Проектування раціональної організації праці керівників

Менеджмент

Міністерство загальної та професійної освіти Російської Федерації

ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ УПРАВЛІННЯ

Інститут заочного навчання

____________________________________________________________________________< br>_

Кафедра управління персоналом

Реферат з дисципліни «Управління персоналом»

на тему: «Проектування раціональної організації праці керівників»

Студентка ___________________

(підпис)

Спеціальність: маркетинг

Курс: 3

Група:

Дата здачі закінченої роботи: «____»_____________________ р.
Дата перевірки: «____»_____________________ р.

Оцінка: __________________ ___________________ ___________________

(підпис)

Москва, 2000

Зміст:

| Вступ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | стр. 3 |
| 1. Основи трудової діяльності керівників ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 4 |
| 1. 1. Трудова діяльність керівника, її особливість ... ... ... ... | стр. 4 |
| 1. 2. Зміст праці керівника ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 5 |
| 1. 3. Фактори, що впливають на роботу керівника ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 6 |
| 1. 4. Цільове планування праці керівника ... ... ... ... ... ... ... ... .. | стр. 7 |
| 2. Проектування раціональної організації праці керівника .. | стр. 9 |
| 2. 1. Організація робочого місця ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 9 |
| 2. 2. Робота з документами і кореспонденцією ... ... ... ... ... ... ... ... .. | стр. 13 |
| 2. 3. Ведення телефонних розмов ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | стр. 15 |
| 2. 4. Проведення нарад, конференція ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 16 |
| 2. 5. Складання графіка роботи ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | стр. 17 |
| 2. 6. Підготовка і проведення виступів ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | стр. 18 |
| 2. 7. Прийом з особистих питань ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 20 |
| 2. 8. Відвідування робочих місць ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | стр. 22 |
| Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 23 |
| Список використаних джерел ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | стр. 24 |

Введення

Протягом усього життя людського суспільства були ті, хто керуєі ті, ким керують. Але люди до початку 20 століття мало надавали значеннясамого поняття управління. Керівники (прикажчики, розпорядники таінші) управляли, спираючись на інтуїцію. У той час не замислювалися надцим серйозно. З початку 20 століття управління починає виділятися всамостійну науку і продовжує розвиватися в даний час. НаПротягом розвитку цієї науки основна увага приділялася тому, яккерівник повинен керувати, щоб організація працювала ефективно. Але,на жаль, мало уваги приділяли тому, як організувати роботу самогокерівника.

Сучасний розвиток суспільства показує, що успішна діяльністьорганізації багато в чому залежить від вмілого та грамотного керівництва. У своючергу необхідно пам'ятати, що будь-яка організація являє собою єдинеціле і якщо роботу самого керівника не організувати належним чином,то керівник не зможе працювати ефективно, що, безсумнівно, вплинена роботу всієї організації.

Якщо керівник не спланує і правильно не організує свою роботу,то це призведе до втрат робочого часу, зайвої перенапруження і, вкінцевому рахунку, позначиться на якості управління.

В даний час в світі інформаційний потік зростає вгеометричній прогресії.

Метою даного реферату, є розгляд організації працікерівників. Тобто: як організувати роботу керівника, щоб йогопраця була найбільш ефективним. Але слід пам'ятати, що праця керівниканастільки специфічний, що правильно організувати його доситьпроблематично. Вміння ефективно керувати, що це, наука чи мистецтво (
Однозначної відповіді на це питання мабуть не дасть ніхто. Можна лишеприпустити, що це якийсь синтез науки і мистецтва управління. І томув даному рефераті будуть по можливості розглянуті всі нюанси та шляхипідвищення ефективності роботи керівника.

1. Основи трудової діяльності керівників

6.1 Трудова діяльність керівника, її особливість

Керівник, як особливий вид працівників, є важливою складовоючастиною колективу. Колектив тільки тоді досягне мети, якщо всі будутьпрацювати в дусі співробітництва та взаєморозуміння. Але коли керівник неможе правильно організувати роботу, то всі зусилля інших членівколективу будуть марні.

