ДОНЕЦЬКА ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ УПРАВЛІННЯ
ІННОВАЦІЙНИЙ ПРОЕКТ ПО ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СТРУКТУРІ УПРАВЛІННЯ У ФІРМУ
"МЕБЛІ"
Виконав студент гр. МНС-96-6
Циганенко Б.П.
Донецьк 1999
ВСТУП
"Структура управління організацією", або "організаційна структурауправління "(ОСУ) - одне з ключових понять менеджменту, тісно пов'язане зцілями, функціями, процесом управління, роботою менеджерів ірозподілом між ними повноважень. В рамках цієї структури протікаєвесь управлінський процес (рух потоків інформації і прийняттяуправлінських рішень), в якому беруть участь менеджери всіх рівнів,категорій і професійної спеціалізації. Структуру можна порівняти зкаркасом будинку управлінської системи, побудованим для того, щоб усіщо протікають в ній процеси здійснювались вчасно і якісно.
Звідси та увага, яку керівники організацій приділяють принципам іметодам побудови структур управління, вибору їх типів і видів, вивченнютенденцій зміни і оцінкам відповідності завдань організацій.
Під структурою управління розуміється впорядкована сукупністьстійко взаємозалежних елементів, що забезпечують функціонування ірозвиток організації як єдиного цілого. ОСУ визначається також як формарозподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якоїздійснюється процес управління по відповідних функціях, направленихна вирішення поставлених завдань та досягнення намічених цілей. З цих позиційструктура управління представляється в вигляді системи оптимальногорозподілу функціональних обов'язків, прав і відповідальності, порядкуі форм взаємодії між вхідними в її склад органами управління іпрацюючими в них людьми.
Створення керівником оптимальної структури, для коректної роботивсієї організації, забезпечує якісне та своєчасне виконанняпоставлених перед колективом цілей і завдань. Залежно від того, яксформовано ОСУ залежить участь у виконанні завдань кожногобезпосереднього виконавця. Тому створення ОСУ є найбільшважливою частиною роботи менеджера.
Порушуючи тему побудови ОСУ я хотів би запропонувати розглянути її наприкладі студентського самоврядування в ДонГАУ.
ОПИС ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СТРУКТУРИ УПРАВЛІННЯ фірми "Меблі"
Фірма "Меблі" заснована в 1992 році і займається виробництвом іреалізацією меблів. Організаційна структура цієї фірми виглядає такимчином (рис. 1).
Рис. 1. Існуюча схема управління Фірма "Меблі"
У цій схемі видно, що всі відділи працюють незалежно один від одного ібезпосередньо пов'язані з директором. Начальник виробничого відділузаймається тільки виробничим процесом. Начальник фінансового відділузаймається тільки фінансовими питаннями фірми і питаннями бухгалтерії тазвітності. Начальник кадрової служби - підбором кваліфікованихпрацівників.
ПРИНЦИПИ побудови управлінських структур
Ключовими поняттями структур управління є елементи, зв'язки
(відношення), рівні і повноваження. Елементами ОСУ можуть бути як окреміпрацівники (керівники, фахівці, службовці), так і служби або органиапарату управління, в яких зай та або інша кількість фахівців,виконають певні функціональні обов'язки. Є два напрямкиспеціалізації елементів ОСУ: а) в залежності від складу структурнихпідрозділів організації вичленяються ланки структури управління,які здійснюють маркетинг, менеджмент виробництва, науково-технічногопрогресу і т.п.; б) виходячи з характеру загальних функцій, які виконуються впроцесі управління, формуються органи, що займаються плануванням,організовують виробництво, працю і управління, контролюючи всі процеси ворганізації.
Відносини між елементами структури управління підтримуютьсязавдяки зв'язкам, що прийнято поділяти на горизонтальні івертикальні. Перші носять характер погодження і є однорівневими.
Другі - це відношення підпорядкування. Необхідність в них виникає приієрархічності побудови системи управління, тобто при наявності різнихрівнів управління, на кожному з яких переслідується своя мета.
