Екскурсійно-виставкова робота

Маркетинг

Зміст

Стор.

ВСТУП 3

Класифікація виставок 4

Види виставок 4

Критерії вибору і рішення 6

Типи торговельних ярмарків і виставок 6

Підготовка виставки 11

Цілі участі у виставці 11

Планування виставки 11

Оформлення стенду 14

Реклама 15

Структура заходів ділової програми виставки 18

Офіційні заходи 18

Професійні заходи 18

Конкурсна програма 19

Освітні заходи 20

Презентаційні заходи 20

Структура Promotion виставкового проекту. 23

Інформаційна підтримка. Медіапланування. 23

Форми роботи зі ЗМІ 23

Етапи рекламної кампанії 24

Виставка «Ваш дім, Одеса» 28

ЗАКЛЮЧНІ 30

ЛІТЕРАТУРА: 31

ВСТУП

Виставки - ефективний ресурс для організації і проведення соціо -культурних і маркетингових досліджень, т оскільки вони дають зацікавлениморганізаціям велику прикладну інформацію. Кожна виставка єсвоєрідним зрізом цілком конкретної ринкової ситуації, вона даєможливість не тільки здійснювати пошук відповідних ринків, але йбрати участь виході на ці ринки за допомогою найбільш ефективних способів.
Кожна виставка - важлива і, що є цінним, ємна в плані матеріальних витратчастина маркетингового плану будь-якої організації, що приймає в нійучасть у ролі експонента, відвідувача або, тим більше, організатора.

Цінність досліджень на виставках полягає в тому, що вони, з одногобоку,:
• дають можливість одержати багатий обсяг даних швидко дешевше, ніж у звичайних умовах,
• дозволяють досягти поглибленого розуміння ринкової ситуації, не орієнтуючись на витратний і довготривалі масовий збір даних
• оскільки багато виставки проводяться з визначеною періодичністю і по конкретній тематиці, вони дозволяють відслідковувати динаміку різних показників, а число так трендів може досягати значної величини;
• дослідження на виставках дозволяють визначити нові тенденції у розвитку ринку, виявити що утворилися лакуни і зосередити увагу на вивченні тих сегментів, які представляються найбільш перспективними.

Учасники виставки утворюють цілком конкретне співтовариство і володіють величезним обсягом найрізноманітнішої і надійної маркетингової інформації.

Класифікація виставок

Види виставок

Виставковий ринок сформувався в динамічний, що швидко розвиваєтьсясектор економіки. Він благополучно проникнув в усі дозріли для цього галузіекономіки Росії, тією чи іншою мірою захопив усі регіони країни і міцнозайняв своє місце в просуванні товарів і послуг від виробника доспоживачеві. Участь у виставках сьогодні є неодмінною складовоюуспіху тієї чи іншої фірми.

Кількість виставок і різноманітність їх тематик в останні роки помітнорозширилося. За даними Асоціації Чорноморських Виставок тільки в Одесі в
1999 заплановано проведення 78 виставкових заходів. Якпотенційному учаснику не помилитися при виборі відповідної виставки? Якііснують критерії вибору?

Перш за все, необхідно зібрати відомості про всіх виставках, затематиці близьких до діяльності фірми. Інформацію про виставки можнаотримати як у Національному виставковому центрі та Торгово-промисловоїпалаті Росії, так і безпосередньо в організаторів, крім того, планивиставок друкуються авторитетними діловими виданнями. Однак основнінадії щодо доведення своєї інформації до потенційних учасниківорганізатори покладають не на газети, а на пряму поштову розсилкузапрошень (інформаційних листів). З цією метою кожен великий організаторвиставок підтримує базу даних фірм за галузями. Тому найкращий спосібнічого не пропустити і бути впевненим у своєчасному отриманні інформаціїпро майбутні виставки - повідомити відомості про себе всіх великихорганізаторам виставок для включення у відповідні бази даних.

Зверніть увагу на тип виставки. Виставки прийнято класифікувати затериторіальному, галузевому і тематичним ознаками.

Класифікація виставок за територіальною ознакою:

. Міжнародні - за участю представників з різних країн,

. Міжрегіональні - за участю представників з різних регіонів всередині однієї країни,

. Регіональні - за участю представників з різних міст, станиць, колгоспів і т. д. одного регіону.

