Стовпи управлінського величі

Теорії менеджменту і модні тенденції приходять і відходять. Більшість з них містять у собі щось корисне, однак навички та завдання, які ми розглянемо в цьому матеріалі, були, залишаються і завжди будуть необхідні для управління діяльністю інших.

Том Гордман (Tom Gordman), старший викладач бізнес-школи Леонарда Н. Штерна при університеті Нью-Йорка

Навички і завдання менеджменту мають одну загальну задачу: допомогти організувати роботу інших людей для виконання поточних завдань. Теорії менеджменту і модні тенденції приходять і відходять. Більшість цих теорій (і навіть деякі з модних захоплень) містять у собі щось корисне для менеджменту. Однак навички та завдання, які ми розглянемо в цій статті, були, залишаються і завжди будуть необхідні для управління діяльністю інших. Вони показують нам, як менеджеру варто розпоряджатися своїм часом.

Сім'ю головними навичками та завданнями менеджменту є:

Планування

Постановка цілей

Прийняття рішень

Делегування

Підтримка

Комунікація

Контроль виконання плану

Правильне планування запобігає погані результати

Правило п'яти «п" - правильне планування запобігає погані показники -- являє собою вихідне початок менеджменту.

Планування необхідно будь-якої компанії, хоча частіше за все воно ігнорується в невеликих фірмах. Відсутність плану призводить до реактивного менеджменту «похапцем», який частіше за все можна зустріти в маленьких фірмах.

План повинен існувати в письмовому вигляді. Час від часу ви чуєте від кого-то: «У мене є план. Він у мене тут, в голові », - кажуть вони, стукаючи себе по лобі вказівним пальцем. У них немає плану. У них є тільки ідея. Ідея може існувати в людини в голові, але план повинен бути викладений на папері.

В бізнесі існують різні види планів, але всі вони служать одній меті -- створення порядку і дисципліни. План дозволяє вам розглядати майбутнє в теперішньому часі. Ті, хто не любить планувати, часто посилаються на непередбачуваність майбутнього як на причину, щоб нічого не планувати. Але незважаючи на невідомість майбутнього, планування - думки про майбутнє, доставка ресурсів у потрібне місце, звершення певних кроків та розробка планів на випадки непередбачених ситуацій - вже довело свою значимість.

Більшість планів містять у собі наступні елементи:

Мета та вимірювання відстані до цілі

Оцінка навколишнього середовища

Визначення сильних і слабких сторін компанії

Визначення кількості існуючих і необхідних ресурсів

Серія завдань, які просунутий компанію до мети

Механізм для вимірювання досягнень

Постановка цілей: куди йти?

У вас повинні бути мета, прагнення, намір перед тим як ви почнете діяти. І що не менш важливо, це має бути правильна мета.

Цілі можуть бути наступними:

Мета бізнесу: стати найбільшим експортером автомобілів до Канади до 2009 року.

Фінансова мета: збільшити чистий прибуток до 8% від обсягу продажів у наступному році.

Маркетингова мета: збільшувати свою частку на ринку безалкогольних напоїв на один відсоток у кожні наступні три роки.

Публічний мета: стати начальником відділу маркетингу протягом п'яти років.

Кожен з цих прикладів показує три характеристики гарної мети. Кожна з них:

Конкретна

Вимірювана

Обмежена в часі

Конкретна мета стоїть далеко від кричущих заяв бути «найбільшим», «кращим», «мати кращу якість »або інших красиво звучать прикметників. Вона чітко і виражається більш конкретно. Навіть мета, пов'язана з розмірами підприємства, -- бути «найбільшим експортером автомобілів у Канаду» - є конкретною (і вимірюваної).

Мета повинна бути вимірюваної, щоб ви могли знати, досягли ви її чи ні. Коли можливо, продумані цілі виражаються в цифрах: тобто в доларах, відсотках або чисельному зростанні або спаді. Деякі цілі не можуть бути виміряні чисельно, але вони все одно можуть бути чіткими, як у варіанті «бути начальником відділу маркетингу ».

