Селезньов Юліан Іванович, при використанні цього матеріалу бажана посилання на автора або, принаймні, інформування за тел. (7-095) 131-4237 або

E-mail: [email protected]

ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОГО РІШЕННЯ

Акт управління - це вибір і реалізація оптимального рішення зрозмаїття можливих варіантів. Вирішуючи управлінську задачу керівник
(управитель) знаходиться в психологічно напруженій ситуаціїневизначеності (пошуку варіанту дії), яка дозволяється в мірунакопичення інформації по суті досліджуваного питання.

Логічний ланцюг цілеспрямованої дії послідовно включаєпошук, відбір, осмислення й систематизацію вихідної інформації і виробленняалгоритму поведінки, що забезпечує досягнення поставленої мети.
Керівника, який здійснює оперативне керівництво апаратом управління,нераціонально відволікати від прямих обов'язків на технічну роботу позбір та обробка інформації - цю роботу повинні виконувати експерти
(авторитетні знавці відповідних галузей знань) у порядкускладання експертизи досліджуваної проблеми та вироблення на її основірекомендацій про шляхи і способи вирішення поставленого завдання.

Експерт, рекомендуючи напрям і характер дій, стаєучасником акту управління і несе персональну відповідальність за йогорезультат разом з керівником апарату. Такий рівень відповідальностідає йому право мати незалежну думку з питань, що знаходяться в ракахйого компетенції, і відстоювати цю думку на всіх щаблях управлінськоїієрархії. Тому в системі взаємодії «керівник - експерт»історично склалася досить парадоксальна ситуація: неактивний
(підлеглий) член системи виробляє і передає інформацію до дії, аактивний (керівник) споживає її і діє відповідно до неї.

У цій системі розпорядження керуючого на проведення експертизиє, по суті, проханням до компетентного спеціаліста розібратися вконфліктної ситуації, знайти і рекомендувати раціональний шлях до їїдозволу. Такі взаємини зобов'язують, і експерт, усвідомлюючи, що успіхсправи безпосередньо залежить від ініціативи та активності керуючого, неможе допустити, щоб з-під його пера вийшов зовні солідний, алебеззмістовний праця, укладена в якому інформація не вартовитраченого на її читання часу.

Проведення експертизи подібно до наукового дослідження - і там і тутпотрібні глибокі знання в області досліджуваної проблеми та суміжних з неюпитань, тверезість суджень і здоровий глузд, щоб зуміти визначити, якдалеко треба звернутися в минуле для отримання об'єктивної картинисьогодення і вірогідного майбутнього, в який момент припинити дослідження ініж завершити розробку теми. Проте є й суттєва різниця.
Наукове дослідження, в общем-то, не обмежена в часі - основне ієдина вимога до нього: корисність з позиції розширення кордонівлюдських знань. Експертиза ж завжди потрібна до строго визначеномутерміну та прострочення перетворює витрачений працю у викидну роботу - рішеннявже прийнято, і потреба в підготовленій інформації відпала.

Методики проведення експертизи і наукових досліджень також приблизнооднакові - ознайомлення з проблемою, формування робочої гіпотези і на їїоснові логічних висновків з подальшим викладом своїх думок на папері узрозумілою і доступною розумінню формі. Це можливо тоді, коли дослідникмає здатність і волею концентрувати увагу протягомтривалого часу на основних аспектах досліджуваного явища, що не такпросто, як здається на перший погляд.

Справа в тому, що, як стверджують психологи, людський мозок за своєюприроді не здатний послідовно мислити. Думка стрибкоподібно кидається вхаосі накопичених мозком суперечливих уявлень у пошукахраціональних узагальнень, але цей зовні сумбурний процес має чіткуспрямованість у бік безперервного вдосконалення і відбувається безвидимих зусиль для його носія. Коли виявляється оптимальну відповідь напоставлене запитання, що не має явних заперечень, у мозку виникає вогнищезосередженого осмислення зафіксованого варіанту, який превалюєдо тих пір, поки не з'явиться тверде переконання, що знайдене рішенняєдино вірне. Якщо змусити себе постійно думати про що вивчаєтьсяпредметі, то можна виявити, що об'єкт дослідження став раптомосмисленим і придбав певну динамічну форму, що проливають світло натенденції його розвитку в перспективі.