Класифікація виставок за галузевою ознакою:

. Універсальні (ярмарку)

. Багатогалузеві

. Спеціалізовані

Кожна конкретна виставка, яку можна більшою або меншою міроювіднести до того чи іншого типу, має в кінцевому результаті власноїіндивідуальністю і характерними рисами.

Отже, план виставок перед вами. Тепер потрібно вирішити наступні питання:

. яка кількість виставок в рік поєднується з маркетинговою стратегією і фінансовим станом фірми;

. чи будете ви брати участь у регіональних або міжнародних виставках,

(це визначається планами вашого просування на регіональні та зовнішні ринки);

. чи будете ви брати участь в універсальних виставках або ж тільки в галузевих.

Власний товар або послуги повинні відповідати темі виставки табути присутнім в номенклатурі організатора. Виставка має бутиорієнтована на намічені цільові групи покупців. Ці дві умовиобов'язкові.

З точки зору складу експонентів, виставка повинна давати щонайменшепредставницький огляд відповідного спектру пропозиції, а ще краще --якщо в складі її учасників є всі провідні виробники даних груптоварів; на регіональних заходах вони можуть бути представлені і черезпродавця.

Критерії вибору і рішення

Для того, щоб виставки зайняли належне місце серед інструментівмаркетингу, необхідний ретельний відбір. Вибір по регіонах і цільових груп
(див. гл. 2 Виставки серед інструментів маркетингу), а внаслідок цьоготакож відбір експонатів і персоналу (див. гл. 6-9). У світі виставок цейпринцип добору давно став визначальним. У Німеччині, країні виставок,диференціація розвита особливо сильно.

Вибір відповідної виставки готується вже за письмовим столом, такяк в остаточному рішенні повинні бути враховані багато критерії, які дотого потрібно системно оцінити. «Усі конкуренти тут, тому ми теж повиннібути представлені », це спрощення в пошуках рішення, тому воно не врахунок.

Типи торгових ярмарків і виставок

Виставки в Німеччині за останні десятиліття перетворилися в системупов'язаних один з одним спеціалізмрованних заходів. На кожній з такихспеціалізованих виставок пропонується репрезентативний оглядвідповідній галузі економіки.

Виставки прийнято класифікувати як за територіальною ознакою
(походження експонатів), так і за тематичним (єдина концепція чиконкретні групи представлених продуктів/послуг).

Ярмарки - регулярно організовуються ринкові заходи з обмеженимчасом проведення. Адресуючи свої експонати здебільшкваліфікованим фахівцям-відвідувачам ярмарків, численніщо беруть участь у ярмарку підприємства представляють основні товари та послугиоднієї або кількох галузей, що пропонуються промисловим заготівельникам іреалізуються переважно на основі виставлених взірців.

Виставки - ринкові заходи з обмеженим часом проведення.
Адресуючи свої експонати здебільш звичайним користувачам-неспеціалістам,численні що беруть участь у ярмарку підприємства представляють і реалізуютьхарактерні товари і послуги однієї або декількох галузей або жінформують споживача з метою сприяння збуту товарів.

Міжрегіональні ярмарки та виставки - демонструють споживачевіпродукти і послуги, пропоновані виробниками декількох регіонів.

Місцеві (регіональні) ярмарки і виставки - демонструють споживачевіпродукти та послуги, що пропонуються переважно виробниками даногорегіону.

Торги і виставки - вважаються міжнародними при значномукількості іноземних учасників (зазвичай не менше 10%) і відвідувачів -фахівців (зазвичай не менше 5%). На міжнародних ярмарках і виставкахдемонструються основні пропоновані товари і послуги однієї або декількохгалузей.

Універсальних виставок - тобто таких, які дійсно заслуговуютьцієї назви в силу того, що на них представлений весь комплекс товарівяк споживчого, так і промислового призначення, у Німеччині більшенемає. Всі междкународние виставки в наш час спеціалізуються напевних групах товарів або послуг.

