Діловодство (традиційне визначення) - сфера діяльностіпов'язана з опрацюванням інформації.

Діловодство (соврем.) - це галузь діяльності пов'язане зорганізацією роботи з офіційними документами.

РОЗДІЛ 1

Поняття про документ, кореспонденції та діловодстві. Уніфікація і стандартизація документів. Система документації.
План:

1. поняття про документ.

2. види документів.

3. функції документів. Системи документації.

4. правила оформлення управлінських документів. Поняття «реквізити» документів.
1.1.

Документ - зафіксоване на матеріальному носії інформації зреквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (розрізнити).

Поняття діловодства базується на понятті документування.

Документування - запис інформації на різних носіяхвстановленими правилами.

Документування регламентований процес запису інформації напапері або іншому носії забезпечує її силу.

Створення документів може здійснюватися на природному абоштучному мовами з використанням нових носіїв інформації. Придокументуванні природною мовою створюються текстові документи. Придокументуванні на штучних мовах створюються документи на машиннихносіях.

Засоби документування - знаряддя використовуються людиною длястворення документів:

- прості засоби (ручки, олівці)

- механічні та електромеханічні (друкарські машинки, магнітофони, фоно кіно та відео техніка)

- кошти автоматизації (комп'ютерна техніка).

Залежно від використовуваних засобів документації розрізняють способи документування (кіно фото фоно документування, електронне і текстове документування).

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичну силу створюваних документів.

Юридична сила - властивість офіційного документа, повідомляє йому чинним законодавством, компетенцією що видав його оформлення.

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду комплексів документів .

Реквізит - обов'язковий елемент оформлення документа (найменування виду документа, адресат, дата, підпис).

Сучасні вимоги до оформлення організаційної розпорядчої діловодства (ОРД) зафіксовані в гос.госте (ГОСТ Р6.30-97).

Державним стандартом встановлений не тільки склад реквізитів (29) але і зони і послідовність їх розміщення на документі.

Формуляр - сукупність реквізитів документів і схема їх рассположенія на документі.

Наявність формуляра встановленого в гос.стандарте забезпечує єдність документування і єдність документації як в рамках одного підприємства, так і в країні в цілому. У суспільстві документ є основним носієм управлінської, статистичної, наукової, технічної, та іншої соціально-значимої інформації.

Документи - носії первинної інформації. Саме в документах інформація фіксується вперше. Ця властивість дозволяє відрізняти документи від інших джерелах інформації (книг, газет, журналів) містять перероблену вторинну інформацію.

Стандартизація - це діяльність із встановлення норм, правил та характеристик з метою забезпечення:

- безпеки продукції, робіт і послуг; життя і здоров'я

- технічної та інформаційної сумісності, а так само взаємозамінний продукцією

- економії всіх видів ресурсів.

Всі ГОСТи, що діють на території нашої країни об'єднали в єдину державну систему стандартизацію - ієрархічно організовану систему класифікації і самих ГОСТів.

З метою скорочення кількості застосовуваних у діяльності установи документів, типізації їх форми, зниження трудових, часових та матеріальних витрат на їх підготовку і обробку, досягнення інформації.

Сумісності автоматизованих баз даних в народному господарстві проводяться роботи з уніфікації документів і створення уніфікованих систем документації (УСД).

УДС - сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документа, що забезпечують документовані подання даних у певних видах господарської діяльності.

В основі створення УСД лежить метод уніфікація - встановлення одноманітності складу та форм управлінських документів створюваних при рішенні однотипних управлінських завдань. Одночасно розробляються класифікатори техніко-економічної з соціальної інформації, що забезпечують інтегративну автоматизовану обробку даних.

Державна система документованого забезпечення управління

(ГСДОУ) - це сукупність принципів і правил встановлюють єдині вимоги до документації управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління на підприємствах.

Основна мета ГСДОУ упорядкування документа обороту організації скорочення кількості та підвищення кількості документів, створення найбільш сприятливих умов для застосування технічних засобів і сучасних технологій збору., обробки і аналізу інформації.

Основні положення ГСДОУ охоплюють питання документування управлінської діяльності, організації роботи з документами, механізації та автоматизації роботи з документами.

1.2.

Розрізняють такі види документів:

- За призначенням (засоби фіксації фактів (авто протоколи, звіти) і засоби передачі документів (лист, телеграма )).

- За походженням (службові та особисті документи).

- За формою (індивідуальні, типові, трафаретні).

- По термінах виконання і зберігання (постійні, довгострокові, тимчасові).

- За місцем складання (внутрішні та зовнішні).

- За найменуванню (прокази, укази, звіти).