Експертиза, як і всяка інша цілеспрямована діяльність,обмежена в часі, повинна починатися з розробки загального плануроботи, щоб убезпечити дослідника від непродуктивних витрат часуі розумової енергії. При цьому треба враховувати, що на початковій стадіїдослідження (визначення джерел інформації, відбір і систематизаціяфактури, формування робочої гіпотези) витрачається непропорційно багаточасу. У той же час дуже поширеною є така помилка приплануванні розумової праці, як жорстке обмеження часубезпосередньо на дослідження і щедре його витрачання на редагуваннята оформлення підсумкового документа, які нічого нового до матеріалудослідження не додають. У результаті, якщо на початковому етапізапланований об'єм роботи виявиться більше, ніж можна фактичнозробити, то почнеться ланцюгова реакція тимчасових невідповідностей по всіхнаступним етапам і якість матеріалу може різко погіршитися, тому щопоспіх завжди загрожує серйозними помилками, але особливо небезпечна в роботі,пов'язаної з великою розумовою напругою. Крім того, дуже важливоправильно визначити оптимальний термін завершення роботи, для чого буваєкорисно розділити проблему на кілька відносно самостійнихрозділів і кожен з них спланувати окремо по всіх етапах, включаючичорнова виклад, тоді сума знайдених по розділам значень часу дастьнайбільш ймовірний термін завершення роботи в цілому. При цьому необхіднозарезервувати частину загального часу на непередбачені обставини,які обов'язково виникнуть, тому що на стадії складання плану всеоцінки наявних відомостей і фактора часу носять орієнтовний характер.
У разі неспівпадання розрахункового оптимального часу з встановленим зазавданню (директивним) строком (запланований обсяг роботи не вкладаєтьсяу відведений період) треба або добитися перегляду директивного терміну, абооптимізувати план за рахунок зменшення глибини опрацювання та скороченняобсягу підсумкового матеріалу, про що обов'язково потрібно довести до відомакерівника, який дав доручення.

Примірне зміст основних розділів плану проведення експертизи:
1. Загальне ознайомлення з проблемою (визначення джерел інформації, фіксування і механічне запам'ятовування розрізнених фактів);
2. Осмислення накопиченого банку даних про проблему (усунення інформаційного шуму, угруповання і систематизація відібраної фактури, умовиводи і висновки);
3. Чітке визначення об'єкта (коректне логічна побудова узагальнень за аналогією з подібними явищами);
4. Черновое виклад матеріалу (фіксування первинних вражень і асоціацій у довільній формі);
5. Попередній варіант експертизи (обробка чорнового викладу матеріалу з дотриманням всіх вимог, що пред'являються до підсумкового документа);
6. Редагування і остаточне оформлення підсумкового документа.

деталювання основних розділів плану - приватна справа фахівця взалежно від його індивідуальних особливостей, особистих якостей і навичок.

Мета загального ознайомлення з проблемою - правильно визначитиджерела інформації і відібрати фактуру, на основі якої можна побудуватиумоглядну модель досліджуваного об'єкта (робочу гіпотезу йоговиникнення, функціонування та розвитку). Приступаючи до роботи, виходять іззагальноприйнятого в науці положення, що, за бажання, можна знайти масуфактів, що відносяться до даної проблеми і завдання полягає в тому, щоб звеликої кількості малозначне відомостей отримати максимально можливукористь.

Фактами називають пізнані властивості предмета вивчення - об'єктивнуреальність, скопіювати яку неможливо. Ставши надбанням дослідника,факт неминуче і негайно деформується під впливом його інтересів іособистих особливостей. Такі перекручені факти називають відомостями і похарактеру відображеної ними реальної дійсності ділять на:
1. Емпіричні (об'єктивні), які добуваються безпосередньо з експерименту.
2. Наукові (суб'єктивні), одержувані шляхом осмислення об'єктивних даних.
3. Відомчі (кон'юнктурні), що представляються різними установами вищих інстанцій.

