Міжнародний Незалежний Еколого - Політологічний Університет
Доповідь з дисципліни
Теорія організації
на тему
Системний підхід до організацій
Студента 3 курсу МФГУ
Зотова Анатолія
Москва 2001
Системний підхід до організацій
У міру того, як розвивається промислова революція, зростання великих організаційних форм бізнесу стимулював появу нових ідей щодо того, як підприємства функціонують і як треба ними керувати. Сьогодні є розроблена теорія, яка дає напрямки для досягнення ефективного управління. Першу інформацію, що з'явилася теорію зазвичай називають класичною школою управління, також існують школа соціальних відносин, теорія системного підходу до організацій, теорія ймовірностей та ін
У своїй доповіді я хочу розповісти про теорію системного підходу до організації, як ідея для досягнення ефективного управління.
Герберт Вінер і кібернетика, аналіз, проектування і дію систем
У книзі «Кібернетика», опублікованої в 1948 році, Герберт Вінеррозвинув ідеї воєнного часу своєї роботи, яка мала відношення дорозробці систем озброєння. Це дослідження допомогло йому встановити зв'язкиміж його роботою, комунікацією та управлінням серед тварин, людей імашин. Ідеї Вінера були розвинуті далі інженерами, біологами і вченими вобласті соціальних наук. Саме міждисциплінарний характер системногомислення перспективний для студентів, які вивчають менеджмент, оскільки вониповинні самі запозичувати ідеї як з природних, так і з соціальнихнаук, теоретичних і прикладних, щоб розумно використовувати різніформи організації бізнесу.
ТЕОРІЯ СИСТЕМ
Теорія систем має справу з аналізом, проектуванням та функціонуванням систем - самостійних господарських підрозділів, які утворюються взаємодіючими, взаємопов'язаними і взаємозалежними частинами. Ясно, що будь-яка організаційна форма бізнесу відповідає цим критеріям і може вивчатися з використанням понять і засобів теорії систем.
Будь-яке підприємство - система, яка перетворює набір вкладаються ввиробництво ресурсів - витрат (сировина, машини, люди) - в товари та послуги.
Вона функціонує всередині більшої системи - зовнішньополітичної,економічного, соціального та технічного середовища, в якому вона постійновступає в складні взаємодії. Вона включає серію підсистем, якітакож взаємозалежні і взаємодіють. Порушення функціонування в однійчастини системи викликає труднощі в інших її частинах. Наприклад, великий банкє системою, яка діє всередині більш широкого оточення,взаємодіє і пов'язаний з ним, а також відчуває на собі його вплив.
Відділи та філії банку є підсистемами, які повиннівзаємодіяти безконфліктно, щоб банк як ціле працював ефективно.
Якщо щось порушується в підсистемі, вона в кінцевому рахунку (якщо її нестримувати) вплине на ефективність діяльності банку в цілому.
БАНК ЯК СИСТЕМА
Дослідження банку з точки зору теорії систем почалося б зуточнення цілей, щоб допомогти зрозуміти характер рішень, які необхідноприйняти, щоб цих цілей досягти. Треба було б дослідити зовнішнє середовище,щоб усвідомити способи взаємодії банку зі своїм більш широкимоточенням.
Потім дослідник звернувся б до внутрішньої середовищі. Щоб спробуватизрозуміти головні підсистеми банку, взаємодія і зв'язку з системою в цілому,аналітик проаналізував би шляхи ухвалення рішень, найважливішу інформацію,необхідну для їх прийняття, а також канали зв'язку, через які цяінформація передається.
Прийняття рішень, система інформації, канали зв'язку особливо важливі длясистемного аналітика, тому що, якщо вони функціонують погано, банк будеу скрутному становищі. У кожній сфері системний підхід зумовив появунових корисних понять і технічних прийомів.
Прийняття рішень
Системи інформації
Канали комунікації
Схема 5.5
Теорія систем - основні елементи
ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ
В області прийняття рішень системне мислення сприялокласифікації різного типу рішень. Були розроблені поняттявизначеності, ризику і невизначеності. Були впроваджені логічні підходидо прийняття складних рішень (багато з яких мали математичну основу),що зробило велику допомогу менеджерам в поліпшенні процесу і якостіприйняття рішень.
СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЇ
Характер інформації, що знаходиться в розпорядженні що приймає рішення,має важливий вплив на якість самого рішення, і не дивно, що цьомупитанню приділялася велика увага. Ті, хто розробляють системиуправлінської інформації, намагаються дати відповідну інформаціювідповідній особі у відповідний час. Щоб здійснити це, їмпотрібно знати, яке рішення буде прийматися, коли інформація буденадана, а також як скоро ця інформація дійде (якщо швидкістьє важливим елементом прийняття рішень). Надання відповідноїінформації, яке поліпшувало б якість рішень (і усувало б непотрібнуінформацію, просто збільшує витрати) - вельми істотнеобставина.
КАНАЛИ КОМУНІКАЦІЇ
Канали комунікації в організації є важливими елементами впроцесі прийняття рішень, оскільки вони передають необхідну інформацію.
Аналітики систем дали багато корисних прикладів глибокого розуміння процесувзаємозв'язку між організаціями. Значних успіхів було досягнуто ввивченні і вирішенні проблем «шуму» і перешкод в засобах зв'язку, проблемпереходу з однієї системи або підсистеми з іншу.
СИСТЕМИ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ
Значення системного підходу полягає в тому, що менеджери можутьпростіше узгоджувати свою конкретну роботу з роботою організації в цілому,якщо вони розуміють систему і свою роль у ній. Це особливо важливо длягенерального директора, тому що системний підхід стимулює йогопідтримувати необхідну рівновагу між потребами окремихпідрозділів і цілями всієї організації. Він змушує його думати про потокахінформації, що проходять через всю систему, а також акцентує увагу наважливості комунікацій. Системний підхід допомагає встановити причиниприйняття неефективних рішень, він же надає засоби та технічніприйоми для поліпшення планування і контролю.
Системне мислення не тільки сприяло розвитку новихуявлень про організацію (зокрема, особлива увага приділяласяінтегрованого характеру підприємства, а також першорядне значення іважливості систем інформації), а й забезпечило розробку кориснихматематичних засобів і прийомів, що значно полегшують прийняттяуправлінських рішень, використання більш досконалих систем плануванняі контролю.
КРИТИЧНІ ЗАУВАЖЕННЯ
Незважаючи на всі позитивні результати, системне мислення все щене виконав своє найважливіше призначення. Твердження, що вонодозволить застосовувати сучасний науковий метолом до управління, все ще нереалізовано. Це відбувається частково тому, що великомасштабні системидуже складні. Нелегко усвідомити ті багато способів, за допомогою яких зовнішняСереда впливає на внутрішню організацію. Взаємодія безлічі підсистемусередині підприємства не зовсім усвідомлюється. Межі систем встановлювати дужеважко, дуже широке визначення призведе до накопичення дорогих інепридатних даних, а занадто вузьке - до часткового вирішення проблем. Нелегкобуде сформулювати питання, які постануть перед підприємством,визначити з точністю інформацію, необхідну в майбутньому. Навіть якщо саменайкраще і саме логічне рішення буде знайдено, воно, можливо, буденездійсненна. Проте системний підхід дає можливість глибше зрозуміти,як працює підприємство.
ПРИКЛАД СИСТЕМНОГО АНАЛІЗУ в банківській справі
Аналізуючи вплив технологій на зайнятість в установах,що надають фінансові послуги, А. Реджін і Г. Кук зробив і серйознівисновки. Вони відзначають, що створення або втрата організацією робочих місцьзалежать від складної взаємодії його витрат з обсягом випуску продукції.
У випадку з інформаційною технологією переконливим доказом цьогоє те, що застосування систем інформації у фінансовому секторі востаннє десятиріччя не приводило до скорочення робочих місць. Фактичнорівень зайнятості в цьому секторі зріс на 40%, а клірингові банки Лондоназбільшували свої штати за останні 12 років, незважаючи на значніінвестиції в автоматизацію, розширення бізнесу і зростання продуктивностіпраці.
Щоб пояснити комплекс складних взаємин, автори звернулиувагу на три «сповільнювача», тобто на фактори, які стримують впливінформаційної технології на персонал, і дві «прискорювача» - фактори,швидкі її вплив.
