Зміст:
Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... стор.3
Глава 1. Інформаційні служби на підприємствах ... ... ... ... ... ... .. стор.4
1.1. Історія створення інформаційних служб на підприємствах .... Стор.4
1.2. Інформаційна служба у фірмі. Сучасний стан ... ... стор.7
Глава 2. Принципи роботи інформаційної служби ... ... ... ... ... .... Стор.13
1. Функції та завдання інформаційної служби. ... ... ... ... ... ... ... Стор.13
2. Структура інформаційної служби ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. стор.16
Глава 3. Методи роботи інформаційної служби ... ... ... ... ... ... .... стор.21
3.1. Інформаційне забезпечення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... стор.21
3.2. Обробка документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... Стор.31
3.3. Економічна розвідка ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... стор.39
3.4. Конфіденційність і захист комерційної інформації ... ... стор.48
3.5. Джерела інформації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... Стор.54
Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... стор.62
Список використаної літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... стор.64
Програми ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... стор.70
Введення
Тема: Інформаційна служба фірми.
Актуальність: Ефективний розвиток ринкових відносин тісно взаємопов'язанез організацією інформаційних служб на підприємствах, тому що успішнадіяльність підприємства неможлива без інформаційного забезпечення.
Інформація дозволяє орієнтуватися в загальній обстановці, зменшитифінансовий ризик, стежити за зовнішнім середовищем, ринком, оцінювати своюдіяльність, виробляти і коректувати стратегію підприємства.
Новизна: Існує багато робіт, присвячених темі: Інформаційнезабезпечення комерційної діяльності. Слід виділити фахівців,що працюють в даній області. Це Бакланов М., Яновський А.М., Шкардун В.Д.,
Новикова О.А. та інші. Але конкретно щодо діяльності інформаційних службфірми інформація розсіяна по різних джерелах.
Мета: Комплексування інформації про організацію і методи роботиінформаційної служби у фірмі.
Завдання:
1) Проаналізувати літературу по темі
2) розглянути історію створення інформаційних служб на підприємствах
3) розглянути принципи, функції і завдання роботи інформаційної служби
4) розглянути методи роботи інформаційної служби.
Об'єкт: Інформаційна служба на підприємствах
Предмет: Функції, завдання і методи роботи інформаційної служб
Методи дослідження: аналіз спеціальної літератури.
База дослідження: фонди РНБ, Публічної бібліотеки імені Маяковського.
I. Інформаційні служби на підприємствах
1.1. Історія створення інформаційних служб на підприємствах
У СРСР завдання забезпечення наукової та технічною інформацією вирішувалися врамках створеної в період 1952-1985 років Державної системи наукової татехнічної інформації (ГСНТІ), яка умовно поділялася на системувідкритої громадянської інформації та систему інформації в оборонних галузях.
У зв'язку з розпадом Радянського Союзу ГСНТІ, що відображає характерні дляколишнього ладу відомчі структури управління економікою, тежрозпалася. У рамках ГСНТІ було створено мережу інформаційних органів, що маютьстатус всесоюзних, галузевих, територіальних, республіканських і низовихна підприємствах (14).
За радянських часів активно створювалися на великих підприємствахспеціальні бібліотеки або інформаційні відділи. Вони вели багатограннудовідково-інформаційну роботу. Інформаційне обслуговування фахівцівздійснювалося на базі укомплектованого книжкового фонду. Фонд включавдовідковий апарат, що складається з системи каталогів і картотек. У своїйроботі інформаційні служби і технічні бібліотеки використовувалитрадиційні методи інформаційного обслуговування. Це обслуговування всистемі МБА, режимі «запит-відповідь», в системі ІРІ (виборчерозподіл інформації) і ДОР, проведення «Днів інформації» та «Днівфахівця »(11).
ІРІ включає в себе такі обов'язкові елементи: адресну
(алфавітну) картотеку абонентів, предметну картотеку інформаційнихзапитів, картотеку джерел інформації, картотеку карт зворотного зв'язку,картотеку замовлень МБА для задоволення абонентів ІРІ запитуванимидокументами. Перевага ІРІ - наявність зворотного зв'язку. Забезпеченняспеціалістів в режимі ІРІ сприяє впровадженню на підприємствах новихметодів праці, передової техніки і прогресивних технологій. До доведенняінформації до цехів були організовані Дошки інформації, на якихвивішувався список нових надходжень.