Найбільш поширеними і цінними джерелами об'єктивних данихє офіційні (державні) довідники та статистичнізбірники. У цих документах вплив суб'єктивного чинника зведено домінімуму, тому що їх складають висококваліфіковані спеціалісти і требатільки грамотно використовувати це багатство. Такі відомості нема чогоставити під сумнів і перевіряти ще раз за першоджерелами.

Зовні краще, в порівнянні з сухим вмістом офіційнихданих, виглядають добре сформульовані наукові відомості, однаккористування ними вимагає певної обережності. Об'єктивна основа науковихданих, проходячи через свідомість суб'єкта (вченого), істотно спотворюється,тому що на них позначаються індивідуальні особливості упорядника,категоричність його суджень, віра в авторитети, тяга до традицій
(усталеним поняттями), власний інтерес (переслідувана мета) та інше.
Досить активно вплив суб'єктивного фактору позначається на формальнихджерелах - наукових журналах, збірниках статей і монографіях. Цюінформацію треба звіряти з джерелами, на які в солідних працяхробляться посилання.

Найбільшу обережність слід виявляти при користуванні довідками ізвітами відомчого характеру, в яких іноді свідомо допускаютьсявикривлення реальної дійсності з кон'юнктурних міркувань. У нихнайчастіше превалює прагнення підлаштуватися до концепцій вищихінстанцій або представити свою діяльність у вигідному світлі шляхомнівелювання недоліків і перебільшення досягнень. Такі відомостіобов'язково потрібно звіряти з державною звітністю.

Обов'язково слід враховувати власне негативний вплив навідбираємо фактуру. Психологічний механізм засвоєння інформації,що надходить ззовні, має два рівні - нижчий (буденна свідомість), що даєперше враження, і вищий (теоретичне свідомість), що формуєпродумані умовиводи. Повсякденна свідомість виконує роль фільтра
«Довіра - недовіра» і передає на теоретичну обробку тільки частинаспочатку до отриманої інформації, яку визнала позитивною, а це необов'язково «істина в першій інстанції». Експерт отримує завдання вмежах своєї компетенції, а отже, починає роботу не з нуля, а маючипевний зачепив і тому може відбирати відомості не уривками, асистемно - по всій сукупності типових явищ, характерних для іншиханалогічних досліджуваному об'єктів. Під впливом власних схильностей таінтересів експерт може негативно витлумачити насправді позитивнихданих і сприйняти негативні відомості як позитивні. Крім того,необхідно враховувати, що окремо взятий факт можна інтерпретувати якзавгодно «за» і «проти», а той же факт, що досліджується у взаємозв'язку зіншими фактами подібного роду, інтерпретується практично однозначно,що гарантує від грубих помилок і заощаджує час. Тому не можнапіддаватися гіпнозу перші враження від одиничного факту (яким бипривабливим він не здавався) і спробувати піддати його критичногоаналізу у взаємозв'язку з іншими подіями, перш ніж прийнятиостаточну оцінку.

Відібрана інформація повинна відповідати темі, інтересам і рівнемпідготовки споживача цих відомостей. Близькі споживачу інформації фактимають підвищену дієвість, але їх не слід пристосовувати для своїхцілей. Вони повинні бути безумовно правдивими і достовірними - це неетична норма, а об'єктивна необхідність, тому що підтасованівідомості неминуче призведуть до необгрунтованих узагальнень і висновків, щодискредитує матеріал в цілому.

Щоб випадкове і несуттєве не затьмарили корінне і типове, треба,не розмінюючись на дрібниці, вилучати з фактів основний зміст, виділяючиголовне та відкидаючи другорядне. Таке препарування фактури здоповненнями новими відомостями триває протягом усієї роботи надматеріалом і не виключено, що в підсумковому документі частина фактів будезамінена на більш вражаючі, але в основному відбір і групування фактуризавершуються на етапі ознайомлення з проблемою, після чого її фільтрують відінформаційного шуму (надлишкових і непотрібних відомостей) селективнимвідбором.

