Зміст:

Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 2

1. Поняття системного підходу, його основні риси і принципи ... ... ... ... ... ... .2
2. Організаційна система: основні елементи і типи ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 3
3. Теорія систем ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5

. Основні поняття і характеристики загальної теорії систем

. Характеристики відкритих організаційних систем

Приклад: банк з точки зору теорії систем

4. Значення системного підходу в управлінні ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 7
Введення

У міру того, як розвивається промислова революція, зростання великихорганізаційних форм бізнесу стимулював появу нових ідей щодотого, як підприємства функціонують і як треба ними керувати. Сьогодніє розроблена теорія, яка дає напрямки для досягненняефективного управління. Першу інформацію, що з'явилася теорію зазвичай називаютькласичною школою управління, також існують школа соціальнихвідносин, теорія системного підходу до організацій, теорія ймовірностей іін

У своїй доповіді я хочу розповісти про теорію системного підходу до організації, як ідеї для досягнення ефективного управління.

1. Поняття системного підходу, його основні риси і принципи

У наш час відбувається небачений прогрес знання, який, з одногобоку, призвів до відкриття і накопичення множини нових фактів, відомостей зрізних галузей життя, і тим самим поставив людство переднеобхідністю їх систематизації, відшукання загального в приватному, постійного взмінюється. Однозначної поняття системи не існує. У найбільш загальномувигляді під системою розуміється сукупність взаємопов'язаних елементів,утворюють певну цілісність, деякий єдність.

Вивчення об'єктів та явищ як систем викликало формування новогопідходу в науці - системного підходу.

Системний підхід як общеметодіческій принцип використовується в різнихгалузях науки і діяльності людини. Гносеологічної основою
(гносеологія - розділ філософії, изуч. форми і методи наукового пізнання)є загальна теорія систем, початок кіт. поклав австралійський біолог Л.
Берталанфі. На початку 20-х років молодий біолог Людвіг фон Берталанфі почаввивчати організми як певні системи, узагальнивши свій погляд у книзі
"Сучасна теорія розвитку" (1929). У цій книзі він розробив системнийпідхід до вивчення біологічних організмів. У книзі "Роботи, люди ісвідомість "(1967) він переніс загальну теорію систем на аналіз процесів іявищ суспільного життя. 1969 - "Загальна теорія систем". Берталанфіперетворює свою теорію систем в общедісціплінарную науку. Призначенняцієї науки він бачив у пошуку структурної схожості законів, встановлених урізних дисциплінах, виходячи з кіт. можна вивести загальносистемнізакономірності.

Визначимо риси системного підходу:

1. Сист. підхід - форма методологічного знання, зв. з дослідженням і створенням об'єктів як систем, і відноситься тільки до систем.

2. Ієрархічність пізнання, що вимагає багаторівневого вивчення предмета: вивчення самого предмета - «власний» ур-нь; вивчення цього ж предмету як елемента більш широкої системи - «вищий» ур-нь; вивчення цього предмета в співвідношенні зі складовими даний предмет елементами - «нижчий» ур-нь.

3. Сіст.подход вимагає розглядати проблему не ізольовано, а в єдності зв'язків з навколишнім середовищем, осягати сутність кожної зв'язку та окремого елемента, проводити асоціації між загальними та приватними цілями.

З урахуванням сказаного визначимо поняття системного підходу:

Сист. підхід - це підхід до дослідження об'єкта (проблеми, явища,процесу) як до системи, у кіт. виділені елементи, внутрішні і зовнішнізв'язку, найбільш істотно впливають на досліджувані результати йогофункціонування, а цілі кожного з елементів, виходячи із загальногопризначення об `єкту.

Можна також сказати, що системний підхід - це такий напрямметодології наукового пізнання та практичної діяльності, в основіякого лежить дослідження будь-якого об'єкту як складної цілісної соціально -економічної системи.

Звернемося до історії.

