Інформаційне забезпечення управління підприємством

Менеджмент

Міністерство освіти РФ

Кубанського державного ТЕХНОЛОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Кафедра менеджменту

ДИПЛОМНА РОБОТА

На тему: «Інформаційне забезпечення

управління підприємством »

(за матеріалами ВАТ« Технічний університет КубГТУ »)

Кубанського державного ТЕХНОЛОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Кафедра менеджменту

У Т В Е Р Ж Д А Ю

Завкафедрою ______________

«____» ______________ 2000р.

ЗАВДАННЯ

на дипломну ПРОЕКТУВАННЯ

за спеціальністю 06.11 менеджмент

студенту Крилову Е. В.

Тема проекту: «Інформаційне забезпечення управління підприємством» (поматеріалами ВАТ «Технічний університет КубГТУ»)

затверджена наказом по університету № _______ від ______ 2000
Керівник проектування професор Рубін Г.Я.

Консультанти по проекту:

1. _________________________________________________

2. _________________________________________________

3. _________________________________________________

4. _________________________________________________

5. _________________________________________________

Термін здачі закінченого проекту на кафедру 31.05.2000 р.

РЕФЕРАТ

Стор. 125, рис. 15, табл. 12, прил. 5, джерел 21

ІНФОРМАЦІЯ, ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ, ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА,
УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЄЮ, АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІННЯ, локальна мережа,
Документообіг, ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ.

Метою дипломної роботи є вивчення проблеми вдосконаленняінформаційного забезпечення управління організацією. На прикладі організаціїнеобхідно розглянути існуючий стан справ у досліджуваній області,провести детальний аналіз, виявити причини невдач, якщо вони є, ірозробити реальні пропозиції щодо поліпшення становища.

Об'єкт дослідження в даній дипломній роботі є ВАТ
«Технічний університет КубГТУ» і результати його діяльності з 1997 по
1999 роки.

В дипломної роботі обгрунтовано доцільність впровадження ворганізації сучасної інформаційної системи, що дозволяє скоротитинакладні витрати і підвищити продуктивність управлінської праці.
Наведені розрахунки економічної ефективності впровадження інформаційноїсистеми, підтверджують доцільність результатів роботи.

Економічний ефект від пропонованих заходів складає 10866рублів на рік.

125 pages, 15 graphics, 12 tables, 21 sources, 5 appendixes

ЗМІСТ

ВСТУП 5
1 ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ
ПІДПРИЄМСТВОМ 8
1.1 Сутність, значення і особливості інформаційного забезпечення 8
1.2 Технологія інформаційної діяльності 17
1.3 Шляхи удосконалення інформаційної системи 24
1.4 Формування комплексної інформаційної системи 34
2 АНАЛІЗ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ 42
2.1 Загальна характеристика об'єкта дослідження 42
2.2 Техніко-економічні показники 54
2.3 Аналіз системи документообігу 58
2.4 Аналіз матеріально-технічного забезпечення 69
3 УДОСКОНАЛЮВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ В ОРГАНІЗАЦІЇ 77
3.1 Шляхи скорочення управлінських витрат 77
3.2 Поліпшення мережевої організації підприємства 85
3.3 Впровадження автоматизованої інформаційної системи 92
3.4 Використання Інтернет технологій 96
4 ОРГАНІЗАЦІЯ БЕЗПЕКИ ЖІЗНІДЕЯТЕЛЬНОСТІ 100
4.1 Значення та завдання безпеки праці 100
4.2 Характеристика умов і безпеки праці 101
4.3 Пожежна профілактика 105
4.4 Режими праці та відпочинку при роботі з персональними комп'ютерами 106
5 ОХОРОНА НАВКОЛИШНЬОГО СЕРЕДОВИЩА 110
ВИСНОВОК 115
СПИСОК ДЖЕРЕЛ 120
Додаток А 122
Додаток Б 123
Додаток В 124
Додаток Г 125
Додаток Д 126

ВСТУП

Для прийняття ефективних управлінських рішень в умовахдинамічного розвитку ринкової економіки підприємству потрібнодоцільна система інформаційного забезпечення, об'єктивно відображаєсформовану економічну ситуацію. Обрана мною тема є найбільшактуальною на сьогоднішній день, тому що добре інформаційне забезпеченняце не тільки запорука успіху та конкурентоспроможності фірми, але і деколивиступає як засіб виживання в умовах жорсткої конкуренції.

