Міністерство освіти РФ

Державний Університет Управління

Інститут інформаційних систем управління

кафедра документознавства та документаційного забезпечення управління

Курсовий проект на тему:

«Використання електронної пошти, Internet, та інших систем з метою раціоналізації документообігу».

Виконав студент групи Дідо II-1

С.Г. Бежанішвілі

Перевірили к.і.н., доцент О. В. пшінки ст.викл. Л.А Дороніна

Москва

2000

Зміст

Зміст 2
Вступ 3
Огляд літератури 4
Класифікація засобів електронного документообігу, 7
Принципи технології електронного документообігу. 9
Системи управління документообігом на основі web-технологій 12
Використання електронної пошти. 17
Система корпоративного електронного архіву. 18
Список літератури 20

Введення

Завдання накопичення, обробки та розповсюдження інформації стояла передлюдством на всіх етапах його розвитку. Протягом довгого часуосновними інструментами для її вирішення були мозок, мова і слух людини.
Перше кардинальна зміна відбулася з приходом писемності, а потім --c винаходом книгодрукування. Наступний прорив в області інформаційногообміну стався з появою електронних обчислювальних машин. Перші ЕОМвикористовувалися як великі автоматичні арифмометри. Принципово новийкрок був здійснений, коли від застосування ЕОМ для вирішення окремих завданьперейшли до їх використання для комплексної автоматизації тих чи іншихзакінчених ділянок діяльності людини по переробці інформації.

Одним з перших прикладів подібного системного застосування ЕОМ у світовійпрактиці були адміністративні системи обробки даних. У міру свогоподальшого розвитку адміністративні системи обробки даних переростаютьв автоматизовані системи управління відповідними об'єктами, де,як правило, декілька ЕОМ об'єднують в обчислювальний комплекс.

Перші проекти застосування комп'ютерних засобів не як допоміжний,а як основний елемент системи документообігу, з'явилися на початку 80ыхроків. У той час каменем спотикання їх розвитку стали недостатнійрівень розвитку матеріально-технічної бази і відсутність чіткихстандартів на електронні документи.

У 90ые роки, у зв'язку зі швидкісним розвитком обчислювальної техніки,з'явилися системи управління документообігом, побудовані за принципом
"клієнт-сервер", пристосовані для роботи в рамках невеликої локальноїмережі. Паралельно з цим, йшов розвиток всесвітньої комп'ютерної мережі
Internet. До середини 90х років стало можливим використовувати її в ціляхстворення принципово нових систем управління документообігом.

Огляд літератури

Пошук літератури з даної теми був значною мірою утруднений.
З огляду технологічного відставання Росії описуваного питання булоприсвячено мала кількість публікацій. Основою вихідної інформації з'явилисястатті з періодичної літератури, присвяченій інформаційним технологіям.

Першим розглянутим джерелом були "Методичні рекомендації наоснові ГОСТ 6.30-97 ". У розділі 8.4, що стосується використання Internet,подано інформацію про те, що таке електронне повідомлення, електронна пошта,та інші базові поняття. Розділ відрізняється лаконічністю опису питаннявикористання Internet, мінімальна кількість наданої інформаціїговорить про те, що в момент написання ГОСТу не розглядалося широкевикористання електронних засобів документообігу. В описі формуванняадреси є деяка неоднозначність. Написано: "Адреса в системіелектронної пошти складається з імені електронної поштової скриньки, яказазвичай збігається з реєстраційним номером користувача, і домену, якийописує місце комп'ютер або локальну систему, де цю поштову скринькузнаходиться. "Першою неточністю є те, що адреса вибирається абонентомнезалежно від реєстраційного номера, більш того, їхній збігє вразливе місце з точки зору безпеки інформації.
Друга неточність полягає в тому, що, по-перше, не кожен доменвизначає фізичний стан сервера (це відноситься до доменів першогорівня COM, ORG і т.д.), і, по-друге - місце розташування користувачаніяк не залежить від місця розташування сервера. Загалом, враження про книгупозитивне, але її цінність, як і цінність будь-якого набору визначень, зпрактичної точки зору мінімальна.

