Поняття "контроль" 3

Контроль в соціальному управлінні 6

Контроль як система 8

Застосування аспектно підходу до процесу контролю в організації 11

Політичний та правовий контроль 13

Процес контролю 14

Спільні риси контролю 20

Поняття "контроль"

Термін " контроль "не є однозначним. У перекладі з французькоїслово "контроль" означає перевірочний документ, оформлений в двохпримірниках або в двох записах.

Протягом тривалого часу поняття контролю пов'язувалося, першза все, з перевіркою правильності складання документів, записів у масовихжурналах і т.д. Контроль як явище асоціювався з діяльністю головнимчином бухгалтерів, касирів, фінансових працівників.

У словниках та енциклопедіях контроль визначається як перевірка чогосьнебудь; перевірка правильності тих чи інших дій в галузі виробництва іуправління; спостереження з метою перевірки; установа або той, хто займаєтьсяперевіркою звітності, діяльності будь-якого іншого закладу абовідповідальної особи.

Як видно з вищесказаного, історично первинним єпояснення контролю як перевірки правдивості та достовірності документів.
Наступним етапом стало уявлення про контроль як перевірку відповідностідій поставленим цілям, завданням, чинним законам. Третій етапвключив в контроль та аналіз відхилень, розкриття їх причин.

Класики науки управління (Ф. У. Тейлор, А. Файоль, Г. Емерсон, Г. Черч)підкреслювали, що без контролю неможливо управляти будь-яким процесом. Так,
А. Файоль зазначав, що в будь-якому заході мета контролю полягає в перевірцітого, чи все відбувається у відповідності з прийнятим планом, діючимиінструкціями і встановленими принципами. Мета контролю - виявити слабкімісця і помилки, вчасно виправити і не допускати їх повторення. Зайого думку, слід контролювати все: предмети, людей, дії.

Розглядаючи контрольну діяльність в управлінні підприємство,
А. Файоль поділяв її на шість основних груп:
1. з точки зору адміністративної необхідно з'ясувати, чи існує програма роботи і чи відповідає вона моменту;
1. з точки зору комерційної - всі матеріали, що надходять і виходять, повинні бути точно враховані за кількістю, якістю, ціною;
1. з точки зору технічної потрібно простежити хід операцій, їх результати, стан машин та обладнання;
1. з точки зору фінансів необхідно проконтролювати касу, майно, матеріали, видатковий капітал тощо;
1. з точки зору охорони - треба перевірити засоби, що ним служать для охорони майна (від пожеж, крадіжок і т.д.);
1. з точки зору обліку необхідно з'ясувати, як швидко надходять звіти, чи дають вони точне уявлення про стан підприємства, як ведеться статистика.

Таким чином, за А. Файоль контроль співвідноситься з усіма основнимифункціями управління і реально сам стає особливою функцією.

В даний час під терміном "контроль" мають на увазі:органічну функцію управління;набір засобів регулювання поведінки особистості або організації в цілому;функцію системи, що виконує завдання зворотного зв'язку і забезпечуєспостереження за станом системи.

Реалізація контролю виступає як процес, який дозволяєвизначити якість роботи, з'ясувати як організація просувається донаміченої мети, встановити ступінь відхилень і вибрати відповіднідії або альтернативний курс.

Контроль в соціальному управлінні

Спільна, колективна діяльність людей об'єктивно вимагаєуправління у суспільному житті. У соціальному управлінні можна виділити триосновних етапи (з точки зору тимчасової компоненти).
1. Попереднє управління.
1. Оперативне управління
1. Управління на завершальному етапі.

Попереднє управління полягає у виробленні мети управління,прогнозуванні, тобто передбачення результатів розвитку, планування, тобтосистема заходів, необхідних для подолання відхилення прогнозованих підсумківвід наміченої нами мети. На етапі попереднього управління вжеприсутні елементи контролю. Вони полягають у забезпеченні відповідностіпланів цілям, оцінці реальності і напруженості планів.

