РОБОТА Секретар-референт -

ОСОБИСТОГО ПОМІЧНИКА КЕРІВНИКА

ВСТУП

Слово «секретар» походить від середньовічного «secretarius» іспочатку означало довірену особу. У Росії посаду секретаряз'являється в XVIII столітті, спочатку як посада особистого секретаря імператора
(в тлумачному словнику В. Даля визначаємо: «статс-секретар», довіренийпісьмовод государя »). У першій чверті XVIII століття секретар стаєпосадовою особою установи, і в законодавчих актах того часуокреслені сфера його діяльності та службові обов'язки (27 лютого 1720року був підписаний Генеральний регламент Петра I).

В даний час в словниках секретар визначається як «особа, яка здійснюєділове листування окремої особи або якого-небудь установи, а такожяка курує діловодством ».

Поняття секретар сьогодні досить складне і має багато градацій --від секретаря-помічника керівники, секретаря-референта, вченогосекретаря, секретаря колегії, секретаря установи, секретаря структурногопідрозділи до технічного секретаря. Звідси різноманітність їхобов'язків і прав, різні вимоги до освіти, професійнимнавичкам (від фахівця з вищою освітою та вченим ступенем довипускника школи, що закінчив секретарські курси).

За останні роки професія секретаря-референта зазналаістотні зміни. На секретаря часто сходяться всі внутрішні ізовнішні зв'язки підприємства. Саме секретар-референт повинен бутибездоганним сполучною ланкою між керівником і співробітниками,втілюють рішення і розпорядження в життя; між керівником і йогоділовими партнерами. Відповідаючи по телефону, організовуючи прийоми, наради,презентації, обмінюючись діловими паперами, секретар завжди у виріподій. Хороший секретар може вдвічі підвищити результативність роботисвого керівника, поганий секретар зменшує її наполовину.

Від професійного рівня секретаря багато в чому залежить престижфірми. Такі його якості, як старанність, ініціатива і високийпрофесіоналізм допоможуть керівнику підприємства долативиробничі труднощі і вирішувати проблеми, що накопичилися. В умовахжорсткої конкуренції деякі керівники можуть собі дозволити вибиратисекретаря лише за зовнішніми даними. Такі якості, як зростання, зрости і
«Кількість друкованих знаків за хвилину», все більше поступаються місцемосвіченості, інтелекту, комунікабельності і стажу роботи. Сьогодні підвсіх розвинених країнах при підготовці секретарів особливу увагу приділяютьрозширенню професійної ерудиції, кругозору, підвищенню здатностівирішувати різноманітні ділові завдання.

З появою персональних комп'ютерів на робочому столі секретаряспростилися процедури підготовки документів, їх реєстрації, пошуку ізберігання, проте зросла роль секретаря як організатора, диспетчера,консультанта, У зв'язку з цим з'явилися нові вимоги до особистісних іпрофесійними якостями секретаря-референта, з'явилися варіації назвисекретарської посади: асистент, помічник з загальних питань,представник дирекції, офіс-менеджер.

якими якостями повинен володіти

СЕКРЕТАР

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретарю необхідно:

. Мати професійний імідж;
. Добре володіти мовою і листом;
. Володіти непоганий пам'яттю (у тому числі зорової пам'яттю на особи);
. Утримувати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
. Вміти правильно оформляти документи, вести ділову переписку керівника;
. Кваліфіковано користуватися офісною оргтехнікою;
. Освоювати нові комп'ютерні програми;
. Бути енергійним, проявляти ініціативу;
. Вміти знаходити взаєморозуміння з керівництвом, колегами і клієнтами;
. Підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
. Виявляти обережність і обачність у конфіденційних питаннях.

ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ СЕКРЕТАРЯ

Основними функціями секретаря-референта є:
. Ведення документації дирекції підприємства;
. Організація та координація поточної роботи з діловими партнерами, клієнтами, замовниками, контрагентами;
. Пошук необхідної інформації керівнику;
. Виконання оперативних доручень та завдань керівника;
. Контроль виконання документів та доручень керівника;
. Бронювання готелів, авіаквитків, оформлення віз;
. Планування робочого дня керівника;
. Організація та участь у зустрічах і переговорах;
. Прийом відвідувачів;
. Прийом іноземних делегацій;
. Допомога при підготовці нарад, зборів, презентацій;
. Рішення адміністративних питань у межах своєї компетенції;
. Робота з оргтехнікою.

