1.Место архівознавства в системі інформаційних дисциплін.
Архівознавство - це комплексна наукова дисципліна, що розробляє теоретичні, методичні та правові питання архівної справи. Об'єкт архівознавства: текст, що міститься на аркуші паперу або інша інформація на іншому носії. Об'єкт: інформація, що міститься на аркуші паперу або інша інформація на іншому носії.
Архівна справа - галузь діяльності, що охоплює питання зберігання і використання архівних документів.
Дисципліни, що входять до архівознавство:
· методи та теорія архівознавства;
· архівний менеджмент;
· архівне право;
· археографія - наукова дисципліна, що розробляє теоретичні та методичні питання публікаційної діяльності.
Об'єкт архівознавства - це текст, що міститься на аркуші паперу або інша інформація на іншому носії.
Предмет архівознавства - класифікація документів, зберігання документів, обробка, систематизація документів і створення бази даних.
Дисципліни, з якими взаємодіє архівознавство:
· історія
· археологія
· діловодство < p> · інформатика
· біологія
· хімія
· геральдика - це вивчення символів і гербів;
· криптографія - це різновид того чи іншого виду прийому, відома певному колу осіб або одній особі і призначена для фіксації мовної інформації з метою збереження її в таємниці;
· текстологія займається вивченням тесту, його достовірності, точності, авторства;
· дипломатики - вивчає історію походження і структуру документів
· палеографія - вивчає спосіб написання, форму букв
· сфрагістика вивчає печатки;
· документальна лінгвістика
2.Історіческая довідка, її структура, мета і методика створення.
Історична довідка допомагає орієнтуватися в матеріалах фонду. ІСмає бути короткою і містити основні відомості про діяльністьфондообразователя. До цих відомостей належать - дати виникнення,реорганізації, ліквідації фондообразователя, підвідомчість, завдання іфункції. У випадку особливо великих фондів можуть даватися окремі довідки закожному шматку. Для фондів особового походження вказується ПІБ, псевдонім,партійна кличка, дати життя, службове і суспільне становище, почеснізвання. В окремих випадках (письменники, політики) вказується класоваспрямованість. Наприкінці ІС знаходяться відомості з історії фонду, ступенязбереження, втрачені документи або знаходяться в іншому місці (вказатиде). Довідка підписується виконавцем і завідувачем архіву. Друкується в
3 примірниках (3 в архів, 1 собі).
3. Нормативна основа організації архівної справи в Російській
Федерації.
Закон СРСР «Про охорону і використання пам'яток історії та культури»
//Відомості Верховної Ради СРСР. 1976. + Постанова Верховного
Ради СРСР «Про порядок введення в дію Закону СРСР« Про охорону івикористання пам'яток історії та культури »//Відомості Верховної Ради
СРСР. 1976.
Положення про Державний архівний фонд, затвердженому 4 квітня 1980р., узаконене розпочате ще в 1945 р. створення галузевих фондів міністерств,відомств і організацій, що здійснюють державне зберігання документів
Державного архівного фонду. У 1994 р. для них визначені умовитимчасового і депозітівного зберігання, що встановлюються в угодах,укладаються федеральними органами та іншими організаціями, держателямиархівних документів, з Державною архівною службою Росії.
Постанова Уряду РФ від 22 грудня 1992 р. № 1006 «Прозатвердження Положення про Державну архівній службі Росії ».
ГАС Росії (Росархів) відповідно до Положення від 17 березня 1994 №
552 «є федеральним органом виконавчо влади, що знаходяться ввіданні Президента Російської Федерації та Уряду Російської
Федерації, що здійснює державну політику в галузі архівноїсправи ».
Відповідно до Основ законодавства Російської Федерації про
Архівний фонд Російської Федерації і архівах від 7 липня 1993
«Сукупність документів, що відображають матеріальну та духовну життя їїнародів, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне,політичне або культурне значення і є частиною історико -культурної спадщини народів Російської Федерації »утворюють Архівний Фонд
Російської Федерації.
Спеціальні терміни і визначення, що вживаються в архівній справі, маютькілька джерел. Основний з них - ГОСТ 16487-83 «Діловодство таархівна справа. Терміни і визначення. "
ГОСТ 17914-72« Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типирізновиди і технічні вимоги. »
Основні правила роботи державних архівів СРСР.
