Підготовка і проведення бізнес-переговорів

Менеджмент

КОНСОРЦІУМ по підготовці управлінських кадрів

ПРЕЗИДЕНТСЬКОЇ ПРОГРАМИ

------------------- --------------------------------------------------

МЕНЕДЖМЕНТ

РЕФЕРАТ

ПІДГОТОВКА І ПРОВЕДЕННЯ БІЗНЕС-ПЕРЕГОВОРІВ

(Професійні навички менеджера)

Група 3.1

Автор: Комісар О.Н.

Керівник: Романенко В.А.

Калуга-1999

ЗМІСТ

1. ЦІЛІ БІЗНЕС-ПЕРЕГОВОРІВ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... .. 3

2. ПІДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦІЇ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... .... ... .3

3. АНАЛІЗ АУДИТОРІЇ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5

4. ПЛАНУВАННЯ МОВИ АБО ПРЕЗЕНТАЦІЇ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .7

4.1. Планування часу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. .... ... .. 7
4.2. Вибір стилю виступу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... .. 8
4.3. Розробка мови або презентації ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... .. 9
4.4. Виконання виступу ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 9
4.5. Використання наочних методів і матеріалів ... ... ... ... ... ... ... ... .. 11
4.6. Відповіді на питання ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... .. ... ... 14
Список використаної літератури ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... .15

1. ЦІЛІ БІЗНЕС-ПЕРЕГОВОРІВ

Під бізнес-переговорами розуміють наради представників різних фірмз розгляду бізнес-питань. Залежно від питаньбізнес-переговори можуть мати наступні цілі:
Презентація фірми. Метою такої презентації є: створення іміджу фірми серед ділових кіл, створення або відтворення сприятливого образу фірми, реклама імені фірми. По суті своїй така презентація є частиною рекламної кампанії організації.
Презентація бізнес-проекту. Мета цього виду презентації - інформування людей про будь-який проект, визначення зворотної реакції до проекту, пошук зацікавлених у підтримці розробки та реалізації проекту. Цей вид презентації найбільш вимогливий до форми подачі, утриманню та підготовці
(див. нижче), оскільки передбачає переконання аудиторії в необхідності здійснення розробки або втілення проекту.
1. Звіт про виконані роботи. Мета - ознайомити, надати певній вузькій групі людей результати робіт. Така презентація менш вимоглива до виконання певних правил підготовки і цілком може бувальщина спонтанної, якщо необхідні дані у вас під рукою, і тримаються в повному порядку.
2. Обговорення плану майбутніх робіт. Така презентація аналогічна попередньому виду презентацій, тільки об'єкт тут майбутні роботи організації або особистості. Цілями її можуть бути: інформування певного кола осіб про намічених роботах, опис намічених робіт з метою підтвердження об'єкта презентації критичному аналізу і зміни.
Презентація товару. Мета такої презентації зрозумілі: створення знання про нову марку, товар або послугу на цільовому ринку, ознайомлення споживачів з новими можливостями товару, розклади магазину і т.д., досягнення переваги марки і т.п.

2. ПІДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Можна виділити наступні етапи, які повинні бути виконані дляуспішної підготовки до бізнес-переговорів:
Аналіз складу, мети, характеру і стану аудиторії.
Планування та складання можливих сценаріїв переговорів.
Вибір, розробка варіантів використання демонстраційно-наочнихматеріалів.
Безпосередньо підготовка до мови: написання тексту, плану, підготовканаочних матеріалів.
Підготовка до відповідей на можливі питання аудиторії.

Промови та презентації дуже схожі на інтерв'ю і ділові зустрічі: впроцесі підготовки потрібно визначити цілі, проаналізувати аудиторію,розробити план для презентації своїх точок зору. Але мови та презентаціїна відміну від інтерв'ю та зустрічей події більш масового характеру, вони неорієнтовані на емоційні аспекти або на персональні проблеми.

Наприклад, якщо виступаючий працює у відділі по роботі з персоналом, вінможе давати орієнтаційні відомості новим працівникам або пояснюватиполітику компанії. Якщо людина працює начальником відділу він можепрезентувати програми навчання персоналу. Якщо він консультант, він можедавати аналітичні звіти. Якщо він працює бухгалтером або аудитором вінможе презентувати начальству звіти про фінансовий стан фірми. Якучений або інженер він може пояснювати технічні характеристики клієнтуабо говорити на професійних зібраннях. Як президент він частовиступає перед зборами директорів, працівників, акціонерів абожурналістів з різного роду звітами. Як людина, зацікавлений у пошукуспонсора для свого проекту, він робить презентацію перед потенційнимиінвесторами.

