Раціональна організація роботи менеджера

МІЖНАРОДНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Північно-Західний філія в місті Санкт-Петербурзі
____________________________________________________________________________< br>_

Факультет управління та економіки

Курсова робота

«Раціональна організація роботи менеджера»

Виконала студентка

Групи М-12 II курсу

Полозова Дар'я

Миколаївна

_____________________

(підпис)

Керівник доцент

Казаков Олександр

Миколайович

___________________

(оцінка, підпис)

Санкт-Петербург, 2002

Зміст:

| Вступ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | стр. 3 |
| 1. Основи трудової діяльності менеджерів ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 4 |
| 1. 1. Трудова діяльність менеджера, її особливість ... ... ... ... | стр. 4 |
| 1. 2. Зміст роботи менеджера ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 6 |
| 1. 3. Фактори, що впливають на роботу менеджера ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 7 |
| 1. 4. Цільове планування роботи менеджера ... ... ... ... ... ... ... ... .. | стр. 9 |
| 2. Проектування раціональної організації роботи менеджера. | стр. 11 |
| 2. 1. Організація робочого місця ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 11 |
| 2. 2. Робота з документами і кореспонденцією ... ... ... ... ... ... ... ... .. | стр. 17 |
| 2. 3. Ведення телефонних розмов ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | стр. 18 |
| 2. 4. Проведення нарад, конференція ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 20 |
| 2. 5. Складання графіка роботи ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | стр. 22 |
| 2. 6. Підготовка і проведення виступів ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | стр. 23 |
| 2. 7. Прийом з особистих питань ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 26 |
| 2. 8. Відвідування робочих місць ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | стр. 28 |
| Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | стр. 29 |
| Список використаних джерел ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. | стр. 30 |

Введення

Протягом усього життя людського суспільства були ті, хто керуєі ті, ким керують. Але люди до початку 20 століття мало надавали значеннясамого поняття управління. Керівники (прикажчики, розпорядники таінші) управляли, спираючись на інтуїцію. У той час не замислювалися надцим серйозно. З початку 20 століття управління починає виділятися всамостійну науку під назвою менеджмент і продовжує розвиватися вданий час. Протягом розвитку цієї науки основну увагуприділялася тому, як менеджер, (тобто керівник) повинен керувати, щоборганізація працювала ефективно. Але, на жаль, мало уваги приділялосятому, як організувати роботу самого менеджера.

Сучасний розвиток суспільства показує, що успішна діяльністьорганізації багато в чому залежить від вмілого та грамотного керівництва. У своючергу необхідно пам'ятати, що будь-яка організація являє собою єдинеціле і якщо роботу самого менеджера не організувати належним чином, томенеджер не зможе працювати ефективно, що, безсумнівно, вплине нароботу всієї організації.

Якщо менеджер не спланує і правильно не організує свою роботу, тоце призведе до втрат робочого часу, зайвої перенапруження і, вкінцевому рахунку, позначиться на якості управління.

В даний час в світі інформаційний потік зростає вгеометричній прогресії.

Метою даної роботи, є розгляд організації роботименеджерів. Тобто: як організувати роботу менеджера, щоб його праця буланайбільш ефективним. Але слід пам'ятати, що праця менеджера настількиспецифічний, що правильно організувати його досить проблематично. Умінняефективно керувати, що це, наука чи мистецтво (Однозначної відповіді наце питання, напевно, не дасть ніхто. Можна лише припустити, що цетакий собі синтез науки і мистецтва управління. І тому в даній роботі будутьпо можливості розглянуті всі нюанси і шляхи підвищення ефективності роботименеджера.

1. Основи трудової діяльності менеджерів

4.1 Трудова діяльність менеджера, її особливість

Менеджер, як особливий вид працівників, є важливою складовою частиноюколективу. Колектив тільки тоді досягне мети, якщо всі будуть працюватив дусі співробітництва та взаєморозуміння. Але коли менеджер не можеправильно організувати роботу, то всі зусилля інших членів колективубудуть марні.

Загалом трудову діяльність менеджера можна розділити на 4 функції.
Це: планування, організація, мотивація, контроль. Але не слідвважати, що тільки менеджер виконує ці функції. Йому активно допомагаютьрешта працівників. Мета роботи менеджера - виробити напрямокрозвитку і правильно організувати роботу.

