Організація документообігу на підприємстві
Документообіг - це рух документів з моменту їх отримання абостворення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу. .
Документи, що надходять на підприємство проходять:
. первинну обробку;
. попередній розгляд;
. реєстрацію;
. розгляд керівництвом.
Після цього вхідні документи передаються конкретним виконавцям.
Служба документаційного забезпечення управління (ДЗУ), яка можебути представлена на підприємстві як самостійним структурнимпідрозділом (канцелярія, загальний відділ, секретаріат), так і окремимспівробітником (секретар - референт) повинна приймати до обробки тількиправильно оформлені документи, що мають юридичну силу і надіслані вповному комплекті (при наявності додатків). У противному випадку присланідокументи повертаються автору з відповідним супровідним листом,де вказуються причини повернення.
Конверти від вступників документів знищуються за винятком тихвипадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, часвідправлення і дату отримання документів. Чи не розкриваються і передаються попризначенням документи з позначкою "особисто" і на адресу громадських організацій.
Попередній розгляд документів проводиться працівником служби
ДОУ з метою розподілу документів, що надійшли на: 'направляються нарозгляд керівнику підприємства; направляються безпосередньо вструктурні підрозділи або конкретним виконавцям.
Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи,адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовимособам. На розгляд керівництва передаються документи, адресованікерівникові підприємства та документи, що містять інформацію з найбільшважливих питань діяльності підприємства.
Обробка і передача документів виконавцям повинна здійснюватися вдень їх надходження в службу ДОУ. Якщо документ має виконуватисядекількома підрозділами або посадовими особами, його розмножують впотрібній кількості примірників.
Документи, що підлягають відправці до іншої організації, сортують,упаковують, оформляють їх як поштове відправлення і здають у відділеннязв'язку. Перед упаковкою служба ДОУ зобов'язана перевірити правильність оформленнядокументів, наявність усіх додатків, відповідність кількості примірниківкількості адресатів і т.д. Неправильно оформлені документи підлягаютьповерненню виконавцю на доопрацювання. На замовну кореспонденцію складаєтьсяопис розсилання, що підписується працівником служби ДОУ і датується.
Вихідні документи повинні оброблятися й відправлятися в деньреєстрації.
Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку вреєстраційній формі.
Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюванихдокументів, включаючи всі їх види і розмноження екземпляри. Результати облікудокументообігу узагальнюються службою ДОУ і доводяться до відомакерівника підприємства для вироблення заходів щодо вдосконалення роботи здокументами.
Реєстрація документів
Реєстрація документів - фіксація факту створення або надходженнядокумента шляхом проставлення на ньому індексу з подальшим записомнеобхідних відомостей про документ у реєстраційних формах. Реєстраціїпідлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшоговикористання в довідкових цілях, (організаційно-розпорядчі,планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тат.д.). Реєструються вхідні, вихідні і внутрішні документи.
Однак, не всі документи підприємства реєструє служба ДОУ. Документиспеціальних (функціональних) систем документації (плановие. бухгалтерські,фінансові тощо) реєструються у відповідних підрозділах. У службі
ДОУ на цих документах ставиться тільки дата надходження. Перелікдокументів, що не підлягають реєстрації в службі ДОУ, подано в додатку 47.
Реєстрація документів повинна бути тільки одноразового. Вступникидокументи реєструються в день надходження, що відправляються і внутрішні - вдень підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документаз одного підрозділу в інший він не повинен реєструватися повторно.
При реєстрації документи діляться на кілька груп, кожна з якихреєструється окремо, наприклад: накази з основної діяльності,накази по особовому складу, акти ревізій, протоколи засідань, звіти,доповідні записки і т.д. Порядкові реєстраційні номери (індекси)привласнюються документам у межах кожної групи, що реєструється. До складуіндексу документа входять: порядковий номер у межах масиву документів; індексза номенклатурою справ.
