Запрограмована орієнтація
Досвід показує, що
швидкому виведенню нових працівників на необхідні стандарти роботи здатна
допомогти тільки правильно підготовлена програма адаптації та орієнтації
співробітника
У вітчизняному бізнесі
прийнято дивитися крізь пальці на питання адаптації нового співробітника на
робочому місці. Як даність сприймається ситуація, коли для виведення
працівника на "нормальний" рівень потрібно в середньому 2-3 місяці.
Багато хто вже переконалися, що посиленням процедури відбору персоналу досягти
швидкого виведення співробітника на необхідний рівень продуктивності праці
дуже складно. Між тим вихід простий: треба ще й встановити тотальний контроль
за адаптацією працівника на робочому місці в період випробувального терміну без
всякого до нього поблажливості. А для того щоб цей процес був ефективним,
консультанти рекомендують розробити і впровадити на підприємстві програму
орієнтації співробітників на робочому місці.
Досвід показує: програма
адаптації та орієнтації працівника на робочому місці має бути добре
спланована, її зміст - ясним і зрозумілим, письмові матеріали,
використовуються в процесі адаптації працівника, повинні бути високої якості,
ролі учасників процесу адаптації - строго визначені. Але це загальні
вимоги. А для переходу від загальних вимог до аналізу конкретної ситуації
для початку необхідно провести експрес-діагностику підприємства (див. тест
"Експрес-діагностика підприємства"). Після того як
експрес-діагностика проведена і за її результатами прийнято рішення про створення
нової програми орієнтації (або коректування старої), необхідно створити
робочу групу з її підготовки.
Робоча група з
підготовці програми орієнтації повинна формалізувати свої завдання і чітко сформулювати
виграші організації і працівника після впровадження програми
На практиці створення
робочих груп для вирішення управлінських проблем у вітчизняних організаціях
поширене мало. І навіть коли робоча група створюється, вона дуже рідко
перекладає на папір свої завдання. У зв'язку з цим консультанти рекомендують
формалізувати завдання робочої групи, головними з яких, на їхню думку,
є:
визначення кінцевих
результатів, яких необхідно досягти при впровадженні процесу орієнтації
(особливу увагу слід приділити методам оцінки цих результатів);
узгодження
представленого на розгляд робочій групі змісту (програми) процесу
орієнтації;
визначення методів
подання інформації в процесі орієнтації, що мають найбільший ефект і вплив на
нового співробітника;
визначення посадових
осіб, що беруть участь в процесі орієнтації, і точки їх введення в процес (це
може бути відділ кадрів, безпосередній керівник, більш досвідчений колега
по роботі), а також точки самооріентаціі співробітника;
визначення тимчасових
рамок надання інформації знову надходять працівникам за її видами
(перший день, перший тиждень, перший місяць і т. д.);
узгодження вмісту
документів, що надаються знову надходять працівникам.
І найголовніше --
робоча група повинна чітко сформулювати кінцеві результати процесу
орієнтації. (Що виграє організація від впровадження системи? Що виграє
працівник від впровадження системи?) Для систематизації відповідей на ці питання
консультанти рекомендують використовувати допоміжний список (після відповідей на
питання залишиться лише розробити методи оцінки результатів, що досягаються,
індивідуальні для кожного конкретного підприємства).
Результати аналізу
цільових груп працівників допоможуть диференціювати процес орієнтації
Консультанти не радять
приступати до написання програми відразу ж після того, як робоча група
затвердить концепцію орієнтації. Їй повинен передувати аналіз цільових груп
працівників організаціі.Консультанти підкреслюють, що аналіз цільових груп
необхідний для визначення загальних характеристик (параметрів) вступників
працівників (що в свою чергу веде до вирішення питання про те, чи буде
розробляється процес орієнтації однаковий для всіх співробітників або будуть
специфічні групи зі специфічним процесом орієнтації).
Для аналізу цільових
груп спочатку слід визначити категорії працівників, які найбільше часто
прийнятих на підприємство. Наприклад, у банку це будуть операціоністи і
касири, у ресторанах - офіціанти, кухарі, робочі кухні і т. д. Виділивши
категорії, слід відповісти на три запитання стосовно кожної категорії
вступників.
Фізичні
характеристики. Чи грають роль стать, вік і фізичні здібності в
зміст орієнтації? Чим більш однорідна група, тим легше типізувати
процес орієнтації.
Рівень освіченості.
Даний фактор впливає на формат та зміст представляються письмових
матеріалів.