Другим імовірним джерелом виявився підручник "Організація роботи здокументами ". У розділі про автоматизації діловодства данакласифікація засобів автоматизації з описами особливостей іможливостей. В інших розділах коротко описуються технології електронноїпошти, гіпертексту, побудови комп'ютерних мереж.

Більш об'ємними і змістовними об'єктами, відібраними під час пошуку,стали статті зі спеціальних виданнях, присвячених комп'ютерним технологіям.
Значна частина з них мають один великий спільний недолік --надмірність інформації комерційного характеру через використання вЯк джерела матеріали західних періодичних видань. Кожнущо викладається думка автори статей вважають за належне підтвердити двома-трьомапосиланнями на дані експертів.

Найбільш повне і конкретне розгляд проблеми зустрілося в статті
"Системи управління документами на основі web-технологій", опублікованій вжурналі Computer Week # 07'97. Стаття докладно описує суть справи,визначаючи переваги і недоліки застосування Internet з метою створеннясистеми управління документами. Викладається концепція використання web -технології, без застосування сторонніх програмних продуктів. У тому жномері журналу є ще одна стаття, що описує питання безпекивикористання глобальної мережі. Обидва ці джерела, за виняткомнасиченості економічними даними, заслуговують гарної оцінки.

Стаття "Lotus Domino відкриває Держстандарту вікно в Internet" з журналу
"Мережі" # 04'2000 розповідає про реалізацію підходу до використання web -технології, відмінного від описаного в попередньому джерелі. Не вдаючись уподробиці, можна сказати, що мова йде про використання програмнихпродуктів, основою яких є інтеграція з Internet. Недолікомстатті, з точки зору розглянутої проблеми, є надмірний акцентна специфічні можливості додатків, що працюють під управлінням Lotus
Domino/Notes, що використовуються в системі Держстандарту, але абсолютно даремнідля інших користувачів.

Для організації електронного документообігу в рамках великоїорганізації мало однієї лише системи управління, а потрібні ще й коштизберігання електронних документів. Інформація з цього питання була знайдена встатті "Концепція побудови електронного архіву", журнал "Відкритісистеми "# 01'97. На відміну від багатьох інших, в ній були відсутні фінансовідані. Стаття відрізняється чіткістю аналізу проблеми, ясної формулюваннямпропонованих рішень і висновків. Велику увагу приділено технічноїсторону питання.

Також як джерело була взята стаття "Концепція системиавтоматизації вітчизняного документообігу ", журнал" Відкриті системи "
# 01'97. У ній в доступній формі описана суть проблеми автоматизаціїдокументообігу в російських умовах, дана класифікація системавтоматизації роботи з документами. комерційна спрямованість статті неє перешкодою коректного викладу істоти розглянутогопитання. До недоліків можна віднести її деяку неактуальність зважаючинаявності застарілих даних, що позначається у формі недостатньої увагидо web-технологій через їх недорозвиненості на момент написання статті.

Класифікація засобів електронного документообігу,

Коли говорять про автоматизації діловодства або документообігу,то зазвичай мають на увазі будь-які інформаційні технології, пов'язані зобробкою документів - від використання текстових процесорів до системуправління потоком робіт і управління базами даних. У результаті в цюкатегорію потрапляє дуже широкий спектр програмних продуктів:

Системи управління документами, точніше - з файлами документів намашинних носіях. Існує величезна кількість програмних продуктів,дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні таінші види документів. По суті, системи управління документами єсистемами управління базами даних для неструктурованої інформації.
Системи, засновані на архітектурі "клієнт-сервер", складаються з 4 основнихелементів:

. центрального програми, розташованого на сервері

. клієнтських додатків, розташованих на робочих станціях

. програмного забезпечення по індексації та пошуку, розташованого на сервері даних

. власне документів, представлених у вигляді файлів різних типів

(текст, зображення), що зберігаються на сервері або робочої станції.