Всі функції, права, обов'язки та відповідальність секретаря впевній формі повинні бути перераховані в посадовій інструкції,яка розробляється фахівцем по роботі з персоналом,узгоджується з юрисконсультом підприємства і затверджується директором. Всісуттєві зміни у посадову інструкцію вносяться наказомдиректора.

РОБОЧЕ МІСЦЕ СЕКРЕТАРЯ

Психологи стверджують, що одна з головних причин низькоїпрацездатності - неправильно організоване робоче місце. Робоче місцесекретаря, як правило, знаходиться в приміщенні, суміжному з кабінетомкерівника, що зветься «приймальні». Крім приймальні в ідеалі офіс повиненмати кімнату відпочинку або кімнату-кухню і відсік або кімнату для технічнихзасобів (копіювальних апаратів, машини для знищення паперів і т.п.).

Вимоги до організації

робочого місця секретаря

Робоче місце секретаря можна розділити на 3 зони: основна, дезнаходиться його стіл з префіксами і необхідною оргтехнікою, зонаобслуговування відвідувачів і допоміжна зона, де розташовуються шафи,копіювальний апарат, факс і т.д.

Світло і колір лампи, шум в офісі, висота стільця і все, що оточуєсекретаря, може стати причиною щоденних стресових станів абозниження рівня працездатності, діючи на працівника на підсвідомомурівні.

Величезне емоційний вплив на людину можуть надавати кольору,які його оточують. Правила рекомендують підбирати забарвлення стін, стелі імеблів в залежності від светопоглощающіх або властивостей, що відображають різнихквітів. Головне в колірному рішенні офісу - м'які, неконтрастні поєднання,без різких «кричущих» кольорів.

Фахівці з ергономіки (наукова дисципліна, що комплексно вивчаєлюдини в її діяльності) рекомендують не забувати золоте правило,дотримання якого може уберегти від багатьох бід: світло повинне падати зверхусторінки. В іншому випадку при роботі порушується правильне положення голови
(результат - остеохондроз і короткозорість).

Будь-яка світлова або шумова вібрація - джерело роздратування,що приводить людину в стан підвищеної збудливості і нервозності, приякому навряд чи можливе виконання відповідальної роботи. Мерехтливе ідеренчливий лампа на стелі - вірна гарантія постійного полустрессовогостану. Звичка включати телевізор або радіо для підняття настрою,ледве встигнувши прийти на роботу, - теж «відмінне» засіб для створенняпідвищеної стомлюваності. Фахівці вважають, що 50-60 децибел --граничний рівень шуму для офісної роботи (для порівняння: гучна мова 70децибел). Будь-яка більш сильний шум починає чинити негативнийвплив. Тому дверна оббивка, подвійні двері, звукоізоляційні рамиі перегородки не надмірності для офісу, а необхідність.

Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар,є: персональний комп'ютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем,машина для знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар повинензнати, вміти і максимально використовувати наявні засоби для підвищенняоперативності та ефективності своєї праці.

Приміщення, де стоїть комп'ютер секретаря, повинно бути просторим ідобре освітленим, а також мати кондиціонер.

Комп'ютер повинен бути встановлений так, щоб за ним було легко і зручнопрацювати. Стілець - обов'язково з спинкою і, бажано, з підлокітниками.

Монітор встановлюють на одному рівні очей секретаря, на відстані неменше 40 см. Можна забезпечити свій монітор додатковим пристосуванням --тримачем для документів "Curtis Clip" або "Сopy Holder". З його допомогоюможна закріпити документ на одному рівні з монітором. У цьому випадкусекретареві не доведеться крутити головою, переводячи погляд з лежать на столізаписів на екран і назад.

