Інформаційне забезпечення процесу управління

Менеджмент

Міністерство загальної та професійної освіти РФ

Ростовська-на-Дону державна академія будівництва

Кафедра організації і управління будівництвом

Курсова роботаз дисципліни "Менеджемент" на тему "Інформаційне забезпечення процесу управління"

Виконав С. В. Заміховський

Спеціальність 061100 - менеджмент
Група М-273

Консультант Ю. А. Богдановдоцент, к.т.н.

Курсова робота захищена з оцінкою

Ростов-на-Дону 1996

Зміст

Вступ 3

1. Значення і сутність інформації 4

1.1. Визначення інформації 4
1.2. Типи інформації 4
1.3. Категорії управлінської інформації 5
1.4. Джерела інформації 6
1.5. Корисність інформації 8
1.6. Інформаційні обмеження 9

2. Інформаційно-керуючі системи 11

2.1. Необхідність у формальній інформаційній системі 11
2.2. Цілі і завдання інформаційно-керуючої системи 12
2.3. Комп'ютерна революція і інформаційно-керуючі системи 13
2.4. Проектування інформаційно-управляючих систем 14

2.4.1. Інформаційно-керуючі системи і управлінська діяльність

2.4.2. Зовнішня середа та інформаційно-керуючі системи 16

2.4.3. Етапи проектування інформаційно-управляючих систем 17
2.5. Підвищення ефективності інформаційно-керуючої системи 18

2.5.1. Участь користувачів в проектуванні системи 18

2.5.2. Процес навчання користувачів 18

2.5.3. Критерій витрати - ефективність 19

2.5.4. Відбір потрібної інформації 19

2.5.5. Обслуговуючий персонал та тестування обладнання 20

2.5.6. Модернізація системи і даних 20

3. Технологія прийняття управлінських рішень з інформаційних позицій 22

3.1. Менеджер в інформаційному полі 22
3.2. Зовнішнє управління підприємством 25
3.3. Інформаційний потенціал 26
3.4. Технологія прийняття управлінського рішення 27
3.5. Команда менеджерів 29
3.6. Інформаційний потенціал команди менеджерів 31
3.7. Технологія прийняття управлінського рішення командою менеджерів 32

Висновок 35

Список використаних джерел 36

Введення

У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку,особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесууправління, яке полягає в зборі та переробці інформації, необхідноїдля прийняття обгрунтованих управлінських рішень.

Перед керуючим органом звичайно ставляться задачі одержання інформації,її переробки, а також генерування і передачі нової похідноїінформації у вигляді керуючих впливів. Такі дії здійснюютьсяв оперативному і стратегічних аспектах і грунтуються на раніше отриманихданих, від вірогідності і повноти яких багато в чому залежить успішнерішення багатьох задач управління.

Не можна не відзначити, що будь-які прийняті рішення вимагають обробкивеликих масивів інформації; компетентність керівника залежить не стількивід минулого досвіду, скільки від володіння достатньою кількістю інформації прошвидко мінливу ситуацію й уміння нею скористатися.

Це необхідно знати і розуміти майбутнім керівникам. Від цьогозалежить не тільки доля конкретної особистості чи підприємства, але і, бутиможе, доля Росії в цілому, її роль на міжнародній арені. Для мене, якдля майбутнього менеджера, "інформаційний потенціал" [1] відіграє дуже важливуроль. Оскільки, наші дні диктують гостру необхідність упевнено почуватисебе на ногах в суспільстві, де значення інформації для всіх сферсуспільного життя постійно збільшується. Не викликає сумніву той факт,що ключем до успіху в такому суспільстві буде вміння чіткоорієнтуватися у величезному океані інформації й уміння ефективноскористатися цією інформацією. Саме тому дана тема здається менідуже сучасною, актуальною і цікавою для розгляду в курсовійроботі.

