Діловодство

Маркетинг

Міністерство загальної та професійної освіти Російської Федерації

Ростовська-на-Дону Державна академія сільськогосподарського машинобудування

Кафедра «Економіка і менеджмент в машинобудуванні»

Самостійна робота

Виконав: В.А. Нестеренко

Ст. гр. КЗЕУ-1

Перевірив:

Ростов на Дону, 2000 г

Зміст

Введення
1. Формуляр-зразок
1.2 Реквізити
2. Організаційно розпорядчі документація
2.1 Розпорядження
2.2 Наказ
2.3 Протокол
3. Довідково-інформаційна документація
3.1 Довідка
3.2 Доповідна записка
3.3 Пояснювальна записка
3.4 Акт
4. Документи по особовому складу
4.1 Заява
4.2 Автобіографія
4.3 Характеристика
4.4 контракту
4.5 наказу по особовому складу
5. Сучасно-діловий лист
5.1 Інформаційне
5.2 Супровідний
5.3 Міжнародне

Введення

Термін «діловодство» характеризує сукупність робіт подокументування управлінської діяльності установ і організації в нихдокументів. Поняттям «документ» визначається інформація, записана будь-якимспособом на будь-якому матеріалі, видана чи отримана будь-яким фізичним абоюридичною особою, в будь-якій організації для використання у своїйдіяльність. Таким чином, поняття «управління», «інформація»,
«Діловодство», «документ» органічно взаємопов'язані. Не випадковоавтори, що вивчають еволюцію управлінської думки, починають звіт відшумерської писемності на глиняних табличках, датованих третімтисячоліттям до нашої ери. Ці перші документи містять інформацію прокомерційних справах і законах Шумеру, будучи доказоміснування діловодства та практики управління ще в стародавньому світі.
Вирішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло врозвинених країнах два основних етапи, Перший етап 1970-1980рр. У цей часбільшість авторів вважали, що «паперове управління» не потрібно і застаріло.
Однак другий етап діловодства показав, що «паперовий» потікзбільшується, і робиться висновок, що існування традиційногоділоводства та обробки документів на ЕОМ будуть вельмитривалим.

Формуляр-зразок. Реквізити.

1 - Державний герб
2 - Емблема організації
3 - Зображення нагород
4 - Код організації ОКПО
5 - Код документа по ОКУД
6 - Найменування міністерства або відомства
7 - Найменування організації
8 - Найменування структурного підрозділу
9 - Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу, телефону, номер рахунку в банку
10 - Назва виду документа
11 - Дата
12 - Індекс
13 - Посилання на індекс та дату вхідного документа
14 - Місце індекс документа
15 - Гриф обмеження доступу до документа
16 - Адресат
17 - Гриф затвердження
18 - Резолюція
19 - Заголовок до тексту
20 - позначка про контроль
21 - Текст
22 - позначка про контроль
23 - Підпис
24 - Гриф узгодження
25 - Візи
26 - Друк
27 - позначка про завірення копії
28 - Прізвище виконавця номер його телефону
29 - позначка про виконання документа і направлення його до справи
30 - позначка про перенесення даних на машинний носій
31 - позначка про надходження

ЗАТ «Хвиля»

344058, м. Ростов на Донувул. 2-я Краснодарська 147
Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

"__"_________ ____ р. Nо. _____________

р. ________________

Про проведення ремонтних робіт
У зв'язку з аварійним станом опалювальної системи в кімнаті Nо. _________

зобов'язує:

1. Провести ремонтні роботи у кімн. Nо. _____.

Відповідальний - _______________________________________________.

Термін виконання - "__"________ ____ р.

2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на ______

_______________________________________.

(посада, П.І.Б.)

________________________ __________________ __________________

(посада керівника) (особистий підпис) (розшифрування)

___________________________________________________

ЗАТ «Хвиля»

344058, м. Ростов на Донувул. 2-я Краснодарська 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596

НАКАЗ

"___"__________ ____ р. Nо. __________ Р. ______________ про прийом на роботу за контрактом на посаду головного бухгалтера

1. _____________________________________________ Вважати прийнятим

(вказати прізвище, ім'я, по батькові) на посаду головного бухгалтера підприємства на умовах укладеного з ним контракту від "___"__________ _____ р.

2. З метою забезпечення виконання умов зазначеного контрактуголовному бухгалтеру у термін до "___"____________ ____ р. підготуватипроекти: розпорядження директора підприємства, що передбачає інформуванняпідрозділів, служб, посадових осіб та інших працівників підприємства прощо стосуються їхніх умовах контракту; наказів директора про забезпечення реалізації головним бухгалтеромправ, наданих їй контрактом, а також інших умов контракту.