Менеджер як було зазначено вище - особливий працівник в організації татому йому притаманні деякі особливості, які відрізняють його від іншихчленів колективу. Можна виділити наступні особливості:
Менеджер безпосередньо не пов'язаний зі створенням матеріальних цінностей, хочаберуть активну участь в організації виробництва;
Робота менеджера в основному розумова;
Нелімітірованность роботи менеджера;
Підвищені нервово-психічні зусилля менеджера пов'язані з управліннямлюдьми і прийняттям відповідальних рішень;
Праця менеджерів не подається кількісному обліку;
Необхідність прийняття великої кількості рішень за короткий період;
Якщо робітник протягом своєї робочої зміни виконує, в основному,кілька операцій, то менеджер протягом свого робочого дня виконуєбезліч всіляких операцій;
Робота менеджера в основному не має чіткого завершення.

Всі перераховані вище особливості необхідно враховувати при організаціїроботи менеджера і розглядати їх усі разом і взаємопов'язано один зодним.

4.2 Зміст роботи менеджера

Ми розглянули особливості роботи менеджера, але для ефективноїорганізації роботи необхідно з'ясувати, чим займається менеджер протягомробочого дня. Як вже було зазначено вище, робочий день менеджера нелімітований і різноманітний. Якщо представити в загальному вигляді, то можнасказати, що менеджер протягом свого робочого дня виконує наступнівиди робіт (за даними різних джерел):
Заплановані засідання, зустрічі (60 - 65%;
Розмови по телефону (3 - 6%;
Робота з документами (17 - 22%;
Поїздки , огляди (3 - 7%;
Незаплановані зустрічі (7%;
Відпочинок (2%;
Втрати часу (2%.

Наведені вище дані характеризують загальну ситуацію і варіюютьЗалежно від особливостей роботи. Менеджер або дослідник, займаючисьаналізом трудового процесу, повинен враховувати особливості своєїорганізації. Для всебічного і повного аналізу витрат робочого часунеобхідно проводити постійну роботу з обліку витрат.

4.3 Фактори, що впливають на роботу менеджера

Менеджер це людина і так як він діє в реальних умовах, то нанього впливають багато факторів. Не слід забувати також, що нанього і деякі обмеження. В цілому фактори, що впливають нароботу менеджера наступні:
Психологічні - нематеріальні чинники, що допомагають менеджеру працюватибільш ефективно у відповідності зі своєю особистістю і потребами. До такихфакторів можна віднести:

1. Естетика робочого місця;

2. Задоволеність роботою;

3. Соціальний статус;

4. Інші.
Фізіологічні - фактори, пов'язані з можливостями людини і впливомнавколишнього середовища. До них відносяться:
Обсяг сприйманої інформації - людина не може засвоїти більшепевної кількості. Відповідно до досліджень за 1 секунду людиназдатний засвоїти близько 5-7 алфавітно-цифрових знаків. Ця вимогапотрібно враховувати при прийнятті рішень. Менеджеру необхідно працювати тількиз релевантною (що відноситься до справи) інформацією, у іншому випадку будевитрачено зайвий час. Завдання первинної обробки інформації або збірпотрібної можна доручити аналітичного відділу.
Навколишнє середовище - людина як живий організм схильний до впливу зовнішньоїсередовища, що робить істотний вплив. До таких факторіввідносяться:
Температура навколишнього повітря;
Навколишній звук;
Освітленість робочого місця;
Інші.
Норма керованості - необхідно точно визначити зі скількомапідлеглими менеджер буде безпосередньо взаємодіяти.
Ступінь матеріальної задоволеності - тісно пов'язана з психологічноїзадоволеністю. Практика менеджменту показує, що в більшостівипадків підвищення матеріального стимулювання не призводить до підвищенняпродуктивності в тому ж обсязі.

Всі розглянуті фактори в тій чи іншій мірі впливають надіяльність менеджера, а значить повинні враховуватися при науковій організаціївиробництва. Причому всі фактори повинні враховуватися у взаємозв'язку, а неяк окремі. Складністю тут є те, що немає можливості, вбільшості випадків, відразу оцінити вплив кожного чинника на роботуменеджера. Це, безперечно, ускладнює процес ефективної організації роботименеджера.

