Організація секретарської служби

Основним завданням секретарської служби є документаційне таорганізаційне забезпечення діяльності організації (підрозділу) та їїкерівництва незалежно від обсягів функцій даної організації іспецифіки її діяльності. Відповідно до обсягів робіт секретарськаслужба може виконуватися однією особою або групою осіб, наприкладсекретаріатом. Якщо секретарські обов'язки виконує група осіб, тоскладається документ, в якому перераховуються виконувані операції та особи,за якими вони закріплюються. Передбачається також виконання операційза відсутніх з тих чи інших причин (відпустка, хвороба тощо) іншимиспівробітниками даного підрозділу.
Всі операції, що виконуються секретарської службою, поділяються на дві групи:документаційне та організаційні.
До складу документаційне операцій входять:
1. Прийом та реєстрація вхідних документів. Передача документів нарозгляд керівництву і їх отримання від нього до вказівок і резолюціямипро порядок виконання цих документів.
2. Прийом і відправлення вихідних документів.
3. Прийом документів від працівників організації:для передачі на розгляд керівництву;для виготовлення документів за встановленою формою
(на бланках, машинописним способом і т.п.);для копіювання та розмноження.

4. Передача працівникам організації документів:що надійшли від керівництва з резолюціями;направляються відповідно до наявного в організації покажчикомрозподілу документів, що надходять;що надійшли після виготовлення, копіювання (розмноження).
5. Контроль за виконанням документів та доручень керівництва.
6. Оформлення та зберігання документів, а також печаток, штампів та бланків.
7. Складання та виготовлення документів відповідно до доручень івказівок керівництва, виготовлення та видача копій.
8. Забезпечення збереження документів.
До складу організаційних операцій входять:
1. Підготовка робочого місця керівника.
2. Підготовка штатних засобів оргтехніки і робочого місця.
3. Організація прийому відвідувачів, виклик співробітників організації.
4. Організація телефонних переговорів, видача довідок по телефону.
5. Підготовка службових відряджень керівництва.
6. Підготовка нарад, засідань.
7. Підготовка матеріалів за вказівкою керівництва. Вхідні документи можутьнадходити до секретаря наступними шляхами:

1. Від спеціалізованих діловодних підрозділів організації
(наприклад, від канцелярії, відділу урядової пошти тощо).

2. Від установ зв'язку.

3. Від окремих посадових осіб (наприклад, кур'єрів) родинних історонніх організацій.

4. Від окремих громадян.

Під час прийому документів, що надійшли від спеціалізованихпідрозділів, перевіряється наявність реєстраційно-контрольних карток доцих документів, відповідність заповнених реквізитів змісту документа,правильність направлення документів до даної організації.
Під час прийому документів, що надійшли від установ зв'язку і т.д.,перевіряється наявність вмісту в конвертах, правильність адресуваннядокумента. У разі виявлення нестачі вкладень або неправильногоадресування складаються відповідні акти, що направляються адресатам увстановленому порядку.

Реєстрація вхідних документів здійснюється після їх прийому відспеціалізованих діловодних підрозділів або від установзв'язку, від спеціальних кур'єрів з родинних і сторонніх організацій.