Обмежена в часі мета має свої крайні терміни. Я навіть не розглядаю мета як ціль, якщо в неї немає строку виконання. Термін виконання мотивує тих, хто повинен досягти мети. Це створює енергію і невідкладність.

Цілі повинні бути адекватною величини: бути досить великими, щоб надихнути людей, але досить маленькими, щоб бути досягаємо. Крихітні мети нікого не надихне, але великі цілі опановують уявою. Великі цілі створюють відчуття виконання місії, а почуття місії створює мотивацію. Мотивація штовхає вперед енергію людей і збільшує їхню прихильність справі.

Пам'ятайте однак, що жодна мета не може залишатися постійною. У 1970-і роки Citibank, агресивний Нью-йоркський банк, поставив перед собою мету зростання на 15 відсотків на рік. З такими темпами цей величезний банк збільшувався в два рази на розмірах кожні 5 років і через 15 років зібрав би всі вклади Нью-Йорка. Так що досягати цю мету протягом більш ніж декількох років було б просто неможливо, але це послужило хорошу службу банку в той час.

Професійний процес прийняття рішень

Можливо, ви вже чули, як деяких менеджерів називають «відповідальна особа, приймає рішення ». Хороший менеджер завжди є такою людиною.

Більшість менеджерів, які завжди намагаються перекласти відповідальність на інших, дуже бояться зробити помилку. Будь-яку помилку вони розглядають як глобальну невдачу.

Однак багатьом людям просто не відомо, як приймати добрі рішення. У них немає схеми для прийняття рішень. Так що тут ми опишемо шість кроків процесу прийняття ділових рішень (а також і особистих, раз вже ми розглядаємо це питання) раціональним способом:

1. Визначення проблеми. Більшість рішень мають зв'язок з якою-небудь проблемою, або можуть бути представлені в рамках проблеми. Це означає, що прийняття правильного рішення залежить від початкового правильного визначення проблеми. Так що починайте з питання: «У чому полягає проблема?» Це може зажадати вивчення.

2. Збір інформації. Гарні рішення в бізнесі грунтуються на хорошій інформації. Визначивши проблему, зберіть всю важливу інформацію, пов'язану з нею.

3. Аналіз інформації. Самої по собі інформації ще недостатньо, оскільки різні люди можуть робити різні висновки щодо одних і тих самих фактів. Тому вам потрібно буде застосувати аналітичні інструменти для аналізу інформації.

4. Розробка варіантів дій. Коли ви приймаєте рішення, у вас повинен бути вибір між різними варіантами. Наприклад, щоб підняти продажі, незважаючи на нові умови конкуренції, ви могли б поліпшити якість або знизити ціни. Такі варіанти дають вам підставу для порівняння і можливість вибору. При наявності декількох варіантів у вас є найкращий шанс знайти вірне рішення замість того, щоб діяти згідно з тим, що здавалося вам хорошою ідеєю.

5. Вибір і використання кращого варіанту. Тепер приходить момент істини. Ви повинні прийняти остаточне рішення. Якщо ви пройшли всі попередні кроки, то, можливо, ви приймете хороше рішення. Уникайте так званого «аналітичного паралічу »- ситуації, коли проблему нескінченно аналізують замість того, щоб діяти. Адже ваша мета - прийняти рішення.

6. Аналіз результатів. Ви не можете просто прийняти рішення, а потім забути про нього (чого вам, можливо, і хотілося б). Загалом, єдиний спосіб дізнатися, впоралося чи ваше рішення з проблемою, - це відслідковувати його наслідки.

З досвідом цей процес з шести кроків може стати для вас найбільш природним. Для дрібних рішень вам не потрібно буде шукати багато інформації, інколи достатньо лише зробити один телефонний дзвінок. Так само не знадобиться і великий список варіантів. Двох може бути достатньо.

В своїх різних видах ця схема прийняття рішень пройшла перевірку часом. Вона допомагає приймати раціональні ділові рішення, які можна доносити до інших.