Основними нормативними документами, що регламентують роботувідомчих архівів, є Основні правила роботи відомчихархівів 1986 р. і Єдина державна система діловодства (ЕГСД).
Основні правила визначають головні завдання відомчого архіву, увідповідно до яких визначено основні функції архівів, розширенняяких залежить від категорії установи - джерела комплектування тапрофілю архіву.
4.Архівная топографія. Види документів, склад показників.
Для орієнтування в постійно мінливих матеріалах, що зберігаються вархіві, служать топографічні покажчики. Для того, щоб враховувати місцезберігання кожної групи матеріалів, нумеруються всі приміщення архіву,стелажі, шафи і полиці. Довідники, що відображають розміщення документів всховище, називаються топографічними покажчиками. Топографічніпокажчики бувають двох видів: постеллажний і пофондовий. Призначенняпостеллажного покажчика - фіксувати відомості про те, які полиці істелажі зайняті тими чи іншими справами, пофондового-давати інформацію проте, де зберігаються документи конкретного фонду, тобто в основі пофондовогопокажчика лежить об'єкт зберігання. Вони не замінюють один одного і не доповнюють,тому що використовуються в різних цілях, але вони взаємозалежні. При наявності вархіві одного невеликого фонду правила пофондовий покажчик можна нескладати
5.Современная методична база діяльності федеральних і місцевихархівів у Росії.
Вибір технічних засобів оснащення архівів. Методичні рекомендації.
1982р.
Дезінфекція, реставрація, консервація. Інструктивно-методичнівказівки. 1970
Інструкція про виявлення, облік, описі та зберіганні особливо ціннихдокументів. 1980р.
Методичні рекомендації по відбору на державне зберіганнядокументів з особового складу. 1971
Основні положення розвитку системи науково-довідкового апарату.
Методичні вказівки. 1987
?? Перелік типових управлінських документів, що утворюються вдіяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Старий: Переліктипових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств,відомств та інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінівзберігання. 1989
Перелік документів, що підлягають прийому до державних архівів СРСР.
1975
Перелік науково-технічної документації, що підлягає прийому вдержавні архіви СРСР. 1969
Рекомендації щодо поліпшення контролю вищестоящих установ за станомархівів і діловодства в підвідомчих установах, організаціях тана підприємствах. Методичний посібник. 1965
Керівництво з підтримання температурно-вологого режиму вархівосховищах. 1971
6. Система облікових документів в архівах.
До обліковими документами архіву відносяться список фондів, картотека фонду,журнал обліку та реєстрації, відомості про зміни, опис справ, лист фонду
(??? А це не те ж саме, що картка ???). Список фондів містить в собівідомості про [номері фото, дату першого надходження, назву таперейменування, категорії, відмітках про вибуття матеріалів (скільки, коли,чому)]. При повторній здачі документів до архіву робляться позначки в книзіобліку надійшли документів. На кожний фонд заводиться окрема картотека
(аркуш фонду). Туди дублюється частина інфи з книги реєстрації. Для розсипи
- Скільки було документів і скільки сформовано справ. У картки 3 частини --инфа про фонд, инфа про розсипи і НСА, на звороті - зміни в складі.
7. Сучасна методична база роботи архівів організацій іпідприємств.
Вибір технічних засобів оснащення архівів. Методичні рекомендації.
1982
Методичні рекомендації по відбору на державне зберіганнядокументів з особового складу. 1971
Основні положення розвитку системи науково-довідкового апарату.
Методичні рекомендації. 1987
Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів,міністерств, відомств та інших установ, організацій і підприємств, іззазначенням строків зберігання. 1989 р. (СТАРИЙ)
Перелік документів, що підлягають прийому до державних архівів СРСР.
1975
Перелік науково-технічної документації, що підлягає прийому вдержавні архіви СРСР. 1969
Керівництво з підтримання температурно-вологого режиму вархівосховищах. 1971
8. Архівний фонд, види архівних фондів.
