Міністерство освіти Російської Федерації

Курський державний технічний університет

Кафедра економіки та менеджменту

Затверджую:

Зав. кафедрою

Д-р екон. наук, професор

_______Е.Н. Кузьбожев

«___»___________ 2003р.

Курсова робота

ПО ДОСЛІДЖЕННЯ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ

НА ТЕМУ:

«АНАЛІЗ ЗАБЕЗПЕЧУЮТЬ підсистем СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ»

Автор роботи: ст. гр. ЕК-01 Пріпачкін С.С.

Керівник роботи: канд. екон. наук., доцент Евченко А.В.

Робота захищена «___» ___________200 р. оценка__________

Члени комісії:

Курськ 2003

ЗМІСТ

Вступ 3

1. Забезпечують підсистеми управління: склад і призначення 5

1.1. Склад підсистеми управління 5
1.2. Підсистема технічного забезпечення: призначення, зміст, дослідження 8
1.3. Підсистема кадрового забезпечення: призначення, зміст, дослідження 11

2. Дослідження підсистеми інформаційного забезпечення 17

2.1. Комунікаційний процес 17
2.2. Інформаційне забезпечення та його склад. Інформаційні потоки 22
2.3. Джерела інформації та методи дослідження інформаційного забезпечення 30

3. Приклад графічних інформаційних моделей у практичниханалітичних дослідженнях 35

3.1. Підготовчі процедури 35
3.2. Побудова графічної моделі 36
3.3. Аналіз матриці інформаційного графа 38

Висновок 42

Список використаної літератури 44

Введення

Процес реформування Російської економіки поставив передпідприємствами ряд нагальних завдань, найважливішим з яких єформування та розвиток системи менеджменту як нової концепції управління.
Відомо, що велике промислове підприємство - це складнавиробнича система, що складається з великої кількості взаємопов'язанихелементів. Суттєве значення для підприємства мають забезпечуютьпідсистеми управління, в тому числі кадрова, технічна, інформаційна. Узв'язку з цим актуалізується необхідність дослідження зазначених підсистем уметою виявлення та усунення їх «вузьких місць».

Мета цього курсового дослідження: вивчити методи дослідженнязабезпечують підсистем управління.

Досягнення поставлених цілей забезпечується рішенням комплексувзаємопов'язаних завдань:
1. розглянути забезпечують підсистеми, виявити їх взаємозв'язок і вплив на функціонування і розвиток підприємства;
2. вивчити зміст і структуру підсистеми інформаційного забезпечення управління;
3. проаналізувати методи дослідження інформації;
4. досліджувати рух потоків інформації на реальному підприємстві.

Об'єктом курсового дослідження є що забезпечують підсистемиуправління.

Предметом дослідження є методи дослідження організації таруху інформаційних потоків.

У ході цього курсового дослідження була використана наукова танавчальна література, а також статті з періодичної преси. В данийчас, незважаючи на актуальність даної проблеми, літератури, що стосуєтьсяцієї теми дуже мало.

У своїй статті «Інформаційне забезпечення управлінськоїдіяльності »в журналі« Питання управління »А. Яновський розкриваєпринципи систематизації інформаційних потоків і наголошує на важливостіінформаційних технологій в управлінні.

При виконанні курсової роботи за основу взято логіка викладуматеріалу, наведена в підручниках «Організація управління промисловимвиробництвом »під редакцією О.В. Козлової і С.Є. Каменіцера і «Аналіз таоцінка систем управління на підприємствах »автор якої Мельник М.В. Уцих підручниках розглядаються питання дослідження систем управління напідприємствах, у тому числі значне місце приділяється дослідженнюзабезпечують підсистем системи управління.

Однак, практичні аспекти дослідження забезпечують підсистемуправління висвітлені недостатньо, що й зумовило виконання даноїкурсової роботи.