Такі речі можуть бути віднесені до різного роду блоках у залежності відцілей. Мета допомагає визначити форму, зміст і стиль презентації, атакож, як показує цей графік, рівень взаємодії аудиторії звиступаючим.

Графік залежності взаємодії аудиторії з виступаючим в залежностівід цілей останнього (Рис. 1) показує необхідність і важливість аналізуаудиторії якщо метою вашої презентації є переконання, проте неслід нехтувати аналізом аудиторії і при інших цілях. (див. докладнішев наступному розділі)

Рівень взаємодії з аудиторією

Високий

Середній

Низький

Інформування Мотивування
Переконання

Цілі наради

Рис. 1. Залежність рівня взаємодії з аудиторією від цілейнаради

Мотивування. Коли намагаєшся когось розважити, то в основномупрезентація складається зі звичайної мови. Наприклад, коли ви говорите кількаслів про що йде на пенсію працівника, спочатку зробите кілька веселихкоментарів про гарну роботу пенсіонера і опишіть, як він допоміг компанії.
У процесі мови ви мотивуєте цього працівника на нові робочі подвиги.
Аудиторія протягом такої промови веде себе пасивно. Якщо мета вашоїпрезентації має такий характер, то необхідно ретельно підготувати лишесаму мову і не звертати особливої уваги на підготовку до запитань.
Інформування. Коли мета вашої промови інформування або наданняаналізу, то така презентація передбачає взаємодію з аудиторією.
Найчастіше така мова є збори певної групи людейз метою прослуховування документа. Після прослуховування присутні задаютьпитання на розуміння та уточнення деяких даних. Презентації такого родудуже часто використовуються у великих компаніях для моніторингу стануфінансів компанії і т. д.
Переконання або запрошення до співпраці. Найбільша взаємодіяприпускає презентація, метою якої є переконання кого-небудьвзяти участь у різного роду актах або участь у співпраці зспільним рішенням проблеми. Зазвичай презентація починається знадання інформації про обговорюваному об'єкті, щоб аудиторія зрозумілаясніше про що йде мова, потім ви починаєте надавати аргументи на користьвашої точки зору і намагаєтесь схилити присутніх до потрібних для васдіям. Така презентація найбільш вимоглива до допоміжнихоб'єктів і якості мови.чудово відчувати ситуацію особливо в разі непередбаченого перебігуобставин. Необхідно постаратися до них підготуватися. Взаємодія заудиторією тут настільки велике, що ви можете втратити контроль за ходомпрезентації. Тут не можна цілком покладатися на підготовлений і написанийтекст, а пильно стежити за ситуацією і не давати їй виходити з підконтролю.

Найчастіше мови та презентації використовують декілька з перерахованихцілей одночасно.

3. АНАЛІЗ АУДИТОРІЇ

Як тільки поставили цілі для вашої презентації, необхідно приступитидо аналізу аудиторії. Як і навіщо це робиться?

Аудиторія - це ще один базовий елемент вашої презентації і т. к.саме для аудиторії мова і робиться, не можна не надавати аналізу ніякогозначення та пропускати його, а навпаки саме аналізу аудиторії необхідноприділити особливе значення.

Ви можете домогтися кращого результату, якщо будете знати характеристикимайбутньої аудиторії і використовуєте отримані дані у підготовці до мови.

Для початку треба визначити розмір аудиторії. Очевидно, що маленькігрупи найбільш зручні для бурхливого обговорення і переконання. Але коли вгрупі більше 12 чоловік нормальне обговорення стає неможливим.

Залежність розміру аудиторії від цілей пряма: чим менше метипередбачають участь аудиторії в презентації, тим більше може бути розміраудиторії і тим менше значення може надаватися якості людей прийшлина презентацію.

Також необхідно зіставити іншу потрібну інформацію про аудиторію. Осьдеякі питання на які бажано знати відповіді перед презентацією:
1. Чи буде аудиторія в основній своїй масі дружня, байдужа або противна вашої точки зору?
1. Турбують чи їхні теми, через які ви хочете переконати їх взяти участь в конкретному дії?
1. Який у аудиторії рівень розуміння, освіченість?
1. Скільки вони знають про те, що ви збираєтеся їм піднести?
1. Чи знають вони вас?
1. Чи шанують вони вас?