4.4 Цільове планування роботи менеджера

Цільове планування є планування, спрямоване надосягнення певних, за раніше відомих цілей. Метою у плануванняорганізації роботи менеджера є підвищення ефективності роботи примінімумі витрат. У цілому весь процес планування можна представити у виглядінаступної схеми:

Формулювання мети Аналіз поточного стану Виявленняслабких сторін Проведення спостереження Проведення заходівщодо поліпшення роботи Порівняння результатів до і після проведеннязаходів

Формулювання мети являє собою важливий процес. Від того,чи правильно буде обрана мета, залежить, що буде підданодослідженню, і які результати будуть отримані.

Аналіз поточного стану необхідний у першу чергу для того, щобмати еталон. Порівняння цього еталона з результатом проведення заходівз організації роботи покаже ефективність проведених заходів.

Після проведення аналізу, необхідно виявить слабкі сторони ворганізації роботи менеджера. В організації роботи менеджера, як правило,кілька слабких сторін і саме їх необхідно виявити і дуже ретельнопроаналізувати. Якщо не виявити основні напрямки роботи, то витратичасу і зусиль виявляться значними, а результат - поганим.

Наступний етап - проведення спостережень - вимагає ретельного опрацюванняі організації. Спочатку необхідно вирішити, які спостереження необхіднопровести. Наприклад, при організації робочого місця необхідно провестивиміри обсягу робочого кабінету, рівня шуму, освітлення та інші. Дляполіпшення документообігу необхідно проаналізувати документи зрізними ознаками - ступінь важливості, можливість вирішення деякихпитань іншими службовцями і пр.

Потім необхідно вирішити, хто буде проводити спостереження. Це може бутиабо сам менеджер, або дослідник. У будь-якому випадку менеджер повинендопомагати у проведення дослідження і бути зацікавленим в результатах.

Після проведення спостережень необхідно вирішити питання про необхідністьпроведення заходів щодо поліпшення організації роботи. Якщо витрати попроведення цих заходів окупляться, то необхідність їх проведенняочевидна.

Потім проводяться безпосередньо заходи щодо поліпшення роботименеджера (докладніше див гол. 2). І у висновку необхідно порівнятиотримані результати з попередніми. Якщо праця менеджера покращився івитрати були незначні, то заходи були проведені правильно.

У висновку хотілося б відзначити, що в даний час навколишній світнастільки швидко змінюється, що необхідно постійно аналізувати працюменеджера і намагатися його покращувати.

2. Проектування раціональної організації роботи менеджерів

Основні напрями, які будуть розглянуті в цьому розділі, єважливими складовими в організації роботи менеджера. Необхідно відзначититакож, що всі ради носять рекомендаційний характер і важливо враховуватиреальні умови, в яких працює менеджер. У процесі організаціїроботи менеджера не потрібно доходити до абсурду - праця менеджера дужеспецифічний і неповторний. При організації роботи необхідно враховувати всінюанси у всьому обсязі і тісному взаємозв'язку.

2.1 Організація робочого місця

Перш ніж перейти до розгляду організації робочого місця,необхідно з'ясувати, що являє собою робоче місце менеджера. Якщорозглядати робоче місце менеджера, то можна сказати, що це йогоробочий кабінет, в якому він проводить більшу частину роботи. Від того, якийце буде кабінет, залежить і те як буде працювати менеджер. Цілкомочевидно, що чим краще пристосоване робоче місце для виконання функційменеджера, тим продуктивніше й ефективніше буде робота менеджера.

