ЗМІСТ

Зміст

Введення

Глава 1. Інформаційна технологія і керування підприємством

§ 1. Практика висуває нові вимоги.

§ 2. Взаємовідносини у сфері ІТ

§ 3. Функціональні зміни в сфері використання ІТ

§ 4. Висновок

Глава 2. Засоби workflow в рамках загальної концепції управлінняпідприємством

§ 1. Модель автоматизації управлінських процесів

§ 2. Системи workflow - поняття і визначення

§ 3. Підтримка основних функцій управління коштами workflow

§ 4. Висновок

Глава 3. Стратегія впровадження ІТ на російських підприємствах

§ 1. ІТ - один з напрямків інвестиційної діяльностіпідприємства

§ 2. Умови впровадження ІТ на західних підприємствах

§ 3. Умови впровадження ІТ на російських підприємствах

§ 4. Висновок

Висновок

Список використаної літератури і джерел
! Проставити НОМЕРИ СТОРІНОК

ВСТУП

Актуальність теми: головним напрямком перебудови менеджменту ійого радикального удосконалення, пристосування до сучасних умовстало масове використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційноїтехніки, формування на її основі високоефективних інформаційно -управлінських технологій. Засоби і методи прикладної інформатикивикористовуються в менеджменті і маркетингу. Нові технології, засновані накомп'ютерній техніці, вимагають радикальних змін організаційнихструктур менеджменту, його регламенту, кадрового потенціалу, системидокументації, фіксування і передачі інформації. Особливе значення маєрозвитку інформаційних технологій, перспективи їхвикористання компаніями інформаційних ресурсів. Розвиток інформаційногоменеджменту зв'язано з організацією системи обробки даних і знань,послідовного їхнього розвитку до рівня інтегрованих автоматизованихсистем управління, що охоплюють по вертикалі і горизонталі всі рівні іланки виробництва і збуту.

У сучасних умовах ефективне управління являє собоюцінний ресурс організації, поряд з фінансовими, матеріальними,людськими та іншими ресурсами. Отже, підвищення ефективностіуправлінської діяльності стає одним з напрямківвдосконалення діяльності підприємства в цілому. Найбільш очевиднимспособом підвищення ефективності протікання трудового процесу є йогоавтоматизація. Але те, що дійсно, скажімо, для строгоформалізованого виробничого процесу, аж ніяк не настільки очевидно длявитонченої такої сфери, як управління. Труднощі, що виникають при вирішеннізавдання автоматизованої підтримки управлінської праці, пов'язані з йогоспецифікою. Управлінська праця відрізняється складністю і різноманіттям,наявністю великої кількості форм і видів, багатосторонніми зв'язками з різнимиявищами і процесами. Це, перш за все, праця творчий іінтелектуальний. На перший погляд, більша його частина взагалі не піддаєтьсябудь-якої формалізації. Тому автоматизація управлінської діяльностіспочатку пов'язувалася тільки з автоматизацією деяких допоміжних,рутинних операцій. Але бурхливий розвиток інформаційних комп'ютернихтехнологій, вдосконалення технічної платформи і появапринципово нових класів програмних продуктів привело в наші дні дозміні підходів до автоматизації управління виробництвом.

Терміни, що використовуються в роботі:

Управлінська діяльність - це сукупність дій керівництвапідприємства та інших працівників апарату управління по відношенню до об'єктауправління - трудовому колективу або виробничій системі. Цідії полягають у виробленні певного управлінського рішення,що є по суті продуктом управлінської праці, і доведенні цьогорішення до виконавців з наступним з'ясуванням результатів йоговиконання.

Відповідно до визначення, прийнятого ЮНЕСКО, інформаційна технологія
(далі ІТ) - це комплекс взаємозалежних, наукових, технологічних,інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації працілюдей, зайнятих обробкою і збереженням інформації; обчислювальну техніку іметоди організації і взаємодії з людьми і виробничимустаткуванням, практичні додатки, а також пов'язані з усім цимсоціальні, економічні та культурні проблеми. Самі інформаційнітехнології вимагають складної підготовки, великих початкових витрат інаукомісткої техніки.