1. Забезпечують підсистеми управління: склад і призначення

1.1. Склад підсистеми управління

Аналіз організації управління являє собою комплекснийвзаємозалежний процес дослідження структури та змісту управлінськогоциклу, організації управлінської праці, інформаційного, технічного таматематичного забезпечення, складу органів і витрат управління. Аналіз
- Перший етап і відправна точка розробки будь-якого заходу в областіудосконалення управління. Він дозволяє дати повну характеристикуелементів, структурних підрозділів і рівнів системи управління, оцінитиїх стан та обгрунтувати напрямки подальшого розвитку. Залежновід поставлених цілей і завдань аналіз може охоплювати різні частиникеруючої системи, мати різний ступінь деталізації і закінчуватисяпідготовкою різних матеріалів, але методологічна основа та вихідніпозиції аналізу залишаються єдиними.

Аналіз складається з трьох взаємопов'язаних етапів роботи:

5. збору інформації про стан організації управління, окремих її елементів, процесів і об'єктів в вивчається і аналогічному виробництвах;

6. опису аналізованого процесу або об'єкту за допомогою системи показників і встановлення зв'язку між ними;

7. обробки сформованої системи показників різними методами і прийомами з метою вирішення поставлених завдань.

Виконання першій стадії аналізу являє собою інформаційно -утворюючу роботу. Друга стадія пов'язана з відбором системи показників,характеризують досліджувану частину організації управління, розробка методівїх вимірювання та описом їх взаємозв'язків. Третя стадія роботи виконуєтьсяпо-різному в залежності від особливостей аналізованого об'єкта іпоставленої перед аналізом завдання з різним ступенем застосуванняякісних та кількісних методів.

Виходячи з суті організації управління, можна виділити наступнінапряму з аналізу:
8. просторовий - аналіз структури і взаємодії окремих органів управління, функціонального розподілу праці і т. п. При аналізі просторової організації досліджуються також її зв'язки з системою більш великого об'єкта, з суміжними об'єктами і часто з відносно самостійними і що знаходяться на відстані один від Друга підрозділами власного об'єкта (виробничі одиниці у виробничих об'єднаннях; підприємства та об'єднання - в підгалузях і галузях);
9. тимчасової - дослідження перебігу процесу підготовки, прийняття та організації виконання рішень, вивчення послідовності взаємодій підрозділів управління та ув'язки роботи в часі при реалізації певної програми;
10. поелементний - аналіз структури кадрового складу працівників управління та організації їх праці, інформації, техніки управління, організації використання різних методів управління.

Процес управління можна розглядати в статиці, тобто як застиглий на якийсь конкретний момент часі, і в динаміці (з урахуванням руху і розвитку).

Аналіз організації управління може мати повний (всебічний)характер або вивчати якусь частину системи (тематичний аналіз); можебути глобальним, зачіпаючи всі основні рівні та ланки управління, аболокальним, торкаючись одного якогось рівня або ланки [9, c. 107-108].

Однією з найважливіших умов цілісності системи управління, їїекономічності та забезпечення раціонального взаємодії просторово -структурної, процесної її організації та економічних методів управлінняє формування на науковій основі її забезпечують підсистем:кадрової, інформаційної та технічної.
При аналізі та проектуванні забезпечують систем вирішуються наступнізавдання:
11. обгрунтовується складу забезпечують підсистем;
12. зіставляються різні методи організації окремих забезпечують елементів системи управління, в першу чергу інформації і техніки;
13. ступінь визначається раціональної централізації забезпечують підсистем в аналізі системи управління та співвідношення ємності внутрішніх забезпечують підсистем і використання послуг централізованих

(галузевих, регіональних) організацій відповідного профілю;
14. вивчаються і вибираються раціональні методи елементарної організації управління;
15. визначаються прогресивні методи взаємодії елементів системи управління в типових процесах управління та підрозділи підсистем управління [5, c. 99].

