Діловий лікнеп

Досвід щоденного спілкування з верхами бізнесу показує, що керівники погано пишуть і надають інформацію; мало хто вміє добре слухати співрозмовника або читати. Часто виявляється тільки егоїстичне бажання показати свою діловитість і розумного.

Річард Кох (Richard Koch), викладач економіки управління і стратегії бізнесу Школи бізнесу при Бірмінгемському університеті.

Хоча ми вивчали правила дисконтування потоків готівки, теорію опціонів, стратегічний аналіз та ієрархію потреб Маслоу, ніхто не вчив нас читати або писати, говорити чи слухати. Передбачається, що тлумачні майстра курсу адміністративного управління (МВА) і менеджери (адже це так просто) повинні володіти цими навичками: було б принизливо повернутися до школи, щоб ще раз вчитися писати. Але, тим не менше, величезний досвід щоденного спілкування з верхами бізнесу показує, що керівники дуже погано пишуть і надають інформацію, і мало хто з них вміє добре слухати співрозмовника або читати. Це дивує, якщо врахувати, що керівництво тільки тим і займається протягом усього дня, що читає або пише, говорить або слухає.

Мистецтво читання

Лише деякі менеджери можуть під час наради «Перетравити» звіт на 100 сторінках і потім взяти участь в його обговоренні. Іноді це дійсно розумні менеджери. Але найчастіше виявляється тільки егоїстичне бажання показати, які ми ділові та тлумачні. Хоча більшість з нас так читати не вміють.

Справжні проблеми виникають, коли хтось з нашої групи приносить нам на розгляд проект документа. Ми можемо думати, що оцінюємо проект та його автора. Інші переконані, що це члени групи оцінюють нашу здатність поліпшити отриманий документ. Несподівано наше вміння читати піддається перевірці. Але проблема не в тому, щоб читати і розуміти (якщо тільки ви не іноземець, який намагається освоїти японська мова). Вона в іншому - Необхідно вміти правильно думати.

Читаючи документ, легко потрапити під владу його внутрішньої логіки. Помилки легко розпізнати, але, безумовно, найважче побачити те, чого там немає: логіку. У самого досвідченого рецензента, з яким мені коли-небудь доводилося працювати, був один секрет. Перш ніж приступити до читання важливого документа, він витрачав дві-три хвилини на те, щоб накидати на аркуші паперу три пункти:

питання, які повинні розглядатися в документі, і їх структура;

свою думку з цього питання;

найбільш важливі питання, які потребують вирішення.

В результаті він завжди міг одразу ж виділити ключові пункти і приголомшливо оцінював проекти документів. Він був великим майстром. Активно читав, орієнтуючись на свої припущення, а не реагуючи на пасивно представлений документ. Думав сам, а не сподівався скористатися тим, що намагався вселити йому автор. Завжди домагався більш конструктивного і критичного результату, ніж звичайний читач, пасивно реагує на документ.

Вміння писати

У «давні» часи, до появи комп'ютерів, компанії ввели правило: всі службові записки повинні були викладатися на одній сторінці. Це неминуче призвело до появи записок з повним використанням сторінки, часто без полів і відступів зверху і знизу. Деякі з таких записок ставали витворами мистецтва: гори спеціальної коректує стрічки йшли на запечатування і передрук тексту. Проте культ службової записки на одній сторінці процвітав.

Менеджери нового покоління швидко зрозуміли, що для складання записки на одній сторінці було потрібно не вміння добре писати, а вміння думати. Необхідність писати коротко змушує автора сконцентруватися на найбільш важливому, а не на те, що хотілося б сказати. Писати коротко набагато складніше, ніж писати довго.

З появою персональних комп'ютерів і копіювальних машин стало легко писати довго. У цьому випадку сучасні технології стали ворогом ефективності. Писати менше краще, ніж писати багато. І звичайно ж, саме собою мається на увазі, що менеджери повинні писати добре, тому нас ніколи не вчили писати ефективно, якщо тільки ми не працюємо в Procter & Gamble. Результатом використання занадто великої кількості технологій та нестачі навичок письма стала поява довгих і пихатих службових записок, доводять читача до несвідомого заціпеніння від нудьги і розчарування.

Кращий редактор, з яким я колись співпрацював, керувався п'ятьма основними правилами. З тих пір і я намагаюся їм слідувати. Більшість з написаних або прочитаних мною документів не пройшли випробування на цей тест. Але якщо вам це вдасться, то продемонструє ваше уміння не тільки добре писати, але і правильно думати. Ось ці правила.

Писати для читача. І не те, що вам хочеться, а те, що необхідно читачеві. Якщо перші два рядки не привернуть уваги що читає, ваша службова записка, найімовірніше, опиниться в фото № 1 - в сміттєвої кошику. Прагнення писати для читача змушує автора писати менше, а не більше.

Писати коротше. Менше краще, чим більше. Короткі слова краще довгих і жаргонних. Короткі пропозиції, як і в судовому вердикті, легше читати, ніж довгі. Коротке повідомлення змушує читає сконцентруватися на тому, що дійсно важливо, а не на тому, що є.

викладати у вигляді розповіді. У службовій записці повинні логічно поєднуватися чітке оповідання, ясна і послідовно проведена тема і всього лише одне повідомлення. За умови, що керівник середньої ланки щодня отримує десятки, а іноді й сотні дзвінків, електронних повідомлень, документів, в кожному повідомленні має міститися тільки одна думка. У потоці інформації, що лягає на стіл керівника середньої ланки, повідомлення, перевантажені інформацією, запам'ятати неможливо.

Писати, користуючись активним стилем. Читати тексти, де багато пасивного застави та знеособлених пропозицій, нудно, до того ж це свідчить про бюрократичному стилі викладу. Кожна пропозиція має бути позитивним, а не негативним, і тоді лист стане енергетично більш насиченим.

Підтверджувати свої думки фактами. Особливо слід уникати «владних» слів. Хоча такі, як «терміново», «стратегічно важливо» і «Важливо», начебто повинні зробити службову записку більш вагомою. Звичайно, вони можуть обдурити неуважного читача. Але для уважного вони як червона ганчірка для бика, тому що провокують поставити запитання, чому це терміново, стратегічно важливо і просто важливо, і на підсвідомому рівні викликають бажання не погодитися з цією думкою. А раз читач почав сперечатися і не погоджуватися з одним пунктом, він не погодиться і з усім іншим. Якщо щось дійсно терміново, стратегічно важливо і просто важливо, це має бути ясно з контексту і без допомоги риторичних слів.

Список літератури

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.elitarium.ru