Наприклад: 218/08-17, де
218 - порядковий реєстраційний номер, 08-17 - номер справи в якебуде підшитий документ або його копія (для вихідних документів). До складуіндексу можуть додатково входити номери (коди) з класифікаторівкореспондентів, структурних підрозділів, питань діяльності і т.д.
Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкованумерація, наприклад: наказ № 28, протокол № 3, акт № 7.
Як реєстраційних форм, залежно від обсягівреєстрованих масивів документів, використовують реєстраційні журнали абореєстраційно-контрольні картки (РКК). Журнали зручні при порівняноневеликій кількості реєстрованих документів, так як пошук інформації пожурналу досить тривалий за часом. Крім того, за журналунеможливо вести контроль за виконанням документів, необхідно вдругереєструвати поставлені на контроль документи на контрольних картках.
Цих недоліків позбавлені РКК, що дозволяють більш оперативно вестиінформаційно-довідкову роботу і здійснювати контроль за виконаннямдокументів без повторної реєстрації. РКК друкується в кількохпримірниках, що дозволяє створити декілька довідкових (з питаньдіяльності, по кореспондентам і т.п.) і контрольну картотеки.
Встановлено наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстраціїдокументів:
. автор (кореспондент);
. назва документа;
. дані про організацію
. індекс документа;
. дата надходження документа (для вхідних документів);
. індекс надходження документа (для вхідних документів;
. заголовок документа або його короткий зміст;
. резолюція (виконавець. зміст доручення, автор, дата);
. термін виконання;
. позначка про виконання ( короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документа - відповіді);
. номер справи.
У разі необхідності склад обов'язкових реквізитів може бутидоповнений наступними:
. виконавці;
. розписка виконавця в одержанні документа;
. хід виконання;
. програми та ін
Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах визначаєтьсясамим підприємством. Зразки реєстраційних журналів і карток дані вдодатках 48 і 49.
Реєстрація документів - відповідей повинна вестися на реєстраційнихформах ініціативних документів. Документу - відповіді привласнюєтьсясамостійний порядковий реєстраційний номер у межахвідповідного реєстраційного масиву.
Контроль виконання документів
Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів.
Контроль виконання включає:
. постановку документа на контроль;
. перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
. попередню перевірку та регулювання ходу виконання;
. облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.
Основна мета організації контролю виконання-забезпеченнясвоєчасного та якісного виконання документів. Контроль здійснюютькерівники, служба ДОУ і відповідальні виконавці. Служба ДОУконтролює організаційно-розпорядчі документи. Документи іншихсистем контролюються відповідними підрозділами або співробітниками.
Терміни виконання обчислюються в календарних днях з дати підписання
(затвердження) документа, а для надійшли - з дати надходження.
Типові терміни виконання документів встановлюються актами вищихорганів державної влади та управління, а також центральнихфункціональних і галузевих органів управління.
Індивідуальні терміни встановлюються керівником підприємства.
Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюціїкерівника.
Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівникав наступному порядку: типові терміни - прийняттям нового акту, індивідуальні
- Керівником, що їх установив.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконаннязавдань, доручень, питань, повідомлення результатів зацікавлениморганізаціям та особам або іншого документованого підтвердженнявиконання. Результати виконання відзначаються в письмовій відповіді або насамому документі.
При організації контролю виконання використовуються екземпляри РКК,що заповнюються при реєстрації документів.
Службою контролю здійснюються наступні операції: формуваннякартотеки контрольованих документів; напрямок картки контрольованогодокумента (пункту завдання) в підрозділ-виконавець; з'ясування вструктурному підрозділі прізвища, імені, по батькові та телефону виконавця;нагадування підрозділу - виконавцю про термін виконання; отриманняінформації про хід та результати виконання; запис ходу і результатіввиконання в картці контрольованого документа; регулярне інформуваннякерівників про стан і результати виконання; повідомлення про хід ірезультати виконання документів на оперативних нарадах, засіданняхколегіальних органів; зняття документів з контролю за вказівкоюкерівників; формування картотеки виконаних документів.
