Правила планування початку, середини і завершення робочого дня

На роботу витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні, або будь-яка робота виконується протягом відпущеного часу. Ці принципи і правила планування робочого дня психологічно виправдані і зарекомендували себе в різних життєвих ситуаціях.

Михайло Володимирович Кларін, провідний експерт Російського інституту директорів, Академія освіти.

Спеціалістам з управління відома така закономірність: на роботу витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні, тобто будь-яка робота виконується в протягом відпущеного на неї часу.

Принципи і правила планування робочого дня, які ми пропонуємо вашій увазі, не носять обов'язкового характеру. Багато хто з них можуть здатися вам несерйозними. Однак вони психологічно виправдані і зарекомендували себе у різних життєвих ситуаціях. Необов'язково використовувати всі принципи. Спробуйте застосувати кожен з них, знайдіть свій стиль - він для вас буде найкращим.

Отже, організація робочого часу повинна відповідати основному принципу: «Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки ». Правила планування робочого дня можна розділити на три групи:

правила початку дня;

правила середини дня;

правила закінчення дня.

Правила початку дня

1. Починати день з позитивним настроєм. Намагайтеся для кожного дня знаходити яке-небудь позитивний початок, оскільки той настрій, з яким ви приступите до вирішення майбутніх завдань, має важливе значення для досягнення успіху. Щоранку ставте собі три питання:

Як цей день може наблизити мене до досягнення цілей?

Що я повинен зробити, щоб отримати від нього якомога більше радості?

Що я можу сьогодні зробити для збереження свого способу життя (для підтримки свого здоров'я)?

Створення позитивного настрою не займає зазвичай більше двох хвилин. Дайте собі ці два хвилини перед початком «стандартної ранкової програми».

2. Добре поснідати і без поспіху - на роботу. Чи не виспавшись, без сніданку, як можна скоріше на роботу - такий старт може просто зіпсувати день! Не кажіть, що у вас немає часу для неспішного сніданку, адже це - питання встановлення пріоритетів (для того щоб виспатися і встигнути щільно поснідати, потрібно просто раніше лягати).

3. Починати роботу в один і той же час. Це елемент самодисципліни, сприяє мобілізації сил.

4. Ще раз перевірити плани дня. Скористайтеся методом АБВ-аналізу або принципом Ейзенхауера. Встановлено, що десятихвилинна підготовка до робочого дня дозволяє економити до двох годин робочого часу. Так що виграйте ці два години! Крім того, складаючи план робочого дня, враховуйте наступне правило: планувати потрібно не більше 60% вашого часу, а 40% - це резервний фонд для несподіваних і невідкладних справ.

5. Приступати до справи без розгойдування. Варто категорично відмовитися від такого «Ранкового ритуалу», як багаторазові привітання, просторові обговорення останніх новин і т. д. Соціальні контакти, звичайно, потрібні, та й ви - не робот. Проте їх можна перенести на менш напружений час, наприклад, обідній і післяобідній.

6. Спочатку - ключові завдання. Починати робочий день слід із завдань групи А, все інші справи можуть почекати. Не варто в першу чергу переглядати кореспонденцію - у вхідній ділової поштою мова рідко йде про справи, які мають вищий пріоритет і повинні бути виконані негайно.

7. Погоджувати план дня з секретарем. Секретар, якщо він у вас є, є найважливішим вашим партнером, коли мова йде про створення оптимальних умов для діяльності. Йому ви повинні присвятити перший час робочого дня, навіть якщо це - Пара хвилин. Секретар повинен бути в курсі ваших справ. Погодьте з ним все строки, пріоритети та плани дня. Хороший секретар подвоює ефективність роботи свого шефа, а поганий - зменшує її наполовину.

Правила планування середини дня

1. Підготуйте до роботи письмовий стіл. Приберіть зі столу всі непотрібні для вирішення завдань групи А папери. На робочому столі повинно перебувати одночасно не більше шести документів. Це психологічно виправдано: по-перше, зайві папери поглинають час, а по-друге, порядок на столі стимулює лад у думках.

2. Встановлюйте терміни. Іноді завдання доручаються і вам, адже ви теж чийсь підлеглий. Так ось, терміни, встановлені для вирішення проблеми, дуже часто приймаються беззастережно, навіть якщо вони погано вкладаються в ваші плани. А треба намагатися пристосовувати їх до своїх інтересів і «виторговувати час». Коротше кажучи, просіть вдвічі більше часу, ніж необхідно для вирішення даної задачі; це часто виходить легше, ніж ви думаєте. Що ж стосується доручення справ підлеглим, то раджу вам давати їм приблизно на третину менше часу, чому, на вашу думку, необхідно для вирішення завдання. Якщо цього вистачить, ви заощадите час, якщо ні, ви все одно не програєте.