При розгляді питання організація робочого місця необхідновраховувати наступні моменти:
Внутрішній об'єм і форма кабінету. Залежно від рангу менеджераприйнятна площа буде від 20 до 50 м2 і висота кабінету мінімум 3,5 м.
Форма кабінету також має велике значення, так як робочий кабінетменеджера не просто місце де він безпосередньо працює, але і як правиломісце проведення планерок, зборів, нарад. З огляду на це, найбільшраціональної є прямокутна форма кабінету зі співвідношенням сторін
1:2;
Меблі. Тут необхідно враховувати наступні моменти:
Антропометричні показники (мається на увазі ріст, довжина корпусу, довжинарук і ін);
Забезпечення зручного положення тіла людини, що створює умови дляменшою стомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи руху ііншого;
Раціональна планування і компонування меблів;
Меблі повинні виглядати естетично.
Обладнання. Для нормальної роботи менеджера необхідно мати:
Канцелярські речі.
Два телефону. Один телефон повинен бути внутрішній (мається на увазі телефондля зв'язку всередині організації), а інший для виходу за межі організації.
Причому другий телефон (для виходу за межі організації) по можливостіповинен бути таким, що на дзвінок по ньому повинен відповідати спочатку секретар,а якщо необхідно перемикати дзвінок на менеджера. Це дозволить меншевідволікати менеджера.
Комп'ютер. В даний час без комп'ютера не можна уявити нормальногороботи менеджера. По-перше, комп'ютер дозволяє зробити роботу практичнобезпаперовій, по-друге, за допомогою комп'ютера можна швидко отримуватиінформацію про стан справ на ринку, по-третє, він дозволяє бути в курсісправ на підприємстві та багато іншого. Але тут необхідно враховувати, щоповністю скористатися можливістю комп'ютера можна тільки за наявності:гарного програмного забезпечення, виходу на комп'ютерні мережі і щонайголовніше наявність комп'ютерної мережі всередині організації.
Ежедневник. Необхідна річ, що дозволяє менеджеру не забуватипризначені зустрічі або іншу корисну інформацію.
Кольорове оформлення кабінету. Кольорові тони повинні бути не різкими,м'якими. Кольори краще вибирати зі світлих тонів (ніжно-зелений, жовтий,бежевий), світлі тони не тільки сприяють зниженню стомлюваності, але йзбільшують обсяг кабінету. Важливо також, щоб усі поверхні булиматовими, тому що блискучі поверхні шкідливі для здоров'я.
Санітарно-гігієнічні умови роботи. Основні нормативи наведені втаблиці № 1.

Т а б л и ц а 1

Слід зазначити, що для зниження шуму можна використовувати килимовіпокриття на підлогу, подвійні двері, шумоізоляційні оббивку та ін Дляпідтримання нормального мікроклімату застосовуються кондиціонери, променистіджерела тепла. Для зниження сонячного світла можна повісити на вікнажалюзі. На малюнку № 1 показано один з можливих варіантів організаціїробочого місця менеджера.

Відзначимо деякі особливості. Весь кабінет ділиться (умовно) на тризони. Перша зона - безпосередньо робоче місце менеджера. Друга зона --зона проведення нарад, планерок, презентацій товарів. Третя зона --зона відпочинку, де стоять журнальний столик, диван і одне, два комфортабельнихкрісла.

Робочий стіл повинен бути більше звичайних столів. Робоча поверхнястолу повинна бути твердою і гладкою, переважно з дерева. Не слідпокривати стіл склом, тому що його блискуча поверхня шкідливо дієна зір. На приставці (ліворуч) можна розмістити комп'ютер, телефони іінші предмети, які можуть заприймати багато місце на робочому столі.
Приставка спереду робочого столу потрібна для офіційного прийому 1 - 3відвідувачів.

Стіл для нарад повинен бути розрахований на певну кількістьосіб (як правило, кількість учасників конференцій, планерок (5 -7людина) + 2 вільних місця). Стільці навколо столу для конференцій неповинні бути дуже комфортабельними або незручними. Оптимально --звичайні стільці з м'яким сидінням.

Зона відпочинку призначена для неофіційних прийомів і відпочинку менеджера.

Робочий кабінет можна також доповнити стендом, де будуть розташовуватисязразки продукції, що виробляється. Також необхідні великі настінні годинники,які були б видно з будь-якої точки кабінету. Живі квіти, штори,продумане колірне оформлення, все це створює комфорт і затишок, а значить,допомагає в роботі.

5.2 Робота з документами і кореспонденцією

Документи та кореспонденція, в залежності від джерела ділиться на:вхідні та вихідні.

Вихідні документ є своєрідною візитною карткоюорганізації. Внаслідок цього всі документи і вся кореспонденція повиннабути складена і написана грамотно. В основному друк вихідних документівперебувати у віданні секретаря. Завдання менеджера скласти документ
(менеджер повинен становити тільки ті документи, які не можуть бутискладені будь-ким іншим). У процесі складання документа, діловоголисти та іншого велику допомогу може надати комп'ютер. Для цьогодосить вкласти в пам'ять комп'ютера зразки ділових листів, документів татільки вносити невеликі виправлення.