Загалом трудову діяльність керівника можна розділити на 4функції. Це: планування, організація, мотивація, контроль. Але не слідвважати, що тільки керівник виконує ці функції. Йому активнодопомагають інші працівники. Мета роботи керівника - виробитинапрям розвитку і правильно організувати роботу.

Керівник як було зазначено вище - особливий працівник в організації татому йому притаманні деякі особливості, які відрізняють його від іншихчленів колективу. Можна виділити наступні особливості:
Керівники безпосередньо не пов'язані зі створенням матеріальнихцінностей, хоча беруть активну участь в організації виробництва;
Робота керівника в основному розумова;
Нелімітірованность роботи керівника;
Підвищені нервово-психічні зусилля керівника пов'язані з управліннямлюдьми і прийняттям відповідальних рішень;
Праця керівників не подається кількісному обліку;
Необхідність прийняття великої кількості рішень за короткий період;
Якщо робітник у перебігу своєї робочої зміни виконує, в основному,кілька операцій, то керівник протягом свого робочого дня виконуєбезліч всіляких операцій;
Робота керівника в основному не має чіткого завершення.

Всі перераховані вище особливості необхідно враховувати при організаціїпраці керівника і розглядати їх усі разом і взаємопов'язано один зодним.

6.2 Зміст праці керівника

Ми розглянули особливості роботи керівника, але для ефективноїорганізації праці необхідно з'ясувати, чим займається керівник впротягом робочого дня. Як вже було зазначено вище, робочий день керівникаНЕ лімітований і різноманітний. Якщо представити в загальному вигляді, то можнасказати, що керівник протягом свого робочого дня виконуєнаступні види робіт (за даними різних джерел):
Заплановані засідання, зустрічі (60 - 65%;
Розмови по телефону (3 - 6%;
Робота з документами (17 - 22%;
Поїздки, огляди (3 - 7%;
Незаплановані зустрічі (7%;
Відпочинок (2%;
Втрати часу (2%.

Наведені вище дані характеризують загальну ситуацію і варіюють взалежно від особливості праці. Керівник або дослідник, займаючисьаналізом трудового процесу, повинен враховувати особливості своєїорганізації. Для всебічного і повного аналізу витрат робочого часунеобхідно проводити постійну роботу з обліку витрат.

6.3 Фактори, що впливають на роботу керівника

Керівник це людина і так як він діє в реальних умовах, тона нього впливають багато факторів. Не слід забувати також, що нанього і деякі обмеження. В цілому фактори, що впливають нароботу керівника наступні:
Психологічні - нематеріальні чинники, що допомагають керівнику працюватибільш ефективно у відповідності зі своєю особистістю і потребами. До такихфакторів можна віднести:

1. Естетика робочого місця;

2. Задоволеність роботою;

3. Соціальний статус;

4. Інші.
Фізіологічні - фактори, пов'язані з можливостями людини і впливомнавколишнього середовища. До них відносяться:
Обсяг сприйманої інформації - людина не може засвоїти більшепевної кількості. Відповідно до досліджень за 1 секунду людиназдатний засвоїти близько 5-7 алфавітно-цифрових знаків. Ця вимогапотрібно враховувати при прийнятті рішень. Керівнику необхідно працюватитільки з релевантною (що відноситься до справи) інформацією, у противному випадкубуде витрачено зайвий час. Завдання первинної обробки інформації абозбір потрібної можна доручити аналітичного відділу.
Навколишнє середовище - людина як живий організм схильний до впливу зовнішньоїсередовища, що робить істотний вплив. До таких факторіввідносяться:
Температура навколишнього повітря;
Навколишній звук;
Освітленість робочого місця;
Інші.
Норма керованості - необхідно точно визначити зі скількомапідлеглими керівник буде безпосередньо взаємодіяти.
Ступінь матеріальної задоволеності - тісно пов'язана з психологічноїзадоволеністю. Практика менеджменту показує, що в більшостівипадків підвищення матеріального стимулювання не призводить до підвищенняпродуктивності в тому ж обсязі.

