ПІВНІЧНО - КАВКАЗСЬКА АКАДЕМІЯ

ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

ФАКУЛЬТЕТ ДЕРЖАВНОГО І

МУНІЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ

КАФЕДРА УПРАВЛІННЯ ТА ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

ДИПЛОМНА РОБОТА

НА ТЕМУ:

«Удосконалення контролю за виконанням нормативно-правових документів на рівні суб'єктів РФ»

На рецензію: Каюда ОЛЕКСІЙ

_____________________ МИКОЛАЙОВИЧ

_____________________ студент 5 курсу очного

_________________2003г. відділення групи № 551

До захисту: Науковий керівник:

_____________________ Топілін

_________________2003г. ВІКТОР МИХАЙЛОВИЧ професор

________________________

РОСТОВ - НА - ДОНУ

2003

Зміст

Вступ 3
Глава 1. Теоретичні основи контролю в управлінні. 7

1.1.Место і роль контролю в системі управління 7

1.2. Підходи до здійснення контролю. 10

1.3. Особливості контролю в системі державного управління.
19
Глава 2. Система державного контролю виконаннянормативно-правових документів. 28

2.1. Контроль виконання нормативно-правових документів в органах державного і муніципального управління.
28

2.2. Правові засади контролю за виконанням розпорядчих документів.
32

2.3. Контроль за виконанням документів в Адміністрації

Ростовської області.
38
Глава 3. Шляхи вдосконалення діяльності
Головного контрольного управління
Адміністрації Ростовської області. 46

3.1. Аналіз діяльності структурних підрозділів

Головного контрольного управління.
46

3.2. Напрямки вдосконалення контролю за виконанням нормативно-правових документів.
57
Висновок 64
Література 67
Програми 72

Введення

У ринкових умовах, що характеризуються високою невизначеністю інестабільністю зовнішнього середовища, ефективне управління організацієюприпускає набагато більший спектр планів, набагато більший обсяг плановоїроботи, а відповідно, і контрольної роботи, ніж при плановій економіці.
Тому в сучасних умовах контроль у російських організаціяхнабуває характеру основи, яка присутня на всіх рівнях управління. Убільш широкому сенсі в конкурентному середовищі ринкових відносин ефективнийуправлінський контроль, при інших рівних умовах, є гарантієюуспішної діяльності організації.

Основним змістом діяльності органів державного імуніципального управління є керівництво господарським і соціальнимрозвитком на відповідній території. Таке керівництво орган управлінняздійснює за допомогою прийнятих управлінських рішень. [1] Але навітьпісля того, як рішення остаточно введено в дію, процес прийняттярішень не може вважатися повністю завершеним, тому що необхідно щепереконатися, чи виправдовує воно себе. Цій меті служить контроль.

Сьогодні країна гостро має потребу в ефективному державному контроліза виконанням рішень державної влади. У зв'язку з цим необхідноорганізувати роботу контрольних органів, так, щоб відновитикерованість в системі виконавчої влади на всіх рівнях: федеральному,суб'єктів Федерації та місцевого самоврядування.

Рішення, прийняті на всіх цих рівнях, повинні неухильновиконуватися відповідними органами влади посадовими особами. При цьомувсі рішення вищих органів, прийняті в межах їх компетенції,обов'язкові для виконання підпорядкованим. Не повинно бути безконтрольнихпосадових осіб. [2]

По суті контроль як би автоматично слідує за процесом обліку,виявляючи з його допомогою стан параметрів системи, тим самимздійснюється і первинний контроль цих параметрів.

Ніякі, навіть дієві, заходи не можна повністю здійснити, якщопостійно не стежити, наскільки зроблене відповідає поставленимзавданням. [3]

Контроль виконання рішень - не самоціль, він диктується життєвимипроблемами, зумовленими законодавством і прийняттям постанов.
Контроль виконання рішень - одна з найважливіших функцій державного імуніципального управління.

Від систематичності та цілеспрямованості контролю за виконаннямуправлінських рішень (розпорядчих документів) залежить своєчаснеі якісне виконання рішень вищих органів державноївлади, рішень представницького органу територіального утворення, атакож власних рішень органу державного та муніципальногоуправління.