При дворівневої структурі створюються верхні ланки управління
(керівництво організацією в цілому) і нижні ланки (менеджери,безпосередньо керуючі роботою виконавців). При трьох і більше рівняхв ОСУ формується так званий середній шар, що в свою чергу можескладатися з декількох рівнів.
У структурі управління організацією розрізняються лінійні іфункціональні зв'язки. Перші суть відношення з приводу прийняття і реалізаціїуправлінських рішень і рухи інформації між так званимилінійними керівниками, тобто особами, які повністю відповідають задіяльність організації або її структурних підрозділів. Функціональнізв'язки сполучаються з тими чи іншими функціями менеджменту. Відповідновикористовується таке поняття, як повноваження: лінійного персоналу, штабногоперсоналу і функціональні. Повноваження лінійних керівників дають правовирішувати всі питання розвитку довірених їм організацій і підрозділів, атакож віддавати розпорядження, обов'язкові для виконання іншими членамиорганізації (підрозділів). Повноваження штабного персоналу обмежуютьсяправом планувати, рекомендувати, радити або допомагати, але ненаказувати іншим членам організації виконувати їхні розпорядження. Якщо томуабо іншому робітнику управлінського апарату надається правоприймати рішення і вчиняти дії, звичайно що виконуються лінійнимименеджерами, він отримує так звані функціональні повноваження.
Між всіма названими вище що складають ОСУ існують складнівідношення взаємозалежності: зміни в кожній з них (скажімо, числаелементів і рівнів, кількість і характер зв'язків і повноважень робітників)викликають необхідність перегляду всіх інших. Так, якщо керівництвоморганізації прийнято рішення про введення в ОСУ нового органу, наприклад,відділу маркетингу (функції якого раніше ніхто не виконував), потрібноводночас дати відповідь на такі запитання: які завдання буде вирішуватиновий відділ? Кому він буде безпосередньо підпорядкований? Що органи іпідрозділи організації будуть доводити до нього необхідну інформацію? наяких ієрархічних рівнях буде представлена нова служба? якимиповноваженнями наділяються робітники нового відділу? які форми зв'язків повиннібути встановлені між новим відділом і іншими відділами?
Збільшення кількості елементів і рівнів в ОСУ неминуче призводить добагаторазового зростання числа і складності зв'язків, що виникають в процесіприйняття управлінських рішень; наслідком цього нерідко єуповільнення процесу управління, що в сучасних умовах тотожнопогіршення якості функціонування менеджменту організацій.
Вимоги, пропоновані до СТРУКТУРІ УПРАВЛІННЯ
До структури управління подається безліч вимог, що відбиваютьїї ключове значення для менеджменту. Вони враховуються в принципахформування ОСУ, розробці яких було присвячено чимало робітвітчизняних авторів у дореформений період. Головні з цих принципівможуть бути сформульовані наступним чином.
1. Організаційна структура управління повинна передусім відбиватицілі та завдання організації, а отже, бути підлеглою виробництву ійого потребам.
2. Слід передбачити оптимальний розподіл праці між органамиуправління і окремими робітниками, що забезпечує творчий характерроботи і нормальне навантаження, а також належну спеціалізацію.
3. Формування структури управління потрібно зв'язувати з визначеннямповноважень і відповідальності кожного робітника і органу управління, звстановленням системи вертикальних і горизонтальних зв'язків між ними.
4. Між функціями і обов'язками, з одного боку, і повноваженнями івідповідальністю з іншого, необхідно підтримувати відповідальність, порушенняякого призводить до дисфункції системи управління в цілому.
5. Організаційна структура управління повинна бути адекватноюсоціально-культурним умовам організації, що виявляє істотний вплив нарішення відносно рівня централізації і деталізації, розподілуповноважень і відповідальності, міри самостійності і масштабівконтролю керівників і менеджерів. Практично це означає, що спробисліпо копіювати структури управління, що успішно функціонують в іншихсоціально-культурних умовах, не гарантують бажаного результату.