Відповіді на ці питання допоможуть вам вибрати кращий шлях для поведінкиефективної презентації.

Аналіз аудиторії можна проводити згідно з питаннями,наведеними в таблиці 1.

Питання для аналізу аудиторії

Таблиця 1

4. ПЛАНУВАННЯ МОВИ АБО ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Розробка стратегії розгортання виступу складніше, ніж написаннядокумента. Якщо ви не зробите вашу презентацію легкою для розуміння,можливо аудиторія не відреагує на неї потрібним для вас спосіб і вивтратите потенційний вигідний контракт або інвестора у ваш проект, тому щовони можуть просто не зрозуміти або прослухати важливі пункти вашого виступу.

Для максимального ефекту та досягнення намічених цілей, після аналізуаудиторії необхідно приступити до розробки плану мови або презентаціїнадаючи цьому нітрохи не менше значення.

Перший крок - це формування основної ідеї, навколо якої і будебудуватися ваша презентація. Головна ідея повинна бути пов'язана з вашимоб'єктом і повинна служити стрижнем, на який кожен присутній повиненнанизувати отриману від вас інформацію. Це подібно до рекламного девізу,який нагадує покупцеві про достоїнства рекламованого продукту. Вашамета - розробити таку головну ідею, щоб зробити презентацію цікавоюдля аудиторії і зробити об'єкт презентації для присутніх таким жецікавим, як він цікавий вам.

Спробуйте сформулювати вашу головну ідею в одне речення.

Ось кілька прикладів:
Попит на низькокалорійні високоякісні заморожені продуктипідвищиться через соціальних та економічних змін.
Реорганізація касового відділу призведе до поліпшення сервісу зодночасним зниженням витрат.
Розміщення замовлення у нас має сенс тому, що ми пропонуємо швидкудоставку та знижки.
Нова програма оздоровлення спонукає робітників до більш якісної праці ізменшить пропуски через хворобу.
Пан Сидоров був дуже потрібним працівником в нашій фірмі і ми будемо понього нудьгувати, коли він піде на пенсію.
Після 10-ти місяців невдач, збитків та невизначеності ми можемо пишатисянашою компанією, яка пережила смугу невдач і стала отримувати прибуток.
Відзначте, що кожний приклад містить головну інформацію про конкретнийпредмет презентації і сприятливо діє на аудиторію.

4.1. Планування часу

З добре розробленою головною ідеєю вашого виступу, можетеприступити до планування часу та структури вашого виступу.
Структура, яку ви затвердіть для виступу, повинна бути пов'язана зметою, аудиторією, предметом презентації і від відведеного для виступучасу.

Якщо у вас 10 або менше хвилин для виступу, необхідно організуватийого так, щоб умістити основні пункти, отже воно буде схоже накоротку витримку з повної, розгорнутої презентації.

Почніть з невеликого плану вашої майбутньої мови, в основній частиніпоясніть всі аспекти предмета презентації, у висновку коротко повторітьосновні частини виступу і головну думку.

Більш довгі промови та презентації повинні бути організовані як звіти.
Якщо ваша мета - розважити, мотивувати або інформувати, використовуйтеприродний порядок в залежності від об'єкта, жорсткої структури тут бутине може. Якщо ж мета - аналізувати, переконувати або схиляти доспівпраці організуйте презентацію навколо основних аргументів, думок.
Використовуйте натуральний порядок якщо аудиторія дружньо налаштована,сприйнятлива і навпаки - підходьте до основних вашим аргументам акуратно,якщо ви відчуваєте спротив аудиторії.

Як тільки слухачі втратили нитку виступу, дуже складно будеповернути їх назад, крім того, вони можуть пропустити важливі пункти вашоїпрезентації. У них немає зручної функції перегляду того, що було сказанокілька хвилин тому, так, що через втрату уваги слухачів страждаєтеперш за все ви. Навчіться планувати свою промову так, щоб рутинні блокиінформації чергувалися з цікавими фактами статистики або історичнимиаспектами. Так, що саме ви повинні думати як організувати передачуосновних думок аудиторії.