1 Значення і сутність інформації

1 Визначення інформації

"Інформація (від латинського informatio - роз'яснення, виклад),спочатку - відомості, що передаються людьми усним, письмовим або іншимспособом (за допомогою умовних сигналів, технічних засобів, і т.д.); зсередини 20 століття загальнонаукове поняття, що включає обмін відомостями міжлюдьми, людиною і автоматом, автоматом і автоматом ...".[ 2]

Найбільш примітна властивість інформації - здатність викликатизміни. Коли люди дізнаються щось нове, вони починають жити по-іншому,змінюються і їхні потреби в інформаційних послугах. Неодмінною умовоювиживання в умовах ринку та збереження конкурентоспроможності єадаптація до мінливих потреб. Практично цінність інформаціїпрямо пропорційна тій ролі, яку вона відіграє у прийнятті рішень, ітому, що поставлено на карту цим рішенням. Цінність інформаціївизначається тим, як ви розпорядитеся нею. Сама по собі вона коштує небагато.

Інформація, покликана забезпечити прийняття рішень, вноситьістотний внесок у вирішення. Вона стає фактором виробництва іподібно до праці, матеріалів і капіталу створює багатства. У цій своїйфункції інформація є елементом конкурентоспроможності, рівним зазначенням вмілості менеджменту.

Інформація складається з усіх об'єктивних фактів і всіх припущень,які впливають на сприйняття людиною, що приймають рішення, сутності іступеня невизначеностей, пов'язаних з даною проблемою чи можливістю.
Все, що потенційно дозволить знизити ступінь невизначеності, будь тофакти, оцінки, прогнози, узагальнені зв'язку або чутки, має вважатисяінформацією.

2 Типи інформації

Існує різноманіття типів інформації, які використовуються менеджерами:факти, оцінки, прогнози, узагальнені зв'язки, чутки.

Факт: подія або умова, що спостерігається безпосередньо (найпростішийвид інформації).

Оцінки: відрізняються від фактів тим, що базуються швидше наумовиводах і (або) статистичних прийомах, ніж на прямому спостереженні іпідрахунку. Така оцінка може відрізнятися від дійсного факту за двоманапрямками. Тому що вона базується на вибірці, на неї впливає помилкавибірки; крім того на неї впливає також помилка вимірювання, бо воназаснована не на безпосередньому спостереженні. Наслідки обох помилок можутьбути зведені до мінімуму: перший - шляхом збільшення розміру вибірки, другий
- За допомогою більш точних методів виміру.

Оцінки пов'язані з минулим і сьогоденням, тоді як прогнози - з майбутнім.
Частково вони засновані на екстраполяції тенденцій, частково на аналогії ічастково на здоровому глузді.

На практиці часто використовують узагальнені зв'язки як основу для оцінки іпрогнозу. Наприклад, вони встановлюються між обсягом продажу і такимифакторами як національний доход, довіра споживача, план витраткорпоративного капіталу і т.д.

Слух відрізняється від факту тільки тим, що джерело інформації меншнадійний. Але слух може бути єдиним доступним джерелом окремихвидів інформації, наприклад, планів конкурентів. Таким чином, чуткизаймають певне місце в інформаційній системі будь-якої компанії.

3 Категорії управлінської інформації

управлінську діяльність можна умовно розділити на три основнікатегорії. [3] І саме вони, на мій погляд, визначають і характеризуютьпереважаючі за важливістю, з розповсюдження види і категоріїуправлінської інформації.

Інформація зі стратегічного планування дозволяє вищомууправління нести відповідальність за встановлення довгострокових цілей,накопичення ресурсів для досягнення цих цілей і формулювання політики їхдосягнення. Така інформація може включати перспективні оцінки середовища,економічні прогнози і демографічні тенденції.

Контрольна управлінська інформація використовується керуючимисереднього рівня для координації різних підконтрольних ним дій,приведення ресурсів відповідно до завдань і розробки узгодженихоперативних планів. Інформація, яка необхідна цим керуючим, можевключати виробничі зведення і дії, що вживаються іншимикеруючими середнього рівня.

Оперативна інформація допомагає керуючому нижнього рівня виконуватизвичайні і повсякденні операції, такі, як розрахунок заробітної плати тафінансові розрахунки, складання табелів і управління запасами. Цимкеруючим були б необхідні дані про взаємодію і проблеми, прополітику та процедури, а також про діяльність керівників у родиннихструктурах, підрозділах.