На сучасних багатогалузевих виставках з докладною і продуманоїкласифікацією представлений основний асортимент багатьох галузей великої ідрібної промисловості. Галузеві виставки або вистаки за спеціальнимиінтересам концентруються на одній або декількох групах виробниківабо споживачів або ж на певній сфері послуг. З точки зорутериторіального охоплення і значення таких виставок вони можуть бути якміжнародними, так і національними або регіональними.
Сьогодні найпоширенішим типом виставок у Німеччині однозначноє тематична спеціалізіроованная ярмарок. з чітко визначеноюпрограмою. Виставкові продукти і групи товарів перераховані вноменклатурі. Експозиція продукції, відмінної від вказаної в номенклатура недопускається. В основу номенклатурної класифікації покладені, як правило, технічні характеристики ппредставленних товарів або групи продуктів.

На спеціалізованих ярмарках/виставках можуть бути представленіпевні продукти, класифіковані за своїм походженнямвідповідно виробником. Існують також спеціалізовані ярмарки /виставки. орієнтовані на конкретні групи споживачів/певнітехнології/теми. Такі виставки зосереджують увагу на можливостяхзастосування і представляють весь коіплекс різноманітних продуктів,призначених для певної групи споживачів незалежно відтехнічних характеристик і типів продукції.

Виставки, що організовуються при проведенні конгресів, виконують головнимчином функцію доповнюють і ілюструють експозицій. Відвідувачі цихвиставок звичайно не так численний, але являють собою коловисококваліфікованих фахівців.

У Федеративній Республіці Німеччина за останні 10 років значновиросло як число регіональних виставок для споживачів, так і м числозаходів, розрахованих на фахівців відповідного регіону.

Ярмарки завжди є багатофункціональними, тому що виконуютьодночасно ряд функцій, що мають різні пріоритети. Залежно відцосновних пріоритетів прийнято такі горор про виставки с для зборузамовлення (перш за все на лотребітельскіе товари) або, відповідно,виставках інформаціоннонного нахначенія (промишенное обладнання).

Питання класифікації виставок за територіальною ознакою, тобто вплані охоплення виробників-учасників або зацікавлених відвідувачів, вданий час широко оьбсуждается у зв'язку з розвитком европецйскоговнутрішнього ринку і сліянімем колишніх національних ринків. Ця класифікаціятакож покликана допомогти визначити значення тієї чи іншої виставки абоаналогічного заходу.

Глобалізація - Глобальні виставки є найбільш значнимивиставковими подіями певних галузей у світовому масштабі. Вонивикликають інтерес і привертають як експонентів, так і відвідувачів з усьогосвіту.

Європеїзація - Виставкове подія європейського масштабу - місцезустрічі учасників і відвідувачів-фахівців з різних країн
Європи (ЄС, Європейська зона вільної торгівлі, держави - колишні члени
РЕВ).

регіоналізації - У зв'язку з об'єднанням Європи виставки, які до сихпір подіями національного масштабу, набувають значення регіональних ідозволяють простежувати розвиток ринку того чи іншого європейського регіону.
За складом експонентів і відвідувачів ці регіональні в масштабах всієї
Європи виставки будуть багатомовними. Такі виставки будуть відбивати, головнимчином, специфіку "регіонально-європейських" ринків.

Локалізація - У європейському контексті місцеві виставкові подіїє суттєвим фактором впливу на колишні великі регіональніринки тієї чи іншої країни. Регіональні ринки перетворюються на локальні,місцеві ринки. Учасникам і відвідувачам таких виставок слід ще вбільшою мірою враховувати торговельні традиції у даному регіоні. Місцеві ринкискладаються насамперед під впливом попиту з боку широкихспоживачів або промислових підприємств.

Класифікація виставок в цілому покликана всього лише допомогтисооріентіроваться у світі ярмарок та виставок і свідчить про те, щовиставки дуже і дуже неоднорідні. Кожна конкретна виставка, якуможна більшою чи меншою мірою віднести до того чи іншого типу,має в кінцевому рахунку власною індивідуальністю і характернимирисами, що змінюються з часом.

Підготовка виставки

Цілі участі у виставці

Перш за все, потрібно чітко визначити цілі, які ваша фірма ставитьперед собою, беручи участь у виставці. Як правило, коло таких цілей включає:

. демонстрацію вашої продукції, представлення нових товарів (послуг);

. просування вашої торгової марки, поліпшення іміджу фірми;

. вивчення ринків збуту, формування дилерської мережі;

. рекламу вашої фірми;

. безпосередній збут продукції;

. вивчення продукції і стратегії конкурентів.