Інформаційне забезпечення управління - це зв'язок інформації зсистемами управління підприємством та управлінським процесом в цілому. Вономоже розглядатися не тільки в цілому, охоплюючи всі функції управління,але й по окремим функціональним управлінським роботам, наприкладпрогнозування та планування, обліку і аналізу. Це дає можливістьвідтінити специфічні моменти, притаманні інформаційному забезпеченнюфункціонального управління, розкривши в той же самий час його загальні властивості,що дозволяє направити дослідження вглиб.

У сучасних умовах важливою областю стало інформаційнезабезпечення, яке полягає в зборі та переробці інформації, необхідноїдля прийняття обгрунтованих управлінських рішень. Передача інформації простановищі і діяльності фірми на вищий рівень управління і взаємнийобмін інформацією між усіма взаємопов'язаними підрозділами фірмиздійснюються на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки іінших технічних засобів зв'язку.

Мета даної дипломної роботи становлення якісногоінформаційного забезпечення підрозділів усіх рівнів, так як це основаефективного управління підприємством. Використання для цьогоавтоматизованих систем, безумовно, найкращий (якщо не єдиноорганізації необхідно вирішити взаємопов'язаний комплекс завдань, що дозволяютьпобудувати інформаційну систему, побудовану на основі моделі реальноіснуючих і взаємодіючих бізнес-процесів всіх структурнихпідрозділів, а не окремих груп користувачів.

Об'єктом дослідження є відкрите акціонерне товариство
«Технічний університет КубГТУ». У цій організації тільки відбуваєтьсястановлення нової інформаційної системи на основі локальної обчислювальноїмережі. Необхідно оцінити вже досягнуті результати, визначити колоневирішених завдань і провести розрахунки економічної ефективності відвживають заходів.

При аналізі існуючої проблеми використовуються методи системного,структурного та факторного аналізу з підручника Савицькою «Аналізгосподарської діяльності ».

Надалі наводяться реальні пропозиції щодо поліпшенняінформаційного забезпечення організації і проводиться розрахунок економічноїефективності.

намітився в Росії перехід до ринкової економіки вимагає новихпідходів до управління: на перший план виходять економічні, ринковікритерії ефективності, підвищуються вимоги до гнучкості. Науково -технічний прогрес і динаміка зовнішнього середовища змушують сучасніпідприємства перетворюватися в усі більш складні системи, для якихнеобхідні нові методи для забезпечення керованості. Тому можнастверджувати, що ефективна діяльність сучасного підприємства можливатільки при наявності єдиної корпоративної (комплексної) системи, що поєднуєуправління фінансами, персоналом, постачанням, збутом і процес управліннявиробництвом. Такі системи стали розглядатися як засіб досягненняосновних цілей бізнесу - поліпшення якості вироблюваних товарів і послуг,збільшення обсягу виробництва, заняття стійких позицій на ринку іперемоги в конкурентній боротьбі. Вимоги, пропоновані до корпоративноїінформаційній системі, не залежать від форми власності та сферидіяльності підприємства, а її програмні модулі повинні відповідатибізнес-процесам, функції автоматизованих робочих місць - посадовимобов'язків співробітників.

Інформація потрібна всім: керуючим структурам, колективампідприємств, громадським організаціям, всім працюючим. Неможливоспиратися тільки на інтуїцію, на свій життєвий і практичний досвід,необхідно одержувати і освоювати всі розширюється інформацію, що допомагаєвирішувати виникаючі питання. Інформація виступає сьогодні як один зпершорядних ресурсів, значення якого не менше, ніж значенняматеріальних, сировинних та інших ресурсів. До речі, використання останніх узначною мірою залежить саме від стану і використанняінформації. На відміну від більшості ресурсів, які здатні виснажуватися,інформаційний потенціал може використовуватися багаторазово як колективами,так і індивідуальними працівниками. При цьому він постійно збільшується ізбагачується.

ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ

1 Сутність, значення і особливості інформаційного забезпечення

Найважливіший фактор підвищення ефективності виробництва в будь-якійгалузі є поліпшення управління. Удосконалення форм і методівуправління відбувається на основі досягнень науково-технічного прогресу,подальшого розвитку інформатики, що займається вивченням законів, методів іспособів накопичення, обробки і передачі інформації за допомогою різнихтехнічних засобів.

Різні інформаційно-технічні нововведення слід сприйматияк засіб скорочення і здешевлення апарату управління. Так, наприклад,поява телефону, радіо, телебачення, персональних комп'ютерів, локальнихкомп'ютерних мереж і глобальної мережі Інтернет в свою чергу призводило довдосконалення системи інформаційного забезпечення управлінняпідприємством. У кінцевому результаті роль інформації в організаційному управлінніфірмою постійно зростає, що пов'язано зі змінами соціально -економічного характеру, появою новітніх досягнень в області технікиі технологій, результатами наукових досліджень. Науково-технічнареволюція висунула інформацію в якості найважливішого чинникавиробничого процесу. Інформаційний процес необхідний якнеодмінна умова роботи сучасної техніки, як засіб підвищенняякості робочої сили, як передумова успішної організації самого процесувиробництва.

Від вдосконалення інформаційного забезпечення можливі наступніпозитивні результати:

1) Можлива економія витрат за рахунок зниження

- фонду заробітної плати

- комунальних послуг

- вартості програмного забезпечення

- витрат на пошту

- витрат на оформлення договорів

- витрат на перерозподіл сировини

2) Усунення можливих витрат у майбутньому

- уникнути майбутнього зростання чисельності персоналу

- зменшення вимог до обробки даних

- зниження вартості обслуговування

3) Можливі нематеріальні вигоди

- поліпшення якості інформації

- підвищення продуктивності

- поліпшення і прискорення обслуговування

- нові виробничі потужності

-- впевненіші рішення

- поліпшення контролю

- зменшення прострочених платежів

- повне використання програмного забезпечення

Поняття інформації є достатньо ємним і широко поширене вданий час. Сам термін інформація походить від латинського словаinformation - роз'яснення, інформування, виклад.

Процес передачі та отримання інформації представлений нижче на схемі
(малюнок 1). Це проста схема передачі інформації в одному напрямами.

Малюнок 1. Процес передачі та отримання інформації

Процес передачі інформації навіть в одному напрямку проходить черезбезліч посередників, а це означає, що під час передачі інформаціївідбувається її затримка і спотворення. Крім того, інформація можеперетворюватися в залежності від того до кого вона адресована. Так,наприклад, при передачі інформації вгору від підлеглих до керівникавідбувається її узагальнення, а при передачі вниз, від керівника до підлеглих навпаки - вона конкретизується. Головне в цьому процесі максимальнашвидкість передачі інформації при мінімальних допустимих спотвореннях. Відцього в першу чергу залежить правильність прийнятих рішень і якнаслідок збільшується прибуток організації.

У процесі керування постійно відбувається обмін інформацією. Причомунапрямок переміщення інформації може бути вертикальним (від керівникадо підлеглих або від підлеглих до керівника), так і горизонтальним
(між начальниками підрозділів, підлеглими одного рівня). В якостіджерела інформації може бути рівень цін на ринку, розмір прибутку фірмив минулому кварталі або вказівку керівника (малюнок 2).