Архівний фонд - облікова і класифікаційна одиниця АФ РФ,що представляє собою частину документального фонду, прийнятого надержавне зберігання, або сформована в архіві сукупністьдокументів, історично або логічно пов'язаних між собою. Як поняттякласифікаційної та облікової одиниці визначення "архівний фонд" зручно, алеслід зазначити, що це поняття включає кілька видів відокремленихкомплексів документів, що зберігаються в державних архівах і мають своїособливості. Архівний фонд - сукупність архівних документів, історичноабо логічно пов'язаних між собою. Облікова та класифікаційна одиницяархівного фонду Російської Федерації. Архівний фонд організації - фонд,що складається з прийнятих на госхраненіе документів організації, установи,підприємства. Об'єднаний архівний фонд - фонд, що утворився здокументів 2 + фондообразователей за територіальною або функціональномупринципом. Архівна колекція - фонд, що складається із сукупності окремихдокументів, що утворилися в діяльності різних фондообразователей іоб'єднаних по 1 + ознаками. Архівна розсип - купа документів різноговиду, знайдена на горищі у бабусі (.
9. Сфера діяльності та основні завдання Державної архівної служби
Російської Федерації.
ГАС - субординаційних-побудована і функціонально розмежованасистема??? управління архівною справою, підвідомчими їм архівами іспеціальними науково-дослідними організації. У систему ГАС входить
Росархів, в його підпорядкуванні - ВНІІДАД і 14 федеральних архівів, обласніархівні управління (і в методичному - міністерські архіви). Обласнимархівним управлінням підпорядковуються обласні державні архіви,державні архіви новітньої історії, районні архівні управління, їм --районні архіви. Завдання ГАС - ...
10. Систематизація Гат по федеральних архівів.
Державними архівами з постійним складом документів є:
Федеральні державні архіви Росії (РДА), що зберігають Комплектидокументів загальноросійського значення і підкоряються Росархіву. Такихархівів сімнадцять:
Державний архів Російської федерації, Російський державнийархів давніх актів (РГАДА), Російський державний історичний архів
(РГІА), Російський державний військово-історичний архів (РГВІА),
Російський державний архів військово-морського флоту (РГАВМФ), Російськийдержавний архів економіки (РГАЕ), Російський державний архівлітератури і мистецтва (РГАЛІ), Російський державний військовий архів
(РГВА), Російський державний історичний архів Далекого Сходу
(РГІА ДВ), Російський державний науково-технічний архів (РГНТА,колишній ЦГАНТД) з філією в Москві, Російський державний архівфотодокументів (РГАФД), Російський державний архів кінофотодокументівз філією у м. Володимирі, Центр збереження сучасної документації, Центрзберігання документів молодіжних організацій. Центр збереження історико -документальних колекцій, Центр зберігання страхового фонду. Частина з них
(РГАДА, РГІА, РГВІА) зберігає документи дореволюційного періоду і некомплектується (не рахуючи рідкісних випадкових надходжень). Решта архіви
(АФ РФ, РГАЕ, РГВА, РГАВМФ, РГАЛІ, РГАКФД, РГАФД, РГНТА) комплектуютьсядокументами діючих установ, організацій і підприємств, а такожфондами особового походження, хоча деякі з них зберігають документи ідорадянської епохи (РГАВМФ, РГАЛІ, РГАКФД, ЦГАФД).
11. Зародження і розвиток архівної справи в структурі органів управління
Росії.
Документи зберігалися в князівських скарбницях разом зі скарбницею ібібліотекою. Безліч документів зберігалося в ризниці монастирів разом зцінного церковним начинням; їхні зібрання поповнювали дарування князів і бояр.
