Контроль над документообігом в адміністрації Вологодської області

Зміст

Введення

Російську державу протягом чотирьох століть - величезнийскладний період вітчизняної історії - формувало і вдосконалювалоконтрольне справу. У державі завжди усвідомлювалася необхідність строгонагляду не тільки ревізії приходу і витрат державних коштів, захистускривджених, а й за діяльністю адміністрації. Контроль не переривав свогоіснування в роки смути, воєн і революційних потрясінь.

Зараз в нашому суспільстві лунають голоси, що з ліквідацієюадміністративної системи можна ліквідувати або послабити також і контроль.
Однак відомо, що без контролю, тобто зворотного зв'язку, що замикає системууправління в кільце, неможливо тривалий її функціонування. В умовахринкової економіки контроль відіграє ключову роль, а вже про слабкому контролі неможе бути й мови. Особливо важливе значення в даний час набуваєздійснення дієвого контролю виконання в системі документообігу.

Підготувати документ - це тільки одна з перших стадій керівництва.
Перевірка ж виконання - центральна ланка в організаційній діяльностібудь-якої установи. Добре поставлений контроль виконання розкриває НЕтільки недоліки, попереджає помилки, але й надає роботідержавного апарату конкретність та оперативність.

Контроль виконання документів дає можливість аналізуватиуправлінську діяльність, порівнювати досягнуті результати ззапланованими, вчасно виявляти недоліки, вузькі місця, невирішеніта вирішувати проблеми, враховувати і узагальнювати досвід, а головне прийматизаходи щодо вдосконалення управлінських рішень.

При перевірці виконання документів можна зробити висновок, якякісно виконується намічене захід. Безумовно, контрольвиконання - необхідний елемент керівництва державою, саме тутрозкриваються недоліки і порушення в роботі установ, виявляються причини,породжують негативні явища.

Предметом розгляду даної дипломної роботи є питанняконтролю виконання в системі документообігу.

Метою дипломної роботи є аналіз виконання контрольних функційза організацією документообігу в апараті адміністрації Вологодськоїобласті та розробка заходів щодо вдосконалення форм і методівконтролю.

У завдання роботи включають:
1. Розглянути сутність, зміст і види контролю як однієї з найважливіших функцій управління.
1. Розглянути і провести аналіз виконання контрольних функцій за документообігом в апараті адміністрації області.
1. Розробити заходи щодо вдосконалення форм і методів контролю та провести економічну оцінку їх ефективності.

При підготовці дипломної роботи використовувалися такі методи:монографічний, аналітичний, інтерв'ювання.

Глава I. Контроль, як функція управління

1.1. Сутність і зміст функції контролю

Слово «контроль», як і слово «влада» зазвичай породжує перш за всенегативні емоції. Для багатьох людей «контроль» означає перш за всеякісь обмеження, примушення, відсутність самостійності - загалом,все те, що прямо протилежне нашим уявленням про свободу особистості.

Контроль відноситься до числа тих функцій управління, сутність якихрозуміється найчастіше неправильно. Адже якщо контроль зводити просто допевним обмеженням, що виключає можливість дій, що завдають шкодиорганізації і які змушують кожного вести себе строго дисципліновано --означає, випустити з уваги основне завдання управління - досягнення своїхцілей.

Існують різні підходи до визначення поняття «контроль».
Розглянемо деякі з них. На думку авторів книги «Державнаслужба: теорія і організація »1 контроль є однією з важливих функційуправління, яка дозволяє не тільки виявляти, але і попереджативідхилення, помилки і недоліки, шукати нові резерви та можливості.

Контроль, як вважає колектив авторів книги «Загальна теоріяуправління », це перевірка якості управлінської діяльності за допомогоюзіставлення фактично досягнутого рівня проміжних або кінцевихрезультатів та рівня, встановленого рішеннями, постановами, нормамита іншими нормативними документами 2.

Словник-довідник менеджера дає таке визначення контролю:
«Контроль - одна з важливих функцій управління, покликана забезпечуватиправильну оцінку реальної ситуації тим самим створювати передумови длявнесення коректив у заплановані показники розвитку як окремихпідрозділів, так і всієї організації »1.