Реєстрація в залежності від обсягів надходження може вестися вжурналах або на реєстраційно-контрольних картках. У формах журналів ікарток повинні бути передбачені наступні графи: вхідний номер і датанадходження документа; кореспондент (найменування організації, прізвище тапосаду особи, яка підписала документ, а в телеграмах - місцескладання); дата і номер самого документа; короткий зміст документа ійого вид (для запису цього реквізиту відводиться не більше п'яти рядків при одномуміжрядкові інтервали; в тексті не слід вживати латинські літери,знаки переносу і номера; при необхідності знак номера позначається HP);кількість аркушів основного документа та додатків до нього.
Кількість реєстраційно-контрольних карток до документів визначаєтьсяінструкцією з діловодства конкретної організації.
Для прискорення документаційне операцій в організаціях слідрозробляти додаткові довідково-інформаційні документи, в числояких входять: перелік документів, що не підлягають реєстрації; покажчикрозподілу документів, що надходять до Організації.
До складу переліку документів, що не підлягають реєстрації, слід включати
(приблизно) такі види документів:повістки, повідомлення про проведення колегій, засідань тощо; листапідвідомчих організацій, надіслані в копії для відомості про виконаннящо надійшли на їхню адресу розпорядчих документів; вітальні листи,телеграми та листівки; статистичні звіти за формами Держкомстату СРСР;прейскуранти та каталоги; нормативні документи Держстандарту та її органів;відомча технічна література; рекламні матеріали і т.д. Покажчикрозподілу містить перелік напрямків роботи організації із зазначеннямпосадових осіб, відповідальних за виконання робіт за цими напрямами.
Наприклад, питання будівництва - заступник директора з будівництва;питання транспорту - помічник директора; питання науково-досліднихрозробок - головний інженер.
Всі документи подібного роду повинні бути узгоджені із зацікавленимиособами і затверджені керівництвом організації. Після попередньогорозбору надійшли документів секретар організує їх доставку попризначенням. Така доставка здійснюється наступними шляхами: черезнаявну кур'єрську службу; шляхом виклику фахівців; особистою доставкою;використанням технічних засобів (наприклад, пневмопошта).
Документи, які потребують розгляду безпосередньо керівництвоморганізації, подаються відповідно до наявних регламентами
(наприклад, протягом 2 год з моменту надходження, у другій половині дня ітощо). При цьому необхідно враховувати терміни передбачуваного виконаннявхідних документів (наприклад, документи, що надійшли від вищих інстанцій,слід передавати на розгляд негайно після їх надходження). Заможливості (або за вказівкою керівництва) секретар при передачі документівдокладає до них довідки про наявність документів з даного або схожимпитань, що раніше виконував в організації. До Підготовці цієї довідкиможна залучати фахівцівз підрозділів організації. У разі наявності більш розширених комплексівматеріалів з даного питання (наприклад, справи) їх також слідпредставляти керівнику. Секретар може також звернутися до керівниківпідрозділів з інформацією про надходження документа з тематики роботиданих підрозділів. Доцільно здійснювати попередній підбір
(за допомогою спеціалізованих підрозділів, наприклад відділустандартизації, науково-технічній бібліотеці тощо) довідково -інформаційних матеріалів, необхідних для роботи з надійшлидокументами. Підбором довідково-інформаційних матеріалів для роботикерівника секретар займається постійно.
Передані на розгляд керівництву документи разом з підібраними доним матеріалами слід дометать в папки із спеціальними написами
(наприклад, на розгляд), в яких повинна проставлятися дата передачідокументів.
Після отримання документів від керівництва секретар вносить дореєстраційно-контрольні картки відповідних документів наступніінформація: резолюцію керівника (записується під текстом короткого змістудокумента, відокремлюваного від нього словом «резолюція» і вказівкою посадовоїособи, що склав цю резолюцію); дату направлення документа на виконання; найменування структурного підрозділу, куди направляється документ навиконання; прізвище та ініціали посадової особи, якій доручається виконаннядокумента; встановлений термін виконання, дату передачі документа на виконання.
Після закладення реєстраційно-контрольних карток документи передаютьсявиконавцям під розписку або в спеціальному журналі, або на одному зпримірників карток, з яких секретар формує, комплектує і ведеконтрольну картотеку.
Якщо робота над документом вимагає участі двох і більше виконавців, товідповідальним виконавцем вважається посадова особа, зазначена врезолюцій першим. При необхідності секретар може скопіювати документ впотрібній кількості примірників. На вимогу відповідального виконавцясекретар пропонує іншим співвиконавцями представляти відповідальномувиконавцю матеріали, необхідні для узагальнення і підготовки відповіді.
Передача документів на виконання від однієї посадової особи іншійповинна проводитися тільки через секретаря, який робить позначку про це вреєстраційних документах. Під час прийому і реєстрації вихіднихдокументів секретар перевіряє відповідність бланка, правильністьоформлення, наявність віз, підписів та програм, а також відміток провиконавця.
Якщо вихідний документ є відповіддю на раніше надійшов документ, тов реєстраційно-контрольній картці на цей документ робитьсявідповідний запис, в якій містяться номер, дата вихідногодокумента та прізвище який підписав його особи. На ініціативний вихіднийдокумент складається реєстраційно-контрольна картка в кількостіекземплярів, передбаченому що діє в даній організації інструкцієюз діловодства. На базі цих карток складається і ведеться обліково -контрольна картотека.
Відправлення вихідних документів у разі відсутності в організаціїспеціалізованого підрозділу здійснюється секретарем відповідноз поштовими правилами Мінзв'язку СРСР. Вид поштового відправлення (просте,замовлене, цінне) і ступінь терміновості пропонуються виконавцем. Причомусекретар може за погодженням з ним внести зміни в ці пропозиції
(наприклад, змінити форму «цінне» на «замовне» тощо). Підставою длятаких змін може бути відсутність достатніх коштів на поштовівитрати, зміна вмісту відправлення і т.д.
На конвертах проставляються поштові адреси одержувача і відправника. Передупаковкою (конвертованою) перевіряється правильність заповнення поштовихреквізитів (у зв'язку з цим при наявності групи постійних адресатіврекомендується виготовлення конвертів або ярликів із заздалегідь віддрукованимиадресами), наявність додатків. На замовну пошту складаються реєстри ввстановленому порядку. При наявності в організації франкіровальних,номенклатурно-адресовальних, маркіровальних машин експлуатація їхздійснюється секретарем або особою, відповідальною за технічний станзасобів оргтехніки у всій організації.
Термінова кореспонденція в межах даної місцевості доставляєтьсяспеціально виділеним працівником, що робить запис про вручення в розносноїкнизі.
Прийом документів від співробітників організації секретар здійснює впротягом усього робочого дня або за спеціальним розкладом в залежності відхарактеру переданої документації. Так, прийом документів для розмноженняможе бути регламентований порядком роботи відповідного підрозділу ітощо