Поясніть як ви збираєтеся організувати свій виступ іпостарайтеся лімітувати кількість основних пунктів і думок вашоговиступи до 3-4 д?? ж якщо мова або презентація досить довга.
Переконайтеся, що ви вибрали найбільш корисні і цікаві дані так,що ви контролюєте увагу публіки. Пам'ятайте, що слухачі не можутьпропускати непотрібну інформацію, як під час читання, таким чином,скоротіть до мінімуму такого роду інформацію.

Довжина виступу або презентації часто суворо обмежена. Так якпоряд з вами повинні виступати інші оратори, крім того у самихслухачів є безліч інших справ., ви повинні навчитися урізати вашідані таким чином, щоб залишати найголовніше, заощаджуючи при цьому своєчас і час своїх слухачів.

Як тільки розпланована сама мова, можна більш акуратно сплануватинеобхідне для презентації час. Середній оратор говорить зі швидкістю 100 -
125 слів за хвилину або біля сусіднього параграфа. Припустимо, що вам требарозповісти про три основних пунктах. У десятихвилинною доповіді, можнавитратити 2 хвилини на поверхневе пояснення кожного пункту, зробившивступ і висновок по хвилині завдовжки. Якщо у вас часовий доповідь,вступ може зайняти 5 хвилин. Наступні 30-40 хвилин будуть міститибільш докладну інформацію про кожен з пунктів вашої доповіді (по 10-14хвилин на одну тему). Висновок може зайняти від 3 до 5-ти хвилин. Решта
10-20 хвилин будуть зарезервовані під питання з аудиторії.

Що ж краще 10-ти хвилинна мова або презентація на 1 годину?

Все залежить від об'єкта, цілей, характеру аудиторії та відпущеногочасу. Для легко сприймається об'єкта і відповідної аудиторії 10хвилинної доповіді цілком достатньо, і якщо ваш об'єкт складний, а цілімістять у собі переконання важко сприймає публіки, то презентаціяповинна тривати довше.

4.2. Вибір стилю виступу

Інший важливий елемент підготовки і планування презентації - вибірвідповідного стилю. Все це залежить від цілей, характеру мови іаудиторії, бюджету, відпущено часу на підготовку. Якщо зміст промовиформальне: звіт про виконану роботу або фінансовий стан фірми, то істиль самого виступу повинен бути таким.

Загалом, якщо всі присутні вам знайомі і їх кількість невелика,то дозволяється трохи відступити від формального характеру мови для більшкращого сприйняття.

З іншого боку, якщо вимовити з величезною аудиторією незнайомих вамлюдей і сама презентація дуже важлива, то ви повні встановити більшформальну атмосферу.

Посадіть людей у ряди. Показуйте їм слайди і короткі фільми, щобпідтримати зміст вашої мови. Використовуйте докладний план виступу.
Формальність досягається також встановленням дистанції між презентує іаудиторією: як психологічної так і фізичної.

4.3. Розробка мови або презентації

Підготовка до більшості виступів дуже схожа на написанняформального звіту, щоправда, з однією різницею - необхідно реорганізуватитекст для усної презентації. Це одночасно і трудність і новаможливість.

Можливість полягає у взаємодії між виступаючим і аудиторією.
Коли говориш з групою людей, це одночасно і передача їм інформації іотримання її від аудиторії. І, як наслідок, результат цього,використання отриманої в процесі презентації інформації, редагуваннямови вже в процесі виступу. Замість того, щоб просто представлятиаудиторії свої ідеї, ви можете презентувати їм їх же ідеї або використовуватиїх для взаємного компромісу. У презентує є також можливістьреагувати на міміку і жести аудиторії.

Але за це ви приносите кілька жертв, найголовніша з них - втратаконтролю. Спілкування з аудиторією передбачає гнучкість, і чим більшепередбачається взаємодія, тим більше гнучким треба бути і тимуважніше стежити за ходом презентації.

4.4. Виконання виступу

Багато що потрібно зрозуміти і зробити в перші хвилини вашого виступу:необхідно визначити настрій аудиторії, інтерес до вашої теми,необхідно також підготувати людей до подальших дій. Ось чомудуже важливі перші хвилини виступу.

