ЗМІСТ

Вступ 3

Глава 1. Історія ділового листа 4

Глава 2. Класифікація ділових листів 5

Глава 3. Види ділових листів 6

3.1. Види некомерційних ділових листів 6

3.2. Види комерційних ділових листів 6

3.3. Електронні листи 7

Глава 4. Правила оформлення і структура ділових листів 8

Глава 5. Типові помилки в мові та стилі ділової кореспонденції 10

Висновок 12

Список літератури 13

Введення

З найдавніших часів людина веде листування з собі подібними. Глинянітаблички, берестяні грамоти, листи на пергаменті. Неважливо на чому, алелюдина намагалася висловити свої думки та сподівання за допомогою листа.
Напевно вже тоді існували ділові листи, за допомогою яких людиназдійснював обмін інформацією, робив пропозиції і вів переговорнийспілкування.

Приступаючи до складання офіційного листа, ми ніколи незамислюємося про те, що ця практика сходить ще до сивої давнини.
Мовні формули, види, різновиди офіційної кореспонденції,формуляри, способи оформлення і роботи з нею створювалися і шліфувалисястоліттями. Багато видів листів мають тисячолітню історію.

Ділове листування - невід'ємний засіб зв'язку і в наші дні. Зв'язкипідприємства із зовнішніми організаціями, так як саме листи з'єднуютьорганізацію-автора з іншими установами.

Службове лист - це узагальнена назва різних за змістомдокументів, оформлених згідно з ГОСТом, що пересилаються поштою,факсом або іншим способом.

Без перебільшення можна сказати, що це один із самихпоширених видів службових документів, тому, від того наскількитекст послання точний, грамотний, коректний, багато в чому буде залежати успіхвирішення конкретних питань, а значить і всього підприємства в цілому.

Глава 1. Історія ділового листа

Ще на початку 18 століття, в Росії почали видаватися збірники зразківдокументів звані «письмовник».

Попередниками «письмовник» були «формулярнікі», відомі на
Заході вже в 7 ст., А в Росії - з першої третини 16 століття (зокрема,
«Формулярнікі» московської митрополичої кафедри) - опису реквізитівдокумента, розташованих у певній послідовності. Ранніписьмовник були своєрідними підручними збірниками, «абетками-прописами»для писарів. Вони містили зразки побудови документів за визначеноюсхемою, шаблонні набори фраз і виразів, які були невід'ємною частиноюформулярного етикету і відбивали офіційні відносини. Інший вид ранніхписьмовник - «тітулярнікі», що містили відомості про те, як записуватиповний царський титул. Сферу приватних відносин і приватного листування ранніписьмовник не регламентовані.

Для актів, угод і прохань зазвичай використовували гербовий папір зштучними клеймами і з зображенням державного герба. Деякідокументи дозволялося писати на простому папері звичайного формату.

Вимоги до почерку були досить високі: він повинен був бутичітким, чистим і красивим. Колір паперу, яка могла бути синій,помаранчевої, палево та іншої, автори письмовник радили вибиратиобережно, щоб не піддатися докору в браку смаку.

Листи відправляли в конвертах, а конверти запечатуй облатками абосургучем: перший запечатуй тільки записки і рідко листи, все іншесургучем.

облатки були різнокольорові, тоді як сургуч здебільшого червоний.
Знаходиться в жалобі, запечатуй лист тільки чорним сургучем.

У радянський час жанр «письмовник» був підданий осміянню як
«Пережиток буржуазного минулого». Приватна переписка могла піддаватисяогляду поштової цензури, уміння писати листи втрачалося, значенняділової кореспонденції недооцінювалася. За відсутності конкуренції,вільного підприємництва не потрібні ні красномовство, ні вмінняпереконати партнера у співпраці, мало хто звертав увагу епістолярнийетикет.

Глава 2. Класифікація ділових листів

Ділові листи являють собою офіційну кореспонденцію ізастосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають ууправлінської і комерційної діяльності. Діловий лист - завждиофіційне повідомлення. Інформація, що міститься в діловому листі, носитьпротокольний характер. Ось чому листи реєструються, і факт усногоповідомлення не виключає необхідності поштового відправлення.

Існує декілька видів класифікації ділових листів, в основі їхлежать різні класифікаційні ознаки.

