ТЕХНІЧНА ШКОЛА № 58 м.Курськ
Спеціальність: секретар - друкарка
Учнівської 11 класу
Коропець Анастасії Володимирівни
ПОЯНІТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
До ПИСЬМОВІЙ атестаційних робіт
ТЕМА: "СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ
Розпорядчий документ"
Керівник роботи - Єгорова Галина Іванівна
Робота переглянутаі допущена до захисту
Зам.директора по УПР А. А. Афоніна
Курськ 2001
ТЕХНІЧНА ШКОЛА № 58 м. Курську
ЗАТВЕРДЖУЮ
Зам.директора по УПР
___________________А.А.Афоніна
"__"_______________ 2001
Спеціальність: секретар-друкарка < br> Випускник - Коропець Анастасія Володимирівна
З А Д А Н І Е
I. Введення
II. Процедура складання та оформлення розпорядчих документів
1. Вивчення існуючого питання
2. Підготовка проекту документа
3. Узгодження документа
4. Підписання документа
III. Оформлення розпорядчих документів
1. Постанова
2. Рішення
3. Розпорядження
4. Накази
IV. Реєстрація та контроль за виконанням документів
V. Поточне зберігання документів
VI. Додаток
VII. Література
VIII. Зміст
Керівник Г. І. Єгорова
Випускник А. В. Коропець
Курськ - 2001
Введення
Усяке управлінське рішення завжди базується на інформації поданого питання або керованого об'єкта.
До інформацією, крім достовірності та точності, пред'являються двіжорсткі вимоги: по-перше, вона повинна бути своєчасною, по-друге,вона повинна бути достатньою для прийняття найкращого рішення.
В даний час обсяги інформації подвоюються кожні три роки.
Суспільство переживає інформаційний бум. Це пов'язано, перш за все, із зростаннямкількості населення. Чим більше людей, тим більше треба шкіл, лікарень,клубів, магазинів та інших обслуговуючих організацій, більше зробититоварів, з іншого боку - мати більше місць докладання людських рук.
Будь-яка організація, так само як і кожна людина зокрема, можутьіснувати, лише обмінюючись інформацією. В умовах ринковихвідносин, коли дуже швидко змінюється економічна ситуація,законодавство, комерційні підприємства виживають тільки в тому випадку,якщо вони своєчасно знають що, коли і скільки коштує. Інформація давно стала товаром.
Хто володіє інформацією, той володіє ситуацією. Носієм інформаціївиступає документ.
Тому організації роботи з інформацією і з документами як їїносіями в економічно розвинених країнах приділяють велику увагу.
Документи використовуються в різних сферах діяльності, галузяхзнань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох науковихдисциплін, тому зміст поняття "документ" багатозначне і залежить відтого, в якій галузі і для яких цілей він використовується.
На думку фахівців - документознавців, документ являє содоюрезультат відображення фактів, подій, предметів, явищ об'єктивноїдійсності і розумової діяльності людини. Він створюєза допомогою листа, графіки, малюнка, фотографії, звуко-та відеозапису.
Документ виготовляється на спеціальному матеріалі.
Процедура складання та оформлення
розпорядчих документів
Процедуру складання та оформлення розпорядчого документабажано описати в інструкції з діловодства. У ній викладаютьсяпослідовність робіт над проектом документа і ті вимоги, дотриманняяких забезпечують юридичну повноцінність документа.
Підготовка розпорядчого документа може бути доручено одному абокільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Прирозробки проектів складних і великих розпорядчих документів можутьстворюватися робочі групи (комісії), залучатися вчені чикваліфіковані фахівці з числа практичних працівників.
Перша стадія розробки проекту розпорядчого документа, як івсякого іншого - визначення кола питань, які є в усіхвідобразити. Залежно від важливості управлінського дії приступають,перш за все, до вивчення законодавчих актів і рішень уряду,відомчих нормативних актів, що передують реєстрації актівза даним або аналогічним питань.
Вивчення законодавчих актів і урядових документівзабезпечить не тільки правову основу документа, але і його спрямованість,державну постановку проблем. Перегляд раніше виданих з даногопитання розпорядчих документів дозволить поставити в разінеобхідності питання про їх заміну, скасування окремих пунктів і т.д.підготовка проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідноїінформації за ним робочий день. Тільки зібравши і вивчившинеобхідні матеріали, отримавши повну явность по предмету вивчення, чітковизначивши мету видання розпорядчого документа, приступають доскладання його проекту. Основну увагу слід сконцентрувати наформулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку потрібнозробити це начорно, а потім відредагувати й уточнити частини в порядкуузгодження.
