Оригінальний документ з відбору кандидатів на вакантну посаду

Менеджмент

Санкт-Петербурзький Інститут Машинобудування

(ЛМЗ-ВТУЗ)

Кафедра менеджменту

Реферат з дисципліни:

«Документообіг»

На тему:

Оригінальний документ з відбору кандидатів на вакантну посаду

Виконала: студентка групи 4813

Кевато О.Е.

Перевірив: Карташев Б.І.

Санкт-Петербург

2004

Зміст

Ведення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 3

1. Відбір персоналу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 4

2. Мета відбору ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5

3. Методи збору інформації про кандидатів ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 6

4. Документи претендента та їх аналіз ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 6

5. Рекомендації зі складання резюме ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .11

Список літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ........ ... 13

Програми ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 14

Введення

Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільноїдіяльності будь-якої організації. На основі її приймаються відповідніуправлінські рішення. Документи в багатьох випадках є головнимаргументом у спірних ситуаціях, підтверджуючи тим самим первинне визначення
«Документ» як «спосіб докази».

При роботі з документами необхідно керуватися нормативнимиактами РФ, які передбачають складання документів за визначенимиправилами, ведення номенклатури (списку) справ, створення архіву організаціїдля забезпечення схоронності найбільш цінних документів.

Відбір персоналу

Щоб відібрати кандидата на певну посаду, необхідно матидостатню інформацію про роботу, яку належить йому виконувати, а також провимоги до нього і результати, яких він повинен досягти.

Відбір кадрів здійснюється з найбільш відповідних кандидатур резерву,створеного в ході набору.

При відборі кандидатів важливо визначити цілі відбору, професійні таособисті якості кандидатів, методи відбору.

Послідовність дій при відборі претендентів можна представитиу вигляді схеми.

Мета відбору
Завдання відділу персоналу - відібрати з числа претендентів такогопрацівника, який зможе досягти бажаного результату. Нерідко ключовіпости в організації займають фахівці, які хоч і володіють багатьмадостоїнствами, але в той же час не в змозі повністю вирішитипоставлені перед ним завдання. Таких фахівців потрібно заміняти, оскількинедоробка на кожному робоче місці призводить до того, що й організація вцілому постійно програє в конкурентній боротьбі.
надавати перевагу наступні якості претендентів:
1. висока кваліфікація,
2. особисті якості,
3. освіта,
4. професійні навички,
5. досвід попередньої роботи,
6. сумісність з оточуючими.
Фактично відбір кандидата на певну посаду - це одна з формпопередньої оцінки людських ресурсів.

Методи збору інформації про кандидатів

Таких методів декілька: різні випробування, співбесіди;залучення незалежних суддів; оцінка службових характеристик; класичнітести; оцінка документів, які представляє працівник під час вступу доорганізацію.

Для керівних кадрів цінними вважаються наступні характеристики:
- комунікабельність, здатність працювати з різними людьми;
- прагнення до досягнення у своїй діяльності високих результатів;
- досвід керівної роботи в початку своєї кар'єри до 35-річного віку;
- почуття відповідальності за доручену справу.

Документи претендента та їх аналіз

При прийомі на роботу претендент повинен представити документи, якідають певну інформацію про нього. Відповідно до ТК РФ забороняєтьсявимагати при прийомі на роботу документи, не передбаченізаконодавством. Але крім тих документів, які традиційно потрібніпри прийомі на роботу, можна порекомендувати надавати характеристикиз колишнього місця роботи та з навчального закладу.
Характеристики широко поширені в багатьох країнах. У Німеччині,наприклад, фірма зобов'язана дати працівнику рекомендацію, яка, по суті,є тією ж характеристикою. У цьому документі адміністрація не маєправа згадувати недоліки працівника. У той же час в окремих випадкахможливо непряме ніби між рядків, вказівка небажані рисипрацівника, помічені кадровими службами.

У нашій країні рекомендаційні листи видають тільки по запитупрацівника, при цьому більшість рекомендаційних листів заповнені хвалебнимивідгуками про покидають організацію працівника - тому, що колишнійроботодавець хоче бути добрим, або в надії на порятунок віднебажаного людини. Крім того, щоб написати дійсновідповідну істини характеристику, необхідно, щоб її упорядникдобре знав що рекомендується, його сильні і слабкі сторони. А часторекомендаційні листи пишуться (або підписуються) керівниками, якінавіть толком не знають, чим займався їхній колишній працівник. Тому бажаноперевірити рекомендацію особисто (або по телефону) через колишнього керівника ітоваришів по службі, при цьому можна отримати і дуже цінну додатковуінформацію. Добре, якщо є можливість заздалегідь підготувати питання,які будуть задані по телефону або особисто.

