Вимоги до оформлення кадрових документів

Логіка

ЗМІСТ

Поняття та види КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВ 3

Трудові контракти 5

Накази по особовому складу 8

Трудові книжки 11

Приватні картки 13

Особові справи 15

Література 21

Поняття і види кадрових документів

Сукупність документів, в яких зафіксовані етапи трудовоїдіяльності співробітників, називається документацією з кадрів (особовогоскладу, персоналу). До таких документів відносяться:

> трудові контракти (договори), укладені підприємством з працівником;

> накази по особовому складу (про прийом, звільнення, переведення працівника);

> трудові книжки;

> особові картки форми Т-2;

> особисті справи;

> особові рахунки із заробітної плати.

Одним з основних документів, що регулюють правовідносини підприємстваз працівником, є трудовий контракт (договір). Після підписанняконтракту видається наказ про прийом працівника.

На підстав наказу про прийняття оформляється особова картка форми Т-2
(або заводиться особиста справа), робиться запис у трудовій книжці.

Копії наказу про прийом надходять до особової справи і в бухгалтерію, дещо надійшов працівникові присвоюється табельний номер і на нього заводитьсяособовий рахунок по зарплаті.

Заява про звільнення, працівник пише за два тижні допередбачуваного терміну звільнення з роботи і надає його наузгодження керівнику (стаття 31 КЗпП РФ). Керівник фірми видаєнаказ по особовому складу про звільнення, відповідно до якого робитьсязапис у трудовій книжці і в особистій картці ф.Т-2. Копії наказівнадходять в особисту справу працівника і в бухгалтерію, де на підставі наказупроводиться повний розрахунок з працівником.

Керівник фірми видає наказ по особовому складу про переведенняпрацівника на іншу посаду, на підставі якого робитьсявідповідний запис із зазначенням нової посади в трудовій книжці і вособовій картці ф. Т-2. Копії наказу направляються до особової справи і вбухгалтерію і, в разі зміни окладу, проводиться відповіднезміна в особовому рахунку по заробітній платі.

Трудові контракти

Трудовий контракт (договір) - документ, що фіксує згоду сторін провстановлення трудових правовідносин і регулює їх. Сторонами трудовогоконтракту, є підприємство (роботодавець) і працівник (контрактант).

Відповідно до статті 18 КЗпП, РФ трудовий контракт повиненукладатися в письмовій формі. Письмова форма контракту підвищуєгарантії сторін в реалізації досягнутих домовленостей по найважливішихумовами праці.

При укладанні контракту, рекомендується вказувати наступні основніумови:

> місце роботи (найменування підприємства, куди приймається працівник, його адреса);

> конкретну роботу відповідно до кваліфікації по певній професії або посади, яку повинен виконувати працівник;

> дату початку роботи і її закінчення, якщо укладається строковий трудовий контракт;

> оплату праці;

> обов'язки, підприємства із забезпечення охорони праці.

Контракт може містити і додаткові умови, що конкретизуютьзобов'язання сторін. До їхнього числа можна віднести:

> випробувальний термін;

> суміщення професій (посад);

> підвищення кваліфікації;

> додаткову відпустку і ін

Контрактна форма найму, організації та оплати праці поширюєтьсяна наступні категорії працюючих:

> на постійних працівників;

> на тимчасових працівників;

> що працюють на основному місці роботи;

> працюючих але сумісництвом.

У трудовому контракті визначаються обов'язки працівника відповідноз тією професією чи посадою, на яку він прийнятий, або робиться посиланняна відповідну посадову інструкцію, розроблену і затвердженукерівництвом підприємства.

Згідно КЗПП РФ (стаття 17) трудовий контракт може укладатися наневизначений термін, на певний строк не більше 5 років, на часвиконання певної роботи.

У трудовому контракті зазначається розмір посадового окладу працівника,різні надбавки і доплати стимулюючого і компенсаційного характеру:за високу кваліфікацію; за професійну майстерність; за особистий трудовийвнесок і ін

За угодою сторін ці надбавки можуть бути конкретизовані і вокремих випадках можуть бути збільшені або зменшені порівняно із загальноюнормою, передбаченою в організації.

Поряд з доплатами сторони можуть домовитися про інші види заохочень,наприклад, про додаткове відпустці, підвищеному винагороду за підсумкамироботи за рік і т. п.