Інструментом фільтрації є здоровий глузд типу «може - не можебути "в ситуації, що склалася,« треба - не треба »в рамках поставленоїзавдання, «переконливо - непереконливо» для обгрунтування висновку та ін
Оскільки дослідження - це спроба прогнозувати перспективу, товідбираються переважно такі факти, в яких поряд з констатацієюминулого і сьогодення прогнозуються можливий розвиток процесу в майбутньому.
У цілому, необхідно керуватися таким правилом: до ціннихвідносяться тільки ті відомості, які сприяють вирішенню поставленоїзавдання. Буває, що після фільтрації і угрупування виявляються дані,досить суперечливі, хоча і явно пов'язані з досліджуваної проблеми.
Це означає, що поставлена задача об'єднує під загальною назвоюкілька окремих явищ. У цьому випадку потрібно заново перегрупуватифактуру таким чином, щоб складне явище чітко розпалося наскладові і систематизувати отриману інформацію заново по кожнійскладовій окремо.

Разом з тим, накопичена інформація (фактура) не буде мати ніякоїцінності до тих пір, поки компетентний фахівець не розкриє її значеннядля вирішення конкретної ситуації. Відфільтрований матеріал групується ісистематизується (приводиться до коректної логічного побудови). Набірпервісних, ще уривчастих і аморфних на цьому етапі умовиводів
(узагальнень і висновків) критично осмислюється і на цій основі будуєтьсяумоглядна (гіпотетична, теоретична) модель приблизноюсистеми зв'язків і відносин усередині об'єкта дослідження. Іншими словами,відбувається формування робочої гіпотези, що є найважливішим елементомдослідження, тому що вся подальша робота зводиться до доведення,уточнення чи спростування її основних положень.

Гіпотетична модель явища вважається коректною, якщо з неї, якрезультат, випливають всі відомі факти і припущення про найбільшймовірний подальший розвиток подій. І навпаки, гіпотеза неспроможна,якщо не доведена до рівня передбачення подій і залишає право наіснування з іншими гіпотезами, по-різному пояснюють одне і те жявище. Наявність безлічі гіпотез, як правило, є характернимознака тупикової ситуації в дослідженні. Тому необхідно безповоротновідбракувати всі варіанти, у яких проглядаються слабкі місця, залишаючидля детального розгляду тільки те, що не вдалося забракувати. Тутважливо примусити себе не спокушатися власної прозорливістю, щопризводить до професійної сліпоти - видачі бажаного за дійсне.

Передбачення (прогноз) ймовірного ходу розвитку подій - це немістика, а результат детального вивчення механізму функціонуваннядосліджуваного об'єкта. Аналізуючи його минуле і сьогодення, можна з відомоюступенем вірогідності припустити (передбачити) напрямок змін вмайбутньому. Існує ряд способів прогнозування розвитку подій, але наетапі формування робочої гіпотези переважно поширені два:метод аналогії і метод причинних зв'язків.

Метод аналогії мимоволі і регулярно використовується людьми вповсякденному житті і складає їх так званий життєвий досвід.
Повсякденність цього методу робить його найбільш привабливим - досліджуванеявище зіставляється з іншими зовні схожими, що мали місцеобставин. Знаючи, чим завершилася аналогічна ситуація в минулому,можна припустити ймовірний перебіг подій у майбутньому. Але при удаванійпростоті це спосіб малонадежен і придатний лише для укрупненогоаналізу. Справа в тому, що зовні схожі явища в дійсностіістотно різняться і, перш ніж зіставляти наявні відомості зпараметрами інших відомих явищ, необхідно ретельно зіставитивідмінності і лише після цього приступати до визначення подібності.

Сформоване за аналогією уявлення про ймовірний розвиток подіїуточнюється виявленням характерних для даної події стійких тенденційза допомогою графіків і діаграм для встановлення кривої розвитку (висхідна,спадна або циклічна). Аналіз отриманої траєкторії розвиткупрогнозованого події проводять, виходять з припущення, що привідсутності даних, що вказують на протилежне, існуюча тенденція вдоступному для огляду майбутньому не зміниться. В цілому при дослідженні щодотривалих подій, що піддаються кількісній оцінці за допомогою графіків ідіаграм, графічний спосіб цілком гарантує від грубих помилок. Однакслід пам'ятати, що рушійна сила будь-яких інтенсивних дій завжди маєтенденцію до затухання активності і важливо не упустити моменту перелому,щоб намітився спад не припав на прогнозований період.