Архіви міських громад зберігалися, як правило, в храмах святих --покровителів даного міста. В кінці XV ст., Коли утворилися накази --центральні установи управління, частина документів з великокнязівськогоархіву була передана їм, інші ж документи великокнязівського архіву c XVIв. увійшли до складу Державного архіву Росії. Цей архів в XVI ст.зберігав найбільш документи особистої канцелярії царя, Боярської думи,
Посольського наказу. У ньому, крім документів удільних князівств, зберігалисядокументальні акти і листування за XIV - XVI ст., що відображають зовнішню івнутрішню політику держави і мають загальнодержавне значення. Унаказах (Розрядному, Посольському, Помісному та інших, що виникли пізніше)зберігалися менш значущі документи. Архіви місцевих адміністративних органівмістили в основному документи з відомостями про майновий стан іповинності населення. В архівах зберігалися справи трьох видів; окремідокументи - грамоти, стовпці, книги і зошити. Реорганізаціядержавного апарату в центрі і на місцях призвела до суттєвихзмін в архівній справі. Створення нових установ (Сенат і колегії,губернські і провінційні канцелярії, ратуші) спричинилоліквідацію старих, передачу їх архівів наступникам. Одночасно створювалосявелика кількість нових архівів, що існували як самостійніструктурні підрозділи. Це було юридично закріплено в Генеральномурегламенті 1720
12. Архівні фонди особового походження.
Документи створюються і накопичуються не тільки в установах, а й улюдей. Вони можуть відображати виробничу, суспільну, творчудіяльність особи. Науковий інтерес становлять документи великих партійнихі державних діячів, вчених, організаторів виробництва,военоначальніков, письменників, художників, новаторів і т.д. архівніустанови ведуть також збирання документів журналістів, краєзнавців таінших осіб, чиї документи можуть допомогти вивчення історії рідного краю.
Великий інтерес представляють також щоденники, спогади і листуванняучасників Великої Вітчизняної війни і тих, хто відновлював міста ісела.
Архівних фонд особового походження - фонд, який представляє собоюприйняту на державне зберігання частина документального фонду, а в рядівипадків документальний фонд особи чи родини роду.
Фонди особового походження зберігаються у федеральних і місцевихдержархіву, в архівах установ Академії наук і в ряді іншихвідомчих архівів.
В основі комплектування архівного фонду особового походження лежитьознака походження (фонд склався в процесі діяльності особи).
Документи таких фондів звичайно поділяються на кілька груп. Головні з них:особисті документи, документи, створені фондообразователем (наукові,творчі та ін), листування (ділова та особиста), можуть бути документи,зібрані цією особою (колекції).
При передачі документів особистого походження складається історичнадовідка фондообразователя, в якій вказують:
- ПІБ;
- псевдонім;
- дівоче прізвище;
- дати життя;
- службовий і суспільне становище;
- почесні звання.
У необхідних випадках, особливо для політичних діячів,вказується класова приналежність, класова спрямованістьдіяльності.
Відомості про фондообразователях сімейних і родових фондів наводяться абопослідовно в загальній історичній довідці, або в окремій історичноїдовідці перед матеріалами фонду кожного члена сім'ї або роду.
13. Виділення архівів у самостійніодиниці управлінських структур
Російської імперії.
За Петра I з'явився архів, що склався з документів Кабінету йогоімператорської величності, колишнього спочатку особистої канцелярії царя, а потімпоповнювалися документами загальнодержавної ваги з питаньдипломатичних, політичних, фінансових, будівельних, військовим, а такожлистуванням Петра I з іноземними та вітчизняними державнимидіячами.
Цінними документами мали у своєму розпорядженні архіви центральних установ.
Наприклад, Колегія іноземних справ мала два архіву: у Петербурзі зберігалисясправи з 1720 р. і невелика частина документів колишнього Посольського наказу, у
Москві - основна частина справ Посольського наказу.
Наприкінці 60-х років XVIII ст. був створений Межевой архів, що зберігавдокументи генерального межування, що проводилося з 1765 р. до середини XIXв. Документи двох видів - картографічні та текстові - закріплювалипоміщицьке землеволодіння.
Значний інтерес представляють документи міністерств, створених в
1802 замість колегій. Архіви їх втратили свою самостійність і сталиорганізовуватися в кожному департаменті, що призвело до розпорошення документіві погіршило їх збереження. Однак у другій чверті XIX ст. департаментськіархіви міністерств стали об'єднуватися в общеміністерскіе.
14. Об'єднані архівні фонди і колекції.
Архівний фонд - облікова або класифікаційна одиниця АФ РФ,що представляє собою частину документального фонду прийнятого надержавне зберігання, або сформована в архіві сукупністьдокументів історично або логічно пов'язаних між собою.