При укладанні трудового контракту не можуть встановлюватися запогодженням сторін наступні умови:

> підстави звільнення працівника;

> дисциплінарні стягнення, не передбачені законодавством;

> введення для працівників повної матеріальної відповідальності, крім випадків, передбачених статтею 121 КЗпП РФ.

Контракт складається у двох примірниках, підписується керівникомі працівником, засвідчується печаткою. Один примірник контракту зберігається напідприємстві, другий - у працівника.

Трудові контракти можуть включатися до складу особистих справ працівниківпідприємства. У цьому випадку їх термін зберігання відповідає терміну зберіганняособистих справ (75 років). Якщо особисті справи не заводяться, контракти формуються вокрему справу за алфавітом прізвищ працівників. Трудові контракти зберігаються
75 років - "В", якщо відсутні з яких-небудь причин накази по особовомускладу, і - 5 років після звільнення працівника за наявності наказів.

Накази по особовому складу

Наказами по особовому складу оформляються прийняття, звільнення та перекладівспівробітників підприємства. Укладання трудового контракту з працівниками невиключає видання наказу по особовому складу про його зарахування на роботу
(стаття 18 КЗпП РФ).

Накази з особового складу групуються в окрему справу і маютьсамостійну нумерацію з додаванням індексу "л/с" (№ 1 л/с, № 2 л/с ...).

Оформляються накази по особовому складу на бланках підприємства длявнутрішніх документів.

Реквізит "заголовок до тексту" наказу по особовому складу може бутиоформлений наступним чином: "Про прийом на роботу Зотова А.В.", "Прозвільнення Гудкова Л.І. "," Про зміну штатів АТ "(якщо наказ стосуєтьсяприйняття і звільнення відразу кількох працівників).

Текст наказу ділиться на констатує і розпорядчу частини. Упершим частини наказу можуть бути зазначені причини його видання/наприклад, фактипорушення трудової дисципліни. На розсуд керівника констатуючачастина наказу може не вказуватися.

Друга, розпорядча частина наказу, починається словами:
"ПРИЗНАЧИТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", які друкуються від межі лівогополя. Після них, наступним рядком вказується прізвище працівника
(прописними літерами), ім'я та по батькові (без скорочень), посаду, термінзвільнення, призначення або переведення; стаття КЗОТ РФ (у випадку звільнення).
При прийомі на роботу зазначається оклад працівника, вид прийому (постійнаабо тимчасова робота), з випробувальним строком або без нього і т. п.

Накази по особовому складу можуть складатися на декількохспівробітників незалежно від того, приймаються вони на роботу абозвільняються. Такі накази складаються з кількох пунктів, кожен з якихстосується окремого співробітника.

Тексти наказів по особовому складу, як правило, однотипні і можутьбути представлені в формалізованому вигляді.

Аналогічно можна скласти наказ про звільнення, для цього необхіднозмінити:
> у реквізиті "заголовок" фразу "Про прийом" на "Про звільнення ...";< br>> графу" вид прийому "на" причину звільнення ";
> графу" дата прийому "на "дату звільнення".

У графі "підстава" вказуються документи, що послужили причиноюзвільнення (заява, доповідна або пояснювальна записка) чи стаття
КЗОТ РФ, відповідна причину звільнення.

Накази про переведення на іншу посаду всередині підприємства також можутьбути представлені в формалізованому вигляді. У цьому випадку слід вказатинову посаду та оклад, новий структурний підрозділ і вид перекладу.
Якщо переклад тимчасовий, необхідно вказати його строк.

Накази з особового складу візуються юрисконсультом, заступникомдиректора по кадрах або іншою посадовою особою, в обов'язки якоговходить робота з персоналом фірми.

Накази по особовому складу оголошуються працівнику під розписку (стаття
18 КЗОТ РФ). Відмітка про ознайомлення з наказом проставляється нижчереквізитів "підпис" і "віза" самим працівником і містить наступне: "Знаказом ознайомлений ", підпис працівника і дату ознайомлення. Особливонеобхідна ця позначка на наказах про звільнення, оскільки при виникненнітрудових спорів працівник має право звернутися до суду в місячний термін з дняознайомлення з наказом (стаття 211 КЗпП РФ).