Хоча керівники на різних рівнях організації мають різніпотреби в інформації (див. Таблиця 1), всі вони стикаються із загальним
"Вимогою" самій ІУС. Проводячи більше корисної інформації на більшширокій основі, система полегшує для контролюючого спостерігача виявленняпоганих або слабких рішень. Отже можна розглядати як ІУСвбудований механізм контролю якості, що заохочують навчання на власномудосвіді і використання знань для вдосконалення майстерності та виконанняроботи.

Таблиця 1

Відповідність потреб керуючих можливостям ІУС

4 Джерела інформації

Серед найбільш важливих видів джерел інформації можна виділити: джерела всередині самої компанії: спеціалізовані групи співробітників, діяльність спеціалізованих груп співробітників, періодичні звіти, всілякі інформаційні зв'язки, що публікуються джерела, такі, як: звіти урядових агентств , звіти торговельних організацій, наукові публікації, торгові журнали, довідники та списки, спільні публікації, інші компанії: постачальники, рекламні агенції та засоби масової інформації, замовники (включаючи дилерів і оптовиків), конкуренти, інформаційна індустрія: фірми, що займаються дослідженнями в області маркетингу , інші спеціалізовані агентства, такі, як служба газетних вирізок, служба перевірки реклами, служба кредиту і т.д.

У більшості компаній левову частку використовуваної менеджерамиінформації забезпечують внутрішні джерела. Спеціалізована групапрацівників зайнята цілком або частково інформаційним забезпеченням. Вонаможе включати такі відділи, як: маркетингові дослідження, аналізпродажів, планування, економічний аналіз, дослідження операцій ісистемний аналіз.

Крім створення подібних спеціалізованих груп, кожна компаніяпрактикує регулярні звіти лінійних керівників і службовців, такі, якдоповіді продавців по телефону, розроблені для отримання поточної ринковоїінформації.

Опубліковані джерела постачають різноманітну інформацію з багатьохпитань, що відносяться до управління, таким, як населення, економічніумови, виробництво, продаж, правові та нормативні акти і т.д. Обсяг інадійність такої інформації дуже різняться за галузями і країнами світу. Тимне менш дуже важко знайти проблему, на якій немає хоч який-небудьопублікованої інформації.

Інші компанії здатні поставляти корисну інформацію фірмам, зякими вони узгоджуються або пов'язуються, намагаючись продати товари абонадати послуги. Виробник споживчих товарів може отриматиприблизний кошторис продажів нового продукту конкурента, дізнавшись з допомогоюпостачальника упаковки кількість упаковки, придбаної конкурентом.
Рекламні агентства та засоби масової інформації регулярно інформуютьрекламодавця: перший - в якості частини своїх послуг, а останні - бажаючипродати "час і місце". Покупці, особливо дилери та оптовики, частоздатні поставляти надзвичайно корисну інформацію про виконання товару,проблеми упаковки або обслуговування, а також дії конкурентів. Навітьконкуренти забезпечують один одного інформацією, незважаючи на існуваннясуворих законодавчих обмежень на види інформації, якою можнаобмінюватися без ризику покарання за таємну змову.

В даний час, дедалі більша частка інформації поставляється фірмамиспеціалізуються на зборі та аналізі інформації, пропонованоїзгодом або будь-якому замовнику у вигляді стандартизованого продукту,або строго на замовлення.

5 Корисність інформації

До якості інформації пред'являються певні вимоги, першвсього вимога про те, щоб вона задовольняла користувачів інформації,інакше кажучи, була корисною.

