Державний Університет Управління

ІНіМЕ

Доповідь на тему:

"Дослідження та проектування цілей управління"

Виконала:

Шураева Валерія

Пр-во III-2

МОСКВА 2001

Будь-яка система управління за визначенням є цілеспрямована система,що має ієрархічну будову, і організована для досягнення цілей,званих цілями функціонування системи управління.

Значення цілей функціонування велике. По-перше, тому, що ворганізаціях повинні прийматися тільки такі рішення, які реалізують їїмети функціонування.

По-друге, щоб уникнути «паразитного» діяльності організації, тобтодіяльності, що заважає досягненню мети функціонування організації,глобальна мета повинна бути доведена до кожного керівника і виконавця.
Для цього потрібен постійний контроль реального стану системи іпорівняння його з цілями, завданнями функціонування системи.
Звідси випливає, що будь-яка організаційна діяльність в системі виправданатільки в тому випадку, якщо вона сприяє досягненню її кінцевої метифункціонування. Інакше кажучи, будь-яка організація повинна бутиспроектована таким чином, щоб вся організаційна діяльність усистему реалізувала тільки ті цілі функціонування для яких вонастворювалася.

Цілі - це конкретизація місії організації в формі, доступною приуправлінні процесів їх реалізації. Для них характерні такі риси івластивості:

• чітка орієнтація на певний інтервал часу;

• конкретність і вимірними;

• несуперечність і узгодженість з іншими цілями та ресурсами;

• адресність і контрольованість.

Призначення організації утворює фундамент для встановлення цілейорганізації в цілому, її підрозділів і функціональних систем (маркетинг,нововведення, виробництво, персонал, фінанси, менеджмент), кожна зяких ставить і реалізує свої цілі, які логічно випливають із загальної метипідприємства,

Визначення цілей функціонування є одним з найбільш важливихетапів проектування системи управління. Від того, наскільки правильновибрана мета функціонування, наскільки чітко вона сформульована, залежитьвесь успіх організаційно-адміністративної діяльності. Неправильне абонечітке формулювання мети функціонування призведе до того, що системауправління, навіть якщо вона належним чином влаштована, працює не з повноювіддачею, не ефективно, оскільки зусилля апарату управління витрачаються нецілеспрямовано. У реальних організаціях, як правило, доводиться матисправу з цілою сукупністю цілей. Завдання керівника організації будь-якогорівня - зуміти врахувати все різноманіття чинників, що впливають нафункціонування організації, правильно оцінити ситуацію і виробитиоптимальні рішення.

У ряді випадків для характеристики цілей функціонування вживаєтьсясукупність параметрів, що ускладнює оцінку ступеня досягнення мети івимагає вибору критеріїв, за якими можна судити про ступінь досягненнямети. Якщо немає критеріїв вибору або оцінки ступеня досягнення цілейфункціонування, немає і самих цілей функціонування.

Як правило, організації ставлять і реалізують не одну, а кілька цілей,які важливі для їх функціонування та розвитку. Поряд зі стратегічнимицілями і завданнями доводиться вирішувати величезну кількість поточних іоперативних. Крім економічних - стоять соціальні, організаційні,наукові та технічні завдання. Поряд із регулярно повторюваними,традиційними проблемами менеджери повинні приймати рішення знепередбачених ситуацій і т.д. Класифікація цілей дозволяєконкретизувати завдання цілепокладання і використовувати відповіднімеханізми та методи, напрацьовані для різних груп цілей. Один з можливихваріантів класифікації цілей представлений в табл. 5.1.

Таблиця 5. 1 Класифікація цілей

На кожному рівні організації виникають приватні цілі, причому тільки їхсукупність необхідно розглядати як певну мету певногорівня управління. Звідси виникає необхідність структуризації цілей іпобудови дерева цілей.