Накази по особовому складу зберігаються 75 років (стаття 19 б "Перелікудокументів із зазначенням термінів зберігання ").

У процесі діяльності організації можуть видаватися інші накази пороботі з кадрами: про заохочення, стягнення, відпустки, і т.п., термін зберіганняяких не перевищує 3 роки (стаття 19б). Такі накази мають індекс (№ 1 к,
№ 2 к. ..) і формуються в самостійне справу.

Щоб скоротити кількість ділових "паперів", що видаються за стандартнимиситуацій, розроблені бланки, які містять відразу кілька документів.
Наприклад, при оформленні відпустки заповнюється бланк відпускної записки на 1аркуші, що включає заяву, розпорядження і розрахунок заробітної плати. Наказпро надання відпустки в цьому випадку не складається, тому що записка провідпустці містить розпорядження керівника, і отже, має силунаказу.

Трудові книжки

Трудові книжки на працівників ведуться на всіх підприємствах,організаціях незалежно від форми власності.

Трудова книжка належить до основних документів, що підтверджуютьзагальний, безперервний, і спеціальний стаж роботи (стаття 39 КЗпП РФ). Закономзабороняється мати кілька трудових книжок.

При прийомі на роботу трудову книжку представляють особі, що ведедокументацію по особовому складу.

На працівника, що поступає на роботу вперше, заводиться трудовакнижка, яка заповнюється в його присутності не пізніше тижневого строкупісля прийому на роботу. Записи в трудовій книжці проводяться на підставіпаспорта та документів, що підтверджують освіту і професію.

На титульному аркуші трудової книжки вказується прізвище, ім'я та по батьковіпрацівника повністю без скорочень. Дата народження у трудовій книжці повиннамістити число, місяць і рік.

Відомості про освіту (середня, середня спеціальна або вища) іспеціальності або професії вказуються на підставі документів:атестатів, дипломів, сертифікатів; довідок, якщо освіта незакінченавища.

На титульному листі обов'язково ставиться підпис особи, яка видалатрудову книжку, і печатку підприємства, де вона була вперше заповнена;

Запис на наступних сторінках трудової книжки починається простановкиштампу підприємства або написання від руки найменування підприємства,наприклад, АТ "ЕВРІС".

Якщо підприємство змінило свою назву, то робиться запис про слушноюрядком, наприклад АТ "ГЕЗ" з 01.01.95 перейменовано в ЗА "ГЕЗ і Со".

У графі 1 проставляється порядковий номер запису,

У графі 2 - дата прийому (09.10 .1998),

У графі 3 - вказівка дії і посада (прийнята на посадуменеджера; звільнена за власним бажанням; переведена на посадуначальника відділу),

У графі 4 - підстава (наказ від 07.10.98 № 17 л/с).

Усі записи проводяться в точній відповідності з наказом про прийом,перекладі або звільнення акуратно, без закреслень і помарок). Якщо все ж такивиникає необхідність виправлень, то вони обумовлюються і засвідчуютьсяпідписом посадової особи та печаткою.

Особисті картки

Основним документом з обліку персоналу підприємства є особистакартка форми Т-2, яка заводиться на всіх працівників підприємства,прийнятих на постійну або тимчасову роботу.

Усі записи в картці робляться на підставі документів,наданих працівником. На підставі паспорта, в розділі I "Загальнівідомості "вказуються прізвище, ім'я, по батькові, рік і місяць народження, номер,серія паспорта, коли і ким виданий, домашня адреса. Дані про загальний табезперервному стажі роботи, а також про переміщення співробітника вказують напідставі записів у трудовій книжці. Для заповнення розділу II "Відомості провійськовому обліку "дані беруться з військового квитка працівника.

У новому варіанті особової картки виключені застарілі позиції
(національність, партійність, членство у ВЛКСМ і профспілці).

В обов'язковому порядку проставляється дата заповнення особової картки іособистий підпис працівника.

На зворотному боці картки містяться розділи III "Призначення іпереміщення ", IV" Відпустки ", V" Додаткові відомості "і" Дата і причиназвільнення ". Найбільш важливими є відомості розділу III і" Дата іпричина звільнення ".