Корисність інформації оцінюється внутрішніми і зовнішнімикористувачами, які пред'являють до її якості такі вимоги: доречність і своєчасність інформації - здатність вплинути наприйняття рішення користувачем і задовольнити його інтереси в потрібний моментабо до певного терміну; достовірність інформації - гарантія об'єктивності і правдивостіпредставляються даних, що передбачає необхідність вказівки методівзбору, обліку та обробки інформації, щоб користувачі могли правильнорозуміти призначення представляється інформації і перевірити її; порівнянність інформації - можливість порівняння показників зданими по іншим фірмам, регіонам, державам, що вимагає застосуванняпевних стандартів у наданні інформації; доступність і зрозумілість інформації - представлення інформації в яснійдля розуміння формі, щоб користувач міг застосовувати її для прийняттярішення, не боячись допустити помилку. Для ясного розуміння інформаціїнеобхідно, щоб форми її подання відбивали істота питань, буличіткими, без зайвої деталізації, правильно перекладені на іноземнімови; конфіденційність інформації - суворий облік і контроль запоширенням інформації серед зовнішніх користувачів, а також за їїзмістом і характером.

Таким чином, інформація повинна бути цілеспрямованою іорієнтованої на відповідні рівні управління.

6 Інформаційні обмеження

Інформація необхідна для раціонального розв'язання проблем. Часом,проте, необхідна для ухвалення гарного рішення інформація недоступна абокоштує дуже дорого. У вартість інформації варто включити часкерівників і підлеглих, затрачені на її збір, а також фактичнівитрати, наприклад пов'язані з аналізом ринку, оплатою машинного часу,використанням послуг зовнішніх консультантів і т.п. Тому керівникповинен вирішити, чи істотна вигода від додаткової інформації,наскільки саме по собі важливо рішення, чи пов'язане воно зі значною часткоюресурсів в організації або з незначною грошовою сумою.

Якщо інформацію отримати по прийнятній ціні непросто, але такаможливість скоро з'явиться, саме правильне для керівника - відкластиприйняття рішення. Тут, щоправда, зроблено припущення, що час не єкритичним чинником і втрати від затримки будуть більш ніж перекриті вигодоювід прийняття більш якісного рішення на основі додатковоїінформації. Вигода і витрати здебільшого суб'єктивно оцінюютьсякерівником, що, особливо,?? тносітся до оцінки керівникомвартості власного часу і очікуваних внаслідок прийняття рішенняполіпшень.

На Рис. 2 проілюстровані три варіанти обставин, з якимиможе зіткнутися керівник, оцінюючи витрати і вигоду від додатковоїінформації. За варіантом "А" вигода від кожної додаткової одиниціінформації дорівнює витратам на її отримання. У тій мірі, в якій керівництвоготове платити за отримання додаткової інформації, воно буде матидодаткову вигоду. Однак обмеження часових та інтелектуальнихможливостей менеджера в плані засвоєння і використання дедалі більшогокількості інформації повинні, врешті-решт, зробити покупкудодаткової інформації економічно недоцільною.

Залежність між вартістю інформації і вигодою від її придбання

Рис. 1

За варіанту "В" витрати на отримання додаткової інформаціїперекриваються вигодами до певної точки. За нею керівництву не слідпрагнути до отримання додаткової інформації, оскільки навіть приполіпшення рішення з її допомогою витрати перевищать вигоду.

За варіанту "С" вигоди від отримання додаткової інформації,очевидно, перевершують витрати на неї. У такій ситуації отриманнядодаткової інформації явно бажано. Тим не менше, і в цьому випадкутимчасові та інтелектуальні обмеження повинні, кінець кінцем, різкознизити користь від придбання інформації.

2 інформаційно-керуючі системи

1 Необхідність у формальній інформаційній системі

Більша частина інформації, на підставі якої щодня приймаютьсярішення, виходить неформальним шляхом. Керуючий спілкується зпідлеглими, розмовляє з колегами і клієнтами, читає газети іділові періодичні видання. Із цих джерел він дізнається багатокорисного, але цієї інформації далеко недостатньо для прийняття рішень зуправлінню справами навіть маленької організації. Кількість інформації,що з'являється в результаті діяльності певної організації і маєвплив на успіх ведення справ, а також швидкість, з якою ця інформаціязмінюється, робить необхідним для керівництва застосування формальнихметодів збору та обробки інформації.