На думку американського фахівця в галузі управління Г.
Поппеля, під інформаційними технологіями (ІТ) слід розумітивикористання обчислювальної техніки і систем зв'язку для створення, збору,передачі, зберігання, обробки інформації для всіх сфер суспільного життя.

розробленість теми: на даний момент тема (моєї курсової роботи)
РЩЛІ І ЗНАЧЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ У СФЕРІ УПРАВЛІННЯ малорозроблена. Спеціальних посібників, підручників чи літератури як такої немає.
Це пояснюється відносною новизною галузі, яку я вибрав длярозгляду. Так само сьогодні стан справ у розглянутій областіхарактеризується крайньою невизначеністю: при згадці про інформаційнітехнологіях У керівників компаній як і раніше Виникає багато питань
(кидає в тремтіння?) (це відбувається через дуже швидкого вдосконаленнятехнологій і??? розуміння того, що гроші, вкладені в ІТ повернути набагатоскладніше, ніж при інвестуванні інших областей ???)

Цілі дослідження:???? досліджувати складності, проблеми, стратегіювпровадження і використання ІТ в управлінні підприємством ?????

Завдання дослідження:

. досліджувати внутріфірмові проблеми при використанні ІТ;

. дослідити концепцію управління підприємством з використанням ІТ - технології автоматизації ділових процесів (workflow);

. визначити! стратегію впровадження ІТ на російських підприємствах

!!!!!!!!! Методологічна основа: одним з джерел для написаннямоєї курсової роботи послужив матеріал з Internet. Сюди можна віднестирізного роду доповіді та повідомлення, узяті з науково-практичнихконференцій ( "інформаційні технології в управлінні підприємством"),що проходили в 1998-99 р.р., як у Росії, так і за кордоном. Інше джерело
- Електронні версії російських і зарубіжних журналів з комп'ютернихтехнологій, економіки і управління (наприклад, ComputerWorld, Пауль Хаупт).
Тобто можна сказати, що інформація, яку я розглядаю і аналізую всвоїй роботі є досить новою. А це має неабияке значення,тому що інформаційна індустрія - це нова галузь технологій і в даниймомент дуже бурхливо розвивається. Що веде до швидкого старіння матеріалу,що відноситься до даної теми. !!!!!! Змінено все! Це не
«Методологічна основа», це «використані матеріали».

Глава 1. Інформаційна технологія і керування підприємством

§ 1. Практика висуває нові вимоги.

Сьогодні стан справ у розглянутій області характеризуєтьсякрайней невизначеністю. По-перше, це пов'язано з безперервним збільшеннямобсягу технологічних пропозицій, що вимагають високих інвестицій, івідповідно з посиленням залежності від зовнішніх послуг (наприклад, відпостачальників програмного забезпечення). Внутріфірмові асигнування напотреби ІТ зростають випереджаючими темпами порівняно з іншими витратамипідприємства. При цьому вищий менеджмент мало обізнаний про загальних витратах усфері ІТ. Так, компетентні рішення фірмового керівництва охоплюютьприблизно лише 5% відповідних витрат.

По-друге, змінюється роль ІТ у господарській діяльності багатьохпідприємств. При виконанні внутрішньофірмових процесів функція ІТ пересталабути допоміжною, перетворившись на найважливішу складову частину продуктуабо виробничих потужностей. Господарські ризики в даний час учому визначаються ризиками в даній сфері. Реалізація ж сучаснихвисокопродуктивних організаційних проектів (наприклад, "віртуальнихорганізацій "без жорсткої прив'язки виробничих ділянок до певногомісця), вимагає повного використання потенціалу ІТ з допомогоютелекомунікаційних засобів.

Не сприяє стабілізації швидке зростання витрат у сфері ІТ.
Щоб контролювати їх збільшення і домогтися більшої гнучкості у вирішенніінформаційно-технологічних проблем, багато підприємств йдуть в основномудвома шляхами. Перший полягає в тому, що фірма створює внутрішньофірмовийінформаційно-технологічний ділянку, яка пропонує послуги івнефірменному ринку, доводячи тим самим можливість рентабельноговикористання своїх потужностей.