Спеціальні бібліотеки при заводах вивчали інформаційні потребифахівців за такими групами:
1) керівний склад заводу
2) рядовий склад ІТР
3) робітники масових професій
На підставі зібраних анкет та виявлених у бесіді запитів складається нарік тематика інформаційного забезпечення провідних фахівців заводу.
Основними джерелами для забезпечення інформаційних потребфахівців з'являлися - журнали, видання галузевих інформаційнихінститутів, книги, бібліографічні посібники.
Велике значення надавалося виставкам, присвяченим різнимсоціалістичним змагань. Для виставок бібліотеки підбиралилітературу, присвяченим кращим людям заводу, новаторам, передовикам. Навиставках широко представлялися і самі книги в допомогу змагання, іпевні номери газет і журналів, папки з підібраними з тих чи іншихпроблем змагання вирізками з періодичних видань.
Для робочих проводилися Дні інформації, де багато приділялася питаннямсистеми підготовки та підвищення кваліфікації робітничих кадрів.
Основні напрямки роботи бібліотек за радянських часів:
- пропаганда внутрішньої і зовнішньої політики КПРС
- цілеспрямована допомога у вирішенні соціально-економічних і науково-технічних завдань, що стоять перед виробничими колективами
- пропаганда досягнень у галузі науки, техніки, прогресивної технології, сприяння впровадженню передового виробничого досвіду трудових почин, розвитку технічної творчості
- сприяння системі професійної підготовки і підвищення професійного рівня кадрів
- популяризація науково-технічних знань.
Бібліотеки працювали в тісній співдружності з профспілковими комітетами (10,
27,29).
Т.ч., за радянських часів інформаційним забезпеченням фахівців займалися спеціалізовані бібліотеки та інформаційні центри на підприємствах. Можна сказати, що інформаційна інфраструктура була добре розвинена (правда, тільки щодо НТІ), однак, в останні роки він був в значній мірі втрачено, тому що в умовах економічної кризи відділи інформації та науково-технічні бібліотеки державних підприємств і установ стали першими кандидатами для ліквідації. Разом з тим, в останні роки такі служби стали знову створюватися в рамках комерційних структур, і деякі банки і фінансові компанії в даний час вже мають досить потужні власні інформаційні служби. Знову була усвідомлена важливість високоякісного інформаційного забезпечення для успіху у всіх сферах діяльності, і в багатьох західних компаніях з'явилася посаду «керуючий знаннями», він повинен виконувати ті самі роботи, що в 60-70-х роках передбачалися для радянських інформаційних працівників відділів НТІ на підприємствах і організаціях. Це говорить про те, що за радянських часів інформаційні відділи завжди гарантували високу якість послуг і несли за це відповідальність за рахунок ретельного відбору, оцінки, редагування інформації.
1.2. Інформаційна служба у фірмі. Сучасний стан.
За останні кілька років інформаційно-аналітична діяльність в російських державних та комерційних установах отримала суттєвий розвиток. Це пояснюється рядом причин. Перехід до ринкової економіки можливий лише за умови відродження підприємництва. У чималому ступені успіх будь-якої справи залежить від того обсягу інформації, якою володіє особа, яка приймає рішення. Генрі Форд говорив: «Основа успіху в бізнесі - своєчасно отримана, правильно зрозуміла і вміло використана інформація». Важливо не просто отримати інформацію, а й мати її в такому вигляді, який би забезпечував її однозначну інтерпретацію і був наочний для сприйняття. На перший погляд, інформації в навколишньому світі настільки багато, що, здається, недоліку в ній не відчуває ніхто. Однак нинішній стан економіки значною мірою пов'язане з гострою інформаційної недостатністю.