Всі розглянуті фактори в тій чи іншій мірі впливають надіяльність керівника, а значить повинні враховуватися при науковійорганізації виробництва. Причому всі фактори повинні враховуватися підвзаємозв'язку, а не як окремі. Складністю тут є те, що немаєможливості, в більшості випадків, відразу оцінити вплив кожного факторана роботу керівника. Це, безперечно, ускладнює процес ефективноїорганізації праці керівника.

6.4 Цільове планування праці керівника

Цільове планування є планування, спрямоване надосягнення певних, за раніше відомих цілей. Метою у плануванняорганізації праці керівника є підвищення ефективності праці примінімумі витрат. У цілому весь процес планування можна представити у виглядінаступної схеми:

Формулювання мети Аналіз поточного стану Виявленняслабких сторін Проведення спостереження Проведення заходівз поліпшення праці Порівняння результатів до і після проведеннязаходів

Формулювання мети являє собою важливий процес. Від того,чи правильно буде обрана мета, залежить, що буде підданодослідженню, і які результати будуть отримані.

Аналіз поточного стану необхідний у першу чергу для того, щобмати еталон. Порівняння цього еталона з результатом проведення заходівз організації праці покаже ефективність проведених заходів.

Після проведення аналізу, обов'язково виявить слабкі сторони ворганізації праці керівника. В організації праці керівника, якправило, кілька слабких сторін і саме їх необхідно виявити і дужеретельно проаналізувати. Якщо не виявити основні напрямки роботи,то витрати часу і зусиль виявляться значними, а результат - поганим.

Наступний етап - проведення спостережень - вимагає ретельного опрацюванняі організації. Спочатку необхідно вирішити, які спостереження необхіднопровести. Наприклад, при організації робочого місця необхідно провестивиміри обсягу робочого кабінету, рівня шуму, освітлення та інші. Дляполіпшення документообігу необхідно проаналізувати документи зрізними ознаками - ступінь важливості, можливість вирішення деякихпитань іншими службовцями і пр.

Потім необхідно вирішити, хто буде проводити спостереження. Це може бутиабо сам керівник, або дослідник. У будь-якому випадку керівникповинен допомагати у проведення дослідження і бути зацікавленим урезультати.

Після проведення спостережень необхідно вирішити питання про необхідністьпроведення заходів щодо поліпшення організації праці. Якщо витрати попроведення цих заходів окупляться, то необхідність їх проведенняочевидна.

Потім проводяться безпосередньо заходи щодо поліпшення працікерівника (докладніше див гол. 2). І у висновку необхідно порівнятиотримані результати з попередніми. Якщо праця керівника покращився івитрати були незначні, то заходи були проведені правильно.

У висновку хотілося б відзначити, що в даний час навколишній світнастільки швидко змінюється, що необхідно постійно аналізувати працюкерівника і намагатися його покращувати.

2. Проектування раціональної організації праці керівників

Основні напрями, які будуть розглянуті в цьому розділі, єважливими складовими в організації праці керівника. Необхідно відзначититакож, що всі ради носять рекомендаційний характер і важливо враховуватиреальні умови, в яких працює керівник. У процесі організаціїпраці керівника не потрібно доходити до абсурду - праця керівника дужеспецифічний і неповторний (див. стор 4). При організації роботи необхідновраховувати всі нюанси у всьому обсязі і тісному взаємозв'язку.

2.1 Організація робочого місця

Перш ніж перейти до розгляду організації робочого місця,необхідно з'ясувати, що являє собою робоче місце керівника.
Якщо розглядати робоче місце керівника, то можна сказати, що цейого робочий кабінет, в якому він проводить більшу частину роботи. Від того,який це буде кабінет, залежить і те як буде працювати керівник.
Цілком очевидно, що чим краще пристосоване робоче місце длявиконання функцій керівника, тим продуктивніше й ефективніше будеробота керівника.