Кількість інформації і виникають при управлінні проблеми помітнозбільшуються із зростанням розмірів організації. Однак навіть відносномаленька організація повинна переробляти набагато більший обсягінформації, ніж це зазвичай здається. Наприклад, якщо розглянути середньогорозміру мережу з 20 магазинів роздрібної торгівлі з щорічним обсягом продажув 10 млн. дол То така фірма може мати 300 службовців, що працюють наоснові погодинних ставок з кількома різними рівнями заробітної плати.
Після кожного робочого тижня адміністрація повинна визначити заробітоккожного службовця, грунтуючись на даних про відпрацьований час,кількості виписаних чеків і відняти правильну суму податку. Фірма можемати справу з сотнями різних постачальників і відпрацьовувати тисячі замовлень урік. Поточні інвентарні відомості можуть містити кілька сот різнихвидів товарів, причому кількість кожного товару може постійно змінюватисяі повинно контролюватися. Крім того, щорічно з клієнтами укладаютьсядесятки тисяч угод, у результаті чого змінюється величина товарнихзапасів і готівкових грошей. Є крім цього інформація про зовнішнє середовищепідприємства: це закони, торгові правила, урядові документи,дії конкурентів і т.д. Таким чином, адміністрація навіть такийщодо невеликої фірми повинна переробляти більше мільйона одиницьінформації на рік. Потік ж інформації в дійсно великій організації зсотнями тисяч службовців, тисячами різних товарів і оборотними фондами втисячі мільйонів доларів вже є незбагненним.

Безліч інформації про конкретних видах діяльності організації,є лише невеликою частиною всіх інформаційних потреб фірми. Убільшості випадків тут проблем не виникає. Справжні труднощіз'являються при необхідності стежити за змінами ситуації. Ресурси будь-якийорганізації постійно перебувають у стані руху. У будь-який моментчасу в наявності є більша або менша кількість товарних запасів,готівкових грошей, прибуткових і витратних рахунків. Організація звільняєпрацівників і наймає нових. Освоєння нової технології може призвести дозміни швидкості, з якою споживається сировина і випускається готовапродукція. Якщо зовнішня середу мінлива, то життєво важливі для організаціїподії можуть відбуватися з приголомшливою швидкістю. І якщо адміністраціявчасно не буде отримувати інформацію про ці зміни, наслідки можутьбути просто згубними.

впорається з цим потоком інформації так, щоб адміністрація моглаприймати ефективні рішення і успішно вести справи компанії, - в цьому іполягає мета інформаційно-керуючої системи, скорочено ІУС.

2 Цілі і завдання інформаційно-керуючої системи

Інформаційно-управляюча система визначається як формальна системадля видачі адміністрації інформації, необхідної для прийняття рішень.

ІУС має видавати інформацію про минуле, сьогодення і передбачуваниймайбутньому. Вона повинна відстежувати всі відносяться до справи події всерединіорганізації і поза нею. Загальною метою ІУС є полегшення ефективноговиконання функцій планування, контролю, виробничої діяльності тапроцесу управління в цілому. Найважливішою її завданням є видача потрібноїінформації потрібним людям в потрібний час.

Необхідно відзначити, що ІУС не є єдиною всеосяжноюінтегрованою системою для задоволення всіх потреб адміністраціїв інформації. Оскільки може виникнути бажання отримати систему такогохарактеру, потрібно обговорити цей аспект, що через великі складнощів уреальних організаціях вірогідність створення її мала. ІУС певній організаціїскоріше складається з ряду інформаційних систем, кожна з яких служить дляприйняття рішень в деякій конкретній області.

Не можна упустити той факт, що ІУС незмінно припускає застосуваннякомп'ютерів. Дійсно, останні досягнення в галузі технологіїобробки даних внесли величезний внесок у створення інформаційно-керуючихсистем. Деякі типи ІУС були б неможливі без тієї швидкості та точностіобробки даних, які дають комп'ютери. Однак цілі управління потребувалита інформації, і системи для її отримання задовго до винаходукомп'ютерів. Щотижневий звіт про продажі, вивчення кон'юнктури ринку,щоденний огляд новин, який готує ЦРУ для президента США, доповідіінспекторів про простій машин, а також підготовлюваний за допомогою ЕОМ оглядщоквартальних продажів в основних секторах економіки, що використовується вищоїадміністрацією фірми "Амерікен Телефон енд Телеграф" - все це прикладизастосування ІУС.