Наявність попереднього
досвіду роботи. Безпосередньо впливає на обсяг орієнтації (відділи кадрів у своєму
службовому завзятті іноді роблять перший день досвідченого, але яке надходить
працівника смертельно нудним, втолковивая йому істини, пізнані 5-10 років тому)
і угруповання учасників орієнтації.
Процес орієнтації
повинен вирішувати завдання приведення нового співробітника в найбільш комфортне
стан при входженні в організацію
Після проведення аналізу
цільових груп, вважають консультанти, можна переходити до розробки змісту
процесу орієнтації.
Досвід показує, що в
тій чи іншій формі знову поступає на роботу задає типові питання в
процесі орієнтації. З'ясуйте: чи передбачає існуючий у вашій
організації процес орієнтації відповіді на ці питання. Якщо ні - вирішите, як
розробити і коли надавати нового працівника дану інформацію, щоб
привести його у найбільш комфортний стан при входженні в організацію.
Порівнюючи дані питання
з розробкою змісту процесу орієнтації, можна помітити, що вони пов'язані з
трьома параметрами: знаннями, навичками та психологічними характеристиками
(рисами характеру). До всього іншого, ці питання прямо розглядають
корпоративну культуру фірми (її філософію, схеми взаємодії по роботі,
підходи до ведення бізнесу і т. д.), наявні в організації політику та
процедури в першу чергу в частині охорони праці та техніки безпеки,
гарантій і компенсацій, прав та обов'язків працівника.
Якщо розглядати
знання, навички та психологічні характеристики працівника в контексті цілей
орієнтації, то при розробці змісту орієнтації можна сформулювати три
групи цілей, яких необхідно досягти при її розробці.
Знання
У результаті орієнтації
новий працівник повинен бути в стані:
сформулювати місію
організації;
викласти історію
організації;
описати позицію компанії
в галузі;
перелічити основні
продукти та послуги;
описати основний
виробничий процес або процес надання послуг;
описати взаємодію
основних відділів при досягненні цілей організації;
володіти основними
політиками і процедурами фірми;
описати важливість своєї
посадовий позиції і її вплив на роботу інших;
накреслити розташування
основних цехів і відділів фірми;
описати систему гарантій
і компенсацій фірми;
перерахувати джерела
інформації за вказаними вище 10 пунктів.
Навички
Орієнтація надасть
новому працівнику можливість:
освоїти процедури охорони
праці та техніки безпеки;
отримати практичні
навички з використання засобів протипожежного захисту;
освоїти правила надання
першої медичної допомоги постраждалим;
освоїти процедури
обробки необхідної документації;
навчитися заповнювати свій
табель обліку робочого часу або відбивати тайм-карту;
інтерпретувати листок
оплати праці;
навчитися правильно
використовувати устаткування та інструменти, включаючи офісне обладнання.
Психологічні
характеристики (риси характеру)
Орієнтація повинна
допомагати новому працівнику:
відчувати себе
комфортно і бути частиною організації;
справити хороше
враження на компанію;
прийняти цілі
організації, підтримувати її місію, філософію ведення бізнесу, особливо в
частині обслуговування клієнтів;
прагнути працювати найкращим
чином;
прагнути до навчання та
поліпшення якості праці.
Тест
"Експрес-діагностика підприємства"
Самооцінка підходу до
орієнтації співробітників проводиться за допомогою опитувальника. Кожен розділ
опитувальника передбачає підрахунок суми очок по розділу, а потім підведення
загальному підсумку.
При відповідях на питання
консультанти рекомендують використовувати наступну шкалу:
- якщо твердження,
сформульоване в запитальнику, присутній у вашій фірмі при проведенні
програм орієнтації постійно;
- якщо твердження,
сформульоване в запитальнику, присутній у вашій фірмі в більшості випадків
для більшості працівників при проведенні програм орієнтації;
- якщо твердження,
сформульоване в запитальнику, іноді використовується у вашій організації для деяких
працівників при проведенні програм орієнтації;
- якщо твердження,
сформульоване в запитальнику, не використовується у вашій організації або воно вам
невідомо;
- якщо ви повністю не
згодні з цим твердженням опитувальника або при проведенні програм
орієнтації прямуєте інший, прямо протилежної лінії.
Запитальник може
виглядати наступним чином.
Розділ 1. Планування
Процедура орієнтації
розроблено та впроваджено за підтримки верхнього керівництва, лінійних
керівників середньої ланки і відділу кадрів.