Завершальним етапом роботи з проектами розпорядчих документівє їх узгодження та підписання. Проект до підписання підлягаєпогодженням із зацікавленими установами, структурними підрозділамиабо посадовими особами, яких він стосується. Узгодження здійснюєтьсяшляхом візування або постанови грифа узгодження. Так, проектнаказу, рішення, розпорядження візується укладачем проекту ікерівником структурного підрозділу, який вносить проект, усімазазначеними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними завиконання документа в цілому, юрисконсультом. Проекти документів,виконання яких вимагає фінансового забезпечення, обов'язковоузгоджуються фінансовими органами або службами.
Віза юрисконсульта свідчить про відповідність документазаконодавчих та нормативних актів, а також про відповідність окремихформулювань спеціальним вимогам деяких органів (наприклад, суду,прокуратури, охорони здоров'я). Погодження проводить структурнийякщо прізвище, ім'я та по документу. Візиабо гриф узгодження, як правило, проставляють на першому екземпляріпроекту. У разі незгоди з проектом пишеться мотивований висновокпроекту. Перед підписанням проект документа ретельно вивіряється. При цьомуособливу увагу слід звернути на перевірку цифрових даних, прізвищ, іменНакази тарозпорядження підписуються керівником або його заступником.
Постанови і рішення мають два підписи - голови і секретаря
(керуючого справами) колегіального органу. Підписується перший екземплярдокумента, виготовлений на бланку. По батькові вчинності з моменту їх підписання або доведення до відома виконавця. У рядівипадків термін вступу в силу і строк дії акту управління вказуєтьсяв самому документі.
Оформлення розпорядчих
документів
Постанова
ПОСТАНОВА - правовий акт, що приймається вищими і деякимицентральними органами федеральної виконавчої влади, що діють наоснові колегіальності, а також представницькими і колегіальнимивиконавчими органами суб'єктів Російської Федерації з метою розв'язаннянайбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, івстановлення стабільних норм, правил.
Постанови приймаються також керівними колегіальними органамигромадських організацій з найбільш важливих принципових питань їхдіяльності.
Відповідно до постанови Ради Міністрів - Уряду
Російської Федерації "Про затвердження правил підготовки відомчихнормативних актів "від 23 липня 1993 накази, постанови, інструкції,положення, роз'яснення, вказівки віднесені до розряду відомчихнормативних актів (відповідно і постанов) здійснюється одним абодекількома структурними підрозділами федеральних органів виконавчоївлади з урахуванням їх функцій та компетенції. Для їх підготовки можутьстворюватися робочі групи.
Юридичними підставами для видання постанов можуть бути закони
Російської Федерації, постанови Ради Федерації та Державної Думи
Російської Федерації, постанови Уряду Російської Федерації, дляпостанов федеральних органів виконавчої влади - раніше виданіцими органами постанови та інші відомчі нормативні акти, атакож необхідність здійснення власної виконавчої тарозпорядчої діяльності з метою виконання покладених на органуправління завдань відповідно до наданої йому компетенції тапотреба правового регулювання роботи апарату управління.
Постанови повинні мати такі реквізити: Державний гербросійської Федерації, найменування вищого органу та органу, що видаєпостанови, місце видання, заголовок до тексту, підпис керівникаоргану, що видає постанову.
Постанови можуть містити програми - схеми, графіки, таблиці,зразки документів, положення, інструкції та інші документи. Увідповідних пунктах постанови робиться посилання: (додаток 1) або:
(пріложеніе3). На самому додатку у верхньому правому куті зазначається:
ДОДАТОК до постанови Уряду
Російської Федерації от27 січня 1997 р. № 18
або: < p> ЗАТВЕРДЖЕНО постановою Уряду
Російської Федерації від 27 січня 1997 р. № 1177
Проект постанови має бути погоджений з усімазацікавленими органами виконавчої влади і мати візи їхкерівників. Для проектів відомчих нормативних актів обов'язковепроцедура їх юридичної експертизи і відповідно віза керівникаюридичної служби.
Постанови підписуються керівником органу управління.
Постанови Уряду Російської Федерації і федеральних органіввиконавчої влади набувають чинності після їх реєстрації і офіційногоопублікування.
Додаток № 1
Рішення
РІШЕННЯ - правовий акт, що приймається колегіальними і дорадчимиорганами установ, організацій, підприємств, фірм з метою розв'язаннянайбільш важливих питань їх діяльності.
Рішеннями називаються також спільні розпорядчі документи,прийняті двома чи більш неоднорідними органами (які діють на основіколегіального та одноосібного прийняття рішень).