Копіювальні апарати, принтери та монітори володіють несприятливимвластивістю утворювати навколо себе електростатичне поле, якепритягає пил, що викликає алергію. Доцільно розосередити ціапарати на декілька метрів один від одного. Технічні засоби,що використовуються в роботі секретаря, розміщують з урахуванням ергономічних ісанітарних норм. Монітор і особливо копіювальні апарат не повиннізнаходитися дуже близько. Якщо технічними засобами секретаря користуютьсяінші співробітники (що не рекомендується), то їх розміщують таким чином,щоб вони були зручні для підходу і короткочасного використання ними ізнаходилися б під контролем секретаря.

Коли нам подобається наше робоче місце, з'являється бажання пліднотрудитися. Не варто забувати, що однією з головних умов ефективногопраці секретаря є порядок на робочому місці. Як відомо, порядокзвільняє думка, заощаджуючи час. Дотримання звичного порядку не тількиполегшує працю, робить багато операцій автоматичними, економить час, алеі перешкоджає «пропажу» документів, які у недостатньо зібранихсекретарів потрапляють у папки з іншими документами. Ідеально, якщо на столісекретаря лежать тільки документи і довідники, необхідні в даниймомент. Нагромадження «паперів» не тільки зменшує робочу площу столу, алеі відволікає від вирішення службових питань. Частіше проводите генеральнуприбирання на своєму робочому місці, в шухляди, шафах, сміливо позбуваючисьмакулатури і непотрібних речей.

впливають на працездатність і запахи. Дослідження показали, що запахлимона в більшості випадків знижує продуктивність праці, а запахтроянди - підвищує. Запах улюблених парфумів, за оцінками психологів, також добретонізує і викликає позитивні емоції. Проте влаштовувати в офісісеанси ароматерапії фахівці не рекомендують, тому що діяароматів дуже індивідуально і улюблені парфуми секретаря можуть викликатиголовний біль у всього офісу.

Щоб не було підвищеної стомлюваності, необхідно провітрюватиприміщення. При сидячій роботі приплив свіжого повітря повинен бути не менше
30м3 на годину. Сприятливі кліматичні умови на робочому місці секретаряможуть бути забезпечені за допомогою кондиціонерів або вентиляційної установкиз іонізованим повітрям.

Меблі повинні бути світлою, але не дуже яскравою. Кращий колірнатурального дерева. Соковиті кольори можуть бути присутніми в різних деталяхінтер'єру, аксесуари робочого місця, оббивки меблів. Інтер'єр приймальноїдобре пожвавлюють живі рослини. Головне рослини повинні допомагати, але ні вжодному разі не стояти на шляху, заважаючи людям проходити. Велике значеннямає вибір меблів, вона має бути зручною та сучасною. У зоніобслуговування відвідувачів повинні бути кілька стільців або крісел іневеликий столик.

Розташовується робоче місце секретаря поруч із входом до кабінетукерівника обов'язково так, щоб добре бачити усіх, хто входив до приймальні,зустрічати їх особою, а не спиною.

ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

Комерційний успіх підприємства багато в чому залежить від рівня йоготехнічного оснащення та ефективної автоматизації процесів управління вумовах збільшення з кожним днем обсягу інформації. Автоматизаціяділоводства вимагає, щоб сучасні офісні системи, при всійскладності засобів і методів автоматизації управлінської діяльності,мали простий і зручний користувальницький інтерфейс, що дозволяє секретарю -референта та іншим фахівцям, що мають справу з документами, без особливоїпідготовки виконувати свої функції за допомогою ПК. Системи автоматизаціїділоводства повинні мати такі можливості:
- Введення, підготовки та редагування документів;
- Введення та обробки відомостей про документи (реєстрації);
- Обміну документами з керівником та співробітниками, спільної роботи над документами;
- Здійснення контролю виконання документов4
- Зберігання і пошуку документів (створення баз даних);
- Приймання і пересилання документів;
- Систематизації документів, формування папок (справ);
- Підготовки до архівного зберігання та їх архівування.

Добре спроектована і правильно використовується система автоматизаціїофісної роботи крім полегшення виконання рутинних операційділоводства дозволяє отримати додаткові можливості.