Підстава: контракт від "___"__________ ____ р.

Директор ________________________________

(підпис і його розшифровка)

З наказом ознайомлений "___"___________ ____ р.

Головний бухгалтер _____________________________

(підпис і його розшифрування)

ПРОТОКОЛ №. _____

Засідання Ради директорів

___________________________________ р. ____________ "___"__________ ____ р.

ПРИСУТНІ:

На засіданні Ради директорів ______________ присутні ______ з
_________ Членів Ради директорів _______________________________: _________________________________, __________________________________, ___________________________. Рада директорів відповідно до Статутумає право приймати рішення.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Обрання Голови Ради директорів.

СЛУХАЛИ:

1. ____________________ З пропозицією про обрання Головою

(П.І.Б.)

Ради директорів ___________________.

(П.І.Б.)

ГОЛОСУВАЛИ:

З першого питання: "ЗА" - ____________. "ПРОТИ" -
_______________ "Утримався" - _________________.

РАДА ДИРЕКТОРІВ ВИРІШИЛА:

1. Призначити ______________________________ головою Ради

(П.І.Б.) директорів __________________________________________.

(найменування акціонерного товариства)

ПІДПИСИ:

____________________ (____________________)

ЗАТ «Хвиля»

344058, м. Ростов на Донувул. 2-я Краснодарська 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596
_____________________________

(найменування керівника підприємства)

ДОВІДКА
____________________________

(П.І.Б.)

"__"_______ ____ р.

№. ______________ Р. _______________

Про закупівлю меблів та обладнання

Відповідно до плану модернізації конторських меблів та обладнанняв __ кварталі ____ р. були закуплені наступні комплекти меблів іобладнання:
1. Стільці офісні - 25 шт.
2. Столи офісні - 30 шт.

Довідка складена на підставі ______________________________________

Головний бухгалтер ______________

(підпис)

У справу №. ________

"__"_______ ____ р. _____________________

(підпис виконавця)

ЗАТ «Хвиля»

344058, м. Ростов на Донувул. 2-я Краснодарська 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596 Директорупідприємства

________________________

(П.І.Б.)

Доповідна записка

"__"_______ ____ р.

№. _______________

Справжнім, повідомляю, що мною були проведені маркетинговідослідження ринку кабельно-провідної продукції. Результати та звітнітаблиці наведено у службовій записці № 125 від 12.10.2000г.

У справу №. ________

"__"_______ 199_ р.

_________________________

(підпис виконавця)

ЗАТ «Хвиля» 344058, м. Ростов на Донувул. 2-я Краснодарська 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596 Директорупідприємства

________________________

(П.І.Б.)

ОБЬЯСНІТЕЛЬНЯ ЗАПИСКА

"__"_______ ____ р.

№. _______________

Затримка постачання продукції в Філія № 1 м. Краснодар, сталася черезполомки на трасі гальмівної системи автомобіля МАЗ (держномер А 256 РВ 61).

У справу №. ________

"__"_______ 199_ р.

_________________________

(підпис)

ЗАТ «Хвиля»

344058, м. Ростов на Донувул. 2-я Краснодарська 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596

АКТ №
_______ Здачі-приймання справ м. _____________ "___"________ _____ р.

Цей акт складений колишнім __________________________________

(посада, прізвище, ім'я, по батькові)

___________________ __________________________________________________

(назва підприємства) та новопризначеним головним _________________________________________

(посада, прізвище, ім'я, по батькові) в тому, що на підставі наказу №. ____ Від "___"____________ _____ р. ними проведена здавання-приймання справ станом на "___"________ _____ р.

Здача-приймання проводилася в присутності _______________________ _____________________________________________________________________.

(посада, прізвище, ім'я, по батькові)

У результаті здачі-приймання справ встановлено, що:

1. Головна книга повністю заповнена станом на
"___"____________ Р. Дані синтетичного обліку повністю відповідаютьвідповідним позиціях аналітичного обліку.

2. Пред'явлені картки аналітичного обліку за рахунками 01, 10, 70.

3. Пред'явлені журнали-ордери за січень-вересень поточного року,відомості аналітичного обліку за рахунками 60, 61, 63, 64, 65, 67, 68, 69,
71, 75, 76, 78, 79 і Книга обліку депонентів.