Оперативне управління передбачає реалізацію функцій організаціїі мотивації (іноді говорять і про розпорядництва або керівництві якконкретної управлінської функції цього тимчасового етапу процесууправління). Змістовно даний етап передбачає формуванняорганізаційної структури управління, спеціалізацію різних структурнихчастин, делегування повноважень на різні рівні управлінської вертикаліі вибір відповідних стимулів для виконавців. Контроль тут такожнеобхідний для забезпечення стикування при переході від одного управлінськогодії до наступного і замикання всіх дії на вироблений план ісформульовані цілі.

На заключному етапі управлінського циклу контролю тісносприяє з обліком та аналізом. Пояснимо дані поняття.

Облік означає спостереження за фактами і явищами, їх вимір,реєстрацію на різних носіях, зберігання отриманих даних та їхобробку.

Аналіз являє собою систему спеціальних пізнавальних кроків,пов'язану з дослідженням явищ і процесів у їх взаємозв'язку івзаємообумовленості.

І облік і аналіз надають цінний матеріал, але його треба співвіднестидо цілей управління. Дану задачу вирішує контроль на завершальному етапі.

Як відокремлена частина соціального управління контрольполягає:у спостереженні за відповідністю діяльності підконтрольного об'єктаприписами (нормативами);у виявленні результатів впливу суб'єкта на об'єкт;у визначенні допущених відхилень і їх оцінці.

Контроль включає аналіз причин відхилень, усунення негативнихявищ, визначає способи впливу на керований об'єкт з метоюподолання відхилень.

Існує ряд відмінностей контролю від обліку та аналізу. Наприклад:якщо облік і аналіз відображають діяльність всієї керованої системи в цілому,то контроль проводиться строго цілеспрямовано, тобто контролюютьсявпливу на систему, проводиться їх сортування і оцінка з точки зорувпливу на запрограмований результат і з точки зору відповідної реакціїна обурення;облік закінчується видачею відповідного значення вимірюваної величини,аналіз - дослідженням явища, факторів і причин їх зумовили. Контрольдозволяє визначити шляхи подолання несприятливих дій;в процесі обліку і аналізу вивчаються в основному кількісні показники.
Контроль передбачає отримання не тільки кількісної, але і якісноїінформації;облік та аналіз вивчають, перш за все, вже доконаний факт, контроль ж узначної частини орієнтований на майбутні події.

Таким чином, контроль поряд з обліком і аналізом є частиноюзаключного етапу управління. Однак йому притаманна і певнасамостійність як функції управління.

Контроль як система

Система контролю включає в себе наступні блоки: цілі контролю; методи контролю; принципи контролю; процес контролю.

Подробнее зупинимося на кожному блоці - елемент системи контролю.
Цілі контролю. Вони фокусуються навколо завдання забезпечення єдності рішенняі виконання, а також попередження можливих помилок і недоробок.
Конкретної метою контролю виступає зокрема завдання ефективноговикористання ресурсів організації. В обов'язковому порядку контролюютьвикористання матеріальних, фінансових і трудових ресурсів.
Методи контролю. Основний метод контролю - це перевірка. Перевіркаприпускає поєднання документального аналізу з вивченням справбезпосередньо на місці. За характером перевірки поділяють на масові,комплексні, вибіркові, разові. Вони бувають планові та позапланові.

Масові перевірки широко використовуються на практиці. Метою такоїперевірки є детальне з'ясування стану справ та створення умов дляоперативного усунення недоліків. Для досягнення цілей масової перевіркивона повинна проводитися за заздалегідь розробленим планом і бути достатньодетально організована.

Інший метод контролю - це спостереження. Цей метод єсвоєрідним комплексом цілеспрямованих дій, способом виявленнянедоліків, прихованих резервів, значних тенденцій.

Серед методів контролю варто назвати такі як: обговорення звітів,ревізія, обстеження конкретних виробничих операцій і ряд інших.