Плануючи участь у виставці, не потрібно забувати про всі ці цілях.
Також необхідно собераюсь відомості про виставки, за тематикою близьких додіяльності вашої фірми. Кращими аргументами на користь або проти участі вконкретної виставки можуть служити результати проведення цієї виставки вминулого року і результати проведення інших виставок цими жорганізаторами. Вивчіть каталоги, відгуки в пресі, дізнайтеся думку колег.
Зверніть увагу на тип виставки, кількість та рівень учасників,кількість відвідувачів.

Планування виставки

Рекомендується відразу скласти план підготовки до виставки. Все, щоупустили або залишили «на потім», не в кращий бік відіб'ється на іміджівашої фірми, на окупності вашої участі у виставці. Плануваннявиставки включає в себе:
· Складання кошторису витрат;
· Підготовку та оформлення експозиції, вибір експонатів;
· Розробку рекламно-інформаційних матеріалів;
· Підготовку персоналу;
· Планування роботи з відвідувачами.

Бажано, щоб усі переговори з оргкомітетом, замовлення устаткування тапослуг, контроль за їх виконанням вів один уповноважений представникфірми.

Прямі витрати на участь у виставці складаються з витрат на виставковуплоща (обладнану або необладнану), додаткове обладнання іреєстраційний збір. Непрямі витрати включають витрати на:
· Оформлення стенду;
· Виготовлення рекламно-інформаційних матеріалів і сувенірів;

· реклама в засобах масової інформації із запрошенням відвідати ваш стендна виставці;
· Транспортні витрати на перевезення експонатів;

· проїзд до місця проведення виставки і назад, проживання в готелях
(за участі у іногородньої виставці);
· Харчування персоналу, представницькі та господарські витрати.

Не забудьте зарезервувати в кошторисі деяку суму на непередбаченівитрати.

Наступним кроком повинна стати відправка в оргкомітет заявки на участь.
Для цього потрібно визначитися з площею, розташуванням і конфігурацієюекспозиції. На вибір площі повинні впливати наступні фактори:
· Фінансовий стан фірми;
· Амбіції і активність маркетингової стратегії;
· Площа експозиції конкурентів (про це ви можете дізнатися в оргкомітеті);

· рекомендації оргкомітету (мінімальний та максимальний розміри стенду).

При виборі розташування стенду не заважає з'ясувати, де знаходяться лідеригалузі і основні конкуренти. Краще, щоб стенд розташовувався на видномумісці, біля входу абопо ходу руху основних потоків відвідувачів. Стендповинен мати якомога більшу ширину по фронту (якщо ви непередбачаєте заходу відвідувачів всередину) або ж, навпаки, глибину (якщовідвідувачі будуть заходити на територію стенду або вами передбаченийкабінет для переговорів). Безперечні вигоди має кутове розташуваннястенду - у вас відкриті для показу експонатів дві сторони. І все ж, головне
- Не кількість, а якість виставкових метрів, уміння оригінально оформитистенд, підібрати експонати, зробити експозицію цікавою і такою, що запам'ятовуєтьсядля відвідувача.

Визначте список експонатів, які ви хочете виставити, їх розміри ікількість. Вибираючи експонати, керуйтеся наступними правилами:

· орієнтуйтеся на цільові групи, до яких звернена експозиція;

· якомога більше експонатів повинно бути чинними;

· експонати повинні представляти всі напрямки діяльності фірми,укладаються в тематику виставки;
· Експонати не повинні захаращувати всю площу стенду - адже де-то жповинні і люди робити.

Визначившись з експонатами, розробіть план стенда. Стенд можнаумовно розділити на три зони: експозиція, офіс (зона для переговорів) тазона відпочинку.

Продумуючи план експозиції, врахуйте, що експонати повинні бути видніосновному потоку відвідувачів; стендист не повинні перекривати огляд; дляновинки, «родзинки» експозиції або особливо важливого експоната передбачтевигідне, добре переглядається місце. Передбачте на плані:
· Місця для розміщення експонатів (тумби, вітрини, полиці);

· достатню кількість розеток для підключення експонатів;

· місця для розкладки рекламно-інформаційних матеріалів.