Найчастіше підприємства вибирають інший шлях, коли більша частинавласного інформаційно-технологічного персоналу переводиться врозпорядження створюваних дочірніх компаній або спільних зспеціалізованими інформаційно-технологічними партнерами підприємств,також самостійно виступають на ринку. На материнському підприємствізалишається невелика група співробітників, на яку покладаються функціїінформаційного менеджменту.

Вищий менеджмент починає усвідомлювати, яке важливе впливнадають інформаційно-технологічні рішення на сам господарськийпроцес і культуру підприємства. Тому він почуває себе все більшущемленим в тому плані, що змушений делегувати відповідні питаннявнутрішньофірмовим підрозділам або зовнішнім організаціям. До того ж першідосвід роботи внефірменних інформаційно-технологічних служб не дає особливихприводів для оптимізму щодо ефективності вирішення зазначених проблем.
У зв'язку з цим виникають наступні ключові питання:

. яке ставлення провідного персоналу до ІТ, які наслідки випливають з більш ефективної її організації та використання у виробництві нових товарів і послуг;

. що має знати вище керівництво фірми в області ІТ, щоб приймати компетентні рішення, зокрема відносно інвестицій;

. якою мірою допустимо делегування функцій у сфері ІТ;

. якою має бути роль вищого менеджменту в управлінні інформаційно-технологічним потенціалом.

§ 2. Взаємовідносини у сфері ІТ

Можна виділити шість зацікавлених груп, від яких залежитьприйняття рішень у сфері ІТ:

. вище керівництво, яке має управляти ІТ як стратегічним потенціалом підприємства;

. фахівці, що займаються пошуком системних рішень для оптимізації спеціальних функціональних завдань;

. менеджери окремих господарських підрозділів, які повинні використовувати ІТ в силу логіки своєї господарської діяльності, щоб задовольняти запити клієнтів, знижувати витрати і т.д.;

. менеджери служб бухгалтерсько-фінансового обліку, якщо такі передбачені організаційною структурою підприємства:

. постачальники ІТ, які повинні пропонувати послуги в суворій відповідності з проблемними установками своїх споживачів;

. власне інформаційно-технологічне підрозділ.

На багатьох підприємствах подібні групи інтересів не отримуютьвизнання. Вища керівну ланку часто делегує відповідніфункції групі керівників, слідкуючи за виконанням декількох заданихпоказників. Свідомий відмова вищого менеджменту від своїх обов'язківпризводить до прийняття малокомпетентне рішень, постановці нереальнихпланових завдань. Відсутня також належна мотивація в цій сфері.

У зв'язку зі зростанням значення ІТ в забезпеченні успіху фірми подібнаполітика неприйнятна. Загальнофірмові керівництво має в даний часзнайти відповіді на наступні два питання.

По-перше, треба точно визначити, який внесок повинна внести ІТ упроцес виробництва товарів і послуг. Уваги тут заслуговують головнимчином три аспекти: 1) ІТ як функція забезпечення виробничогопроцесу, наприклад, в області комунікацій або автоматизації виробництва, атакож при генерації та передачі управлінських знань та інформації дляуправління господарськими операціями; 2) ІТ як інтегральна складовачастина продукту; 3) ІТ як організаційний інструмент для створеннявіртуальних форм підприємства.

По-друге, хто повинен виконувати перелічені та інші функції. Наперший план висувається питання про координаційну механізмі для окремихвидів інформаційно-технологічних послуг. Рішення може бути знайдено ввикористання зазначених вище спеціалізованих внутрішньофірмовихпідрозділів і внефірменних філій. Можливо і проміжне рішення ввигляді створення стратегічних альянсів між власним підрозділом ізовнішніми партнерами. У двох останніх випадках підприємство втрачає прямоїконтроль над своїм інформаційно-технологічним потенціалом. Слідзазначити, що подібні послуги можуть бути ефективними тільки при тіснійспівробітництво з їх постачальниками. Загальнофірмові менеджмент повинен шукатишляхи усунення або компенсації слабких місць у своїй роботі.

§ 3. Функціональні зміни в сфері використання ІТ

Розглянуті зміни вимог до груп інтересів у сфері ІТобумовлені динамікою розвитку підприємств та зовнішнього середовища. Основніаспекти цього розвитку та їх вплив на роль ІТ в управлінні підприємствомполягають у наступному.