Для прийняття адекватних ситуації рішень на всіх рівнях управління потрібна оперативна, доступна і якісна інформація. Інформація має надходити керівникові в ретельно обробленому та підготовленому для аналізу вигляді. Таким чином, виникає задача встановлення якогось
«інформаційного фільтру» на декількох гілках інформаційної
«магістралі». Частково це завдання вирішується за рахунок наявності в фірмі референта. Часткового рішення полягає в тому, що одна референт може переглянути лише частина з надходить потоку інформації і виділити з нього найбільш важливі моменти, інша ж частина інформаційного потоку залишається незатребуваною. Про який-небудь оперативному отриманні додаткових відомостей, різноманітному аналізі, плануванні та прогнозуванні тут не може бути й мови. Крім цього референт орієнтований тільки на вище керівництво, і при цьому абсолютно не враховується зацікавленість рядового співробітника в оперативному отриманні необхідної йому інформації. У якості «поліпшених фільтрів» виступає інформаційна служба.
Сьогодні всі великі й процвітаючі комерційні структури розвинених держав мають у своєму штаті підрозділи, які займаються інформаційною діяльністю. В одних фірмах - це інформаційно-аналітичний відділ, в інших - відділ маркетингу, на яке керівництво фірми разом з іншими покладає і інформаційно - аналітичні завдання, в третьому - відділ комерційної розвідки. Часто все залежить від ступеня розуміння керівництвом фірми ступенем важливості інформаційно - аналітичної роботи для безпеки всіх сторін діяльності будь-якої комерційної структури (18).
Вся що надходить в інформаційну службу інформація може розглядатися як маркетингова, оскільки вона відбирається в інтересах підприємства . Завдання інформаційної служби - кваліфіковано обробити її і розподілити по споживачах, тобто обслужити внутрішній ринок інформаційної продукції та послуг на підприємстві. При цьому відбувається специфічний перехід інформаційної служби зі стану учасника маркетингу продукції підприємства, його інформаційних аспектів, в виробника інформації, що здійснює маркетинг інформаційної продукції та послуг.
Основна мета - це забезпечення оперативного отримання керівником та іншими службами максимального обсягу якісної і конкретної інформації, необхідної їм для прийняття більш обгрунтованих і зважених рішень, адекватного реагування на події, що відбуваються, а також отримання своєчасних рекомендацій і пропозицій. Наявність якісної інформації у керівництва допомагає не тільки при прийнятті будь-яких рішень, але може зіграти на його користь при проведенні переговорів або дискусій (9).
В якості основних аспектів інформаційної діяльності і нових завдань інформаційної служби підприємства можуть бути представлені:
- проведення досліджень ринку збуту продукції підприємства або участь у такій роботі
- проведення та організація рекламної кампанії
- проведення маркетингу інформаційної продукції і послуг на підприємстві в інтересах маркетингу його продукції.
Як і в маркетингу будь-яких товарів, важливим є підвищення якості інформаційної продукції та послуг і зниження витрат інформаційного виробництва, надання фахівцям підприємства можливості вигідного співробітництва з інформаційною службою, пріоритетним в порівнянні з іншими каналами комунікації.
Тому маркетинг інформаційної продукції та послуг на підприємстві має переслідувати, як мінімум, дві мети:
1) реалізація завдань маркетингу продукції підприємства в частині його інформаційних аспектів
2) забезпечення ефективної діяльності інформаційної служби підприємства в умовах ринкової економіки.
Для досягнення першої мети необхідно:
- створити та вести інформаційну базу, що включає інформацію про сильні та слабкі сторони свого підприємства і його продукції, а також відомості про конкурентів
- забезпечити надходження на підприємство необхідної науково-технічної та кон'юктурно-економічної інформації
- забезпечити переробку і розподіл цієї інформації «за приналежністю» між підрозділами підприємства
- створити комунікації для вільної циркуляції ідей всіх учасників маркетингу до споживача з метою координації зусиль у створенні продукції, що задовольняє потреби даного сегменту ринку.
Для досягнення другої мети необхідно провести:
- визначення можливостей інформаційної служби та номенклатури виконуваних робіт і послуг
- дослідження та сегментацію ринку інформаційної продукції та послуг на підприємстві
- рекламу інформаційних робіт і послуг, заходи щодо стимулювання збуту
- заходи зі зменшення витрат інформаційного виробництва
- оцінку ефективності заходів маркетингу інформаційної продукції і послуг на підприємстві з наступним коригуванням плану маркетингу.