1.2. Підсистема технічного забезпечення: призначення, зміст, дослідження

Управління сучасним складним високомеханізованим виробництвомможе бути досить ефективним тільки за умови оснащенні йогорізноманітної організаційної та обчислювальною технікою. Інтенсивністьсучасного виробництва і швидкоплинність багатьох технологічних процесів,підвищення вимог до якості продукції визначають об'єктивнунеобхідність органічного включення коштів управління у процесівиробництва. Множинність зв'язків між різними елементами іділянками виробництва визначає необхідність оперативних контактів між ними, вибору найбільш раціональних напрямків і форм зв'язку і оснащення їхефективною технікою. Складність які приймаються у процесі управління рішеньвимагає їх багатоваріантної розробки і вибору найбільш ефективноговаріанту. Це істотно підвищує обсяг і трудомісткість управлінськихробіт і ставати практично реальним тільки при використаннівисокопродуктивної техніки управління.

Величезні масиви реєструється, що передається і оброблюваноїінформації зажадали б невиправданих витрат праці, якби на допомогулюдині для цієї мети не була б підключена відповідна техніка.
Зберігання та обробка інформації також потребує механізації. Швидкістьотримання та обробки інформації перетворює її запаси з непотрібного архівуданих в активний засіб впливу на керований об'єкт [9, c. 221 -
223].

Залежно від розв'язуваних управлінських завдань можуть бутизадіяні наступні інформаційно-управлінські технології.
Ощадні (економлять трудовитрати, матеріали та фінансові ресурси, алене роблять істотний вплив на зміну стану і рівняфункціонування підприємства), в основному що передають інформацію відджерела до адресата без відповідальності за суть переданої інформації іїї використання адресатом. Раціоналізуються (охоплюють не тількифункції передачі, але й певною мірою відповідальні за використанняінформації). Творчі (вироблення нових знань, їх передача, переробка, використання для удосконалення об'єкта управління) [11, с. 18].

Таким чином, технічне оснащення системи управління є однимз істотних умов підвищення якості управління та зниження витрат,пов'язаних з ним.

Технічне оснащення процесів управління вимагає значнихкапітальних вкладень і вносить істотний зміни до змістууправлінської праці, висуваючи додаткові вимоги до підготовкикерівників різних рангів і фахівців. Ефективність цих витрат узначною мірою залежить від організації всієї роботи по впровадженню іексплуатації техніки управління. Технічні засоби управління включаютьрізноманітні види машин, механізмів, приладів і пристроїв.

Наявність навіть значної кількості техніки не може повною міроюхарактеризувати реальний рівень технічної оснащеності управління, такяк застосування окремих видів навіть дуже прогресивної техніки можевідбуватися при невеликій її завантаженні. Техніка може використовуватися не запрямим призначенням, може збільшитися трудомісткість її обслуговування, ввнаслідок чого зростають витрати з управління без належних результатів.
Крім того, нова техніка управління повинна супроводжуватися змінамиінформаційної системи, організації управлінської праці і кваліфікаціїкадрів, організаційної структури апарату управління. Вдосконаленнятехніки у відриві від інших елементів системи управління знижує їїефективність і не створює реального технічного забезпечення системиуправління.

Під технічним забезпеченням системи управління розумієтьсяоснащення процесів управління сучасними технічними засобами,відповідними застосовуваних методів управління, матеріально-технічноїбазі виробництва та методів його організації і що поєднуються з усімаіншими елементами системи управління.

Основними вимогами, що пред'являються до технічного забезпеченняуправління, є:
16. комплексність механізації та автоматизації процесів управління та окремих видів робіт;
17. пропорційність продуктивності різних видів техніки, пов'язаної між собою процесом управління;
18. безперервність використання технічних засобів та утворення інформаційних потоків;
19. ритмічна робота техніки і всіх ланок апарату управління;
20. економічність експлуатації техніки управління.
Ці риси технічної бази управління характеризують її як системупевним чином організованих технічних засобів.

Таким чином, можна сказати, що рівень технічної оснащеності значною мірою визначає всю систему організації управління.