Децентралізація і зростання інформаційних потреб

Орієнтація на максимальне зближення з клієнтом зажадала відпідприємств переходу до горизонтальних, децентралізованим структурам.
Прийняття рішень в умовах децентралізації призвело до різкого зростанняпотреб в інформації щодо процесу виробництва товарів іпослуг. Виникла необхідність в більш детальному ознайомленні третійсторони зі станом справ у відповідних господарських областях. У новійобстановці забезпечення інформацією з усіх напрямків маєфункціонувати бездоганно.

Використання ІТ покликане нівелювати організаційну складністьпідприємства. Раніше це досягалося завдяки покладання на комп'ютерискладних обчислень і обробки документації в дуже великих обсягах. Заразмова йде про те, щоб безперервно ускладнюються горизонтальні івертикальні моделі взаємозв'язків (структури яких у свою чергупостійно змінюються) удосконалювалися за допомогою нової комунікаційноїтехнології.

Раніше на підприємствах встановлювалися потужні обробнісистеми, які готували величезна кількість цифрових звітів, на базі яких уподальшому здійснювалося управління господарською діяльністю. Заразпитання стоїть про те, щоб розробити таку технологію, за допомогою якоїможна було б постійно тримати в курсі подій менеджерів та їх партнерів,що приймають рішення в умовах децентралізації. Нові інформаційно -технологічні системи повинні забезпечувати не якусь абстрактнугосподарську систему, а конкретних партнерів, які в різноманітнихформах беруть участь у господарському процесі.

Від обробки даних через інформаційні системи до управління знаннями

Вже давно відпала необхідність розглядати ІТ як засібобробки даних. За допомогою цієї технології з даних треба витягатиінформацію для потреб користувача, а що виникає в зв'язку з цим проблема
"інформаційних перевантажень" вимагає масивних засобів відбору, подальшоїобробки та оновлення інформації. При цьому слід продумати питання прокомерційно вигідних інтерфейсах і стисненні внутрішньофірмової і зовнішньоїорганізаційними підрозділами та партнерами по кооперації.

Швидкий розвиток мереж локальних систем з Надрегіональна і навітьінтернаціональної структурою призводить до відмови від класичних робочихполів інформатики та широкому залученню засобів телекомунікацій.
Організаційно це веде до ліквідації кордонів підприємства. Все важчестає визначити, де вона починається і де кінчається. Створення таексплуатація відповідної комунікаційної структури для подібних
"віртуальних підприємств" відносяться до завдань інформаційного менеджменту,так само як і класична функція забезпечення виробничого процесуабо розробки товарів і послуг на базі ІТ. Справа при цьому полягає не тількив обробці інформації, але й раціональне розподіл знань.

Крім того, організація повинні враховувати на професійному рівнівсе нові і важливі для ІТ аспекти. Прикладом може служити питання протехнологічному і господарському значенні системи "Інтернет". Саме наінформаційно-технологічної службі лежить відповідальність за створеннятутплатформи, на якій стане можливою кваліфікованапсихологічна підготовка персоналу, включаючи Загальнофірмові менеджмент.

Інтеграція децентралізованих систем

Зараз інформація на підприємствах обробляється в рамках самихрізноманітних систем. Забезпечення їх широкої доступності для всіхспівробітників (а також зовнішніх партнерів) та полегшення тим самим прийняттятворчих рішень може стати критично важливим фактором успіху для багатьохпідприємств. Разом з тим об'єднання по вертикалі і горизонталіінформаційно-технологічних систем, що виникли в умовах децентралізації,здається майже неможливим. У всякому разі в класичних областях ІТ досвідна цей рахунок відсутній. Проте інтеграція повинна відбутися.

Постановка такої мети необхідна вищого менеджменту дляуправління змінами. Організаційним важелем у її досягненні можуть стативіртуальні, сверхотраслевие підприємницькі інтеграційні групи.
Можливо, такі групи зможуть навіть керувати функцією ІТ. Метою цьоговипадку міг би стати інтеграційний підхід до взаємопов'язанимтехнологічним, соціальним, функціональним і господарським процесам.