З малюнка видно, що на ефективність прийнятих рішень щодоуправління впливає безліч показників:

- Якість, достовірність та оперативність отримання інформації

- Знання, досвід, особисті якості керівника

- Кваліфікаційний склад підлеглих

- Ситуація на ринку

де, Iвх - вхідна інформація про те, в якому стані об'єкт управління повинен бути

Iос - питає інформація про поточний стан об'єкта управління

IУ - керуюча інформація в результаті порівняння

U - вплив виконавчого органу на об'єкт управління

V - відхилення стану об'єкта управління під впливом зовнішнього середовища

Малюнок 2. Система управління об'єктом

Менеджмент повною мірою використовує об'єктивну і своєчаснуінформацію, збирати, обробляти, зберігати і розповсюджується здопомогою сучасних наукових методів і технічних засобів. Зараз це --об'єктивна необхідність, зумовлена, зокрема, вимогами ринкуадекватно реагувати на виникаючі у динамічно розвивається обстановціпроблеми. Потрібно не тільки мати у своєму розпорядженні своєчасної і точної інформації,але вміти осмислювати її, робити необхідні висновки і результативновтілювати в управлінських рішеннях. Звідси необхідність присутностіінформаційної складової в управлінні очевидна, оскільки вона єосновою всього управлінського процесу.

Інформацію можна трактувати як сукупність відомостей, повідомлень,матеріалів, даних, що визначають міру потенційних знань менеджера пропроцесах або явища в їх взаємозв'язку.

Суть інформації становлять тільки ті дані, які зменшуютьневизначеність цікавлять менеджера подій. Інформація в менеджменті --сума потрібних, сприйнятих та усвідомлених відомостей, необхідних для аналізуконкретної ситуації, що дає можливість комплексної оцінки причин їївиникнення та розвитку, що дозволяє визначити ряд альтернативнихрішень, з яких реально (виходячи з конкретної ситуації) знайтиоптимальне управлінське рішення, здійснити контроль за йоговиконанням. Інформація, отже - необхідна передумова з'єднанняі подальшого органічного зрощення процесів праці та розвитку особистості.

Склад, зміст і якість інформації, яка притягається докерівникові, мають визначальну роль у забезпеченні дієвостіуправління. Аналіз інформації не обмежується тільки економічнимиданими, а широко використовує технічну, технологічну та іншуінформацію. Всі джерела даних поділяються на планові, облікові та внеучетние.

До планових джерел відносяться всі типи планів, якірозробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні,госпрозрахункові завдання, технологічні карти), а також нормативніматеріали, кошториси, цінники, проектні завдання й ін

Джерела інформації облікового характеру - це всі дані, якімістять документи бухгалтерського, статистичного і оперативного обліку, атакож усі види звітності, первинна облікова документація.

Провідна роль в інформаційному забезпеченні аналізу належитьбухгалтерського обліку та звітності, де найбільше повно відбиваютьсягосподарські явища, процеси, їх результати. Своєчасний і повнийаналіз даних, які є в облікових документах (первинних і зведених) ізвітності, забезпечує прийняття необхідних заходів, спрямованих наполіпшення виконання планів, досягнення кращих результатів господарювання.

Дані статистичного обліку, в яких міститься кількіснахарактеристика масових явищ і процесів, використовуються для поглибленоговивчення та осмислення взаємозв'язків, виявлення економічнихзакономірностей.

Оперативний облік і звітність сприяють більш оперативному попорівнянні зі статистикою або бухгалтерським обліком забезпеченню аналізунеобх?? дімимі даними (наприклад, про виробництво і відвантаження продукції, простан виробничих запасів) і тим самим створюють умови дляпідвищення ефективності аналітичних досліджень.

З розширенням комп'ютерної техніки з'явилися і нові машинніджерела інформації. До них відносяться дані, що містяться воперативної пам'яті комп'ютера, на гнучких дисках, а також видаються у виглядірізноманітних машинограм. До внеучетним джерел інформації відносятьсядокументи, що регулюють господарську діяльність, а також дані,які не належать до перерахованих раніше. В їх число входять наступнідокументи:

1) Офіційні документи, якими зобов'язаний користуватися суб'єкт господарювання у своїй діяльності: закони держави, укази президента, постанови уряду і місцевих органів влади, накази вищих органів управління, акти ревізій і перевірок, накази і розпорядження керівників підприємства.

2) Господарсько-правові документи: договори, угоди, рішення арбітражу і судових органів, рекламації.

3) Рішення загальних зборів колективу, ради трудового колективу підприємства в цілому або окремих її підвідділів.

4) Матеріали вивчення передового досвіду, отримані з різних джерел інформації (Інтернет, радіо, телебачення, газети і т.д.).