Отже, в теорії організації поняття мети є одним зосновних. Без визначення цього поняття, без виявлення співвідношень мети,засобів досягнення цілей, оцінки ефективності шляхів досягнення цілейне можна вирішувати проблему проектування організації. Це означає, що безчіткого формулювання цілей функціонування не можна комплексно вирішити ніоднієї проблеми, пов'язаної з побудовою організації, з плануванням їхдіяльності, оцінкою ефективності.

Таким чином, проектування цілей організації є обов'язковим іважливим етапом процесу проектування загальної системи управління.

Проектування цілей організації проводиться в декілька етапів (див.рис. 5.1 .).

Розглянемо ці етапи.

Етап 1. Досліджується призначення організації, загальна мета системи,визначається її призначенням. При аналізі важливо не змішувати поняттяцільового призначення системи і критерію ефективності. На відміну від метиорганізації, визначення напрямку і сенсу функціонування системи,основний її завдання, критерій ефективності є показником »визначає ступінь досягнення цієї мети.

Етап 2. Формуються якісні цілі організації, що здійснюються в двастадії. Спочатку формуються якісні цілі функціонування організації,випливають з Положення даної організації, що регламентує їїдіяльність, а потім вибираються якісні характеристики мети.
Формулювання мети має бути гранично чіткою і вказуватися внаказовому способі.

Наприклад;

Мета I. Максимально сприяти навчальному процесу.

Мета 2. Навчити студентів методів аналізу систем управління,

Мета 3. Навчити студентів методів формалізованого представленнярезультатів обстеження систем управління

Етап 3. Проводиться ранжування цілей функціонування організації,здійснюване для обгрунтування вибору цілей функціонування, покладених воснову подальшого проектування організації. Оскільки всі реальніорганізації - багаторівневі, ранжування цілей повинно здійснюватися навсіх обраних рівнях управління. Ранжірованние цілі не виникають самі посебе. Вони випливають із глобальних цілей функціонування, які, у своючергу, регламентуються рішеннями вищестоящих організацій,постановами, положенням про організацію.
Проблема ранжирування цілей функціонування має принципове значеннядля вирішення проблем проектування організаційних систем за багатьмапричин: по-перше, за своєю природою всі реальні організації --багатоцільові, по-друге, період дії цілей функціонування різний, аотже, спроектувати організацію необхідно тільки виходячи зцілей, період дії яких можна порівняти з періодом проектуванняорганізації (в іншому випадку процес проектування стаєбезперервним); по-третє, проектування організацій під всі ціліфункціонування дуже трудомістким, а. отже, число цілей повиннебути по можливості обмеженим.

Проблема ранжирування цілей функціонування в силу важливості її дляорганізаційного проектування повинна бути вирішена досить коректно івимагає застосування найбільш об'єктивних методів »наприклад методу експертнихоцінок.

У цьому випадку застосування методу експертних оцінок проводиться в дваетапу-

На першому підготовчому етапі здійснюється формування експертнихгруп на обраних рівнях управління і готується вся документація,необхідна для проведення експертизи цілей.

Вибір групи експертів проводиться з урахуванням їх компетенції окремо длякожного рівня. Саме в такому випадку можна говорити і про достовірністьекспертизи, і про мінімальні витрати на її проведення. Для підборуекспертів застосовуються наступні характеристики; компетентність,креативність, ставлення до експертизи, конформізм, аналітичність і широтамислення, самокритичність.

Компетентність експерта - це ступінь його Квалі-, сифікацію в певнійгалузі знань. Компетентність може бути визначена на основі досвідуексперта в цій галузі його кваліфікації, ступенем знайомства з науковимидосягненнями в області досліджуваної області і т.д.

Креативність експерта - здатність вирішувати творчі завдання.

Відношення до експертизи є важливою характеристикою експерта,визначальною його бажання (активність чи пасивність) участі в експертизі.

Конформізм - схильність впливу авторитетів. Ця характеристиканеобхідна для вибору способу проведення експертизи.

самокритичність експерта - самооцінка своєї компетентності.