Об'єднаний архівний фонд - фонд, утворений з документів двох абобільше фондообразователей.
Архівна колекція - фонд, що являє собою сукупність окремихдокументів, що утворилися в діяльності різних фондообразователей іоб'єднаних за однією або кількома ознаками.
В основі комплектування об'єднаного архівного фонду та архівноїколекції лежить ознака логічного зв'язку, тобто вони зібрані штучно.
Об'єднаний архівний фонд створюються в державному абовідомчому архіві, виходячи з вимог доцільності, для полегшеннякористування документами та спрощення обліку, тому що при цьому зменшуєтьсякількість фондів, переважно дрібних. Наприклад: в об'єднаномувідомчому архіві можуть бути створені об'єднані фони шкіл абодошкільних установ одного району, поліклінік міста. Об'єднаннядокументів слід проводити після їх ретельного вивчення і на основідекількох об'єднуючих ознак. У першу чергу застосовуються ознакиспільності функцій, адміністративно-територіальної належності (одногорайону, області і т.д.), належність до однієї виробничої галузі. Уісторичній довідці об'єднаного фонду необхідно вказати час і мотивийого освіти.
Архівні колекції можуть бути зібрані будь-якою особою і вступити дотакому вигляді в архів (колекція стародавніх рукописів, автографів, нотнихрукописів і т.п.), а можуть бути створені в архіві за тим же ознакою зрозрізнених документів або справ різних установ. Кожен з цихкомплексів враховується як фонд і на цій підставі єкласифікаційної одиницею. Історична довідка, що складається в архівнихколекціях, повинна висвітлювати історію створення колекції:
- укладач;
- час;
- умови створення;
- комплектування. < p> 15. Зародження та розвиток мережі історичних архівів в Російськійімперії.
Більшість документів ліквідованих установ використовувалися вроботі Сенату та колегій мало, але стали все частіше використовуватися вченими длянаписання історичних праць. У зв'язку з цим уряд видав Указ простворення історичних архівів. Першим з них став Московський архів колегіїзакордонних справ, що зберігав документи колишнього Посольського наказу ідокументи з історії царської сім'ї.
На основі документів колишнього розрядного наказу був створений Разрядн-
Сенатський архів, що зберігав документи по внутрішній історії Росії. На початку
70-х років XVIII ст. були створені Петербурзький і Московський архіви старихсправ, що зосередили справи ліквідованих у 60 - 70-і роки центральних тамісцевих установ. У січні 1786 був створити помісну-Вотчинні архів,зберігав документи про поміщицькому землеволодінні.
16. Оформлення прийому справи на архівне зберігання.
Документи передаються у відомчий архів у відповідності з графіком,складеним завідувачем архівом, схваленим ЕК і затвердженим керівникомустанови. З канцелярії і структурних підрозділів справи передаються, якправило, через рік після закінчення їх діловодством (тобто справи,заведені і закінчені в 1999 р., повинні передаватися в 2001 р.). Але справипостійного зберігання державна архівна служба рекомендується передаватиу відомчий архів відразу по закінченні року.
У об'єднаний відомчий архів справи можуть передаватися і через два -три роки після закінчення їх діловодством, в залежності від їхоперативної значимості та інших умов.
До архіву передаються документи постійного зберігання та тимчасових, алетривалих термінів - понад десять років (значну частину їх складаютьдокументи по особовому складу). Питання про здачу в архів справ тимчасових термінівзберігання (до десяти років включно) вирішується керівником установи зурахуванням існуючих умов: ступеня завантаженості архіву, забезпеченнязбереження документів в структурних підрозділах, частоти звернення додокументами минулих років у роботі структурних підрозділів і т.п. Документиприймаються після проведення експертизи цінності, влаштування їх увідповідно до правил, з описів, схваленим ЕК установи.
Справи десятирічного терміну зберігання можуть прийматися за номенклатурами.
Разом зі справами передаються реєстраційно-контрольні картки надокументи.
Беручи матеріали, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу зописом, перевіряє правильність формування справ, заголовків, нумерації,завірчий написів і ін Перевіряється також правильність віднесеннядокументів до фонду, якщо в архіві їх декілька.