5) Технічна і технологічна документація .

6) Матеріали спеціальних обстежень стану виробництва на окремих робочих місцях (хронометраж, фотографія і т.п.).

7) Усна інформація, яка отримана під час зустрічей з членами свого колективу або представниками інших підприємств.

По відношенню до об'єкту дослідження інформація буває внутрішньої ізовнішньої. Система внутрішньої інформації - це дані статистичногобухгалтерського, оперативного обліку та звітності, планові дані,нормативні дані, розроблені на підприємстві і т.д. Система зовнішньоїінформації - це дані статистичних збірників, періодичних іспеціальних видань, конференцій, ділових зустрічей, офіційні, господарсько -правові документи і т.д.

По відношенню до предмету дослідження інформація поділяється на основнуі допоміжну, необхідну для більш повної характеристики досліджуваноїпредметної області.

За періодичністю надходження аналітична інформація підрозділяєтьсяна регулярну і епізодичну. До джерел регулярної інформації відносятьсяпланові і облікові дані. Епізодична інформація формується в мірунеобхідності, наприклад відомості про нового конкурента.

Регулярна інформація в свою чергу класифікується на постійну,зберігає своє значення тривалий час (коди, шифри, план рахунківбухгалтерського обліку та ін), умовно-постійну, що зберігає своє значенняпротягом певного періоду часу (показники плану, нормативи) ізмінну, що характеризує часту змінюваність подій (звітні дані простані аналізованого об'єкта на певну дату).

По відношенню до процесу обробки інформацію можна віднести допервинної (дані первинного обліку, інвентаризації, обстежень) івторинної, що пройшла певну стадію обробки і перетворень
(звітність, кон'юнктурні огляди і т.д.).

У діяльності великих фірм передача інформації є неодмінноюі першорядним фактором нормального функціонування фірми. При цьомуособливого значення набуває забезпечення оперативності та достовірностівідомостей. Для багатьох фірм внутріфірмова система інформації вирішує завданняорганізації технологічного процесу і носить виробничий характер.
Це стосується, перш за все, процесів забезпечення підприємствкоопероване продукцією, що поступає з спеціалізованих підприємствпо внутріфірмових каналах. Тут інформація відіграє важливу роль унадання відомостей для прийняття управлінських рішень і єодним з факторів, що забезпечують зниження витрат виробництва іпідвищення його ефективності. Особливу роль відіграє прогнозування ринковихпроцесів.

Важливе значення має інформація про виникнення в ході виробництвавідхилень від планових показників, що вимагають прийняття оперативних рішень.

Суттєву роль у прийнятті рішень відіграє науково-технічнаінформація, що містить нові наукові знання, відомості про винаходи,технічні новинки своєї фірми і фірм-конкурентів. Це безперервнопоповнюваний загального фонду і потенціал знань і технічних рішень,практичне і своєчасне використання якого забезпечує фірмівисокий рівень конкурентоспроможності.

Інформація є основою для підготовки відповідних доповідей,звітів, пропозицій для вироблення та прийняття управлінських рішень.

Зміст кожної конкретної інформації визначається потребамиуправлінських ланок і вироблюваних управлінських рішень. Доінформації пред'являються певні вимоги:

- стислість, чіткість формулювань, своєчасність надходження;

- задоволення потреб конкретних керівників;

- точність і достовірність, правильний відбір первинних відомостей , оптимальність систематизації і безперервність збору і обробки інформації.

Важливу роль у використанні інформації відіграють способи їїреєстрації, обробки, накопичення та передачі; систематизоване зберіганняі видача інформації у необхідній формі; виробництво нової числової,графічної та іншої інформації. Іншими словами необхідно розглянутитехнологію інформаційної діяльності.