4. Пред'явлені акти раптової ревізії за I, II і III квартали _____р.

5. Передано висновок незалежної аудиторської перевірки річнихзвітів підприємства за _____ і _____ рр..

6. Передано архів за _____ - _____ рр.. в кількості _____________ (_____________________) Справ за описом.

7. Здано за описом довідково-нормативна література.

Програма:

1. Опис справ архіву підприємства.

2. Опис довідково-нормативної літератури на двох сторінках.

Справи здав __________________

(підпис)

Справи прийняв __________________

(підпис)

При здачі-приймання справ були присутні:

_____________________ ________________

(посада) (підпис)

________________________________________

(керівник)

________________________________________

(найменування підприємства чи установи)

Від _____________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

адреса: __________________________________

________________________________________

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене з "__"__________ _____ р. на роботу в (цех, відділ) _______________________________ На посаду (або за професією)
_____________________________________________________________________

"___"____________ ____ р. __________________

(підпис)

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Нестеренко Володимир Олександрович, народився 20.02.1969 р. у м. Красний
Луч, Ворошиловградської області. З 1971 р. проживаю в м. Ростов-на-Дону.
У 1984 р. закінчив школу № 37, потім вступив до Ростовського Радіотехнічний
Технікум. У 1988 р. захистив диплом за фахом - радіолокація.
З 1988 по 1990 р.р. проходив службу в армії.
В даний час працюю в комерційній організації і навчаюся на заочномувідділенні в Академії Сільськогосподарського Машинобудування.

28.10.2000 р.

ХАРАКТЕРИСТИКА

Рудакова Олега Васильовича, що працює в ЗАТ «Хвиля» інженером відділупостачання.

Рудаков Олег Васильович за час роботи в ЗАТ «Хвиля»,зарекомендував себе, як відповідальний і обов'язковий працівник і людина.
Олег володіє нестандартним складом розуму, ініціативний і комунікабельний, зколегами по роботі легко знаходить спільні інтереси, що позитивно позначаєтьсяна згуртованості колективу. Олег неодноразово був відзначений і заохоченийкерівництвом за досягнуті результати в роботі.

Характеристика видана для надання в клуб «Гігант»

Директор ЗАТ «Хвиля»
_______________________________ Начальник відділу постачання _______________________________

25.10.2000 р.

КОНТРАКТ № _____________ р. _______________ "___"___________ 199_ р.

_____________________________________________________________________, (повне найменування організації)

акредитований в якості Державного центру випробувань засобів вимірювань (реєстраційний номер __________), органу з сертифікації приладобудівної продукції (реєстраційний номер ________________) та випробувального центру приладобудівної продукції (реєстраційний номер _______________), іменований далі ВИКОНАВЕЦЬ, в особі _________

_____________________________________________________________, з одного

(посада, прізвище, ім'я, по батькові) боку, і фірма __________________________, що іменується далі Замовник,

в особі Директора московського представництва ______________________,

(П.І.Б.) з іншого боку, уклали цей КОНТРАКТ про наступне:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ

1.1. ЗАМОВНИК доручає, а ВИКОНАВЕЦЬ бере на себе проведенняробіт з дослідження і сертифікації приладів, наведених у Додатку 1 досправжньому КОНТРАКТОМ.

2. ЦІНА І ПОВНА ВАРТІСТЬ КОНТРАКТУ

2.1. Ціна встановлюється в доларах США. Сума контракту складає
_________________(__________________________) Доларів США.

(сума цифрами і прописом)

3. ТЕРМІНИ ВИКОНАННЯ ДОГОВОРУ

3.1. Перша частина досліджень та сертифікації проводиться на фірмівиробника в ______________ протягом __ днів, друга - на фірмі
ВИКОНАВЦЯ протягом ________ місяців.

3.2. Результати досліджень та сертифікації апаратури передаються
ЗАМОВНИКУ протягом ______ місяців після закінчення першої частини робіт.

3.3. Робота по КОНТРАКТОМ завершується видачею Сертифікатів
Держстандарту України встановленого зразка, що засвідчує реєстраціюзасобів вимірювання у Державному Реєстрі і дозволяє їх ввезення тазастосування на території Російської Федерації і вважається прийнятою післяпідписання Сторонами Акту про закінчення робіт за КОНТРАКТОМ.