За функціональною ознакою листи можна розділити на дві групи:

- листи, що вимагають листа-відповіді (лист-запитання; лист-прохання;лист-звернення; лист-пропозицію та ін.) Листи-відповіді повинні завждимістити індекс того листа, що стало причиною для листування.

- листи, які не потребують листа-відповіді (лист-попередження; лист -нагадування; лист-запрошення та ін.)

За структурним ознаками ділові листи поділяються на регламентовані
(стандартні) і нерегламентовані. Регламентований лист вирішуєтипові питання регулярних економіко-правових ситуацій і реалізується ввигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований діловелист являє собою авторський текст, реалізується у вигляді формально -логічного розповіді чи етикетної тексту.

За тематичною ознакою проводиться умовне розрізнення між діловоїі комерційної кореспонденцією. Вважається, що листування, якеоформляє економічні, правові, фінансові і всі інші формидіяльності підприємства, називається діловою кореспонденцією, а листуванняз питань матеріально-технічного постачання і збуту належить докомерційної кореспонденції.

За ознакою адресата ділові листи поділяються на звичайні та циркулярні.
Циркулярний лист направляється з одного джерела в кілька адрес.

За композиційним особливостям ділові листи поділяються на одноаспектниеі багатоаспектний. Одноаспектное лист розглядає одну проблему, питання,а багатоаспектне - декілька. Багатоаспектним вважається лист, що міститьоднотипні і різнотипні аспекти - прохання, повідомлення, пропозиції.

Глава 3. Види ділових листів

3.1. Види некомерційних ділових листів

Лист-прохання. У листі-прохання викладається якась прохання, прицьому в ній підкреслюється зацікавленість організації у її виконанні.
Прохання може викладатися від першої особи однини, від першогоособи множини; від третьої особи однини і відтретьої особи множини.

Супровідний лист. Супровідний лист складається привідправлення адресату документів чи матеріальних цінностей. Подібного родулист виправдовує себе в тих випадках, коли містить додатковіроз'яснення до додається до документа.

Лист-повідомлення. У даному вигляді ділового листа дається будь-якаінформація, що не вимагає відповіді або підтвердження зі сторони, якійвисилається цей лист.

Лист-підтвердження. Містить повідомлення про отримання будь-якоговідправлення або про те, що раніше складений документ залишається в силі.
Також можна підтверджувати факт або дію.

Лист-нагадування. Іде в тих випадках, коли не вдаєтьсяотримати відповідь за допомогою телефонних переговорів або особистих зустрічей. Воноскладається з двох елементів: нагадування про виконання дії; заходи, якібудуть прийняті у випадку невиконання раніше укладеного договору абоугоди.

Лист-запрошення. Пишеться в тому випадку, коли організація хочезапросити іншу організацію на яке-небудь торжество або захід. Уданому діловому листі вказується час, місце і дата проведеннязаходи.

Лист-подяка. У даному вигляді листа висловлюється подяка завиконання будь-якого роду діяльності.

Гарантійний лист. Складається з метою підтвердження певнихзобов'язань і адресується організації, або окремій особі.

3.2. Види комерційних ділових листів

Запит і відповідь на нього. Дані види комерційної кореспонденціїє в письмовій мові реалізацією двостороннього зв'язку.

Опитування полягає звернення особи, яка бажає укласти угоду.
У запиті обов'язково вказується найменування товару (послуг), умови, наяких бажано отримати товар, умови платежу, кількість і якістьтовару.

Оферта та відповідь на неї. У даному вигляді листа зазвичай вказується, наяких умовах повинен відбутися обмін товарами (послугами). У відповідівиражається згоду або незгоду з висунутими умовами.

Лист-претензія (рекламація), відповідь на нього. Рекламація міститьпретензії до сторони, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язаннята вимоги відшкодування збитків. Вона може бути пред'явлена відносноякості, кількості товарів, терміни поставки і т.п.

Рекламація містить:

- підстави для пред'явлення претензій;

- докази події збитків;

- конкретні вимоги сторони, висувати претензії.

Рекламація подається у письмовій формі, з додатком всіхнеобхідних документів. Якщо вона не може бути врегульована сторонами, товона переноситься до арбітражу.

У відповіді на рекламацію повідомляється, що: інформація прийнята дорозгляду; вона розглядається повністю, частково або відхиляється;грошова сплату проведено.