Управління документами. Передбачається, що кожен документ можехарактеризуватися складною сукупністю структурованих даних. Системиуправління документами забезпечують ефективне збереження й обробку цихданих. Прикладом такої системи є системи правової інформації,що дозволяють швидко орієнтуватися у безлічі нормативно-правових актів.

Пересилання документів. Це поштові системи, що забезпечують пересиланнядокументів та супровідної інформації для роботи з ними іншихкористувачів комп'ютерної мережі. Вони можуть бути більш-менш потужними: віднайпростіших систем електронної пошти до розвинених відомчих систем,дозволяють, наприклад, пов'язувати з документами специфічні набориреквізитів і маршрути руху.

Групова робота над документами. Ці системи дозволяють групікористувачів комп'ютерної мережі паралельно працювати над спільнимидокументами. При цьому може забезпечуватися оперативне відстеження всіхзмін і версій.

Управління потоком робіт. Ці системи автоматизують складнібагатокрокових алгоритми роботи з документами в організації. Кожен типдокумента може мати специфічні алгоритми обробки і маршрутируху, причому на кожному кроці функції обробки і подальший маршрутможуть, в загальному випадку, залежатиме від передісторії документа і поточних подій.

Принципи технології електронного документообігу.

Управлінська діяльність в Росії, як і в усіх розвинених країнах,здійснюється за допомогою документів, які одночасно єджерелом, результатом і інструментом цієї діяльності. Організаціяроботи з документами - ключова технологія управління в будь-якій установі:від офісу невеликого підприємства до федерального відомства або величезноїкорпорації. Природно, ефективне управління вимагає деякої системироботи з документами. Чим ширше сфера і масштаби діяльності організації,тим більш важливу та самостійну роль грає власне системаділоводства. Вона передбачає не тільки єдині правиладокументування - оформлення документів, але і єдиний порядокдокументообігу.

Відповідно до нормативних вимог документообіг організаціїохоплює рух документів з моменту їх отримання або створення дозавершення виконання, відправлення або здачі в справу. Технологія управліннядокументообігом передбачає ведення реєстраційно-контрольних форм увигляді журналів і картотек. Головна проблема традиційної технологіїуправління документообігом - практична неможливість централізовановідслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу.
Адже це вимагає величезних трудовитрат не тільки на ведення докладнихжурналів і картотек в кожному підрозділі, але і на оперативнецентралізоване зведення відповідної інформації.

Відсутність дієвої технології управління документообігомприводить, в кінцевому рахунку, до того, що, як правило, в довільний моментчасу неможливо точно сказати, над якими документами працюєустанова, яка історія і поточний стан того чи іншого питання, ніжконкретно зайняті виконавці.

У сучасному закладі основними технологічними інструментамироботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцяхвиконавців та об'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює хочаб всі робочі місця діловодного персоналу в структурнихпідрозділах організації, то з'являється можливість використовувати мережу дляпереміщення документів і централізовано відслідковувати хідділоводного процесу - аж до роботи виконавців наддокументами на їх робочих місцях.

Загальнодержавні норми регламентують лише форму готових --офіційних документів, але не технологію їх підготовки: роботу з проектамий неофіційними робочими документами. Тому на етапі підготовкидокументів можуть бути застосовані довільні інформаційні технології - відтекстових процесорів до систем колективної роботи. Коли ж ми говоримо пронормативному документообіг, то слід врахувати ряд найбільш характернихособливостей. Це дуже чітко окреслена і вельми специфічна предметнаобласть.

До об'єктів системи управління документообігом відносяться структуриданих, над якими здійснюються операції. До них відносяться картотеки,реєстраційно-контрольні картки, файли документів, повідомлення та папки.
Кожен документ повинен бути зареєстрований в системі. У процесіреєстрації до реєстраційної картки заносяться реквізити документа,характеризують власне документ і стан його обробки.
Передбачається можливість ієрархічних двонаправлених гіпертекстовихзв'язків між документами.

