Документування процесів руху кадрів.

Однією з найбільш важливих функцій кадрової служби підприємства (абоспівробітника, відповідального за роботу з кадрами) є документуваннятрудових правовідносин. До складу документації, оформлюваної в кадровійслужбі, входять документи різного функціонального призначення: первинніоблікові (наприклад, особиста картка Т-2), розпорядчі (наказ), особисті
(трудова книжка), із соціального забезпечення (пенсійні) і т.д.

Обов'язкове ведення кадрової документації на будь-якому підприємстві, азначить і на комерційному, передбачено відповіднимизагальнодержавними законодавчими та нормативними актами: Кодексомзаконів про працю України (КЗпП), Інструкцією по веденнютрудових книжок та ін

Найбільш численною є документація, що супроводжує процесируху кадрів на підприємстві. Під рухом кадрів умовно розуміється:

- прийом, переклад і звільнення працівників;

- надання відпусток;

- відрядження.

При прийомі на роботу фіксуються основні анкетному-біографічнідані працівника, умови його отримання та оплати праці. Вся ця інформаціяможе в подальшому змінюватися, тому до документації, що оформляє процесируху кадрів, можна віднести документи про зміну анкетному -біографічних даних і про зміну умов та оплати праці.

Звільнення працівників підприємства проводиться з причин, вказаних встаттях КЗпП, на підставі поданої працівником особистої заяви, або взв'язку із закінченням терміну дії контракту, укладеного на певнийстрок, або за наявності акта про порушення трудової дисципліни і т.д.

Звільнення працівників оформляється наказом по особовому складу.

Надання відпусток працівником підприємства здійснюється ввідповідно до заздалегідь затвердженого графіка відпусток. Принеобхідність перенесення відпускного періоду працівником повинно бути складеноособисту заяву із зазначенням причин перенесення.

Надання відпустки оформляється наказом по особовому складу.

відрядження співробітників підприємства, як правило, обгрунтовується вдоповідній записці керівника структурного підрозділу (провідногофахівця) і оформляється наказом по особовому складу.

При зміні умов та оплати праці працівників підприємства можутьпопередньо видаватися накази по основній діяльності (наприклад, прореорганізації структури підприємства) або складатися доповідні запискикерівників структурних підрозділів (провідних фахівців), а потімоформляються накази по особовому складу.

Накази з особового складу оформляються і ведуться суворо окремо віднаказів по основній діяльності. Разом з тим обидва різновиди наказівоформляються на однакових бланках (див. додатки 34, 35). Текстибільшості наказів по особовому складу не мають констатуючої частини ідієслова «Наказую», як це прийнято в наказах з основної діяльності.
Тому кадрові накази відразу починаються з розпорядчого дії:прийняти. Призначити, перевести, звільнити, змінити прізвище, надативідпустку, відрядити і т.д.

Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази поособовому складу. В індивідуальних міститься інформація тільки про однеспівробітника, у зведених - про кількох співробітників незалежно від того, підякі управлінські дії вони підпадають (прийом, переведення, звільнення,зміна прізвища та ін.) При складанні зведених наказів слідвраховувати, що один документ не повинен містити інформацію з різнимитермінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про наданнявідпусток і відрядження співробітників, які мають короткий (3 роки) термінзберігання на відміну від інших кадрових наказів, що зберігаються 75 років. Уіндивідуальному порядку оформляють, як правило, накази про заохочення істягнення, з огляду на їх специфічну виховну роль.

Кожен пункт наказу по особовому складу повинен бути сформульований всуворій відповідності до вимог КЗпП. Постійною інформацією для будь-якогокадрового наказу є вказівка розпорядчого дії (звільнити,перевести), прізвища та ініціалів працівника (імені та по батькові повністю - приприйомі на роботу), посади та структурного підрозділу (якщо підприємствомає структурні підрозділи), дати набрання чинності даного пунктунаказу (якщо вона не збігається з датою реєстрації наказу).

Наявність інших відомостей у пунктах наказу по особовому складувизначається специфікою розпорядчого дії.

Зразок оформлення наказу по особовому складу дано в додатку 36.

Накази по особовому складу обов'язково реєструються (окремо віднаказів по основній діяльності). Як реєстраційної формивикористовують книгу (журнал) реєстрації (при порівняно невеликійкількості кадрових наказів, що видаються протягом календарного року) абореєстраційні картки (при великих масивах наказів для зручностідовідково-пошукової роботи).

У реєстраційній формі зазначаються: дата і номер наказу, зміст,ким підписаний наказ.