2 Технологія інформаційної діяльності

Інформатизація менеджменту в сучасних умовах базується восновному на використанні обчислювальної техніки. Це - багатоаспектнийпроцес, що включає в себе:

- формування відповідної техніко-технологічної бази (із застосуванням новітніх інформаційних технологій та сучасних електронно-обчислювальних і комунікаційних засобів);

- організацію виробництва і сфери розподілу інформаційно - обчислювальних послуг;

- відпрацювання механізму інформаційного обслуговування та створення дієвої системи управління даними процесами;

- впровадження та експлуатацію прогресивних форм, методів і засобів проведення інформаційної діяльності в процесах управління, а також створення для цього необхідних матеріально-технічних, організаційно-економічних та соціальних умов.

Використання обчислювальної техніки та інформаційних технологій усфері управління відкриває можливості більш економічною і раціональноїорганізації інформаційних процесів, підвищення їх гнучкості і динамічності,розширення діапазону аналізованих факторів при прийнятті рішень і чинниківїх обгрунтувань. В кінцевому підсумку вся маса переваг використанняелектронно-обчислювальної техніки дозволяє багаторазово підвищити рівеньуправління.

Ефективне застосування ЕОМ залежить від наступних умов:

- створення самих обчислювальних машин;

- створення для них програмного забезпечення;

- підготовленості середовища застосування.

Оснащення електронною технікою дозволяє економити управлінські танакладні витрати:

- значно підвищує ефективність проектно-конструкторських робіт;

- забезпечує ефективне внутріфірмове планування;

- замінює в конторських справі секретарів-друкарок, діловодів;

- у бухгалтерському справі полегшує складання письмових фінансових документів, здійснення бескассових зв'язків з банками та фінансовими установами.

Під внутрішньофірмової системі інформації використовуються наступні видиобчислювальної техніки:

- ЕОМ великогабаритні та персональні;

- мікропроцесори;

- засоби телекомунікацій;

- електронні друкарські машинки, композери , термінальні пристрої із вбудованою мікроЕОМ;

- засоби автоматизованої обробки текстової інформації.

ЕОМ використовуються, перш за все, для обробки даних і рішеннярозрахункових завдань. У сучасних умовах ЕОМ стали все частіше застосовувати длянечислової обробки інформації (текстової, графічної) і термін
"обчислювальна техніка" перестав відповідати характеру завдань, що вирішуютьсяза допомогою комп'ютера.

Сучасні ЕОМ здатні одночасно обробляти текстову,цифрову та графічну інформацію. На початку 80-х років у великихпромислових фірмах обсяг оброблюваної цифрової інформації становивблизько 10% всієї оброблюваної внутрішньофірмової інформації, інша частинаприпадала на текстову інформацію. Обробка текстової інформаціїздійснювалась із застосуванням технічних засобів, заснованих навикористанні вбудованої мікроЕОМ. У системі оперативного управління міні-
ЕОМ найчастіше використовуються для:

- розробки оперативних планів виробництва і контролю за їх виконанням;

- контролю руху запасів матеріалів, необхідних для процесу виробництва;

-- розрахунку заробітної плати;

- контролю за надходженням замовлень;

- аналізу даних про збут продукції;

- реєстрації надходження платежів;

- ведення обліку та звітності.

Важливу роль відіграє використання ЕОМ в системі виробничогоконтролю. Встановлені на контрольних ділянках ЕОМ перевіряють якістьщо надходять на складання частин і деталей (звірка ваги, розмірів допусківстосовно до існуючих стандартів).

У сучасних умовах набуло розвитку використання ЕОМ дляавтоматичного друкування тексту з голосу без використання друкарки.
Такі ЕОМ дозволяють на 60 - 70% скоротити витрати на введення інформації.

Розвиток систем телекомунікацій дозволило об'єднати всітехнічні засоби обробки цифрової і текстової інформації в єдинувнутрішньофірмову систему інформації.

Найбільш ефективною вважається система інформації, заснована наодночасному використанні обчислювальної техніки та засобівавтоматизованої обробки текстової інформації.

Автоматизовані системи швидкого пошуку та видачі інформаціїстворюються для зберігання великої кількості різних документів і полегшеннякористування ними.

