Організація системи управління витратами
Віктор Ілліч Скоромнік
Постановка системи управління витратами (витратами)
передбачає:
=> організацію структурного підрозділу із забезпечення
управління витратами,
=> формалізації процедур управління витратами, опис
нових процесів управління, в тому числі систем обліку, контролю і планування.
=> інструменти управління витратами у вигляді моделей
бізнесу основних рівнів управління і методик їх використання в управлінні
витратами, методик підтримки актуальності моделей бізнесу.
Трохи історії ....
Зовнішня Середа Компанії. У період державного
планування і регулювання все було зрозуміло і просто. Постачальники і
субпідрядники були пов'язані з основним замовником обладнання, сировини,
матеріалів необхідністю виконання державного плану. При цьому
досить жорстко і однозначно були визначені ціни та умови поставок.
Взаємодія здійснювалося незалежно від платоспроможності підрядника.
У свою чергу, планування діяльності Компаній
здійснювалося в м'якому режимі. Формувалися кошторису витрат, бюджети доходів -
витрат, які можна було планувати на ближню і далеку перспективу;
розроблялися (і розробляються) техніко - економічні обгрунтування на
розробку та освоєння нових видів продукції (послуг).
Що відбувається сьогодні? Внутрішні поставщики --
субпідрядники в основному представляють собою хаотичне нагромадження підприємств
всіх видів власності. При цьому у багатьох з них змінилося фінансове
стан. Без державної підтримки значна кількість підприємств
або розорилося, або змінили вид діяльності .. Так чи інакше, умови
поставок змінилися, при цьому ціни на які поставляються витратні матеріали постійно
ростуть в тій чи іншій мірі. Підприємства не встигли оновити основні
засоби - обладнання, транспорт та інші постали перед проблемами заміни
обладнання.
В даний час в кошторисах витрат, у бюджетах не залишилося
жодної позиції, яку можна було б назвати постійною. Змінилися не
тільки ціни і умови поставок, у багатьох випадках можна ставити під сумніви
факт можливості поставок взагалі. Разом з тим з'явилися нові партнери,
підрядники, що пропонують не тільки вітчизняну техніку, але і зарубіжну,
відрізняється як ціною, так і якістю виготовлення.
З іншого боку більшість Компаній отримавши доступ на
зовнішній ринок, залишилися один на один проти закордонних конкурентів, і у зв'язку з
цим стало актуальним більш жорстке ставлення до свого внутрішнього менеджменту,
системі управління.
Однією зі складових можливих стратегій боротьби з
конкуренцією і є стратегія, орієнтована на низькі витрати.
Внутрішній стан управління Компаніями. Перш ніж
говорити про можливість реалізації стратегії орієнтованої на зниження
витрат, нам, очевидно, треба оцінити їх керованість на основі аналізу
різних аспектів управління.
У першу чергу необхідно звернути увагу на цільову
спрямованість управлінської діяльності підприємств (що значною
мірі обумовлено особливістю державного управління). Практично всі
підприємства, вся система управління орієнтована на управління обсягами
виробництва, їх збільшення або підтримання на заданому рівні і т.д.
В існуючій системі управління витратами як
факторів управління використовуються в основному фінансово - економічні
показники. Але проблема полягає в тому, що самі по собі фінансові
показники є наслідком (у моделюванні це вихідні параметри), а не
керуючими чинниками, за допомогою яких можна змінити рівень витрат
того чи іншого бізнесу.
Аналіз управлінської документації, господарської
діяльності підприємств показує, що, як такого, управління витратами
ніколи не здійснювалось. Це добре видно з управлінської документації. У
управлінської документації показники витрат фігурують у вигляді різних
фінансових та економічних показників, що не дозволяє ні в якій мірі
забезпечити їх ефективне управління.
Не краще і положення з плануванням витрат. Зрозуміло, що
формується система бюджетів, яка передбачає певний рівень витрат під
певний обсяг виробництва. У черговий раз зі зміною цін на світовому
ринку змінюються і обсяги реалізації Компаній. Цілком зрозуміло, що слідом за
зміною цін починаються судомний перегляд бюджетів. Спочатку йдуть спроби
надати якусь логіку дій при формуванні бюджету, але коли
додатково з'являється інформація про підвищення тарифів на енергоносії,
логіка зникає. Директору об'єднання просто урізують видаткову частину, забороняючи
при цьому чіпати дохідну.
