Принципи управління особистим часом

Гліб Архангельський

Скажу спочатку кілька слів про моєму розумінні організації часу. Тема для нашої культури дуже неоднозначна. Ось яскраве думка з цього приводу - "Мені здається, що у нас в Росії ідея організації часу не прийметься. Уявити собі не можу росіянина, який фіксує по годинах і записує в таблицю події дня з метою ..., та з будь-якою метою не можу уявити! А вже пов'язати час і гроші так і поготів неможливо! Це не в'яжеться в російській голові. Ми не можемо структурувати час і простір! Це скоріше до німців. А ми люди азартні, захоплюються. Нам рутина нудна і нецікава. А коли ми в азарті, ми можемо гори звернути і смішно підходити з цими таблицями і намагатися організовувати людини в стані азарту. А коли ми не в запалі, то в нудьгу. А в нудьгу нас краще не чіпати! "

Думка, далеко не позбавлена підстав. Більшість книг і курсів, які формують загальноприйняте вистава про тайм-менеджмент, пропонують класичні технології організації особистого часу, орієнтовані на конкретний, структурують, впорядкований тип особистості. Люди більш хаотичного складу, намагаючись приміряти на себе таку "гамівну сорочку", ніякої користі від цього не отримують. Між тим, вони анітрохи не гірше за перше, їх час теж дорого коштує, особиста ефективність та успішність важливі і для них. Тому, хоча я використовую і класичні методи, але основний акцент у своїх розробках роблю на методи управління особистим часом, що годяться для людей, до порядку не надто схильних. Після цих загальних зауважень можна описати основні принципи, з яких я виходжу, на двох прикладах з моєї практики.

Управління часом в ситуації значних змін

Перший приклад - директор і співвласник середніх розмірів петербурзького видавництва запрошений працювати заступником директора великого видавництва в Москві. Чекає різкого підвищення навантаження, причому в умовах незнайомої організації з сильною внутрішньою конкуренцією. Тип особистості - інтуїтивний, хаотичний, і до застосування методів класичного тайм-менеджменту, взагалі кажучи, не схильний. Як він сам каже, "Я не люблю щось записувати, довго планувати і вираховувати. Особливу ненависть у мене викликають ретельно і акуратно розписані папірці, - розпорядки дні, тижні, місяці, роки, десятиліття, життя. У них написано все про майбутнє і ніякої казки не залишено ".

Що вдалося зробити? По-перше, спільними зусиллями був освоєний і "заточений" під конкретні потреби ситуації і особисті переваги клієнта ряд методів, що дозволяють підвищувати ефективність використання особистого часу в хаотичних і непередбачуваних умовах. З класики найкраще спрацював метод розстановки пріоритетів, який дозволив виділити реально важливі справи з величезного потоку, який упав на клієнта на новому місці роботи, а все другорядне - відсіяти. З моїх авторських розробок більше всього нагоді метод обмеженого хаосу, завдяки якому клієнт, дуже не люблячий паперову роботу і всіляку канцелярію, не загубився у великому кількості документів і налагодив зручну для нього систему їх зберігання.

По-друге, в ході роботи клієнт сформулював для себе кілька принципів підвищення ефективності власного винаходу. Деякі з них для мене були досить несподівані, оскільки сам я ставлюся до людей зі структурують типом мислення. Наприклад, виявилося, що робота над кількома справами паралельно, з частими перемиканнями між ними, для нього більш зручна і дозволяє менше втомлюватися, і тому він став свідомо застосовувати такий стиль роботи.

Апологет класичного тайм-менеджменту відсахнеться в жаху від такої єресі - це ж порушення загальновідомих і незаперечних принципів особистої ефективності! Варто помітити, що в інших випадках результатом консультування дійсно могло ставати прямо протилежне - робота великими блоками замість безлічі дрібних відволікань. Але протиріччя тут немає: в організації особистого часу важливі не загальні правила, а індивідуальний стиль, який людина для себе знаходить і який для нього комфортний і дає максимальну ефективність.