Офісну зону краще робити невеликий, розмістити в глибині стенду тавідгородити, передбачити достатню кількість столів, стільців. Зонавідпочинку, крім потреб персоналу, може використовуватися для складуваннязапасних матеріалів.

Оформлення стенду

Це найважливіший елемент підготовки експозиції. Не економте наоформленні, інакше стенд можуть не помітити серед стендів інших учасників.
Якщо ви наймете професійного дизайнера, то досягнете кращогорезультату. Обладнання повинно бути витримано в єдиному стилі іконцентрувати увагу на експонати. При оформленні стенду потрібновраховувати, що більшість відвідувачів оглядає стенд у три етапи:

· з великої відстані, отже, потрібні візуальні орієнтири,привертають увагу, особливо над стендом (об'ємні конструкції, щити,плакати, прапори, що представляють логотип фірми, торгову марку продукції);
· З середньої відстані, поступово наближаючись; отже, потрібновідповідне оформлення фриза та фасаду стенду (кольорові барвистізображення, різні табло, рядок, що біжить, що працюють екрани телевізоріві комп'ютерів);
· З близької відстані; отже, потрібні оформлювальні елементи,привертають увагу, що не дозволяють пройти мимо.

На фризі необхідно написати то назва, під якою фірму найкращезнають. Напис має бути короткою, без зайвих елементів.

Підготуйте достатню кількість інформаційно-рекламних матеріалів:листівки, буклети, проспекти, каталоги, плакати. Їх мета - залишити данідля більш детального знайомства з фірмою. Доцільно розділити всідруковані матеріали на дві категорії: якісний, але не дорогою довідковийматеріал для випадкового відвідувача, і серйозний, орієнтований напотенційних партнерів.

Реклама в період, що безпосередньо передує виставці, націлена назалучення відвідувачів на стенд. Створіть план рекламних заходів іскоординує його з рекламною кампанією організаторів виставки.

Використовуйте рекламу в засобах масової інформації із згадкою проучасть у виставці. Добрі результати дає також пряма поштова розсилказапрошень важливим клієнтам. Не забудьте вчасно подати відомості ввиставковий каталог - це прекрасна реклама, адже каталог виставки єдовідником протягом довгого часу після її закриття. Дуже ефективнапряма реклама в каталозі.

Комплектація персоналу стенду - непросте завдання. Плануючи потребав персоналі, вирішите, скільки чоловік має одночасно працювати звідвідувачами і збільшить це число як мінімум на 30%, щоб забезпечитилюдям можливість відпочити. Приверніть технічних фахівців іспівробітників відділу збуту.

При виборі персоналу орієнтуйтеся на такі якості:

· контактному і товариськість

· Чіткі професійні знання

· Терпіння і доброзичливість

· Витривалість

Наперед продумайте і складіть розклад роботи персоналу. Проведітьінструктаж: ознайомитись персонал з цілями участі фірми у виставці,правилами та розпорядком роботи стенду, моделями поведінки з різнимикатегоріями відвідувачів і формами їх реєстрації.

Організація роботи з відвідувачами на стенді має найважливіше значення.
Її мета - затримати відвідувача біля стенда як можна довше. Можнавикористовувати сувенірну рекламу, організовувати різні лотереї. Хорошимзасобом залучення уваги відвідувачів-фахівців є проведенняв ході виставки семінарів, лекцій та презентацій. Обов'язково ведітьреєстрацію відвідувачів: достатньо заповнити невелику анкету або взятивізитку. Це допоможе вам, аналізуючи повторні звернення відвідувачіввиставки у фірму, зробити висновок про ефективність участі у виставці. Дужеважливо, щоб контакти, що виникли на виставці, були відпрацьовані відразу післянеї.

