Зміст
Введення
Частина I. Системи управління документами, їх функції
Основні функції СУД
Архітектура СУД
3 Сховище документів
4 Система управління документообігом
5 Комунікаційна середу
1. Інтеграційні компоненти
2. Системні компоненти
Висновок
документами.
Інформація, яка знаходиться в розрізнено зберігаються документах, міститьбагато цінного, виявляється тільки при обробці. Цій меті відповідає СУД,забезпечує управління документами, тобто здатна створювати, зберігати,шукати, отримувати, редагувати і розсилати документи.
Головна функція цієї системи - пошук та індексування документів, щодозволяє швидко визначати місцезнаходження і відстежувати їх стан.
Важливо також знати, хто користується документами в будь-який момент часу.
Частина I. Системи управління документами, їх функції
Компанія IDC дає наступне визначення ринку Систем Електронного
Управління Документами:
"Системи електронного управління документами (ЕУД) забезпечують процесстворення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документівв комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потокамидокументів. Типи файлів, які, як правило, підтримують системи ЕУД,включають текстові документи, образи, електронні таблиці, аудіо-,віддання і документи Web. Звичайними можливостями систем ЕУД єстворення документів, керування доступом, перетворення ібезпека ". [2]
Основними функціями СУД є:
. прийом, реєстрація та облік документів;
. впорядкування та класифікація документів;
. обробка документів;
. дописування коментарів до документів;
. пошук документів за назвами розділів, ключовими словами;
. створення особистих бібліотек документів;
. зміна конфігурації документів;
. контроль версій документів при їх модифікації;
. надання можливості віддаленого доступу до документів;
. управління інформацією в базі даних;
. забезпечення безпеки даних, дозвіл доступу до документів тільки певним користувачам;
. пересилання та розсилка документів;
. адміністрування обліку та архівування даних.
Система управління документами повинна також мати можливістьредагування та злиття документів, включення до них звукових фрагментів,відеофільмів, зображень та текстів. СУД забезпечує постійне оновленняінформації, що входить до документів.
Пошук документів має здійснюватися відповідно до різноманітними їххарактеристиками: дата створення, автори, організація, розглянута тема,тип документа. Управління документами найбільш ефективно здійснюється вмережі підприємства, але все ширше використовується доступ до інформації черезглобальні мережі.
СУД можна розбити на п'ять підсистем [3], вирішальні самостійні завдання
(див. таблицю).
| Завдання | Підсистеми СУД |
| Документи потрібно надійно зберігати | Централізоване сховище |
| і швидко знаходити | електронних документів |
| Документи потрібно обробляти | Система управління |
| відповідно до діючих | документообігом |
| процедурами | |
| Учасники процесів повинні мати | Комунікаційна середа |
| ефективні засоби взаємодії | |
| СУД повинна бути пов'язана з іншими | Інтеграційні компоненти |
| компонентів інформаційної системи | |
| Все це має на чомусь працювати | Системні компоненти |
Сховище документів
Створюється єдина база даних на сервері, що дозволяє надійно зберігатидокументи, систематизувати їх і швидко знаходити потрібну інформацію. Прице реалізується найважливіший принцип СЕУД: документ зберігається в єдиномупримірнику в місці, добре захищеному від несанкціонованого доступу.
Паперові документи потрапляють в сховище в результаті їх сканування, аелектронні - прямо з тієї програми, в якій вони створюються.
Для швидкого пошуку документів сховище забезпечується механізмом наскрізногоабо, як його ще називають, повнотекстового пошуку, що дозволяє за дужекороткий час знайти потрібний документ за що містяться в ньому ключовими словами.
Система управління документообігом
Документообіг звичайно розглядається в рамках однієї компанії, і євідображенням її бізнес-процесів, а способи управління ними в кожної фірмиунікальний.
Крім того, будь-яка успішно діє організація безперервно змінюється.