Рішення оформлюються у тому ж порядку, як і постанови, за тимвинятком, що ключовим словом тексту є дієслово "ВИРІШИВ", "ВИРІШИЛА",
"ВИРІШИЛИ", наприклад:
"Колегія ВИРІШИЛА ..." або: "Рада директорів ВИРІШИВ ..."
Додаток № 2
Наказ
НАКАЗ - правовий акт, що видається керівником організації,що діє на основі одноосібного прийняття рішення, з метою розв'язанняосновних і оперативних завдань, що стоять перед організацією. В окремихвипадках може стосуватися широкого кола організацій та осіб.
У діяльності організацій розрізняються: накази з організаційнихпитань, основою діяльності та особовому складу.
Накази з організаційних питань видаються у випадках створення,реорганізації або ліквідації установи, при затвердженні структури іштатів, з метою утвердження та/або введення в дію різнихорганізаційно-правових, планових, звітних, інструктивних, методичнихдокументів (положень, посадових інструкцій, правил, регламентів і ін),при створенні тимчасових або постійних колегіальних або дорадчихорганів (колегій, рад, правлінь, комісій тощо) і тому подібнихвипадках.
Накази з основної діяльності регулюють порядок фінансуваннядіяльності установи, її матеріально-технічного забезпечення, науково -технічну політику, інформаційне та документаційне забезпеченнядіяльності, соціальні питання, а також порядок виконання, характер ізміст специфічних для кожної конкретної організації видівдіяльності.
Накази з особового складу (кадрові накази) регулюють прийом,переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, присвоєннярозрядів, винесення стягнень і заохочень працівників.
Накази оформляються на спеціальному бланку - бланку наказу чи загальномубланку організації із зазначенням виду документа - НАКАЗ. Накази містятьтакі обов'язкові реквізити: найменування вищестоящої організації
(якщо вона є), назва виду документа, дата і номер документа, місцевидання, заголовок до тексту, підпис, візи.
Проекти наказів, підготовлені для узгодження, оформляються настандартних аркушах паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів івказівкою на верхньому полі документа праворуч - "Проект".
Накази з організаційних питань та основної (виробничої)діяльності видаються на виконання правових нормативних актів вищихорганів і в ініціативному порядку з метою реалізації покладених функцій ізавдань.
Проекти наказів складаються на основі ретельного і всебічноговивчення питань, які вимагають розв'язання, з тим, щоб наявні впроектах доручення були конкретними і реальними, відповідализ чинним законодавством, забезпечувалися достатніми матеріально -технічними та фінансовими засобами і виключали надалінеобхідність коректування прийнятих рішень.
Заголовок - обов'язковий реквізит наказу, має бути сформульованочітко, по можливості коротко, висловлюючи основний зміст документа.
Заголовок до наказу будується за схемою "Про що?", Наприклад:
"Про створення філії товариства у м. Твері"
"Про збільшення статутного капіталу товариства" текст наказу, як правило , складається з двох частин: вступної тарозпорядчої. У вступній частині дається обгрунтування пропонуютьсядій. Якщо підставою до видання наказу є законодавчий абоправовий акт вищестоящої організації або правовий акт, раніше виданийданою організацією, у вступній частині вказуються його назва, дата,номер:
"Відповідно до Положення про створення, реорганізації та ліквідаціїфілій та представництв товариства, затвердженому Радою директорівсуспільства 15.05.1996, і на основі рішення Загальних зборів акціонерів простворення філії товариства у м. Твері (протокол від 18.03.1997 № 1)
НАКАЗУЮ: ... "
Якщо проект наказу готується на додаток або зміна ранішевиданого наказу, то в констатуючій частині вказують дату, номер,заголовок доповнюватися та змінюватися наказу.
Якщо наказ видається в ініціативному порядку, тобто на виконанняпокладених на організацію функцій і завдань, у вступній частиніформулюються цілі та завдання пропонуються дій, факти або події,що послужили причиною видання наказу:
"У зв'язку із завершенням будівництва нового навчального корпусу по вул.
Металістів, д. 37а
НАКАЗУЮ: ... "
Вступна частина може бути відсутнім, якщо приписувані діїне мають потреби у роз'ясненні або обгрунтування.
розпорядча частина наказу викладається помилки не повинно бути відпершої особи однини і починається словом "НАКАЗУЮ", якедрукується прописними літерами без розрядки з нового рядка, від краю лівогополя.
розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, нумерованіарабськими цифрами, якщо наказом пропонується виконання різних захарактеру дій.