Слід відзначити таку тенденцію в розвитку методів контролю. Увідміну від всієї системи управління, де розвиток йде в бік посиленняролі економічних методів, в реалізації функції контролю явно переважаютьорганізаційно-адміністративні чинники.
Принципи контролю

Принципи являють собою щось стійке, що має неминущезначення. Принцип - це керівна ідея, початкова точка опори, відліку.
Принцип за своєю природою об'єктивний, за способом формулювання, виділення зоб'єктивної реальності - він суб'єктивний. Формулюється принцип розумовим,спекулятивним шляхом. Тому іноді принципи теж змінюються, образнокажучи "перевіряються на принциповість". Тому було б помилково вважатипринципи контролю незмінними.

Проте серед "керівних ідей" здійснення контрольних дійє такі, які і зараз відіграють важливу роль. Про них і піде мова.

По-перше, слід виділити принцип поєднання різних видівконтролю. Оскільки об'єкт управління подібний, то і контроль повинен поструктурі бути йому відповідним Складність контролю розкривається черезпосередництвом обліку різних площин контрольних процедур: тимчасових,змістовних, видових, функціональних, технологічний і т.д.

По-друге, контроль має здійснюватися в умовах необхідноїпублічності, гласності. Контроль, здійснений кулуарно має часто також
"Камерні" наслідки: реальних кроків щодо зміни ситуації неробиться. Причини тривіально прості: ні виконавці, нікерівники часто в такій ситуації не отримують інформації та знятихпоказниках.

По-третє, особливе місце серед принципів контролю займає вимога дозабезпечення всеосяжного, повсюдного, постійного характеру контролю.
При всій тональності контролю слід уникати дріб'язковість, того, що внароді називають "стояти над душею". Як забезпечити бажаний характерконтролю і уникнути негативних наслідків. Для цього треба всеуправлінські функції замкнути на контроль. По-іншому це можнасформулювати як принцип універсальності контролю.

По-четверте, слід виходити з принципу координації контролю вуправлінні. Це означає узгодження і встановлення доцільногоспіввідношення дій різних органів, що займаються контролем, їхструктурних підрозділів та посадових осіб для досягнення цілей знайменшими витратами сил і засобів.

Координація в контролі має свої особливості. Вона передбачаєрівноправність і самостійність учасників спільних контрольних дійв межах їх повноважень і сфери компетенції.

Застосування аспектно підходу до процесу контролю в організації

У роботах фахівців з теорії управління розроблений в якостіодного з принципів аналізу управління організацією так званийаспектний підхід. Виділяю звичайно, економічний, політичний, правовий,соціально-психологічний, організаційний та інформаційний аспекти.
Розглянемо докладніше ряд аспектів стосовно до процесу контролю.
Економічний аспект. Перш за все, тут слід виходити зхарактеристики ефективності. Ефективність контролю - це співвідношеннядосягнутого результату до мети або досягнення мети з найменшими витратамичасу, сил і засобів. Ступінь ефективності тим вище, чим менше зусильі коштів витрачається на досягнення позитивного результату. При цьомувиникають два питання. По-перше, за якими показниками слід судити провитрати і результати. По-друге, виникає проблема пропорційності витраті реальних результатів.
У витрати контролю включають чисельність беруть участь у ньому, витрати навідрядження, транспорт, тривалість перевірок, число перевіряє їхпояснення, збір матеріалу і т.д.

Про результати контролю судять по змінах, які надходять післяйого проведення. При цьому увагу при оцінці ефективності контролюприділяють не лише окремим кількісними показниками, підходити до цьогопитання слід комплексно, з урахуванням і соціального ефекту.

При цьому можна виділити контрольні риси, яким і повинен матиефективний контроль.
1. Стратегічна спрямованість контролю.

Щоб бути ефективним контроль повинен відображати загальні пріоритетиорганізації.
2. Орієнтація на результати.

Кінцева мета контролю не в тому, щоб зібрати інформацію, встановитистандарти і виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, що стоять передорганізацією.

Контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організаціяфактично досягає бажаних цілей в змозі сформулювати нові цілі,які забезпечать її виживання в майбутньому.
3. Відповідність справі.

Для того щоб бути ефективним, контроль повинен відповідатиконтрольованому виду діяльності.
4. Своєчасність контролю.