Організуйте загальні збори всіх співробітників, які брали участь у підготовціта проведенні виставки. Проаналізуйте вибір експонатів, площі стенду,його розташування, планування та оформлення; ефективність замовлених вамидодаткових послуг та обладнання, різних елементів рекламної кампаніїі т.п. Проаналізуйте кількість відвідувачів на стенді, приналежність їхдо тієї чи іншої категорії, що їх цікавило. Ведіть облік звернулися вфірму після виставки. Хто з них був на вашому стенді? Перелік подібнихпитань можна продовжити. Важливо одне: виставка не закінчується в деньзакриття, вона живе ще довго і приносить свої плоди, якщо вміло до неїпідготуватися. Бажаємо успіху!

Структура заходів ділової програми виставки

Сучасна виставка - багаторівневий інструмент маркетингу,майданчик, де експонент може одночасно рекламувати, продавати своюпродукцію і формувати образ своєї фірми. Разом з тим це клубпрофесіоналів, свого роду індикатор стану і перспектив розвиткугалузі. Цю «професійну» складову в значній міріформує ділова програма виставки, що включає в себе цілий спектррізнопланових заходів.

Для компаній-організаторів ділова програма виставки - інструмент
«Примусового» залучення цільової аудиторії.

Офіційні заходи

До офіційних, «протокольним» заходам відносяться:церемонія відкриття/закриття виставки, прес-конференції (до деякоїступеня), візити офіційних осіб. офіційні прийоми/фуршети, церемоніїнагородження лауреатів конкурсів, тощо.

Професійні заходи

Для професійних заходів важливо, щоб їх зміст і спосібпроведення відповідали заявленому в назві типу. Розрізняють наступнітипи заходів:

А) Конгрес - «з'їзд, збори (звичайно з питань міжнародногозначення »). Має складну структуру заходів, велику географіюучасників, широкий громадський резонанс

Б) Форум - «масові збори, з'їзд». За структурою і технологіямипідготовки схожий з конгресних заходів).

В) Конференція-«великі збори, нарада представників яких-небудьдержав, організацій, груп ». Має більш практичний/науковий характер,більш однорідна за структурою і проблематики. Один з традиційних типівділових заходів на виставці.

Г) Нарада-«засідання, збори, присвячені обговоренню якого-небудьспеціального питання ». Доцільно «підтягування» до виставки галузевихнарад, організація виїзних нарад на виставковому майданчику.
Учасники нарад одержують наочний демонстраційний матеріал у виглядіекспонатури виставки, а учасники виставки - професійну (і частовпливову) аудиторію.

Д) Семінар-«групове заняття для спеціальної підготовки, для підвищеннякваліфікації ». Має практичний/методичний характер, число учасниківбільш обмежено Поширений тип ділового заходу на виставці

Е) Симпозіум-«нарада, конференція по спеціальному науковому питанню»
Предметом симпозіуму може стати вузькоспеціальний аспект двосторонніхвідносин, економічного співробітництва та ін Передбачаєпрофесійну аудиторію

Ж) «Круглий стіл»-обговорення, дискусія з актуальноїтемі/проблеми/події Принцип організації рівноправність учасників

3) Засідання професійного клубу, об'єднання, спілки

И) Спеціальні покази-використовуються для демонстрації комплекснихтехнологічних процесів в різних галузях

К) Спеціалізовані салони (аукціони, огляди)

Конкурсна програма

Важливою складовою виставок є конкурси, які проводятьсягалузевими відомствами й авторитетними організаціями

Для проведення конкурсу формується конкурсна комісія,розробляється положення про конкурс та умови участі Важливою складовоювиставок є професійні Заявка на участь у конкурсі розсилаєтьсяучасникам виставки разом з заявочної документацією

Особливої уваги організаторів вимагає розробка процедури відбору таоцінки експонатів і питання інфраструктури (устаткування дегустаційнихзалів, протокольні питання, інформування громадськості про результатиконкурсу, процедура нагородження лауреатів)

Освітні заходи

А) Тренінги-короткострокові курси підвищення кваліфікації, якіпроводяться в рамках виставки

Б) Консультаційні пункти-робота фахівців на виставці,надають методичну та правову допомогу по специфічних питаньгалузевого ринку Маркетингові центри

Велику допомогу у встановленні ділових контактів роблять маркетинговіта інформаційні центри, що інтегрують запити відвідувачів і учасників нарізного роду продукцію і послуги

Презентаційні заходи

А) Дні країни/області/регіону (компанії, громадської організації) --являють собою комплексні заходи, що включають протокольнізаходи, семінари/симпозіуми/конференції, ділові зустрічі,презентаційну програму