Аналіз технічного забезпечення являє собою один з центральних розділів загального аналізу організації управління. Метою аналізу організації технічного забезпечення є: оцінка рівня механізації та автоматизації процесів управління та окремих видів робіт; визначення ступеня комплексності оснащення процесів керування технікою; виявлення відповідності технічних засобів характеру механізіруемих процесів управління, тобто раціональність її використання; оцінка використання наявної техніки, виявлення зайвої техніки та обгрунтування додаткової потреби в ній.

Аналіз технічного забезпечення спирається на дані статистичної звітності та оперативного обліку, які особливо докладно характеризують склад і використання обчислювальної техніки. При аналізі технічного оснащення широко застосовується система показників, що характеризують стан, якісний склад і використання техніки управління [9, с.
223-224].

1.3. Підсистема кадрового забезпечення: призначення, зміст, дослідження

Основним елементом системи управління є кадри керівниківі фахівців, які очолюють роботу колективів людей, визначаючинапрямок розвитку підприємства та його підрозділів, ставлять конкретнізавдання на певні періоди, забезпечують необхідною умовою для їхвиконання [8, c. 99].

Кадри управління - ведуча ланка всієї системи управління. Кадриформують всю керуючу систему, забезпечують її ефективнефункціонування.

До кадрів управління відносяться працівники, професійнадіяльність яких повністю або переважно пов'язана з виконаннямфункцій з управління виробництвом. Не всі штатні працівники апаратууправління відносяться до кадрів управління (наприклад, шофер службовоїмашини). З іншого боку, не всі «управлінці» ставляться до працівниківапарату управління, наприклад майстер. Основна ознака для виділення кадрівуправління - особисте фактичне і постійну участь в управліннівиробництвом.

При аналізі ролі кадрів управління важливо правильне розуміння ролісуб'єктивного фактора в управлінні.

У міру зростання поділу праці та її спеціалізації в сферіуправління відбувається виділення різних категорій працівників.

Існують різні класифікації кадрів управління:
21. за посадовим ознакою,
22. по рівнях в ієрархії управління,
23. з фахової освіти,
24. по галузях суспільного виробництва та ін
Однак базової класифікацією є класифікація працівників у процесіприйняття та реалізації рішень. За цією ознакою кадри управлінняподіляються на три великі групи:

25. керівників,

26. фахівців,

27. допоміжного персоналу.

Головне в діяльності керівника - прийняття управлінськихрішень. Тільки керівнику надано право на дорученій ділянці
(об'єкті) безпосередньо приймати рішення.

Залежно від обсягу та характеру реалізованих функційкерівники поділяються на:

28. лінійних,

29. функціональних.

Лінійні керівники повністю відповідають за реалізацію всіх функційз управління конкретним виробничим об'єктом (цехом, об'єднанням,галуззю і т.д.). Функціональні керівники, підкоряючись непосредственносвоєму лінійному керівникові, одночасно функціонально, тобто подеяким спеціальних питань, підпорядковуються відповідному вищестоящомуфункціональному керівнику.

Керівник - ключова ланка системи управління виробництвом.

Всі керівники за рівнем, займаному в системі управління,поділяються на три групи:

30. керівники низової ланки,

31. керівники середньої ланки,

32. керівники вищої ланки управління.
До керівників низової ланки відносяться бригадири, начальники дільниць,цехів, виконроби і т.п., а також керівники підрозділів усерединіфункціональних відділів і служб підрозділів (об'єднань). Керівникамисередньої ланки вважаються начальники промислових об'єднань і директоравиробничих об'єднань, директори самостійних підприємств, атакож їх функціональні заступники. До керівним працівникам вищої ланкивідносять керівників міністерств і відомств, їх функціональнихзаступників.

Найчисленнішу категорію кадрів управління складаютьфахівці. До фахівців-управлінців відносять працівників, якіберуть безпосередню участь у розробці варіантів рішень, упідготовці та реалізації конкретних рішень. Основним результатом їх праціє створення нової інформації, необхідної для здійснення процесівуправління. У системі виробництва функціонує і численна категоріяфахівців, які не пов'язані з процесом управління. Це технологи,конструктори, постачальники, технічні контролери та ін Їх відносять довиробничому інженерно-технічного персоналу.