- За стадіями створення (виписки, відпустка, оригінали).
1.3. в соціальному плані будь-який документ поліфункціонален, тобто виконуєбезліч функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людськіпотреби.

Серед функцій документа виділяються загальні та специфічні.

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ:

- інформаційна (будь-який документ створюється для збереження інформації оскільки необхідність зафіксувати інформацію - причина появи документів)

- соціальна (документ є соціально-значущим об'єктом, оскільки будь-який документ породжений тієї чи іншої соціальної потребою)

- камуніфактівная (документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами суспільної структури зокрема між установами)

- культурна (документ - засіб закріплення та передачі культурних традицій).

СПЕЦИФІЧНІ ФУНКЦІЇ:
- управлінська (документ є інструментом управління. Цієї функцією наділені так звані управлінські документи спеціально створювані для реалізації цілей управління)

- правова (документ є засобом закріплення і зміни правових норм і правовідносин у суспільстві)

- функція історичного джерела (документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства).
1.3.

Системи документації - сукупність взаємопов'язаних документів поознаками походження, призначення виду сфери діяльності єдинихвимог до оформлення.

Управлінські документи становлять ядро управлінської документації.
Саме вони забезпечують керованість об'єктів, як в рамках усьогодержави, так і в окремій організації. Управлінські документискладають об'єкт діловодства.

Організація роботи з документами - припускає організаціюдокументообігу установи, зберігання документа та їх використання впоточної діяльності установи.

Документообіг установи - це сукупність взаємопов'язанихпроцедур забезпечують рух документів до установи з моменту їхстворення виконання або відправлення.

З метою раціональні організації документа обороту всі документиділяться на документальні потоки (не реєструються та зареєстровані;вхідні, вихідні і внутрішні).

Документопотоки - сукупність документів виконують певнийцільове призначення в процесі документообігу.

Система зберігання документів - це сукупність засобів, способів іприйому обліку та систематизації документа з метою їх пошуку і використанняв поточній діяльності установи.
1.4.

При складанні документів використовуються наступний склад реквізитів:

01 - герб РФ

02 - герб суб'єкта РФ

03 - емблема організації або товарний знак

04 - код організації

05 - код форми документа

06 - назва організації

07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу

09 - дата документа

10 - реєстраційний номер документа

11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа

12 - місце складання або видання документа

13 - гриф обмеження доступу до документа

14 - адресат

15 - гриф затвердження документа

16 - резолюція

17 - заголовок до тексту

18 - позначка про контроль

19 - текст документа

20 - відмітка про контроль

21 - підпис

22 - відмітка про наявність

23 - візи узгодження документа

24 - друк

25 - відмітка про замирення копії

26 - позначка про виконавця

27 - позначка про виконання документа і направлення його до справи

28 - відмітка про надходження документа в організацію

29 - позначка для автоматичного пошуку документа.

1. - Розміщують на бланках документа відповідно до положення про державний герб РФ.

2. - Завадять на бланках документа у відповідності з правовими актами суб'єктів РФ.

3. - Емблему організації або товарний знак розміщують на бланках організацій відповідно до статуту (Положення про організацію) якщо на бланку вже є герб РФ або герб суб'єкта РФ, то емблему не відтворюють.

4. - Код організації розставляють по загальноросійському класифікатором підприємств.

5. - Код форми документа розставляють по загальноросійському класифікатором управління документації.

6. - Найменування організації повинне відповідати найменуванню, закріпленому установчого документу. Найменування іноземною мовою відтворюють у тих випадках, коли воно закріплене в статуті і розміщують нижче найменування російською мовою. Приклад: ТОВ

«СИГМА»

"SIGMA" Ltd

7. - Назва організації включають: поштова адреса, номер телефону та інші відомості за рішенням організації (номери факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, web - сторінка в інтернеті). Приклад: 352290

Краснодарський край

Отрадненський р-н

Вул. Миру

АТ «Вогник»

Р/с 20012345627744121235

Тел.:

Факс:

8 . - Назва структурного підрозділу складається або виданого в організації регламентується статутом і повинно відповідати видам документів передбаченої в Урд. Цей реквізит оформляється великими літерами і пишеться на всіх документах крім листів.

9. - Датою документа є дата його підписання або затвердження.

Оформляється трьома парами арабських цифр, такій послідовності: день, місяць, рік.

10. - Реєстраційний номер документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати.

11. - Посилання на реєстраційний номер містить реєстраційний номер і дату, на який дається відповідь.

12. - Вказують у тому випадку якщо утруднене його визначення за реквізитами.

13. - Гриф обмеження доступу для службового користування (СЕКРЕТНО), конфіденційно (комерційна таємниця) поставлена без лапок у правому куті.