До становлення на початку XX ст. науки про менеджмент правителі, міністри,полководці, будівельники приймаючи рішення керувалися інтуїцією, досвідом,традиціями. Діючи в конкретних ситуаціях, вони прагнули знайти найкращірішення. Залежно від досвіду і таланту управлінець міг розсовуватипросторові і часові рамки ситуації і стихійним чином осмислюватисвій об'єкт управління більш-менш системно. Але тим не менше до XX в. вуправлінні панував ситуативний підхід, або управління зобставинами. Визначальним принципом цього підходу є адекватністьуправлінського рішення щодо конкретної ситуації. Адекватним вданій ситуації покладається рішення, найкраще з точки зору зміниситуації, безпосередньо після надання на неї відповідногоуправлінського впливу.

Таким чином, ситуативний підхід - це орієнтація на найближчийпозитивний результат ( "а далі видно буде ..."). Думки, що "далі"знову буде пошук кращого рішення в тій ситуації, яка виникне. Алерішення на даний момент найкраще, може виявитися зовсім не таким, яктільки ситуація зміниться або в ній виявляться невраховані обставини.

Прагнення відреагувати на кожен новий поворот чи розворот
(зміна бачення) ситуації адекватним чином призводить до того, щоменеджер змушений приймати все нові і нові рішення, які йдуть врозріз зколишніми. Він фактично перестає управляти подіями, а пливе за їхтечією.

Сказане не означає, що управління за обставинами неефективно впринципі. Ситуативний підхід до прийняття рішень необхідний і виправданий, колисама ситуація екстраординарними і використання колишнього досвіду свідоморизиковано, коли ситуація змінюється швидко і непередбачуваним чином,коли немає часу для врахування всіх обставин. Так, наприклад, рятувальникам
МНС часто доводиться шукати найкраще рішення саме в рамках конкретноїситуації. Але тим не менше в загальному випадку ситуативний підхід недостатньоефективний і повинен бути подоланий, замінено або доповнено системнимпідходом.

Далі розглянемо основні принципи системного підходу (системногоаналізу):

1. Цілісність, що дозволяє розглядати одночасно систему якєдине ціле і в той же час як підсистему для вищих рівнів.

2. Ієрархічність будови, тобто наявність безлічі (принаймнідвох) елементів, розташованих на основі підпорядкування елементів нижчогорівня - елементам вищого рівня. Реалізація цього принципу добре виднона прикладі будь-якої конкретної організації. Як відомо, будь-яка організаціяявляє собою взаємодію двох підсистем: керуючої ікерованою. Одна підпорядковується іншій.

3. Структуризація, що дозволяє аналізувати елементи системи та їхвзаємозв'язки в рамках конкретної організаційної структури. Як правило,процес функціонування системи обумовлений не стільки властивостями їїокремих елементів, скільки властивостями самої структури.

4. Множинність, що дозволяє використовувати безліч кібернетичних,економічних та математичних моделей для опису окремих елементів ісистеми в цілому.

2. Організаційна система: основні елементи і типи

Будь-яка організація розглядається як організаційно-економічнасистема, що має входи і виходи і певну кількість зовнішніх зв'язків.
Слід дати визначення поняттю «організація». В історії були різніспроби ідентифікувати це поняття.

1. Перша спроба будувалася на ідеї доцільності. Організація - є доцільне пристрій частин цілого, що має певну мету.

2. Організація - соціальний механізм для реалізації цілей

(організаційних, групових, індивідуальних).

3. Організація - гармонія, або відповідність, частин між собою і цілим.

Будь-яка система розвивається на основі боротьби протилежностей.

4. Організація - ціле, яке не зводиться до простої арифметичної сумі складових його елементів. Це ціле, яке завжди більше або менше суми своїх частин (все залежить від ефективності зв'язків).