У вітчизняній і зарубіжній літературі виділяють і інші аспектиконтролю. Зокрема, автори книги «Основи менеджменту» розглядаютьконтроль як процес, що забезпечує досягнення цілей органами влади тауправління, який необхідний для виявлення і вирішення виникаючихпроблем раніше, ніж вони стануть необратімимі.2 Тлумачний словник російськоїмови С. І. Ожегова трактує це поняття так: контроль - перевірка, а такожпостійне спостереження з метою перевірки або нагляду за работой.3

Таким чином, виходячи з вищезгаданого, контроль будучи однією зважливих функцій управління, вважається засобом вирішення поставлених завдань,рисою стилю діяльності керівника.
У системі управління контроль вирішує декілька завдань:по-перше, за допомогою контролю можна виявити фактори, якіможуть зробити істотний вплив на функціонування та розвиток і,підготувавшись необхідним чином, своєчасно на них відреагувати.по-друге, контроль допомагає своєчасно виявити неминучі вдіяльності органу влади порушення, вади, помилки, промахи і оперативновжити заходів для їх усунення.по-третє, результати контролю служать основою оцінки роботи органу владиза певний період, ефективності і надійності системи управління 4.

Для того, щоб контроль міг виконати свою істинну задачу -

вирішення завдань, що стоять перед органами влади, він повинен здійснюватися відповідно до певними принципами, а саме:бути всеосяжним, тобто тримати в полі зору основні сферидіяльності органу влади - зовнішню ситуацію і внутрішні процеси,що протікають в ній;мати чітку стратегічну спрямованість, тобто відображати основніпріоритети органу влади і підтримувати їх;відповідати контрольованому виду діяльності, тобто він повиненоб'єктивно вимірювати й оцінювати те, що дійсно важливо, тому щоневідповідний механізм контролю може скоріше маскувати, а не збиратикритично важливу інформацію;бути гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються;бути простим і економічним.1

Основний процес контролю, де б він не здійснювався, і яка б небула мета його проведення, може бути зведений до трьох етапах:
1. Встановлення норм (стандартів).
1. Вимірювання відповідності виконання цим нормам (зіставленняфактичних результатів з очікуваними).
1. Корекція відхилення від норм і планів.

Перший етап процесу контролю безпосередньо пов'язаний з функцієюпланування. На цьому етапі встановлюються стандарти і критерії оцінкидіяльності об'єкта управління, які визначаються при плануванні.
Стандарти, що використовуються для контролю відображають у формі планових завдань,нормативів, показників і вибираються з цілей і стратегій розвитку об'єктауправління та його основних областей.

Другий етап полягає в зіставленні фактично досягнутихрезультатів функціонування об'єкта управління з встановленимистандартами. На цьому етапі визначаються інтервали допустимих відхилень відвстановлених стандартів, вимірюються фактично досягнуті результати івиявляються істотні відхилення, що вимагають прийняття коригуючих заходів.

На третьому етапі аналізуються причини виникнення відхилень івибирається один з трьох варіантів поведінки:нічого не робити;усунути відхилення, перш ніж вони переростуть у великі проблеми;переглянути стандарти, якщо це необходімо.1

У реальній дійсності виділяються три основних видиуправлінського контролю:попередній;поточний контроль;заключний контроль.

За формою здійснення всі види контролю схожі, оскільки мають одну мету
- Сприяти тому, щоб фактично отримувані результати були якможна ближче до необхідних, а відмінність між ними - тільки часоміснування.

Попередній контроль здійснюється фактично до початку робіт, вперіод підготовки рішення і необхідний насамперед для обліку людських іфінансових ресурсів.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведенняробіт керівниками підрозділів. Контроль не проводиться буквальноодночасно з виконанням самої роботи, він базується на вимірюванніфактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованоїна досягнення цілей. Поточний контроль звичайно існує у двох формах:стратегічний та оперативний. Поточний стратегічний контроль зводиться дозбору, обробки та оцінки інформації про рівень продуктивності праці,впровадження і використання досягнень НТР, нових методів роботи, технологій,як в цілому, так і в структурних підрозділах. Поточний оперативнийконтроль орієнтований на поточну виробничу і господарськудіяльність, тобто дотримання послідовності операцій, норм часуна їх виконання, якість праці.