Пункт розпорядчої частини, яка містить доручення, включає:найменування виконавця або виконавців, наказують дії,конкретний термін виконання доручення. За наявності проміжних термініввиконання або розбивці наказува дії на окремі завданнякожне з них формулюється окремим підпунктом. Кожен пункт або підпунктрозпорядчої частини проекту наказу містить тільки одне завдання зконкретним терміном виконання. Термін виконання в розпорядчої частининаказу не вказується у випадках, якщо наказують дії або діїносять постійний характер.
Кількість виконавців по кожному пункту (підпункту) необмежується.
Накази підписуються керівником організації або його заступником,офіційно виконуючим обов'язки керівника під час його тривалоговідсутності (відрядження, відпустка, хвороба). Зразок наказу по основнійдіяльності: (див. додаток).
Додаток № 3
Розпорядження
РОЗПОРЯДЖЕННЯ - правовий акт, що видається єдинийолічно Президентом
Російської Федерації, а також одноосібно керівником, головним чином,колегіального органу управління з метою вирішення оперативних питань.
Як правило, має обмежений термін дії і стосується вузького колаорганізацій і посадових осіб.
Розпорядження по існуючій практиці також видають керівникипідприємств з питань приватного характеру.
Розпорядження складаються та оформлюються за тими ж правилами, що йнакази. Різниця між ними полягає в тому, що в текстах розпорядженьвідсутній ключове слово, що розділяє вступну та розпорядчу частини.
Додаток № 4.
Реєстрація та контроль
за виконанням документів
Реєстрація документів - найважливіший етап роботи з документами івизначається як "фікція факту створення або отримання документів шляхомприсвоєння їм порядкових номерів та запису встановлених відомостей про них ".
Як випливає з визначення, реєстрація, перш за все, надаєюридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення абоотримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, вінне оформлений, він як би ще не існує. Наприклад, наказ, постанова іт.п. Якщо отриманий документ не зареєстрований, установа за нього невідповідає, тому що факт отримання не підтверджено.
Документи реєструються один раз. У невеликому установі, фірмі всідокументи реєструє централізовано секретар. В установі, що маєвідділи, реєстрація внутрішніх документів проводиться децентралізовано погрупах: в бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії. При цьому внутрішнідокументи повинні реєструватися в день підписання або затвердження,вхідні - у день надходження, вихідні - в день відправлення.
Форми реєстрації можуть бути трьох видів: журнальний, картонна іавтоматизована електронна (на ПЕОМ).
Контроль виконання дорученої завдання є однією з функційуправління. У контролі можна виділити контроль по суті вирішення питанняі контроль за термінами виконання завдання. Контроль по суті виконаннядоручення, вирішення питання здійснює керівник (установи абовідділу) або спеціально уповноважені особи. Контроль по суті - цеоцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішено питання.
Контроль за термінами виконання веде секретар або службадокументаційного забезпечення управління.
Терміни виконання документів можуть бути визначені законодавством.
У розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів термінвказується по кожному пункту. На документах, розглянутих керівником,термін їх виконання міститься в резолюції. Для документів, що містятьскладне завдання, можуть бути встановлені тривалі терміни виконання
(кілька місяців, півроку, рік). У такому випадку необхідно розділитидоручення на етапи і контролювати виконання завдання поетапно.
Поточне зберігання документів
У процесі діяльності фірми, установи, підприємства одержують істворюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативнійдіяльності для вирішення поточних питань документи стають хранителямиретроспективної інформації, потреба якої може виникнути знову черезпевний час, тобто вони виступають у ролі пам'яті установи.
Швидкий пошук і використання таких документів можливі лише зачіткої їх класифікації. Найпростішим класифікацією документів єугруповання їх у справи. Сукупність документів або документ, що відноситься доодного питання або ділянки діяльності і поміщені в одну обкладинку - справа.
Спеціальним класифікаційних довідників, що визначає порядокрозподілу документів у справи служить номенклатура справ.
Кожна справа, включена до номенклатури, має зазначення терміну зберіганнядокументів, розміщених у нього. Розподіляючи документи у справи відповіднодо номенклатури, одночасно намічають (поки що орієнтовно) термінзберігання документа. Таким чином, за допомогою номенклатури справ проводитьсяперший етап експертизи цінності документів.
З'ясувавши коло документів, що підлягають включенню до номенклатури,приступають до складання заголовків справ. Вимога до заголовка --стислість, чіткість, гранична точність, тому що саме за заголовком справийде пошук необхідного документа. Починається заголовок з вказівки видудокумента (накази, розпорядження, рішення і т.д.).