Вельми важливо, щоб поряд з кількісними оцінками в інформації містилися також якісні характеристики. Особливо цінні відомості прогнозного характеру, що дають уявлення про намічені структурні зміни та нові тенденції і мають принципове значення для вироблення стратегій маркетингу.
Участь інформаційної служби в маркетингових дослідженнях може здійснюватися за допомогою рішення двох рівнозначних завдань: < p> - створення та ведення фактографічних баз даних, що містять кількісну інформацію (списки постачальників, дані про фірми, продукції і т.д.)
- проведення на цій базі оглядово-аналітичної діяльності, результатом якої є отримання прогнозних оцінок стану ринку продукції підприємства.
Вирішення цих завдань можливо на основі створення автоматизованих банків даних у рамках інформаційної служби підприємства.
Ефективність стратегії маркетингу, реалізація його цілей залежать від якості інформації, на основі якої ця стратегія розвивається. Тому основним завданням участі інформаційної служби в маркетингу продукції підприємства є створення і підтримку системи інформації, що забезпечує оперативне надходження достовірних відомостей, необхідних для успішної маркетингової діяльності підприємства. Ця інформація повинна висвітлювати попит на певні товари та послуги, містити характеристики можливих конкурентів, а також зовнішніх умов, в яких протікає маркетингова діяльність підприємства (інфраструктура, рівень розвитку, правові та економічні вимоги і т.д.) (12).
Т.О., доцільно рекомендувати господарюючим об'єктам мати у своїй структурі спеціальний підрозділ, відповідальне за підготовку умов успішного розвитку підприємства - інформаційну службу. Підприємство, що прагне до успішного виходу на ринок, закріпленню на ньому, посилення конкурентних позицій, а в перспективі - до лідерства, повинна в першу чергу мати як можна більш повною інформацією про стан та динаміку зовнішнього середовища - про кон'юнктуру, обсязі та структурі ринків, а також про стан внутрішньофірмової середовища - про виробничі та інтелектуальних можливості реалізації практичних і стратегічних завдань.
II. Принципи роботи інформаційної служби:
2.1. Функції та завдання інформаційної служби
В умовах ринкової економіки існує взаємозв'язок між службою інформації та службою маркетингу, яка в змозі взяти на себе всю маркетингову роботу, включаючи планування. Якщо підприємство маленьке, то всі маркетингові обов'язки можуть бути покладені на одну людину. Якщо підприємство велике, необхідно створити новий підрозділ, структура якого має бути орієнтована на виконання трьох основних функцій:
- збір інформації, аналіз і прогнозування
- формування виробничої програми < p> - здійснення реклами та маркетингу.
Цей підрозділ може називатися службою маркетингу або інформаційно-аналітичним відділом.
Інформаціонно-аналітична служба є основним центром, в якому концентрується, обробляється та аналізується найрізноманітніша зовнішня інформація. Те ж справедливо і по відношенню до внутрішньої інформації, але з деякими застереженнями. Більша частина внутрішньої інформації потрапляє до неї з інших підрозділів фірми і в основному представлена в уже обробленому (стандартні форми статичної звітності), підготовленому для аналізу вигляді. Таким чином, визначаються основні завдання, що стоять перед інформаційною службою:
1) збір, обробка й аналіз зовнішньої інформації
2) збір, обробка та аналіз внутрішньої інформації
3) на основі проведеного аналізу вироблення відповідних рекомендацій і пропозицій
4) оперативне, повне наочне надання результатів аналізу, відповідних висновків і вироблених рекомендацій
5) довготривале зберігання всієї зібраної інформації для подальшого її використання в роботі
6) рішення нестандартних завдань аналізу діяльності фірми
Іноді існує думка, що ІВ і економічна служба дублюють один одного. Економічна служба орієнтована, насамперед, нарішення стандартних завдань внутрішнього обліку. Одним з основних завдань ІСє збір, обробка й аналіз самої різноманітної зовнішньої інформації.