5. Честер Бернард (на Заході вважається одним з основоположників сучасної теорії менеджменту): коли люди збираються разом і офіційно приймають рішення об'єднати свої зусилля для досягнення спільних цілей, вони створюють організацію.

Це була ретроспектива. Сьогодні організація може бути визначена яксоціальна спільність, яка об'єднує деякий безліч індивідів длядосягнення спільної мети, які (індивіди) діють на основі певнихпроцедур і правил.

Виходячи з даного раніше визначення системи, визначимо організаційнусистему.

Організаційна система - це певна сукупність внутрішньовзаємопов'язаних частин організації, що формує певну цілісність.

Основними елементами організаційної системи (а значить і об'єктамиорганізаційного управління) виступають:

. виробництво

. маркетинг і збут

. фінанси

. інформація

. персонал, людські ресурси - володіють системоутворюючим якістю, від них залежить ефективність використання всіх інших ресурсів.

Ці елементи є основними об'єктами організаційного управління.
Але у організаційної системи є й інший бік:

Люди. Завдання менеджера в тому, щоб сприяти координації іінтеграції людської діяльності.

Цілі і завдання. Організаційна мета - є ідеальний проект майбутньогостану організації. Ця мета сприяє об'єднанню зусиль людей і їхресурсів. Цілі формуються на основі спільних інтересів, тому організація -інструмент для досягнення цілей.

Організаційна структура. Структура - це спосіб об'єднання елементівсистеми. Організаційна структура - є спосіб з'єднання різнихчастин організації в певну цілісність (основними видамиорганізаційної структури є ієрархічна, матрична,підприємницька, змішана і т. д.). Коли проектуємо і підтримуємоці структури, ми керуємо.

Спеціалізація і розподіл праці. Це теж об'єкт управління. Дробленняскладних виробничих процесів, операцій і завдань на складові,які припускають спеціалізацію людської праці.

Організаційна влада - це право, здатність (знання + навички) іготовність (воля) керівника проводити свою лінію при підготовці,прийняття та реалізації управлінських рішень. Кожен з цих компонентівнеобхідний для реалізації влади. Влада - є взаємодія. Функціюкоординації та інтеграції діяльності людей безсилий і неефективнийменеджер організувати не може. Організаційна влада - не тільки суб'єкт,але й об'єкт управління.

Організаційна культура-притаманна організації система традицій,вірувань, цінностей, символів, ритуалів, міфів, норм спілкування між людьми.
Організаційна культура надає організації індивідуальність, власнеособа. Що важливо, вона об'єднує людей, створює організаційнуцілісність.

Організаційні кордону - це матеріальні та нематеріальніобмежувачі, які фіксують відособленість даної організації від іншихоб'єктів, що знаходяться у зовнішньому середовищі організації. Менеджер повиненмати здатність розширювати (в міру) межі власної організації. Уміру - означає брати тільки те, що зумієш утримати. Керувати кордонами --значить вчасно їх окреслювати.

Організаційні системи можна розділити на закриті та відкриті:

Закрита організаційна система - це та система, яка не маєзв'язку зі своєю зовнішнім середовищем (тобто не обмінюється з зовнішнім середовищемпродуктами, послугами, товарами та ін.) Приклад - натуральне господарство.

Відкрита організаційна система має зв'язки із зовнішнім середовищем, тобтоіншими організаціями, інститутами, що мають зв'язки з зовнішнім середовищем.

Таким чином, організація як система являє собою сукупністьвзаємозалежних елементів, що утворюють цілісність (тобто внутрішнєєдність, нерозривність, взаємну зв'язок). Будь-яка організація євідкритою системою, тому що взаємодіє із зовнішнім середовищем. Вона отримує знавколишнього середовища ресурси у вигляді капіталу, сировини, енергії, інформації,людей, обладнання тощо, які стають елементами її внутрішньоїсередовища. Частина ресурсів за допомогою певних технологій переробляється,перетворюється на продукти та послуги, які потім передаються в зовнішнюсередовище.