В підсумку, освоєння нової посади пройшло успішно. Клієнт зумів витримати і взяти під контроль великий обсяг роботи, і продовжує вже самостійно працювати над особистою ефективністю. Важливо відзначити, що тайм-менеджмент допоміг, незважаючи на виросли робочі навантаження, зберегти в недоторканності час, що виділяється на сім'ю. Знову слово клієнту: "Головний результат у тому, що я повірив, що й з моїм інтуїтивним типом особистості можна рухатися в кар'єрі керівника успішно. Також почав застосовувати усвідомлено і регулярно ряд прийомів у поточній роботі. Готуюся до запровадження нових методів і навиків, - зауважу, таких, які мене не дратують! "

Тепер від ситуації - до узагальнень. Перший принцип, якого я дотримуюся і який яскраво проявився в описаному випадку: якісну систему організації свого часу людина може розробити тільки сам. Організація особистого часу -- справа життєво важливе, надзвичайно сильно залежить від особливостей характеру і роду діяльності людини. Тут можливий тільки "індивідуальний пошиття ", все інше, продовжуючи аналогію з одягом, буде жати, натирати, і більше зашкодить, ніж допоможе. Завдання консультанта або автора семінару, книги -- інформування про існуючі системах, про методи побудови власної системи, підтримка прийняття рішень, і найголовніше - початковий імпульс, поштовх до розвитку.

А завдання клієнта, або слухача семінару, або користувача програми - не сприймати те, що йому пропонують, як щось свідомо правильне і не підлягає сумніву, а вибирати оптимальне, перекроювати, перебудовувати під свої потреби. У своїй практиці я не відкидаю перевірені часом всім добре відомі класичні методи (структурування цілей і завдань, система планів на різні періоди, і т.п.), але ставлюся до них виключно як до матеріалу, з якого людина може вибирати те, що йому органічно, для побудови власної системи.

Другий принцип важко виразити однією фразою. Напевно, найкраще сказати: не варто піддаватися стереотипу планування. У свідомості європейської людини з часів Платона, з його "світом ідей", ідеальних образів, міцно закладена послідовність дій: намалювати бажаний спосіб розвитку подій (план, програму, проект ...) і потім заганяти живу діяльність у цю заздалегідь створену схему. Такий підхід цілком застосуємо в достатньо передбачуваних областях діяльності, на зразок будівництва авіаносців, але дуже часто дає збої в організації особистої роботи, де нам часто доводиться стикатися з несподіваними обставинами, змінами, і т.п. Як правило, значна частина пропонованих людині методів організації часу - методи планування, передбачають складання розкладів дня, тижня, і т.д. Я ж загострюю увагу на тих методах, які дозволяють орієнтуватися і зберігати ефективність у ситуації невизначеності.

Інша важлива сторона того ж принципу "не захоплюватися плануванням" -- необхідність відстеження власної ефективності. У більшості західних технологій тайм-менеджменту упор робиться на планування і контроль, тобто порівняння досягнутого з запланованим. У вітчизняній традиції більш поширений інший підхід - порівняння досягнутого з максимально можливим. Це виражається в першу чергу в хронометраж, тією чи іншою мірою складності, з аналізом даних, які отримує і постійним виявленням резервів підвищення ефективності. Але про це ми скажемо детальніше після аналізу такого прикладу.

Управління часом в ситуації "від гарного до краще "

Другий приклад - випадок, в деякому розумінні протилежний першому, тобто НЕ "аварійний". Клієнт - керівник двох відділів у московському холдингу (профіль компанії - IT-консалтинг, розробка програмного забезпечення). Цілком успішний менеджер, з великими службовими перспективами, прицілом на top-MBA, що ще людині треба? Тим не менш, його цікавила тема організації вільного часу. Почали, як я зазвичай в не-аварійних ситуаціях і рекомендую, з хронометражу.

Слід помітити, що відчуття людини, що вперше в житті протягом тижня-двох подивилася в дзеркало на "себе чотиривимірного" - це дуже гострі відчуття. Недарма гуру менеджменту Пітер Друкер, доручаючи секретарці робити хронометраж своєї робочого тижня, дає їй письмове зобов'язання в тому, що не буде її звільняти після повідомлення йому правдивих результатів. Як правило, "гарують як кінь" сучасна людина реально працює значно менше часу, ніж йому здається, хоча в цьому буває дуже важко зізнатися.

Отже, коли клієнт став вести хронометраж, відразу виявилися деякі резерви часу, але не це головне. Головний результат хронометражу - поява свого роду "вестибулярного апарату". Як вестибулярний апарат відстежує, чи знаходиться людина у рівновазі, і заподіює дискомфорт, якщо рівновагу порушено, так в результаті хронометражу з'являється якийсь "апарат", що відслідковує ефективність. Облік власного часу в протягом декількох тижнів виробляє особливого роду увагу до часу, і людина починає зовсім по-іншому дивитися не тільки на свої дії, але і на все навколишнє.