Контроль, на наш погляд, чи не найважливіший елемент системиуправління, під яким би кутом і в будь-яких структурних зрізах
(функціональних, процедурних, організаційних, технологічних) він би нерозглядався. Варто відзначити, що в практиці зарубіжних вищих органівуправління, як владного, так і господарського рівня контроль все частішерозглядається як метод вдосконалення управління на всіх рівнях.

Сучасна теорія управління стверджує, що тільки за допомогоюзастосування систем контролю організація здатна забезпечити досягнення своїхцілей. Ослаблення контролю означає зниження відповідальності за дорученусправа.

У літературі з теорії сучасного управління досить докладноописана роль функції контролю, але контроль в державному апараті,являючи собою важливу, багатогранну проблему, порівняно слаборозроблено в науковому відношенні.

На сьогоднішній день при висвітленні у спеціальній літературі окремихпитань контролю тематики контролю, а також при розробці відповіднихконцепцій не можна не враховувати досвід, накопичений міжнародної наукою іпрактикою. У роботах С. Ковалевські, Г. Саймона, Р. Фалмера докладновисвітлені питання контролю. Але за останні роки на серйозному науково -теоретичному рівні ця тема зачіпалася або побічно, або оглядово.
Проблемі контролю виконання рішень в органах державної владиприділяли увагу у своїх роботах і внесли істотний внесок в цю областьзнань Акопов Л.В., Атаманчук Г.В., Кочерін Е.А., Мерімаа О., Радченко А.І.

Але змінюється зовнішнє середовище, в якій функціонують органидержавної влади, вимагає вдосконалення їх діяльності як всфері контролю виконання розпорядчих документів, так і в цілому. [4]

У зв'язку з цим метою дипломної роботи є вироблення рекомендаційщодо вдосконалення контролю виконання розпорядчих документів.

Для досягнення поставленої мети необхідно виконати ряд завдань:

- вивчити теоретичні основи контролю;

- вивчити систему державних органів контролю за виконанням нормативно-правових документів;

- проаналізувати результати діяльності органів контролю за виконанням розпорядчих документів на прикладі Адміністрації

Ростовської області;

- виробити рекомендації щодо вдосконалення контролю за виконанням нормативно-правових документів у Головному контрольному управлінні

Адміністрації Ростовської області.

Глава 1. Теоретичні основи контролю в управлінні.

1. Місце і роль контролю в системі управління

Слово "контроль" походить від французького controle, що в буквальномуперекладі означає вторинна запис з метою перевірки першого. Спочаткуце слово використовувалося переважно в бухгалтерському обліку. Однаканглійське слово control має інший сенс: "панування", "влада",
"насильство". Тому термін "контроль" викликає негативні емоції. Длябагатьох він асоціюється з насильством, командуванням, зі словами «спіймати»,
«Викрити», «схопити». Таке уявлення про контроль веде вбік відйого дійсного призначення.

Насправді контроль - це не опіка і не насильство. Ефективнийконтроль - це, перш за все рада, допомога, своєчасна підказка,заохочення, схвалення і т.д. Контроль не несе в собі відплати за недогляди.
Контроль - це не надзвичайний захід, він не є питанням довіри доспівробітникам, а представляє невід'ємну частину управлінської діяльності,його функцію. [5]

Академік В.Г. Афанасьєв розглядав контроль як праця "зі спостереженняі перевірки відповідності процесу функціонування об'єкта, прийнятимуправлінським законам, планам, нормам, стандартам, правилам, наказам іт.д.; виявлення результатів впливу суб'єкта на об'єкт, функціональнихвідхилень від вимог управлінських рішень, від прийнятих принципіворганізації та регулювання. Виявляючи відхилення та їх причини, працівникиконтролю визначають шляхи коригування організації об'єкта управління,способів впливу на об'єкт з метою подолання відхилень, усуненняперешкод на шляху оптимального функціонування системи "[6]