3. Теорія систем

Нагадаю, що теорія систем була розроблена Людвігом фон Берталанфі в
XX столітті. Теорія систем має справу з аналізом, проектуванням та функціонуванням систем - самостійних господарських підрозділів, які утворюються взаємодіючими, взаємопов'язаними і взаємозалежними частинами. Ясно, що будь-яка організаційна форма бізнесу відповідає цим критеріям і може вивчатися з використанням понять і засобів теорії систем.

Будь-яке підприємство - система, яка перетворює набір вкладаються ввиробництво ресурсів - витрат (сировина, машини, люди) - в товари та послуги.
Вона функціонує всередині більшої системи - зовнішньополітичної,економічного, соціального та технічного середовища, в якому вона постійновступає в складні взаємодії. Вона включає серію підсистем, якітакож взаємозалежні і взаємодіють. Порушення функціонування в однійчастини системи викликає труднощі в інших її частинах. Наприклад, великий банкє системою, яка діє всередині більш широкого оточення,взаємодіє і пов'язаний з ним, а також відчуває на собі його вплив.
Відділи та філії банку є підсистемами, які повиннівзаємодіяти безконфліктно, щоб банк як ціле працював ефективно.
Якщо щось порушується в підсистемі, вона в кінцевому рахунку (якщо її нестримувати) вплине на ефективність діяльності банку в цілому.

Основні поняття і характеристики загальної теорії систем:

1. Компоненти системи (елементи, підсистеми). Будь-яка система, незалежно від відкритості, визначається через її склад. Ці компоненти і зв'язки між ними створюють властивості системи, її сутнісні характеристики.

2. Межі системи - це різного роду матеріальні і нематеріальні обмежувачі, дистанціюються систему від зовнішнього середовища. З точки зору загальної теорії систем, кожна система являє собою частину бульше системи

(яка називається сверхсістемой, суперсистема, надсістемой). У свою чергу, кожна система складається з двох або більше підсистем.

3. Синергія (від грецького - разом діючий). Це поняття використовується для опису явищ, при якому ціле завжди більше або менше, ніж сума частин, що складають це ціле. Система функціонує до тих пір, поки відносини між компонентами системи не набувають антагоністичного характеру.

4. Вхід - Перетворення - Вихід. Організаційна система в динаміці представляється як трьох процесів. Взаємодія їх дає цикл подій. Будь-яка відкрита система має цикл подій. При системному підході важливе значення набуває вивчення характеристик організації як системи, тобто характеристик «входу», «процесу» ( «перетворення») і характеристик «виходу». За системного підходу на основі маркетингових досліджень спочатку досліджуються параметри «виходу», тобто товари або послуги, а саме що виробляти, з якими показниками якості, з якими витратами, для кого, в які терміни продавати і за якою ціною. Відповіді на ці питання повинні бути чіткими і своєчасними. На «виході» в результаті повинна бути конкурентоспроможна продукція або послуги. Потім визначають параметри «входу», тобто досліджується потреба в ресурсах (матеріальних фінансових, трудових та інформаційних), що визначається після детального вивчення організаційно-технічного рівня даної системи (рівня техніки, технології, особливості організації виробництва, праці та управління) та параметрів зовнішнього середовища (економічної, геополітичної, соціальної, екологічної та ін.) І нарешті, не менш важливого значення набуває дослідження параметрів «процесу», що перетворює ресурси в готову продукцію. На цьому етапі, в залежності від об'єкта дослідження, розглядається виробнича технологія, або технологія управління, а також чинники та шляхи її вдосконалення.

5. Цикл життя. Будь-яка відкрита система має циклом життя: виникнення? становлення?? ? функціонування? криза? крах

6. Системоутворюючий елемент - елемент системи, від якого у вирішальній мірі залежить функціонування всіх інших елементів і життєздатність системи в цілому.