З урахуванням відмінностей у строках зберігання наказів по особовому складурекомендується індексувати (нумерувати) їх за таким правилом. Допорядковому номеру кадрового наказу додається буквене позначення,щоб відрізнити його за номером від наказу по основній діяльності.
Доцільно ввести різні літерні позначення для різних за змістомкадрових наказів, наприклад: № 28-к - наказ про рух кадрів (прийом,переведення, звільнення, зміни кадрової інформації), № 12 - км - провідрядження, № 45-о - про відпустку, № 32-п - про заохочення.

Інформація, що міститься в наказах по особовому складу (відомості пророботі і заохочення), фіксується в трудових книжках працівників.

Особиста заява працівника про приймання, переведення або звільнення пишеться,як правило, від руки, в довільній формі або на трафаретному бланку,розробленому на підприємстві. У заяві зазначаються: найменуванняструктурного підрозділу, найменування виду документа, дата, адресат
(посада, прізвище, ініціали керівника підприємства), текст, особистапідпис, розшифровка підпису. Надалі на заяві проставляєтьсярезолюція керівника і відмітка про виконання документа і направлення йогоу справу. Зразок особистої заяви даний у додатку 37.

Трудовий контракт, як письмова форма трудового договору міжпрацівником і адміністрацією в особі керівника підприємства, повинен матитакі обов'язкові реквізити: назва виду документа, дата, індекс,місце складання, текст, підписи, печатка. Контракт складається у двохпримірниках, один з яких залишається на підприємстві, а іншийзберігається у працівника. Примірна форма контракту дана в додатку 38.

Ведення трудових книжок працівників

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльністьпрацівника.

Трудові книжки ведуться на всіх, всіх працівників, що пропрацювали понад 5днів, у тому числі на сезонних і тимчасових працівників, а також на позаштатнихпрацівників за умови, якщо вони підлягають загальнообов'язковому державному соціальномустрахуванню.

Особи, які приймаються на роботу, зобов'язані пред'являти адміністраціїпідприємства трудову книжку, оформлену у встановленому порядку. Прийом нароботу без трудової книжки не допускається. При оформленні на роботу засумісництвом, за трудовою угодою, за договором підряду трудовакнижка не пред'являється.

Особи, які приймаються на роботу вперше, зобов'язані надати адміністраціїдовідку про останнє заняття, видану за місцем проживання, а звільнені злав Збройних Сил - військовий квиток.

Оформлення трудових книжок.

Заповнення трудової книжки вперше проводиться адміністрацієюпідприємства в присутності працівника не пізніше тижневого строку з дняприйому на роботу.

Трудова книжка повинна оформлятися і надалі вестися в точнійзгідно з правилами, викладеними в Інструкції про порядок веденнятрудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях (останняредакція Інструкції була затверджена Держкомпраці СРСР у 1986 р., частковозмінювалася в 1990 р.).

Відповідно до Інструкції до трудової книжки вносяться: відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження,освіта, професія, спеціальність; відомості про роботу: прийом на роботу, переведення на іншу постійнуроботу, звільнення; відомості про нагородження і заохочення: нагородження орденами і медалями,присвоєння почесних звань; заохочення за успіхи в роботі, що застосовуютьсятрудовим колективом, а також нагородження і заохочення, передбаченіправилами внутрішнього трудового розпорядку та статутами про дисципліну; іншізаохочення відповідно до чинного законодавства; відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використанівинаходи та раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку зцим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не записуються. Усі записи про прийом нароботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, про нагородження ізаохочення вносяться адміністрацією до трудової книжки після виданнявідповідного наказу, але не пізніше тижневого строку, а при звільненні
- В день звільнення. Записи в трудовій книжці повинні точно відповідатитексту наказу по особовому складу.

Записи здійснюються акуратно, пір'яної або кульковою ручкою, чорниломабо пастою чорного, синього або фіолетового кольору.

При оформленні трудової книжки спочатку заповнюється її титульний лист,що містить відомості про працівника.

Прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені тапо батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта абосвідоцтва про народження.

Освіта - середня, середня спеціальна і вища - вказується напідставі документів (атестата, посвідчення, диплома).

Запис про незакінчену середню або незакінчену вищу освітутакож проводиться на підставі відповідних документів (студентськогоквитка, залікової книжки, довідки навчального закладу і т.п.).

Професія або спеціальність зазначається у трудовій книжці на підставізаписи в документі про отриманої спеціальності, професії.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписомзавіряє правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа,відповідальна за видачу трудових книжок, потім ставиться печатка підприємства
(або печатка кадрової служби). Зразок заповнення титульного листа трудовоїкнижки даний у додатку 43 ..