З e-mail'a цього клієнта про результати перших тижнів хронометражу: "... Усвідомив недостатню ефективність управління нашою компанією, і вже поставив весь топ-менеджмент на голову - нову концепцію розробляємо. Процес поки знаходиться в стадії написання мною пропозицій за моїми підрозділах і нахмуреного очікування топів. Якщо я доведу ефективність - рішення буде прийнято, а я доведу. :)"

Таке зміна мислення, один раз відбувшись, працює і приносить свої плоди вже у будь-якій області діяльності. Якщо є прагнення до оптимізації, підвищенню ефективності, розвитку, то втілити його в життя - це вже справа техніки. Знову слово клієнту: "... Зараз розробляю систему контролю за матеріальними витратами, мені сподобалися можливості аналітики. Кожен вечір тепер фіксується кожен витрачений рубль. Тут, як і з часом - результати починають з'являтися з початком ведення обліку, хочеться відразу кинути цю справу. :))"

Щоб слова про важливість зміни мислення як основи управління часом не здалися голослівними, наводжу конкретні результати роботи з цим клієнтом.

1. Почав відчувати плин часу.

2. Навколишні перестали відволікати через дрібниці (самі).

3. Великі блоки роботи замість метань.

4. Розкрив неочевидні недоліки роботи компанії.

5. Перестали забуватися денні справи.

6. З'явилося більше вільного часу.

7. Почав вчитися друку сліпим методом.

8. Почав облік особистих (сімейних) матеріальних витрат.

9. Змінилися акценти в особистому розвитку.

Опис робочого тижня для непосвяченого в тайм-менеджмент людини звучить убивчо: два вечори на тиждень на англійську, два на французька (тільки курси, не рахуючи іншого), теніс, вечірнє другу вищу освіту. При цьому вистачає часу на відпочинок і розваги.

Втім, всі окремі результати - це лише приватні прояви загального і найважливішого результату: людина почала керувати своїм часом. Спробуйте в конкретних термінах описати, чим відрізняється досвідчений водій, що керує машиною, від новачка, який так веде машину, що ще незрозуміло, хто кого веде? Зовні вони здійснюють приблизно однакові дії, ніж один відрізняється від іншого -- так відразу і не скажеш. Тим не менше, відмінність очевидно.

Отже, як і в першому випадку, робота над власним часом дала клієнту не тільки матеріальні результати, але, що набагато важливіше, дозволила за допомогою організації часу запустити процес безперервної зміни, вдосконалення. Завдяки цьому принципово змінилася кількість і якість результатів, які може досягати людина.

Тут я хочу вказати на ще два принципи, що лежать в основі цих процесів. Третій принцип - мислення, спрямоване на ефективність. Першорядну роль грає зміна мислення; технологічні аспекти організації часу і особистої роботи - Питання вже друга. Якщо людина навчилася бачити неефективні процеси і удосконалювати їх, він цілком в змозі застосовувати наявні технології або розробляти свої. Якщо йому тільки дали набір технічних прийомів, не навчивши відстежувати ефективність - великої користі від такого навчання не буде. Причому важливо відзначити, що робота з ефективністю тільки починається з організації особистого часу, а потім може поширюватися на будь-які області діяльності.

Останній і найважливіший принцип - все може бути вдосконалено. З цим принципом не можна порівняти за важливістю ніякі технологічні питання. Якщо виходити з припущення, що резерви ефективності та розвитку невичерпні, то знайти потрібне рішення, розробити для цього необхідний метод - це вже питання тактичні і свідомо вирішуються.

Практичне додаток. Наскільки висока ваша особиста ефективність?

Завдання тесту - допомогти вам проаналізувати ваш робочий стиль на матеріалі витрат часу за один день. Такий аналіз допоможе вам краще представити сильні і слабкі сторони вашої системи організації діяльності та намітити способи підвищення особистої ефективності. Відмінність цього тесту від інших подібних полягає в тому, що вам доводиться не відповідати на абстрактні питання на зразок "Добре Чи ви делегіруете? - Оцініть за 5-бальною системою ", а працювати з конкретним фактичним матеріалом, безпосередньо відображає витрати вашого часу.