Характеристики відкритих організаційних систем

1. Наявність циклу подій.

2. Негативна ентропія (негоентропія, антіентропія) а) під ентропією в загальній теорії систем розуміється загальна тенденція організації до смерті; б) відкрита організаційна система, завдяки здатності запозичувати необхідні ресурси із зовнішнього середовища, може протидіяти цій тенденції. Ця здатність і називається негативною ентропією; в) відкрита організаційна система виявляє здатність до негативної ентропії, і, завдяки цьому деякі з них живуть століттями; г) для комерційної організації головним критерієм негативної ентропії є її стійка прибутковість на значному часовому інтервалі.

3. Зворотній зв'язок. Під зворотним зв'язком розуміється інформація, що генерується, збирається, використовується відкритою системою для моніторингу, оцінки, контролю та корекції власної діяльності.

Зворотній зв'язок дозволяє організації отримувати інформацію про можливі або реальні відхилення від наміченої мети і вчасно вносити зміни в процес її розвитку. Відсутність зворотного зв'язку веде до патології, кризі і краху організації. Люди в організації, що займаються збором та аналізом інформації, інтерпретують її, систематизуються потоки інформації, що володіють колосальною владою.

4. Відкритим організаційних систем властивий динамічний гомеостаз. Всі живі організми виявляють тенденцію до внутрішнього рівноваги і балансу. Процес підтримки самого організацією збалансованого стану і називається динамічним гомеостазом.

5. Відкриті організаційні системи характеризуються диференціацією - тенденцією до зростання, спеціалізації і поділу функцій між різними компонентами, які формують дану систему.

Диференціація - це відповідь системи на зміну зовнішнього середовища.

6. Еквіфінальность. Відкриті організаційні системи здатні, на відміну від закритих систем, досягати поставлених цілей різними шляхами, рухаючись до цих цілей з різних стартових умов. Немає і бути не може єдиного і найкращого методу досягнення мети. Мета завжди може бути досягнута різними способами, і рухатися до неї можна з різними швидкостями.

Наведу приклад: розглянемо банк з точки зору теорії систем.

Дослідження банку з точки зору теорії систем почалося б з уточненняцілей, щоб допомогти зрозуміти характер рішень, які необхідно прийняти,щоб цих цілей досягти. Треба було б дослідити зовнішнє середовище, щобусвідомити способи взаємодії банку зі своїм ширшим оточенням.

Потім дослідник звернувся б до внутрішньої середовищі. Щоб спробуватизрозуміти головні підсистеми банку, взаємодія і зв'язку з системою в цілому,аналітик проаналізував би шляхи ухвалення рішень, найважливішу інформацію,необхідну для їх прийняття, а також канали зв'язку, через які цяінформація передається.

Прийняття рішень, система інформації, канали зв'язку особливо важливі длясистемного аналітика, тому що, якщо вони функціонують погано, банк будеу скрутному становищі. У кожній сфері системний підхід зумовив появунових корисних понять і технічних прийомів.

Прийняття рішень

Системи інформації

Канали комунікації

Рис.1 Теорія систем - основніелементи

Прийняття рішень

В області прийняття рішень системне мислення сприялокласифікації різного типу рішень. Були розроблені поняттявизначеності, ризику і невизначеності. Були впроваджені логічні підходидо прийняття складних рішень (багато з яких мали математичну основу),що зробило велику допомогу менеджерам в поліпшенні процесу і якостіприйняття рішень.

Системи інформації

Характер інформації, що знаходиться в розпорядженні що приймає рішення,має важливий вплив на якість самого рішення, і не дивно, що цьомупитанню приділялася велика увага. Ті, хто розробляють системиуправлінської інформації, намагаються дати відповідну інформаціювідповідній особі у відповідний час. Щоб здійснити це, їмпотрібно знати, яке рішення буде прийматися, коли інформація буденадана, а також як скоро ця інформація дійде (якщо швидкістьє важливим елементом прийняття рішень). Надання відповідноїінформації, яке поліпшувало б якість рішень (і усувало б непотрібнуінформацію, просто збільшує витрати) - вельми істотнеобставина.