3.3. Електронні листи

Електронна пошта - абсолютно особливий вид комунікацій, що дозволяєза бажання спілкуватися в діалоговому режимі, в режимі телеконференцій і т.п. іпредставляє як величезні можливості, так і великі труднощі черезспецифіки ведення електронного листування. З одного боку, електроннілисти майже нічим не відрізняються від своїх звичайних попередників --паперових листів. В електронного листа є адреса одержувача і адресувідправника, в системних повідомленнях "зашиті" дата та час відправлення іотримання повідомлення, текст листа і підпис відправника, зберігається рядок
"Subject" чи тема повідомлення, є можливість надіслати копію, прикладенийфайл виконує функції команди Додаток.

Глава 4. Правила оформлення і структура ділових листів

Зазвичай службовий лист складається з декількох типових структурнихелементів:

1. Область заголовка.

У цій частині листа зліва розміщується кутовий штамп організації ззазначенням найменування організації, її поштових та інших реквізитів, атакож реєстраційний номер та дата реєстрації листа як вихідногодокумента. Якщо службовий лист є листом-відповіддю, то тут жевказується, на який документ відповідає цей лист.

У правій частині заголовка розміщуються реквізити одержувача.

Нижче кутового штампа розміщується заголовок до тексту документа.
Мовна конструкція заголовка може мати вигляд:

- прийменник о + сущ. у місцевому відмінку: «Про постачання автомобілів»;

- з питання про + сущ. у місцевому відмінку: «З питання про постачаннязапчастин »;

- стосовно + сущ. у родовому відмінку: «Відносно замовлення напостачання »і т. п.

2. Власне текст листа.

Основні особливості оформлення тексту листа полягають у наступному.

* Текст службового листа, як правило, має стосуватися одного питанняабо кількох питань, якщо вони взаємозалежні і будуть розглядатися водному структурному підрозділі організації-адресата.

* Текст листа, як правило, складається з двох частин. У першій частинівикладається причина, підстава або обгрунтування складання листа,наводяться посилання на документи, що є підставою підготовки листа. Піддругої частини, що починається з абзацу, містяться висновки, пропозиції,прохання, рішення і т. д.

* Листи друкуються на стандартних аркушах або папері формату А4 або
А5; при оформленні листа на двох і більше сторінках друга та наступністорінки нумеруються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами.

* Якщо лист оформлено на бланку посадової особи, то його текствикладається від 1-ї особи однини: «прошу ...»,« направляю ...». Уінших випадках текст листа викладається від 3-ї особи однини.

* Якщо до тексту листа передбачено додаток, то воно вказуєтьсянижче основного тексту, наприклад: Додаток: на 10 л. в 1 прим. Якщододатків кілька, то дається скорочене найменування кожного документадодатки з позначенням кількості примірників і аркушів.

3. Область підпису.

Ця область оформляється звичайним чином: вказується посада іпрізвище особи, яка підписала документ.

Якщо виконавцем документа було інша особа, то прізвище виконавця ійого телефон (або інші реквізити, якщо це необхідно) вказуються внижній частині листа листи з лівого боку.

Глава 5. Типові помилки в мові та стилі ділової кореспонденції

На жаль, укладачі ділових листів найчастіше допускають масупомилок. Останні можна підрозділити на наступні види: структурні,синтаксичні, морфологічні, лексичні, стилістичні, технічні.

Структурні помилки.

Джерелом структурних помилок є неправильне побудова діловоголисти, невідповідною становище її частин. Важливо, щоб кожен аспектзмісту займав певне місце в логічній структурі діловоголисти і не збігався з іншим аспектом. Недотримання цієї умови веде довведенням довгим і складним системам мотивування.

Синтаксичні помилки.

- Помилки, пов'язані з неправильним порядком слів у реченні.

- Порушення специфіки вживання дієприслівникових обертів. < br>Дієприслівникових оборот служить засобом передачі дії, що відбуваєтьсяодночасно або у зв'язку з іншою дією. Помилки при вживаннідієприслівникових оборотів неважко виправити, замінюючи пропозиції здієприслівниковими оборотами пропозиціями з обставинами, вираженимисполученнями слів.

- Помилки, що виникають в результаті незнання структури складногопропозиції. Нерідко укладачі ділових листів невиправдано ускладнюютьтекст. Хоча специфіка ділового листа вимагає пильної уваги додеталей викладу, однак не завжди і не всі деталі доречні в тексті.
Тому невиправдано ускладнені синтаксичні побудови повинніспрощуватися. Це можна зробити і шляхом прямого скорочення тексту, і шляхомйого переробки, наприклад розбивкою складного тексту на окремі, простіза складом та побудові фрази.