Економічної службою вирішуються завдання аналізу і планування поточноїдіяльності фірми і її підрозділів, а також стратегічногопланування. Тут знаходиться перша точка перетину інтересів ІВ іекономічної служби. ІС не вирішує стандартних завдань обліку - вона єкористувачем інформації, отриманої в результаті рішення даних задачіншими підрозділами (економічною службою). І, навпаки, іншіпідрозділи, зокрема економічна служба, є користувачамиінформації, наданої ІВ. Тут друга точка перетину інтересів.
Діяльність економічної служби строго орієнтована на керівництво фірмиі контролюючі інстанції. Діяльність ІС орієнтована як накерівництво, так і на рядового співробітника. Ці служби не дублюють, вонивзаємодоповнюють один одного.
Виходячи із завдань, що стоять перед службою, можна позначити їїфункціональну структуру, що забезпечує найбільш ефективне їїфункціонування. Функціонально ІС підрозділяється на 3 напрямки --аналітичне, інформаційне і технічне. Аналітичне та інформаційненапрямки є основними. Основні завдання аналітичного - це пункти
1,2,3 і 6 з вище перерахованого списку. Аналітичне підрозділрозділяється на дві складові. Одна з них орієнтована на вирішеннястратегічних завдань (виявлення тенденцій, прогнозування, стратегічнепланування), другий - моніторинг поточних подій та рішення тактичнихзавдань. Основними завданнями інформаційного напряму є 4 і 5, атакож частина від завдань 1 і 2 - збір і обробка інформації. Технічнепідрозділ є допоміжним. Воно займається вирішенням технічнихпитань, пов'язаних з пунктами 4 і 5, і надає відповідну допомогупри вирішенні завдань 1,2,3 і 6 (18).
систематизуємо і узагальнимо основні проблеми і труднощі, характернідля діяльності інформаційної служби:
- інформаційні відділ отримує великі обсяги інформації з різних джерел. Це призводить до неможливості одній людині якісно обробити матеріал
- як правило, основна маса інформації представлена на паперових носіях і має саму різноманітну форму подання. Це істотно ускладнює і уповільнює її попередню обробку
- на етапі обробки та перетворення даних в електронний вигляд виникає ймовірність появи помилок і введення неправильної інформації, що іноді може призвести до викривлення ситуації і вироблення невірних рекомендацій < p> - основна маса інформації надходить на паперових носіях. З часом скупчуються великі обсяги різноманітних друкованих видань, а також ксерокопій. Коли виникає потреба в будь-яких матеріалах, їх пошук займає надто багато часу
- окремо слід виділити проблему представлення інформації.
Інформація, яка пропонується кінцевому користувачеві, повинна бути лаконічною, конкретною, легко читається.
Пропонуються наступні кроки для вирішення:
1) розмежування обов'язків між фахівцями служби
2) впровадження сучасних комп'ютерних і інформаційних технологій роботи з інформацією.
Це не що інше, як інформаційна система. Створення ІС покликане вирішити наступний спектр завдань:
- створення єдиного інформаційного простору фірми
- підвищення ефективності діяльності інформаційної служби
- забезпечення оперативного доступу будь-якого співробітника зі свого робочого місця до необхідної йому в даний момент інформації
- підвищити рівень професійної підготовки кожного співробітника фірми.
Інформаційним наповненням ІС служить найрізноманітніша зовнішня і внутрішня інформація (18). < p> 2.2. Структура служби інформації
Керівнику, зацікавленому в розвитку підприємства і завоюваннінових ринків збуту своєї продукції з мінімальним ризиком втрат, що задавсяметою створити повноцінну службу інформації, необхідно ясно уявитисобі цілі, які слід поставити перед цією службою, і структуру,яка дозволить їх реалізувати. Лише грамотно організована, добреоснащена, з кваліфікованим персоналом служба зможе вирішити веськомплекс завдань. Тільки для такої служби доцільно розробляти ізастосовувати критерії ефективності при оцінці її функціонування. Успішнадіяльність служби інформації підприємства можлива за умови її опори іорієнтації на реальні інтелектуальні, наукові, технічні тавиробничі можливості підприємства, його фінансовий потенціал іреальні перспективи розвитку (48).