Записи в цих розділах повинні містити посилання на дати і номеранаказів про призначення, переведення або звільнення працівника. Ці відомостіповинні заповнюватися з особливою ретельністю, тому що вони нерідко служатьпідставою для підтвердження трудового стажу працівника. В кінці кожноїзаписи в розділі "Призначення і переміщення" повинна стояти підписпрацівника, на якого заведена картка.

У розділі "Додаткові відомості" записуються дані про підвищеннякваліфікації, знання іноземної мови, друга спеціальності, інвалідностіі т. п.

Заповнюються особисті картки рукописних або машинописним способомособою, відповідальною за роботу з персоналом фірми або секретарем -референтом. Усі записи мають бути без скорочень. Особова картказаводиться на працівника в одному примірнику, зберігається в сейфі в окремійкартотеці, складеній за алфавітом прізвищ, працівників.

Картки звільнених співробітників формують у самостійне справу заалфавітом (за трьома першими літерами прізвища). Перед здачею справи до архіву всікартки повинні бути пронумеровані, на них складений внутрішній. Термінзберігання особистих карток ф.Т-2 - 75 років - "В" (стаття 504 "Перелікудокументів із зазначенням термінів зберігання ").

Особові справи

Особиста справа (досьє) являє собою сукупність документів,містять відомості про працівника. Особові справи можуть заводитися па всіхпрацівників підприємства, але частіше за все - на керівників і провіднихспеціалістів (при цьому на інших працівників оформляють особисті карткиф.Т-2).

Підприємство має право сама вирішити питання про те, які документи, особистікартки чи особисті справи, заводити на співробітників.

До складу особової справи повинні входити наступні документи:

> внутрішній опис документів, що є в особовій справі;

> анкета або особовий листок з обліку кадрів;

> автобіографія або резюме;

> копії документів про освіту;

> копії документів про затвердження на посаді;

> характеристики чи рекомендаційні листи;

> трудовий контракт (договір);

> копії наказів про призначення, переведення, звільнення;

> доповнення до особового листка по обліку кадрів;

> довідки та інші документи, що відносяться до даного працівника.

"Внутрішня опис документів, що є в особистому діда" міститьвідомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, заголовках,дати. Листи особової справи і його внутрішнього опису нумеруються окремо.

Внутрішня опис підписується се укладачем із зазначенням посади,розшифровки підпису та дати складання.

"Особовий листок з обліку кадрів" містить біографічні відомості пропрацівника, його освіту, виконуваної роботи з початку трудовоїдіяльності, сімейний стан та ін

Особовий листок заповнюється від руки самим працівником при вступі нароботу. При його заповненні використовуються Наст?? е документи:

> паспорт;

> трудова книжка;

> військовий квиток;

> документ про освіту (диплом, посвідчення, сертифікат, свідоцтво, атестат), документи Вищої Атестаційної комісії

(ВАК) про присудження наукового ступеня і про присвоєння вченого звання

(диплом та атестат); < p>> документи про наявні винаходи;

У графі "Освіта" особового листка застосовують формулювання:

"початкове", "неповна середня", "середнє", "середня спеціальна",
"незакінчена вища", "вища" - залежно від того, який документ проосвіті є у працівника.

У графу "Виконувана робота з початку трудової діяльності" відомості пророботі беруться з трудової книжки. У цій графі фіксується навчання внавчальному закладі, що передує трудової діяльності.

У графі "Сімейний стан" використовуються наступні формулювання:
"одружений" ( "замужем"), "развсден (а)", "вдівець (вдова)", "неодружений"
( "незаміжня"), після чого перераховуються всі члени сім'ї із зазначенням ступеняспоріднення ( "батько", "мати", "дружина", "чоловік", "син", "дочка"). При цьомувказуються, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження кожного члена сім'ї.

У практиці оформлення прийому на роботу часто використовується "Анкета" --документ аналогічний "Особовому листку по обліку кадрів". На відміну від особистоголистка, анкета підписується не тільки самою особою, що стають на роботу,але і співробітником, відповідальним за персонал фірми.

У деяких: комерційних підприємствах що поступає на роботунадає "Автобіографію" або "Резюме".

При формуванні особової справи в нього поміщають копії документів проосвіту (атестат, диплом, сертифікат та ін.) Копії можна зніматитільки з оригіналів цих документів.