3. Уникайте дій, що викликають зворотну реакцію. Багато керівників схиляються до того, щоб займатися все новими й новими справами, проблемами та ідеями, і тим самим викликають відповідну реакцію на свої дії, а вона може надати вплив на тимчасовій розпорядок. Наприклад, дуже часто, взявши участь один раз (з чистого інтересу) в будь-якому нараді, керівник отримує додаткові, не передбачені планом його обов'язки. Йому можуть щось доручити, включити до складу робочої групи і т. д. Тому краще за все всі дії (листи, телефонні розмови, узгодження термінів і т.д.) перевіряти з точки зору їх необхідності і небезпеки у відповідь реакції.

4. Відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми. На кожному підприємстві, в кожному підрозділі виникають різного роду нагальні обставини або непередбачені ситуації. Слід пам'ятати, що відволікання на так звані термінові обставини приводить на час до забуття запланованих важливих справ. Чи варто робити це - вирішуйте в кожному конкретному випадку залежно від обставин.

5. Уникайте незапланованих імпульсивних дій. Як правило, імпульсивна відхилення від складеного плану знижує продуктивність. Так що, якщо під час роботи ви захотіли зробити щось (наприклад, подзвонити по телефону), подумайте, чи варто це робити.

6. Своєчасно робіть паузи. Короткі перерви в роботі, безумовно, необхідні, їх періодичність і тривалість індивідуальні. Головне - робіть їх регулярно.

7. Невеликі однорідні завдання групуйте і виконуйте серіями. Розправляйтеся з рутинної роботою і дрібницями, поєднуючи однорідні завдання в робочі блоки. Шість блоків по 10 хвилин на телефонні дзвінки, короткі наради займають, як це не парадоксально, більше часу, ніж один блок в 60 хвилин. Чому? Тому що ви шість разів проводите відповідну підготовку до однорідної діяльності. Так що групуйте однорідні справи в блоки, але не робіть їх занадто довгими (краще 30-60 хвилин).

8. Раціонально завершуйте розпочате. Уникайте стрибків в роботі і завжди намагайтеся доводити почату справу до кінця. Відволікання від основної роботи поглинає час, оскільки при поверненні до неї вам доводиться знову повторювати вже зроблене одного разу.

9. Використовуйте часові проміжки. Не залишайте незаповненими незаплановані проміжки часу (наприклад, очікування в приймальні боса, марне нарада, на якій доводиться бути присутнім). Коли вони з'являються, ставте собі запитання: «Як я можу використовувати ці хвилини з максимальною користю? »

10. Викроюйте спокійний час (час для себе). Добре зарекомендувало себе щоденне резервування одного спокійного, або закритого, години, протягом якого вам ніхто не зможе перешкодити. Цей час ненарушаемой сконцентрованості. Занесіть його до плану, воно істотно підвищить продуктивність вашої праці. Відгородити себе на цей час від зовнішнього світу або за допомогою секретаря, або просто закрийте двері, попередньо попередивши, що вас немає на місці. Використовуйте закритий час для важливих, але нетермінових справ, що носять довготривалий характер, або для тих завдань, які губляться в суєті дня.

11. Контролюйте терміни і плани. Під час нарад і при інших видах діяльності, відповідно до принципу Парето, часто 80% рішень приймаються за 20% часу. Відстежуйте свій час і не шкодуйте його на повторну перевірку планів з точки зору зміни пріоритетів.

Правила завершення робочого дня

1. Завершити незроблене. Всі початі невеликі справи (перегляд кореспонденції, диктування листів і записок) намагайтеся завершити протягом одного дня. Відстрочення у їх виконання може призвести до додаткових витрат праці, коли вам доведеться усувати «завал».

2. Контроль за результатами і самоконтроль. Без контролю і самоконтролю немислима організація праці. Про контроль ми докладніше поговоримо в одній з наступних статей. А поки обмежуся тим, що скажу: порівняння наміченого з виконаним і аналіз відхилень від планів - неодмінна умова нормальної роботи.

3. План на наступний день. Найкраще план на наступний день складати напередодні ввечері. Само собою зрозуміло, що це не скасовує його обов'язкової повторної перевірки вранці.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru/