ЗАТ "РИНГ" ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
01.03.96 № 3секретаря-референта генерального директора
ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ЗАТ "РИНГ" О. В. Ломов
01.03.96
1. Загальні положення
1. Секретар-референт відноситься до категорії фахівцівпідприємства,
приймається і звільняється директором.
2. Основними завданнями секретаря-референта є організаційне
та документаційне забезпечення діяльності генерального директора.
3. Секретар-референт підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
4. У своїй діяльності секретар-референт керується:
- законодавчими актами РФ;
1. Статутом підприємства;
2. Положенням про функціональних службах підприємства;
1. наказами (вказівками) керівництва підприємства;
2. нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства;
- цією посадовою інструкцією.
5. На посаду секретаря-референта призначаються особи з вищою, середнім
спеціальною освітою і стажем роботи не менше 1 року або без стажу,але
за умови проходження навчання на курсах секретарів-референтів.
6. Секретар-референт повинен володіти питаннями:
- перспектив розвитку підприємства, його фінансово-господарської діяльності;
3. організації роботи з документами, складання документації;
4. організації управлінської праці;
3. застосування засобів обчислювальної та організаційної техніки;
4. перекладу службової документації на іноземну мовукомерційного
партнера;
5. культури праці та службової етики;
6. охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту;
7. надання первинної медичної допомоги.
2. ФУНКЦІЇ
На секретаря-референта покладаються такі функції:
1. Інформаційно-довідкове обслуговування по документах підприємства.
Методичне керівництво і контроль за організацією діловодства
в структурних підрозділах і філіях підприємства.
3. Документування діяльності дорадчих органів підприємства.
4. Оперативно-організаційне обслуговування керівництва.
5. Виконання машинописних, графічно-х, розмножувальних робіт
Ведення та оформлення кадрової документації та обліку (у випадку відсутність про
наслідком інспектора по персоналу).
7. Ведення обліку робочого часу співробітників.
8. Ведення обліку посвідчень про відрядження.
3. ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ
Секретар-референт повинен;
1. Здійснювати підготовку необхідних документів, забезпечувати фінансову
сово-господарську діяльність підприємства.
2. Забезпечувати прийом, облік, реєстрацію, контроль виконання документів,
інформаційно-довідкове обслуговування і зберігання документної інформації.
3. Контролювати якість підготовки, правильність складання,узгодження
та затвердження документів, що подаються на підпис керівництвупідприємства.
4. Здійснювати контроль виконання документів і доручень керівництва,
приймати оперативні заходи, спрямовані на своєчасне і якісне їх
виконання.
5. Здійснювати організацію підготовки, ухвалення рішення і доведення їх
до безпосередніх виконавців. Проводити аналіз довідок і доповідей,передо
ставлять керівництву, надання щодо них компетентні висновки.
6. Здійснювати оперативний зв'язок зі сторонніми організаціями (як ком
мерческімі, так і державними) і окремими громадянами з питаньтеку
щей діяльності підприємства (телефон, факс, електронна пошта тощо).
7. Вести прийом відвідувачів.
8. Виконувати роботу з документаційного забезпечення кадрової діяч
ності підприємства:
8. оформлення наказів по особовому складу;
9. оформлення особистих карток форми Т-2 або особистих справ;
- оформлення трудових книжок;
10. оформлення та ведення трудових контрактів (договорів);
11. оформлення документів на відрядження;
12. оформлення листків непрацездатності;
13. ведення табеля обліку робочого часу;
14. видача довідок про трудовий стаж, заробітну плату.
3.9. Забезпечувати виконання машинописних і копіювально-розмножувальних робіт.
10. Використовувати ПЕОМ як засіб автоматизації діловодства.
11. Проводити щорічний відбір документів на архівне зберігання або на
знищення. •
12. Виконувати окремі доручення керівництва за профілем фінансово-
господарської діяльності підприємства.
13. Вести табель явки працівників на роботу і передавати табель в бухгалтерію.
4. ПРАВА
Секретар-референт має право:
Запитувати від функціональних служб необхідні матеріали, а також
пояснення про причини затримки виконання завдань та доручень керівництва.
Розглядати документи і направляти їх на виконання керівникам
і фахівцям підприємства.
Вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з на
рушення встановлених правил їх складання та оформлення (ГОСТ
6.38-96),
міжнародних правил оформлення документів (ISO).
Візувати документи управлінської діяльності в рамках своєї
компетенції.
Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення доку-
ментаціонного забезпечення діяльності підприємства, вдосконаленнюформ
і методів управлінської праці на основі застосування електронної техніки.
Вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання
службових обов'язків та збереження всіх документів, що утворюються вдіяч
ності підприємства.
2. Працювати з документами, що мають гриф "КТ" або "Конфіденційно".
3. Приймати рішення в межах своєї компетенції.
Взаємодіяти з усіма службами (співробітниками) підприємства з під
просимо перевірки виконання документів, доручень та поданнянеобхідної
інформації керівництву.
5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Секретар-референт несе відповідальність за:
1. Якість документів, що подаються на підпис керівництву підприємства.
2. Недбале, недбале ставлення до своїх посадових обов'язків.
3. Збереження документації, розголошення відомостей, що мають гриф "Кон
фіденціально" або "КТ".
0. Заст. директорапідпис
С. Р. Сегедин
Юрисконсульт підпис О.С. Васильєва
28.02.96