Б) Фестивалі та конкурси з тематики виставки та з суміжних тем

В) Тематичні екскурсії для фахівців студентів ВНЗ організуютьсяорганізаторами виставок за попередніми заявками

Щоб екскурсія була успішною, розробляється спеціальний
«Презентаційний маршрут» по виставці, що охоплює зацікавив аспект Вштаті компанії-організатора повинен бути «екскурсовод», який володієзмістовною стороною питання Експоненти повинні бути попереджені проприхід гостей, тоді вони зможуть підготуватися, а екскурсанти отримаютьсувеніри та подарунки

Рекомендації з підготовки та проведення заходів ділової програми

Заходи ділової програми виставки потребують окремої великої роботиз їх підготовки та проведення. Особлива увага при їх організаціїнеобхідно приділити наступних питань:

. правильний вибір організатора (стратегія-«підтягування» під виставку авторитетних галузевих заходів)
. створення «працює» робочого органу (оргкомітет, робоча група, ін)
. розробка програми, реальної відповідає потребам ринку і цікавою фахівцям
. реклама заходи (практика показує, що недостатньо загальною реклами, необхідна цільова розсилка, обдзвони та ін способи

«персональних» запрошень)
. підготовка приміщень і обладнання (зв'язок, аудіовізуальні засоби, елементи оформлення інтер'єру)
. підготовка інформаційних матеріалів для учасників (програма, тези, інформаційні матеріали та сувенірна продукція виставки, ін)
. забезпечення перекладу (для заходів з міжнародною участю) і стенограми
. організація реєстрації, обслуговування
. обробка підсумкових матеріалів (резолюції, тези, рекомендації).

Структура Promotion виставкового проекту.

Інформаційна підтримка. Медіапланування.

На підготовчому етапі організації виставки необхідно розробитиїї рекламну концепцію на основі результатів моніторингу СМ І, що враховуєрізні цільові аудиторії, і задав, поставлених організаторами. На ційстадії відбувається формування системи інформаційної підтримки виставки
Інформаційними партнерами, на наш погляд, повинні стати центральні таспеціалізовані газети і журнали, інформаційні агентства, рейтинговірадіостанції, спеціалізовані ТБ-програми, тобто ЗМІ, що маютьшироку географію розповсюдження, великий тираж, що створюють найбільшийгромадський резонанс, що привертають увагу широкої громадськості

Форми роботи зі ЗМІ

Рекламно-інформаційні матеріали виставкового проекту можуть бутипредставлені у вигляді

"модульної реклами

" статей

"репортажів

• інтерв'ю

• аналітичних оглядів/соціологічних оглядів

• інформаційних анонсів

Компанія-організатор виставки співпрацює із засобами масовоїінформації, використовуючи різні схеми

• прямий продаж виставкових площ, покупка рекламних площ "бартерні відносини (обмін виставкової площі на рекламну)

• інформаційне спонсорство партнерство в організації виставкового проекту

Етапи рекламної кампанії

Рекламна кампанія виставки проходить у два етапи на першому етапіробиться акцент на залучення максимально можливої кількостіекспонентів, на другому етапі - на залучення відвідувачів (реальних чипотенційних споживачів різних видів даної продукції або послуг), щознаходить відображення в типі рекламного модуля *

При цьому слід зазначити, що реклама в спеціалізованих ЗМІдосить добре працює на залучення фахівців а щоденні газетита журнали інформаційні агентства радіо (особливо РМ-діапазону) граютьнайбільш істотну роль в інформуванні пересічних відвідувачів.