Морфологічні помилки.

- Помилки при вживанні повної і короткої форм прикметників.
Слід враховувати, що короткі форми прикметників більшеспоживані в офіційно-ділового мовлення. Повні імена прикметників вподібних текстах виявляються недоречними, відчуваються як розмовні і навітьпросторічні.

Лексичні помилки.

- Неправильне використання слів і термінів.

- недоречні або невиправдане використання іноземних слів.
Запозичення іноземних слів - закономірний шлях збагачення всякогомови. Часто в ділова мова потрапляють іноземні слова, що позначаютьпоняття, за якими вже закріплено російський еквівалент. Однак немає сенсувикористовувати іноземне слово, якщо є російський термін, що позначаєдане поняття. Вживання іноземної лексики має бути обумовленотрьома обставинами: необхідністю, доречністю і точністюслововживання.

- Тавтологія. Смислові повтори, що виникають у тих випадках, коли вреченні є сусідами однокореневі слова. Тавтологічне повтори роблятьфразу немилозвучно. Крім того, вони утрудняють її сприйняття, оскількипривертають до себе увагу.

- Помилки у вживанні слів-синонімів. Помилки у вживанні слів -синонімів нерідко походять від того, що багатозначне слово може бутисинонімічно іншому тільки в одному зі своїх значень.

Стилістичні перешкоди.

- Штучне подовження мови. Фахівці радять: «Не викладайте влисті того, що ви не сказали б усно ». Однак у нашій сучаснійофіційній переписці часто-густо зустрічаються приклади штучногоподовження мови. У мові ділової кореспонденції неприпустимі занадтодовгі обертів.

Технічні перешкоди.

До цих перешкод відносяться описки, помилки, механічні пошкодженняцілісності тексту (надриви, склеювання з конвертом і т.д.). основнапричина виникнення технічних перешкод - недбалість при складанніділового листа.

Висновок

Складання тексту ділового листа - завжди акт мовного творчості,яким би лист не було - регламентованим або нерегламентованим. Цепраця, що передбачає досить високий рівень мовной компетентності.
Не можна навчитися писати ділові листи правильно і переконливо, непрактикуючись і не навчаючись цьому нелегкому мистецтву, не знаючи особливостейофіційно-ділового та публіцистичного стилів мови. Сьогодні збільшуєтьсякількість жанрових різновидів ділової кореспонденції та приводів дляскладання та відправлення ділових листів. Мовний стандарт у діловійлистуванні співіснує з експресією і з елементами діалогізаціі мови.

Все це вимагає від менеджера сьогодні більшою мовної підготовки, ніжскажімо, десять років тому, в епоху царювання типових і трафаретнихтекстів. Уміння самостійно мислити і формулювати свої думки,компетентно вести письмовий діалог цінується в ділових колах все більше.

Російська літературна мова, один з найбагатших і виразномов світу, накопичив у сфері письмового ділового спілкування безцінний досвід,представлений уніфікованими і трафаретними мовними формами,традиціями використання етикетних засобів.

Сьогодні важливо не розгубити ці скарби, не копіювати західнізразки, а з повагою ставитися до наших предків, століттями відшліфувалиформу і стиль ділового листа, і плідно розвивати вітчизнянітрадиції складання ділової кореспонденції - завдання, яке стоїть передсьогоднішніми та майбутніми поколіннями ділових людей в Росії.

Список літератури

1. Веселов, П.В. Сучасний діловий лист у промисловості/П.В.

Веселов. - М.: Изд-во стандартов, 1990. - 160 с.

2. Загорська, А.П. Письмовник для ведення ділової кореспонденції/А.П.

Загорська, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. - М.: Моск. робітник,

1992. - 247 с.

3. Рахманін, Л.В. Стилістика ділового мовлення та редагування службових документів/Л.В. Рахманін. - М.: Висш. шк., 1982. - 259 с.

4. Тейлор, К. Основи діловодства в сучасному бізнесі: Пер. з англ.

/К. Тейлор. - М.: Сол Систем; Фінанси і статистика, 1997. - 176 с.

5. Теппер, Р. Як оволодіти мистецтвом ділового листа: 250 записок в помощь менеджеру/Р. Теппер. - М.: Аудит: ЮНИТИ, 1994. - 231 с.