У системі управління працює численна групадопоміжного технічного персоналу. До цієї категорії працівниківвідносяться: секретарі, друкарки, діловоди, операторимашинолічильних бюро, рахівники, обліковці, креслярі, експедитори і т.д.
Ці працівники відповідають за своєчасну технічну обробку інформації --її упорядкування, розмноження, видачу, пересилання і т.д. [8, с. 100-101].

В інформаційному забезпеченні керівників важливе значення маєрівень їх інформаційної культури і сприйнятливості інформації. Від умінняграмотно працювати з інформацією безпосередньо залежить кінцевий результатуправлінської діяльності - ефективність і якість трудових процесів.
Не менш важливе значення має і якість управлінської інформації,яке в свою чергу, безпосередньо залежить від кваліфікації інформаційнихпрацівників. Основними вимогами, що пред'являються до фахівців,підготовляють інформацію для "перших осіб" і управлінців-спеціалістів,є:фундаментальна підготовка з теорії та практиці управління;розуміння суті функціонального навантаження відповідного керівника;знання механізму прийняття управлінських рішенні;професійні навички у підготовці управлінської інформації та досвідділового спілкування з керівниками;розуміння того, що науково-технічна інформація для керівникає лише інформацією до роздумів, тому що для прийняття остаточногорішення про впровадження тих чи інших новацій на конкретному об'єктіпотрібно окрім неї сама різноманітна інформація про стан іможливості їх впровадження, про наявність для цього матеріальних і людськихресурсів, про можливості отримання позитивного ефекту, про дотриманнячинного законодавства тощо [11, с. 18].

Конкретний склад кадрів управління того чи іншого органувизначає його штатний розклад, тобто перелік затверджених уустановленому порядку та відповідних структурі органу посад.

Система роботи з кадрами управління - це сукупність усієїдіяльності, пов'язаної з формуванням кадрів управління та забезпеченням їхефективного функціонування.

На закінчення необхідно відзначити, що головними елементами системироботи з кадрами є:

33. вимоги до кадрів,

34. підбір, оцінка і розстановка кадрів,

35. підготовка та підвищення їх кваліфікації [8, с. 101].

Успішне функціонування різних систем управління у багатозумовлюється правильним комплектуванням, підготовкою і системоюпідвищення кваліфікації кадрів керівників і фахівців.

Аналіз організації комплектування, підготовки та підвищеннякваліфікації керівників фахівців необхідний у сучасних умовахдля проектування раціональних підсистем кадрового забезпеченняпідприємств, об'єднань.

У процесі аналізу організації управління виявляється ступіньдотримання в даній організації принципів добору та комплектуваннякерівників і спеціалістів. З цією метою, перш за все виявляєтьсяпитома вага організованого підбору кадрів як відношення кількостікерівників і спеціалістів, залучених в колектив.

Виявляється також ступінь плинності кадрів керівників іфахівців як відношення кількості працівників, які вибули із колективу завласним бажанням і без достатньо поважних причин, досреднесписочної кількості працівників.

Ступінь поєднання молодих і старих керівників і фахівцівоцінюється питомою вагою молодих працівників у загальному складі керівниківі фахівців, а також за окремими їх категоріями. При цьому віковийценз віднесення працівників до числа молодих диференціюється в залежності відрангу керівника [9, с. 183].

2. Дослідження підсистеми інформаційного забезпечення

2.1. Комунікаційний процес

Часто трапляється так, що передане повідомлення виявляєтьсянеправильно зрозумілим і, отже, обмін інформацією - неефективним.
Джон Майнер, видатний дослідник в галузі управління, зазначає, що,як правило, лише 50% спроб обміну інформацією призводить до обопільноїзгодою спілкуються. Найчастіше причина такої низької ефективності складаєтьсяв забутті того факту, що комунікація - це обмін.

У ході обміну обидві сторони відіграють активну роль. Обмін інформацієювідбувається тільки в тому випадку, коли одна сторона «пропонує» інформацію,а інша сприймає її. Щоб було саме так, слід приділятипильну увагу комунікаційному процесу.