Складніша справа з вхідними документами. Залежно від розмірупідприємства зростає кількість кореспонденції, і самому менеджеру простонемислимо переглядати всю кореспонденцію. На допомогу повинен прийтисекретар або спеціальний підрозділ, в обов'язки яких входить:
Реєстрація надходить кореспонденції.
Сортування в залежності від призначення.
Відбір документів, які адресовані на реєстрацію або знаходяться в його прямийкомпетенції.
Сортування кореспонденції за ступенем важливості. Найбільш раціональним іприйнятним є сортування, що дозволяє менеджеру відразу оцінити ступіньважливості. Для цього можна, наприклад, розкладати кореспонденцію вспеціальні кольорові папки. На столі у менеджера повинен стояти спеціальнийлоток для паперів з кількома відділеннями, у які він зможе кластикореспонденцію в залежності від важливості, виконавців та іншого.

Менеджер, переглядаючи кореспонденцію в порядку важливості, повиненпоставити резолюцію.

Зберігати документи в кабінеті менеджера немає ніякої необхідності ітому в обов'язки секретаря або спеціального відділу ставиться веденняархіву. Збережені документи повинні бути класифіковані за певнимиознаками, за якими їх легко було б знайти. З повсюдним впровадженнямкомп'ютерів завдання зберігання документів можна перекласти на них. Цезаощадить час на їх пошук і місце.

2.3. Ведення телефонних розмов

Телефон - важливий засіб ефективності управлінської роботи,оперативного ділового спілкування. Але при неправильному користуванні ним саметелефон стає джерелом втрат робочого часу. На телефонніпереговори витрачається від 4% до 27% робочого часу.

Мистецтво в користуванні телефоном полягає в максимальній економіїчасу на телефонні розмови при максимальній реалізації наданихтелефоном можливостей.

Велику допомогу при телефонному обслуговуванні надає менеджеруправильно організований довідковий апарат. Зручно для цих цілейвикористовувати комп'ютер. Крім цього менеджеру зручно мати при собі особистийдовідник з адресами і телефонами, який регулярно повинен перевірятися,оновлюватися та доповнюватися. В особистому довіднику крім прізвища, імені тапо батькові абонента (за алфавітом) доцільно вказати його посада абосправу, з якою він пов'язаний.

Загальна тривалість ділових телефонних переговорів повинна бути граничномінімальної при максимальній інформативності.

Для того щоб телефонна розмова тривав мінімальна кількістьчасу, його потрібно ретельно спланувати, попередньо скластикоротку намітку і підібрати необхідні матеріали, продумати розмову ізаписати основні питання, які ви збираєтеся з'ясувати, а такожпитання, які можуть виникнути в ході бесіди.

Відсутню зорову зв'язок люди зазвичай прагнуть заповнити зайвимбагатослівністю або залученням до розмови сторонніх, що подовжує бесіду.
Більшість телефонних розмов можна укласти в три хвилини, максимальнатривалість їх п'ять-шість хвилин.

На закінчення необхідно відзначити, що всі телефонні дзвінки повинніпроходити через секретаря, який перенаправляє дзвінки в те або іншепідрозділ і переключає на менеджера, якщо дзвінки призначені длянього. Це дозволить заощадити час менеджера.

2.4. Проведення нарад, конференцій

Кожен день, вранці менеджер проводить планірки, конференції. Вони, якправило, носять короткочасний характер (максимум 15 хв.) і повторюваність.
На них доповідається виконана робота за попередній день і вирішується, щоробити на сьогоднішній день. Основними вимогами тут є стислістьвикладу і максимальна інформативність.