Реалізація цих принципів означає необхідність врахування при формуванні
(або перебудові) структури управління безлічі різноманітних чинниківвпливають на ОСУ.
ЗНАЧЕННЯ І ЗАВДАННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНОГО ПРОЕКТУВАННЯ
Без розвитку методів проектування структур управління утрудненоподальше вдосконалення управління та підвищення ефективностівиробництва, тому що:
. По-перше, в нових умовах у цілому ряді випадків не можна оперувати старими організаційними формами, які не задовольняють вимогам ринкових відносин, створюють небезпеку деформації самих завдань управління;
. По-другім, господарність у сферу управління технічними системами.
Комплексний підхід до вдосконалення організаційного механізму раніше багато в чому був підмінений роботою щодо впровадження та використання автоматизованих систем управління.
. По-третє, створення структури повинна опиратися не тільки на досвід, аналогію, звичні схеми та інтуїцію, а й на наукові методи організаційного проектування;
. По-четверте, проектування складного механізму - механізму управління
- повинно покладатися на фахівців, які володіють методологією формування організаційних систем.
При розробки принципів і методики проектування структури якзастиглого набору органів, що відповідають кожної спеціалізованоїфункції управління. Воно перш за все включає систему цілей та їхрозподіл між різними ланками. Сюди відноситься складпідрозділів, які перебувають у певних зв'язках і відносинах міжсобою; розподіл відповідальності. Важливими елементами структуриуправління є комунікації, потоки інформації та документообіг уорганізації.
ІННОВАЦІЯ В СТРУКТУРІ УПРАВЛІННЯ ФІРМА "МЕБЛІ"
З огляду на все вищесказане і практику роботи в управління фірмою
"Меблі" я пропоную внести не суттєві, на мій погляд, зміни в ОСУ
(рис. 2).
Рис. 2. Нововведення в структурі управління фірма "Меблі"
У цій схемі вводяться нові посади. Помічник директора, якийбуде займатися справами, які не вимагають безпосереднього втручаннядиректора і вести справи за його відсутності.
Маркетинговий відділ, який буде займатися вивченням ринковогосегмента. Але ця модель не може працювати так як необхідно реальнодивитися на життя і займатися не тільки вивченням ринку, але і збутомтовару, продукції.
Реальна схема управління буде виглядати таким чином (мал. 3).
Водиться нова посада начальника зі збуту, який буде займатисяпроблемами збуту продукції грунтуючись на маркетингові дослідження відділумаркетингу.
Рис. 3. Пропонована реальна схема управління фірма "Меблі"
ВИСНОВОК
Структуру можна вибирати і зрозуміти тільки при широкому, комплексномупідході до змін підприємства і його навколишнього середовища.
Як показує досвід, процес внесення корективів до організаційноїструктуру управління повинен передбачати:
V Систематичний аналіз функціонування організації та її середовища з метою виявлення проблемних зон. Аналіз може базуватися на порівнянні конкуруючих або споріднених організацій, що представляють інші сфери діяльності;
V Розробку генерального плану вдосконалення організаційної структури;
V Гарантію того, що програма нововведень містить максимально прості і конкретні пропозиції по зміні;
V Послідовну реалізацію планованих змін. Введення незначних змін має великі шанси на успіх, ніж зміни великого характеру;
V Заохочення підвищення рівня інформованості співробітників, що дозволить їм краще оцінити свою причетність і, отже, посилить їх відповідальність за намічені зміни.
-----------------------
Начальник кадрової служби
Начальник фін. відділу
Начальник виробничого відділу
Директор
Начальник відділу
збуту
Начальник відділу < p> маркетингу
Помічник директора
Начальник кадрової служби
Начальник фін. відділу
Начальник виробничого відділу
Директор
Начальник відділу
маркетингу
Помічник директора < p> Начальник кадрової служби
Начальник фін. відділу
Начальник виробничого відділу
Директор