Внесення змін до записів

Зміни записів у трудових книжках про прізвища, імені, по батькові і датународження провадиться за останнім місцем роботи напідставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, пророзірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та ін) з посиланнямна номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться в титульний аркуш трудової книжки. При цьомураніше внесена запис закреслюється однією рисою і записується нова.
Посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинкитрудової книжки та засвідчуються підписом директора підприємства або спеціальноуповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою кадрової служби.

У такому ж порядку, при необхідності, вносяться зміни до відомостей проосвіті, професії, спеціальності.

У разі виявлення неправильної або неточної записи у відомостях пророботі, переведення на іншу постійну роботу, про нагородження і заохочення іін виправлення проводиться адміністрацією того підприємства, де булавнесена відповідний запис. Адміністрація за новим місцем роботизобов'язана надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

Якщо підприємство, яка зробила неправильний або неточну запис,ліквідовано, виправлення вносяться правонаступником, а при його відсутності --вищестоящою організацією, якій було підпорядковане ліквідованепідприємство.

Виправлені відомості про роботу, про переклади на іншу постійнуроботу, про нагородження та заохочення та ін повинні повністю відповідатиоригіналу наказу. У разі втрати наказу чи розпорядження абоневідповідності їх фактично виконує роботі виправлення відомостей пророботі проводиться на підставі інших документів, що підтверджуютьвиконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Свідчення свідків не можуть бути підставою для виправленнявнесених раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про награждненіях», «Відомості прозаохочення »трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесенихнеточних або неправильних записів не допускається.

При необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу післязазначення відповідного порядкового номера та дати внесення запису в графі
3 пишеться: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-топрофесії (посади) »і в графі 4 повторюється дата і номер наказуадміністрації, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки. Утакому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення іпереведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення абоперекладу, встановленого органом по розгляду трудових Спорову івідновлення на колишній роботі або зміни формулювання причинизвільнення. Наприклад, пишеться: «Запис за М таким-то недійсний,поновлений на попередній роботі ». При зміні формулювання причинизвільнення пишеться: «Запис за М таким-то недійсний, звільнений ...» ізазначається нове формулювання.

У графі 4 в цьому випадку робиться посилання на наказ про поновлення нароботі або зміну формулювання причини звільнення.

При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення наіншу роботу, згодом визнаної недійсною, на проханняпрацівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису,визнаної недійсною.

Видача трудової книжки при звільненні

При звільненні працівника всі записи про роботу, нагородження ізаохочення, внесені до трудової книжки за час його роботи на підприємстві,засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженогоним особи та печаткою підприємства або печаткою кадрової служби.

Адміністрація зобов'язана видати працівнику його трудову книжку в деньзвільнення із внесеним у неї записом про звільнення.

При затримці видачі трудової книжки з вини адміністрації працівникувиплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днемзвільнення в цьому випадку вважається день видачі трудової книжки. Про новий деньзвільнення видається наказ і вноситься відповідний запис до трудовоїкнижки працівника, а раніше внесена запис одне звільнення визнаєтьсянедійсною.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то адміністраціяпідприємства в цей же день надсилає йому поштове повідомлення із зазначеннямпро необхідність отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою за вказаною адресоюдопускається тільки за згодою самого працівника ..

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки йогонайближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхвимогу. У трудовій книжці померлого працівника у розділі «Відомості пророботі »після вказівки порядкового номера і дати запису у графі 3 пишеться
«Робота припинена в зв'язку зі смертю», далі заповнюється графа 4
(вказується дата і номер наказу). Цей запис засвідчується у встановленомупорядку.

Дублікат трудової книжки

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайнозаявити про це адміністрацію за місцем останньої роботи. Не пізніше, ніжчерез 15 днів після подання заяви, адміністрація зобов'язана видатипрацівнику нову трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) знаписом «Дублікат» в правому верхньому кутку титульного аркуша.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальнимиправилами. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і
«Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу,а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставіраніше виданих наказів.

Якщо працівник до надходження на це підприємство вже працював робочимабо службовцем, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділі
«Відомості про роботу» у графі 3 робиться запис про загальний стаж роботи донадходження на даний підприятіе, підтвердженому відповіднимидокументами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальнакількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, вякі періоди часу і на яких посадах працював у минулому власниктрудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленимидокументами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку:у графі 2 вказується дата прийому на роботу; в графі 3 пишеться найменуванняпідприємства, де працював працівник, а також функціональнаслужба (відділ, цех, структурний підрозділ) і посада (робота), наяку було прийнято працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівник перекладавсяіншу постійну роботу на тому ж підприємстві, то про це робитьсявідповідний запис.