Контроль - це процес, що забезпечує досягнення цілей організації.
Контролювати - зовсім не означає тільки викривати недоліки: необхідноаналізувати будь-які відхилення - як у бік погіршення, так і в бікполіпшення показників, треба виявляти і позитивний досвід, з тим, щобсвоєчасно підтримувати нове, прогресивне, створити можливості для йогоширокого розповсюдження. Сила контролю полягає саме в тому, що віндопомагає акумулювати передовий досвід, знаходить найбільш ефективні методита шляхи покращення діяльності соціальних систем. [7]

Контроль - це швидше спосіб взаємного узгодження дій, ніжінструмент директивного дії на підлеглих. У зв'язку з цим цікавопояснення англійського фахівця з управління - Джеффрі Вікерса:
"Контроль не означає влади А над В. Справді, там, де цьогопотребували, контроль неефективний. Чим краще працює організація, тимменше потрібно такого вторгнення влади. В ідеалі контроль опосередковується НЕвладою, а інформацією, і ця інформація піднімається, опускається і йде всторону всередині добре працює організації, і ефект її залежить віддоцільності, а не джерела. Обов'язки структуровані, але контрольвзаєморозуміння ". [8]

Мета контролю - інформаційна прозорість об'єкта управління дляможливості прийняття ефективних рішень. При цьому в понятті інформаційноїпрозорості об'єкта управління відображено уявлення про ступінькерованості даного об'єкта, тобто про те, якою мірою в результатіуправління забезпечується (забезпечувалося або буде забезпечуватися)підтримання необхідного стану або дії об'єкта управління ввідповідний момент (період) часу. Цілком очевидно, що безграничної інформаційної прозорості об'єкта управління адекватне йогосприйняття неможливо, управлінське вплив не буде давати бажанийрезультат, і управлінська зв'язок з об'єктом втрачається, що й обумовлюєособливу важливість контролю в процесі управління.

У загальному процесі управління контроль виступає як елемент зворотногозв'язок, тому що за його даними здійснюється коректування раніше ухваленихрішень, планів, а також норм і нормативів. Тому контроль виступаєодним з головних інструментів вироблення політики та прийняття рішень,що забезпечують нормальне функціонування системи і досягнення неюнамічених цілей. [9]

Очевидно, що зі зміною умов господарювання контроль набуваєхарактер основи, яка присутня на всіх рівнях управління організацією, ізабезпечує оптимальний хід процесу управління на всіх інших його стадіях
(планування, організація, мотивація, контроль та облік). При цьомуособливість контролю полягає в його двоїстої ролі в процесіуправління. У результаті глибокої інтеграції контролю та інших елементівпроцесу управління на практиці неможливо визначити коло діяльності дляпрацівника таким чином, щоб він ставився тільки до якого-небудь одномуелементу керування без його взаємозв'язку і взаємодії з контролем. Будь-якауправлінська функція (функція планування, обліку і т.п.) обов'язковоінтегрована з контрольною. Тому правомірно стверджувати, що контрольорганізації є: 1) невід'ємним елементом кожної стадії процесууправління; 2) "відокремленої" стадією, яка забезпечує інформаційнупрозорість на предмет якості ходу процесу управління на всіх іншихстадіях.

Організаційні форми і методи контролю задаються структурою іпроцесом системи управління, а його можливості визначаються, перш за все,тим, наскільки чітко визначені повноваження та відповідальність підрозділіві працівників апарату управління. Тому контроль найбільш успішний тоді,коли він адекватний природі і вимогам, рівнем організації та характерудіяльності контрольованого об'єкта.

1.2. Підходи до здійснення контролю.

Крім загальних для всіх систем рис контроль має чимало особливостейстосовно до різних систем управління та до різних видів управлінськоїдіяльності. У зв'язку з цим, на наш погляд, доцільнимвиділити наступні основні аспекти контролю:

- способи здійснення, включаючи методи збору і оцінки аналітичної інформації;

- суб'єкти контрольної діяльності;

- об'єкти контролю. [10 ]

У разі труднощів із здійсненням постійного контролю за всієюдіяльністю системи управління великого значення набуває вибіроб'єктів контролю. При цьому необхідно ретельно виокремити період,охоплюваний контролем; зробити оцінки різних варіантів виборуоб'єктів контролю; визначити значимість обраного об'єкта контролю длядіяльності всієї системи в цілому.