Приймаючи від працівників документи для подальшої передачі їхкерівникові, секретар зобов'язаний з'ясувати характер виконаної з даногодокументу роботи, а при необхідності запропонувати виконавцю внестивимагаються доповнення (наприклад, резолюція вимагала крім складаннявідповіді подання графіка робіт, а цей графік не додавався до текстувідповіді). Про результати передачі документа (прийнято чи він як виконаний,потребує доопрацювання, переданий на машинопис і т.п.) секретар оперативноповідомляє виконавцю. З цією метою секретарю слід вести відповіднізаписи в своєму робочому блокноті (оргблокноте і т.п.).

Якщо працівники передають секретарю документи для їх подальшогомашинописного оформлення, то необхідно при цьому враховувати розпорядокроботи спеціалізованого машинописного підрозділи, ступінь йогоконкретної завантаження у розглянутий період і пов'язані з цим можливостіпередачі документів для машинопису. Разом з тим слід перевірити якістьчернетки з точки зору дотримання правил підготовки документів домашинопису, зокрема наявність у чернетці місць, важких для зоровогосприйняття (наприклад, написаних дрібним або нерозбірливим почерком), атакож латинських знаків, формул, скорочень; фрагментів тексту, написанихолівцем, зеленими або червоними чорнилом і т.п. У разі виявленняподібних недоліків текст повертається для переоформлення виконавцю.
Бажано направити в усі підрозділи організації, що мають відношення додокументування її діяльності, короткі пам'ятки з вимогами дочернеток, що підлягають передачі в машбюро.

Облік машинопису, виконаної машбюро або окремими особами, секретарведе в спеціальному журналі, де зазначаються дати виконання замовлення, йогообсяг в листах та кількість примірників, якість виконання. Передачаробіт для машинопису може також вестись і шляхом оформлення замовлень наспеціальних бланках. Форма організації машинописних робіт має бутиобговорена в інструкції з діловодства конкретної організації ідоведена до відома зацікавлених фахівців.