Дана модель інформаційно-аналітичної служби підприємства можебути корисною, у першу чергу, для великих підприємств ринковоїорієнтації, що мають велику номенклатуру виконуваних робіт (Додаток
№ 1).
Розглянемо функції кожної групи.
Група маркетингу:
- моніторинг динаміки ринку і кон'юнктури
- формування моделі споживчих очікувань
- формування « ідеальної »моделі продукції
- все по фірмах конкурентів і товари-аналоги
- розробка бізнес-планів
- реклама
- пропозиції щодо вдосконалення продукції та її асортименту
- динаміка обсягів виробництва і організація системи руху товару
- пропозиції щодо сервісного забезпечення користувачів.
Патентно-правова група:
- патентно-правовий захист промислової та інтелектуальної власності
- рекомендації з організації конкурентної боротьби на ринках продукції
(послуг) підприємства
- рекомендації по безпечного вивозу нової продукції на ринок.
Група збору та обробки інформації:
- пошук, обробка, систематизація, класифікація та первинне перетворення (згортання) інформації
-- формування, ведення та вдосконалення баз даних
- підготовка диференційованої інформації для керівників та осіб, які приймають рішення.
Група експертів:
- пошук нових джерел інформації, потенційних інвесторів
- відбір «потрібної» інформації (поріг надмірності, достовірності)
- визначення структури та обсягу інформації, необхідної і достатньої для інформаційного забезпечення діяльності та розвитку підприємства
Група аналізу та синтезу інформації:
- підготовка аналітичної інформації для забезпечення господарської діяльності підприємства
- підготовка інформації про діяльність підприємства для передачі в зовнішнє середовище.
Слід відзначити, що в даній роботі модель інформаційної служби представлена в самому загальному вигляді. У кожній конкретній області існує своя специфіка (49).
Співробітники інформаційної служби повинні володіти наступними якостями:
- аналітичне, асоціативне мислення
- здатність ідентифікувати та концептуалізувати проблеми (теми, запити)
- уміння аналізувати вихідні документальні масиви (інформацію)
- загострене почуття нового
- мобільність свідомості, сприйнятливість до інновацій
- цілеспрямованість і послідовність дій
- комунікабельність
У коло професійних знань співробітників повинні входити:
- теорія та практика комунікації, інформатизації, бібліотечно - інформаційної діяльності
- менеджмент та маркетинг бібліотечно-інформаційних ресурсів, послуг, продукції
- економіка бібліотечно-інформаційної діяльності
- теорія кон'юнктури
- стандартизація бібліотечно-інформаційної діяльності
- авторське право суміжні права на інтелектуальну власність
- господарсько-договірне (контрактне) право
- порядок ліцензування видів діяльності
- експертні системи оцінки потоків інформації
- логічне моделювання
- довідково-інформаційне джерелознавство (бізнес-інформ-ресурси)
- характеристики і властивості нетрадиційних носіїв інформації
- принципи підготовки і характерні особливості метаінформації
- основи реферування документної інформації
- інформаційні потреби малого та середнього бізнесу < p> - поведінка споживачів інформації
- методика соціологічних досліджень
- теорія факторного аналізу
- технологія автоматизованої обробки, організації (систематизації), управління, пошуку та передачі інформації
- методика роботи з комп'ютером і сучасними засобами зв'язку, копіювально-розмножувальної технікою
- вільне володіння мінімум одним міждержавних мовою (перш за все англійською як інтернаціональним мовою бізнесу, додатковими мовами можуть бути німецька , французька та іспанська).
Основні практичні навички:
- експертиза інформаційних потоків
- цільовий відбір документальних матеріалів
- різноаспектних пошук первинних джерел та інформаційний пошук, у тому числі бібліографічний і фактографічний пошук
- організація і контроль (збереження) зафіксованої інформації
- використання конкретних програмно-методичних продуктів
- динамічне читання (швидкоплинною) текстової інформації
- багатофакторний аналіз: бібліографічний опис реферування індексування організація та ведення баз даних інформаційний моніторинг
- застосування машиночитаних носіїв інформації (касети, диски, дискети)
- володіння мікропроцесорної технікою (комп'ютерна грамотність), прогресивними засобами зв'язку (електронна пошта, телефакс, відеотекст, стільниковий телефонний зв'язок тощо), копіювально-розмножувальних апаратах
- маркетинг та бізнес планування , оцінка ефективності інформаційної діяльності
- ділове спілкування
- організаційно-правове оформлення економічних відносин підприємства з партнерами (юридичними та фізичними особами) (65).