Важливо, щоб контроль був систематичним і динамічним, охоплював всісфери суспільної діяльності. Не може супроводжуватися скільки-небудьвідчутним ефектом контроль, що проводиться епізодично, тільки привиявленні будь-яких недоліків. У цьому випадку неминуче обмежуєтьсярегулюючий вплив контрольних дій, знижується їхпопереджувальне значення у зміцненні дисципліни, вихованні упрацівників почуття відповідальності за результати своєї роботи. Звичайно,всякого роду «сигнали» про неблагополуччя можуть бути приводом дляконтрольних дій, однак набагато більше користі приносить систематичнийконтроль.

Польська фахівець в галузі управління Ковалевський виділяє такіпоняття як стратегічний контроль і контроль всіх видів діяльності.
Суть даної концепції полягає в наступному: щоб повністюорієнтуватися в тому, що робиться в контрольованому об'єкті, чи всі йогофункції здійснюються належним чином, не потрібно контролювати кожнуфункцію або кожного працівника. Досить охопити контролем певністратегічні пункти. Їх контроль повинен дати картину всієї діяльності івиявити можливі недоліки. Контроль стратегічних пунктів дозволяєорієнтуватися комплексно і значно швидше, ніж контроль кожногоокремого питання. Контроль всіх функцій більш трудомісткий, не залишаєвільного часу для самоконтролю, дозволяє контрольованим даватинеточні дані і т.п. Практичний висновок може бути в наступному: скрізь,де це можливо і де керівник може розробити стратегічну сітку,традиційний контроль всіх функцій повинен бути замінений стратегічнимконтролем. [11]

Виділяють три, що відрізняються за структурою діяльності та цілям,основні види контролю: попередній, поточний і заключний.

Всі ці види контролю схожі за формою здійснення, тому що маютьодну і ту ж мету: сприяти тому, щоб фактично одержуванірезультати були як можна ближче до необхідних. Розрізняються вони тількичасом здійснення (рис. 1)

| Попередній | Поточний контроль | Заключний |
| контроль | | контроль |

Час

Рис.1. Час здійснення основних видів контролю

Попередній (випереджаюче) контроль здійснюється до фактичногопочатку виконання розпоряджень. Цей вид контролю дозволяє компенсуватиінерційність системи і базується на передбаченні.

Попередній контроль є планування і створенняорганізаційних структур, їх взаємодію та координацію у здійсненніконтролю виконання постанов і розпоряджень.

огляду на те, що ефективність контролю виконання розпорядчихдокументів багато в чому залежить від якості перевірочних заходів, на стадіїїх підготовки завчасно аналізується відповідність документівнормативним та статистичними матеріалами, визначаються основні питання іпорядок вивчення, форми та методи їх розробки та реалізації. Такий підхіддозволяє скоординувати дії і зосередити зусилля на великихзлободенні проблеми, виробити необхідні заходи і пропозиції. [12]

Використання попереднього контролю передбачає контроль надвступними змінними та прогноз розвитку зітуаціі. Складність полягає в тому,щоб правильно визначити ці змінні, побудувати модель процесу,відобразити в цій моделі динаміку, організувати відбір даних про ввіднихзмінних, здійснити оцінку ввідних даних в контексті їх контрольнихзначень, намітити і здійснити коригувальні заходи.

Одним з найважливіших етапів попереднього контролю євстановлення стандартів виконання, тобто показників ефективності, напідставі яких відбувається оцінка роботи підрозділів по виконаннюдокументів. Основними засобами здійснення попереднього контролює реалізація (не створення, а саме реалізація) певних правил,процедур і ліній поведінки. Оскільки правила і лінії поведінкивиробляються для забезпечення виконання розпорядчих документів, тоїх суворе дотримання - це спосіб переконатися, що робота розвивається взаданому напрямку. Тому на практиці необхідно визначити правиладіловодства в контрольній області, які повинні бути єдиними длявсіх підрозділів, писати чіткі, недвозначні посадові інструкції,ефективно доводити формулювання цілей до підлеглих, набирати вадміністративний апарат управління кваліфікованих людей, все це будезбільшувати ймовірність того, що організаційна структура буде працюватина реальне виконання документів.