Формулювання питань має бути гранично точною і стосуватисятільки конкретного поведінки: наприклад, сумлінно чи працівник виконувавсвої обов'язки? Чи були випадки невиконання завдання і чому? ВідмовлявсяЧи їздити у відрядження? Скільки разів на рік не виходив на роботу захвороби? Чи були конфлікти з керівником? Чи були порушення дисципліни? Уяких відносинах працівник був зі своїми колегами? Відмовлявся чи допомогтиколезі, якщо це не було пов'язано з його безпосередніми обов'язками? ітощо

Документи, що пред'являються при прийомі на роботу, допомагають визначититрудову правоздатність претендента, рівень його професійноїпідготовки, його кваліфікацію, практичний досвід керівної роботи.
Характеристика ж дає можливість певною мірою судити про йоголюдські якості.

Все частіше на комерційних підприємствах що поступає на роботупредставляє «Автобіографію» або «Резюме» (див. Додаток 2,3).

Ці документи є документами особистого характеру, текст їх можебути довільним і складатися самим автором, але такі реквізити, якназва виду документа, дата, підпис, повинні бути обов'язково.
Резюме - документ, що містить короткі відомості бібліографічногохарактеру, що надається особою при працевлаштуванні в комерційнепідприємство.
Резюме містить:
- назва виду документа;
- дату;
- вказівку прізвища, імені, по батькові;
- посади;
- поштової адреси претендента, телефону; - текст;
- підпис.
Текст резюме (див. Додаток 2) складається з наступних розділів:
- персональні дані;
- мета працевлаштування, яку саме роботу або посаду хотів биотримати претендент);
- освіта (перерахування у зворотній хронологічнійпослідовності, починаючи з останнього місця навчання);
- досвід роботи (короткий опис характеру роботи із зазначенням займанихпосад і дат);
- додаткова інформація (іноземні мови, конкретні навички,що мають відношення до професії, робота в громадських організаціях і т.д.);
- рекомендації (з прізвищами і телефонами).
Автобіографія - документ, в якому працівник власноручно вдовільній формі (без виправлень і помарок) дає короткий опис вхронологічній послідовності етапів свого життя та трудовоїдіяльності.
Автобіографія має наступні реквізити:
- назва документа;
-текст (короткі відомості про себе в хронологічному порядку);
- підпис;
- дату.

У практиці оформлення прийому на роботу часто використовується «Анкета» --документ аналогічний «Особовому листку по обліку кадрів». На відміну від особистоголистка анкета підписується не тільки самою особою, що стають на роботу,але і співробітником, відповідальним за персонал фірми (див. Додаток 1).

Так як резюме часто не містять всієї необхідної інформації, тоанкету слід розробити з урахуванням специфіки і підприємства, і конкретноїпосади, і зробити її максимально інформативною і ефективною.

Якщо менеджери компанії знайшли кандидата самостійно, то його можнапопросити заповнити таку анкету при першій зустрічі (якщо немає іншихможливостей, наприклад, обмінятися факсами). У разі пошуку черезагенцію можна попросити надсилати заповнену анкету разом з резюмекандидата.

«Особовий листок з обліку кадрів» містить біографічні відомості пропрацівника, його освіту, виконуваної роботи з початку трудовоїдіяльності, сімейний стан та ін
Особовий листок заповнюється від руки самим працівником при вступі нароботу. При його заповненні використовуються наступні документи:
- паспорт;
- трудова книжка;
- військовий квиток;
- документ про освіту (диплом, посвідчення, сертифікат,свідоцтво, атестат), Документи Вищої Атестаційної комісії (ВАК) проприсудження наукового ступеня і про присвоєння вченого звання (диплом іатестат);
- документи про наявні винаходи.