14. - Адресат при адресований в організацію її назву вказують у називному відмінку, посада в давальному відмінку.

15. - Гриф обмеження доступу до документа поставлена в правому верхньому куті документа. Документ може затверджуватися должестним особою або спеціальним який створив документом. При затвердженні документа должестним особою поставлена гриф затвердження і слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади особи затверджує документ, особистий підпис і його розшифрування, її дата.

Приклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

Геніральний директор

ЗАТ «ГРАНД»

Особистий підпис розшифровка підпису

16. - Резолюція пишеться керівником безпосередньо на документі і включає:

- прізвище виконавця (кому доручається)

- зміст доручення (конкретні дії)

- термін виконання

- підпис керівника та дата підписання.
Приклад: Соловйову А.В. підготувати проект наказу

До 18.09.01 особистий підпис 18.08.01
17. - Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Заголовокузгоджується найменуванням виду документа і може відповідати на питання: прочому, про кого або кого, чого.
Приклад: 1). Про звільнення Іванова І.І. (в наказі)

2). АКТ списання продукції.
18. - Резолюція ставиться належним особою або підрозділом,здійснює контроль підрозділи. Позначку про контроль позначають наполе документа поруч із заголовком літерою «К» або словом на штампі
«Контроль».
19. - Текст документа зазвичай складається з двох частин. У першій частинівказується причини, підстави, цілі складання документа. У другійвисновки, прохання, пропозиції, розпорядження, накази. Якщо змістдокумента не має потребу в поясненні текст містить одну заключнучастину.
20. - Якщо в програмі не вживалося в тексті то вказується йогонайменування, кількість аркушів та примірників. За наявності декількохдодатків то вони нумеруються.
Приклад: програма 1: Контракт від 20.07.01 № 21, на 2л. в 3 прим.

2 АКТ прийому робіт від 15.09.01 № 17, на 1л. в 17прим.

Додаток до розпорядчих документів має оформлятися у правомуверхньому куті і повинно мати позначку «Додаток» із зазначенням назвиp>

3. - На відстані 72 мм від лівого поля для складання таблиць і трафаретних текстів.

4. - На відстані 96 мм від лівого поля для реквізиту «Адресат».

5. - На відстані 120 мм для реквізиту «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа».

6. - На відстані 144 мм для розшифровки підпису в реквізиті «Підпис».

7. - На відстані 168 мм для друкування слова «Копія» за зняття копій з документа.

Бланки документів.

Окремі реквізити є обов'язковими для кожного документу незалежно від його виду. Відсутність реквізитів у документі позбавляє йогоюридичної сили. До обов'язкових реквізитів відносяться постійні реквізити,що входять до складу бланка документа. Ці реквізити заздалегідь наносяться настандартний аркуш паперу тіпографним способом і утворюють офіційний
(фірмовий) бланк документа. ГОСТ встановлює 3 види службових бланківдля організаційно-розпорядчих документів:

- загальний бланк

- бланк листа

- бланк конкретного виду документа.

Загальний бланк використовується при виготовленні будь-яких документів крім листів.
Такий бланк включає найменування організації, до якої додається герб,емблема, найменування вищестоящих організацій. Особливу виділення листи яквиду документа та розробка спеціального бланка для листів пов'язано зіспецифікою листа призначеного для відправлення в інші організації.

Інші види ОРД є, як правило, внутрішніми документами і непотребують адресної інформації.

Бланк для листів містить реквізити «Найменування організації»,
«Довідкові дані організації», «Код організації». У бланку для листівпозначаються місця для розташування реквізитів «Дата документа»,
«Реєстраційний номер», «Посилання на доту і реєстраційний номердокумента ». Бланк для листів може містити зображення герба і емблеми,найменування вищестоящої організації.

Бланк конкретного виду документа містить реквізити «Найменуванняорганізації »,« Назва виду документа »,« Місце складання або виданнядокумента ». Бланк конкретного виду документа може містити знак герба абоемблеми, найменування вищестоящої організації і код форми документа за
ОКОД.

Організації суб'єктів РФ, як правило, використовують якдержавної мови не тільки російська, а й національну мову, томубланки цих організацій оформляються на двох мовах. На них друкуютьнаступні реквізити бланка: "Найменування підприємства», «Довідкові даніпро організацію »,« Місце складання або видання документа ». Якщо правомпідпису документа має не тільки керівник організації, а йкерівники структурних організацій, а також дожестние особи, тоорганізація може мати бланки структурних підрозділів і должестних осіб.
При виготовленні службових бланків використовують 2 основних паперу формату А4
(210 мм; 294 мм) і А5 (147 мм; 210 мм). Допускається використання бланківформату А3 і А6.