доручайте все, що можете

Делегування - Це розподіл завдань між підлеглими. Таким чином менеджер координує діяльність інших для виконання завдання. Постановка завдань перед іншими та забезпечення їх правильного виконання є невід'ємною частиною роботи будь-якого менеджера.

Уміння делегувати вимагає знання наступних принципів: відповідальності, підзвітності і повноважності.

Відповідальність означає, що у кожного менеджера чи працівника є особлива функція або ділянку роботи, закріплений за ним. Це називається сферою відповідальності.

Підзвітність означає, що кожен співробітник компанії звітує перед іншими особами. Кожен звітує перед відповідною особою за виконання своїх обов'язків.

повноважність означає, що деякий особа наділяється повноваженнями для виконання того чи іншої роботи. Якщо у вас є бюджет, у вас є і повноваження на нього, а якщо ви можете брати людей на роботу, у вас є кадрові повноваження.

Недотримання цих принципів призводить до невдач. Дійсно грамотне делегування -- організоване, свідоме і послідовне - вимагає зусиль.

Нижче представлені керівні принципи успішного делегування:

Чітко визначайте завдання і терміни її вирішення, а також ступінь важливості. Оцініть сильні і слабкі сторони співробітників. Намагайтеся давати своїм підлеглим такі завдання, які допомагали б їм розвинути свої кращі навики і подолати слабкості.

Коли ви доручаєте что-то кому-небудь, у вас повинна бути чітка картина того, які результати ви очікуєте отримати і коли Ясно викладіть доручення у службовому документі. Якщо ви даєте усне доручення, переконайтеся в тому, що він зрозумів, чого ви від нього чекаєте.

За мірою можливості дозволяйте людині, що виконує ваше завдання, самому вирішити, яким чином його зробити.

Усвідомте, що якщо навіть хтось не здатний виконати роботу так добре, як вам би хотілося, вона все одно може бути зроблена на високому рівні. Якщо ця робота зроблена нижче ваших критеріїв, доручайте її тим, хто може зробити її добре, а не підганяйте ваші критерії під працівника. Таким чином він зрозуміє, чого від нього вимагають.

делегуйте все, що тільки можете, на нижчі рівні організації тим, хто здатний взяти на себе відповідальність за ваші доручення. Не позбавляйте ваших підлеглих відповідальності або повноважень.

Розумійте, що ви делегіруете завдання та повноваження, необхідні для виконання цих завдань, але ви не можете делегувати свою відповідальність перед вищою ланкою. Якщо щось іде неправильно на вашій ділянці, то ви як менеджер в кінцевому рахунку і є за це відповідальним. Осуд ваших підлеглих є вкрай невідповідною формою.

Надавайте підтримку своїм підлеглим

Діяльність менеджера не зводиться до одного лише делегування. Фактично найважча робота ще попереду. Щоб ваші співробітники домагалися результатів, їм необхідна ваша підтримка.

Працівникам потрібна підтримка, бо між ними і бажаними результатами звичайно встають бар'єри. Ці перешкоди існують в компанії в таких формах, як бюрократія і обмежені ресурси, і за межами компанії у вигляді конкуренції та опору замовників.

Ще вашим працівникам потрібна підтримка просто тому, що вони - люди. Вони потребують коригування, підказках, стимулювання та гуморі, особливо коли робота йде важко.

Кращий спосіб підтримати своїх співробітників - це прибрати бар'єри, що стоять на шляху до їх успіху, і діяти як хороший наставник. Ось як можна зробити це:

Захищайте своїх підлеглих перед лицем вашого начальства і інших служб організації. Відстоюйте їхні інтереси. Будьте терпимі до них. Прагніть щосили надати їм необхідні ресурси обладнання, допомога інших співробітників, грошові кошти і час - все, що їм потрібно, аби зробити роботу добре.

Ставтеся серйозно до турбот і скаргами своїх підлеглих. Підхід «припини своє ниття» може віддалити вас від них і принести погану віддачу, коли їх тривоги мають розумні підстави.