Картки контрольованих документів (контрольна картотека)систематизуються за термінами виконання документів, за виконавцями, групамидокументів.
Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінченнятерміну в наступному порядку: завдань наступних років - не рідше одного разу нарік; завдань наступних місяців поточного року - не рідше одного разу намісяць; завдань, доручень поточного місяця - кожні десять днів, і за п'ятьднів до закінчення терміну.
Систематизація документів
Для забезпечення правильного формування та обліку справ на підприємствіповинна складатися номенклатура справ.
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ - це систематизований перелік заголовків справ ззазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Уноменклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльностіпідприємства, крім технічної документації та друкованих видань. Прискладанні номенклатури справ підприємствам необхідно враховувати вимоги дономенклатурі справ, що містяться в Державній системі документаційногозабезпечення управління. Основних правилах роботи відомчих архівів,переліки документів із зазначенням термінів зберігання. Номенклатура справпідприємства розробляється фахівцем, відповідальним за організаціюроботи з документами.
Номенклатура справ уточнюється в кінці кожного календарного року,передруковується, розглядається і затверджується керівником підприємства,вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
Якщо засновником даного підприємства є державнепідприємство, що здає документальні матеріали до Центрального державногоархів народного господарства РФ (ЦДАЖР), то номенклатура справ узгоджується зйого відомчим архівом і після схвалення експертною комісієюнаправляється на погодження з Центральною ЕПК
ЦДАЖР. Переузгодження номенклатури справ з ЦДАЖР РФ здійснюється раз на 5років. Відомчий архів держпідприємства здійснює контроль заскладанням та використанням номенклатури справ, за формуванням таоформленням справ, у заснованому ним підприємстві. Номенклатура справ дочірньогопідприємства візується особою, відповідальною за організаціюділоводства, підписується заступником директора, затверджуєтьсякерівником підприємства. Заголовки розділів номенклатури справ єнайменування підрозділів, розташовані відповідно до затвердженоїструктурою і штатним розкладом підприємства. При складанні заголовківсправ слід враховувати, що:
- заголовок повинен повністю відповідати смисловому змісту документів, группіруемих в даній справі;
- заголовок повинен бути коротким, чітко сформульованим;
- заголовки на кшталт «Загальна листування», «Різні документи», «Довідкові матеріали» і т.д. не допускаються.
Заголовки справ у процесі формування справ можуть уточнюватися. Складзаголовка справи утворює такі елементи:
- назва виду (листування, журнал тощо) або різновиду документів (накази, вказівки, протоколи, рішення і т.д.);
- назва підприємства або його структурного підрозділу;
--адресата або кореспондент документа;
- короткий зміст документів справи;
- назва території (місцевості), з якою пов'язаний зміст документів справи;
- дати (період), до яких належать документи справи;
- вказівка на копійность документів справи.
Назва виду заводімого справи або різновиду документів вказуєтьсяна початку заголовка, а слово «Копії» - в кінці заголовка. Наприклад: «Наказидиректора підприємства по основній діяльності за 1993 рік. Копії ».
У заголовках справ, призначених для групування документів однієїрізновиди, цей різновид вказується у множині.
Наприклад: «Протоколи нарад Ради трудового колективу підприємства за
1998 ».
У заголовках справ, що містять листування, вказується, з ким і з якогопитання (питань) вона ведеться. Наприклад: «Листування з Бізнес-Банком запитань бухгалтерського обліку, звітності та фінансової діяльності ».
У заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами,останні не перераховуються, а зазначається їх загальна видова назва.
Наприклад: «Листування з замовниками про відмову від оплати рахунків підприємства».