Створення нової продукції, придбання нового бізнесу, завоювання новихринків викликають зміни в організаційній структурі, в управлінськихпроцедурах, у формах і маршрутах руху документів. Щоб встигнути за цимизмінами, потрібно використовувати для автоматизації робочих процедурспеціальні програмні засоби.
За допомогою конструктора бізнес-процедур процес обробки документів можнапредставити як послідовність кроків. На кожному кроці обробкидокумента визначається, що слід зробити з документом і хто повинен бутивиконавцем. Після закінчення кроку система автоматично обчислює, кудинаправити документ далі, і відбувається автоматичне повідомленнянаступного виконавця. При цьому всі учасники процесу можуть спостерігати йогоу вигляді наочної діаграми і бачити, на якій стадії обробки знаходитьсядокумент.
Комунікаційна середу
Щоб забезпечити ефективну взаємодію учасників автоматизованогодокументообігу, СУД потрібна якась "сигнальна система". Зазвичай цеелектронна пошта.
По електронній пошті співробітники отримують сповіщення про події, що відбуваютьсяв системі, таких як поява нових документів, надходження документа нарозгляд, порушення контрольних термінів. Повідомлення, як правило,містить гіперпосилання, яка дозволяє відкрити відповідний документ зцентралізованого сховища.
Останнім часом популярними стають також засоби обміну повідомленнями,дозволяють учасникам бізнес-процесів, в тому числі і між різнимиорганізаціями, спілкуватися "в режимі реального часу": отримувати інформацію пронаявності один одного на робочому місці, обмінюватися текстовими повідомленнями, атакож проводити аудіо-та відеоконференції.
Інтеграційні компоненти
СУД - це всього лише один з компонентів інформаційної системи, причому, якправило, створюється вона не в першу чергу. І, звичайно, СУД повинна бутиінтегрована в загальну середу таким чином, щоб не виникало ділянок з
"ручний" обробкою інформації.
Системні компоненти
Технічними засобами, що дозволяють забезпечити функціонування СУД,є інформаційні магістралі, сервери, дискові масиви, бібліотекиоптичних дисків, сканери для масового введення документів іспеціалізоване серверне програмне забезпечення.
Висновок
Управління документами лише частина глобальної системи, частиною якої можеє і просте сховище файлів або електронна пошта. У своєму розвиткуподібні системи прагнуть до втілення ідеалу - системи управліннязнаннями, зазвичай на корпоративному рівні.
Як показує практика, впровадження СУД проходить поетапно, окремимискладовими, деякі з яких, буває, і зовсім не приживаються вконкретному бізнес-процесі.
Слід відзначити, що потреба в таких системах з'являється у організацій
(фірм) перед тим, як у них з'являється фінансова можливість, готові системиможуть коштує не одну сотню тисяч доларів, і ще стільки ж впровадження. У
Росії використання імпортних СУД ускладнено їх непристосованістю доумов нашої дійсності.
Список літератури
1. Як керувати документами в сучасній організації, Віктор Таранов,
2003р., Http://www.directum.ru/514280.shtml.
2. Гіпертекстовий енциклопедичний словник з інформатики, 2004р., Http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.
3. Системи Управління Документами, Олексій Жданов, 2003р., Http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement.
4. Захаров О. Що таке електронний документообіг. Компьютер прес.
1997р., № 4, с. 79-82.
5. IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003,
(2000. Февр .).
Міжнародний інститут
ім. М.В. ЛОМОНОСОВА
ЕКОНОМІЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ
кафедра економічної інформатики економічного
факультету МДУ
Реферат
на тему: "СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАМИ, ЇХ ФУНКЦІЇ ".
Виконав:
студент 315 гр. Бровкін Олександр
Перевірив:
доц., Канд. тех. наук Когаловскій М.Р.
Москва
2004
-----------------------< br>[1] Document Management System (DMS)
[2] IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003,
(2000. Февр.).
[3] "Як керувати документами в сучасній організації", Віктор Таранов,
2003р.
http://www.directum.ru/514280.shtml