Наради, на противагу планірки, більш довготривалі і неносять, як правило, настільки повторюваного характеру. На нарадахобговорюються важливі питання і приймаються колективні рішення. Нарадає ефективною формою вироблення групових рішень. Від того наскількиефективно воно проводиться, залежить якість прийнятих рішень.
Сплановані й організовані певним чином наради допомагаютьзменшить втрати часу і підвищити якість вироблюваних рішень. Припідготовки до наради необхідно:
Чітко й однозначно визначити тему наради та її мета;
Визначити: чи можна за одну нараду вирішити декілька питань;
Ретельно розробити порядок денний, вибрати найбільш доцільнупослідовність питань;
Заранее познайомити учасників з тими фактами, які можуть обговорюватися вході дискусії;
Як можна раніше послати запрошення учасникам;
Вибрати приміщення для засідань (кабінет менеджера або спеціальнакімната) з хорошою вентиляцією і нормальною температурою;
Учасникам наради виробити можливі рішення по пропонованихпитань.

Чіткі планування, підготовка і проведення бесіди займуть меншечасу, ніж випадкова розмова.

Послідовність питань, розглянутих на нараді, необхідноспланувати, враховуючи, що в ході наради, в залежності від йоготривалості, знижується працездатність учасників. Так пікпрацездатності спостерігається через 15 - 20 хв. після початку наради.
Потім продуктивність падає і через 1,5 години майже повністю зникає.

Для ефективності ділової бесіди необхідно запрошувати тільки тих, хтобезпосередньо потрібен при обговоренні питань. При проведенні нараднеобхідно враховувати, що занадто велика кількість учасників позначитьсянегативно на ході наради. Оптимальна кількість від 5 до 12 осіб,залежно від вирішуваних питань. Будь-яке нарада необхідно закінчуватипротоколом наради, де відбивається виконавці, їх дії та іншаінформація.

2.5. Складання графіка роботи

Менеджер має в своєму розпорядженні певним фондом робочого часу протягомдня. Тривалість робочого дня менеджера, як уже зазначалося раніше,строго не лімітована, але все-таки обмежена і необхідно спланувати своюроботу таким чином, щоб робочий день не розтягнувся на 14 -15 годин.

Перш за все необхідно відзначити, що продуктивність менеджера впротягом робочого дня різна. Так пік продуктивності припадає наперіод між 10 і 11 годинами. Потім продуктивність падає. Після обіду
(між 12 і 13 годинами) продуктивність трохи зростає, але після 14годин помітно йде на спад. У відповідність з цим необхідно важливі рішенняприймати в період максимальної працездатності.

Менеджер повинен ретельно планувати свій робочий день. Дляцього найкраще підходять графіки роботи. У таких графіках відразувідводиться певний час протягом дня на виконання будь-якихповторюваних дій. Наприклад: проведення нарад в 900тривалістю 15 хвилин, прийом відвідувачів з 1300 до 1400 і т.д.
Залишається резерв часу на непередбачені ситуації. Дотримання графікане є строго обов'язковим, але допомагає раціонально сплануватиробочий час. Менеджер повинен постійно контролювати, як виконанізаплановані завдання, а також робити аналіз використання робочогочасу і дізнатися, чи не втрачається чи воно по одних і тих же причин. Урезультаті менеджер краще пізнає самого себе, надалі зумієзосередитися на вирішенні найважливіших завдань і зможе не просто працювати, адосягати високих результатів.

2.6. Підготовка і проведення виступів

Менеджер повинен володіти діловим красномовством. Основна мета виступу
- Впливати на думки слухачів, схилити їх до своєї точки зору.
Добре виступити - це не просто викласти всі наявні дані, амаксимально захопити увагу слухачів і схилити їх на свій бік. Длятого, щоб виступ пройшов ефективно, до нього треба грунтовнопідготуватися. Перелічимо основні рекомендації, покликані допомогти оратору.
Перш за все, важливо відповісти на питання, яка суспільна потребалежить в основі майбутнього виступу і яким чином оратор можезадовольнити цю потребу;

2. Відповідно до цього визначте мету своєї мови: чого ви хочетедосягти своїм висловлюванням?;

3. Запитайте себе, що ви вже знаєте про предмет викладу. Поясніть напапері у формі тез відомості про предмет, якими володієте.
Переконайтеся, що вже на цьому етапі у вас є матеріал для виступу і вамє що сказати;

4. Чітко визначте, на які питання ви повинні дати відповіді слухачам;

5. Зберіть відсутні матеріали для виступу, виберіть самеважливе, користуйтеся при цьому спеціальною літературою за темою виступу,довідковими словниками, журналами та іншими джерелами довідковогохарактеру;

6. Продумайте найскладніші моменти аргументації;

7. Спробуйте розбити приготований для виступу матеріал начастини;

8. Складіть тези промови з включенням в них ключової інформації, цитат,визначень.