Поточний контроль передбачає три етапи:
1. Встановлення нормативів, за якими визначається виконаннярозпорядчого документа.
2. Зіставлення фактичної діяльності з нормативами.
3. Коригування відхилень від мети, визначеної в документі, або віднормативу.

Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самоїроботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів,отриманих після проведення роботи, спрямованої на виконаннярозпорядчого документа. Для того, щоб здійснювати поточний контрольтаким чином, апарату управління необхідна зворотній зв'язок, тобто дані проотримані результати (мал. 2).

рис. 2 Контур зворотного зв'язку управлінського контролю

Реалізація цього контуру зворотного зв'язку в реальному масштабі часуволодіє певною інерцією. За рахунок втрат і відстрочки коригувальнихвпливів можливо збільшення положення, перехід його в нову, часомбільш грізне якість.

Заключний контроль виконання (контроль виконання аборезультуючий контроль) має на меті визначення ступенявідповідності кінцевого результату після виконання документа очікуваномурезультату. Хоча впливати на результати вже неможливо, віндоцільний і дуже важливий, тому що на його основі можливі висновки,сприяють розробці заходів щодо вдосконалення виконаннярозпоряджень. У рамках заключного контролю зворотний зв'язок використовуєтьсяпісля того, як робота виконана. Або відразу по завершенню контрольованоїдіяльності, або після закінчення визначеного заздалегідь періоду часуфактично отримані результати порівнюють з необхідними.

У практичній діяльності підсумок заключного контролю полягає нетільки в оцінці діяльності конкретних підрозділів, які виконувалицей розпорядчий документ, але і у висновках, в узагальненій формірозкривають причини відхилень, якщо такі виявлені, а також увизначенні шляху і механізмів усунення причин, що їх породили. Якправило, робляться висновки про необхідність застосування відповідних санкційщодо виконавців або організаторів виконання. У тих випадках, колирезультуючого контролю основну увагу зосереджено на виявленні тапоширення позитивного досвіду, має бути зроблено висновокщодо умов і механізмів, що дозволили досягти відповіднихрезультатів, а також щодо оцінки та заходів стимулюваннявиконавців. [13]

Здійснення ряду взаємопов'язаних контрольних функцій дозволяєкомплексно розглядати контролювання як єдиний, безперервний процес,характерний для будь-яких ситуацій. У цьому процесі можна виділити трилогічних етапи. Перший етап пов'язаний з встановленням норм (стандартів) ікритеріїв, за якими має оцінюватися підсумок діяльності. Другий етапполягає в зіставленні отриманих результатів з нормами, за якими потрібнооцінювати роботу. Третій етап полягає в тому, щоб на основі отриманихрезультатів прийняти управлінські рішення щодо виправлення допущенихвідхилень від норм, якщо досягнуті результати істотно відрізняються відних.

Норми (стандарти) треба встановлювати, перш ніж можна буде зробитияку б то не було оцінку. Якщо контроль замислювався як спостереження
(моніторинг) або регулювання плану, то повинна бути заздалегідь встановленамета, на яку спрямовані плановані зусилля. Оцінюємо результатиповинні бути взяті у ставленні до чого-небудь (до мети) - або ж вони будутьнічого незначущий статистичними даними. Неможливість висловитикількісно показник цілі управління не повинна служити причиною того,щоб взагалі не встановлювати контрольних стандартів. Навіть суб'єктивнийпоказник за умови, що усвідомлюється його обмеженість, краще, ніжнічого. [14]

На етапі зіставлення отриманих результатів з встановлениминормами, визначається, наскільки досягнуті результати відповідаютьочікуванням, наскільки допустимі або відносно безпечні відхилення віднорм. Одна з відмінних рис доброго стандарту системи контролюполягає в тому, що в ньому містяться реалістичні допуски параметрів мети
(вони повинні відповідати контрольованого об'єкту).