Картотеки - це віртуальне підмножина документів. Картотека єповним аналогом картотеки/журналу підрозділи організації. Власнедокумент може існувати поза автоматизованої системи, наприклад напапері. При наявності одного або декількох машинних файлів, що містятьелектронну версію документа, система зберігає посилання на відповідніфайли документа і програми їх читання/редагування. Таким чином,користувач системи має можливість працювати з електронними документами.

При пересиланні документа від користувача до користувача формуєтьсяповідомлення, що містить реквізити одержувача, кореспондента, дату і власнетекст супровідного повідомлення/резолюції. Для контролю виконаннядокументів використовуються контрольні картки, які можуть створюватися длявсього контрольованого документа або для його розділів.

Папки документів призначені для групування реєстраційнихкарток документів з будь-якою ознакою, наприклад технологічного,тематичним і т. д.

Інформаційна модель передбачає також можливістьвзаємопов'язаного функціонування декількох систем автоматизаціїдокументообігу. У цьому випадку обмін документами між системамиздійснюється за допомогою будь-якої системи електронної пошти.

Системи управління документообігом на основі web-технологій

Настала епоха Internet. Стали необхідні системи, які, по-перше,забезпечать спільне використання документів співробітниками підприємств тавзаємодія між відділеннями, по-друге, нададуть можливістьпублікації документів на Web-сайті і, по-третє, підтримають електроннуторгівлю з бізнес-партнерами та замовниками. Компанії, що мають власніінтрамережі на базі протоколу IP, мають можливість використовувати їх дляподальшого розвитку систем управління та обробки електронних документів.
Наприклад, можна перетворити всі паперові документи в електронні ізосередити їх в базі даних головного офісу, забезпечивши до них доступ поінтрамережі всім працівникам фірми, а по Internet - її клієнтам. Це дозволитьзнизити витрати на розповсюдження паперової документації за рахунок публікаціїнеобхідної інформації в Internet і інтрамережі і підвищити ефективністьроботи з документами службовців компанії.

Останні десять років розвитку мережевих засобів показали, що сучасніпідприємства не можуть обійтися без систем на базі web-технологій, тому щосаме вони дозволяють остаточно перейти до безпаперовій технології,забезпечивши віддалений доступ до документів. Системи управління документами,використовувані в даний час в корпоративних мережах, виконують завантаження таобробку усього потоку документів, що циркулюють в межах підприємства, т.тобто інформації, що пересилається між службовцями і відділеннями, а такожзабезпечують обміндокументами з споживачами, постачальниками, клієнтами тадистрибуторами Основні функції системи управління документами --класифікація інформації, розміщення її в бібліотеках баз даних інадання користувачам інтерактивного доступу до документів. Право нароботу з документами визначається за допомогою ідентифікатора користувача тавхідного пароля, а можливість обробки інформації забезпечуєтьсяпрограмними засобами, які дозволяють редагувати документи,колективно працювати з ними, а також обмінюватися ними по каналахелектронної пошти. До цих пір такі системи впроваджувалися досить повільноі не мали успіх у споживачів через те, що не моглизапропонувати користувачам таких широких можливостей, які змусили бїх змінити звичні методи ведення бізнесу. Нові системи управліннядокументами на базі Web мають всі шанси привернути увагу підприємств,причому головна причина їхньої популярності полягає в тому, що в якостіклієнтської частини ці програми, клієнт/сервер використовують стандартний Web -броузер. За допомогою таких систем службовці, що працюють вдома, можуть миттєвоотримати будь-які зміни, внесені керівництвом в документи компанії,підключившись до корпоративного сервера за допомогою модему чи мережевої картиі оглядача і знайшовши необхідний звіт у бібліотеці бази даних. Замовникиотримують можливість звернутися до Web-сайту підприємства і, клацнувши мишею попіктограмі, що відповідає засобам обслуговування клієнтів, автоматичнопідключитися до бібліотеки бази даних, щоб перевірити, чи відправленізамовлені вироби. У попередніх, традиційних системах управління документамина комп'ютері потрібно встановити клієнтську частинуцього додатка, що обмежувало можливості використання даногопродукту. Крім того, для кожного користувача, який бере участь уколективної роботи з документами, компанія повинна була придбати упостачальника ліцензію, що призводило до значних матеріальних витрат.
Системи управління документами на базі Web не вимагають витрат наклієнтське програмне, дозволяючи економити значні кошти.