аналітичність, широта мислення, конструктивність мислення, властивістьколективізму - також важливі характеристики експерта.

Навіть неповні визначення характеристик експертів, наведені вище,показують, що чисельні оцінки цих характеристик значно ускладненіі в ряді випадків зовсім неможливі.

Найбільш важливою з вказаних характеристик є характеристикакомпетентності експертів, оскільки саме вона в значній мірівизначає достовірність експертних оцінок. Тому проблему визначеннякомпетентності експертів слід приділяти особливу увагу.

На другому організаційному етапі здійснюється відпрацювання результатівекспертизи. На цьому етапі виконуються всі необхідні розрахунки длязіставлення якісних цілей на кожному рівні управління з цілями,обраними на думку 'експертів з точки зору їх кількості та важливості
(пріоритетності).

Процес обговорення обраних цілей відбувається до тих пір, поки неспівпадуть думки більшості експертів.

Сформулюємо вимоги, яким повинна задовольняти методика оцінкицілей функціонування за допомогою експертів.

1. Оцінка цілей функціонування повинна проводитися в сприятливійпсихологічній обстановці.

2. Трудомісткість опитування повинна бути в допустимих межах.

3. Експертна документація не повинна допускати двоякого розумінняпитань.

4. Експертна документація повинна бути, по можливості, однорідною іповною.

5. Обрана система шкал експертної оцінки повинна бути обгрунтована ідоведена до відома експерта.

6. Цілі проведення експертизи повинні бути відомі всім експертам.
Найбільш прийнятним з практичної точки зору є анкетування.

На четвертому етапі здійснюється побудова дерева цілей. Кількість ірізноманітність цілей завдань менеджменту настільки великі, що безкомплексного, системного підходу до визначення їх складу не може обійтисяжодна організація, незалежно від її розмірів, спеціалізації, виду, формивласності. В якості зручного і апробованого на практиціінструмента дослідження цілей можна використовувати побудова цільової моделіу вигляді деревоподібного графа - дерева цілей (ріс.5.2).

Побудова дерева цілей здійснюється для формалізованого відображенняпроцесу розподілу цілей по'уровням управління. За допомогою деревацілей описується їх склад, взаємозв'язок, впорядкована ієрархія, для чогоздійснюється послідовна декомпозиція головної цілі на підцілі понаступних правил:
• загальна мета, яка знаходиться у вершині графа, повинна містити опис кінцевого результату;
• при розгортанні загальної мети в ієрархічну структуру цілей виходять із умови: реалізаціяпідцілей кожного наступного рівня є необхідним і достатнімумовою досягнення мети попереднього рівня;

• при формулюванні цілей різних рівнів необхідно описувати бажанірезультати, але не способи їх отримання;

• підцілі кожного рівня повинні бути незалежні один від одного іневиведені один з одного;

• фундамент дерева цілей повинні складати завдання, що представляють собоюформулювання робіт, які можуть бути виконані певним способом і взаздалегідь визначені терміни. Дослідження і формування кількіснихцілей виконується на п'ятому етапі і є найбільш важливим для управлінняорганізацією, оскільки кількісні цілі визначають вибір методівуправління організацією, застосування комп'ютерної техніки в управлінні.
Кількісні характеристики цілей фіксуються в стратегічних і річнихплани організації. Кількісні цілі орієнтують організації надосягнення певних показників і конкретизують вибрані якіснімети.

Оцінка ступеня досягнення цілей проводиться на шостому етапі. Вибирається
«Еталон» управління, яке необхідно розцінювати як практичне і приякому необхідно терміново приймати управлінські рішення, щобнаблизити організацію до досягнення обраних цілей. Кількість такихрішень залежить від типу і класу складності організації.