Переваги орієнтації
(скорочення плинності кадрів, збільшення продуктивності праці і т. д.)
відомі у вашій фірмі і ясно доведені до відома працівників і знову
прийнятих працівників.
Орієнтація співробітника і
його введення в посаду спеціалізована по рівнях ієрархії та видами
працівників. Більш докладно вона пропрацювала для найбільш часто найманих
співробітників.
Потреби, сумніви і
страхи знову прийнятих працівників відомі тим, хто проводить орієнтацію і
введення в посаду.
Цілі орієнтації мають
показники, які можна оцінити кількісно або якісно, і
концентруються на освоєнні працівником спеціальних знань, навичок і вмінь.
Програма орієнтації і
введення в посаду пов'язана з корпоративною культурою вашої організації через
детальний доведення до працівника місії організації, її бачення перспективи,
цілей і пріоритетів.
Після закінчення орієнтації
та введення в посаду працівникам ясно представлені політики і процедури,
які будуть впливати на їх продуктивність праці і якість роботи.
Питання охорони праці та
техніки безпеки, гарантій і компенсацій, прав працівників у процесі
орієнтації збалансовані з викладом обов'язків працівників.
Розділ 2. Методи
Орієнтація і введення в
посаду займають тривалий період у випробувальному терміні, це триваюче
процес, а не одноденний захід. Інформація, яка надається
співробітникові, дається саме тоді, коли вона йому необхідна для виконання своїх
посадових обов'язків.
Роль безпосереднього
керівника в процесі орієнтації ясно описано, активна і проходить у тісному
контакті з представником відділу кадрів.
Працівники, що проходять
орієнтацію, знають, як самостійно знайти матеріали, необхідні для
самостійного вивчення.
Матеріали, що видаються
співробітникові, відрізняються повнотою і змістовністю.
Розділ 3. Процедури і
дії
Методи навчання дорослих
використовуються в процесі орієнтації.
Орієнтація і введення в
посаду проводиться за активної участі самого нового працівника.
Періодично для ряду
посад залучаються сторонні консультанти для навчання в процесі
проходження випробувального терміну.
У процес орієнтації і
введення в посаду залучена сім'я нового працівника.
Розділ 4. Перший день
Робоче місце та колеги
по роботі готові до приходу нового співробітника.
Перший день працівника
стимулює оптимістичний настрій нового працівника через різні
заходи (офіційні подання, обід з керівником, екскурсія по
фірмі, якщо це необхідно), в яких беруть участь безпосередній керівник,
колеги та відділ кадрів.
Вже в перший день новий
працівник виконує конкретну і корисну роботу, хай і з сторонньою допомогою.
Вже в перший день
працівнику дається посадова інструкція, і його знайомлять зі стандартами
продуктивності праці, очікуваннями фірми від його роботи.
Розділ 5. Оцінка
Нових працівників та їх
безпосередніх керівників просять висловити свою думку про процедуру
орієнтації, введення в посаду і про випробувальний термін.
Процедура орієнтації
оцінюється учасниками, керівниками верхнього і середньої ланки та працівниками
відділу кадрів на предмет її ефективності і досягнення поставлених цілей.
У процесі
випробувального терміну новим співробітникам дається інформація про їхню роботу (оцінка)
і проводяться спеціальні заходи для підвищення продуктивності їхньої праці.
Кінцеві результати
орієнтації, оцінки та випробувального терміну оцінюються в офіційному порядку.
Підведення підсумків
По розділах:
13-16 очок - ваша
програма орієнтації по цьому розділу проводиться на доброму рівні.
9-12 очок - ваша
програма орієнтації по цьому розділу потребує незначних поліпшень.
5-8 очок - ваша
програма орієнтації по цьому розділу непослідовна і вимагає поліпшення.
Менше 5 очок --
розробку вашої програми орієнтації по цьому розділу слід почати
спочатку.
В цілому по запитальнику:
72-96 очок - у вас
хороша програма орієнтації.
48 - 71 очок - з'ясуйте,
з яких розділам ви відстаєте, і приділіть їм підвищену увагу.
25-47 очок - ваша
програма орієнтації вимагає серйозної модифікації.
Менш 25 балів - ви не
вичавлюєте максимум зі своїх працівників з першого дня їх працевлаштування і
непродуктивно витрачаєте фонд оплати праці.
Список літератури
Для підготовки даної
роботи були використані матеріали з сайту http://www.gaap.ru