При аналізі короткострокових подій, коли графічний спосіб застосуватинеможливо, вимушено користуються методом причинних зв'язків - виявляють іаналізують причини виникнення та функціонування даного явища ізіставляють їх з причинами, що виключають його існування і на ційоснові будують припущення про можливу перспективу розвитку подій.
Дещо простіше йде справа з економічними проблемами, для якиххарактерні циклічні зміни. У цих випадках, навіть не маючи аналогій,є підстави припустити, що циклічність розвитку збережеться намайбутнє, якщо вона підтверджується достовірними даними, що охоплюютьперіод не менше двох повних циклів.

Психологічно важко почати виклад накопиченого матеріалу напапері. Повної впевненості в тому, що робота завершена, ніколи не буває,але накопичений потенціал знань і що йде час змушують приступити доскладання підсумкового документа. Переконавши себе в цій необхідності,починайте складати чорновий варіант і працюйте над ним незупиняючись, поки пишеться, не піддаючи сумніву написане і залишаючипропуски для відсутніх даних і прикладів. Це забезпечить фіксаціюпервинних асоціацій в тому вигляді, в якому вони виникли по ходу загальномуознайомлення з проблемою як основи для нестандартних (оригінальних)узагальнень. У цьому, перш за все, цінність викладеного експромтом чорновоговаріанти, що фіксує переважно вільні від стереотипів (штампівмислення) авторські думки .. У міру наступних міркувань, що направляютьсярамками робочої гіпотези, свідомість поступово й невідворотно стирає гостротупервинного сприйняття і, якщо воно не було своєчасно зафіксовано, відновити його практично неможливо. У підсумку, виклад втратитьсвіжість і перетвориться на сухий важко сприймається матеріал. Списали,треба відразу приступити до складання попереднього варіанту підсумковогодокумента з дотриманням всіх вимог, що пред'являються до матеріалів такоготипу.

Загалом комплекс вимог до ділової інформації укладається вкоротку формулу - своєчасність і корисність. Факультативно експертиза --оперативний документ, за формою - спосіб докази авторських концепцій,а за змістом - підбірка новітніх відомостей, викладених так, що ясновидно їхнє значення для вирішення поставленого завдання. Її основна мета --переконати споживача, від ініціативи та активності якого залежитьдієвість і подальша доля документа, у правильності авторськихузагальнень і висновків і спонукати його до дій у вказаному напрямку.
Феномен ділової інформації в органічному зв'язку свідомості з дією - ніімпульсу до дії, немає корисної інформації. Цінним вважається тільки таінформація, яка забезпечує її споживача вироблення надійногоалгоритму поведінки в ситуації, що проблемної ситуації.

Активне сприйняття ділового повідомлення (проникнення в суть йогозмісту) безпосередньо залежить від особистісних установок читача
(підготовленості, потреб, інтересів і настрої), що визначаютьформу реагування на отримані відомості. Згідно закономірності зберіганняслідів в пам'яті сприймається ззовні інформація негайно переробляєтьсяу бік узагальнення. При цьому фільтрується все несуттєве ізалишається тільки логічна канва, поєднана з системою поглядів івідносин (установкою особистості) споживача. Тому необхідно таквикласти матеріал, щоб адресат (конкретний суб'єкт) сприйняв авторськіузагальнення і висновки, як свої власні.