Система ефективного контролю - це система, яка дає потрібнуінформацію потрібним людям до того, як розвинеться криза.
5. Гнучкість контролю.

Контроль повинен пристосовуватися до змін, що відбуваються.
6. Простота контролю.

Контроль повинен відповідати потребам і можливостям людей,взаємодіють з системою контролю і реалізують її.
7. Економічність контролю.

Будь-який контроль, який коштує більше, ніж він дає для досягненняцілей, не покращує ситуацію, не має право на здійснення.

Політичний та правовий контроль

Правове регулювання здійснюється за допомогою застосуваннязаконодавчих норм. При цьому самі правові норми нерідко відстають відвимог життя. Правове регулювання контролю не повинно бути занадтошироким або надмірно вузьким. Нерідко практика в рівній мірі страждаєяк від нестачі правових установлень, так і від їхнього надлишку.

Так невиправдано обмежене правове регулювання породжуєнепарність уявлень учасників контролю про свої завдання, права,обов'язки, а надмірне - ускладнює застосування юридичних норм.

Політичне регулювання здійснюється на основі конституційнихнорм. Серед них можна виділити групу конституційних принципів, якізадають "правила гри" для державного управління в цілому, іконтрольних дій державних органів зокрема.
Соціально-психологічний аспект. Контроль, перш за все, робитьвплив на психологію кадрів управління. Сам факт існування контролювпливає на їх свідомість і поведінку, на їхнє ставлення до своїхобов'язків. При цьому керівник може зіткнутися з поведінкою,орієнтованим на контроль. Помічено, що психологічно працівники такведуть себе при контролі, як цього бажає контролер. Іншими словами,людям властиво створювати видимість благополучній ситуації, якщокерівник бажає мати таку. Зрозуміло, що в цьому випадку по частопсихологічним підставах можна в процесі контролю отримати непридатнудля управління інформацію.
Організаційно-процедурний аспект. У процедурному аспекті контрольпостає як діяльність з обробки даних, з включенням етапів збору,обробки та зберігання інформації, а також як дії, операції іпроцедури, що виконуються працівниками контрольних органів.

Існує кілька підходів до виділення стадій процесу контролю.
Перший підхід передбачає виділення наступних трьох стадій: стадіюконстатації, тобто встановлення, виявлення фактичного стану справ;стадію аналізу, тобто порівняння фактичного стану із заданим режимом, до намічених цілей і оцінки характеру допущених відхилень; стадіюрозробки заходів щодо коректування управління, з усунення відхилень.

Інший підхід включає: встановлення нормативів, нормфункціонування або, як це ще називають, бажаного результатувиконання; вимірювання фактичного результату виконання, фактичноїдіяльності, зіставлення з наміченим і оцінку отриманих результатів;коригування відхилень.

Розглянемо докладніше зміст цього підходу.

Процес контролю

У процедуріконтролю є три чітко різних етапу: виробленнястандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів іприйняття необхідних коригувальних дій. На кожному етапі реалізуєтьсякомплекс різних заходів.

Перший етап процедури контролю демонструє, наскільки близько злитіфункції контролю і планування. Стандарти - це конкретні цілі,прогрес у відношенні яких піддається виміру. Ці цілі явновиростають їх процесу планування. Всі стандарти, які використовуються дляконтролю, повинні бути вибрані з численних цілей і стратегійорганізації.

Цілі, які можуть бути використані в якості стандартів дляконтролю відрізняють дві важливі особливості. Вони характеризуються наявністютимчасових рамок, в яких повинна бути виконана робота, і конкретногокритерії, по відношенню до якого можна оцінити ступінь виконання роботи.
Конкретний критерій і певний період часу називаються показникамирезультативності. Він точно визначає те, що повинно бути отримано длятого, щоб досягти поставлених цілей. Подібні показники дозволяютькерівництву зіставити реально зроблену роботу із запланованою івідповісти на наступні важливі питання: "Що ми повинні зробити, щобдосягти запланованих цілей? "І" Що залишилося незроблене ?".