Тим не менше, підприємства роблять певні
спроби управління витратами. За фактом зовнішнього впливу на бізнес
формуються спеціальні групи вирішення певних питань. Розробляються
програми зниження витратних показників. Формуються інвестиційні портфелі,
спрямовані на подальше зниження витрат і т.д. Але, як показує
практика, ці заходи носять разовий характер і з черговим збільшенням цін на
складові структури витрат процес управління повторюється знову і знову.
Цей список можна продовжувати до нескінченності.
У цілому можна відзначити такий цікавий факт: у більшості
галузей управління витратами ведеться за методом «тику». Наприклад, допустивши один
раз помилка (поки комплектуючі були затребувані виробництвом, постачальник
комплектуючих виробів змінив вид діяльності) керівництво терміново шукає вихід з
положення. І це замість того, щоб на самому початку сформувати базу даних
постачальникам, визначити кілька варіантів поставок і після вибору
оптимального варіанту прийняти остаточне рішення.
Таким чином, стратегічне управління витратами
практично відсутня, а оперативне якщо воно і є, то носить тимчасовий
характер. Це стало результатом того, що зовнішнє оточення Компаній різко
змінилося, а внутрішня структура і принципи управління Компанії залишилися
колишніми.
Якою має бути система управління витратами? На нашу
думку, система управління витратами повинна відповідати ряду вимог.
1. Обов'язково має бути забезпечена стратегічна
спрямованість прийняття рішень в галузі управління витратами. Зниження
витрат є однією з основних складових стратегічного плану розвитку
бізнесу.
2. Повинні бути чітко визначено об'єкти управління. Не знаючи
причин появи тих чи інших видів витрат, ми не можемо говорити про
управлінні ними.
3. В управлінні витратами вся документація повинна
однаково сприйматися на всіх рівнях управління Компаніями.
4. Планування повинно працювати не по факту,,
а на попередження негативних наслідків зміни зовнішнього оточення бізнесу.
5. Управління повинно бути поставлено на системну основу, а
не здійснюватися час від часу.
Яким чином може бути реалізована система управління
витратами? Нами розроблено кілька сценаріїв впровадження системи управління
витратами. Різниця між ними полягає у формуванні структурних
підрозділів, що забезпечують управління. При цьому, всі сценарії грунтуються
на використанні ряду стандартів формування моделей:
=> Стандарти, що описують формування сукупності
взаємопов'язаних моделей виробництва від НДДКР продукту, його експлуатації до
його консервації за принципом FBC (Full Business Cycle) - повний цикл бізнесу, або
FPC (Full Production Cycle) - повний виробничий цикл.
=> Стандарти формування сукупності моделей - від
окремих операцій на рівні продукт, ресурс, система управління,
організаційна структура, до управління Компанією, за принципом FMC - (Full
Management Cycle).
=> Крім того, передбачаються стандарти, що описують
повний управлінський цикл - сукупність взаємопов'язаних моделей на трьох
якісних рівнях: 1 - продукт, ресурс, технологія і т.д., 2 - техніко --
економічні показники бізнесу (обсяги виробництва, реалізації, структура
витрат виробництва, калькуляції витрат на вироби і т.д.), 3 - фінансові
потоки (податкове планування, інвестиції, кредити, розрахунки за кредитами та
тощо), за принципом FSC - (full structure cycle) - повний структурний цикл.
Як показала практика саме така постановка моделей
діяльності компаній дозволяє отримати значний ефект від управління
витратами.
Практична цінність SCM. Прикладом використання нової
системи управління витратами є перерахунок фінансових потоків по
структурним підрозділам з різними умовами і ефективністю проведення
технологічних робіт для декількох нафтових компаній. Економія реально
склала від 0,5 до 2,7 долара на тонну видобутої нафти.
Список літератури
Для підготовки даної роботи були використані матеріали з
сайту http://psyonline.ru/
