ЗМІСТ
Введення
1 Причини дефіциту часу
2 Аналіз використання робочого часу
3 Самоменеджмент
3.1 Постановка цілей
3.2 Планування
3.3 Прийняття рішень
3.4 Реалізація і організація
4 Особливості тайм менеджменту в Росії
17
Висновок
18
Список літератури
19
ВСТУП
"Час - самий обмежений капітал, і якщо не можеш їм розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим"
П. Друкер
Яким повинен бути успішний, ефективний менеджер? Зрозуміло, він повинензнати свою справу, вміти керувати, уміти ставити цілі і досягати їх. Алевсі ці якості марні, якщо керівник не вміє правильноорганізувати свій робочий час. Нереально домогтися успіху, якщо людина неможе планувати свій час. Це відноситься не тільки до менеджерів, а й долюдям будь-якої іншої професії, але для людей, які керують іншимипрацівниками, ця навичка особливо важлива, адже він розпоряджається не тількисвоїм часом, але і через чітку систему передачі виконання задач своїмпідлеглим, ще й планує їх час. Час - це такий же ресурс, як ілюди, сировина, фінансові кошти. Але воно безповоротно - його не можнанакопичити, передати або взяти в кредит, тому важливо навчитися використовуватийого з максимальною вигодою. Не дарма ж кажуть: "Час - гроші". Це непросто слова, дійсно, якщо, наприклад, працівник неправильнорозпорядився своїм часом, умови контракту не були виконані в строк,фірмі доведеться платити штраф, щоб відшкодувати збитки, пов'язані зпростоєм. Успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально -економічних величин, але і від того, як він розпоряджається самим коштовнимнадбанням - часом. Керівник повинен свідомо і системновикористовувати свій час, щоб домагатися поставлених цілей.
1 ПРИЧИНИ ДЕФІЦИТУ ЧАСУ
Щоб ефективно використовувати робочий час, перш за все потрібно знати, нащо воно витрачається і чому його не вистачає. Причини, з яких не вистачаєчасу, тісно взаємопов'язані. Наприклад, якщо менеджер не планує свійробочий день, не організує свою роботу - йому не вистачає часу. Інавпаки, якщо менеджеру не вистачає часу, то він поспішає, чи не плануєсвій день, хапається за усі справи поспіль, намагаючись виконати все відразу.
Вийти з цього замкненого кола можна тільки почавши планувати свій час,а для цього потрібно з'ясувати, на що витрачається час і виявити основніпричини дефіциту часу.
Причини дефіциту часу полягають в наступному:
1. Постійне поспіх. У стані постійного поспіху керівник не встигає зосереджуватися на тій задачі, яку він виконує в даний момент. Він іде по тому шляху, який першим прийшов на думку, замість того, щоб подумати про інші, можливо більш раціональних способах вирішення даного завдання.
2. Відсутність чіткого розподілу робіт за ступенем їх важливості. При цьому керівник починає займатися найбільш легкими і приємними, не настільки важливими справами. У результаті в нього не вистачає часу на вирішення ключових, перспективних завдань.
3. Постійні доопрацювання будинку. Праця керуючого відноситься до певної міри до інтелектуальної діяльності, тому важко розділити розумові процеси, пов'язані з цією діяльністю на які здійснюються в робочий і вільний час. Це призводить до проникнення робочого часу у вільний. При цьому керівник не встигає відпочивати, що позначається на його працездатності і здоров'я.
4. Великий потік рутинних справ, часто термінових, робота над якими займає багато часу.
5. "Злодії часу" - непередбачені й зумовлені недостатнім плануванням справи. Найбільш великі злодії часу - це телефонні дзвінки, непрохані відвідувачі, справи, за які менеджер береться тому, що не може відмовити у проханні. Все це забирає багато часу і відволікає від дійсно важливих справ.
6. Метушливість. Це результат поганої організованості дня, а також іноді залежить від імпульсивності і особливостей людини.
7. Слабка мотивація праці. Наслідком є низька продуктивність, що породжує хронічну нестачу часу.
2 АНАЛІЗ ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ
Щоб правильно розподілити час, необхідно точно знати, як воновитрачається в дійсності. Аналіз використання часу допоможевиявити тимчасові втрати, показати сильні та слабкі сторони практикованогоробочого стилю. Такий аналіз просто необхідний, якщо не відомо, на щовзагалі витрачається час, не відомо, скільки часу вимагає виконаннятих чи інших справ, не відомо, які чинники стимулюють або обмежуютьпрацездатність.