3 Комп'ютерна революція та інформаційно-керуючі системи

Комп'ютерна революція призвела до суттєвих змін в обробціінформації в організаціях. Одне з досліджень в галузі практикиуправління показало, що електронна обробка даних та інформаційно -керуючі системи - це два найбільш широко застосовуються в управлінніінструменту. За наявними оцінками, до кінця 90-х років 70% робочих місць у
США буде в якійсь мірі залежати від діяльності з обробки інформації.
Витрати на цю діяльність, за деякими оцінками, становлять, по крайнеймере, 70% від валового національного продукту. [4] Істотною частиною цієїтенденції з'явиться зростання використання мікрокомьпьютеров, які вжедосить малі, щоб розташовуватися на робочому місці керівника і цінаяких - вже не дорожче гарною друкарської машинки.

Широке розповсюдження комп'ютерів в організаціях дозволитькеруючим всіх рівнів використовувати у своїй діяльності великі обсягиінформації. Наприклад керуючий сучасного супермаркету може отримуватищоденну, щотижневу, щоквартальну або річну інформацію про те,які види товарів продаються, за якою ціною, в яких кількостях, що потрібноперезаказать, які поточні витрати і доходи, якими вони можуть бути внаступному році і т.д. Частина цієї інформації виходить автоматично, коликонтролер за допомогою комп'ютеризованого касового апарату зчитуєзаписану на упаковці, у вигляді бар-коду, інформацію про товар. До впровадження
ІУС такого типу час і кількість інформації, необхідні для проведенняподібного аналізу, сягали астрономічних величин.

Багато хто дотепер технологічно слабо оснащені галузі послуг ісфера конторського праці, пов'язані з переробкою великих масивівінформації, є сьогодні сприятливий грунт для застосуваннямікроелектроніки. Банки, страхові компанії, торгові підприємства все ширшепочинають використовувати ЕОМ різного типу, термінали, автомати для облікучеків, автоматизовані системи розрахунків, електронних рахунків і т.п.
Відкривається перспектива створення повністю автоматизованих офісів.
Американська компанія "Мікронет" створила у Вашингтоні подібний офіс, уякому повністю виключається використання паперу в діловодстві. [5]

Завдяки комп'ютерній техніці, окремі керівники можуть теперухвалювати рішення, грунтуючись на інформації, яку готували всередині їхкомпаній. Внутріфірмові бази даних дозволяють менеджеру отримувати відомостіпро його бізнес, про ринки, конкуренції, ціни і прогнозах всього за кількагодин.

Комп'ютери можуть давати керуючим інформацію, необхідну дляконтролю будь-якого типу, яка допомагає їм порівнювати планові і фактичнірезультати, рано виявляти розбіжності в них і вносити корективи длявирішення виниклих проблем. Однак, як і всі інструменти управління,комп'ютеризовані інформаційні системи працюють так, як вониспроектовані, і не можуть виявитися краще. Отже, на мій погляд,необхідно розглянути питання проектування ІУС і способи підвищення їхефективності.

4 Проектування інформаційно-управляючих систем

Не буде перебільшенням сказати, що мета ІУС полягає не тільки в тому,щоб просто видати і обробити деяку інформацію. ІУС повинна бутиорієнтована на користувача, то є інформація, яку вонаобробляє, повинна служити потребам тих керівників, які їїотримують.

При проектуванні інформаційної системи потрібно мати на увазі, щоінформаційні потреби керуючих різні й залежать від їх рівня вієрархії та функціональних обов'язків.

1 Інформаційно-керуючі системи і управлінська діяльність

Вивчаючи відмінності в інформаційних потребах керуючих, можнаумовно розділити види управлінської діяльності на три категорії.