Сучасний рівень розвитку комп'ютерних технологій дозволяє вирішуватипоставлені завдання. У нашій країні створені та успішно застосовуютьсячудові програмні продукти, що реалізують різні функції іпризначені для автоматизації традиційного діловодства на основіновітніх технологій з використанням електрон-них мереж. Сучасніофісні сис-теми розробляються російськими ком-паніямі на основіпопулярних пакетів офісних систем - Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft
Office та ін

Найбільш відомими офісними програмами на сьогоднішній день є:
. Система автоматизації діловодства і документообігу «ДЕЛО», розроблена компанією «Електронні офісні системи»;
. Система автоматизації конфіденційного документообігу та організації потоків робіт "OPTIMA-Work Flow", розроблена фірмою «Оптіма»;
. Система електронного документообігу та автоматизації діловодства компанії «ІнтерТраст»;
. Системи автоматизації діловодства, документообігу та управління діловими процесами великих організацій і підприємств на базі DOCS Open і

WorkRoute, що випускаються компанією «Весть-Метатехнологія».

Системи КонсультантПлюс стали невід'ємною частиною правовогозабезпечення сучасного підприємства. Без довідкових правових системсьогодні немислима робота керівників, бухгалтерів та юристів. Охоплюючиповний спектр галузей сучасного законодавства, системи
КонсултантПлюс дозволяють фахівцям успішно вирішувати весь комплекс правовихпитань, пов'язаних з їх професійною діяльністю.

Пакетні поставки систем займають особливе місце в практиці забезпеченняпідприємств правовою інформацією. Фактично вони дозволяють реалізуватикомплексний підхід до задачі правової інформатизації як для підприємства вцілому, так і для окремих фахівців. Гнучкість пакетних поставокзабезпечує максимальне врахування інтересів конкретного користувача. Приустановці пакетів враховуються такі чинники, як сфера діяльностіпідприємства, його масштаб, структура, територіальне розташування,міжнародні зв'язки. Основою для формування пакета є системи заФеде-рального і регіонального законодавства. Технологія КонсультантПлюсдозволяє врахувати рівень використовуваної комп'ютерної техніки та встановитипакети систем, ефективно працюють практично на будь-яких комп'ютерах,будь-яких програмних платформах і в мережах будь-якої конфігурації.

Існує безліч програм для складання та редагуванняслужбових документів. Такі програми називаються текстовими редакторами аботекстовими процесорами (Word та ін)
При використанні цих програм для складання документів текстредагованого документа виводиться на екран дисплея і в нього можна вноситинеобхідні зміни, переносити фрагменти з одного місця документа вінше, об'єднувати документи, використовувати різні шрифти для виділенняокремих ділянок тексту, легко працювати з таблицями та списками,багаторазово роздруковувати текст на принтері і т.д. програми включаютьсловник синонімів ділової мови, перевірку орфографії і граматики,сучасне стильове оформлення документа, можливість складаннядокумента на декількох мовах і багато іншого.

Складання документа в текстовому редакторі можна виробляти звикористанням «заготовок» документів різних видів, заздалегідь введених впам'ять ПК.

Велику популярність у секретарів придбали текстові процесори Word
97, Word 2000.

У програмний пакет Word включені шаблони документів, які допомагаютьстворювати конкретний документ - стандартне, вишукане і сучаснелист, а також резюме,факс. Можна вибрати що цікавить варіант документа,відредагувати його, заповнити змінюються реквізити: дату, номер документа,підпис, адресат, прізвище та телефон виконавця і т.д. У вікніпопереднього перегляду можна побачити загальний вигляд створеного документа ірозташування тексту в ньому. У новому текстовому редакторі Word 2000 можна нетільки виявити помилки, але і дізнатися чому необхідно внести виправлення.
Таким чином, новий редактор одночасно є підручником орфографії тапунктуації.

Створені в текстовому редакторі документи запам'ятовуються, зберігаються тапересилаються у вигляді файлів або виводяться на друк на паперовий носій.

РАБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ

Робочий день секретаря схильний до різких змін, які важкопередбачити або прогнозувати і все дружин не слід пускати його на самоплив.
Практика показує, що робочий день, побудований за принципом «спочаткусплячка, потім розгойдування, а потім гарячка », не дає бажаних результатів.
Головними умовами успішної діяльності секретаря-референта залишаються:

- планування майбутніх справ;

- встановлення оптимального ритму праці;
- Поступово входження в роботу і обов'язкове чергування праці і відпочинку.