Найбільш приваблива сторона систем управління документами на базі
Web - економія коштів. У кінцевому рахунку Web-системи управління документамиможуть також виконувати функції автоматизації ділових процедур, здійснюючине тільки поділ документів на категорії та взаємодія збібліотеками баз даних, а й маршрутизацію документів. Ще одна функціямайбутніх систем управління документами полягає у наданні доступудо корпоративних інформаційних бібліотекам як співробітникам підприємств, такі компаніям-партнерам, які зможуть отримати специфікації на продукцію,графіки постачання виробів та іншу інформацію, не представляєкомерційної таємниці. Основні причини, які можуть сповільнити розвитокзасобів управління документами на базі Web, - це ризик, пов'язаний знедостатнім захистом інформації в системі Web, і складність розробкирозвинених додатків на основі моделі "слабкий клієнт/потужний сервер".

Оскільки документи стають все більш різноманітними іорієнтованими на Internet, користувачам буде потрібно засоби, якіздатні маніпулювати як текстами, так і зображеннями, відеоі звуком.

Internet виконує дві функції - по-перше, служить проводить середовищемдля обміну інформацією між організаціями, що працюють в областістандартизації, і, по-друге, виступає в ролі середовища для швидкої розробкидодатків. Інтрамережа доступна лише структурним підрозділам організації,зовнішні користувачі мають доступ тільки на Web-вузол.

Найбільш складною є проблема захисту інформації. Якщо мова йде проодносторонньому доступі до інформації, забезпечити надійний захист легко:достатньо надати зовнішнім користувачам, які звертаються до бібліотекдокументів через Web, право тільки шукати і читати дані. Такий виддоступу означає, що компанія дозволяє стороннім особам отриматипевну внутрішню інформацію без реєстрації в корпоративній мережі ібез отримання будь-яких прав на керування даними. Це значнознижує небезпеку внесення несанкціонованих змін до відповідальнуінформацію. У цьому випадку користувач за допомогою Web-броузера може тількиознайомитися з даними, розміщеними на Web-сервер, який встановленийміж ним і внутрішньою мережею корпорації.

Коли система управління документами застосовується для двосторонньогодоступу до інформації, а саме цей спосіб спільного використаннядокументів особливо приваблює підприємства, проблема захисту ускладнюється.
Тепер для забезпечення безпеки корпоративної бази даних потрібніспеціальні програми, що регламентує права доступу. Крім того, наклієнтському комп'ютері повинно бути встановлено спеціальний додаток,підтримує зв'язок з сервером підприємства і що дозволяє йомуреєструвати документи, до яких звертається користувач, і зміни,вносяться останнім. В даний час більшість систем, призначенихдля управління документами в системі Web, включають розвинене сервернепрограмне забезпечення та невелику клієнтську частину, розраховану на такзваного "слабкого" клієнта, тобто пристрій, що не має потужногопроцесора і здатне забезпечити тільки перегляд інформації за допомогою Web -броузера. Ці системи не дозволяють повністю контролювати доступкористувачів до інформації.