Перше, що необхідно зробити, це привернути інтерес публіки. Ось п'ятьможливостей і шляхів для залучення і збереження уваги публіки:
Використовуйте гумор. Бізнес - річ серйозна, але це не означає, що не можнавключати легкі гумористичні вставки і коментарі. Гумор допомагаєрозслабитися, добре налаштувати аудиторію по відношенню до себе.
Розкажіть історію. Більшість людей зацікавлені в різного родуісторіях і з задоволенням їх слухають, так що ви можете без труднощів знайтипідходящу історію ілюструє потрібний вам факт.
Будуйте виступ навколо яскравого прикладу. Психологи говорять, що можназмусити людей пам'ятати важливі пункти вашого виступу пов'язуючи їх зконкретним чином.
Поставте запитання. Задавання питання залучає публіку в ваш виступ.
Наведіть цікаві статистичні дані. Люди люблять подробиці. Якщови надасте цікаву статистику, це допоможе розбудити публіку.

Саме так краще за все починати свою промову, щоб спочатку захопитиувагу публіки.

Крім того, вступ повинен коротко містити основну думкупрезентації, ідентифікувати додаткові дані, обговорити подальшерозвиток виступу.

Як тільки ви встановили каркас виступу, заволоділи увагоюаудиторії, можна приступати до основою частини.

Основна частина виступу повинна містити не більше 3-4 основнихдумок, інакше аудиторія дуже погано сприймає всю презентацію. Можнавикористати той же тип побудови основної частини як у листі, звіті, аленеобхідно прагнути до простоти і уникати складних, важко сприймаютьсясловесних конструкцій, якщо ви не хочете відразу втратити здобуте підвступ увагу публіки.

Чим довше презентація, чим більше фактів і думок ви надаєте,тим складніше публіка сприймає. Поетом, якщо ви переходите від однієїважливою думки до іншої, коротко повторюйте основну думку сказаній частини.

Ось деякі поради допомагають утримати увагу аудиторії:

співвідносите об'єкт презентації з потребами присутніх. Людизацікавлені в речах, що стосуються їх особисто.
Використовуйте просту мову. Люди засипають швидше, якщо оратор говоритьформальним мовою, повним складних конструкцій і нагромаджень. Якщопрезентація містить у собі абстрактні ідеї, постарайтеся показати як цяабстракція співвідноситься з реальним життям.
Поясніть як ваш об'єкт співвідноситься з уже знайомими та прийнятими ідеями.
Приводите приклади. Це дозволяє глядачам легше зрозуміти про що ви говорите ізапам'ятати.

Можна також привертати увагу змінюючи тон голосу, використовуючи жести іміміку.

Як тільки ви закінчили викладати основні пункти вашої презентації,приступайте до висновку.

Не дозволяйте собі після важливою основної частини зім'яти ув'язнення.
Висновок також важливо, і навіть важливіше ніж вступ або основна частинапрезентації. На укладення плануйте приблизно 10% від загальноїтривалості виступу.

Почніть висновок з повідомлення публіці про це. Це дозволить слухачамдокласти останні зусилля щодо втримання своєї уваги. Після цього можнакоротко повторити основні думки виступу. Кількох пропозиційдостатньо, щоб нагадати людям про сказаних речах і закріпити це в їхпам'яті.

Якщо мета презентації - переконати кого-небудь, закінчите її повторомосновних аргументів. Якщо мета - мотивування - закінчите девізом.

Якщо з аудиторією досягнуто згоди, повторіть консенсус в декількохпропозиціях.

Закінчуйте на позитивній ноті. Останні слова повинні бутизапам'ятовуються і з ентузіазмом. Альтернатива цьому - закінчити виступпитанням. Покиньте аудиторію і переконайте її думати.

Пам'ятайте, що висновок повинен закінчувати презентацію. Ви повиннізалишити аудиторію з задоволеним почуттям, з почуттям завершення,завершеності. Чи не пред'являйте нових ідей під час укладення і ненамагайтеся змінити тут настрій публіки.
4.5. Використання наочних методів і матеріалів

Наочні матеріали допомагають як виступаючого, так і публіці запам'ятатиосновні пункти виступу. Більшість формальних речей і презентаційвключають в себе використання наочних посібників.

Вони подобаються як і професійним ораторам оскільки допомагають переконатипубліку в своїй точці зору і допомогти їй запам'ятати основні моменти, так іновачкам, оскільки відволікають увагу слухачів від фігури оратора.

Існують два основних типи наочних посібників:
Текстові. Допомагають слухачеві стежити за ходом розгортання аргументів.
Використовують зорову пам'ять аудиторії, допомагаючи при цьому в запам'ятовуванні.
Графічні. Ілюструють головні пункти виступу. створюють образи,які впливають морально і створюють більш глибоке і грунтовневраження від презентації. Допомагають у запам'ятовуванні.