1. Стратегічне планування - процес прийняття рішень щодо цілей організації, зміни цих цілей, використання ресурсів для досягнення цих цілей і щодо стратегій, які обумовлюють одержання, використання та розміщення цих ресурсів.

2. Управлінський контроль - процес, за допомогою якого управляючі забезпечують отримання ресурсів і їх ефективне використання для досягнення загальних цілей організації.

3. Оперативний контроль - процес забезпечення ефективного і кваліфікованого виконання конкретних завдань.

Ці категорії діяльності приблизно відповідають обов'язкамкеруючих вищої, середньої та низової ланки. ІУС повинна даватиінформацію, яка відповідає різним вимогам, що пред'являються до кожноїз категорій.

Наприклад, діяльність керівників вищої ланки зі стратегічногопланування включає, в першу чергу, питання майбутньої взаємодіїміж організацією та навколишнім середовищем. Таким чином, керуючим вищоголанки потрібна інформація із зовнішніх джерел. Ця інформація не повиннабути дуже детальної і повинна мати досить широкі межі, щоб булиясні тенденції. Не потрібно також і дуже великої точності.

Інформація для управлінського контролю необхідна керуючим івищої, і середньої ланки. Природно, вона повинна поводитися, як звнутрішніх, так і з зовнішніх джерел. Наприклад, керівники вищоголанки мають потребу в інформації про роботу основних підрозділів своєї компаніїі про діяльність конкуруючих організацій. Керівнику середньої ланкипотрібна інформація про продуктивність, витрати, обороті і, можливо,про зміни у вимогах споживача або в галузі технології. Цяінформація повинна бути більш детальної, мати більш вузькі межі і бутибільш точною, ніж та, що потрібно для стратегічного планування. Вонатакож повинна надходити через коротші проміжки часу, тому щочасові рамки прийнятих рішень тут менше.

Інформація для цілей оперативного контролю, яка стосуєтьсяповсякденній діяльності, повинна бути дуже точною, вузької і самоїостанньою. Вона має надходити майже виключно з внутрішніхджерел. Наприклад, керуючий безпосередньо на виробництві повиненточно знати скільки годин на день працює кожен працівник, який деннийабо тижневий обсяг випуску, а також скільки матеріалу використано і пішлоу відходи.

Крім того, керівникам потрібна специфічна інформація, що відноситьсядо області їх конкретної професійної діяльності. Так, керуючому зазбуту потрібна інформація про торговельні угоди, про смаки споживача, проконкурентоспроможності нових товарів і т.д. Детальна інформація протехнічних умовах на новий виріб, яка принципово важлива длякеруючого виробництвом, не є суттєвою для прийняття рішень,що стосуються збуту. Дійсно, якщо ІУС буде регулярно видавати такуінформацію керуючому зі збуту, то це буде лише заважати йому в роботі ізабирати час.

2 Зовнішня середа та інформаційно-керуючі системи

Повинні прийматися до уваги і зовнішні обставини, в якихпрацює організація. Рухливість і невизначеність зовнішнього середовищавизначають, які способи вироблення інформації є найбільшвідповідними.

Можна виділити чотири основні способи вироблення інформації:самоспостереження, взаємодія, повідомлення та аналіз. Самоспостереження - цевласні джерела інформації людини: освіта, досвід, кваліфікаціята інші набуті знання. Взаємодія - це зустрічі з одним абокількома людьми, протягом яких відбувається взаємний обмінінформацією. Повідомлення - це листи, файли даних і спеціальноорганізовані дослідження. Аналіз - це вироблення інформації шляхомвикористання кількісних моделей і методів прийняття рішень.

Якщо рухливість і невизначеність зовнішньої обстановки мінімальні, тобагато рішень можуть бути запрограмовані і прийняті за допомогою заздалегідьпевних процедур. Це дозволяє пропорційно збільшитивикористання знеособлених джерел інформації, таких як повідомлення іаналіз. Однак, тому що багато рішень є нестандартними іневизначеними, то для їх ухвалення потрібно використовувати більше інформації зособистих джерел, таких як взаємодія і самоспостереження. Труднощівикористання таких джерел вимагає від керівництва приділяти особливуувагу таким поведінкових чинників, як колективна думка, розбіжностіі неформальні відносини, які часто впливають на якість одержуваноїінформації.