При розгляді питання організація робочого місця необхідновраховувати наступні моменти:
Внутрішній об'єм і форма кабінету. Залежно від рангу керівникаприйнятна площа буде від 20 до 50 м2 і висота кабінету мінімум 3,5 м.
Форма кабінету також має велике значення, так як робочий кабінеткерівника не просто місце де він безпосередньо працює, але і якправило місце проведення планерок, зборів, нарад. З огляду на це,найбільш раціональною є прямокутна форма кабінету зі співвідношеннямсторін 1:2;
Меблі. Тут необхідно враховувати наступні моменти:
Антропометричні показники (мається на увазі ріст, довжина корпусу, довжинарук і ін);
Забезпечення зручного положення тіла людини, що створює умови дляменшою стомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи руху ііншого;
Раціональна планування і компонування меблів;
Меблі повинні виглядати естетично.
Обладнання. Для нормальної роботи керівника необхідно мати:
Канцелярські речі.
Два телефону. Один телефон повинен бути внутрішній (мається на увазі телефондля зв'язку всередині організації), а інший для виходу за межі організації.
Причому другий телефон (для виходу за межі організації) по можливостіповинен бути таким, що на дзвінок по ньому повинен відповідати спочатку секретар,а якщо необхідно перемикати дзвінок на керівника. Це дозволить меншевідволікати керівника.
Комп'ютер. В даний час без комп'ютера не можна уявити нормальногороботи керівника. По-перше, комп'ютер дозволяє зробити роботупрактично безпаперовій, по-друге, за допомогою комп'ютера можна швидкоотримувати інформацію про стан справ на ринку, по-третє, він дозволяє бутив курсі справ на підприємстві та багато іншого. Але тут необхідно враховувати,що повністю скористатися можливістю комп'ютера можна тільки принаявності: хорошого програмного забезпечення, виходу на комп'ютерні мережі тащо найголовніше наявність комп'ютерної мережі всередині організації.
Ежедневник. Необхідна річ, що дозволяє керівникові не забуватипризначені зустрічі або іншу корисну інформацію.
Кольорове оформлення кабінету. Кольорові тони повинні бути не різкими,м'якими. Кольори краще вибирати зі світлих тонів (ніжно-зелений, жовтий,бежевий), світлі тони не тільки сприяють зниженню стомлюваності, але йзбільшують обсяг кабінету. Важливо також, щоб усі поверхні булиматовими, тому що блискучі поверхні шкідливі для здоров'я.
Санітарно-гігієнічні умови праці. Основні нормативи наведені втаблиці № 1.

Т а б л и ц а 1

Слід зазначити, що для зниження шуму можна використовувати килимовіпокриття на підлогу, подвійні двері, шумоізоляційні оббивку та ін Дляпідтримання нормального мікроклімату застосовуються кондиціонери, променистіджерела тепла. Для зниження сонячного світла можна повісити на вікнажалюзі.

На малюнку № 1 показано один з можливих варіантів організації робочогомісця керівника.

Відзначимо деякі особливості. Весь кабінет ділиться (умовно) на тризони. Перша зона - безпосередньо робоче місце керівника. Друга зона
- Зона проведення нарад, планерок, презентацій товарів. Третя зона --зона відпочинку, де стоять журнальний столик, ді?? ан і одне, два комфортабельнихкрісла.

Робочий стіл повинен бути більше звичайних столів. Робоча поверхнястолу повинна бути твердою і гладкою, переважно з дерева. Не слідпокривати стіл склом, тому що його блискуча поверхня шкідливо дієна зір. На приставці (ліворуч) можна розмістити комп'ютер, телефони іінші предмети, які можуть займати багато місце на робочому столі.
Приставка спереду робочого столу потрібна для офіційного прийому 1 - 3відвідувачів.

Стіл для нарад повинен бути розрахований на певну кількістьосіб (як правило, кількість учасників конференцій, планерок (5 -7людина) + 2 вільних місця). Стільці навколо столу для конференцій неповинні бути дуже комфортабельними або незручними. Оптимально --звичайні стільці з м'яким сидінням.

Зона відпочинку призначена для неофіційних прийомів і відпочинкукерівника.

Робочий кабінет можна також доповнити стендом, де будуть розташовуватисязразки продукції, що виробляється. Також необхідні великі настінні годинники,які були б видно з будь-якої точки кабінету. Живі квіти, штори,продумане колірне оформлення, все це створює комфорт і затишок, а значить,допомагає в роботі.

7.2 Робота з документами і кореспонденцією

Документи та кореспонденція, в залежності від джерела ділиться на:вхідні та вихідні.

Вихідні документ є своєрідною візитною карткоюорганізації. Внаслідок цього всі документи і вся кореспонденція повиннабути складена і написана грамотно. В основному друк вихідних документівперебувати у віданні секретаря. Завдання керівника скласти документ
(керівник повинен становити тільки ті документи, які не можуть бутискладені будь-ким іншим). У процесі складання документа, діловоголисти та іншого велику допомогу може надати комп'ютер. Для цьогодосить вкласти в пам'ять комп'ютера зразки ділових листів, документів татільки вносити невеликі виправлення.

Складніша справа з вхідними документами. Залежно від розмірупідприємства зростає кількість кореспонденції, і самому керівнику простонемислимо переглядати всю кореспонденцію. На допомогу повинен прийтисекретар або спеціальний підрозділ, в обов'язки яких входить:
Реєстрація надходить кореспонденції.
Сортування в залежності від призначення.
Відбір документів, які адресовані керівнику або знаходяться в йогопрямій компетенції.
Сортування кореспонденції за ступенем важливості. Найбільш раціональним іприйнятним є сортування, що дозволяє керівникові відразу оцінитиступінь важливості. Для цього можна, наприклад, розкладати кореспонденцію вспеціальні кольорові папки. На столі у керівника повинен стоятиспеціальний лоток для паперів з кількома відділеннями, у які він зможекласти кореспонденцію в залежності від важливості, виконавців та іншого.

Керівник, переглядаючи кореспонденцію в порядку важливості, повиненпоставити резолюцію.

Зберігати документи в кабінеті керівника немає ніякої необхідності ітому в обов'язки секретаря або спеціального відділу ставиться веденняархіву. Збережені документи повинні бути класифіковані за певнимиознаками, за якими їх легко було б знайти. З повсюдним впровадженнямкомп'ютерів завдання зберігання документів можна перекласти на них. Цезаощадить час на їх пошук і місце.

2.3. Ведення телефонних розмов

Телефон - важливий засіб ефективності управлінської праці,оперативного ділового спілкування. Але при неправильному користуванні ним саметелефон стає джерелом втрат робочого часу. На телефонніпереговори витрачається від 4% до 27% робочого часу.

Мистецтво в користуванні телефоном полягає в максимальній економіїчасу на телефонні розмови при максимальній реалізації наданихтелефоном можливостей.

Велику допомогу при телефонному обслуговуванні надає керівникуправильно організований довідковий апарат. Зручно для цих цілейвикористовувати комп'ютер. Крім цього керівнику зручно мати при собіособистий довідник з адресами і телефонами, який регулярно повиненперевірятися, оновлюватися і доповнюватися. В особистому довіднику крім прізвища,імені та по батькові абонента (за алфавітом) доцільно вказати його посадуабо справу, з якою він пов'язаний.

Загальна тривалість ділових телефонних переговорів повинна бути граничномінімальної при максимальній інформативності.

Для того щоб телефонна розмова тривав мінімальна кількістьчасу, його потрібно ретельно спланувати, попередньо скластикоротку намітку і підібрати необхідні матеріали, продумати розмову ізаписати основні питання, які ви збираєтеся з'ясувати, а такожпитання, які можуть виникнути в ході бесіди.

Відсутню зорову зв'язок люди зазвичай прагнуть заповнити зайвимбагатослівністю або залученням до розмови сторонніх, що подовжує бесіду.
Більшість телефонних розмов можна укласти в три хвилини, максимальнатривалість їх п'ять-шість хвилин.

На закінчення необхідно відзначити, що всі телефонні дзвінки повинніпроходити через секретаря, який перенаправляє дзвінки в те або іншепідрозділ і перемикає на керівника, якщо дзвінки призначені длянього. Це дозволить заощадити час керівника.

2.4. Проведення нарад, конференцій

Кожен день, вранці керівник проводить планірки, конференції. Вони,як правило, носять короткочасний характер (максимум 15 хв.) іповторюваність. На них доповідається виконана робота за попередній день івирішується, що робити на сьогоднішній день. Основними вимогами тутє стислість викладу і максимальна інформативність.