Активність позитивних реакцій читача на текст документабезпосередньо залежить від уміння автора нейтралізувати негативні бар'єри,перешкоджають сприйняттю змісту.
1. Тезаурусний (пізнавальний) бар'єр, що залежить від рівня спеціальних знань читача. Якщо ці знання недостатні, то він не зрозуміє змісту, якщо надлишкові, то вона здасться йому насиченим прописними істинами. І те, і інше дратує споживача і різко знижує дієвість документа. Особливість експертизи полягає в тому, що вона готується для підготовленого читача, якому не треба розжовувати її положення на численних прикладах. У ній має бути присутній необхідний мінімум початкової інформації і максимум авторських міркувань. Майстерність тут полягає в умінні коротко, просто і дохідливо розповідати про серйозні речі. Звичайно добре сприймається те, що відомо і близько інтересам адресата, тоді навіть коротке повідомлення постане йому в розгорнутому, образному вигляді. Також дають імпульс до подолання стереотипів мислення у свідомості споживача новизна і актуальність авторських міркувань, що вражають уяву своєю несподіванкою.
2. Сугестивна (довірчий) бар'єр, коли адресат сумнівається в компетентності автора і не вірить його концепціям. У побуті кожен індивідуум охоче слід логікою власних міркувань і проявляє антипатію до ідей з боку. Ця вроджена схильність заперечувати чужим доводам розсіює увагу на пошук заперечень на користь власної орієнтації, мобілізуючи волю на придушення незадоволених потреб, що різко підвищує витрати розумової енергії і знижує сприйнятливість свідомості до надходить ззовні інформації. У сфері управлінської діяльності керівник, що дав завдання на експертизу, свідомо ставить себе в положення очікування інформації. Така спрямована зацікавленість забезпечує позитивний настрій до очікуваного матеріалу і, щоб не розгубити авансованого довіри, слід вести виклад у поважної формі без менторства (повчання) і зазнайства (підкреслення власної переваги). Головне треба прагнути загострити стан очікування, так викладаючи зміст, щоб воно якомога краще вписувалося в рамки життєвого досвіду і професійної підготовки адресата, тоді він буде уважно стежити за своїм понятійним апаратом, зіставляючи власні знання зі змістом викладу і сприймаючи текст як приємну бесіду з мудрим співрозмовником.
3. Є ще ситуативний (кон'юнктурний) бар'єр. Він виникає тоді, коли змінюється орієнтація вищих інстанцій з даної проблеми. Якщо це сталося на етапі чорнового викладу, то можна ще спробувати переорієнтувати авторські концепції в новому напрямку. Але якщо орієнтація змінилася після складання попереднього варіанту викладу підсумкового документа, то цільової підбір фактури вже не забезпечить вирішення завдання, умови якої радикально змінилися.

Основна мета складання попереднього варіанту - критична оцінкачорнового викладення аналітичного матеріалу, його композиційнерозташування, заповнення прогалин, дотримання ділового стилю, смисловеуточнення використовуваних термінів, особливо в заголовках, в розділі,формує завдання, у висновках і пропозиціях. Якщо автор і читач будутьпо різному тлумачити терміни, то взаєморозуміння виключено.
Допомагає оволодіти увагою і зберегти в пам'яті читача компонування
(композиція) експертизи. У діловій практиці переважно поширенеподіл матеріалу на три композиційно - логічні частини: вступ,виклад і висновок. Така побудова ділової інформації відразу вводитьспоживача в суть питання, послідовно роз'яснює йому всі положенняекспертизи та в підсумку дає чітко сформульовані рекомендації для вирішенняпоставленого завдання. Воно найбільш відповідає основної мети документа --створити і логічно розв'язати проблемну ситуацію, встановившибезпосередній зв'язок між поясненням закономірностей функціонування ірозвитку явища і практичним дозволом проблемної ситуації.

Вступ - це введення читача в суть даної проблеми зрозкриттям її значення для вирішення поставленого завдання. Останнім часомроль вступу підвищилася. Раніше вважалося, що початок і кінець друкованоготексту засвоюються однаково добре, проте до теперішнього часу однозначновстановлено, що краще розуміється і запам'ятовується саме початок, а гіршевсього кінець. Тому треба вже на початку заручитися довірою до адресатадокументу, як до надійного джерела достовірної інформації, ізаінтригувати його, викликавши тим самим відчуття причетності доневирішеною поки ситуації.
Це досягається викладом короткою, але ємною характеристики проблеми вцілому, складеної на основі вражаючих фактів, цифр і посилань наавторитетні джерела - постанови, розпорядження, накази та іншікерівні документи директивного характеру. Почуття великоївідповідальності за практичне вирішення конфліктної ситуаціїпсихологічно підготує читача до ефективного сприйняттю зміступодальшого викладу, в якому він буде шукати вихід із виник унього тривожного стану невизначеності.
З огляду на високий авторитет керівних документів, на які роблятьсяпосилання, треба особливо ретельно фіксувати їх назви, номера та дативипуску, не допускаючи ні найменшого спотворення змісту. Навіть незначнівідхилення або помилки, в тому числі граматичні, можуть викликати різконегативне ставлення до даного документу і не виключено, що він буде повернутий надоопрацювання не дочитав.
Вступ - це візитна картка, якою фахівець представляєпідготовлений документ керівнику, який дав відповідальне завдання, іяка представляє також і самого фахівця.