У випадку прийому від співробітників документів для копіювання (розмноження)секретар зобов'язаний перевірити ці документи з точки зору їх придатності длякопіювання, тобточіткість шрифтових знаків і ліній, відсутність квітів, не відтворюванихпри копіюванні, і т.п. Як і у випадку з машинописними роботами, ворганізації (у всіх підрозділах, що ведуть документаційне операції)повинен бути перелік вимог до оригіналів, що підлягають копіюванню.
Копіювання (розмноження) невеликих обсягів документації можездійснюватись безпосередньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки,наявних на його робочому місці (наприклад, шляхом використаннятермокопіровального апарату). При необхідності копіювання (розмноження)великих обсягів документації, що здійснюватиметься силамиспеціалізованого підрозділу або сторонньої організації,зацікавлена підрозділ готує замовлення, де вказуютьсякількість аркушів, що підлягають копіюванню, тираж, масштаб, характеррозмножуємо документації (текст, таблиці і т.п.) і деякі іншівідомості. Таке замовлення передається керівнику організації або особі,відповідального за копіювання (розмноження) матеріалів, і після отриманнядозволу направляється на виконання. Може бути організований та іншоїпорядок копіювання (розмноження) документації в конкретній організації,який повинен бути зафіксований в інструкції з діловодства даноїорганізації. Слід обов'язково вести облік копіювально-розмножувальнихробіт. Всі матеріали, що надійшли до секретаря зі спеціалізованихдокументаційне підрозділів (машбюро, копіювальної лабораторії і т.п.),перш ніж бути спрямованими в зацікавлені підрозділи, повинні бутипереглянуті з точки зору виконання замовлення.
Контроль виконання документів і доручень керівництва має своєю метоюзабезпечення своєчасного і достатнього виконання зазначених документів ідоручень. Контроль виконання завдань та доручень здійснюється засуті їх змісту та правильності складання та оформлення документів.
Контролюються також терміни виконання. Це, як правило, входить дообов'язки секретаря. Для документів, щодо яких термін виконання непроставлений, таким є десять днів. В організації слід матиперелік видів документів, термін виконання яких підлягає обов'язковомуконтролю; зі змістом переліку слід ознайомити зацікавлених осіб.
На контроль можуть бути поставлені також доручення керівництва, викладені врезолюціях на вхідних документах, в усній формі (бажаний перенесенняформулювань цих доручень на окремі бланки (аркуші паперу), якіможна групувати та зберігати для зручності контролю), що містяться ворганізаційно-розпорядчі документи, що видаються всередині організації,а також вихідні ініціативні документи, за якими очікується надходженняінформації.
Документи на контроль ставлячиться керівництвом організації, про що робитьсявідмітка «К» або проставляються штампи «Контроль», «На контроль» і т.п.,розміщуються на лівому полі документа. Вказівки про контроль переносяться нареєстраційно-контрольні картки до відповідних документів, потім цікартки поміщаються в спеціальний розділ «Контроль» контрольно-строковихкартотек. Такі картотеки можна формувати за строками виконання,підрозділам-виконавцям, кореспондентам, питань і т.п. У них слідпередбачити пристрої для прострочених документів і для документів,виконання яких перенесено на наступний термін. Для зручності користуваннятакими картотеками застосовують кольорові індикатори (Рейтер), що прикріплюються докалендарним розділам картотеки.
Контрольні картотеки потрібно переглядати щодня, виявляти документи зщо наближаються, термінами виконання і регулярно доводити це до відомаконкретних виконавців. Так само регулярно слід запитувати виконавцівпро хід робіт з контрольованим документів. При необхідності цю інформаціюможна заносити в реєстраційно-контрольну картку. На підставінаявною інформацією секретар доповідає керівництву в заздалегідьвизначені терміни, а при необхідності і оперативно про випадки можливогоневиконання документів у встановлений термін. У разі прийняття заходів потаким доповідей (наприклад, передача виконання документа іншому працівникові,продовження терміну виконання і т.п.) інформація про це заноситься дореєстраційно-контрольні картки (дата передачі документа на виконанняв інший підрозділ та ін.) Можна складати перелік документів, невиконаних у встановлений термін, який представляється керівнику длявжиття необхідних заходів.