Комунікаційний процес - це обмін інформацією між двома абобільш людьми.

Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розумінняінформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень. Однак сам фактобміну інформацією не гарантує ефективності спілкування брали участь уобміні людей. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією та умови йогоефективності, слід виділити наступні стадії процесу, в якомуберуть участь двоє або більше число людей.

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базовихелементу.
1. Відправник, обличчя, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.
1. Повідомлення, власне інформація, закодована за допомогою символів.
1. Канал, засіб передачі інформації.
1. Одержувач, обличчя, якому призначена інформація і яка інтерпретує її.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кількавзаємопов'язаних етапів. Їхнє завдання - скласти повідомлення і використовуватиканал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і розділиливихідну ідею. Це важко, тому що кожен етап є одночасно крапкою, уякій зміст може бути пошкодженим або повністю втрачено. Зазначенівзаємопов'язані етапи такі:
1. Зародження ідеї.
1. Кодування і вибір каналу.
1. Передача.
1. Декодування.

Ці етапи проілюстровані у додатку 8 у вигляді простої моделіпроцесу комунікацій.

Хоча весь процес комунікацій часто завершується за кількасекунд, що утрудняє виділення його етапів, необхідно проаналізуватиці етапи, щоб показати, які проблеми можуть виникати в різних точках.

ЗАРОДЖЕННЯ ІДЕЇ. Обмін інформацією починається з формулювання ідеїабо відбору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею абоповідомлення варто зробити предметом обміну. На жаль, багато спробобміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправникне витрачає достатнього часу на обдумування ідеї.

Важливо пам'ятати, що ідея ще не трансформована в слова чи непридбала іншої такої форми, в якій вона послужить обміну інформації.
Відправник вирішив тільки, яку саме концепцію він хоче зробити предметомобміну інформацією. Щоб здійснити обмін ефективно, він повинен прийняти врозрахунок безліч чинників.

КОДУВАННЯ І ВИБІР КАНАЛУ. Перш ніж передати ідею, відправникмає за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова,інтонації і жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею вповідомлення.

Відправник має також вибрати канал, сумісний з типомсимволів, використаних для кодування. До деяких загальновідомих каналіввідносяться передача мови і письмових матеріалів, а також електроннізасоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту, відеострічку івідеоконференції. Якщо канал непридатний для фізичного втіленнясимволів, передача неможлива. Картина інколи варта тисячі слів, але непри передачі повідомлення по телефону. Подібним чином може бутинездійсненним одночасна розмова з усіма працівниками відразу. Можнарозіслати пам'ятні записки, що передують зборів невеликих груп, длязабезпечення розуміння повідомлення і прилучення до проблеми.

Якщо канал не дуже відповідає ідеї, що зародилася на першомуетапі, обмін інформацією буде менш ефективний. Наприклад, керівникхоче попередити підлеглого про недозволеності допущених останнімсерйозних порушень заходів безпеки, і робить це під час легкої бесідиза чашкою кави або надіславши йому записку з нагоди. Однак за цими каналами,ймовірно, не вдасться передати ідею серйозності порушень настільки жефективно, як офіційним листом або на нараді. Подібним чином,напрям підпорядкованої записки про винятковість її досягнення непередасть ідею про те, наскільки важливий зроблений нею внесок у роботу, і небуде в тій же мірі ефективним, як пряма розмова з подальшимофіційним листом з висловленням подяки, а також з премією.

Вибір кошти повідомлення не повинен обмежуватися єдинимканалом. Часто бажано використовувати два або більше число засобівкомунікацій у поєднанні. Процес ускладнюється, оскільки відправникудоводиться встановлювати послідовність використання цих коштів івизначати часові інтервали в послідовності передачі інформації.
Проте, дослідження показують, що одночасне використаннязасобів обміну усною і письмовою інформацією звичайно ефективніше, ніж,скажімо, тільки обмін письмовою інформацією.