Наради, на противагу планірки, більш довготривалі і неносять, як правило, настільки повторюваного характеру. На нарадахобговорюються важливі питання і приймаються колективні рішення. Нарадає ефективною формою вироблення групових рішень. Від того наскількиефективно воно проводиться, залежить якість прийнятих рішень.
Сплановані й організовані певним чином наради допомагаютьзменшить втрати часу і підвищити якість вироблюваних рішень. Припідготовки до наради необхідно:
Чітко й однозначно визначити тему наради та її мета;
Визначити: чи можна за одну нараду вирішити декілька питань;
Ретельно розробити порядок денний, вибрати найбільш доцільнупослідовність питань;
Заранее познайомити учасників з тими фактами, які можуть обговорюватися вході дискусії;
Як можна раніше послати запрошення учасникам;
Вибрати приміщення для засідань (кабінет керівника або спеціальнакімната) з хорошою вентиляцією і нормальною температурою;
Учасникам наради виробити можливі рішення по пропонованихпитань.

Чіткі планування, підготовка і проведення бесіди займуть меншечасу, ніж випадкова розмова.

Послідовність питань, розглянутих на нараді, необхідноспланувати, враховуючи, що в ході наради, в залежності від йоготривалості, знижується працездатність учасників. Так пікпрацездатності спостерігається через 15 - 20 хв. після початку наради.
Потім продуктивність падає і через 1,5 години майже повністю зникає.

Для ефективності ділової бесіди необхідно запрошувати тільки тих, хтобезпосередньо потрібен при обговоренні питань. При проведенні нараднеобхідно враховувати, що занадто велика кількість учасників позначитьсянегативно на ході наради. Оптимальна кількість від 5 до 12 осіб,залежно від вирішуваних питань. Будь-яке нарада необхідно закінчуватипротоколом наради, де відбивається виконавці, їх дії та іншаінформація.

2.5. Складання графіка роботи

Керівник має в своєму розпорядженні певним фондом робочого часу протягомдня. Тривалість робочого дня керівника, як вже зазначалося раніше,строго не лімітована, але все-таки обмежена і необхідно спланувати своюроботу таким чином, щоб робочий день не розтягнувся на 14 -15 годин.

Перш за все необхідно відзначити, що продуктивність керівника впротягом робочого дня різна. Так пік продуктивності припадає наперіод між 10 і 11 годинами. Потім продуктивність падає. Після обіду
(між 12 і 13 годинами) продуктивність трохи зростає, але після 14годин помітно йде на спад. У відповідність з цим необхідно важливі рішенняприймати в період максимальної працездатності.

Керівник повинен ретельно планувати свій робочий день.
Для цього найкраще підходять графіки роботи. У таких графіках відразувідводиться певний час протягом дня на виконання будь-якихповторюваних дій. Наприклад: проведення нарад в 900тривалістю 15 хвилин, прийом відвідувачів з 1300 до 1400 і т.д.
Залишається резерв часу на непередбачені ситуації. Дотримання графікане є строго обов'язковим, але допомагає раціонально сплануватиробочий час. Керівник повинен постійно контролювати, як виконанізаплановані завдання, а також робити аналіз використання робочогочасу і дізнатися, чи не втрачається чи воно по одних і тих же причин. Урезультаті керівник краще пізнає самого себе, надалі зумієзосередитися на вирішенні найважливіших завдань і зможе не просто працювати, адосягати високих результатів.