Потім у графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 - причиназвільнення, якщо в поданому працівником. документі є такідані.

У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вищевідомостей про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тількинаявні в документах відомості.

У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, напідставі якого зроблені відповідні записи в дублікаті.
Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.
Адміністрація зобов'язана сприяти працівникові в одержанні документів,підтверджують стаж його роботи, що передує вступу на данийпідприємство.

При видачі дубліката трудової книжки працівники кадрової служби повиннівикористовувати відповідні довідки, виписки з наказів, особистих справ,особистих карток Т-2, особових рахунків працівників, відомостей на видачузаробітної плати та інших документів, що підтверджують наявність трудовогостажу.

При відсутності названих документів письмовим свідченням наявностітрудового стажу є трудові договори з відмітками про їх виконання, атакож розрахункові книжки і членські квитки профспілок і облікові карткичленів профспілок. За розрахунковими книжками підтверджується період роботи, заякий є відмітки про виплату заробітної плати, а по членським квитках іоблікових картках - період роботи, за який є відмітки про сплатучленських внесків.

Копії наказів по особовому складу та інших документів (або виписки зних) повинні мати позначку про завірення та відбиток печатки.

У довідках про роботу необхідні посилання на підставу їх видачі, тобто наномера і дати наказів про прийом на роботу і про звільнення. Довідкипідписуються керівником організації або начальником кадрової служби.

У виняткових випадках можуть бути використані довідки, які не маютьпідстави видачі:

- довідки підприємств і колгоспів, видані працівникові в період його роботи (довідки з місця роботи), і що залишилися у працівника;

- довідки, видані при звільненні з роботи;

- довідки, видані колгоспами, згодом припинили свою діяльність.

У документах, що підтверджують трудовий стаж, можуть бути зазначені лишероки роботи. У цих випадках за дату приймається: 1 липня відповідногороку (за відсутності числа і місяця) або 15 число відповідного місяця (за відсутності числа).

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла,подерті замазана тощо), то адміністрація за останнім місцем роботивидає робітникові або службовцеві дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

При цьому на титульному аркуші трудової книжки, що прийшла в непридатність,робиться напис: «Замість видано дублікат», а книжка повертається їївласнику. При вступі на нове місце роботи працівникзобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання

При видачі трудової книжки (дубліката, вкладиша) адміністраціяпідприємства стягує з працівника грошовий внесок.

У випадках неправильного первинного заповнення трудової книжки абовкладиша до неї, а також у разі псування їх бланків внаслідок недбалогозберігання вартість зіпсованих бланків оплачується підприємством.

При втраті трудової книжки працівника підприємством з причинстихійного лиха або з інших причин власнику видається дублікаттрудової книжки без стягнення її вартості.

Трудові книжки та їх дублікати, не одержані працівниками призвільненні, зберігаються протягом двох років в кадровій службі окремо відінших трудових книжок робітників і службовців. Після цього незатребуванітрудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві протягом 50 років, а зазакінчення зазначеного терміну можуть бути виділені до знищення ввстановленому порядку.

Адміністрація підприємства зобов'язана постійно мати в наявності необхіднукількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

Облік трудових книжок

На підприємстві повинна вестися наступна документація з обліку бланківтрудових книжок і заповнених трудових книжок (згідно з Інструкцією поведення трудових книжок): а) прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишівдо них (додаток 45); б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (додаток
46). У прибутково-видаткову книгу вносяться всі операції, пов'язані зотриманням та витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них, ззазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерієюпідприємства (касиром).

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться кадровоюслужбою підприємства або особою, відповідальною за документаційнезабезпечення кадрової діяльності. У книзі реєструються всі трудовікнижки, прийняті від робітників і службовців при вступі на роботу, а такожтрудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані робітникамі службовцям знову.

При отриманні трудової книжки у зв'язку із звільненням працівникрозписується в особистій картці Т-2 і книзі обліку.

Прибутково-видаткова книга і книга обліку руху трудових книжок маютьбути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом директора підприємстваі сургучною печаткою.

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії
Підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою упідзвіт особі, відповідальній за документаційне забезпечення кадровоїдіяльності.

По закінченні кожного місяця (кварталу) бухгалтерія вимагає відостаннього звіту про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них і просумах, отриманих за заповнені трудові книжки і вкладиші до них, здодатком прибуткового касового ордера. На зіпсовані під час заповненнябланки трудових книжок і вкладишів до них складається відповідний акт
(додаток 47).

Спори з питань ведення трудових книжок вирішуються відповідно дочинним законодавством.