Організація за довгі роки роботи накопичує багато інформації, ашвидкий пошук стає можливим при ефективному розміщенні та зберіганніцієї інформації. Інформаційні бази даних включають весь комплексстатистичних показників, які характеризують господарську діяльністьфірми в цілому та її виробничо-збутових підрозділів, а такожфактичний матеріал щодо всіх факторів, що впливають на стан ітенденції розвитку фірми. Набір статистичних показників для бази данихретельно розробляється і уточнюється і охоплює ті показники, якінеобхідні для глибокого всебічного економічного аналізу результатів іперспектив функціонування фірми. Зазвичай при формуванні бази данихвирішується питання і про систему збереження і обновлення даних, а такожобгрунтованої ув'язки даних, їх взаємної узгодженості, можливостіпроведення порівнянь і зіставлень оцінок що зберігаються в банку даних. Базиданих безперервно оновлюються на певній систематичній основі зурахуванням вимог керуючих - основних користувачів базою даних.

У багатьох фірмах створені бази даних, в яких зберігається інформаціяпро кадровий склад працівників, які постійно оновлювана і максимальнодетальна, систематизована з найрізноманітніших ознаками. Вибірінформації робиться з виводом на друкуючий пристрій комп'ютера, щодозволяє стежити за укомплектованістю штатів, переміщенням кадрів всерединіфірми, набором і звільненням працівників, підвищенням їх кваліфікації.

Користування банками даних, введеними в персональний комп'ютер,різко прискорює процес отримання інформації з кола джерел первинноїінформації та забезпечує можливість вибору правильного і точного методудосліджень для вирішення сучасних наукових і технічних проблем.

Створення пакетів прикладних програм отримала в сучасних умовахістотний розвиток. Розробкою програм стали займатися іспеціалізовані невеликі фірми. Одні з них орієнтовані на розробкупрограм для персональних комп'ютерів, що випускаються однією фірмою, інші --на розробку прикладного програмного забезпечення для різних видівперсональних комп'ютерів. Розробкою програмного забезпечення займаютьсятакож фахівці державних установ, університетів на основіконкретних замовлень або контрактів.

Комплексна автоматизована обробка інформації припускаєоб'єднання в єдиний комплекс всіх технічних засобів обробки інформаціїз використанням новітньої технології, методології і різноманітних процедур пообробці інформації.

Створення комплексної автоматизованої системи включаєпослідовні етапи:

- автоматизація процесів збору, зберігання і видачі даних;

- використання пристроїв для автоматизованої обробки текстової інформації та фотоскладальних пристроїв;

- інтеграція відокремлених процесів обробки інформації в єдину внутрішньофірмову систему;

- об'єднання технічних засобів цифрової і текстової інформації за допомогою електронної пошти;

- використання всього комплексу технічних засобів обробки інформації, перехід до єдиної системи обробки всіх видів інформації .

Пристрої автоматизованої обробки текстової інформаціїпринципово відмінні від ЕОМ, що використовуються для обробки даних. Цеобумовлено тим, що обробка тексту, вираженого словами, пропозиціями,параграфами, не може здійснюватися за допомогою пакетів прикладних програм.
Складання та редагування тексту може проводитися тільки людиною,взаємодіє з пристроєм обробки текстової інформації. Комп'ютеривикористовується ним лише як засіб для друку і редагування тексту.

Впровадження персональних комп'ютерів в інформаційно-управлінськудіяльність фірм спричинило виникнення і розвиток нових видівпрофесійної діяльності, пов'язаних з обслуговуванням комп'ютерів, асаме програмістів, операторів, систематизатор, обробників ізберігачів інформації у необхідній формі. При цьому спостерігається постійнезниження вартості персональних комп'ютерів і підвищення рівня заробітноїплати обслуговуючого персоналу.

Про автоматизації діяльності з управління персоналом в Росіїпочали говорити недавно. Якщо бухгалтерські пакети створені давно і активнозастосовуються практично у всіх структурах, то над автоматизацією працікадрових працівників замислювалися мало, а попит на такі системи останнімчас значно зріс. Автоматизація діяльності з управлінняперсоналом дає:

- оперативність контролю можливість отримання несуперечливих і повних даних про структуру підприємства, позиціях штатного розкладу і співробітників;

- жорсткий контроль за діяльністю дочірніх підприємств;

- настроювану систему розробки звітної документації;

- перехід на нові технології та методи роботи;

- поліпшення умов праці;

- і гнучкість управління.