Робота з резюме і документами кандидата є одним з методівпідбору персоналу на вакантну посаду. Якщо резюме написано самимкандидатом, ставлення до такої «самохарактеристика» має бути самимкритичним. «Відмінне володіння іноземною мовою» може невідповідати дійсності (а іноді навіть сам текст такого резюме наіноземною мовою містить велику кількість грубих граматичних іінших помилок), так само як і «досконале знання предмета ...» - всього лишефантазія автора. Таке резюме може лише в загальних рисах зорієнтувати вухваленні рішення про зустріч. Хоча можливо, що правильно оформлене,наочне, акуратне і грамотно написане резюме, де логічно виділеніосновні моменти, що характеризують кандидата, дійсно є однієюз його характеристик за умови, що він писав його сам. Резюме, присланеагентством, викликає більше довіри, але все одно необхідно перевіряти ще развсю що міститься в ньому інформацію в розмові з провідним менеджеромагентства і в розмові з кандидатом.

Таким чином, можна зробити наступний висновок: доцільно приділятисаме серйозну увагу документам, які повинні бути представлені приприйомі на роботу.

Аналіз документів, представлених претендентом, дає першівраження й уявлення про нього як про людину професіонала. Якщо вінпроходить цей етап успішно, його допускають до наступного - співбесіди.

Рекомендації зі складання резюме

Приступаючи до складання резюме, постарайтеся, щоб інформація,яку Ви хочете, про себе повідомити вмістилася на одній сторінці (не забудьте протих, хто буде її читати), обов'язково вкажіть мету, з якою Ви надіслалирезюме, повідомляйте про себе тільки достовірну інформацію.

Структура резюме виглядає так:

Мета резюме - зайняти місце, на яке Ви претендуєте. Якщо не можетевказати конкретну посаду, придумайте обтічну формулювання;

Особисті дані - повні прізвище, ім'я, по батькові кандидата, дата і місценародження, сімейний стан, діти, місце проживання, поштова адреса ітелефон.

Освіта - спочатку - вища: який ВНЗ і в якому році закінчили,отримана спеціальність. Потім перераховуються в зворотному порядку іншівиди освіти, аж до року закінчення школи. Якщо ви додатковозакінчили курси діловодства, швидкого читання або, наприклад, лікувальногомасажу, то це можна вказати в пункті 5 "Спеціальні знання".

Професійний досвід - слід вказати у зворотному хронологічномупорядку, організації в яких Ви працювали за останні 3-5 років.
Суттєво, щоб Ви вказали не тільки займані посади, але і розкрилизміст діяльності і прийняті рішення, тому що ця інформація єіндикатором рівня професіоналізму.

Спеціальні знання - тут можна перелічити всі Ваші достоїнства,починаючи від знання мов, швидкості друкування на машинці, вміння спілкуватися зкомп'ютером до наявності у Вас ділових зв'язків - все, що може зацікавитироботодавця.

Додаткові дані - тут Ви можете вказати свої особистісніякості істотні на Ваш погляд для успішного виконання бажаноїроботи, додаткові навички й уміння, Ваші досягнення в суміжних галузях:публікації, винаходи, рівні продажів і т.п., додаткову кваліфікацію,інтереси позитивно характеризують Вас.

І ще декілька порад. По першому пункту. Не слід вказувати вмети відразу кілька позицій, за якими ви могли б працювати. Цесправляє негативне враження на роботодавця. Вважається, що справжнімпрофесіоналом можна бути в чомусь одному, а не відразу і в бухгалтерії, і врекламі, і в логістиці. Крім того, в цьому випадку іноді здається, щолюдина сама не знає, чого хоче. Не перевантажуйте четвертий пункт зайвоїінформацією про освіту (наприклад: школа), якщо тільки це не спрацюєна вашу користь. І останнє, - не прагнете поліпшити інформацію про себе, якправило, вона перевіряється.

Список літератури:

1. Стенюков М.В., Документи Діловодство, Практичний посібник з документаційного забезпечення діяльності підприємства, «ПРИОР», Москва, 1996

2. Шкатулла В.І., Настільна книга менеджера по кадрам,

«НОРМА», Москва, 2000

3. Під редакцією Охотського Е.В., Книга працівника кадрової служби, Навчально-довідковий посібник, «Економіка», Москва,

1998

4. Самигін С.И., Столяренко Л.Д., Менеджмент персоналу,

«ФЕНИКС» Ростов-на-Дону, «ЗЕВС» Москва, 1997

Додаток 1

АНКЕТА *

(заповнюється власноруч)

1. Фамілія_____________________

Імя__________________________

Отчество_____________________

_____________________

* Анкета складається з 4 сторінок.

10. Виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчанняу вищих і середніх спеціальних закладах, військову службу, роботу зсумісництвом, підприємницьку діяльність тощо)

__________________________

* еслі родичі змінювали прізвище, ім'я, по батькові, то необхідновказати їх попередні прізвища, імена, по батькові.

12. Чи є у Вас або дружини (чоловіка) родичі, постійнопроживають за кордоном (вкажіть їх прізвище, ім'я, по батькові, рік народження,ступінь споріднення, місця проживання, з якого часу вони проживають закордоном)
____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________

13. Відношення до військового обов'язку і військовезваніе_________________________
____________________________________________________________________________ _______

14. Домашня адреса та номер телефону
_________________________________________ ____________________________________________________________________________ _______

15. Паспорт або документ, що йогозаменяющій_____________________________________
____________________________________________________________________________ _______

16. Додаткові відомості (державні нагороди,участь у виборних представницьких органах), також інша інформація,яку оформлюваний бажає повідомити просебе________________________________________________________________________
_____ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ __________________________________________ «_____»________________ 200 г.

Подпісь_____________________

| (підпис, прізвище працівника кадрової |
| служби) |

М.П.

Додаток 2
РЕЗЮМЕ
20.03.04
Орлов Ігор Сергійович
Інженер-математик
127321, Москва
Руставелі, 34тел. 957-01-09

Орлов І. С., 1960 р. н., Постійно проживаю в м. Москві,одружений, маю сина.

У 1994 р. я пршел професійну підготовку за курсом
«Комп'ютерний дизайн» і отримав сертифікат в Міжнародному Союзі ОРТ. У
1992 підвищував свою кваліфікацію у фірмі «Делек» по курсу «Мовапрограмування Turbo C. У 1982 р. закінчив факультет АСУ Московськогоекономіко-статистичного інституту за фахом інженер-системотехнік.

З 1982 по 1993 рр.. працював у фірмі «КАСКАД», де в якостіпрограміста займався розробкою прикладних програм цільового призначення.

З 1993 по 1995 рр.. працював на підприємстві «Еліт», дезаймався виготовленням комп'ютерної та відеореклами, поставкамиобчислювальної техніки.

Я хотів би запропонувати свої послуги як ведучогофахівців зі створення комп'ютерної та відеореклами, організувати роботи пореалізації нових ідей в області комп'ютерної графіки та монтажу. Я маю досвідв управлінні розробками програм, добре спрацьовують з людьми.

Вільно володію англійською мовою.

У 1993 р. у видавництві МДУ випустив навчальний посібник
«Практикум з програмування на мові Турбо-Паскаль». У 1994 р. працюваввикладачем інфотехнологіі в школі «Суперреферентов». На вимогу можупредставити необхідні рекомендації.

Підпис І.С. Орлов

Пріложеніе3

АВТОБІОГРАФІЯ

20.03.04

Я, Разіна Ніна Сергіївна, народилася 4 травня 1978 в м. Москві, всім'ї науковців.

Батько, Разін Сергій Васильович, - викладач МДПУ, зав.кафедри програмування. Мати, Разіна Катерина Борисівна, - провіднийінженер НІІАП.

У 1985 р. вступила до середньої школи № 326 Кіровського району м.
Москви. У зв'язку зі зміною місця проживання в 1988 р. перейшла в середнюшколу № 1279 Севастопольського району м. Москви з поглибленим вивченняміноземної мови.

Здобула музичну освіту по класу скрипки, займаласятенісом.

Закінчила дворічні курси англійської мови «Інтенсив».

У 1995 р. вступила на факультет «Управління таг »Російського державного гуманітарного університету.

Підпис Н.С. Разіна

-----------------------

Аналіз робочої функції

Складання показників , коефіцієнтів по робочій функції

Аналіз робочого місця

визначення здібностей працівника-претендента на виконувану функцію

Визначення ринку робочої сили, де будуть проводитися пошуки претендента

Набір на посаду

Відбір претендентів

Оцінка документів претендента

Різні випробування

Аналіз характеристик

Співбесіда з претендентом

Медичний огляд

Підготовка проекту трудового договору (контракту)

Укладення трудового договору (контракту)

Фотокартки і дані про трудову діяльність, навчання оформляєтьсявідповідають документів, що засвідчують особу, записів у трудовійкнижці, документів про освіту, військову службу.