При вступі до секретаря документа, який був на контролі,перевіряються відповідність термінів його виконання встановленим, правильністьоформлення документа, потім його передають керівнику або тій особі, відякого виходило вказівку про взяття на контроль документа даного. Цеж посадова особа приймає рішення про зняття документа з контролю іповноті виконання передбачених за цим документом управлінськихдій.
Після зняття документа з контролю, про що робить записи саме посадоваособа, що ставив документ на контроль, на реєстраційно-контрольнихкартках записуються дата виконання документа, відмітка про виконання іномер справи, в якій перебуватиме копія документа.
Для підвищення рівня документаційне роботи, аналізу результатіввиконання документів у встановлені терміни складається щомісячна зведенняпро хід виконання документів в організації.
Форма зведення про хід виконання документів передбачає наступніпоказники: 1) дату і номер документа, його вигляд; 2) короткий змістдокумента; 3) встановлений термін виконання; 4) виконавець; 5) станвиконання документа на встановлений строк; 6) причини невиконання; 7)очікуваний термін виконання.
Терміни подання подібної інформації можуть змінюватися, наприклад, можнапроводити щоденне інформування керівництва, подекадно тощо
Організація такої роботи закріплюється в інструкції з діловодства дляконкретної організації.
До обов'язків секретаря входять складання, оформлення та виготовленнядеяких видів організаційно-розпорядчих документів, у тому числіслужбових листів, бланків з розпорядженнями і дорученнями керівництва,телефонограм, текстів телеграм і телетайпограм (останні можутьпредставляти підрозділу, в такому випадку секретар перевіряє відповідністьцих документів чинним вимогам).
Відповідно до вказівок керівництва секретар може складати дляподальшого розгляду і підписання, тексти службових листів з тимпитань діяльності організації, перелік яких визначаєтьсякерівником. Доцільно передбачити використання типових текстів понайбільш часто зустрічається управлінських ситуацій і заздалегідьзаготовлених бланків службових листів з трафаретними текстами. Запас такихбланків зберігається у секретаря, який за підсумками безпосередньої практикиведе постійну роботу з ними, доповнюючи, редагуючи наявні тексти іготуючи нові. Крім того, відповідно до наявної в організаціїінструкцією з діловодства секретар може виготовляти на друкарськіймашині деякі службові листи, що надходять від підрозділів.
При машинописному оформленні вказівок і доручень керівництва слідвикористовувати заздалегідь заготовлені аркуші паперу різних форматів, на якихвідображаються або проставляються спеціальним штампом необхідніділоводних реквізити, у тому числі посаду особи, який віддаввказівку, дата віддачі вказівки та передачі її на виконання (можнапроставляти години та хвилини цієї передачі). Такі бланки заповнюються, якправило, у двох примірниках, один з яких залишається для контролю всекретаря. Можна використовувати для запису усних доручень спеціальнікопіювальні блокноти.
Ряд документів оформляється у вигляді телефонограм. Телефонограмаявляє собою різновид службового листа, підготовлюваного дляоперативного вирішення службових питань у вигляді, найбільш придатному дляпередачі по лініях електрозв'язку. Використання в цих цілях лінійелектрозв'язку (в даному випадку телефонних) пред'являє деякі особливівимоги до тексту переданих по ним документів. Так, рекомендуєтьсяобмежувати обсяг тексту не більше ніж десятьма рядками (приблизно 30 слів),уникати труднопроизносимих слів, словосполучень і складних мовнихобертів.
Текст вихідної телефонограми складається на спеціальному бланку (або начистому аркуші паперу з дотриманням аналогічного бланку розташуванняреквізитів та їх обсягів), який підписується керівником організаціїабо керівником структурного підрозділу відповідно дорегламентованим для даної організації порядком ведення телефоннихпереговорів. Текст входить телефонограми записується на тих же бланках.
Можливо ведення спеціальних журналів для запису телефонограм,об'єднаних або окремих для кожного виду.
При прийомі і передачі телефонограм записується таке: від когонадійшла або кому адресована; посаду та прізвище особи, яка підписалателефонограму; прізвище особи, що прийняв і передав телефонограму
(т/г); дата і час прийому (передачі); номери телефонів передавальної іприймаючої організацій.