У заголовках справ, що містять планову або звітну документацію,вказується період часу (місяць, квартал, рік) на (за) який складенодокументи, вид документа (план, звіт) і автор. Наприклад: «Річний планпідприємства «Контакт» по капітальних вкладеннях на 1997 рік ».
У найменуваннях справ, що містять організаційно-розпорядчідокументи, вказується вид документа і автор, наприклад: «Накази директорапідприємства по особовому складу за 1998 рік ».
У заголовках справ, що містять документи різного виду з одного питання,не пов'язані послідовністю діловодних операцій, яквиду справи вживається термін «документи», а в кінці заголовка в дужкахвказуються основні різновиди документів, які повинні бутизгруповані у справі. Наприклад: «Документи про приймання, здавання і списаннямайна і матеріалів (акти, описи, відомості )».
Справи з питань, не дозволеним протягом одного року, є
«Переходять» і вносяться до номенклатури справ наступного року з тим жеіндексом.
У номенклатуру справ підприємства також включаються довідкові картотеки,журнали обліку документів.
Номенклатура справ підприємства повинна складатися в останньому кварталіпопереднього року на новий календарний рік за встановленою формою. (див.додаток 50).
У графі 1. таблиці номенклатури справ вказується діловоднийіндекс справи, який повинен включати: номер структурного підрозділу підприємства за класифікаторомпідрозділів або номер напрямки діяльності (при відсутностіструктурних підрозділів); порядковий номер справи всередині даного підрозділу чи напрямкудіяльності.
У графі 2 розташовуються у певній послідовності заголовкисправ. Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділіввизначається важливістю документів, що входять у справу. На початку розташовуютьсязаголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію,далі - містять планові і звітні документи, потім інші заголовкиу порядку зменшення термінів зберігання документів.
Графа 3 "Кількість томів» заповнюється після закінчення календарного року.
У графі 4 «Термін зберігання та номер статті за переліком» вказується термінзберігання справи,номер статті з посиланням на переліки або зразковіноменклатури справ. У графі "Примітка" проставляються відмітки: про незаведеніісправ ( «Справа не заведено»), про що переходять справах, про знищення справ, місцізберігання оригіналів. Після закінчення календарного року до номенклатури справскладається підсумковий запис про кількість заведених справ окремопостійного і тимчасового термінів зберігання (див. додаток 51)
Приклад складання номенклатури справ даний у додатку 52.
Формування справ
При формуванні документів у справи використовуються наступні ознакизаклади справ. Підставою для групування документів за номінальною
ОЗНАКИ служить назва їх різновиди. Наприклад: накази, протоколи,вказівки, акти, довідки і т.д. При формуванні документів у справи запредметно-питально ознакою за основу беруть їх зміст. Наприклад:
«Документи з управління» (акти, довідки) ». Авторський ознака припускаєугрупування в справи документів одного автора. Наприклад: «Протоколивиробничих нарад підприємства «Контакт» за 1997 рік ». Дляугруповання листування використовується КОРРЕСПОНДЕНСКІЙ ознака. При цьому взаголовку справ вказується кореспондент, з яким ведеться листування,розкривається зміст питання. Наприклад: «Листування з підприємствами провзаємні розрахунки за 1997 рік ». Об'єднання в одній справі документівкількох кореспондентів здійснюється за географічною ознакою.
Наприклад: «Листування з підприємствами Східного Сибіру з питань поставкипродукції ». Групування документів за якийсь певний періодздійснюється за хронологічним ознакою. Наприклад: «Квартальні звітипро основну діяльність підприємства і капітальні вкладення ». Планово -звітні документи групуються в справи за номінального. авторському,предметно-питально і хронологічним ознаками.
Справи формуються відповідно до номенклатури справ підприємства. У справуповинні міститися документи, які своєю змістовною частиноювідповідають заголовку справи.