ПЕРЕДАЧА. На третьому етапі відправник використовує канал длядоставки повідомлення (закодованою ідеї чи сукупності ідей) одержувачу.
Мова йде про фізичну передачу повідомлення, що багато людей помилково таприймають за сам процес комунікацій. У той же час, як ми бачили,передача є лише одним з найважливіших етапів, через які необхіднопройти, щоб донести ідею до іншої особи.

декодування. Після передачі повідомлення відправником одержувачдекодує його. Декодування - це переведення символів відправника у думкиодержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають таке самезначення для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазівідправник, коли формулювалася його ідея. Якщо реакції на ідею непотрібно, процес обміну інформації на цьому має завершитися.

Проте з ряду причин одержувач може додати трохи інший, ніжв голові відправника, сенс повідомлення. З точки зору керівника, обмінінформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонструваврозуміння ідеї, здійснивши дії, яких чекав від нього відправник.

Перш ніж обговорювати різні перешкоди на шляху обмінуінформацією, вам необхідно засвоїти дві важливі концепції - зворотного зв'язку іперешкод.

ЗВОРОТНІЙ ЗВ'ЯЗОК. При наявності зворотного зв'язку відправник і одержувачміняються комунікативними ролями. Початковий одержувач стаєвідправником і проходить через всі етапи процесу обміну інформацією дляпередачі свого відгуку початкового відправнику, який тепер грає рольодержувача

Зворотній зв'язок може сприяти значному підвищеннюефективності обміну управлінською інформацією. Згідно з ряду дослідженьдвосторонній обмін інформацією (при наявності можливостей для зворотногозв'язку) у порівнянні з однобічним (зворотний зв'язок відсутній), хоча іпротікає повільніше, проте ефективніше знімає напруги, більшеточний і підвищує впевненість у правильності інтерпретації повідомлень.

ШУМ. Зворотній зв'язок помітно підвищує шанси на ефективний обмінінформацією, дозволяючи обом сторонам придушувати шум. Мовою теоріїпередачі інформації шумом називають те, що спотворює сенс. Джерела шуму,які можуть створювати перешкоди на шляху обміну інформацією, варіюють відмови (у вербальному або невербальному оформленні) до відмінностей у сприйнятті,з-за яких може змінюватися зміст у процесах кодування ідекодування, і до відмінностей в організаційному статусі між керівникомі підлеглим, які можуть ускладнювати точну передачу інформації.

Певні шуми присутні завжди, тому на кожному етапіпроцесу обміну інформацією відбувається деяке спотворення сенсу. Зазвичайми ухитряється подолати шум і передати наше повідомлення. Однак високийрівень шуму безумовно призведе до помітної втрати сенсу і можецілком блокувати спробу встановлення інформаційного обміну. Зпозицій керівника, це має призвести до зниження ступеня досягненняцілей відповідно до переданої інформацією. У додатку 2 процесобміну інформацією представлений як система з зворотнім зв'язком і шумом [6, с.
170 - 175].

2.2. Інформаційне забезпечення та його склад. Інформаційні потоки

Найважливіша особливість процесу управління полягає в йогоінформаційної природі. У керуючої системи на основі ретельноговивчення та аналізу інформації про завдання, які ставить перед собоюорганізація, про стан керованого об'єкта, тенденції його розвитку, просуміжних виробництвах, науково-технічних розробках про склад колективу,формах організації його праці і т. д. створюється інформаційна модельмайбутнього стану об'єкта і обгрунтовуються умови та етапи її реалізації,тобто приймаються рішення з перетворення об'єкта. Організація реалізаціїприйнятих рішень проводиться через систему методів впливу напрацівників з використанням інформації про хід виконання прийнятих рішень
(зворотна інформація). Чим точніше і об'єктивніше інформація, яка знаходиться врозпорядженні системи управління, чим повніше вона відображає дійснестан і взаємозв'язки в об'єкті управління, тим обгрунтованіші за поставленіцілі і реальні заходи, спрямовані на їх досягнення.