III . Методи роботи інформаційної служби:
3.1. Інформаційне забезпечення
Успішна діяльність підприємства в сучасних умовах неможливабез інформаційного забезпечення з питань, що належать якбезпосередньо до діяльності підприємства, так і до загальної економічної іполітичної ситуації в країні. Під інформаційним забезпеченням розуміють:
1) Сукупність процесів з підготовки та доведення до споживачів інформації для вирішення управлінських, науково-технічних завдань відповідно до етапів їх виконання
2) Сукупність єдиної системи класифікації та кодування інформації і єдиної системи документації, які використовуються в автоматизованій ІПС; сукупність методів і засобів організації машинних масивів інформації
Інформація дозволяє орієнтуватися в загальній обстановці, зменшитифінансовий ризик, стежити за зовнішнім середовищем, ринком і змінами ринковоїкон'юнктури, оцінювати свою діяльність, виробляти і коректуватистратегію підприємства.
Інформація не тільки стає особливим товаром у всіх сферах діяльності,але і приводить в рух інші ресурси - матеріальні, грошові, кадрові.
Інформаційні ресурси долають обмеженість природних ресурсів,призводять до колосальної економії живої праці, збільшують сукупністьпотужність матеріально-речових факторів виробництва.
Згідно з Федеральним законом «Про інформацію, інформатизації та захистуінформації »від 22 лютого 1995 року:« Інформаційні ресурси - цеокремі документи і масиви документів, які можуть бути складовоючастиною інформаційної системи, бази даних »(1).
Інформаційні ресурси - безліч професійно-значущих джерелінформації, необхідних для розвитку певної сфери діяльності вкожен конкретний період часу. Інформація - основна умоваконкурентної здатності організації (16).
Будь-яке підприємство можна представити зануреним в потік інформації,що надходить від зовнішнього середовища, яке включає держава, громадськіорганізації, постачальників, конкурентів, інфраструктуру ринку і т.п.
Інформаційні органи підприємства відфільтровують з цього потокуінформацію, необхідну для життєдіяльності підприємства і перетворюють їїв зручну для вироблення керуючих рішень форму.
Хоча приймачів маркетингової інформації на підприємстві може бутибезліч (аж до окремих співробітників, що одержують важливу інформацію вслужбових відрядженнях, на конференціях тощо), центр її обробки іпервинного аналізу повинен бути єдиний, що виключить «розриви» і дублюванняв інформаційних потоках. Логічно уявити таким центром службуінформації, що є головним «нервовим вузлом» інформаційної системипідприємства (44).
Інформаційна служба повинна забезпечувати інформацією будь-якувиникає ситуацію в умовах ринкової економіки і це досить складно,оскільки середу в кожній конкретній фірмі завжди має відмінності, цілкомспецифічна і залежить від багатьох мотивів. Найважливіші такі п'ять ознак:
- організаційно-правова структура: державні та муніципальні підприємства (бюджетні), змішані підприємства, приватні фірми і кооперативи
- функціональна діяльність фірм: інновація, проектування, конструювання , технологія, маркетинг, менеджмент, консультування, консалтинг і т.д.
- галузева спрямованість роботи фірм: комплекс галузей
(лісохімічний, паливно-енергетичний, машинобудівний комплекс і т.д .), галузі охорони здоров'я, культури, сільського господарства та їх вузькогалузеві напрямки
- регіональна спрямованість роботи фірм: район Санкт-Петербурга, все місто, весь Північно-Захід чи інші області і республіки Росії, СНД, зарубіжні країни
- особистісно-професійні особливості керівництва і співробітників фірм
(базова освіта, профіль, спеціалізація, стаж і досвід роботи, рівень знання іноземних мов, комп'ютерної підготовки і т.д.).