Щоб аналізувати проблему, потрібен достовірний облік часу. Самийефективний спосіб обліку часу - це ведення записів.
Найбільш доцільно вести записи в процесі роботи, тому що роблячи цеввечері, можна щось упустити. Ступінь деталізації записів повинна бутитакий, щоб можна було судити про важливість і необхідність кожного видуробіт. Для отримання найбільш об'єктивної картини робити записи потрібно впротягом тижня (або довше, якщо необхідно). Якщо бізнес єсезонним, то такий аналіз необхідно проводити з урахуванням часу року. Улистку ... треба фіксувати не тільки зовнішні перешкоди, але й випадки, колиініціатором порушення ходу трудового дня був сам керівник.
Сильні сторони використання робочого часу потрібно виділити і застосовуватив повсякденній роботі. Для слабких же сторін потрібно виробити стратегію зподолання їх. Перш за все, кожну роботу потрібно проаналізувати здопомогою наступних питань:
- чи була робота необхідна? (якщо більше 10% робочого часу було витрачено не на необхідну роботу, це говорить про проблеми з делегуванням та визначенням пріоритетів)
- чи були виправдані витрати часу? (якщо більше 10% робочого часу складали справи, витрати часу на які не виправдані, треба проаналізувати причини, з яких витрата часу був занадто великий і намагатися враховувати їх у майбутній роботі)
- чи було доцільно виконання роботи? (якщо більше 10% робочого часу пішло на завдання, виконання яких було недоцільно, значить потрібно приділити увагу планування, організації, самореалізації)
- чи був свідомо визначений часовий проміжок для виконання роботи?
(якщо більше 10% робочого часу було витрачено на завдання, що часовий інтервал виконання яких визначався спонтанно, значить, існують проблеми з плануванням робочого часу).
Визначивши критичні моменти, шкідливі звички, найбільш часті помилкиробочого стилю, так звані поглиначі часу, потрібно визначити їхпричини та виробити заходи щодо їх усунення, найбільш придатні для даногобізнесу і конкретного керівника.
Сильні сторони:
. сортування пошти (це раціональніше, ніж відразу відповідати на всі листи)
. не найважливіші справи (відповідь на листи) - в кінці дня, коли на важливі і вимагають великих витрат часу справи не залишається часу
. кожною справою менеджер займався певний час, не змішуючи його з іншими
. вся робота, виконана в цей день, була необхідна
. перешкоди, які бажано якщо не ліквідувати, то звести до мінімуму, відняли порівняно мало часу
Слабкі сторони:
. часовий інтервал для виконання декількох завдань визначався спонтанно
(якщо б він був визначений заздалегідь, можливо, і підготовка документів, і нарада зайняли менше часу)
. непередбачену затримку в дорозі можна було використовувати для підготовки звіту або складання плану на наступний день
3 Самоменеджмент
Самоменеджмент являє собою послідовне і цілеспрямованевикористання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того,щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.
Основна мета самоменеджменту - максимально використовувати власніможливості, свідомо керувати перебігом свого життя і долатизовнішні обставини. Самоменеджмент допомагає виконувати роботи з меншимивитратами, краще організувати працю (отже, отримати найкращірезультати), зменшити завантаженість роботою і, отже, зменшити поспіху істреси.
У самоменеджменту є певне коло правил і функцій:
3.1 Постановка ЦІЛЕЙ
ЗНАЧЕННЯ ПОСТАНОВКИ ЦІЛЕЙ
Постановка цілей допомагає зорієнтувати дії і вчинки на ці ціліі на їх виконання. Для цього мета повинна описує кінцевий результат, ане ті дії, які необхідно виконати. Навіть найкращий спосіброботи безнадійний, якщо керівник заздалегідь чітко не позначив те, до чоговін прагне. Усвідомлення своїх цілей дуже часто означає значнусамомотивації для роботи, тому що мета дає чітке уявлення про те, в якомунапрямку необхідно рухатися.
Знаходження ЦІЛЕЙ
Для того, щоб домогтися успіху необхідно правильно вибрати мети. Укожної фірми, у кожного менеджера є одна основна, найважливіша мета,яка розбивається на безліч невеликих проміжних цілей нижчогорівня, досягнення яких забезпечує досягнення мети більш високогорівня і, в кінцевому рахунку, вищої мети. Потрібно встановлювати ясніпогоджені між собою цілі, які можуть бути звернені вбезпосередні дії, щоб їх можна було безпосередньо планувати.