Керівництво встановлює масштаб допустимих відхилень, у межахякого відхилення отриманих результатів від намічених не повинно викликатитривоги. Але, якщо масштаб взятий занадто малий, то контрольні органи будутьреагувати на дуже невеликі відхилення, що вельми руйнівно, івимагає багато часу. Така система контролю може паралізувати ідезорганізувати роботу організації і буде скоріше перешкоджати, чимдопомагати досягненню цілей, передбачених у розпорядчих документах. Уподібних ситуаціях досягається високий ступінь контролю, але процесконтролю перетворюється, навпаки, в гальмо. Багато державні програмибули визнані неефективними саме тому, що велика частина грошейвитрачалася на управління програмою і на забезпечення належного контролю заній, а не на реалізацію суті самої програми. У таких випадках об'єктомконтролю був в основному термін виконання, а не зміст і належнеякість виконання. [15]

На третьому етапі керівництво має обрати одну з трьох лінійповедінки: нічого не робити, усунути відхилення або переглянутистандарт. Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися такогоположення, при якому процес управління в адміністрації дійснозмушував би її функціонувати у відповідності з цілями, передбаченими впостановах і розпорядженнях. Якщо зіставлення фактичних результатівдо стандартів говорить про те, що цілі, встановлені в розпорядчихдокументах досягаються, краще за все нічого не робити. В управлінніне можна, однак, розраховувати на те, що трапилися один раз, повторитьсязнову. Якщо система контролю показала, що якась постанова аборозпорядження виконується добре, необхідно продовжувати виміряти результати,повторюючи цикл контролю.

Система контролю, яка не дозволяє усунути серйозні відхиленняперш, ніж вони переростуть у великі проблеми, безглузда. Природно,що проведена коректування повинна концентруватися на усуненнісправжньої причини відхилення. Але оскільки, проте, велика частина роботи повиконання документів в адміністрації є результатом об'єднанихзусиль груп людей, то абсолютно точно визначити корені тієї чи іншоїпроблеми не завжди вдається. Важливо підкреслити, щопричиною виникаючих проблем може бути будь-яка змінна величина і щовклад у відхилення отриманих результатів від бажаних може даватипоєднання різних факторів. Тому не можна вибрати якесь однекоригуючий дію тільки тому, що воно вирішує проблему, що виникла.
Перш, ніж обирати коригуючий дію, необхідно зважити всіщо мають відношення до даної проблеми, внутрішні змінні та їхвзаємозв'язку. Оскільки всі підрозділи адміністрації, так чи інакше,пов'язані між собою, будь-яке велике зміна в одному з них торкнеться іінші. Ось чому треба спочатку переконатися, що вживаютьсякоригувальна дія не створить додаткових труднощів, але допоможе їхдозволити.

На заключному етапі контролю оцінюється його ефективність.

Система ефективного контролю - це така система, яка дає потрібнуінформацію до того, як розвинеться криза. Контроль, також як і плани,повинен бути гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються.

Найбільш ефективний контроль - це найпростіший контроль, з точкизору тих цілей, для яких він призначений. Найпростіші методи контролювимагають менших зусиль і більш економічні. Але найважливіше полягає в тому,що якщо система контролю дуже складна і люди не розуміють і непідтримують її, то така система контролю не може бути ефективною. [16]

Якщо сумарні витрати на систему контролю перевершують створювані неюпереваги, організації краще не використовувати цю систему контролю.
Контроль повинен бути економічним. Витрати на систему контролю складаються звитрат часу, що витрачається на збір, передачу і аналіз інформації, а такожз витрат на всі види обладнання, що використовується для здійсненняконтролю, і витрат на зберігання, передачу і пошук інформації, пов'язаної зпитаннями контролю. Один зі способів можливого збільшення економічноїефективності контролю полягає у використанні методу управління зпринципу виключення, який характеризується тим, що система контролюспрацьовує тільки при наявності суттєвих відхилень від стандартів.
Наприклад, система контролю адміністрації повинна реагувати тільки тоді,коли більшість пунктів розпорядчого документа не виконуєтьсяефективно та у визначені терміни в силу відомих причин.