9. Якщо немає досвіду публічних виступів, необхідно потренуватися;

10. Концентрація уваги на основних питаннях змісту промови.

Помічено, що на сучасну публіку особливо сприятливо дієімпровізована мова. Читання "з папірця" не ефективно. При підготовці довиступу потрібно з'ясувати, яке коло слухачів (половозрастной склад,інтереси), а також який тип виступу належить (наукова доповідь, лекція,виступ на зборах і т.д.). Для ефективності виступу необхідноскласти план виступу, який повинен включати:
Вступ: цитати; прислів'я та приказки; цікаві приклади; випадки іприклади, взяті з особистого досвіду; посилання на історичні приклади і факти;визначення. Тобто на початку необхідно зацікавити слухача.
Основна частина: аналіз проблеми, про яку хочемо сказати; ясністьпобудови, ідейний зміст; логічно чітке виклад основних ідругорядних питань; несуперечність мовлення; емоційне напруження іін
Висновок: виклад основної думки виступу у вигляді тез;заключні висновки зі своїх висловлювань; вказівка на невирішеніпроблеми та шляхи їх вирішення; апелювання до слухачів (заклик до дій,застереження і ін)

Виступ повинно бути ні занадто коротким, ні занадто довгим.
Основна функція виступу - привернути увагу слухачів до предметавикладу і налагодити контакт з аудиторією.

На закінчення необхідно відзначити, що успіх мовлення залежить багато в чому і відтого, як говорити. Монотонно викладені факти не справлять належногоефекту. На противагу цьому емоційна, з розстановкою мова
(перед і після ключової фрази необхідно робити 1-2 секундну паузу) будебільш переконлива.

2.7. Прийом з особистих питань

Для проведення прийому краще виділити певний час на протязіробочого дня. Оптимальним уявляється час між 1400 і 1600. Якщо цеможливо, то необхідно користуватися попереднім записом у секретаря.
Відвідувач, по можливості, повинен заздалегідь викласти тему майбутньоїбесіди. Це дозволить, по-перше, скоротити час на виклад темирозмови, по-друге, дозволить менеджеру підготуватися до майбутньої бесідіі, по-третє, якщо це можливо, направити відвідувача до іншихвиконавцям. Відвідувачу необхідно заздалегідь повідомити часові рамкирозмови.

Всі прийоми відвідувачів можна розділити на офіційні та неофіційні.

Офіційні прийоми можна проводити: за столом для конференцій, нарад (див. рис. № 1). Це поставитьменеджера і відвідувача в однакові умови, тобто психологічноспіврозмовнику буде легше. До такого способу найкраще вдаватися, колиприйом відвідувача офіційний, але менеджер хоче краще налагодитиміжособистісний контакт; за робочим столом. За робочим столом найкраще взагалі не приймативідвідувачів, тому що на ньому можуть знаходитися важливі документи, які можепобачити відвідувач і по ряду інших причин. За ним краще прийматипровинилися працівників. Коли менеджер сидить за робочим столом, апрацівник перебувати спереду, то психологічно працівникові набагато складніше іпідчас одного цього вистачає, щоб, не критикуючи, він зрозумів свою провину.

Неофіційні прийоми краще проводити в "зоні відпочинку" (див. рис. № 1).
Зручно вмостившись на дивані або в кріслі, менеджеру і співрозмовнику буделегше розкріпачитися і добре налагодити міжособистісний контакт. Відвідувач,що прийшов з особистою бесідою до менеджера, який буде почувати себе набагатобільш впевнено в такій обстановці, ніж в офіційній.

Для того, щоб обмежити час, що витрачається на розмову (а значитьзаощадити час менеджера), необхідно, як вже зазначалося раніше, повідомитивідвідувачеві допустиму тривалість бесіди. Якщо співрозмовник неприпиняє розмови, то тактовно сказати йому, що час розмови вийшло.