Канали комунікації

Канали комунікації в організації є важливими елементами впроцесі прийняття рішень, оскільки вони передають необхідну інформацію.
Аналітики систем дали багато корисних прикладів глибокого розуміння процесувзаємозв'язку між організаціями. Значних успіхів було досягнуто ввивченні і вирішенні проблем «шуму» і перешкод в засобах зв'язку, проблемпереходу з однієї системи або підсистеми з іншу.

4. Значення системного підходу в управлінні

Значення системного підходу полягає в тому, що менеджери можутьпростіше узгоджувати свою конкретну роботу з роботою організації в цілому,якщо вони розуміють систему і свою роль у ній. Це особливо важливо длягенерального директора, тому що системний підхід стимулює йогопідтримувати необхідну рівновагу між потребами окремихпідрозділів і цілями всієї організації. Він змушує його думати про потокахінформації, що проходять через всю систему, а також акцентує увагу наважливості комунікацій. Системний підхід допомагає встановити причиниприйняття неефективних рішень, він же надає засоби та технічніприйоми для поліпшення планування і контролю.

Сучасний керівник повинен володіти системним мисленням, тому що:

. менеджер повинен сприймати, переробляти і систематизувати величезний обсяг інформації та знань, які необхідні для прийняття управлінських рішень;

. керівнику необхідна системна методологія, за допомогою якої він міг би співвідносити одне напрямки діяльності своєї організації з іншим, не допускати квазіоптімізаціі управлінських рішень;

. менеджер повинен бачити за деревами ліс, за приватним - спільне, піднятися над буденністю і усвідомлювати, яке місце його організація займає у зовнішньому середовищі, як вона взаємодіє з іншої, більшої системою, частиною якої є;

. системний підхід в управлінні дозволяє керівнику більш продуктивно реалізовувати свої основні функції: прогнозування, планування, організацію, керівництво, контроль.

Системне мислення не тільки сприяло розвитку новихуявлень про організацію (зокрема, особлива увага приділяласяінтегрованого характеру підприємства, а також першорядне значення іважливості систем інформації), а й забезпечило розробку кориснихматематичних засобів і прийомів, що значно полегшують прийняттяуправлінських рішень, використання більш досконалих систем плануванняі контролю. Таким чином, системний підхід дозволяє нам комплекснооцінити будь-яку виробничо-господарську діяльність і діяльністьсистеми управління на рівні конкретних характеристик. Це допоможеаналізувати будь-яку ситуацію в межах окремо взятої системи, виявитихарактер проблем входу, процесу і виходу. Застосування системного підходудозволяє найкращим чином організувати процес прийняття рішень на всіхрівнях в системі управління.

Незважаючи на всі позитивні результати, системне мислення все ще невиконав своє найважливіше призначення. Твердження, що воно дозволитьзастосовувати сучасний науковий метолом до управління, все ще не реалізовано.
Це відбувається частково тому, що великомасштабні системи дуже складні.
Нелегко усвідомити ті багато способів, за допомогою яких зовнішнє середовище впливаєна внутрішню організацію. Взаємодія множини підсистем всерединіпідприємства не зовсім усвідомлюється. Межі систем встановлювати дужеважко, дуже широке визначення призведе до накопичення дорогих інепридатних даних, а занадто вузьке - до часткового вирішення проблем. Нелегкобуде сформулювати питання, які постануть перед підприємством,визначити з точністю інформацію, необхідну в майбутньому. Навіть якщо саменайкраще і саме логічне рішення буде знайдено, воно, можливо, буденездійсненна. Проте системний підхід дає можливість глибше зрозуміти,як працює підприємство.