Заключний контроль пов'язаний з оцінкою виконання планів іскладанням нових, а також передбачає всебічний аналіз не тількиконкретних результатів діяльності за минулий період, але й сильних іслабких її сторін. Хоча заключний контроль здійснюється занадтопізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, він маєдві важливі функції:
Заключний контроль дає керівництву інформацію, необхідну дляпланування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводити вмайбутньому, а також отримати інформацію про виниклі проблеми і сформулюватинові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому.
Заключний контроль сприяє мотивації, тобто керівник пов'язуємотиваційні винагороди з досягненням певного рівнярезультатівності.1

2. Контроль виконання документів, як різновид функції контролю

Контроль відіграє важливу роль і в системі діловодства. Контрольвиконання документів забезпечує своєчасне і якісне рішеннящо містяться в документі питань, охоплення всіх контрольованих документів.
Складовою частиною контролю виконання є виконання документів, вяких відбивається багатогранна діяльність органів державної владиі державного управління.

Контроль виконання - це безпосередня перевірка і регулюванняходу виконання наказу чи розпорядження, облік і аналіз результатіввиконання контрольованих документів у встановлені срокі.1

Контроль виконання документів охоплює три групи питань:контроль виконання документів по суті що містяться в них завдань абодоручень. Такий контроль передбачає оцінку документа в цілому, то єнаскільки правильно і повно вирішено питання. Таку оцінку робить керівник,або за його дорученням - помічник. Якщо керівник задоволений рішеннямпроблеми - документ підписується, якщо ж не задоволений, тододатково опрацьовуються неясні моменти і документ проходить повторнеузгодження. Контроль по суті змісту входить до обов'язковихпосадові обов'язок не тільки керівників усіх рангів, а й,при великому обсязіконтрольних документів, спеціального контрольного підрозділу.;контроль за відповідністю документів форм складання і вимогам
ГОСТів. Такий контроль може здійснювати помічник,спеціальна контрольна служба або технічний працівник діловодства. Суть цього контролю зводиться до перевірки правильності оформлення документа, наявності певного бланка, повноти реквізитів, наявності всіляких супутніх матеріалів.контроль виконання документів у зазначені терміни. Для переважноїбільшості документів встановлюються терміни їх виконання, якірегламентуються законами та іншими нормативними актами, на основі Єдиноїдержавної системи діловодства та інструкції по документаційномузабезпечення (діловодства) в адміністрації області.1

Терміни виконання поділяються на типові та індивідуальні. Типовітерміни встановлені законодавчими та іншими актами для таких документів,як 2:пропозиції, заяви і скарги громадян - у строк до 1 місяця з днянадходження, які не потребують додаткового вивчення і перевірки, --невідкладно, але не пізніше 15 днів;заяви і скарги військовослужбовців і членів їх сімей - не пізніше 7 днів здня надходження;запит депутата Державної Думи і члена Ради Федерації Федеральних
Зборів РФ - в строк до 20 днів;
Доручення Президента РФ і уряду РФ - в термін, зазначений в дорученні,або в місячний термін з дня його підписання, з позначкою

«терміново» - в 3-денний термін, що потребують додаткового вивчення -

- у 10-денний термін;листи підприємств та установ - 30 днів;накази і вказівки міністрів на виконання документів Уряду РФ --відповідно до зазначеного терміну або протягом 30 днів.

Індивідуальні терміни виконання можуть вказуватися в самих документахвищестоящих організацій, в резолюціях і вказівках керівників.
Індивідуальний термін виконання документа може відрізнятися від типовогостроку. Як правило, індивідуальні терміни виконання не повинні перевищувати 10днів. Якщо завдання складне і потребує узгодження і додатковоїперевірки, то строки можуть збільшуватися, але не більше ніж на 30 днів.

Терміни виконання можуть продовжуватися у зв'язку з додатковим вивченнямі перевіркою питання, але тільки з узгодження особи їх встановив і зцією метою необхідно завчасно повідомити про доцільність більшповної опрацювання питання особа, доручивши виконання, так і особа,що очікує результату за виконанням.

Контроль виконання документів в загальній системі документообігустосується таких видів документів 1:розпорядчі документи вищих органів державної влади:
Президента Російської Федерації, Федеральних Зборів Російської
Федерації, Уряду Російської Федерації;розпорядчі документи представницького органу (розпорядчідокументи Законодавчих зборів області);розпорядчі документи органу державного управління
(постанови губернатора області).
Крім цих документів, на контроль також ставляться:протоколи нарад за керівника органу управління;доручення керівника;вхідна кореспонденція;письмові та усні звернення громадян.

Метою контролю є сприяння своєчасному і якісномувиконання документів, забезпечення отримання аналітичної інформаціїнеобхідної для оцінки діяльності організації та її структурнихпідрозділів, а також конкретних співробітників. Для досягнення зазначеноїмети система контролю виконання документів включає в себе кількапослідовних етапов1:постановку документів на контроль;перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;попередню перевірку та регулювання ходу виконання;облік і узагальнення результатів контролю виконання документів;регулярне інформування керівників органу управління про хід виконаннядокументів;зняття виконаних документів з контролю.

Контроль за виконанням документів і містяться в них дорученьздійснюють керівники установи, керівники структурнихпідрозділів та уповноважені ними особи. Безпосередній контроль завиконанням документів покладається, як правило, на сектор контролюустанови. У структурних підрозділах контроль за виконанням документівздійснює помічник, спеціаліст приймальні або інша особа, відповідальназа роботу з документами. Відповідальність за організацію контролюпокладається безпосередньо на керівників структурнихпідрозділів.

3. Принципи організації і контролю виконання документів

Від систематичності та цілеспрямованості організації виконаннядокументів і контролю їх виконання залежить вчасне і якісневиконання рішень вищих органів державної влади, рішеньпредставницького органу територіального утворення, а також власнихрішень органу державного управління. Контроль виконаннярозпорядчих документів базується на загальних та організаційно -технічних принципах, під якими розуміються об'єктивні основи, наяких будується організація і контроль виконання розпорядчихдокументів органів державного і муніципального управління. У нихабстраговані об'єктивні умови розвитку державної тамуніципального управління, а також його закономірності.

До загальних принципів, що відображають соціально-політичний бік контролювиконання, відносяться 1:масовість контролю;повсюдність контролю, що формує вимога забезпечення контролювиконання рішень органів управління в усіх сферах суспільного життя,які охоплюються розпорядчими документами, включаючи самі органиуправління та їх підрозділи;всебічність контролю, яка передбачає здійснення контролю виконаннярозпорядчих документів органів управління з урахуванням всієї повноти їхвимог;реальність контролю, що передбачає вимоги провадженнядійсного, а не уявного контролю виконання, що базується на фактах,а не домислах або припущеннях;об'єктивність контролю, що вимагає неупередженої оцінки результатіввиконання розпорядчих документів органів управління, виняткитрактування цих результатів на догоду когось або чогось;результативність контролю, що визначає необхідність одержання конкретногопідсумку від дії з контролю виконання розпорядчих документіворганів управління, вираженого в певних кількісних іякісних показниках, що характеризують рівень досягнення цілей і завданьконтрольованого розпорядчого документа;гласність контролю, яка формує вимоги широкого інформуваннянаселення, громадських організацій за допомогою різних форм інформуванняі, за наявності недоліків у їх виконанні, про вжиті заходи щодо усуненняцих недоліків, а також до посадових осіб, з вини яких цінедоліки були допущені.

Поряд із загальними принципами існують правила, що відображаютьорганізаційно-технічний бік контролю виконання 1, а саме:системність організації і контролю виконання;особиста відповідальність першого керівника за станом контролювиконання. Цей принцип відображає об'єктивну необхідність здійсненнякерівництва контролем виконання документів особисто першим керівникоморгану управління;централізація контролю виконання. Це принцип вимагає, щоб загальнийконтроль за термінами виконання документів покладався на спеціальнепідрозділ або працівника, з підпорядкуванням керівникові органудержавного управління;єдність відповідальності за організацію і контроль виконання, тобтовідповідальність за контроль виконання покладається на того керівникаадміністрації, до відання якої належить це питання і якийздійснює керівництво його підготовкою для прийняття головою адміністрації
;єдність підготовки розпорядчих документів і контролю фактичного їхвиконання, тобто відповідальність за контроль фактичного виконаннярозпорядчого документа покладається на відділ чи управління, якийготував документ;відповідність змісту розпорядчого документа необхідним умовам контролю його виконання.

Зі всього перерахованого вище можна зробити наступні висновки:

Глава II. Контроль документообігу, як форма контролю виконання

2.1. Форми і методи контролю виконання

Контроль виконання носить багатофункціональний характер, тому формиі методи його реалізації різноманітні. Як правило, найбільш ефективнимє найпростіший контроль. Найпростіші форми і методи потребують меншихзусиль і більш економічні. До простих організаційних форм контролювиконання можна віднести:контрольні журнали;реєстраційно-контрольні картки (картотека);письмові звіти;перевірки;обговорення питань контролю виконання на нарадах, що проводятьсягубернатором або його заступниками, а також на оперативних нарадах укерівників структурних підрозділів.

Кожна з перелічених форм має свою специфіку, але привикористанні будь-якої з них необхідно дотримуватися одна вимога - необмежуватися розмовами про виконання, а давати об'єктивну оцінкустану справ, намічати і домагатися здійснення конкретних заходів.

В якості методів організаційної роботи з виконання дорученьвикористовуються методи поточного, попереднього і наступного контролю. УВідповідно до Указу Президента Російської Федерації від 06.11.96 р. № 1536
«Про заходи щодо вдосконалення організації контролю і перевірки виконаннядоручень Президента РФ »в апараті адміністрації області при організаціївиконання доручень губернатора з урядовимдокументів використовується також метод попереджувального контролю.
До мір попереджувального контролю можна віднести 1:розгляд ходу реалізації доручень губернатора на колегіях,нарадах, семінарах, оперативних нарадах, що проводяться керівникамиструктурних підрозділів;напрямок запитів з метою отримання та аналізу проміжної інформації провжиті заходи;здійснення контрольних перевірок виконання доручень;проведення службових розслідувань за фактами несвоєчасного абоненалежного виконання доручень, внесення пропозицій щодо притягнення довідповідальності винних осіб та інші.

Для посилення контрольної роботи з виконання постанов ірозпоряджень губернатора в апараті адміністрації області була створенакомісія, затверджена постановою губернатора від 14.04.98 р. № 456-р. Дожаль, засідання комісії проводилося всього один раз. На комісії булизаслухані повідомлення керівників департаментів, комітетів і управлінь, атакож розглядалися їх пропозиції про подальшу роботу зрозпорядчими документами губернатора. З урахуванням можливостей ідоцільності виконання розпорядчих документів губернаторакомісією було предложено2:зняти з контролю постанови і розпорядження;змінити контрольний термін з прийняттям додаткових заходів звиконання постанов і розпоряджень губернатора;
61. скасувати постанови і розпорядження губернатора, як нереалізовані у зв'язку з відсутністю фінансування.
Так, за 1998 рік даної комісією було знято з контролю 75 документів,
115 - змінено контрольний термін, 4 - скасовано у зв'язку з відсутністюфінансірованія1

У роботі зі зверненнями громадян, особливо контрольної її частини широковикористовуються обласні засоби масової інформації. У місцевих газетахрегулярно публікуються відповіді на запитання громадян з соціально значимимпроблем, що зачіпають інтереси великих груп населення. Також активновикористовуються можливості обласного телебачення і радіо, на якихрегулярно організуються «Губернаторські годинники» та виступи керівниківструктурних підрозділів адміністрації області. Перевірки скарг ізаяв, що надходять від громадян, розглядаються в деяких випадках звиїздом на місце, що є особливо ефективним методо

2.2. Організація контролю виконання документів

В апараті адміністрації області склалася певна системаконтролю, в яку крім працівників, відповідальних за цю роботу попосади, залучаються і співробітники департаментів, комітетів, управлінь,на яких керівниками даних підрозділів покладено контроль запроходженням і виконанням розпорядчих документів.

В даний час фактичний контроль та перевірку виконанняурядових документів в апараті адміністрації області здійснюєсектор по роботі з документами відділу документаційного забезпеченняуправління справами (далі - сектор контролю), листів і заяв громадян --відділ листів і прийому громадян, вхідної кореспонденції - сектордокументообігу відділу документаційного забезпечення управління справами
(далі - канцелярія), постанов і розпоряджень губернатора області --сектор по роботі з документами відділу документаційного забезпеченняуправління справами (далі - сектор контролю) та контрольне управліннядепартаменту державної служби та питань місцевого самоврядування
(далі - контрольне управління). У структурних підрозділах контроль завиконанням документів здійснюють фахівці приймалень і помічникикерівників, які відповідають за роботу з документами.

Опції сектору по роботі з документами відділу документаційногозабезпечення управління справами (сектор контролю) полягають в наступному:ведення автоматизованого обліку контрольних документів, своєчасненапрям реєстраційно-контрольних карток керівникам структурнихпідрозділів адміністрації області, яким доручається контроль;контроль за термінами виконання документів, використання ПЕОМ;щомісячне інформування керівників адміністрації області про стан виконання документів;здійснення попереджувального контролю за виконанням документів, щомісячнеписьмове інформування помічників керівників підрозділівадміністрації області про документи і доручення, термін виконання якихзакінчуються в майбутньому місяці, а також про документи, терміни виконанняяких минули.

Контрольне управління департаменту державної служби і питаньмісцевого самоврядування забезпечує:організацію перевірок виконання нормативно-розпорядчих актівгубернатора, а також стан контрольної діяльності в департаментах,комітетах, управліннях адміністрації, органах місцевого самоврядування;підготовку доповідей про стан виконання постанов і розпорядженьгубернатора;внесення подань про притягнення посадових осіб, винних унесвоєчасному чи неналежному виконанні, або невиконанні документівгубернатора, до дисциплінарної відповідальності.

Функції відділу листів і прийому громадян, а також секторудокументообігу відділу документаційного забезпечення управління справамивизначені в Положеннях про відділи.

З метою підвищення чіткості й оперативності в роботі апаратуадміністрації області, поліпшення його контрольної діяльностіпостановою губернатора області від 30.06.97 р. № 711 затвердженорегламент, у якому зазначені основні положення з організації та контролювиконання документів, що надходять до адміністрації.

В апараті адміністрації введена в експлуатацію автоматизованаінформаційна система контролю виконання документів. Технічнимзасобом контролю за виконанням документів є електроннареєстраційно-контрольна картка бази ПЕОМ та її паперовий дублікат.
Організація контролю виконання документів в адміністрації областіпередбачає певний порядок роботи з документами. Встановленийпорядок роботи з контрольованими документами з моменту їх надходження дозавершення виконання 1:
69. відповідає вимогам, що пред'являються до документообігу;
70. обумовлює переміщення документів ділової необхідністю, виключає дублюючі інстанції і дії;
71. дозволяє здійснювати контроль за виконанням документа, з дотриманням вимог до їх оформлення відповідно до інструкції з діловодства та іншими чинними нормативними документами з діловодства.

Щомісяця аналізується стан контролю за виконаннямпоставлених на контроль документів за минулий період і у вигляді узагальненоїінформації направляються матеріали губернатору. Форма узагальненої інформаціїпредставлена в додатку 9.

У зведеннях, що представляються керівництву, зазначаються:загальна кількість документів, що знаходяться у роботі у виконавця;кількість документів, поставлених на контроль за минулий місяць;кількість виконаних документів;кількість документів, не виконаних або виконаних пізнішевстановлених строків;причини затримок виконання документів.

У структурні підрозділи спрямовуються:перелік документів, що знаходяться на виконанні (додаток 10);перелік документів, виконаних за місяць (додаток 11);перелік документів, терміни виконання яких минули (пріложеніе12)

На основі результатів аналізу розробляються і приймаються заходи поприскорення виконання документів, підвищення виконавськоїдисципліни, удосконалення організації контролю і управління в цілому.

2.2.1. Контроль за виконанням доручень за офіційними документами

Пріоритетним напрямком є здійснення постійного іефективного контролю за виконанням доручень губернатора за документамивищих органів державної влади (урядовим документам).

Схема організації контролю за виконанням доручень губернатора зофіційних документів представлена на рис. 2.1. Розглянемо її більшдокладно.

- проходження документів на виконання

- проходження документів після виконання

Рис. 2.1. Схема контролю за виконанням доручень губернатора зофіційних документів

Вступники до адміністрації області офіційні документи органівдержавної влади Російської Федерації (надалі --урядові документи) реєструються в секторі контролю. Приреєстрації проставляється реєстраційний штамп у правому нижньому куткупершого аркуша документа з присвоєнням йому порядкового номера по електроннійкартотеці і заповнюється реєстраційно-контрольна електронна картка вбазі даних ПЕОМ та облікова картка, яка додається до документа. Зразкиреєстраційно-контрольної та облікової карток представлені в додатках
1, 2. На лицьовій стороні електронної реєстраційно-контрольної карткивказується:орган, що видав документ;вид документа (указ, постанова, розпорядження);номер і дата видання документа;зміст документа;доручення губернатора області із зазначенням дати і підпису;прізвище виконавця,?? віді переданий документ для виконання абоознайомлення.

На зворотному боці електронної реєстраційно-контрольної картки зазначається інформація про стан виконання документа:дата та номер відправляється документа;дата зняття урядового документа з контролю.

Начальник сектору контролю оформляє зареєстровані документи дорозгляду, тобто готує проекти доручень і передає їх для доповідігубернатору, а за його відсутності - заступнику, на якого покладеновідповідні обов'язки. Розглянуті губернатором документи,повертаються до сектору контролю, де вносяться в електронну реєстраційно -контрольну картку документа доручення губернатора і терміни виконанняйого. Документи, що резолюція на яких містить контрольне доручення,ставляться на «контроль» і на «особливий контроль» - у випадках, коли дорученнямістить вказівку з підготовки проектів постанов губернатора,пропозицій, планів заходів щодо організації виконання документів ідовідок про стан обговорюваного питання в області, інформацій ввищі органи, висновків за проектами направляються документов.1

Відповідальність за своєчасне і якісне виконання дорученьгубернатора за урядовими документами покладається на заступниківгубернатора, керуючого справами, начальників департаментів, управлінь тавідділів. Якщо в резолюції губернатора доручення за урядовимдокументу дається відразу декільком заступникам, то виконання документакоординує заступник, зазначений в дорученні першою або той, комудоручений скликання або збір.

Згідно резолюції губернатора сектор контролю направляє документ зоблікової та реєстраційно-контрольної картками в приймальні заступникагубернатора, у компетенції якого знаходяться вирішення питань,поставлених в урядовому документі. Заступник губернаторарозглядає документ і визначає виконавців, які будутьзабезпечувати збір і підготовку необхідних документів, проектів довідок прорезультати виконання доручень. Контроль за термінамивиконання вказівок заступника губернатора здійснює його помічник. Термінреалізації доручень, якщо він не визначений в дорученні, встановлюється водин місяць. Доручення з позначкою «терміново» виконуються в 3-денний термін, апотребують додаткового вивчення - протягом 10 днів. Якщо в самомуурядовому документі визначено дату або термін проведеннязаходи, тоді термін виконання доручення встановлюється з урахуванням цієїдати або заходи.

Помічник заступника губернатора вносить необхідні вказівки вреєстраційно-контрольну картку документа (кому доручається виконання,зміст дій, термін виконання) і залишає у своїй картотеці, адокумент з обліковою карткою повертає в сектор контролю для передачі йоговиконавцю. Сектор контролю у свою чергу вносить відповідні вказівкиза даним урядового документу в спільну електронну картотеку, апотім передає документ виконавці