2.6. Підготовка і проведення виступів

Керівник повинен володіти діловим красномовством. Основна метавиступи - впливати на думки слухачів, схилити їх до своєї точцізору. Добре виступити - це не просто викласти всі наявні дані, амаксимально захопити увагу слухачів і схилити їх на свій бік. Длятого, щоб виступ пройшов ефективно, до нього треба грунтовнопідготуватися. Перелічимо основні рекомендації, покликані допомогти оратору.
Перш за все, важливо відповісти на питання, яка суспільна потребалежить в основі майбутнього виступу і яким чином оратор можезадовольнити цю потребу;

2. Відповідно до цього визначте мету своєї мови: чого ви хочетедосягти своїм висловлюванням?;

3. Запитайте себе, що ви вже знаєте про предмет викладу. Поясніть напапері у формі тез відомості про предмет, якими володієте.
Переконайтеся, що вже на цьому етапі у вас є матеріал для виступу і вамє що сказати;

4. Чітко визначте, на які питання ви повинні дати відповіді слухачам;

5. Зберіть відсутні матеріали для виступу, виберіть самеважливе, користуйтеся при цьому спеціальною літературою за темою виступу,довідковими словниками, журналами та іншими джерелами довідковогохарактеру;

6. Продумайте найскладніші моменти аргументації;

7. Спробуйте розбити приготований для виступу матеріал начастини;

8. Складіть тези промови з включенням в них ключової інформації, цитат,визначень.

9. Якщо немає досвіду публічних виступів, необхідно потренуватися;

10. Концентрація уваги на основних питаннях змісту промови.

Помічено, що на сучасну публіку особливо сприятливо дієімпровізована мова. Читання "з папірця" не ефективно. При підготовці довиступу потрібно з'ясувати, яке коло слухачів (половозрастной склад,інтереси), а також який тип виступу належить (наукова доповідь, лекція,виступ на зборах і т.д.). Для ефективності виступу необхідноскласти план виступу, який повинен включати:
Вступ: цитати; прислів'я та приказки; цікаві приклади; випадки іприклади, взяті з особистого досвіду; посилання на історичні приклади і факти;визначення. Тобто на початку необхідно зацікавити слухача.
Основна частина: аналіз проблеми, про яку хочемо сказати; ясністьпобудови, ідейний зміст; логічно чітке виклад основних ідругорядних питань; несуперечність мовлення; емоційне напруження іін
Висновок: виклад основної думки виступу у вигляді тез;Заключні висновки з своїх висловлювань; вказівка на невирішеніпроблеми та шляхи їх вирішення; апелювання до слухачів (заклик до дій,застереження і ін)

Виступ повинно бути ні занадто коротким, ні занадто довгим.
Основна функція виступу - привернути увагу слухачів до предметавикладу і налагодити контакт з аудиторією.

На закінчення необхідно відзначити, що успіх мовлення залежить багато в чому і відтого, як говорити. Монотонно викладені факти не справлять належногоефекту. На противагу цьому емоційна, з розстановкою мова
(перед і після ключової фрази необхідно робити 1-2 секундну паузу) будебільш переконлива.

2.7. Прийом з особистих питань

Для проведення прийому краще виділити певний час на протязіробочого дня. Оптимальним уявляється час між 1400 і 1600. Якщо цеможливо, то необхідно користуватися попереднім записом у секретаря.
Відвідувач, по можливості, повинен заздалегідь викласти тему майбутньоїбесіди. Це дозволить, по-перше, скоротити час на виклад темирозмови, по-друге, дозволить керівнику підготуватися до майбутньоїбесіді і, по-третє, якщо це можливо, направити відвідувача до іншихвиконавцям. Відвідувачу необхідно заздалегідь повідомити часові рамкирозмови.

Всі прийоми відвідувачів можна розділити на офіційні та неофіційні.

Офіційні прийоми можна проводити: за столом для конференцій, нарад (див. рис. № 1). Це поставитькерівника і відвідувача в однакові умови, тобто психологічноспіврозмовнику буде легше. До такого способу найкраще вдаватися, колиприйом відвідувача офіційний, але керівник хоче краще налагодитиміжособистісний контакт; за робочим столом. За робочим столом найкраще взагалі не приймативідвідувачів, тому що на ньому можуть знаходитися важливі документи, які можепобачити відвідувач і по ряду інших причин. За ним краще прийматипровинилися працівників. Коли керівник сидить за робочим столом, апрацівник перебувати спереду, то психологічно працівникові набагато складніше іпідчас одного цього вистачає, щоб, не критикуючи, він зрозумів свою провину.

