, то з'ясовується, що наш пильний співробітник, попрацювавши з інформаційною системою, просто забув про своїх колишніх домагання.

Процес створення об'єднаних музейних ресурсів, безумовно, так чи інакше, піде. У ньому, швидше за все, повторяться ті самі етапи, які ми спостерігали під "внутрімузейной" життя. У міру зростання обсягу та якості межмузейних інформаційних ресурсів, буде змінюватися і розширюватися сфера їх застосування. Це, у свою чергу, позначиться на ставленні співробітників музеїв до надання інформації про свою колекції, тобто стане спонукальним мотивом як до обов'язковому використанню сучасних інформаційних технологій в своїй повсякденній діяльності, так і до прискорення зростання обсягів інформаційних ресурсів.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://slawianie.narod.ru