При формуванні справ необхідно дотримувати наступні вимоги:документи постійного і тимчасового строків зберігання необхідно групуватиу справи окремо; оригінали відокремлювати від копій; річні плани та звіти - відквартальних і місячних, затверджені штатні розписи підприємства - відпроектів; включати у справу по одному примірнику кожного документа.
Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповіднодо вимог державних стандартів та інших нормативних актів.
До справи групуються документи одного календарного року, крімперехідних справ (наприклад, особисті справи, що не закриваються при закінченнікалендарного року).
Справа повинна містити не більше 250 аркушів, при товщині не більше 4-хсантиметрів.
Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження абоскладення підключаються до документів, до яких вони належать.
Документи, вміщені у справу, повинні мати підписи, дату, індекс,завірчий напис, позначку «У справу». Документи у справі повиннірозташовуватися в певному порядку: спочатку поміщають основний документ іщо відносяться до нього додатки, а потім у хронологічному порядку йдутьдокументи, що виникають у міру вирішення питання. Забороняється підшивати всправа невиконані документи, розрізнені екземпляри документів,документи, що підлягають поверненню, що дублюють документи.
Склалися певні правила групування документів у справи за видами іхронології. Статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчимидокументами, є додатками до них і групуються разом із зазначенимидокументами. Накази з основної діяльності групуються окремо віднаказів по особовому складу; справжні примірники наказів по основнійдіяльності систематизуються і підшиваються у справи разом з додатками впорядку їх номерів. Документи до наказів по основній діяльностігрупуються і підшиваються окремо і зберігаються у особи, що готував їхпроекти. Накази з особового складу групуються у справи відповідно довстановленими термінами їх зберігання. Документи, що є підставою длявидання наказу по особовому складу, підшиваються в особисті дала співробітниківабо утворюють самостійне справу додатків до даних наказам.
Затверджені підприємством плани, звіти, кошториси, ліміти, титульнісписки групуються окремо від їх проектів. Планові і звітні документизберігаються у справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом,незалежно від часу їх складання або дати надходження. Наприклад, планна 1998 рік, складений в 1997 році, повинен бути віднесений до 1998 року, азвіт за 1997 рік, складений в 1998 році, до 1997 року. Перспективніплани, підприємством розраховані на кілька років, формуються у справіпершого року, а звіти з виконання перспективних планів - у справіостаннього року. Документи у звітах необхідно розташовувати у певнійпослідовності. Наприклад, документи звіту про фінансову діяльністьпідприємства, що складається з балансу, пояснювальної записки та додатків донього, мають у своєму розпорядженні в такому порядку: пояснювальна записка до звіту, потімбаланс і в кінці - додатки. Особові рахунки працівників підприємства позаробітній платі групуються в самостійні справи і розташовуються в нихв порядку алфавіту прізвищ. Протоколи засідань Ради трудового колективуі нарад у керівництва підприємства групуються по хронології та порядкуномерів. Документи, підготовлені до засідань, зберігаються післяпротоколів у послідовності розгляду питань.
Листування групується за календарний рік і систематизується вхронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом -запитом. Огляди, доповідні записки, акти, довідки та інші документи,що відображають основний зміст діяльності підприємства, групуються уодній справі за умови, що вони стосуються одного і того ж питання.
Підготовка документів до архівного зберігання
Документи підприємства, відклалися в діловодстві, надаліабо залишаються на тривале архівне збереження, або зберігаються короткі терміниі потім виділяються до знищення. Відбір документів на зберігання абознищення є результатом проведення експертизи цінності документів.
Роботу з організації та проведення експертизи цінності документівповинна проводити постійно діюча експертна комісія (ЕК)підприємства, яка у своїй діяльності керується Положенням про
Архівний фонд Російської Федерації. Основними правилами роботи,відомчих архівів, типовим переліком документів із зазначенням термінівзберігання, положенням про експертну комісію, номенклатурою справ підприємства.
Примірне положення про ЕК підприємства наведено у додатку 53.