Майбутні залежно

Капіталовкладення в ІТ сьогодні тягнуть за собою численнінаслідки. З одного боку, вони відкривають певні перспективи, а зінший - можуть позбавити підприємство деяких можливостей в майбутньому череззалежностей, пов'язаних зі швидкими технологічними змінами. Томурішення про капіталовкладеннях в ІТ не повинні прийматися, поки не отримановідповідь на питання, яким шляхом піде розвиток наступного поколіннятехнології.

Психологічний фактор

Природно, що нова технологія підвищує продуктивність,допомагає фірмі домогтися кращих господарських результатів. Поряд з цимменеджери повинні знати про те, як мислять і як працюють люди, що використовуютьнову технологію. Фірмам, яким це вдається краще, можуть сподіватися набільшу віддачу від коштів, вкладених в ІТ.

Мовні рівні

Продуценти інформаційної техніки повинні навчитися робитипропозиції не тільки в вузькоспеціальних термінах. На переговорах партнербуде ставити питання, що мають принципове значення для вищогоменеджменту. Тут важливо, щоб обидві сторони вийшли на новий переговорнийрівень, на якому сторони говорили б на одній мові. Мова в цьому випадкуйде скоріше не про якість техніки, а про якість послуг у сфері ІТ. Техніка,зрозуміло, має добре працювати, бути на високому рівні. Разом з тим їївиробник повинен відчути себе на місці менеджера, який здопомогою ІТ прагне домогтися конкурентних переваг. Чистий продавець усистемі збуту ІТ відходить у минуле.

§ 4. Висновок

Таким чином, можна резюмувати, що сьогодні між розглянутимигрупами інтересів відсутня необхідна взаємодія. Через відмінності в
"мовах" і "культурах" виникають проблеми кооперації і комунікації.
Владні устремління і професійний егоїзм заважає прийняттю рішень посуті. До кооперації та інтеграції інформаційно-технологічні відділипідготовлені слабо. Часто встановлюються критерії, які прямо непов'язані з успіхом підприємства. Загальні цілі ставляться (якщо це має місце)на вкрай обмежену тимчасову перспективу. Управління реалізацією спільнихпроектів організовується дуже погано. Сфери компетенцій і відповідальності зарішення задач розподіляються нечітко. Очевидно, що у сфері управління ІТнеобхідні нові правила гри.

Використання інформаційної технології (ІТ) відноситься до найбільшсуперечливим внутрішньофірмовим проблем. Керівництво підприємств частовідмовляється їх вирішувати, тому що не відчуває себе достатньо компетентним.
Рішення зазвичай покладаються на керівників інформаційних служб абоспеціалізовані зовнішні організації. Господарські ризики, пов'язані з
ІТ, постійно зростають, і неясно, до яких пір керівництво підприємств буденедооцінювати цей важливий стратегічний ресурс. Щоправда, останнім часомвищий менеджмент став уважніше ставитися до ІТ. Саме від нього повиннівиходити вирішальні ініціативи щодо зміни ситуації у даній сфері

Глава 2. Засоби workflow в рамках загальної концепції управління підприємством

Труднощі, що виникають під час розв'язання задачі автоматизованоїпідтримки управлінської праці, пов'язані з його специфікою. Управлінськийпраця відрізняється складністю і різноманіттям, наявністю великої кількості форм івидів, багатосторонніми зв'язками з різними явищами і процесами. Цеперш за все праця творчий і інтелектуальний. На перший погляд, великайого частина взагалі не піддається будь-якої формалізації. Томуавтоматизація управлінської діяльності спочатку пов'язувалася тільки завтоматизацією деяких допоміжних рутинних операцій. Але бурхливийрозвиток інформаційних комп'ютерних технологій, вдосконаленнятехнічної платформи і появу принципово нових класів програмнихпродуктів привело в наші дні до зміни підходів до автоматизаціїуправління виробництвом.

§ 1. Модель автоматизації управлінських процесів

При всьому різноманітті дійсному управлінської діяльностіможлива деяка її класифікація. Визначають наступні видиуправлінської діяльності залежно від її змісту: евристична;адміністративна; операторна.