Як текстові так і графічні наочні посібники повинні бути доситьпрості, тому що глядачі не можуть одночасно і слухати оратора іаналізувати і сприймати складні наочні посібники.

Текстові повинні складатися не більше ніж з шести рядків, не більше, ніж зшістьма словами в рядку. Вони повинні бути наочні: написані великимилітерами і з використанням порожнього простору між ними.

Графічні звичайно являють собою діаграми, графіки, малюнки,схеми. Графічні матеріали повинні бути спрощеною версією аналогічних удокументах. Щоб допомогти аудиторії зрозуміти призначення матеріалу короткий йогоглузд повинен бути там написано. Наприклад напис під графіком: "Прибутокзросла на 15% "

Коли уявляєте наочні матеріали публіці потрібно, щоб слухачіодночасно і слухали оратора і витягували змив з матеріалів. Як зробитице? Ось кілька корисних порад з використання наочних посібників:
Переконайтеся, що всі бачать демонструються матеріали.
Дайте аудиторії час, щоб прочитати і зрозуміти сенс перш, ніж їммає бути продовжити слухати мову.
Одне наочний посібник має виражати одну ідею.
Ілюструють тільки головні пункти, а не всю презентацію.
Не демонструйте те, що може конфліктувати з тим, що ви представляєте.
Не читайте те, що написано на наочному посібнику, натомістьперефразируйте і доповніть.
Коли ви закінчили дискусію з питання, що ілюструється, приберітьматеріали з очей аудиторії.

Пам'ятайте, що наочні матеріали не головне, не захоплюйтеся ними, вонилише доповнюють ваші слова, а не навпаки.

Візуальна допомогу для документів обмежена папером, але коли виробите презентацію вибір засобів для візуалізації ваших ідей доситьширокий і, завдяки технічному прогресу, постійно розширюється.

Ось деякі з них:
1. Тексти. Навіть під час презентації корисно надати публіці план вашого виступу, щоб вона слідкувала за ходом розгортання презентації.
Тексти особливо хороші при невеликій аудиторії активно бере участь у процесі. Але вони можуть принести і негативний ефект, оскільки залучають слухачів в читання матеріалів, відволікаючи їх від вашої мови і вони втрачають основну ідею виступу з усіма наслідками, що випливають звідси для вас наслідками.
1. Дошки. Коли ви адресуєте виступ невеликої групи людей і хочете намалювати головну думку, то дошки (для крейди або маркера) є тут найкращим засобом. Але це в деяких ситуаціях не досить формально і забирає час від вашого виступу.
1. Діаграми. Великі листи, прикріплені до верху дошки, дуже ілюстративний. Ви можете повісити кілька таких діаграм: по одній на кожен пункт вашого виступу. Діаграми найбільш ефективні, коли вони яскраві і прості. Як загальне правило: не пишіть більше 4-х графіків на одну діаграму.
1. Проектори. Найбільш зручний засіб, оскільки дозволяє багато ілюструвати мова. Крім того вам не треба гасити світло, таким чином ви не втрачаєте зв'язок з аудиторією. Ще одна істотна зручність цього методу
- простота в підготовці матеріалів: достатньо лише надрукувати їх на звичайному аркуші паперу, саме тому проектори набули широкого поширення.
1. Слайди. Змістом слайдів може бути текст, діаграми, графіки, схеми, малюнки, фотографії. Якщо ви хочете створити формальну, професійну атмосферу, слайди - найкращий шлях для цього. Крім того вони пропонують найширші можливості. З недоліків варто відзначити, що на час показу слайдів ви втрачаєте контакт з аудиторією, тому що світло доведеться вимкнути. Перед презентацією потренуйтеся з оператором слайд-проектора і впевніться у справності апаратури.
1. Інші засоби ілюстрування мови. Аудіозаписи, короткі тематичні відеофільми, комп'ютерні презентації та інші результати технічного прогресу теж можуть використовуватися у презентації, але слід зазначити, що вони вимагають спеціального обладнання та професійної підготовки матеріалів. Таблиця 2. допоможе вибрати потрібний засіб ілюстрування мови.

Характеристика засобів ілюстрації мови.