Головна частина експертизи - виклад ділової інформації, якадосить детально, докладно і всебічно розкривається сутьрозглянутої проблеми.
Ділова інформація - документ змішаного складу, що включаєрозповідь, опис і міркування.

1. Оповідання - послідовний розповідь про подію в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності;

2. Опис - характеристика події шляхом перерахування його ознак, властивостей і особливостей;

3. Міркування - розкриття внутрішніх причинно - наслідкових зв'язків події.
Перші два розділи будуються на фактичному матеріалі, що можуть бутиоб'єктивної (кількісного і якісного) оцінкою, незалежно від позиціїавтора.
В оповіданні, щоб воно легше сприймалося і оцінювалося читачем,необхідно суворо дотримуватися хронологічного принципу, а якщохронологія порушується, то це має бути логічно виправданим іобов'язково мотивованим у тексті.
При складанні опису треба прагнути до того, щоб його елементирозкривали дійсно важливі ознаки і властивості та розташовувалися поступенем важливості - спочатку найбільш істотні для даного моменту уситуації, що склалася і далі по порядку спадання.
У міркуванні дається в логічній послідовності ряд визначень,суджень і умовиводів, що доводять положення робочої гіпотези.

У цілому ділова інформація - документ цілеспрямованої дії, затекстом якого стоїть автор, який переслідує мету домогтися згоди читачазі своєю думкою і спонукати його до дії в напрямку, визначеному впідготовлених ним рекомендаціях. Процес впливу ділової інформації наспоживача складається з трьох послідовних стадій:
1. Інформування. Розповідаючи про предмет викладу, особливо у формі, збудливою інтерес, автор стимулює читача до роздумів

(включення свідомості);
2. Переконання. Переконливо розмірковуючи про структуру події, автор спонукає читача до осмислення інформації та включення її в систему власних поглядів шляхом закріплення в пам'яті головного (набуття впевненості у правильності доводів, що наводяться);
3. Спонукання. Здобувши впевненість у правильності наведених автором міркувань, читач відчуває прагнення до активних дій

(вироблення алгоритму поведінки).

Іноді виділяють ще одну стадію (фазу) - навіювання, але це окремий випадок спонукання , коли аргумент (факт, приклад) настільки приголомшує читача своєю несподіваною очевидністю, що сприймається, минаючи фазу осмислення, як незаперечне твердження.

Дієвість викладу залежить від доступності поданих длярозуміння відомостей і міркувань, що визначається, з одного боку,компетентністю читача, а з іншого - дохідливістю викладу. Томуділової текст - це функція двох складових: змісту (смислової частини)
- Первинна функція і оформлення (мовного матеріалу) - вторинна,орієнтована функція.

Зміст.

Приступаючи до викладу автор повинен мати чітко сформульованупевну мету і відповідно до неї формувати ділове повідомлення,наочно ілюструючи свої думки вражаючими (що запам'ятовуються) фактами іприкладами для активізації уваги читача і спонукання його до дії. Алещоб досягти ефекту спонукання, крім глибокого знання предмета викладутреба ще впевнено володіти прийомами і правилами переконливого міркування --обов'язковий компонент майстерності справжнього фахівця. Справа в тому, щоздатність мислити логічно - вроджена якість людини і коженрозмірковує стихійно слід законам логіки, але в цій стихійності зазвичайпревалює прагнення видати бажане за дійсне. Уникнутипоспішних узагальнень і висновків можна тільки свідомим наслідуваннямпринципами формальної логіки - науки про мистецтво аргументованогоміркування.

Згідно з цими принципами, думка в міркуванні повинна зберігатинезмінне зміст (закон тотожності), не можна одночасно стверджувати
«Так» і «ні» з одного й того ж приводу (закон протиріччя), марношукати компроміс «або-або» на конкретно поставлене запитання - відповідь маєбути однозначним «так» чи «ні» (закон виключення третього) і ніщо незатверджується голослівно - правильна думка повинна грунтуватися іншимивже доведеними (безперечними) думками (закон достатньої підстави). Нацих принципах будується логічний прийом - доказ, що включає тривзаємозалежних елементи: теза, аргумент і демонстрацію.