Евристична діяльність полягає у формулюванні нових ідей,концепцій, рішень. В управлінні вона втілюється в розробці нових планів,технологій, форм організації праці. Процес такої діяльності може бутирозділений на дві складові: аналітичну і конструктивну. Аналітичнаскладова передбачає збір, вивчення і аналіз необхідної для прийняттярішення інформації. Конструктивна складова являє собоюпідготовку, обговорення і прийняття управлінського рішення. Діяльністьтакого виду практично не формалізується.

Адміністративна діяльність - це безпосереднє управліннядіями і поведінкою виробничої системи. Вона полягає ворганізації комунікацій між різними учасниками процесу управління і взагальному випадку передбачає видачу розпоряджень і контроль їх виконання.
Така діяльність більшою чи меншою мірою може бути формалізована.

операторна діяльність. Попри те, що управлінський труд --процес дуже творчий, деяка його частина рутинна і являє собоюнабір стереотипних, повторюваних операцій, необхідних для інформаційногозабезпечення виробничих процесів. В основному, це операції, пов'язаніз документуванням управлінської діяльності. Згідно з російськимзаконодавству і здоровому глузду, діяльність підприємства має бутизадокументовано, тобто на відповідні адміністративні, фінансові,комерційні, виробничі операції створюються офіційні документи.
Саме обробка документів становить основний зміст операторногопраці (мається на увазі оформлення, реєстрація документів, експедиційнаобробка надходить кореспонденції). Операторна діяльністьформалізується найбільш простим способом і легко піддається автоматизації.

Історично склалося так, що операторна діяльністьпіддавалася автоматизації в першу чергу. Це пов'язано з тим, що вонапросто формалiзуються,. Операторна діяльність підтримується різноманітнимизасобами автоматизації.

В основному для автоматизації операторного праці використовуютьсясистеми, давно завоювали серця користувачів. Сьогодні вони пропонуютьбагатий набір різних функціональних можливостей, що забезпечуютьобробку даних, представлених в електронній формі. До них відносятьсярізноманітні засоби розробки документів (такі як текстові татабличні процесори, засоби підготовки презентацій і т. п.), системиобробки транзакцій (OLTP - On-line Transaction Processing), системиуправління базами даних (СУБД), системи управління документами (EDMS -
Electronic Document Management System).

Як засоби автоматизації адміністративної діяльностівикористовуються різноманітні системи, що забезпечують і координуючіспільну діяльність декількох учасників процесу управління. Такісистеми з'явилися на ринку програмного забезпечення відносно недавно.
Це так звані системи groupware і workflow, а також засоби роботи зелектронними формами. Основна концепція використання систем такого типуполягає у формуванні єдиного інформаційного просторупідприємства, спрощення процесу обміну інформацією, оптимізації робітспівробітників і скорочення витрат праці і часу на їх адмініструванняспільної діяльності.

Найбільші труднощі виникають при спробі автоматизувати яких -яким чином евристичну діяльність. У наші дні коректніше говорити непро автоматизацію діяльності такого роду, а про її автоматизованоїпідтримки. До засобів, які використовуються з цією метою, можна віднести системипідтримки прийняття рішень (DSS - Decision Support System), експертнісистеми (ЕС), системи аналізу в реальному часі (OLAP - On-line Analytic
Processing), інформаційні сховища даних (Data Warehouse). Робота такихсистем грунтується на твердженні, що для ухвалення рішення найважливішимфактором є наявність досвіду дій в подібних ситуаціях (особистого йдосвіду інших людей). Інформацію про це і надають системиавтоматизації евристичної діяльності, забезпечуючи своїм користувачамможливість прийняття найбільш обгрунтованого рішення самостійно.

§ 2. Системи workflow - поняття і визначення

Технологія автоматизації ділових процесів (workflow) - цесучасна технологія комп'ютеризованої підтримки процесів управлінняпідприємством (ділових процесів) в цілому або якоїсь їх частини. Упевному сенсі вона не є революційною, оскільки об'єднуєкілька сформованих інформаційних технологій, таких як електроннапошта, управління проектами, робота з базами даних, об'єктно -орієнтоване програмування та CASE-технології. Конкретні реалізаціїтехнології являють собою програмні системи автоматизації діловихпроцесів (системи workflow), кожна з яких грунтується на деякійкомбінації перерахованих технологій.