У разі ведення міжміських телефонних переговорів співробітникамипідрозділів слід вести їх облік у спеціальному журналі. У ньому жвідображаються і телефонні переговори, що проводяться керівником організаціїабо за його дорученням. Дозвіл на ведення міжміських переговоріввидається керівником організації та особами, на цеуповноваженими. В інструкції з діловодства даної організаціїобумовлюються посадові особи, які мають право дозволяти такіпереговори. Короткий зміст міжміських переговорів, найменуванняорганізацій, з ким вони велися, повинні записуватися в спеціальний журналобліку ведення міжміських переговорів.
Міжміські телефонні розмови ведуться в кредит. Розрахунки за нимпроводяться за тарифом і в строки, що встановлюються місцевими міжміськимителефонними станціями Мінзв'язку СРСР. Ліміти на ведення міжміськихпереговорів визначаються функціональними підрозділами організації ідоводяться до відома інших підрозділів. Тими ж підрозділамиздійснюється контроль за правильністю витрачання сум, виділених напереговори, і за своєчасністю розрахунків з органами зв'язку. Контроль заведенням переговорів, якщо вони ведуться за телефонами підрозділів,покладається на керівників цих підрозділів. Секретар відповіднозі своєю посадовою інструкцією може вести загальний контроль і координаціюпроводяться переговорів і доповідати отриману інформацію керівництвуорганізації.
При необхідності термінової передачі документованої інформації вонапересилається у вигляді телеграм. Якщо телефонні переговори можуть вестися і запаратів, встановлених у підрозділах, то подача службових телеграмздійснюється тільки через секретаря або за його безпосередньої участі.
Контроль за дотриманням лімітів коштів на телеграми здійснюється у томуж порядку, що і по міжміських телефонних переговорів.
При наявності в організації абонентського телеграфу (телетайпа) телеграми,що направляються на адреси організацій, що мають телетайпи, передаються у виглядітелетайпограм. Їх текст оформляється в одному примірнику на чистому аркушіпапери, друкується прописними літерами без розділових знаків. Текстпідписується керівником або уповноваженою на те посадовою особою іпісля передачі тексту адресату поміщається секретарем у відповідну справуза наявності віз відповідальних за його складання посадових осіб. Якщотелетайпограм з однаковим текстом направляється кільком абонентам, тодо неї додається список цих абонентів. Допускається використаннятелетайпів для прямих переговорів з організаціями, що мають абонентськийтелеграф. Прямі переговори допускаються тільки з відома керівникаорганізації, і їх тривалість по можливості повинна бути обмежена
(не більше 10 хв). Дозвіл на ведення таких переговорів оформляється, наспеціальному бланку, в якому вказується, з ким дозволено вести переговориі з якого питання.
Після закінчення переговорів особа, що їх проводив, записує відомості пропереговорах у спеціальний журнал.
Після заповнення журналу особі, що проводив переговори, видається їхтекст, записаний телетайпом. Надалі запис тексту переговоріввключається у відповідну справу.
У ході здійснення документаційне операцій секретар виготовляєкопії документів та видає їх зацікавленим особам. Робиться це здозволу (за вказівкою) керівника організації. При оформленнідокументів, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, при формуванніособистих справ організація може виготовляти копії документів, виданихіншими організаціями та необхідних для вирішення відповідних питань
(копії свідоцтв про народження, дипломів про закінчення навчальних закладів ітощо).
При оформленні копій документів, що стосуються прав та інтересів громадян, надокументі, з якого знято копію, робиться позначка, кому і коли ця копіявидана, а на самій копії робиться відмітка про те, що оригінал зберігається вданої організації.
Копія документа виготовляється машинописним способами або за допомогоюзасобів копіювально-розмножувальної техніки. При виготовленні копіїмашинописним способом не на бланку організації, а на чистому аркуші паперутекст документа передруковується повністю, включаючи реквізити бланка. Наперші аркуші копії в правому верхньому куті ставиться відмітка «Копія».
Машинописні копії і копії, отримані за допомогою засобів копіювально -розмножувальної техніки, але не відтворюють факсимільного підписуоригіналу, засвідчуються посадовою особою, що засвідчує їх повневідповідність оригіналу.
Для завірення копії нижче реквізиту «підпис» від лівого поля документапроставляються завірчий напис «Мабуть»; найменування посадизавірив копію, йогоособистий підпис і його розшифрування; дата засвідчення та печатка.