Як приклад нижче розглядається процес цілепокладання пофункціональних підсистем, найчастіше виділяються в організаціях
(маркетингу, нововведень, виробництва, персоналу, фінансів і загальномуменеджменту), і в табл. 5,2. наводяться приблизні формулювання цілей поцим підсистемам. У реальних умовах ці цілі мають бути конкретизованіі кількісно виміряні за допомогою відповідних показників.
Наведемо приклад. Підсистема «Маркетинг» спрямовує свою діяльність наформування попиту, і по цьому його цілями є: визначенняпотреби населення та виробництва у продукцію та послуги підприємства,розробка та специфікація параметрів нової продукції, освоєння ринків,розподіл і доставка продукції споживачам, контроль за зміноюсмаку і попиту споживачів, збір і обробка інформації про товар,рекламування фірми і її продукції і т.д.

Постановка цілей маркетингу пов'язана з детальним вивченням попиту іпропозиції на продукцію, що випускається на даний момент і на новупродукцію. Крім того, повинна бути ретельно вивчена ситуація як на вжеосвоєних підприємством ринках, так і на нових. Тому роботу повинніпроводити фахівці з дослідження ринку, з прогнозування іпланування, що володіють відповідною інформацією та методами розробкицільових моделей. Склад і кількість цих фахівців залежать відможливостей підприємства самостійно проводити цю складну і вимагаєвеликого професіоналізму роботу. Якщо такі можливості обмежені, требавикористовувати ті елементи ринкової інфраструктури, які вже почалиформуватися в нашій країні:зовнішніх консультантів з управління, фахівців з нововведенням,інформаційної технології, обчислювальним методам і т.п.
Підсистема «Виробництво» охоплює такі види діяльності організації,як отримання, зберігання і розподіл засобів виробництва, перетворенняресурсів у кінцевий продукт, його зберігання і розподіл, а такожпісляпродажне обслуговування.

При встановленні цілей по цій підсистемі необхідно враховуватирізноманітність видів виконуваних робіт тут. Так, передвиробничапідготовка пов'язана з прийманням товарів, сировини, матеріалів, зі зберіганням наскладах, управлінням запасами. Саме виробництво вимагає машинноїобробки, складання, контролю якості, упаковки, технічного обслуговуванняобладнання;робота з кінцевою продукцією (послепроізводственная логістика) пов'язана зрозміщенням готових товарів на складі, з обробкою замовлень і доставкоютовару. Нарешті, післяпродажне обслуговування вимагає проведеннянастановних робіт, ремонту, постачання запасних частин.

Мета цієї складної підсистеми організації встановлюються у виглядісистеми показників, які відображають обсяг, асортимент продукції, якість,продуктивність, витрати і т.д.
Підсистема, пов'язана з дослідженнями і розробками, реалізує цілінововведень на підприємстві. Її спрямованість - це пошук нових видівпродукції та послуг для заміни застарілих, визначення цілей проведеннянаукових досліджень і розробок, введення нововведень і модернізації всіхсфер діяльності підприємства.
Підсистема «Персонал» спрямована на роботу з трудовим колективом іформулює свої цілі за наймом, розстановці, навчанню, просуванню і оплатіпраці працівників підприємства. Найважливішою метою цієї підсистеми євисока зацікавленість співробітників у вирішенні спільних завдань підприємства істворення для цього сприятливого клімату.
Підсистема «Фінанси» націлює свою діяльність на організаціюфінансування, кредитування, податкових зобов'язань, складання бюджетів
(по підприємствув цілому, його підрозділам і програмами),

Підсистема «Менеджмент» має як своє ключове завданняефективне досягнення цілей організації, що виключає нераціональнівитрати часу, ресурсів і талантів. Згідно з нею підсистемавстановлює цілі з активізації працівників усіх підрозділів організаціїз контролю за рухом і використання всіх його ресурсів і т.п. Для цьогопроводиться глибокий аналіз проблем у всіх сферах і галузях діяльностіорганізації і виділяються ті, які потребують найбільшої уваги і зусиль,тому що є головними факторами досягнення бажаних результатів. Ціпроблеми специфічні для кожної організації.