Досвід роботи зі ЗМІ дозволяє говорити про доцільність роботи з 30-40центральними та спеціалізованими виданнями російського масштабу і 20 -30регіональними, плюс Інтернет

Рекламна кампанія включає обов'язкову факсових адресну розсилкуінформаційних повідомлень/прес-релізів (обов'язково у відділ інформації таконкретному журналісту, що займається висвітленням даної проблеми) поіснуючої в компанії базі даних ЗМІ (актуалізується раз на півроку)
Розсилка проводиться у міру отримання інформації з виставкового відділукомпанії, але не рідше одного разу на місяць на початковій стадії і раз на дватижня безпосередньо перед виставкою Це досить ефективний спосібзаявити про себе в розділі новин багатьох ЗМІ часто з'являються наші анонси

До старої і доброї техніці Ргоmotion виставкового проекту відноситьсяпоштове розсилання потенційним учасникам виставки рекламно-інформаційнихматеріалів виставки (перша хвиля), запрошень та програмизаходів (друга хвиля). Використовується також факсовий розсилка (цянедорога послуга надається сьогодні багатьма компаніями). Надержавні підприємства несподівано гарне вплив робитьтелетайпних розсилка (особливо урядових телеграм і офіційнихдокументів по виставці). Для доставки матеріалів клієнтам VIP використовуютьсякур'єрські служби.

Успішна реалізація великомасштабних виставкових проектів
(міжнародних, національних, міжгалузевих виставок) багато в чому залежить відспільних зусиль зацікавлених міністерств і відомств, громадськихструктур. Керівники цих організацій, а також суб'єктів Федерації (якщоце необхідно) можуть увійти до складу Організаційного комітету зпідготовки та проведення виставки, Оргкомітет спільно з зацікавленимифедеральними органами виконавчої влади, органами виконавчої владисуб'єктів Російської Федерації, громадськими та іншими зацікавленимиорганізаціями затверджує програму проведення виставки. Паралельно з
Оргкомітетом процес підготовки здійснює робоча група, затвердженарішенням Оргкомітету на?? виттям першому засіданні. Оргкомітет вирішуєпринципові питання підготовки виставки та її заходів, стверджуєконцепцію, робоча група - оперативні. Засідання Організаційногокомітету доцільно проводити один раз на місяць, робочої групи - однараз на два тижні.

Державна підтримка забезпечує суспільно-політичнузначимість, рівень і масштаб виставки, її заходи є основою длявирішення великого комплексу завдань, одним з шляхів лобіювання, місцемобговорення корпоративних проблем, сприяє виробленню державноїполітики, спрямованої на підтримку і стимулювання представленої навиставці індустрії.

Високий статус виставки та Організаційного комітету з підготовки тапроведення виставки дає підставу звернутися до керівниківзаконодавчої та виконавчої влади країни, суб'єктів Федерації, виднимгромадським та політичним діячам з проханням направити офіційнувітання на адресу учасників і гостей виставки, яке будеопубліковано в Офіційному каталозі виставки, а також взяти участь уцеремонії офіційного відкриття виставки.

Учасниками церемонії відкриття також є члени Оргкомітету,запрошені представники законодавчої та виконавчої влади,керівники міністерств і відомств, великих російських і зарубіжнихкомпаній, громадськості, учасники виставки, ЗМІ. За узгодженим з
Оргкомітетом сценарієм церемонії офіційного відкриття виставки, офіційнимособам, відомим громадським та політичним діячам надається словодля вітального звернення до присутніх. В останній день роботивиставки проходить урочиста церемонія закриття, на якій учасникамвиставки вручаються дипломи за результатами професійних конкурсів. Узалежно від типу виставки, що склалася ситуації можливий вихід наступнихофіційних документів, що забезпечують підтримку виставки: Доручення
Міністра (наказ по міністерству), Розпорядження Урядів/Адміністраційсуб'єктів Федерації (приймається на засіданні Уряду
Москви/суб'єктів Федерації), Розпорядження Мера/Глави Адміністрації
(розглядається особисто Мером), Розпорядження органів виконавчої влади тарізних відомств та ін

Гарні результати інформування громадськості дає відвідування йпідтримка суспільно-значимих заходів, публічних акцій, адекватнихцілям та ідеям виставки (конференції, засідання професійних клубів,з'їзди, прес-конференції, презентації),

Прес-конференції є важливим джерелом інформації про виставку та їїзаходи для ЗМІ,

Досвід проведення великомасштабних виставкових проектів дозволяє назватиоптимальну кількість прес-конференцій

- 2 Перша проводиться за тиждень до офіційного відкриття виставки зактуальній темі займаної виставки. Дуже важливо запросити для участі впрес-конференції офіційних осіб (представників ділових, суспільних,урядових кіл) з метою інформування з актуальних питання