Для початку забезпечимо себе цим фактичним матеріалом. Озброїтеся листочком паперу, бажано в клітку. У лівому стовпчику буде "портрет" вашого робочого дня. При бажанні можна включити і неробочий час. Для аналізу краще всього взяти вчорашній день, але якщо він погано відображає ваш звичайний робочий день, візьміть який-небудь інший, якщо ви його можете непогано згадати. Можна взагалі намалювати портрет "типового", "середньостатистичного" робочого дня, як ви його собі уявляєте, тільки обов'язково "як це зазвичай буває", а не "як мені хотілося б, щоб це зазвичай бувало ".

Тут зауважимо, що будь-який аналіз власного часу вимагає граничної чесності і без неї не має сенсу. Це ваша внутрішня інформація, яка повинна бути доступна тільки вам, і яка повинна давати вам об'єктивну картину реально що відбувається.

Виберіть точність обліку - для початку рекомендуємо 15 або 30 хвилин. У кожну клітину лівого стовпця вам потрібно буде записати вміст відповідного відрізка дня. Краще починати з тих справ, які ви пам'ятаєте добре, з тих подій, час початку яких сильно відобразилося в пам'яті. Слідом за ними можна відновлювати те, що запам'яталося гірше, згадуючи логічні зв'язки між подіями, використовуючи різні канали пам'яті (уявіть собі візуально картину того, що відбувалося, згадайте звуки і слова, і т.д.). Можна залучити записи в органайзері, і т.д. Якщо деякі частини дня згадуються дуже погано - відзначте їх галочками в 1 стовпці. Відповідні "білі плями" можна просто не враховувати в подальшому аналізі, а можна заповнити типовими справами, які зазвичай трапляються в цей час.

Перше, що нам належить оцінити - це те, наскільки ви володієте інформацією про витрати власного часу. Підрахуйте кількість "оптіченних" клітинок у 1 стовпці і розділіть на кількість рядків, відповідне портрету дня. Якщо уявити собі людину малим підприємством (ТОВ Іванов І.І.), в якому ви -- генеральний директор, то відсоток, який ви отримаєте, характеризує ваше володіння ситуацією з інформаційної сторони. Тобто саме в такому ступені ви інформовані про те, що відбувається у фірмі, решта для вас вкрито завісою таємничості, і, відповідно, некероване.

Тепер займемося питанням пріоритетів. Спробуйте виділити з ваших справ (відзначивши галочками у 2 стовпці) ті, які "працюють" на найважливіші, великі, довгострокові цілі. Одержаний відсоток показує, наскільки сильно ви орієнтовані на досягнення реальних стратегічних результатів, і наскільки легко піддаєтеся затягує дрібної "плинності". Подумайте, чи не можна якось зменшити її колічество? Приблизно прикиньте, яких витрат потребуватиме позбавлення від частини таких справ. Майте на увазі, що зараз ви втрачаєте на цих дрібні справи дуже багато, оскільки через них відкладаються більші, важливі та результативні справи.

Зауважимо: якщо стосовно якоїсь справи ви не впевнені, до якого класу його віднести, а справа довге й займає кілька рядків, можна частину справи відзначити, а частина залишити невідмічені. Можна крім галочок використовувати який-небудь інший, "половинний" значок, для підвищення точності оцінок. Хоча точність цифр тут - не головне. Важливо добре відчути, обміркувати, вивчити структуру свого часу, зрозуміти, в якому напрямку варто було б над ним попрацювати. Чисельні оцінки в цьому відіграють допоміжну роль.

Наступний етап - оцінка керованості ситуації. Спробуйте в 3 стовпці розділити справи за ознакою: "обділені" - "поглиначі". "Обділені" - це такі справи, на які варто було б витрачати більше часу, приділяти їм більше уваги, але з якихось причин не вдається. "Поглиначі", навпаки, з'їдають дуже багато часу, не завдаючи вам ні результатів, ні задоволення. Відмічайте галочками і ті, й інші. Ті справи, на які по-вашому витрачається нормальна кількість часу, залишайте невідзначеними. Відсоток галочок - це міра того, наскільки структура вашого часу відповідає вашим бажанням, простіше кажучи - наскільки вільно ви володієте своїм часом. Якщо завгодно, "обділені" - це перспективні напрямки діяльності вашого "ТОВ", а "поглиначі" - платежі податкової інспекції, в ролі якої в даному випадку виступають ваші зовнішні обставини. Подумайте, чи не можна якимось чином знизити ці "платежі", поборотися з поглиначами, і за рахунок виграного часу "профінансувати" обділені перспективні напряму?