Другий етап процесу контролю складається в зіставленні реальнодосягнутих результатів з встановленими стандартами. На цьому етапіменеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідаютьйого очікуванням. При цьому приймається ще одне важливе рішення: наскількидопустимі або відносно безпечні відхилення від результатів. На ційстадії процедури дається оцінка, яка служить основою для рішення пропочаток дій. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю,найчастіше є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. Цядіяльність полягає у визначенні масштабу відхилення, вимірірезультатів, передачі інформації та її оцінці.

Масштаб допустимих відхилень встановлює керівництво вищої ланки.
У межах масштабу відхилення отриманих результатів від намічених НЕповинно викликати тривоги. Дрібний бізнесмен може зробити те ж саме,тільки масштаб відхилень у нього буде менше.

Визначення масштабу допустимих відхилень - питання кардинальноважливий. Якщо взятий дуже великий масштаб, то виникаючі проблеми можутьпридбати грізні обриси, якщо ж масштаб взятий дуже маленьким, тоорганізація буде реагувати на дуже невеликі відхилення, і такасистема контролю буде скоріше перешкоджати, чим допомагати досягненнюмети.

Один зі способів збільшення економічної ефективності контролюполягає у використанні методу управління з принцип виключення іполягає в тому, що система контролю повинна спрацьовувати тільки принаявності помітних відхилень від стандартів.

Основна проблема полягає в тому, щоб визначити по-справжньомуважливі відхилення. Переклад їх у грошовий еквівалент хоча й очевидна, алене завжди виправданий. Наприклад, для "Дженерал моторс" нічого не означає,якщо обсяг граничних продажів виявиться на 1 млн. дол нижчезапроектованої суми, але якщо "Дженерал моторс" не вдастьсяпроконтролювати якість 50-ти центової деталі, вона змушена будезгодом забрати на доопрацювання сотні тисяч вже проданих автомашин.
Вимірювання результатів. Вимірювання результатів, що дозволяють встановити,наскільки вдалося дотримати встановлені стандарти, найважчий ідорогий елемент контролю. Для того щоб бути ефективною, системавимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, якийпіддається контролю. Необхідно вибрати одиницю виміру таку,яку можна перетворити на ті одиниці, в яких виражено стандарт.
Так само важливо, щоб швидкість, частота і точність вимірювань теж булиузгоджені з діяльністю, що підлягає контролю.

Будь-яка система збору та обробки інформації щодо дорога.
Вартість проведення вимірів найчастіше буває найбільш великим елементомвитрат у всьому процесі контролю. Часто саме цей фактор визначає, ачи варто взагалі здійснювати контроль. Тому, зокрема через високувартості вимірювань менеджер повинен уникати спокуси виміряти все і якможна точніше. (У комерційній діяльності мета проведення вимірюваньполягає у збільшенні прибутку, а не в тому, щоб встановити, що жвідбувається насправді).

Для того щоб система контролю діяла ефективно, необхіднообов'язково довести до відома відповідних працівників організації яквстановлені стандарти, так і досягнуті результати. Подібнаінформація повинна бути точною, надходити вчасно і доводитися до відомавідповідальних за відповідну ділянку працівників у вигляді, що дозволяєлегко прийняти необхідні рішення та дії. Бажано також бутиповністю впевненим, що встановлені стандарти добре зрозуміліспівробітниками. Це означає, що повинна бути забезпечена ефективна зв'язокміж тими, хто встановлює стандарти і тими, хто повинен їх виконувати.
На завершальній стадії цього етапу контролю повинна бути дана оцінкаінформації про результати. Менеджер повинен вирішити, чи та, що потрібнаінформація отримана і чи важлива вона. Важлива інформація - такаінформація, яка адекватно описує досліджуване явище і суттєвонеобхідна для прийняття правильного рішення.