Комплексні системи управління персоналом можуть використовуватися дляавтоматизації роботи відділу кадрів, планово-економічного та розрахунковоговідділів, навчання персоналу на будь-якому підприємстві. Що є основоюуправлінської діяльності? У першу чергу - це діловодство,що охоплює процес створення документів та організацію роботи з ними. Відтого, як організовано документообіг на підприємстві, залежить ефективністьроботи підприємства в цілому. На якість управління підприємством впливаютьтакі фактори, як оперативність та якість формування документів, прийому -передачі інформації, узгодженість роботи довідково-інформаційноїслужби, чітка організація зберігання, пошуку і використання документів.
Таким чином, автоматизація документообігу необхідна для:

- формування цілісної картини того, що відбувається на підприємстві;

- злагодженої роботи всіх підрозділів;

- поліпшення якості обслуговування клієнтів;

- ефективного використання людських, комунікаційних, інвестиційних та інших виробничих ресурсів.

Вперше вимоги до роботи з документами були описані М. М.
Сперанським в 1811 році. Він розробив методику ведення діловодства вдержавних установах і став основоположником науки, що вивчаєзакономірності діловодства, - документознавства. Основні принципи ізавдання документообігу до теперішнього часу залишилися практичнонезмінними. У міру розвитку цивілізуютьції, впровадження в повсякденне життядосягнень науки і техніки у діловодстві стала використовуватисяоргтехніка. І, нарешті, коли на зміну друкарській машинці прийшов комп'ютер, алистування стала можливою без застосування конвертів і поштових марок,абсолютно очевидним став той факт, що сьогодні під час роботи з інформацією необійтися без використання новітніх інформаційних технологій:

- систем в архітектурі клієнт-сервер;

- систем сканування і розпізнавання тексту;

- систем управління базами даних;

- систем пошуку документів;

- Internet/Intranet.

3 Шляхи удосконалення інформаційної системи

Кількість інформації, яку необхідно переробити для виробленняефективних управлінських рішень, настільки велике, що воно давноперевищило людські можливості. Саме труднощі управління сучаснимвеликомасштабним виробництвом зумовили широке використання електронно -обчислювальної техніки, розробку автоматизованих систем управління,що зажадало створення нового математичного апарату та економіко -математичних методів.

До організації інформаційного забезпечення аналізу пред'являється рядвимог. Це аналітичність інформації, її об'єктивність, єдність,оперативність, раціональність та ін

Сенс першого вимоги полягає в тому, що вся системаекономічної інформації незалежно від джерел надходження маєвідповідати потребам керівника, тобто забезпечувати надходженняданих саме про ті напрямки діяльності та з тією деталізацією, якав цей момент потрібна керівнику для всебічного вивчення економічнихявищ і процесів, виявлення впливу основних факторів та визначеннявнутрішньогосподарських резервів підвищення ефективності виробництва. Томувся система інформаційного забезпечення повинна постійноудосконалюватися.

Це очевидно в сьогоднішній практиці організації обліку, плануванніі статистики на підприємстві. Там постійно переглядаються формидокументів, їх зміст, організація документообігу, з'являютьсяпринципово нові форми накопичення та збереження даних (мається на увазікомп'ютерна техніка). Всі зміни диктуються не тільки власневимог обліку чи планування. Вони в значній мірі підпорядкованінеобхідності інформаційного забезпечення для вироблення управлінськихрішень.

Економічна інформація має достовірно, об'єктивно відображатидосліджувані явища і процеси. Інакше висновки, зроблені за результатамианалізу, не будуть відповідати дійсності, а розробленіаналітиками пропозиції не тільки не принесуть користі підприємству, але можутьвиявитися шкідливими.

Наступний вимога до організації інформаційногопотоку, - це єдність інформації, що надходить з різних джерел
(планового, облікового і внеучетного характеру). З цього принципу випливаєнеобхідність усунення відокремленості та дублювання різних джерелінформації. Це означає, що кожне економ