На секретаря покладається зберігання та проставлення гербової і простийпечаток організації. В інструкції з діловодства даної організаціїобумовлюються випадки проставлення гербової або простої друку. Так,гербова печатка проставляється на особистих підписах керівників організаціїв документах, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб,встановлюють факти витрачання коштів і матеріальнихцінностей, на статутах і т.п.

Печатки зберігаються в спеціальних сейфах, ключі від яких можуть матисятільки у секретаря та посадових осіб, особливо призначених наказомкерівника.
Секретар зберігає також бланки організації, які використовуються як документисуворої звітності. Бланки централізовано замовляються і виготовляютьсяпідрозділами організації, що мають необхідне для цього технічнеоснащення, або сторонніми спеціалізованими організаціями. Бланки дляоформлення службових документів можуть видаватися і підрозділам, вяких виділяються для цього відповідальні особи. Секретар повинен вестиоблік використання службових бланків як з організації в цілому, так і заструктурним підрозділам.

Бланки службові слід зберігати в негорючих шафах, ключі від якихзнаходяться у секретаря і передаються працівникам організації, список якихстверджує керівник.
Важливою ділянкою роботи секретаря є забезпечення схоронностідокументів, що виникають в процесі діяльності організації. У цих ціляхздійснюється складання номенклатур справ і подальше їх формування употочному діловодстві. Номенклатура справ - це систематизованийперелік типових питань, ділянок і напрямів робіт, які ведутьсяорганізацією і вимагають обов'язкового документованого рішення іоформлення. У цих роботах додатково можуть виникнути, і новідокументуємі ділянки роботи та пов'язані з цим справи, для яких слідзалишати в номенклатурі резервні позиції.

Складання номенклатури може вестися секретарем, який отримуєпропозиції від структурних підрозділів, або групою співробітників,утворюється відповідно до вказівок керівництва. До складанняноменклатури можуть залучатися і сторонні спеціалізовані організації.
При складанні номенклатури рекомендується використовувати раніше булиноменклатури, положення про організацію та її структурних підрозділах,загальносоюзні та відомчі переліки документів із зазначенням термінів зберіганнядокументів, що діють нормативно-методичні документи загальносоюзних імісцевих архівних установ. У номенклатуру слід включати всі справи ідокументи, що утворюються в діяльності організації, а також всі довідковікартотеки до документів.
При складанні заголовків до справ слід уникати загальних назв
(наприклад «загальна листування», «довідковий матеріал» тощо), при справах злистуванням в заголовку обов'язково вказується, з ким і про що вона ведеться.

При визначенні терміну зберігання дід враховуються вимоги діючихнормативно-методичних документів (переліків). У необхідних випадкахробиться відмітка про те, що після закінчення терміну зберігання справи длявизначення доцільності подальшого його зберігання або знищенняслід проводити додаткову експертизу (позначка «ЕПК »).

Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури робитьсяпідсумковий запис про кількість заведених справ (томів), причому справипостійного і тимчасового термінів зберігання підраховуються окремо.

Номенклатура після складання узгоджується з місцевим архівнимустановою і затверджується керівництвом організації. Затвердженаноменклатура може діяти протягом ряду років і підлягаєпересоставленію і перезатвердження тільки у разі докорінної змінифункцій та структури організації. Якщо таких змін не відбувається, вНаприкінці року номенклатура уточнюється, доповнюється і вводиться в дію з 1січня наступного року.