Інколи оцінка інформації визначається політикою організації.
Керівництво банку може, наприклад, вимагати від співробітника, який відаєкредитами, відмовити клієнтові, якщо його заборгованість перевищилапевний відсоток його доходів або активів. У багатьох випадках міроюможе служити масштаб допустимих відхилень, встановлених раніше.
Часто, однак, менеджери повинні давати особисті оцінки таінтерпретувати значення отриманої інформації і встановлюватикореляцію запланованих і фактично досягнутих результатів. При цьомуменеджер повинен брати до уваги ризик і інші чинники, що визначаютьвибір того чи іншого рішення. Мета цієї оцінки полягає в тому, щобприйняти рішення - чи необхідно діяти, і якщо так, то як.

Після винесення оцінки процес контролю переходить на третій етап.
Менеджер повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки:

1. Нічого не робити. (Якщо зіставлення фактичнихрезультатів зі стандартами говорить про те, що встановлені цілі їхдосягаються).

2. Усунути відхилення. (Зрозуміти причини відхилення і добитисяповернення організації до правильного способу життя).

3. Перегляд стандартів. (Стандарти, вимоги яких виконатидуже важко, роблять марними прагнення робітників і менеджерів досягтисформульованих цілей і зводять нанівець всю мотивацію).

Контроль часто впливає сильний чином на поведінку системи.
Невдало спроектовані системи контролю можуть зробити поведінкупрацівників орієнтованими на них, тобто люди будуть прагнути дозадоволення вимог контролю, а не до досягнення поставлених цілей.
Такі дії можуть привести до видачі невірно інформації. Ньюменсформулював рекомендації для менеджерів, які б хотіли уникнутиненавмисного негативного впливу контролю на поведінку співробітниківі таким чином підвищити його ефективність:встановлюйте осмислені стандарти, які сприймаються співробітниками;встановлюйте двостороннє спілкування;уникайте надмірного контролю;встановлюйте жорсткі, але досяжні стандарти;винагороджуйте за досягнення стандарту.

Важлива проблема процесу контролю - вибір критичних точок.
Контролем необхідно охопити всі сторони і всі ланки функціонуванняорганізації. Однак для цього не потрібно перевіряти кожного працівника.
Контролювати необхідно лише точки, що заслуговують на особливу увагу. Уумінні вибрати такі критичні точки і полягає мистецтво управління.

Можна запропонувати наступну методику з визначення даних критичнихточок. Методика пропонує відповіді на наступні питання:які показники відображають найкращим чином мету мого підрозділу;за нашими ознаками я вірніше всього можу визначити, що ці цілинівиконуються;які оптимальні методи оцінки серйозних відхилень;яким чином я отримаю інформацію про те, хто несе відповідальність за теабо інші неполадки;для яких даних збір інформації економічно виправданий.

При цьому постає питання про якість контрольної інформації. Перевіряючикорисність інформації саме для контролю слід враховувати кількамоментів.

По-перше, інформація повинна містити дані про фактичнестан справ по всіх управлінських параметрах, нормативи, і різницяміж двома цими величинами, з якої, власне, і судять проконтрольованому процесі.

По-друге, різні рівні управління повинні отримувати зіставнуінформацію, але неоднакову за ступенем подробиці: що нижчауправлінська ланка, тим більш детальною повинна бути інформація.

По-третє, необхідна правильна, тобто достовірна інформація. Особа, що приймає рішення, має бути впевнена в тому, що відомості, на основіяких буде прийнято рішення, не перекручені.

По-четверте, повинні бути визначені і строго витримані інтерваличасу, протягом яких надходять відомості.

Спільні риси контролю

1. У самому загальному вигляді контроль є частина управлінського процесу,яка в змістовному плані передбачає отримання інформації прорезультати управлінських впливів.

2. Для здійснення процесу контролю необхідно:наявність системи показників (норми функціонування);наявність здатності у системи пізнавати реальність і зіставляти її зсистемою критеріїв;вироблення коригуючих заходів.

3. У контролі як функції управління можна виділити дві основністорони: а) пізнавальну, пов'язану зі сприйняттям і вивченнямінформації і б) що впливає, яка полягає в можливості забезпечитикеруючу систему даними для здійснення коригуючих заходів.

4. При оцінці ролі і місця функції контролю в управлінні, слідпам'ятати, що контроль займає в управлінському циклі останнє місцелише логічно, але аж ніяк не за значенням.