Так як керівник у своїй роботі спирається на інформацію простан об'єкта і створює в результаті своєї діяльності новукомандну інформацію з метою переведення керованого об'єкта з фактичногостану в бажане, то інформацію умовно вважають предметом та продуктомуправлінської праці.

Інформація як елемент управління і предмет управлінської праціповинна забезпечити якісне уявлення про завдання та станкерованої і керуючої систем і забезпечити розробку ідеальних моделейбажаного їх стану.

Інформаційне забезпечення-це частина системи управління, якаявляє собою сукупність даних про фактичний і стану здоров'яелементів виробництва і зовнішніх умов функціонування виробничогопроцесу і про логіку зміни і перетворення елементів виробництва. Прихарактеристиці інформації в системі управління виділяються дві її частини:
36. первинні елементи інформації (дані), які можуть бути притаманні всім об'єктам певного класу і розрізняються лише кількісним виразом;
37. схеми класифікаційних зв'язків, які відображають логіку змін у виробничому процесі і обгрунтовують напрямки перетворення інформації (інформаційної моделі).
Вони більшою мірою пов'язані зі специфікою об'єкта. Це дозволяє виділитидва рівня характеристик інформаційного забезпечення:
38. елементний, тобто сукупність даних, характеристик, ознак;
39. системний, тобто відтворює взаємозв'язку і залежності між класифікаційних?? і групами інформації, що реалізується у вигляді інформаційних моделей.

При елементної характеристиці інформації вивчаються складінформації, форма і види носіїв, їх номенклатура. При характеристиціінформаційної системи досліджуються рух інформаційних потоків, їхінтенсивність і стійкість, алгоритми перетворення інформації івідповідна цим об'єктивним умовам схема документообігу.

Сукупність інформації, що реєструється, що передається іпереробляється в системі управління, повинна відображати всю різноманітністьфактичних і можливих станів, які спостерігаються і регульованих системоюуправління.

Характеризуючи інформацію як предмет праці в процесі управління,необхідно врахувати ряд її особливостей. Перш за все, інформація-це предметпраці тривалого користування. При використанні вона не втрачає своїхспоживчих властивостей, хоча і входить до складу готового продукту
(управлінського рішення), складаючи його субстанцію. Така особливістьінформації пропонує певну специфіку її формування. Найбільшийобсяг робіт і витрат пов'язаний з початковим створенням інформаційнихмасивів - банків даних. У подальшому дані цих банків періодичнооновлюються, коригуються, але продовжують використовуватися.

Оскільки зміст банків даних може бути використано длярізних підсистем і навіть різних об'єктів управління, вони можуть бути взначній мірі централізовані.

Інформація відноситься до предметів праці особливого роду також тому,що вона здатна до саморозвитку. Кількісне накопичення інформації даєможливість більш чітко встановити тенденцію розвитку керованого об'єктаі виявити нові зв'язки між окремими класифікаційними групамиінформації. Це дозволило в якості одного з найважливіших принципівпобудови інформаційної системи сформулювати отримання максимумупохідної при мінімумі вихідної інформації.

Старіння інформації в ряді випадків пов'язано з втратою її цінностідля конкретних умов і цілей, але вона може бути омолоджені і зновуздобуває цінність зі зміною умов. Певну корисністьзберігає навіть ретроспективна інформація як база для аналізу динаміки.

Інформація повинна бути підготовлена до використання. Залежновід ступеня її підготовленості може бути виділена:
40. первинна інформація як набір даних, показників, що описують окремі сторони процесу і його елементів;
41. вторинна інформація, що пройшла певний впорядкування та класифікацію для отримання доцільною виробничої інформації;
42. інформаційні моделі окремих елементів і локальних процесів, що описують статичний стан об'єкта;
43. інформаційні моделі динаміки, що характеризують зміну окремих елементів і процесів;
44. інтегровані інформаційні моделі, що описують певні рішення і мають активну спрямованість.

Перші два ступені є прерогативою інформаційної служби;третя і четверта пов'язані з діяльністю