Екземпляри номенклатур перебувають у керівництва, секретаря і (ввитягах) в структурних підрозділах організації.

Справи в організації слід формувати в суворій відповідності донаявною номенклатурою. Секретар контролює формування справ уструктурних підрозділах, які були виявлені інформує про цевідповідальних осіб в підрозділі, а у разі неприйняття ними заходів повиправлення виявлених недоліків доповідає про це керівництвуорганізації.

При формуванні справ забороняється: об'єднувати в них документипостійного і тимчасового термінів зберігання; включати документи, пов'язані зрізних питань, і з позначками «підлягає поверненню«; включати кількаекземплярів одного і того ж документа, а також чернетки та конверти. Зсправ вилучаються металеві та пластмасові шпильки і скріпки. Справи здокументами постійного терміну зберігання формуються окремо від справтимчасового зберігання.
У справи групуються документи одного року (за винятком перехідних).
Річні плани, кошториси, звіти групуються окремо від проектів цих жедокументів і залишаються в справах того року, до якого відносяться (так, звітиза 1990 р. складаються в 1991 р., але містяться в справи за 1990 р.).
Матеріали до протоколів засідань колегій (доповіді, довідки і т.д.)формуються у справи окремо від протоколів цих засідань. Накази поосновної діяльності групуються окремо від наказів з особового складу.
Включення документів до справи має проводитися у день закінчення їхвиконання, після проставлення на них позначки «У справу № ___».

Документи всередині справ розташовуються в такий спосіб: в хронологічному порядку, починаючи з ранніх по датам документів і кінчаючипізнішими (накази, протоколи, постанови тощо); листуванняформується в послідовності дат, причому документ-запит поміщаєтьсяперед документом-відповіддю; в логічній послідовності (особові справи). Такі комплекси починаютьсяз ініціативного документа, потім у хронологічній послідовностірозміщуються документи, що надходять по ходу ведення даної справи; в алфавітному порядку. Так формуються справи з пропозиціями, заявами іскаргами трудящих.
При включенні документів у справу необхідно перевірити правильність їхоформлення (наявність дат, номери, позначки «У справу» і t.п.) і відповідністьзмісту документа змісту справи, в яку він направляється.
Обсяг кожної справи не повинен перевищувати 250 аркушів (3 - 4 см товщиною).
Якщо справи включають більшу кількість листів, то вони поділяються на томи
(частини) під одним і тим же заголовком, про що робиться запис у номенклатурісправ. Додатки в залежності від обсягів оформляються в окремі томи
(частини) або приєднуються до тих документів, до яких вони належать.
Документи постійного, терміну зберігання підшиваються та зберігаються у твердихпапках (обкладинках). На обкладинці кожної справи проставляються повне іскорочене найменування організації, назву структурного підрозділу;номер справи за номенклатурою; заголовок справи (відповідно дономенклатурою); дати заведення і закінчення справи. Після закінчення справи наобкладинці проставляються кількість аркушів даної справи і термін його зберігання ззазначенням відповідної статті переліку. Номер справи проставляється і на йогокорінці.
Справи постійного терміну зберігання нумеруються простим графітним олівцем управому верхньому кутку; якщо справа складається з кількох томів, кожен томнумерується окремо. Наприкінці справи міститься завірчий напис, вякій вказується кількість пронумерованих аркушів, обумовлюєтьсянаявність пропущених і літерних номерів, а також внутрішнього опису,фотографій та інших образотворчих матеріалів. У завірчому написизазначаються дата її складання, найменування посади складав, йогоособистий підпис і його розшифрування.
Формування справ з документами тимчасових термінів зберігання може вестисяспрощено. Дозволяється залишати документи в швидкозшивач, не нумеруватилисти і не робити в зв'язку з цим завірчому написи. На справи з тимчасовимстроком зберігання не складається опис, їх облік ведеться за номенклатурою справ.
Зберігання справ може здійснюватися централізовано у секретаря абодецентралізоване - у секретаря і в структурних підрозділах ввідповідно