На закінчення необхідно відзначити, що для оптимального ведення бесідименеджер повинен: уміти активно слухати. Тобто в процесі розповіді співрозмовника не простослухати мовчки, а показувати, що ви стежите заходом думки. вміти зрозуміти співрозмовника. Причому "зрозуміти не означає прийняти". Якщо менеджерможе правильно зрозуміти співрозмовника, то це допоможе йому прийняти правильнерішення; вміти спрямувати розмову в потрібне русло; намагатися говорити на рівні співрозмовника та ін

2.8. Відвідування робочих місць

Відвідування робочих місць дозволяє налагодити з колективом хорошівідносини, бути в курсі справ на підприємстві (в організації). Також привідвідування робочих місць робочі (службовці) можуть висловити свої менеджерупобажання або можливі варіанти вирішення проблем.

При підготовці до відвідування менеджер повинен зібрати необхідний матеріалз того чи іншого цеху, підрозділу, відділу щоб бути в курсі справщо відбуваються в них.

Для гарного контакту з працівниками необхідно враховуватипсихологічні моменти. Зокрема в цех, підрозділ, відділ краще йтиодягненим відповідним чином. При зустрічі з працівниками необхіднозаохочувати їх прагнення висловитися з актуальних проблем. Щоб не забутивнесені пропозиції їх краще коротко записувати і після аналізу впроваджувати,не забуваючи заохочувати працівників, які внесли раціоналізаторські пропозиції.

Для відвідування робочих місць краще вибирати час ближче до кінця робочогодня, коли продуктивність низька і відволікання працівників не завдастьвеликої шкоди.

Важливо відзначити також, що необхідно зустрічатися з працівниками нетільки в робочий час, а й в не робочий. На таких зустрічах можна обговоритизагальний стан справ на підприємстві (організації), послухати виступипрацівників.

Висновок

У даній роботі розглянута актуальна тема - "Раціональна організаціяроботи менеджера ". Метою даної роботи був розгляд роботи менеджера,а також вказівку основних шляхів раціонального поліпшення організації роботименеджера.

У першому розділі були коротко розглянуті особливості роботи менеджера,облік витрат робочого часу, а також питання раціон?? льності плануваннязаходів щодо поліпшення роботи.

У другому розділі були безпосередньо розглянуті основні шляхи, пояких можлива організація роботи. Метою на цьому етапі було показати,що ці заходи нескладно провести, а результат буде вражаючим.

Але всі заходи, що проводяться з метою збільшення продуктивностіроботи і скороченням витрат робочого часу менеджера, будуть марнимиякщо менеджер: дотримується авторитарного методу управління. Такий менеджер звиквирішувати все сам, забуваючи при цьому, що марно витрачає багато часу, і не аналізує свою роботу з метою виявлення резервів зниження витратробочого часу; не посвячує час самоосвіті.

Головне, щоб у менеджера було бажання поліпшити свою працю.

Список використаних джерел:

Шипунов В. Г., Кішкель Е.Н. Основи управлінської діяльності: Учеб. длясередовищ. спец. учеб. закладів. - М.: Висш. шк., 1996. - 271с.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основи менеджменту: Пер. з англ. - М.:
Справа, 1995. - 704с.
Смірнов Є.Л. Справочное пособие по НОТ. - 2-е изд., Доп. и перераб. - М.:
Економіка, 1981. - 408с.
Бляхман Л.С., Галенко В.П., Мінкін А.В. Введення в менеджмент.-Навчальнийпосібник. - СПб.: СПбУЕФ, 1994р.
Пронніков В.А. Управління персоналом в Японії. - М.: Наука, 1989.
Татевосов К.Г. Основи оперативно-виробничого планування намашинобудівному підприємстві: Підручник для студентів вузів, які навчаються заспеціальності «Економіка і організація машинобудівної промисловості».
2-е изд. Перераб. І доп. - Л.: Машіностроеніе.ю 1985р.
Томбовцев В.Л. Аналіз цілей в управлінні суспільним виробництвом - М.:
Економіка.ю 1982р.
Колесник М. Менеджмент (конспект лекцій). - М., Приор, 2001р. - 144с.
Котлер Ф. Маркетинг Менеджмент - СПб.: Питер, 2001р. - 752с.
-----------------------приставка

крісло

приставка

диван

стіл для нарад

вхідні двері

журнальний столик

крісло