Інформаційне забезпечення, представлене у вигляді процесу, припускаєвиконання наступних операцій:
- збір даних
- обробка даних і формування інформаційних банків користувачів
- зберігання інформації
- пошук інформації
- перетворення інформації
- передача інформації
Вихідною і головною операцією вважається збір даних. Від якості виконанняїї залежить дотримання вимога повноти, достовірності та оперативності,ставляться не тільки до самих відомостями, але і стосовно всього процесуінформаційного забезпечення.
Збір даних відбувається у формі отримання повідомлень, кожне з якихявляє собою сукупність даних, що містять будь-які відомості,призначені для передачі по каналу зв'язку від джерела докористувачу інформації. Технічно ця операція здійснюється за допомогоюспеціальних засобів передачі (прийому) даних - модемів, факсів, телефонів ітощо
який виникає в ході різноманітної підприємницької діяльностіінформаційний дефіцит (недолік або брак інформації, перебої зінформуванням) зумовлює необхідність пошуку інформації, якабула б здатна його задовольнити. Іншими словами, пошуку інформації завждипередує поява інформаційного дефіциту.
У наші дні, як і раніше, інформаційний дефіцит незвичайнорізноманітний, але найбільш частими є три різновидиінформаційного дефіциту:
- фактографічний дефіцит
- концептографіческій дефіцит
- документальний дефіцит.
Фа?? тографіческій інформаційний дефіцит припускає знаходження інадання фахівцю реально існуючого факту (відомості, події),максимально відповідає потреби. В даний час частіше за іншихпотрібні факти адресні, статистичні, цінові та галузеві
(тематичні), що стосуються в першу чергу професійної діяльностіпідприємців.
Зазвичай вважається, що знайти адресу просто. Але насправді далеко незавжди вдається встановити точний, достовірний адреса організації,підприємства, об'єднання. Навіть у межах нашого міста пошук не завждиуспішний по різних і часом вельми несподіваним причин. Наприклад, фірма незацікавлена в рекламі, немає необхідності повідомляти свої адресні відомостічерез бажання змінити свій профіль діяльності або передбачаєтьсяпоміняти адресні відомості, закрити фірму, відкрити нову і т.д. І в такійситуації навіть найпростіший інформаційний дефіцит залишається незадоволеним.
Інший приклад - пошук статистичних відомостей може виявитися ще більшетривалим, особливо якщо необхідні конкретні факти. Виконати і тимбільш оперативно такий пошук далеко не завжди вдається, якщо і взагаліможливо. І не тому, що фахівець не знає джерел інформуванняабо професійно безграмотний, а з цілком об'єктивних причин --затримка випуску статистичних видань і труднощі доступу до комп'ютерноїінформації або проста відсутність конкретних статистичних даних вінформаційних мережах. Зовсім нелегко знайти об'єктивні відомості про цінупродукту або послуги. Підприємець багаторазово зіштовхується із зазначеннямцін попередніх, які не відповідають певному періоду, регіону, продукту, іджерела інформації далеко не завжди задовольняють цей фактографічнийінформаційний дефіцит.
Для задоволення четвертого напряму фактографічногоінформаційного дефіциту потрібні досить різноманітні джерелагалузевого (тематичного) профілю: довідники і навіть інші видипервинних документів (монографії, практичні посібники, що мають у фірміофіційні документи).
Для задоволення цих видів фактографічного інформаційного дефіцитуможуть бути використані різні шляхи і варіанти фактичних відомостей.
Досвідчений менеджер інформаційної фірми повинен вибрати самий правильнийваріант.
Отримати відповідь на виниклі концептографіческій інформаційний дефіцитще важче, тим більше, що число джерел інформації, які дають відповідь у виглядіготової концепції дуже обмежено особливо після 1991 року, а саміоб'єкти концептографіческого дефіциту завжди є складними. Нерідкоподібний дефіцит вимагає глибокого пошуку джерел, що забезпечуютьузагальненими відомостями концептуального і кон'юнктурного характеру, абопроведення власних розробок.
Документальний інформаційний дефіцит - третій що виникає в данийчас дефіцит, для задоволення якого необхідні документ або комплексдокументів.
Необхідний пошук і таких документів, які з різних