Якщо вашим підлеглим потрібна коректування, здійснюйте її в особистій формі. Коли вони заслуговують на похвалу, хваліть їх публічно.

Тримайте своїх співробітників у курсі того, як їхні зусилля сприяють досягненню цілей компанії і приносять користь всьому підприємству.

Допомагайте вашим працівникам розвиватися і рухатися вперед. Більшість людей хоче брати на себе більше зобов'язань і розвиватися, тому що це дає їм шанс набути нових навичок.

Не заводите собі улюбленців. Це має бути ясно і так, але ви теж людина, і хто-то вам може подобатися більше, ніж інші. Якщо ви не будете ставитися до всіх з однаковою справедливістю, то створите серйозні проблеми морального характеру.

Розглядайте менеджмент як контактний спорт, який веде нас до наступного завдання.

Комунікація: те, що більше, ніж слова

Комунікаційні навички стоять на вершині списку якостей, якими повинен володіти менеджер. Вони включають в себе усну та письмову комунікацію. У діловому світі треба говорити зрозуміло, точно, чесно і переконливо.

Уміння слухати є відправною точкою для гарної комунікації. Так мало людей звикли до того, що їх дійсно слухають з повною увагою, не перебиваючи, що ця техніка може бути просто щирою. Це спокусливо, навіть природно - обдумувати свою відповідь в той час, поки співрозмовник говорить вам что-то.

Замість цього намагайтеся слухати з метою зрозуміти іншу людину. З часом це розуміння створить зв'язок між обома людьми. Якщо ви не слухаєте людини, ця зв'язок не встановлюється. Люди розуміють, чи дійсно їх слухають (і ви теж, чи не так ?).

Поза залежності, слухаєте ви чи говорите, пам'ятайте, що не всяка сказана думка досягає співрозмовника. Це тому, що у кожного з нас є своя система поглядів, крізь яку ми фільтруємо те, що чуємо і говоримо.

Однак менеджеру необхідно бути точним, коли він хоче, щоб інші знали, чого він від них очікує.

Контроль плану

В бізнесі є чудові слова: «Плануйте вашу роботу і працюйте на вашу планом ». Іншими словами, майте план і використовуйте його. Зазвичай це називається контролем виконання плану, що передбачає управління ресурсами - людьми, часом, обладнанням і грошима - за наміченим планом для досягнення конкретної мети. Хороший план буде допомагати вам на кожному кроці до досягнення вашої мети.

План - Це не документ, який можна скласти, а потім закинути в ящик столу і забути про нього. Це ваша дорожня карта, що допомагає вам у міру просування вперед.

З часом успіх у бізнесі, як і в будь-яких прагненнях, приходить завдяки наполегливій, щоденного дотримання основних його принципів. У менеджменті «Основами» є шість управлінських завдань: планування, постановка цілей, прийняття рішень, делегування, підтримка, комунікація, а також контролювання плану. Досягніть майстерності у виконанні їх, і ви станете майстром ділового адміністрування.

І останнє, що потрібно знати

Менеджмент починається з планування і постановки цілей і закінчується контролем виконання плану. У вас повинна бути мета і план для її досягнення; використовуйте план, щоб рухатися до мети.

Намагайтеся використовувати процес прийняття рішень, а не діяти поспіхом. Починайте з визначення проблеми, потім збирайте потрібну інформацію, ретельно її аналізуйте, розробляйте альтернативні варіанти дій і вибирайте кращий з них. Потім доводьте його до кінця, щоб побачити, що ваш вибір був справді кращим.

Грамотне делегування - це єдиний шлях зробити роботу за допомогою інших. Вибирайте правильних людей для ваших доручень, нехай вони виконають свою роботу. Доручає іншому все, що можна і доручайте це на самий нижній рівень, на якій це може бути зроблено.

Надавайте підтримку вашим працівникам і заберіть перешкоди з їх шляху до успіху.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru/