Міністерство Освіти РФ
Московський Державний Відкритий університет
Рязанський інститут
Кафедра економіки, менеджменту та маркетингу
Контрольна робота з діловодства
Виконала: студентка II курсу
Гр. ф-т МіЕП
Спец. 060811
Проверила:.
Рязань 2002
План.
1. Види документів та їх класифікація. Уліфікація і стандартизаціяуправлінських документів.
2. Скласти статут індивідуального приватного підприємства, лист-відмову,наказ про звільнення.
Види документів та їх класифікація.
Відповідно до ГОСТ 16487-83 документ - засіб закріпленнярізними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти,події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльностілюдини.
Зафіксувавши інформацію, документ тим самим забезпечує їїзбереження і накопичення, а також можливість передачі її іншій особі,багаторазове повторне звернення до інформації. Отже, документможе виконувати декілька функцій.
Більшість документів має задовольняти таким вимогам, якпридатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Для того, щоб документ володів цими якостями, він повинен бути правильно складенийяк за формою, так і за змістом.
Для того, щоб виробити основні принципи складання іоформлення документів, форми і методи роботи з ними, провадиться їхкласифікація за цілою низкою ознак.
Класифікація документів - це поділ документів за класами понайбільш загальними ознаками схожості та відмінності.
У поточній роботі класифікація проводиться на етапі групування їх усправи - це первинний щабель класифікації, необхідність такоїкласифікації обумовлена самим поняттям справи.
Справа-це сукупність документів або документ з одного питання,вміщені в тверду обкладинку, відповідним чином оформлену. Не можнапідшити у справу документи з різним за характером змістом, наприкладлисти про виконання завдання з будівництва об'єкта та накази про підвищеннякваліфікації співробітників.
Класифікація документів - необхідна умова для проведення робітпо їх уніфікації, що є важливою передумовою документаційногообеспечиванием автоматизованих систем управління.
Документ класифікується за різними ознаками.
За способом фіксації інформації документи поділяються на письмові,графічні, фото-і кінодокументи, електромагнітні.
За змістом документи поділяються на організаційно -розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачальницько-побутові, за особистимскладу і т. д.
За найменуванню розрізняють велику кількість документів. Це накази,положення, протоколи, розпорядження, інструкції, правила, статути, звіти,акти, плани, листи, заяви і т. п.
За видами документи бувають типові, зразкові, індивідуальні татрафаретні. Типові документи розробляються вищими органами дляпідвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковийхарактер. Зразкові документи також розробляються вищими органамидля організації всієї системи, але носять рекомендаційний характер, аіндивідуальні документи розробляються конкретними організаціями длявнутрішнього користування. Трафаретні документи виготовляютьсятипографським способом, причому постійна частина тексту документавидрукувана на поліграфічних машинах, а для змінної інформаціїзалишають вільні місця.
За ступенем складності розрізняють прості документи, що містять одинпитання, і складні, які містять кілька питань.
За місцем складання документи поділяються на внутрішні тазовнішні. Внутрішні - документи, що створюються в установі (в організації,на підприємстві) для вирішення своїх питань і не виходять за його межі.
Зовнішні - вхідна та вихідна кореспонденція установи (організації,підприємства).
За терміном виконання документи поділяються на термінові і Нетермінові.
За походженням документи бувають службові та офіційно-особисті
(іменні).
За ступенем гласності виділяють документи звичайні, секретні і дляслужбового користування.
За юридичною силою розрізняють справжні та підроблені документи.
Справжні підрозділяються на дійсні і недійсні (втратилиюридичну силу)
За призначенням (стадіях створення) документи підрозділяють на оригінали
(оригінали) і копії. Оригінал - первинний документ, що міститьвихідну інформацію і таким, що підлягає чином оформлений. Як правило, створеннядокумента передує стадія чернетки-документа в попереднійредакції. В юридичному відношенні оригінал і копія з нього, відповіднимчином завірена, рівноцінні. Копія-документ, точно відтворюєреквізити оригіналу (у правому куті верхнього поля якого проставленослово "копія") і відповідним чином засвідчений. Слід розрізнятитакі різновиди копій як відпуск, витяг і дублікат. Відпустка-повнакопія вихідного документа, що залишилася у відправника, якавиготовляється одночасно з оригіналом і посвідчується. Виписка-копіячастини документа, а дублікат-другий екземпляр документа, що має таку жюридичну силу.
За термінами зберігання документи поділяються на: постійного терміну зберігання,тимчасового терміну зберігання (до 10 років), довгострокового терміну зберігання
(понад 10 років).
За родом діяльності документи підрозділяються на системидокументації: планова, організаційно-розпорядчі, первинна обліковадокументація, розрахунково-грошова, звітно-статистична, поціноутворення, з торгівлі, конструкторська, технологічна і т. д.
Уніфікація та стандартизація управлінської документації.
уніфікація і стандартизація управлінських документів слідрозглядати як один з факторів підвищення продуктивностіуправлінської праці. Уніфікація документів - це вибір раціональнихструктур їх побудови, приведення документів однаковості на основівстановлення раціонального кількості їх форм і типізація їх побудови.
Вона застосовується не тільки до управлінських документів, але і до новихсистемам. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні та залізничніквитки.
За способом виготовлення є:
- Уніфікація від загального до конкретного. Полягає в побудові формуляра -зразка документів для конкретної системи документації і встановлення найого основі складу реквізитів для даної системи документації, окремихвидів документів, конкретного документа і т. д.;
- Одноманітність форм документів та правил їх побудови, складання,оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації і трафаретізаціідокументів, уніфікації розташування даних на полі документа, виробленнятехнологій та умовних скорочень;
- Комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всівимоги до даного документу на всіх стадіях його створення, заповнення, обробкиі зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливостілюдини і параметри технічних засобів;
- Інформативність. Чи означає включення в документи тільки тих реквізитів,які потрібні для вирішення конкретних завдань, для пошуку і підтвердженняюридичної сили документа;
- Скорочення кількості видів документів. Досягається за рахунок вдосконаленняметодів управління, наприклад, у напрямку повсюдного застосуванняоргтехніки;
- Стабільність вимог до документів (встановлені державними ігалузевими стандартами);
- Пару з діючими системами класифікації та кодування техніко -економічної інформації;
- Економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів всистему документації, широкого застосування бланків, раціональної компоновкиформ документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів і т. д.
Існує 3 способи уніфікації текстів: трафарет, анкета та таблиця.
Трафарет-це спосіб фіксації постійної інформації у вигляді зв'язаноготексту з пробілами для змінної інформації. У формі трафарету створюютьсяряд наказів, заяв.
Анкета-спосіб представлення уніфікованого тексту, при якомупостійна інформація розташовується в лівій частині листа, а зміннавноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа. Ууніфікованої системи документації на організаційно-розпорядчідокументи анкетних методом змодельовані накази з прийому, перекладу,звільненню; кадрові доповідні і пояснювальні записки. Переваги анкет:спрощується підготовка документа, полегшуються машинописні роботи; створюютьсяпередумови для копіювання інформації.
Таблиця - розірваний текст, розташований за певним принципом:постійна інформація розташована в заголовках граф і боковику, амінлива - на перетині відповідних граф і рядків. Має великуінформаційною ємністю, дозволяє строго класифікувати, кодуватиінформацію, легко підсумовувати дані. Однак він більш складний у машинопису.
У табличній формі в УСД по ОРД представлені: штатний розклад, графіквідпусток, кадрові накази.
Ефект від уніфікації та стандартизації управлінських документівбуває непрямим (підвищення якості управління, ефективностівикористання оргтехніки, прискорення оборотності фінансових коштів) тапрямим (зниження витрат праці (а отже і витрат на заробітнуплату) при роботі з документами, витрат матеріалів на їх виготовлення,питомих капвкладень на оргтехніку, витрат на амортизацію та ремонторгтехніки).
Підприємство зареєстроване
ЗАТВЕРДЖУЮ
Адміністрацією м. Рязані
Засновник:
25 квітня 2000
А.В. Єрохін
25 квітня 2000
СТАТУТ
Індивідуального приватного підприємства
Єрохін «АВЕ»
Юридичний адреса: м. Рязань, вул. Леніна, буд 2.
м. Рязань
Цей статут розроблено відповідно до Закону РФ «Пропідприємства і підприємницьку діяльність ", Законом України« Провласності в РФ ».
1. Загальні положення
1.1.Індівідуальное приватне підприємство «АВЕ», іменоване надалі
Підприємство, засноване громадянином РФ А.В. Єрохіним і належить йому направі приватної власності.
1.2.Учредітель відповідає за зобов'язаннями підприємства своїм майном умежах його внеску в статутний капітал.
1.3.В своїй діяльності підприємство керується чинним
Законодавством РФ.
1.4.Предпріятіе набуває прав юридичної особи з дня державноїреєстрації.
1.5.Предпріятіе діє на принципах повного господарського розрахунку,має власний баланс, розрахунковий рахунок у банку, печатку, штампи, бланки іінші реквізити.
1.6.Предпріятіе несе відповідальність за результати своєї діяльності і засвої зобов'язання.
2. Предмет та цілі діяльності. Права Підприємства.
2.1Предпріятіе створюється з метою задоволення населення в товарах іотримання прибутку.
2.2.Предпріятіе здійснює торгово - закупівельну діяльність.
2.3.Предпріятіе має право:
. самостійно планувати свою діяльність;
. засновувати філії та інші підрозділи відповідно до чинного законодавства;
. об'єднуватися з іншими підприємствами;
. здійснювати угоди відповідно до законодавства;
. бути позивачем і відповідачем у суді;
. здійснювати інші дії, надані підприємствам чинним законодавством.
3. Органи управління та контролю, їх компетенція.
3.1. Поточне управління підприємства здійснюється директором, призначенимна посаду та звільненим з посади засновником. Між засновником ідиректором підписується контракт, в якому обумовлюються права іобов'язки директора, а також умови звільнення від займаної посадиі термін контракту.
3.2. Засновник має право сам здійснювати поточне управління підприємством.
3.3 Відповідальність за діяльність підприємства несе директор в рамках,обговорених у контракті.
3.4. Контроль за діяльністю підприємства здійснює засновник.
4. Порядок розподілу прибутку і формування фондів.
4.1. Майно підприємства формується за рахунок внесків засновників, доходіввід діяльності підприємства, кредитів банків та інших законних надходжень.
Засновником створюється статутний капітал у розмірі 50 000 (п'ятдесят тисяч)рублів.
4.2. Прибуток, отриманий в результаті діяльності після всіх платежів іперерахувань, розподіляється до фондів:
. соціального розвитку;
. діяльності;
. резервний;
. інші.
4.3. Підприємство зберігає грошові кошти на розрахункових та інших рахунках вбанках, робить всі касові та розрахункові операції з дотриманнямчинного законодавства.
4.4. Підприємство веде бухгалтерську і статистичну звітність звідповідно до чинного законодавства і несе несе відповідальністьза її достовірність.
5. Гарантії працівникам підприємства.
5.1. Трудовий колектив підприємства становлять усі громадяни, що беруть участьсвоєю працею в його діяльності на основі трудового договору, складеноговідповідно до законодавства про працю.
5.2. Підприємство забезпечує працівникам гарантований закономмінімальний розмір заробітної плати, безпечні умови праці,соціальне і медичне страхування відповідно до чинногозаконодавством.
6.Условія реорганізації та ліквідації підприємства.
6.1. Припинення діяльності підприємства може здійснюватися у вигляді йоголіквідації або реорганізації.
6.2. Ліквідація або реорганізація підприємства проводиться за рішенням
. власника за згодою трудового колективу;
. суду;
6.3. Підприємство ліквідується у випадках:
. визнання його банкрутом;
. ухвалення рішення про заборону діяльності підприємства через нездійсненних умов, встановлених законодавством;
. визнання судом недійсними установчих документів і рішення про створення підприємства;
. з інших підстав, передбачених чинним законодавством.
6.4. При реорганізації або ліквідації підприємства звільняються працівникамгарантується дотримання їх прав та інтересів відповідно до чинногозаконодавством.
6.5. Підприємства вважається реорганізованим або ліквідованим у моментвиключення його з державного реєстру.
6.6. Ліквідація підприємства здійснюється ліквідаційною комісією,утворюється власником майна підприємства спільно з трудовимколективом. Ліквідація при банкрутстві здійснюється відповідно дочинним законодавством.
6.7. Майно підприємства, що залишилося після розрахунків з бюджетом, банком,працівниками підприємства, повертається власникам у справному стані.
АТЗТ «Стройгарант» директорові
АТВТ «НІК»м. Рязань, вул. Нова, д. 2 Л. І.
Савінут. 44-33-22, рс № 300125601від квітня 2002 № 65на № 49 від квітня 2002
У зв'язку з нестачею виробничих потужностей задовольнити проханняпро збільшення поставок запасних частин для верстатів БК 5012 (лист № відквітень 2002) на даний момент не представляється можливим.
Директор
Л. І. Іванов.
АТЗТ «Стройгарант»
НАКАЗ
20 квітня 2002 № 121м. Рязань
Про звільнення від займаної посади І.І. Петрова
ЗВІЛЬНИТИ ПЕТРОВА Івана Івановича з посади майстра з 22 квітня
2002 р. у зв'язку з порушенням трудової дисципліни
Підстава: ст. КЗОТ № 33
Директор
Л.І. Іванов
З наказом ознайомлений
І.І. Петров
Література.
М.В. Кірсанова, Ю.М. Аксьонов. Курс діловодства .- Москва-Новосибірськ,
2000.
В.В. Паневчік. Діловодство .- Минск, 2000.