Система автоматизації ділових процесів (система класу workflow) --програмне забезпечення, що служить для опису і забезпечення виконанняділових процесів підприємства. Найбільш відомі системи зарубіжнихвиробників: Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action
Technologies Inc.) І т. п. Гідне місце серед них займає вітчизнянарозробка - WorkRoute (ВЕСТЬ АТ).

При всій розмаїтості системи автоматизації ділових процесів маютьє щось спільне - всі вони спрямовані на вирішення проблем, що виникають із-заізольованості і фрагментованості інформації, шляхом створення спільногоінформаційного простору на підприємстві. Власне кажучи, такісистеми не можна розглядати як поодинокі програми. Їх з упевненістюможна віднести до засобів інтеграції ділових процесів підприємства.

§ 3. Підтримка основних функцій управління коштами workflow

Ідеологія систем автоматизації ділових процедур грунтується натвердженні, що більшість ділових процесів в апараті управліннямає наступні характеристики: діловий процес складається з кінцевого набору завдань, що виконуютьсязапропонованим чином; у діловій процес залучено безліч людей з різним ступенемвідповідальності; ділові процеси полягають у вивченні, створенні, обробці іпередачі інформації в різних уявленнях, а не тільки у формідокументів; ділової процес має певну мету, можливо, не очевидну всімйого учасникам.

Системи автоматизації ділових процесів грунтуються на комплексномупідході до вирішення завдань управління. Це означає, що вони в тій чи іншій міріпідтримують реалізацію всіх основних функцій управління: планування,організації, активізації, координування та контролю ..

Система управління може бути розділена на керуючу ікеровану підсистеми. Керуюча підсистема займається виробленнямуправлінських рішень. Керована підсистема є виконавцем цихрішень. Важливий показник ефективності взаємодії керуючої такерованої підсистем - зворотний зв'язок. Зворотній зв'язок - це інформація прорезультати управлінського впливу. Керуюча підсистема отримує їївід керованої у вигляді різноманітних звітів (документованих і усних).
Така інформація допомагає оцінити отримані результати і є основоюдля вироблення нових рішень, що коректують або розвиваючих попередні.

Отже, засоби автоматизації управлінських процесів (на схемікошти workflow) служать інтегруючим засобом при забезпеченнівзаємодії керуючої і керованої підсистеми, що будуєтьсянаступним чином.

Організація процесу виробництва призводить до формування деякихструктур (організаційної, виробничої, структури взаємин і т.п.). Ці структури випливають із суті і змісту ділових процесів. Вонизакладаються в модель ділового процесу на етапі впровадження системиавтоматизації, що проявляється в побудові карти ділового процесу,описує жорстку маршрутизацію, а також у призначенні ролей, визначеннігруп учасників процесу і т. д. Таким чином, діюча системаавтоматизації ділових процесів підтримує заданий спосібфункціонування апарату управління.

Отримана при впровадженні системи модель ділових процесів неє статичною. Підприємство може вижити і ефективно функціонуватитільки в тому випадку, якщо буде чуйно реагувати на перетворення зовнішньоїі внутрішнього середовища. Ці зміни відображаються на організації діловихпроцесів усередині підприємства. У цьому випадку завданням системи автоматизаціїділових процесів стає своєчасне відображення відбуваютьсязмін. При цьому особливого значення набуває той факт, що оновленнясистеми не вимагає її перепрограмування. Зміни вносяться по ходу справибезпосередніми користувачами системи, роблячи її дуже чутливою дорізноманітним нововведень.

За результатами планування будується певний план дій. Урамках активізації керівництво формулює доручення і розпорядження,покликані реалізувати отриманий план. За допомогою системи автоматизаціїкерівник або його секретар оформляє розпорядження у вигляді робіт. Прицьому створюється опис роботи, що включає терміни її початку, виконання таінші характеристики. Якщо виконання роботи вимагає ознайомлення з тимабо іншим документом, представленим в електронній формі, то він може бутиприкріплений до опису роботи і надалі буде переданий користувачеві. Припаралельної маршрутизації робота може направлятися відразу декількомвиконавцям.