Близьке за змістом напрям оцінки - кількість перешкод. Робота в цьому напрямку може бути особливо корисна, якщо ви працюєте в офісі з іншими людьми і вас часто відривають від справи телефонні дзвінки, сторонні відвідувачі, і т.п. Спробуйте в 4 стовпці згадати кількість таких дрібних відволікань, відповідних кожного періоду часу. Подумайте над тим, скільки часу в середньому віднімає кожне таке відволікання (час на перемикання уваги, на саме відволікання, на "повернення" в попередню діяльність). Помножте на кількість відволікань і отримаєте суму часу, втраченого абсолютно даремно, так би мовити, відходи виробництва, що не підлягають ніякої переробки та не варті ні копійки. Можете за допомогою цієї цифри внести відповідні корективи в показник попереднього пункту. Але головне - є сенс замислитися про те, як можна знизити такі втрати. Техніка боротьби з офісними "злодіями часу "досить добре розроблена і описана в багатьох книжках з тайм-менеджменту.

Тепер оцінимо якість прив'язки справ до часу. У 5 стовпці поставте галочки навпроти тих справ, час виконання яких, як вам здається, було вибрано невдало. Наприклад, варто було б зробити цю справу ще тиждень тому, тоді б результат був явно краще. Або: у той час, коли у вас була висока працездатність, ви займалися чимось не найважливішим і не найскладнішим. Підсумкова оцінка буде показувати, наскільки добре ви, як генеральний директор вашого власного підприємства, враховуєте навколишнє ситуацію і закономірності її розвитку. Чим вище відсоток "несвоєчасних" справ, тим, значить, ваша "ТОВ" більш схильне пропонувати зовнішнього світу сани влітку, а віз взимку. Можливо, варто подумати про планування, бюджетування та інших досягнень цивілізації.

Далі - Співвідношення функціонування та розвитку. Відзначте в 6 стовпці ті справи, виконання яких дає вам щось для власного розвитку - виробляє нові уміння, дає нові знання, і т.п. За бортом залишаться ті, які ви можете виконувати легко і впевнено, виконання яких не вносить ніякого вкладу в ваше розвиток. Відсоток, який ви отримаєте, характеризує співвідношення функціонування і розвитку, орієнтації на короткострокову та довгострокову перспективу у вашому "ТОВ". Тут не можна дати точних рекомендацій з найкращому розміром цього співвідношення; головне, щоб воно вам було відомо, і вас задовольняло.

Отже, ви окинув швидким поглядом ваш типовий робочий день. Щиро сподіваємося, що ви задоволені собою не на 100%, бо в такому випадку ви або абсолютно унікальний осіб, або дуже несамокритична. Звичайно, цей тест не дасть вам цілком серйозної і глибокої інформації про те, в якому напрямку розвиватися, які заходи прийняти для підвищення вашої особистої ефективності - це завдання декількох тижнів хронометражу. Але, сподіваємося, тест виконав своє головне завдання - звернути вашу увагу на проблему організації вашого часу, виявити "в першій наближенні "вузькі місця, намітити шляхи подальшої роботи.

"А навіщо 7-й стовпець? "- запитає допитливий читач. Згадайте принцип: "ідеальну систему людина може зробити тільки сам". Ви впевнені, що мої питання охопили всі ваші потреби? Можливо, є якісь параметри справ, важливі саме для вас, що вам хотілося б відстежити? Наприклад, наскільки добре ви делегіруете - які з завдань могли б бути доручені? Або: який відсоток часу дня ви провели в доброму емоційному стані? Таких показників може бути безліч. Так чому б не створити власні критерії якості, почавши самостійне творчість, своїми руками створюючи систему підвищення особистої ефективності?

На Протягом усього тесту ми використовували аналогію "людина - фірма". Дійсно, управління самим собою часто нагадує управління фірмою. Тут і стратегія, і бухгалтерія, і контроль, і мотивація ... Тож чи не час, шановний читач, подумати про проект комплексного особистого реінжинірингу?

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.rezultat.com/