Вимірювання результатів, що дозволяють встановити, наскільки вдалосядотримати встановлені стандарти, - це найважчий і найдорожчийелемент контролю. Для того щоб стати ефективною, система контролю повиннавідповідати тому виду діяльності, що піддається контролю. Такяк контроль виконання розпорядчих документів охоплює всі сферидіяльності адміністрації, то тут потрібні єдині стандарти, такі якстроки надходження інформації про виконання, ступінь виконання кожногопункту розпорядження або постанови та інші.

Вибір відповідної одиниці виміру - це найчастіше найбільш легкачастина проведення контрольних вимірів, що забезпечують, у кінцевому рахунку, івесь контроль, досягнення цілей керівництва адміністрації. Так само важливо,щоб швидкість, частота і точність вимірювань теж були узгоджені здіяльністю, що підлягає контролю. Однак будь-яка система збору та обробкиінформації щодо дорога. Вартість проведення вимірів найчастішеє найбільш великим елементом витрат у всьому процесі контролю.

Необхідною умовою будь-якої контрольної діяльності завжди була ібуде своєчасна і достовірна інформація. Взаємодія ікоординація органів державного управління та контролю неможлива безобміну інформацією між ними. [17]

Поширення інформації відіграє ключову роль у забезпеченніефективності контролю. Для того щоб система контролю діялаефективно, необхідно обов'язково доводити до відома працівників,що виконують постанови і розпорядження як встановлені стандарти, так ідосягнуті результати виконання. Подібна інформація повинна бути точною,достовірної, надходити вчасно і доводиться до відома відповідальних завідповідну ділянку працівників у вигляді, що дозволяє легко прийнятинеобхідні рішення і дії, обов'язково дотримуючи встановлені рамкиконфіденційності. Бажано також забезпечить ефективний зв'язок міжтими, хто встановлює стандарти і тими, хто повинен їх виконувати.

Заключна стадія етапу зіставлення полягає в оцінціінформації про отримані результати. Необхідно вирішити чи потрібна інформаціяотримана і чи важлива вона. Важлива інформація - це така інформація, якаадекватно описує досліджуване явище і суттєво необхідна дляприйняття правильного рішення. Часто оцінка інформації визначаєтьсяполітикою керівництва адміністрації. Мета цієї оцінки полягає в тому, щобприйняти рішення - чи необхідно діяти, і якщо так, то як.

Таким чином, теорія менеджменту розглядає контроль яксукупність взаємопов'язаних етапів, з чітко визначеними процедурами накожному з етапів. Виконання цих процедур є необхідною умовоюефективного контролю.

1.3. Особливості контролю в системі державного управління.

Менеджмент традиційно пов'язують з комерційними організаціями. У тойВодночас всі основні закономірності загального менеджменту, що розглядаються вкласичних підручниках і посібниках, проявляються і в управліннідержавними організаціями. Менеджмент в державній службі маєбагато спільного з менеджментом в комерційній фірмі. Але в той же часменеджмент у державній службі являє собою один з видівспеціального менеджменту, який вивчає особливі риси, специфікупрояви функцій, а також особливі закономірності і тенденції, що відрізняютьменеджмент у державній службі від менеджменту в інших сферах. [18]

Особливості менеджменту в державній службі виявляються, першза все, в цілі, методи оцінки результатів, звітності, процедуриконтролю, відповідальності і системах стимулів. Реалізація кожної функціїменеджменту в державній службі володіє відповідною специфікою:

- планування та прогноз в державних установах зазвичай виходятьз цілей, що встановлюються вищими органами, а, в кінцевому рахунку --народом на основі демократичного вибору.

- організація державної служби, як правило, має більшієрархічну структуру і відповідні їй управлінські процедури.
Тому в рамках державної служби складається особливий адміністративно -бюрократичний стиль управління, який, втім, має багато спільного зстилем управління у великих комерційних організаціях;

- мотивація у державній службі в меншою мірою грунтуєтьсяна грошову винагороду і більшою мірою на стимули не грошовогохарактеру (престиж, виконання важливої роботи, стабільність і пр.);

- контроль та оцінка результатів в рамках державної службиздійснюються вищестоящими структурними одиницями і одночасно людьмияк безпосередньо, так і за допомогою засобів масової інформації тагромадських організацій. Контроль на державній службі носить більшосяжний характер, ніж у комерційній організації.