У разі неправильного визначення фондової належності справи івключення його до опису складається акт про виявлення, а справа вилучається зщо здається комплексу матеріалів для приєднання до відповідного фонду.
Після затвердження акта про виявлення в опису в гр. "примітки" робитьсязапис про виключення справи (з посиланням на акт) і складається нова підсумковазапис. У підсумковій записи робляться позначки про помилки в підрахунку справ іінші недоліки обліку.
Після закінчення прийому справ завідувач архівом розписується на трьохпримірниках опису справ постійного зберігання та на двох примірниках опису справдовготривалого зберігання із зазначенням кількості прийнятих справ і дати прийому.
Другі примірники описів повертаються здавальника, інші залишаються вархіві. Якщо справи тимчасового зберігання приймаються за номенклатурою, тооформлення прийому-здачі проводиться за аналогією з оформленням справдовготривалого зберігання. Але для цих справ не потрібно підшивка, нумераціяаркушів.
Якщо якісь справи з здаваного комплексу потрібні для роботиструктурного підрозділу, то після закінчення прийому оформляється акт про видачудокументів у тимчасове користування і встановлюється контроль засвоєчасним поверненням справ в архів.
Прийом справ відомчим архівом з інших установ проводиться такожза описом, але, крім того, оформляється актом здачі матеріалів. Передачаразом з документами облікового і науково-довідкового апарату (лист фонду,справа фонду, покажчики, картотеки тощо) встановлюється в акті.
Закінчення прийому документів до архіву завершується заповненням обліковихдокументів.
У державні архіви передаються документи після закінчення термініввідомчого зберігання, але бувають випадки дострокової передачі документів додержархів і, навпаки, матеріали можуть бути залишені на додатковийтермін. Це вирішується Держархівом спільно з відомчим архівом.
Положення про архівний фонд РФ встановило граничні терміни зберіганнядокументів АФ у відомчих архівах. Ці терміни підтвердженіпостановою Уряду Російської Федерації "Про порядок відомчогозберігання документів та організації їх у діловодстві "від 3 березня 1993
№ 191:
15 років - для документів центральних органів федеральної виконавчоївлади, міністерств і відомств республік у складі РФ, галузевих академій,державних установ, організацій і підприємств федерального іреспубліканського (республік у складі РФ) підпорядкування;
10 років - для документів органів державної влади і управліннякраїв, областей, національних утворень (автономних областей та округів),міст Москви і Санкт-Петербурга, районних і міських Рад народнихдепутатів і відповідних місцевих адміністрацій, а також державнихустанов, організацій і підприємств крайового, обласного, окружногопідпорядкування;
5 років - для документів установ, організацій районного і міськогопідпорядкування;
75 років - для записів актів громадянського стану, документів зособового складу, записів нотаріальних дій і судових справ; до втрати практичної значущості, але не більше 25 років - для науково -технічної документації; після закінчення копіювання, але не більше 3 років - для кінодокументів іфонодокументів, 3 роки - для фотознімків, 5 років - для магнітних стрічок ідисків та інших машинно-орієнтованих (механографіческіх) документів.
Якщо перерахована спеціальна документація входить до складу управлінськоїабо науково-технічної документації, то вона зберігається у відомчому архівіпротягом строку, встановленого для відповідних організацій (15, 10,
5 і 25 років).
Передача в держархіві документів з закінченими термінами відомчогозберігання здійснюється, як правило, щорічно відповідно дозатвердженим графіком. Однак від організацій з невеликим щорічним обсягомдокументів (до 200 справ постійного зберігання) і організацій, що діють вмежах встановлених строків скликання (наприклад, виборні органи влади,народні суди), справи можуть прийматися на госхраненіе один раз на три - п'ятьроків.
Перед передачею документів у держархів представник державноїархівної служби перевіряє науково-довідковий апарат, фізичне та санітарно -гігієнічний стан справ. У разі виявлення дефектів складаєтьсяакт, а дефекти усуваються організацією.