Теза (основна ідея в міркуванні) це думка, яку треба довести.
Вона повинна бути чітко сформульованої і незмінною протягом усьогодокази. Щоб переконувати треба самому бути впевненим у своїй правоті,а вона отримується досконалим знанням предмету міркування і чіткосформульованої на цій основі думкою. Продуману до дрібниць думкапрактично неможливо підмінити (спотворити) в ході міркування, і навпаки,розпливчасте думка веде, як правило, до плутанини понять (протиріччя зсамим собою) і повну неспроможність - втрати нитки міркування.
Аргументи (доводи) на користь тези - це підстава докази, йогофундамент. Вони повинні бути незаперечними, вже доведеними незалежно відтези і достатніми в такій мірі, щоб з них як необхідний наслідоквитікав тезу. Сумнівні доводи завжди ведуть до неспроможним висновків,руйнує всю систему докази. Однак при аргументування тезине можна втрачати почуття міри - недостатнє та надмірне доказиоднаково небезпечні. У першому випадку робиться спроба формувати далекощо йдуть висновки на основі недостатньо?? точних за обсягом та змістом фактів,які виглядають поспішними і тому не досить переконливими. У другому
- Приведення все більшої кількості доказів на користь очевидних положеньперетворюється на марне і нудне читання прописних істин. І те, і іншевикликає роздратування. Уміння відбирати найбільш переконливі обгрунтуваннясвоєї точки зору, відкидаючи все несуттєве - секрет майстерності.

Демонстрація - це спосіб міркування, що показує логічний зв'язоктези з аргументами, тобто, що теза логічно необхідно випливає здостовірно встановлених фактів і доказів. Вона не може бути довільною,тому що логіка міркувань в кожному конкретному випадку диктується специфікоютеми, характером і обсягом інформації до неї. Розрізняють три способидемонстрації.
1. Аналогія - уподібнення невідомого відомому, що мав місце в подібній ситуації. Вона спирається на минулий досвід і дає можливість порівняно об'єктивно судити про незнайомих події, не маючи достатньої інформації. Застосовується як прикидка на етапі складання робочої гіпотези або як яскравий приклад, розрахований на асоціативне сприйняття. Для доказу використовується у поєднанні з більш точними способами.
2. Дедукція - рух від загального до конкретного. Тут фактура (приватне) підводиться під загальноприйняті (наукові) положення, тобто роль логічних підстав, на які спираються оцінки, узагальнення і висновки, виконують закони науки (емпіричні узагальнення або аксіоматичні положення). Дедукція зазвичай використовується при наукових дослідженнях.
3. Індукція - рух від приватного до загального, тобто висновок робиться на основі аналізу і узагальнення фактури. Це - основний метод експертизи подій, явищ і ситуацій в економіці та техніці. Індукція буває двох видів: повна і неповна.

Повна індукція - це окремий випадок індуктивного методу, коли в наявностіумови для узагальнення всіх можливих випадків певного роду,що забезпечують досягнення абсолютного результату - нового загального закону,де гарантія переконливості досягається загальністю аналізу. У своємуапогеї вона замикається з дедукцією, як метод наукового синтезу. Для звичайногоекспертизи значення не має.

Неповна індукція - це узагальнення на основі аналізу окремих випадків,ознаки яких приймаються за типові для об'єктів даного роду. Вона,зрозуміло, не дає безумовного виводу, але забезпечує достатнюймовірність, умовою спроможності якої є відсутністьсуперечать випадків в аналізі. Тут доказове значення методувизначається не кількістю, а якістю відібраної фактури. Вона такожбуває двох видів: популярна (обивательське) індукція і індукція черезвідбір.

обивательську узагальнення - це проста констатація факту, не здавсяпитаннями: де?, коли?, чому? і в яких умовах? виник аналізованийфакт. Таке узагальнення не має доказової сили і часто складаєгрунт для забобонів і голослівних тверджень.

На ділі зовні схожі факти можуть бути викликані вдосконалення