Три фактори, які вони описують, є економічним, соціальнимі організаційним. Що стосується економічних «уповільнювачів», якіслід брати до уваги, то до їх числа входять:
V заміна наявного персоналу внаслідок використання технологій;
V збільшення спеціального персоналу для управління новим обладнанням;
V зростання чистого доходу через збільшення попиту на фінансові послуги;
V виплата зарплати і окладів за допомогою прямого кредитування банків і будівельних товариств, а також послідовне розширення можливостей ринку;
V виникнення нових послуг неекономічного характеру до впровадження технологій, наприклад, поява кредитних карток, призвело до створення 15 000 нових робочих місць та запровадження різних форм страхування та рахунків страхових внесків;
V більш ефективне і швидке обслуговування клієнтів в результаті технічних нововведень.
Песимістичний погляд [1]
Схема 5.6
Результати досліджень свідчать про те, що впливпоставок техніки пом'якшується факторами попиту, перерахованими вище.
Підраховано, що рентабельні методи роботи, впроваджені в банки, дали їмможливість збільшити обсяг операцій на 30%, що призвело до створення 20 000додаткових робочих місць і сприяло перерозподілу наявного вних персоналу.
Соціальні стримуючі фактори включають: збільшення числазаконодавчих актів, що захищають права службовців (як економістів, так іпрацівників соціальної сфери) на їх робочих місцях. Різні юридичнізаплутані питання, наприклад положення про підтвердження (засвідчення) підписуі введення знижки з іпотечного відсотка, стримували зростання впливутехнології.
Серед інших соціальних факторів прагнення банківського секторавважатися в очах суспільства гарним роботодавцем, а також наявністьрізних угоді за часовими термінами, відповідно до якихвпроваджується нова технологія, що уповільнює се вплив на швидкістьприродних втрат.
І нарешті, клієнти банку самі є стримуючим фактором, томущо не всі вони використовують нову технологію. Деякі все ще потребуютьособистого обслуговування працівниками банку.
Організаційні стримуючі фактори включають патерналістськікультурні традиції банків, які сприяють скоріше поступовим,ніж радикальних змін; розумну зацікавленість банків збільшуватисвою виручку не тільки за рахунок нової технології, але і кваліфікаціїнаявних працівників і мережі філій.
Однією з характерних рис роботи банку, що стримує впливтехнології, є те, що середнє за величиною відділення банку наймаєна роботу 15 осіб, що виконують різні види операцій, на якітехнологія має лише часткове вплив. Нарешті, темпи зростанняорганізації, на щастя, скоріше доповнюють, чим замінює склад службовців.
Прискорювачі: ті фактори, які будуть збільшувати вплив технологій.
Перший з них - скорочення темпів зростання нового бізнесу. До 1984 року у 65%населення були рахунки в банках, 62% мали власні будинки, а у 75% булиполіси страхування життя, таким чином, ринок поступово насичується.
Другим чинником є руйнування традиційних перегородок вфінансовому секторі як результат скорочення обсягу втручаннядержави в економіку, що перетворює банки в супермаркети фінансовихпослуг. При розробці нових форм бізнесу, наприклад страхування, банкивводити нові технології. У страховому бізнесі один банк має 40% рівнязайнятості звичайної страхової компанії.
Результат впливу інформаційної технології буде, зрештою,визначатися складними відносинами цих стримуючих і прискорюють факторів.
Очевидно, банки, швидко вбираючі нову технологію, підтримуватимутьі навіть збільшать рівень зайнятості, у той час як службовці в слабшихорганізаціях будуть переживати значні труднощі.
У висновку хочу додати, що значення системного підходу дуже важливо дляменеджерів. По-перше це допомагає менеджеру простіше узгоджувати своюроботу з роботою організації. Системний підхід допомагає встановити причиниприйняття неефективних рішень і надає засоби та технічніприйоми для поліпшення планування і контролю. По - друге системнемислення сприяє розвитку нових уявлень про організацію тазабезпечує розробку корисних математичних засобів і прийомів,значно полегшують прийняття управлінських рішень, використаннябільш досконалих систем планування і контролю.
-----------------------
[1] Зі статті: Реджін А., Кук Г. «Вплив інформаційної технології назайнятість в індустрії фінансових послуг ». Щоквартальник Вестмінстерського
Національного банку, серпень, 1986.