Неофіційні прийоми краще проводити в "зоні відпочинку" (див. рис. № 1).
Зручно вмостившись на дивані або в кріслі, керівнику і співрозмовникубуде легше розкріпачитися і добре налагодити міжособистісний контакт.
Відвідувач, що прийшов з особистою бесідою до керівника, відчуватимесебе набагато впевненіше в такій обстановці, ніж в офіційній.

Для того, щоб обмежити час, що витрачається на розмову (а значитьзаощадити час керівника), необхідно, як вже зазначалося раніше,повідомити відвідувачеві допустиму тривалість бесіди. Якщо співрозмовник неприпиняє розмови, то тактовно сказати йому, що час розмови вийшло.

На закінчення необхідно відзначити, що для оптимального ведення бесідикерівник повинен: вміти активно слухати. Тобто в процесі розповіді співрозмовника не простослухати мовчки, а показувати, що ви стежите заходом думки. вміти зрозуміти співрозмовника. Причому "зрозуміти не означає прийняти". Якщокерівник може правильно зрозуміти співрозмовника, то це допоможе йому прийнятиправильне рішення; вміти спрямувати розмову в потрібне русло; намагатися говорити на рівні співрозмовника та ін

2.8. Відвідування робочих місць

Відвідування робочих місць дозволяє налагодити з колективом хорошівідносини, бути в курсі справ на підприємстві (в організації). Також привідвідування робочих місць робочі (службовці) можуть висловити керівникові своїпобажання або можливі варіанти вирішення проблем.

При підготовці до відвідування керівник повинен зібрати необхіднуматеріал з того чи іншого цеху, підрозділу, відділу щоб бути в курсісправ, що відбуваються в них.

Для гарного контакту з працівниками необхідно враховуватипсихологічні моменти. Зокрема в цех, підрозділ, відділ краще йтиодягненим відповідним чином. При зустрічі з працівниками необхіднозаохочувати їх прагнення висловитися з актуальних проблем. Щоб не забутивнесені пропозиції їх краще коротко записувати і після аналізу впроваджувати,не забуваючи заохочувати працівників, які внесли раціоналізаторські пропозиції.

Для відвідування робочих місць краще вибирати час ближче до кінця робочогодня, коли продуктивність низька і відволікання працівників не завдастьвеликої шкоди.

Важливо відзначити також, що необхідно зустрічатися з працівниками нетільки в робочий час, а й в не робочий. На таких зустрічх можна обговоритизагальний стан справ на підприємстві (організації), послухати виступипрацівників.

Висновок

У даному рефераті розглянута актуальна тема - "проектуванняраціональної організації праці керівників ". Метою даного реферату булорозгляд праці керівника, а також вказівка основних шляхівраціонального поліпшення організації праці керівника.

У першому розділі були коротко розглянуті особливості праці керівника,облік витрат робочого часу, а також питання раціональності плануваннязаходів щодо поліпшення праці.

У другому розділі були безпосередньо розглянуті основні шляхи, пояких можлива організація праці. Метою на цьому етапі було показати, щоці заходи нескладно провести, а результат буде вражаючим.

Але всі заходи, що проводяться з метою збільшення продуктивностіпраці і скороченням витрат робочого часу керівника, будуть марнимиякщо керівник: дотримується авторитарного методу управління. Такий керівник звиквирішувати все сам, забуваючи при цьому, що марно витрачає багато часу, і не аналізує свою роботу з метою виявлення резервів зниження витратробочого часу; не посвячує час самоосвіті.

Головне, щоб у керівника було бажання поліпшити свою працю.

Список використаних джерел:

Шипунов В. Г., Кішкель Е.Н. Основи управлінської діяльності: Учеб. длясередовищ. спец. учеб. закладів. - М.: Висш. шк., 1996. - 271 с.; Іл.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основи менеджменту: Пер. з англ. - М.:
Справа, 1995. - 704 с.
Смірнов Є.Л. Справочное пособие по НОТ. - 2-е изд., Доп. и перераб. - М.:
Економіка, 1981. - 408 с.

-----------------------приставка

крісло

приставка

диван

стіл для нарад

вхідні двері

журнальний столик

крісло