Копії документів про затвердження на посаді поміщаються в особисті справикерівників фірми. Це може бути копія протоколу засідання Радидиректорів або засновників фірми або копія протоколу зборів акціонерів,обрав або затвердила своїм рішенням призначення посадової особи.

У тому випадку, якщо при прийомі на роботу або при затвердженні впосади представлялися характеристики чи рекомендаційні листи, вонитакож підшиваються до особової справи працівника.

Трудові контракти (договори), укладені з працівником, можуть входитидо складу документів особової справи або зберігатися окремо. У особиста справапоміщається повністю оформлений, підписаний директором і працівником,завірений печаткою примірник контракту.

"Доповнення до особовому листку по обліку кадрів" - це документ,призначений для фіксування змін до трудового і особистого життяспівробітника, що відбулися після заповнення ним особового листка по обліку кадрів
(або анкети). Цей документ включає: прізвище, ім'я, по батькові працівника ідва розділи для внесення змін доповнень, оформлені у вигляді таблиці.
У першому розділі фіксуються відомості про роботу, про переміщення за службі зпосиланням на накази по особовому складу.

У другій розділу заносяться відомості про зміни у професійній таособистого життя працівника (наприклад, зміна сімейного стану, місцяпроживання), в освіті, в підвищенні кваліфікації, у знанні іноземнихмов і т. п. При цьому всі внесені доповнення повинні бути підтвердженівідповідними документами.

У особиста справа можуть бути включені такі документи, як спискивинаходів, наукових праць та ін Необхідно мати на увазі, що згідно зі статтею 19
КЗОТ РФ забороняється при прийомі на роботу вимагати від вступника особидокументи, не передбачені законодавством.

Особиста справа заводять після видання наказу про прийняття працівника. Всідокументи, що відносяться до особової справи, у міру надходження (ухронологічному порядку) підшиваються у папку-швидкозшивач. На її обкладинцівказуються повністю: прізвище, ім'я, по батькові співробітника.

Особові справи співробітників підприємства зберігаються інспектором по персоналуабо секретарем-референтом в сейфі і видаються у тимчасове користування лишепевних посадових осіб. Зміни в особисті справи вносяться тількиособами, відповідальними за їх ведення.

Особові справи звільнених працівників повинні передаватися на архівнезберігання та зберігатися 75 років - "В" (статті 498в, 500 "Переліку документів ззазначенням термінів зберігання ").

висновок

Трудові правовідносини підприємства з працівником регулюються Кодексомзаконів про працю (КЗпП) Російської Федерації. На підставі статей Кодексу напідприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок оформлення прийому,звільнення і переведення співробітників.

Документи по особовому складу є найбільш важливими документами івимагають особливої ретельності і акуратності при оформленні, веденні ізабезпечення збереження протягом тривалого терміну.

При роботі з документами по особовому складу необхідно враховувати, щоперсональні дані (відомості про факти, події і обставини трудовоїдіяльності та особистому житті) громадян, Закон РФ «Про інформацію,інформатизації та захисту інформації »відносить до категорії конфіденційноїінформації.

Література

1. Бондирева Т.Н. Секретарское справу. -М. 1989
2. Глушков В.М. Основи паперової інформації. -М. 1982
3. ГОСТ 6.38-90. Система організаційно-розпорядчої документації:

Вимоги до оформлення документів/Державний комітет СРСР з управління якістю продукції і стандартам. -М. 1990
4. Державна система документаційного забезпечення управління:

Основні положення: Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. -М. 1991
5. Єдина державна система діловодства: Основні положення. -М

. 1975
6. Еремченко В.П. Удосконалення документаційного забезпечення управління в сучасних умовах.// Використання Єдиної державної системи документаційного забезпечення управління в роботі з управлінськими документами та забезпечення їх збереження у відомчих архівах. - Л. 1991
7. Лихачев М.Т. Документи і діловодство: Довідковий посібник. -М. 1991
8. Соколова А.Н. Розробка концепції документаційного забезпечення управління.// Використання принципів Єдиної державної системи документаційного забезпечення управління в роботі з управлінськими документами та забезпечення їх збереження у відомчих архівах.
9. Довідник з підготовки та оформлення офіційних документів-М. 1993
10. Типова інструкція з діловодства у міністерствах і відомствах РФ.

-М. 1995