У заголовках з розпорядчого документацією, а також з протоколамипісля вказівки виду документа, дається автор і рік.
Наприклад: "Накази директора банку за 2000 р."
При складанні заголовка кожної конкретної справи необхідновраховувати терміни зберігання документів. Документи з постійним строкомзберігання, тимчасовим понад 10 років і тимчасовим до 10 років не можутьгрупуватися в одну справу. Терміни зберігання встановлюються за перелікамидокументальних матеріалів із зазначенням термінів зберігання (типовим івідомчим) і уточнюються експертною комісією (ЕК) організації.
Нормативні документи та методичні матеріали зі складанняноменклатур справ рекомендують першими поміщати справи, що включаютьрозпорядчі документи директивних та вищих органів. Далірозташовуються назви справ з розпорядчими документами самогоустанови (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів).
| 02-01 | Накази та інструктивні листи Комітету РФ по металургії за |
| | Питань бухгалтерського обліку та звітності |
| 02-02 | Накази директора підприємства з виробничих питань. |
| | Копії |
| 02-03 | Накази директора підприємства по особовому складу. Копії |
Додаток № 1
ПОСТАНОВА
00.00.00 № 1145
Москва
Про впорядкування діяльності з розвитку собаківництва
З метою впорядкування заходів з розвитку собаківництва тазабезпечення організованого єдності в їх здійсненні Уряд
Федерації
ПОСТАНОВЛЯЄ:
Покласти на міністерство сільського господарства і продовольства
Російської Федерації регулювання питань розвитку собаківництва в
Російської Федерації.
Голова Уряду
Російської Федерації М. Касьянов
Додаток № 2
ЗАТ "Российская хутро"
Рада директорів
РІШЕННЯ
00.00.00
Про підготовку до хутровому
Аукціону в Санкт-Петербурзі № 5
На підставі координаційного плану від 00.00.00 Рада директорівасоціації "Российская хутро"
ВИРІШИЛА:
1. Призначити відповідальним ЗАТ на аукціоні Васильєва А.Д.
2. Васильєву підготувати уточнений асортимент хутрових виробів, які користуються найбільшим попитом і подати на розгляд Раді до
00.00.00.
Голова Ради А. Л. Шилов
Члени Ради Л. А. Горбунов
А. С. Шумов
Візи
У справу №
00.00.00
Додаток № 3
Найменування підприємства
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
00.00.00 № 3
Про перерозподіл службовихприміщень
У зв'язку з виробничою необхідністю:
Відділу маркетингу перемістити співробітників.
Відповідальний - нач.отдела Смирнов А.И.
Термін виконання 01.10.2001.
Відділу реклами звільнити кімнату № 21, розмістивши співробітників на наявнихплощах.
Відповідальний - поч. відділу Антонов Г.І.
Директор підприємства Г. К. Лан
Додаток № 4
Адміністрація N-ської області
Управління шкіл
НАКАЗ
97. № 42р. N-ск
Про підготовку шкіл області до нового навчального року
З метою своєчасної та якісної підготовки шкіл до новогонавчального року
Ю:
1. Начальнику ремонтно-будівельного управління Іванову А.А. спільно значальником фінансового управління Петровим П.П. та директорами шкілнадати кошторис витрат на ремонт шкільних будівель до 01.06.97.
2. Начальнику господарського управління Галкіну Г.Г. забезпечити РСУнеобхідними матеріалами для ремонту шкіл у межах кошторису до 15.08.97.
3. Ремонтно-будівельному управлінню провести ремонт шкільних будівель до
15.08.97. Результати виконаної роботи представити приймальній комісії.
4. Створити приймальної комісію у складі:
5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника начальника
Управління шкіл Тимофєєва С.І.
Начальник управління підпис О. І. Леонтьєв
Зміст
I. Вступ 3
II. Процедура складання та оформлення розпорядчих документів 4
III. Оформлення розпорядчих документів 6
IV. Реєстрація та контроль за виконанням документів 11
V. Поточне зберігання документів 12
VI. Додаток 15
VII. Зміст 19
VIII. Література 20
Література
АН.Бондарев "Секретарское справа", М., "Вища школа", 1989 р.
А. Н. Кузнецова, Р. Н. Вангейнгейм "Машинопис", М., "Вища школа", 1986 р.
В. А. кучерявий "Організація роботи з документами", М.: ИНФРА, М., 1998 р.
Т. В. Кузнєцов "Складання та оформлення службових документів", М., 1998 р.