ПЛАНУВАННЯ

Планування може бути на день або тиждень, місячне або квартальне,річне. При плануванні роботи на день необхідно враховувати наступне.
Не можна починати робочий день «з місця і в кар'єр». Як досвідчений автолюбительперед поїздкою прогріває мотор машини, так і секретар спочатку повиненобміркувати майбутній день і скласти план, виділивши найбільш термінові і важливісправи.

що повторюються з дня на день роботи рекомендується планувати на однеі той же час робочого дня, наприклад, обробка отриманої кореспонденціїприпадає, як правило, на ранок.

Необхідно свій робочий день організувати таким чином, щоб упротягом усього робочого часу допомагати керівникові у виконаннінамічених ним заходів. Інформувати керівника про щось кращезаздалегідь: за годину, а якщо захід важливе, то й за день. Це можливо лишев тих випадках, коли плани секретаря координуються і узгоджуються зпланами керівника. Основна інформація, як правило, передається з ранку.
Протягом дня повідомляється лише щось екстрене.

У багатьох країнах світу секретарі застосовують спеціальні плоскі папки -гармошки, сторінки яких розписані по днях місяця. Крізь вирізи у правомукутку папки видно вкладені туди документи, записки-нагадування, дорученняшефа, які треба виконати до певного терміну.

Оптимальний ритм роботи

При плануванні робіт секретар повинен знати, що найбільшсприятливий час для виконання творчих або важких завдань з 10годин ранку і до 12 годин. Потім слід деякий спад активності і вдругій половині дня працездатність найбільш висока від 14 до 17 годин.
Після чого вона неухильно падає, і, якщо ви починаєте кропітку роботу поперевірці документа після 18 годин, не дивуйтеся, що вранці шеф виявитьв ньому помилки.

Робочий тиждень теж має свій цикл. Понеділок є днемвходження в робочий ритм, вівторок, середа і четвер є найбільшпродуктивними днями тижня, а до п'ятниці накопичується втома, і в цейдень у багатьох думки зайняті тим, як краще відпочити в майбутні вихідні.
Тому важливі справи (переговори, зустрічі) призначають на середину тижня.

В ідеалі секретар повинен чергувати кожні 45 хвилин роботи на ПК з 15 --хвилинною перервою, при цьому тривалість щоденної роботи накомп'ютері не повинна перевищувати 4 години.

Професія секретаря має на увазі понаднормову роботи. Більшістьфахівців з менеджменту вважають, що, якщо вам необхіднододатковий час дуже часто, значить ви не змогли організувати свійдень так, щоб все встигнути в строк або виконуєте дуже великий об'ємроботи.

Але часом трапляється, що у секретаря немає роботи. У такі моменти простопостарайтеся виглядати діловий, неважливо - зайняті ви чи ні. Головне, невиглядати так, ніби вам нікуди себе діти.

Приблизна схема робочого дня секретаря

Перша половина робочого дня:
1. Прийти на роботу за 15 хв. до приходу керівника для того, щоб привести себе в порядок, перевірити стан робочих місць, скласти або уточнити план на наступний день.
2. Підібрати відповідно до плану потрібні документи і справи.
3. Отримати кореспонденцію, ознайомитися зі змістом і зареєструвати. Відкласти документи, що вимагають першочергового рішення керівника.
4. По інших документах підготувати варіанти можливих чи відповідей розподілити по виконавцях. Досвідчений секретар ніколи не покладе на стіл керівнику всі кореспонденцію, попередньо не пропрацювавши її.