Передача проводиться в держархіві за затвердженими описів з обов'язковоюперевіркою наявності кожної одиниці зберігання. Особливо цінні справи приймаються заокремої опису полістно разом зі страховою копією. В усіх чотирьохпримірниках опису робляться відмітки про прийом справ у держархів (три екземпляриопису, включаючи контрольний, залишаються в держархіві, четвертий - повертаєтьсяархіву-здавальника). У разі недостачі справ виправляється підсумковий запис в опису, вакті прийому-передачі документів вказуються номери цих справ, а установа -здавальник представляє в держархів довідку про причини відсутності і проведеномурозшуку справ. Довідка додається до акта, один примірник якогопередається здавальниками.
Документи особового походження також передаються за описом. Одночасноз документами передається справа фонду, що включає відомості про власника,листування з ним, його заява про прийом документів на зберігання в архів іт.д. Оформлення передачі проводиться аналогічним порядком.
Слід мати на увазі, що іноді держархів приймає не всі документипостійного зберігання, що знаходяться у відомчому архіві. ГАС виробляєвідбір документів на державне зберігання з урахуванням матеріалів,що знаходяться в архіві у складі інших фондів.
Роботи, пов'язані з підготовкою і передачею документів на госхраненіе
(упорядкування справ, виготовлення страхових копій, відбір реєстраційнихкарток на справи постійного зберігання, картонірованіе, транспортування ітощо), проводяться силами установ-здавачів і за їх рахунок (Положення про АФ
РФ, п. 17; постанову Уряду Росії від 03.03.93 № 191, п. 1).
17. Забезпечення збереження, систематизації, облік та описретроспективної інформації в дореволюційній Росії.
На скрині 2 замки, 2 ключа, відкриття в присутності свідків дляобмеження доступу кого попало. Скрині робили з медленногніющего дерева
- Ясен, дуб, і оковивалі залізом. У 1724 році були випущені правила роботив архівах, правила побудови відповідним будівель та обладнанняприміщень. До 19 століття документи під час вступу до архівупересістематізіровалісь, після середини 19 століття - почав переважати принципнаступності, тобто документи складалися так, як вони прийшли зділоводства.
18. Технічне оснащення й устаткування архіву.
У комплексі робіт по забезпеченню збереження документів важливе місцеприділяється питанням технології зберігання документів. Вимоги до збереженнядокументів у державних і відомчих архівах однакові. Спеціальнадокументація вимагає дещо інших умов зберігання та інших прийомівреставрації та консервації. Документи зберігаються в архіві для того, щоб нимикористуватися протягом тих строків, поки вони представляють цінність.
Першою вимогою створення оптимальних умов зберігання документівє наявність приміщення, що відповідає за всіма параметрами забезпечення їхзбереження. Найчастіше застосовуються типові проекти, розроблені для архівів зрізним об'ємом документів.
Основні площі будівлі відводяться під сховища; вони ізолюються відчитального залу і адміністративних приміщень. Крім них обов'язкові: а) кімната для прийому вступників справ б) кімната для уражених документів в) робочі кімнати для співробітників г) читальний зал з окремою кімнатою для тимчасового зберігання д) приміщення для знешкодження документів вентиляцією е) кімнати для реставрації та палітурки документів
Будинки держархівів повинні розташовуватися по можливості вдалині відпромислових підприємств, які забруднюють повітря промисловими викидами, атакож великих водойм. При відсутності спеціальних приміщень під архіввідводяться приміщення, які можна пристосувати для сховища. З числатаких слід виключити горищні та підвальні приміщення, а такожприміщення, що мають магістральні трубопроводи
Якщо архів має на зберіганні особливо цінні справи, то для них бажаномати окреме сховище. Двері архіву оббиваються металевим листом зазбестового прокладкою, мають міцні замки. На вікнах, якщо їх розташуванняне виключає доступ ззовні, встановлюються розстібні металеві грати.
Окремо розташовані приміщення архіву обладнуються архівної сигналізацією.
Порядок встановлення стелажів наступний: ширина головних проходів (міжрядами стелажів) - 120 см; проходи між стелажами - 75-80; відстаньміж стіною і паралельним їй стелажем - 75; відстань між стіною іторцем стелажів - 45; відстань від підлоги до нижньої полиці - 20, а вцокольних поверхах - 30 см. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стінз віконними прорізами і опалювальною системою.