Експертиза цінності документів постійного і тимчасового термінів зберіганняповинна проводитися щорічно. Відбір документів постійного зберіганняпроводиться на підставі номенклатури справ підприємства з обов'язковимполістним переглядом справ. При полістном перегляді справ постійного зберіганняпідлягають Вилученню дублюючі примірники документів, чернетки,неоформлені копії документів та документи з тимчасовими термінами зберігання.
Одночасно проводиться і відбір документів і справ тимчасового (до 10 років)зберігання з закінченими термінами зберігання. За результатами експертизи цінностідокументів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років)зберігання і з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення.
Форми описів та акту уніфіковані (див. додатки 54 і 55 )..
Справи включаються в акт про знищення, якщо передбачений для них термінзберігання закінчився до 1 січня того року, в якому складено акт. Наприклад,справи з трирічним строком зберігання, закінчені діловодством у 1995року, можуть бути включені в акт, який буде складений не раніше 1 січня
1998 року. Справи можуть бути знищені тільки після того, як описи на справипостійного зберігання за відповідний період затверджені і передані ввідомчий архів підприємства. Описи справ постійного, тимчасового (понад
10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ дознищення розглядаються на засіданні ЕК підприємства та узгоджуються звідомчим архівом.
Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (понад 10років) зберігання і по особовому складу після закінчення календарного року, вякому вони заведені, для підготовки до передачі у відомчий архів,підлягають оформленню та опису. Оформлення справ провадиться особою,відповідальним за роботу з документами. Повне або часткове оформлення справпроводиться залежно від термінів зберігання документів. Справи постійногозберігання підлягають повному оформленню, справи тимчасового зберігання --часткового. Повне оформлення передбачає: підшивку чи оправлення справи
(на 4 проколи в тверду обкладинку з картону); нумерацію аркушів у справі
(чорним графітним олівцем у верхньому правому куті арабськими цифрами);складання для найбільш цінних справ внутрішнього опису документів справи (див.додаток 44); складання завірчому написи справи (див. додаток 45);внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назвиструктурного підрозділу, якщо воно змінювалося, діловодногоіндексу, заголовка справи, дати та ін.)
Внутрішня опис документів справи складається для обліку документівпевних категорій справ постійного і тимчасового (понад 10 років)зберігання, що викликається специфікою даної документації (накази з основної діяльностіпідприємства, особисті, справи, справи на авторські свідоцтва). Внутрішнюопис документів справи необхідно також складати у справах постійного ітимчасового (понад 10 років) зберігання, сформованих за різновидівдокументів, заголовки яких не розкривають конкретний змістдокументів.
На обкладинці справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберіганнявказують: назву організації-засновника, найменуванняпідприємства, найменування структурного підрозділу, індекс справи, номерсправи (тому, частини), заголовок справи, анотація до документів справи (для справпостійного зберігання, що містять особливо цінні документи), дата, кількістьаркушів, термін зберігання справи (див. додаток 56).
З метою систематизації та закріплення переліку заголовків справ всерединіфонду та обліку складається опис справ. Опис є обліковим документом іосновним видом науково-довідкового апарату до документів, що забезпечує їхоперативний пошук. Описи складаються як на справи постійного зберігання, такі тимчасового (понад 10 років). Опис складається в трьох примірниках: одинпередається разом із справами у відомчий архів, другий - додається вЯк підстава до протоколу засідання експертної комісії, третій --залишається в якості контрольного екземпляра в апараті підприємства.
На справи постійного, тривалого строків зберігання і з особовогоскладу складаються окремі описи.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) підлягають частковомуоформленню: справи дозволяється зберігати в швидкозшивач, листи ненумерувати, завірчий написи не складати, не проводитипересістематізацію документів у справі, розташовуючи їх у прямому (замістьзворотного) хронологічному порядку.
У відомчий архів разом зі справами передаються реєстраційнікартки на документи за погодженням з архівом.