Рекомендується для полегшення ознайомлення керівника з кореспонденцією виділяти основну думку шляхом підкреслення фломастером або маркером. Крім того, секретар повинний підібрати документи, що відносяться до питань, що містяться в кореспонденції, щоб керівник міг глибше вивчити питання і прийняти правильне рішення.
5. Подивитися надійшли огляди, звіти, відомчі видання, запрошення, а також повідомлення про конференції, зустрічі, ювілейних урочистостях та інших заходах. Дати та час проведення всіх заходів записати у своєму календарі-органайзері.
6. Розкласти надійшла кореспонденцію в залежності від терміновості виконання. Телеграми, термінові факси негайно передати керівнику.
7. Залишити у себе документи, необхідні для поточної інформаційно-довідкової роботи.
8. Доповісти керівнику про отриманої кореспонденції.
9. Уточнити разом з керівником зміст намічуваних заходів на поточний день і на наступний. Якщо виникають зміни, то секретар повинний зробити відповідні позначки у своїх записах. Потрібно уточнити відповідність записів у своєму щоденнику і щоденнику керівника.

Послідовність заходів повинна бути однаковою. Різниця буде в заходах секретаря по виконанню наміченого. Наприклад, якщо в керівника зроблений запис «в 15:00 бути на нараді», то в секретаря вона буде виглядати так: «14:20 - нагадати про нараду, повідомити водію (телефон), щоб подав машину не пізніше 14:30».
10. Передати по телефону (або особисто) вказівки керівника відповідним виконавцям про истекающих терміни виконання документів.
11. Робота з відвідувачами, телефонні переговори (протягом усього дня).
12. Підшивка виконаних документів у справи.
13. Виконання робіт на комп'ютері.
14. Організація копіювання документів відповідно до вказівок керівника.

Друга половина робочого дня

15. Продовження роботи з відвідувачами і на телефоні.
16. Збір та підготовка для підпису виконаних документів.
17. Доповісти керівнику про виконаних документах, взяти в керівника відпрацьовані ним документи.
18. Обробити і відправити вихідні документи адресатам.
19. Намітити заходи на наступний день.

Кінець робочого дня

20. Переглянути свій щоденник і проінформувати відповідні відділи про необхідність підготовки до проведення певних заходів (прийом делегації, підготовка до наради, замовлення готелю і т.п.).
21. Якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, забезпечити його всією необхідною інформацією, матеріалами.
22. Привести в порядок своє робоче місце, забрати документи, закрити на ключ сейф, всі шафи з документами, виключити з мережі технічні засоби.

ВИКОРИСТАННЯ КОМП'ЮТЕРА

ДЛЯ ПЛАНУВАННЯ РАБОЧЕГО ДНЯ

Хорошим помічником секретаря при плануванні робочого дня можеслужити ПК. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавихрозробок, які надають в розпорядження користувача: календар,телефонний довідник, перелік завдань, блокнот і т.п. найбільш популярноює інформаційна система Microsoft Outlook.

Ця програма надає безліч можливостей для ефективноїорганізації робочого часу секретаря і його керівника:

Microsoft Outlook допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами,переглядати спільні документи, а також дозволяє планувати зустрічі,поїздки і організувати виконання завдань, відстежувати свою діяльність іспівробітників. Основна панель Outlook містить наступні розділи: Вхідні,
Календар, Контакти, Завдання, Щоденник, Нотатки та ін

ВИСНОВОК

Професія секретаря, мабуть, найближча до професії актора.
Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що він завжди наочах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Усмішка,приємний голос, легка хода, упевнені жести і доброзичливістьнезалежно від настрою створюють особливу атмосферу в офісі.

Основи секретарського справи можна освоїть за порівняно короткий періодчасу, а справжня майстерність, як і в будь-якій професії, приходить зроками. Хороший секретар - це, перш за все, професіонал! Методом проб іпомилок, з придбанням необхідних напрацювань, постійно підвищуючи свійпрофесійний рівень, секретар починає відчувати тонкощі свогосправи. Це дозволяє йому вільно виходити з важких ситуацій, зокремавміти зберігати конфіденційну інформацію і бути при це самимпоінформованим і товариською людиною.

Наш час не випадково називають часом інформаційного буму.
Джерелом необхідних відомостей є не тільки журнали, газети абокниги, а й електронні бази даних, локальні і глобальні комп'ютернімережі, такі як Інтернет. Важливо, щоб секретар орієнтувався в цьомуінформаційному морі і знав, де шукати потрібну інформацію.

Висока планка вимог і висока оплата праці, відповіднакваліфікації секретаря-референта, зробили цю професію престижною іпривабливою.

-----------------------< br>