Система автоматизації передає ініційовані роботи виконавцямзгідно з описаним характеристикам, дотримуючись терміни передачі, видмаршрутизації та інші задані умови. Виконавець, отримавши завдання,приступає до його виконання. При цьому він може сформувати нові роботи,як частини виконуваної, якщо йому дані такі повноваження, і залучити в такийчином до виконання роботи інших учасників. При необхідностіуточнення завдання або оперативного узгодження можна скористатисяфункцією системи аналогічної електронній пошті, передавши відповіднийзапит.

При переході роботи від одного учасника до іншого до неї можутьдодаватися нові дані. На схемі вони названі «даними про виконанняроботи ». Такі дані з'являються в системі двома способами: безпосередньовводяться виконавцем в екранну форму, що описує роботу, абогенеруються системою самостійно. У другому випадку маються на увазідані про терміни проходження роботою чергового етапу, поточний статусроботи (ініційована, завершена, відкладена), її місцезнаходження і т. п.
Саме ця інформація часто цікавить ініціатора роботи з точки зорукоординації процесу та контролю його протікання. Система автоматизаціїділового процесу забезпечує передачу такої інформації в режимі реальногочасу, підтримуючи оперативну зворотній зв'язок між ініціатором роботи іїї виконавцем. При цьому усувається можливість втрати необхіднихданих, значно скорочується час їх передачі в порівнянні з паперовоютехнологією організації робіт.

Отримана інформація є основою для вироблення рішень: закоординації ділового процесу і за результатами контролю. Нові рішеннязнову оформляються у вигляді робіт, які запускають нову ітерацію роботи системи.
Використання систем автоматизації ділових процесів дозволяє значнопідвищити рівень цих рішень, завдяки своєчасному інформуваннюкерівництва про стан справ.

Функціонування автоматизованої системи дозволяє створити іпідтримувати чітку технологію життєдіяльності всього апарату управління.
Воно сприяє належної організації робіт, удосконалює зворотніінформаційні зв'язки, укріплює трудову дисципліну і підвищуєорганізаційну культуру

§ 4. Висновок

Отже, управління - це специфічний вид праці, що володіє поручособливостей. До них відноситься формалiзуються, слабка, що утрудняє йогоавтоматизацію. Проте сучасні програмні засоби дозволяють вякоюсь мірою вирішити завдання автоматизації процесів управління. До їх числавходять і системи автоматизації ділових процесів (системи класу workflow).

Технологія автоматизації ділових процесів (workflow) в застосуваннідо управління підприємством пов'язана з автоматизацією адміністративного праціі спрямована на підтримку основних класичних функцій управління:планування, організації, активізації, координування та контролю. Насьогоднішньому ринку ПЗ представлений широкий спектр систем, що реалізують цютехнологію. Вони забезпечують вирішення поставлених завдань, керуючипослідовністю робіт на основі описаних логічних правил і залучаючинеобхідні людські та інформаційні ресурси, пов'язані з різнимиетапами робіт.

Використання систем автоматизації ділових процесів дозволяєговорити про наступні переваги впровадження нової технології організаціїуправлінської діяльності в порівнянні з традиційними: забезпечується висока ефективність прийняття рішень; раціоналізуються і інтегруються інформаційні процеси, в томучислі вдосконалюється організація документообігу підприємства; підтримується оперативна налаштування системи автоматизації назміни порядку роботи, що складається на підприємстві; усувається дублювання функцій; підвищується ефективність роботи в цілому; знижуються витрати на інформаційний супровід функціонуванняпідприємства.

Перераховані переваги технології, а також її успішне впровадженняі використання на багатьох підприємствах (як за кордоном, так і в Росії)дає можливість говорити про неї як про сучасну ефективної технологіїорганізація управлінських процесів, що володіє великим майбутнім.

Глава 3. Стратегія впровадження ІТ на російських підприємствах

§ 1. ІТ - один із напрямів інвестиційної діяльності підприємства

Як всяке інвестиційне спрямування діяльності підприємства, а
ІТ є інвестиційним товаром, напрямок, пов'язаний з впровадженням інформаційних технологій, якіконкурує за інвестиційні ресурси з іншими напрямками, наприклад,модернізацією технологій основного виробництва або вдосконаленнямсоціально