4. УМОВИ ПЛАТЕЖУ

4.1. Оплата через КОНТРАКТОМ проводиться в два етапи:

- ______________________(__________________________) доларів США

(сума цифрами і прописом) виплачуються протягом _____ днів після закінчення робіт на фірму виробника;

- _______________________(_________________________) доларів США

(сума цифрами і прописом) виплачуються протягом _______ робочих днів після підписання

СТОРОНАМИ АКТА про закінчення робіт за КОНТРАКТОМ.

4.2. Усі банківські витрати при переказі грошей несе ЗАМОВНИК.

4.3. У всіх платіжних документах посилання на номер і дату КОНТРАКТУукладення обов'язкове.

5. ПРЕТЕНЗІЇ

5.1. У разі отримання неповного переліку документів ЗАМОВНИК маєправо заявити ВИКОНАВЦЮ претензії протягом _____ днів з дати підписання
Акта. Документом, що підтверджує обгрунтованість претензії, сторони визнають
АКТ експертизи Арбітражній комісії м. _____________.

5.2. ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язаний розглянути конкретну претензію протягом
_______ Днів з дати її отримання та представити ЗАМОВНИКУ пропозиції щодоврегулювання претензій із зазначенням термінів її врегулювання.

6. САНКЦІЇ

6.1. У випадку, якщо підготовка документації буде продовжена не втерміни, зазначені в КОНТРАКТІ, ВИКОНАВЕЦЬ сплачує ЗАМОВНИКУ штраф урозмірі ______% від вартості КОНТРАКТУ за кожний день прострочення, але небільше _____% від загальної вартості КОНТРАКТУ.

7. ФОРС-МАЖОР

7.1. Жодна зі сторін не буде нести відповідальність за невиконаннясвоїх обов'язків, внаслідок повені, землетруси, війни та іншихстихійних лих, підтверджених у триденний термін Торгово-Промислової
Палатою країни, в якій ці обставини сталися. У цьому випадкувиконання зобов'язань у строк, встановлений у КОНТРАКТІ, пропорційновідсувається на час дії відповідної обставини.

8. ДОДАТКОВІ УМОВИ

8.1. ____________________________________________________________

Застосовне право є законодавство _____________________.

Справжній КОНТРАКТ підписаний у двох примірниках англійською таросійською мовами, обидва тексти мають однакову юридичну силу.

9. ЮРИДИЧНІ АДРЕСИ СТОРІН

ЗАМОВНИК: _______________________________________________________

______________________________________________________________________

ВИКОНАВЕЦЬ:
____________________________________________________

______________________________________________________________________

ПІДПИСИ СТОРІН:

Замовник: Виконавець:

___________________ ____________________

ЗАТ «Хвиля»

344058, м. Ростов на Донувул. 2-я Краснодарська 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596

НАКАЗ № ______ по особовому складу

"___"_____________ ____ р.

Призначити _______________________________________________________

( прізвище, ім'я, по батькові) на посаду _________________________________________________________

(за специфікацією, кваліфікації) з "___"___________ ____ р. по "___"_____________ ____ р.

Умови оплати та термін роботи - згідно з укладеним трудовимконтрактом.

___________________________ __________________

(посада керівника)

(підпис)

З наказом ознайомлений: ___________________

(підпис)

ЗАТ «Хвиля»

344058, м. Ростов на Донувул. 2-я Краснодарська 147
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596
Директору АТ «Стройресурс»

Г-ну Корнакову О.Є.

121069, Москва,

вул. Пушкіна 456 оф. 116

Про поставки товару у філію

Шановний Андрій Євгенович!

Просимо Вас, розглянути можливість поставки товару згідно договору №
1213 від 03.05.2000г. безпосередньо до філії ЗАТ «Хвиля» знаходиться в м.
Краснодар. Спосіб доставки виправте окремим повідомленням.

З повагою до Вас,комерційний директор ЗАТ «Хвиля »________________ Нікітін В.І.

02.07.2000 р.

ЗАТ« Хвиля »
Директору ПКФ «РУНО»

344058, м. Ростов на Дону 356985, м.
Липецьквул. 2-я Краснодарська 147 г-ну
Колосову Н.Т.
Тел.: (8632) 248975
Факс: (8632) 228596

супровідному листі до ДОГОВОРУ

"__"__________ 199__ р.
No. _________

Направляю Вам 2 примірники проекту договору на постачання

___________________________________________ від "___"_________ 199__ р.

(найменування продукції (товарів))

No. ________.

Прошу Вас підписати договір, скріпити печаткою і протягом _______ днів один примірник договору повернути на нашу адресу.

Додатки: 2 прим. проекту договору (усього на ___ аркушах).

Керівник організації __________________________

(підпис)