Специфіка менеджменту в державній службі часто позначаєтьсяємними термінами «адміністрування» та «бюрократія». Ці терміни зазвичайпозначають тяжіння менеджменту в державній службі до автократичноїмоделі управління, в якій ключовими характеристиками менеджментує:

- дотримання інструкцій;

- поділ на тих, хто видає інструкції, і тих, хто їх виконує;

- концентрація влади і політичної волі;

- обмеження свободи;

- адміністративний контроль;

- авторитарний стиль управління. [19]

Особливості контролю виконання управлінських рішень особливо чіткопроявляються у принципах і вимогах, що пред'являються до здійсненняконтролю в органах державного і муніципального управління.
Контроль базується на загальних і приватних засадах контролю виконаннярозпорядчих документів органів державного та муніципальногоуправління. З кожного принципу випливає певну вимогу, якимслід керуватися при здійсненні контролю в органахдержавного і муніципального управління.
На думку професора А.І. Радченко, до спільних принципів контролю в органахдержавного і муніципального управління належить:
- Масовість контролю. З цього принципу випливає вимога забезпечення внеобхідних випадках?? рівлеченія до контролю органів державного імуніципального управління широких верств населення;
- Повсюдність контролю, що означає, що він має місце скрізь,проводиться всюди. Він формулює вимогу забезпечення контролюорганів державного і муніципального управління в усіх сферах їхдіяльності. Це такий контроль, якого "не буде куди подітися";
- Всебічність контролю, що передбачає здійснення контролю органівуправління з урахуванням всієї повноти вимог до них. Він означає охоплення іперевірку всіх сторін, граней підконтрольного об'єкта управління. Такийконтроль містить у собі можливість багатоцільового, різноманітногозастосування контролю. Цей принцип вимагає, щоб поряд з висвітленням всіхграней, забезпечував можливість виявлення резервів вдосконаленняуправління підконтрольних об'єктів;
- Реальність контролю, що передбачає вимогу здійсненнядійсного, а не уявного контролю, що базується на фактах, а недомисли, припущеннях;
- Об'єктивність контролю, що потребує неупередженої оцінки результатівконтролю органів управління, виключення трактування цих результатів удогоду когось або чогось, що не терплять суб'єктивізму у відношенні до об'єктаконтролю та пов'язаних з ним осіб;
- Результативність контролю, що визначає необхідність одержанняконкретного підсумку від дій з контролю органів управління, вираженого впевних кількісних і якісних показниках, що характеризуютьрівень досягнення цілей і завдань контрольованого об'єкту, без якогоконтроль стає безглуздим;
- Гласність контролю, що формує вимога широкого інформуваннянаселення через засоби масової інформації про результати контролю органівуправління та, за наявності недоліків у їхній діяльності, про вжиті заходищодо усунення цих недоліків, а також до посадових осіб, з винияких ці недоліки були допущені.
Загальні принципи контролю органів державного і муніципальногоуправління відображають соціально-політичний бік контролю.
До методів контролю в органах державного і муніципального управліннявідносяться:
- Аналіз документів, що характеризують об'єкт контролю: плани роботи, звітипро виконання цих планів, прийняті рішення тощо;
- Безпосереднє вивчення об'єкта контролю на місці, за допомогою бесід зпосадовими особами та службовцями;
- заслуховування звітів посадових осіб на засіданнях колегії органууправління;
- Періодична атестація службовців на відповідність займаним посадам.
| | Види контролю | |
| політичний | адміністративний | судовий |
| зовнішній | внутрішній |
| загальний | приватний |
| безперервний | періодичний |
| | | Співбесіду з важливих |
| контроль | заслуховування | питань з працівниками та |
| виконання | звітів | керівниками |
| попередній | проміжний | остаточний |
| контроль поточних | контроль діяльності | контроль виконання |
| результатів праці | органу управління | розпорядчих |
| працівників | | документів |