Стелажі можуть виготовлятися промисловим способом і на замовленняустанови. Розміри стелажу: висота - 220-240, ширина односторонньогостелажу при горизонтальному зберіганні коробок або зв'язок - 35-40, відстаньміж полками по висоті - 40 см; при вертикальному зберіганні ширинаодностороннього стелажа - 25-30 см; відстань між полицями - 35 см. Уостанньому випадку можуть бути використані бібліотечні стелажі,виготовляються промисловістю.
Для зручності і швидкості роботи в сховищах застосовуються відкидні ілегкі пересувні столики, стійкі і легкі драбини. У робочійкімнаті встановлюється канцелярський меблі, у тому числі картотечна іканцелярський шафи, а також телефон.
Електропроводка у сховищах допускається тільки прихована або в газовихтрубах, освітлювальна арматура - підлозі герметична; розподільні щитиі вимикають рубильники встановлюються поза сховища. Основнимпротипожежним обладнанням є вуглекислотні вогнегасники.
В архіві категорично забороняється: палити, застосовуватиелектронагрівальні прилади, легкозаймисті та вибухонебезпечніречовини і зберігати харчові продукти.
20. Цілі і організація експертизи цінності документів.
Експертиза цінності документів - визначення їх цінності з метою відборуна державне встановлення строків зберігання та зберігання. У процесіекспертизи цінності документів вирішуються два завдання: із щорічно створаваемойдокументації відбираються для вічного зберігання цінні документи, а такождокументи тривалих термінів зберігання (понад десять років), які маютьдовгострокове практичне значення, по-друге, виділяються до знищеннядокументи з закінченими термінами зберігання, а також чернетки, дублети,відхилені варіанти, тобто малоцінні матеріали, втратили практичне ідовідкове значення.
Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів. Першийетап здійснюється на стадії діловодства: а) при розробці номенклатури справ б) при реєстрації надходять до установи документів в) при направленні документа до справи
Другий етап проводиться на стадії підготовки справ для передачі ввідомчий архів після завершення їх діловодством
Третій етап - на стадії підготовки справ для передачі на державнезберігання
Важливим принципом відбору документів на зберігання є принципісторизму, який вимагає розглядати явища в їх розвитку і дає ключдо розкриття закономірностей розвитку тих чи інших явищ, відносин.
Принцип всебічності та комплексності вивчення документів припускаєоцінку документів в комплексі, тому що одні документи доповнюють інші,третій повторюють перше, а четверті повністю поглинені другими.
ЕК і ЕПК - постійно діючі дорадчі органи. Рішення ЕКзатверджуються керівником установи. Але з ряду питань, що входять до їхфункції, потрібно затвердження ЕПК відповідної установидержавної архівної служби, від якої ЕК отримують організаційно -методичні вказівки. З цього випливає необхідність постійного контактув їх роботі.
Експертні комісії (ЕК) створюються в усіх установах, організаціях,на підприємствах країни, в структурних підрозділах великих організацій,установ. Є ЕК також в обласних архівах та їх філіях.
22. Система науково-довідкового апарату до документів архівного фонду
Російської Федерації.
У кожному архіві є науково-довідковий апарат (НСА) для обліку,пошуку і використання збережених документів. Різні типи та види НСАявляють собою систему архівних довідників. Архівний довідник --інформаційно-пошукова система, в якій пошук інформації про архівнідокументах проводиться вручну. Система НСА складається з комплексівнауково-довідкового апарату всіх державних архівів, а такожмежархівних довідників, автоматизованих інформаційно-пошуковихсистем (АІПС) і прийнятих в практиці архівів інформаційних документів.
У СНСА входять довідники, що виконують обліково-контрольну таінформаційно-пошукову функції. До першої групи належать книга облікунадходжень до архіву; список фондів архіву; лист фонду; опис справ. До другоїгрупи відносяться: фондові каталоги; путівник, тематичнийпутівник, короткий довідник по фондах архіву (-ів); покажчик описівфонду (-ів); каталоги; опис справ; тематичний і фондовий огляди;тематичний покажчик до справ (документів); науково-популярні видання;інф