Хоча проблеми з захистом даних поки не вирішені, Web-додатки дляроботи з документами можуть одержати широке поширення не через 5-10років, а набагато раніше. Система управління документами на базі Web --універсальний інструмент для більшості підприємств, тому що в нійвикористовується єдиний інтерфейс (Web-броузер), що забезпечує зв'язок міжрізними платформами. Звичайно, дана технологія потребуєдодаткових засобів захисту, проте переваги універсального доступудо інформації переважують цей недолік. У той же час швидкийтехнічний прогрес дозволяє сподіватися, що надійні засоби захисту длясистем управління документами на базі Web з'являться незабаром.
Традиційним засобом захисту інформації в інтрамережі служить брандмауер,розташований між інтрамережа і Internet. Для перевірки прав користувачівзастосовуються ідентифікаційні картки з кодуванням, а такожідентифікатори та паролі. Пересилати документи через брандмауер на зовнішні
Web-сайти дозволено обмеженому колу службовців корпорації. Всі ці заходиплюс засоби захисту серверів і повна заборона на доступ до мережі із зовнішніх
Web-вузлів створюють умови для безпечної та зручної роботи персоналу.

Стратегічно важливі дані можна зберігати на мейнфрейми, непідключеному до інтрамережі і Internet. Починати слід з впровадження найбільшпростого варіанту системи - перевірити її в інтрамережі компанії, і тількипісля цього організовувати зовнішні зв'язки через Web-сервер.

Разом, з метою забезпечення безпеки від несанкціонованого доступучерез Internet, можна використовувати також такі заходи:

1. Вбудовування в центральний вузол програмно-апаратний комплекс,виконує функції брандмауера.

2. Фільтрація пакетів і аутентифікація користувачів

3. Забезпечення внутрішнього зв'язку між вузлами за допомогоюкорпоративної інтрамережі, що має локальні IP-адреси, не зареєстрованів Internet і, отже, недоступні із зовнішнього світу.

4. Огородження виходу в зовнішню мережу proxy-сервером, якийперетворить внутрішні IP-адреси в глобальні, обмежує вхідний івихідний трафік, реєструється зовнішніх Web-сайтів, відвідуванихкористувачами.

5. Застосування різних протоколів на локальних серверах, що містятьособливо важливі бази даних, і на Web-серверах, що ускладнюєнесанкціонований доступ до баз даних. Це може дещо зменшитипереваги web-технології.

6. Впровадження механізмів управління доступом в саму систему управліннядокументообігом (список управління доступом, рівень доступу, ролі, групикористувачів, шифрування і т. д.).

Використання електронної пошти.

У випадку, якщо документ необхідно зробити загальнодоступним, цевідбувається двома основними шляхами, або через систему електронної пошти,шляхом розсилки, або через Internet, шляхом оприлюднення на Web-сервер.
Другий спосіб застосовується у випадку, якщо особи, яким може знадобитисядокумент, заздалегідь невідомі. Використання електронної пошти ж більшепідходить для направлення документів до виконавців.

Системою, що забезпечує маршрутизацію документів є системаелектронної пошти, яка здійснює паралельне поширеннядокументів. Маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилки тим,що маршрутизациї документ повертається в початок маршруту, наприклад, доініціатору, а розсилається документ йде до виконавця без контролю фактуповернення. За допомогою додаткових додатків система електронної поштиможе забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Для кожного користувача створюється поштову скриньку. Передачу повідомленьміж поштовими скриньками всередині локальної мережі здійснює програмниймодуль-марштурізатор. Але користувачі повинні мати можливість не тількипрацювати з електронною поштою в межах інтрамережі, але й обмінюватисяповідомленнями через Internet.

Отже, електронна пошта виконує такі функції:

• обмін повідомленнями між користувачами;

• обмін документами між користувачами; < p> • обмін даними між додатками;

• оповіщення користувачів про настання певних подій.

Система корпоративного електронного архіву.

Але впровадження потужних системи управління електронними документами незавжди призводить до отримання очікуваного ефекту. Причина криється в тому, щовеличезна кількість оперативної та довідкової інформації, як і ранішезалишається на паперових носіях. Ручна обробка таких паперових сховищстає вузьким ланкою функціонування багатьох великих корпорацій.
Рішенням може стати використання технології побудови корпоративногоелектронного архіву.