Коли у вас розпланована і підготовлена вся мова, коли засоби їїілюстрування у вас в руках, то ви готові до тренування вашої мови. Оськілька видів мови:
1. Запам'ятовування. Так як ви не актор, уникайте запам'ятовування мови цілком, особливо якщо вона довга. Таким чином ви прив'язується до тексту і не можете контролювати ситуацію, редагуючи свою мову по ходу виступу.
Будь-яким питанням вас можна вибити з колії.
1. Читання. Якщо мова дуже важлива і надзвичайно формальна і не припускає взаємодії з публікою, то цілком допускається читання тексту. Однак все одно слід потренуватися, щоб навчитися читати не втрачаючи контакту з аудиторією.
1. Мова з використанням нотаток. Презентація з використанням короткого плану (див. приклад вище) є найбільш ефективною і легкою в приготуванні та проведенні. Ви не втрачаєте контакту зі слухачами, стаєте більш гнучким, пристосовуєтеся до ситуації, роблячи мова одночасно і більш цікавою і такою, що запам'ятовується для слухачів і роблячи найбільшу вигоду для себе.
1. Спонтанна мова. Природно краще, якщо мова буде заздалегідь підготовлена, але напевно в житті часто буває, коли можливості для цього просто немає. Наприклад, вас попросили на якому-небудь нараді сказати кілька слів про працівника. Не поспішайте, зробіть паузу, подумайте про що будете говорити і говорите, намагаючись робити це логічно, уникаючи при цьому різкого переходу з теми на тему. Але ніколи не починайте говорити, якщо ви нічого не знаєте про об'єкт вашої мови.

Після ретельної підготовки і вивчення видів мови, потренуйтеся.
Запишіть свій виступ на плівку, об'єктивно прорефлексіруйте результат.
Потренуйте вашу промову перед дзеркалом. Якщо можливо запишіть себе навідеоплівку і критично подивіться, як ніби ви глядач.

Якщо можливо дізнайтеся, в якому залі буде відбуватися презентація, іспробуйте там потренуватися, подивіться, як ви будете використовувати тамзасоби візуалізації, перевірте наявність відеопроектора, дошки, крейди,маркера, якщо потрібно.

Ось кілька корисних порад від професіоналів, як подолати страхі хвилювання ваших перших презентацій:
Підготуйте матеріалів більше, ніж це необхідно. Зайві знання вкомбінації з інтересом до теми вам допоможуть.
Думайте позитивно про аудиторії, вас самих і про те, що ви говорите.
Дивіться на себе як на досвідченого професіонала-оратора, також зробить іваша аудиторія.
Будьте реалістичні. Знайте, що навіть досвідчені оратори, зазнаютьзанепокоєння і страх перед важливими презентаціями.
Використовуйте ті кілька хвилин, коли ви готуєте засобивізуалізації, паперу, - говорите собі, що ви готові і будете мати успіх.
Перед тим, як почати говорити, двічі глибоко вдихніть.
Запам'ятайте ваше першу пропозицію і тримайте його на язиці.
Якщо горло пересохло - випийте води.
Якщо відчуваєте, що втрачаєте аудиторію під час виступу - непанікуйте. Спробуйте повернути їх, спробуйте залучити в дію.
Використовуйте методи ілюстрації.
Не зупиняйтеся. Зупинка і замішання тільки посилять відчуттяпровалу презентації.

Найкращим шляхом для проведення найкращої презентації можливо єспроба концентрації на об'єкті обговорення і на публіці - не на самому собі.

Говоріть голосно, спокійно, ходите повільно, стійте обличчям до аудиторії.

Якщо ви використовуєте мікрофон, зробіть так: спокійно підійдіть до нього,встаньте прямо, перевірте мікрофон (долічіть до трьох), долічіть до 3-х,досліджуйте очима аудиторію, знайдіть знайоме або дружнє обличчя,посміхніться йому, знову долічіть до 3-х і потім говоріть.

Таблиця дій з підготовки мови або презентації допоможе вамструктурувати весь комплекс дій з підготовки відмінною презентації таїї кращого проведення.

Комплекс дій з підготовки презентації

Таблиця 3

4.6. Відповіді на питання

На додаток до вступу, основної частини та висновку ваша презентаціяповинна включати в себе і час для відповідей на виниклі в аудиторіїпитання.

Хоча ви і повинні по ходу виступу взаємодіяти з публікою, длявідповідей на питання потрібно виділити час, який залежить від мети вашоговиступу. Якщо мета - мотивувати або інформувати, то дана частинаможе бути відсутнім і може бути