3 Етапи проектування інформаційно-управляючих систем

Процес проектування ІУС можна розділити на п'ять етапів.

1. Аналіз системи прийняття рішень. Процес починається з визначення всіх типів рішень, для прийняття яких потрібна інформація.

Повинні бути враховані потреби кожного рівня та функціональної сфери.

2. Аналіз інформаційних вимог. Визначається, як описано вище, який тип інформації потрібно для прийняття кожного рішення.

3. Агрегація рішень. Рішення, для прийняття яких потрібна одна й та сама або значно перекриваються інформація, повинні бути згруповані в одну задачу управління. Іншими словами ІУС повинна бути скоординована і є інтегрована з організаційною структурою.

Облік досвіду рішень, прийнятих одним керуючим або групою, значним чином "направляє" процес створення ІУС.

4. Проектування процесу обробки інформації. На даному етапі розробляється реальна система для збору, зберігання, передачі та модифікації інформації. Якщо передбачається використання комп'ютера, повинні враховувати?? я можливості персоналу для обробки даних.

5. Проектування та контроль за системою контролю. Останній, найважливіший етап - це створення і втілення системи, що служить для оцінки видаваної ІУС інформації і дозволяє розпізнавати і виправляти помічені помилки. Крім того, було б необхідно мати можливість модифікувати ІУС відповідно до змін ситуації. Треба припустити, що проектується система буде мати багато недоліків, у тому числі значних. Отже, необхідно визначити, в чому саме вона має недоліки, і створити процедури для їх виявлення і коректування системи з метою їх усунення. Таким чином, слід проектувати систему так, щоб вона була гнучкою і пристосовується.

5 Підвищення ефективності інформаційно-керуючої системи

При обговоренні питань проектування ІУС відзначалися деякі звимог до підвищення їх ефективності, наприклад, вимога, щоб типвидаваної інформації відповідав потребам керуючого для прийняттяним рішення.

На жаль, безліч потенційних проблем не дозволяє ефективнопрацювати навіть такий ІУС, яка на перший погляд добре спроектована.
Можливо, потенційні користувачі не зрозуміють переваг системи абобудуть відчувати страх перед нею і не захочуть нею користуватися. Може такожвиявитися, що система вийшла дуже дорогою. Отже,необхідно звернути увагу на те, як вирішити ці та інші проблеми,щоб нова ІУС виявилася ефективною не тільки на папері, а й напрактиці.

1 Участь користувачів в проектуванні системи

Складні комп'ютеризовані інформаційно-керуючі системи зазвичайпроектуються групою фахівців за допомогою сторонніх консультантів. Щобпроектована ІУС була ефективною на практиці, цим фахівцям дужеважливо залучити до процесу проектування тих керівників, які внаслідку будуть нею користуватися. Ці користувачі краще за інших знають,які рішення є головними і яка інформація потрібна для їх прийняття.

Крім того, якщо ті керівники, які будуть користуватисяінформацією, не візьмуть певного участі в процесі розробки, можевиявитися, що система не буде давати їм необхідної інформації або будеперевантажувати їх непотрібною інформацією. Не слід забувати і те, щозалучення до проектування людей, відповідальних за впровадження, звичайнозменшує опір змінам.

2 Процес навчання користувачів

Зменшити опір змінам також можна, якщо як сліднавчити користувачів роботі з системою. Таке навчання має зменшитистрах перед невідомістю, який вселяє складна ІУС. І, що найбільшважливо, попереднє навчання дозволить користувачам глибоко дізнатисяможливості системи і допоможе їм уникнути тих "пасток", які єнаслідком наявних обмежень. Без такого навчання користувачі можутьопинитися у владі обслуговуючого технічного персоналу і відчуватисебе так, ніби ІУС керує ними, а не на