У рамках галузі або корпорації мова йде навіть не про традиційнуавтоматизації каталогів бібліотек, а про побудову інтегрованої системиглобального масштабу, що забезпечує ефективний доступ і зберігання величезнихобсягів документів в електронному вигляді. Причому, технологія повинна включатияк засобу створення/наповнення супербанка даних, так і коштизабезпечення його належного функціонування та розвитку. Однак, якщопотреба в такій технології назріла вже багато років тому, то технічнаможливість її реалізації з'явилася відносно недавно, як наслідокпояви дешевих носіїв, підвищення ефективності високошвидкіснихобчислювальних систем та мереж, нові інформаційні технологіїіндексування надвеликих масивів даних, намітилося напрямвпровадження засобів штучного інтелекту, що дозволяють моделювати іаналізувати великі масиви інформації.

Загальну ідею можна окреслити наступним чином. Організовуєтьсярозгортання високопродуктивної мережі, що включає графічні робочістанції і потужні сервери введення та обробки інформації. Для введення документівз паперових носіїв низької якості, використовуються промислові сканерипотокового вводу. Система забезпечує ефективне індексування іповнотекстовий пошук інформації великого обсягу. Дані, необхідні дляпошуку документів, що зберігаються в високопродуктивної і відмовостійкоїсистемі пам'яті, а графічні образи документів - у вигляді зображень наносіях, характеризуються тривалим часом зберігання та дешевизною.
Специфічна риса корпоративного електронного архіву - забезпеченняповнотекстового пошуку. Побудова та підтримка системи атрибутивногопошуку, характерного для систем управління документообігом, виявляєтьсянеприйнятним внаслідок часових і вартісних обмежень.

Програмним ядром корпоративного електронного архіву по праву можнавважати технології індексування та пошуку. Перший напрямок, іменованетакож корпоративним електронним архівом, відноситься до класу традиційнихінформаційно-пошукових систем, заснованих на атрібутном пошукуструктурованих даних. Альтернативне напрямок електронногоархівування базується на принципі повнотекстового індексуваннянеструктурованих даних і включає контекстно-незалежнеіндексування, що не залежить від природної мови, і контекстно-залежнеіндексування, що дозволяє оптимізувати індексацію і пошук з урахуваннямспецифіки морфології і семантики природної мови.

Як вже зазначалося, всі дані в системі можуть знаходитися в двох видах:пошуковий образ і образ власне документа. З-за високих вимог дошвидкості доступу до пошукового образу документа та його цілісності, він повинензберігатися в високошвидкісних відмовостійких системах, наприклад
RAID-масивах.

Для зберігання образу документів використання магнітних дисковихносіїв не представляється можливим внаслідок їх високої вартості. Зурахуванням того, що більшість архівних документів, практично, не підлягаютьмодифікації та видалення, бібліотеки на компакт-дисках можуть бутипереважно. Крім того, компакт-диски зручніше в роботі: їх автономнечитання можна здійснювати на будь-якому комп'ютері, комплектованою приводом CD-
ROM.

Список літератури

1. "Оформлення документів. Методичні рекомендації на основі ГОСТ

6.30-97. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", ВНІІДАД, Деловая Книга, 1998.

2. "Організація роботи з документами": Підручник/В.А. Кучерявий и др. -

М.: ИНФРА-М, 1999, 575с

3. Гореткіна Е. "Lotus Domino відкриває Держстандарту вікно в Internet",

"Мережі", 4, 2000.

4. Гавердовский А. "Концепція побудови систем автоматизації документообігу", "Відкриті системи", 1, 1997

5. Баласанян В. "Концепція системи автоматизації вітчизняного документообігу", "Відкриті системи", 1, 1997

6. Бейдер А., Кейв Р. "Про деякі підходи до керування документами",

"Відкриті системи", 3, 1998

7. Марков А. "Концепція побудови електронного архіву", "Відкриті системи", 1, 1997

8. "Системи управління документами на основі Web-технологій"

"КОМПИОТЕРУІК-МОСКВА" 7, 1997.