Чітко визначені, зафіксовані на папері цілі автоматичноздобувають обов'язковий характер, спонукають до постійного аналізу,повторному і ревізії.
Ситуаційний аналіз
Являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів длядосягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що варто заохочувати (сильністорони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони).
Шляхом аналізу своїх здібностей менеджер визначає, що взагалі він можезробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей вінмає в своєму розпорядженні. З іншого боку, менеджер повинен ясно уявляти собі своїслабості, щоб уникати дій, які можуть сприяти проявуподібних «якостей», або вжити заходів до позбавлення від цих недоліків.
Допомогти в цьому може складання балансу своїх найбільших невдач і поразокі виділення, наслідком відсутності яких якостей вони були. «Знати своїслабості - значить зміцнювати свої сильні сторони ».
Формулювання цілей
Встановлення термінів втілення цілей і формулювання бажаних результатів.
Це остання ступінь при постановки цілей, коли формулюються конкретнепрактичних цілей для наступної стадії планування.
Не можна брати на себе занадто багато, щоб не втопився в невиконанихсправах. Варто встановлювати короткострокові цілі, погоджені здосягненням довгострокових глобальних цілей.
3.2 ПЛАНУВАННЯ
Планування покликане забезпечити господарське використання найціннішогоресурсу - часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тимкраще він може бути використаний в особистих і професійних інтересахкерівника. Планування означає підготовку до реалізації цілей іструктурування часу.
Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, полягає втому, що планування часу приносить виграш у часі. Загальнийпрактичний досвід на виробництві показує, що збільшення витрат часуна планування приводить у кінцевому рахунку до економії часу в цілому.
Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченнозбільшуватися, існує оптимум, після якого подальше збільшеннячасу на планування стає неефективним. Від загального плановогоперіоду (рік, місяць, тиждень, день) треба максимально 1% часу витрачати напланування.
ПРИНЦИПИ І ПРАВИЛА ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ
Щоб правильно виконувати свої функції і досягти своїх цілей, щобпередоручати менш важливі справи, зменшувати їх число або відсувати на більшпізні терміни, менеджер повинен ясно представляти свій часовий бюджет ісукупність завдань. Планування являє собою проект процесів праціна майбутній часовий період.
Основні правила планування часу:
1. Співвідношення (60:40).
Досвід показує, що краще всього складати план лише на певну частину робочого часу (на 60%).
Події, які важко передбачити, що відволікають моменти ( "поглиначі"часу) не можуть бути заплановані цілком, без залишку
2. Зведення задач воєдино - план дій.
Щоб скласти гарний план витрати часу, важливо завжди матиуявлення про майбутні справи. Доцільно розділити їх на довго-,середньо-і короткострокові задачі, установити їх пріоритетність і діятивідповідно до неї.
3. Регулярність - системність - послідовність.
Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовнодоводячи до кінця почату справу.
4. Реалістичне планування.
Тобто планувати потрібно лише такий обсяг завдань, з яким менеджер реальноможе впоратися.
5. Заповнення втрат часу.
Заповнювати втрати часу краще по змозі відразу, наприклад краще одинраз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганятивтрачене напередодні.
6. Фіксація результатів замість дій.
Фіксувати в планах потрібно результати або цілі, а не просто будь-якідії, щоб зусилля були споконвічно спрямовані безпосередньо надосягнення мети. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.
7. Встановлення часових норм.
Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу,скільки його є в розпорядженні. Тому варто задавати точнічасові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на те чиінша справа, скільки воно дійсно вимагає.
8. Термін виконання.
Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, варто встановлювати точнітерміни виконання для всіх видів діяльності.
9. Переробка - повторний огляд.
План потрібно постійно переробляти і перевіряти ще раз з точки зору того,чи можуть ті чи інші задачі бути виконані повністю.
10. Узгодження тимчасових планів.
Щоб успішніше запроваджувати свої плани в життя, менеджеру необхідноузгоджувати їх з планами інших людей (секретарки, начальника,підлеглих, колег).
4. РЕАЛІЗАЦІЯ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ
передбачає складання розпорядку дня й організація трудового процесуз метою досягнення поставлених цілей. Організація свого робочого дняповинна відповідати основному принципу: "Робота повинна підкорятися мені,а не навпаки ". Існує 23 правила, які можна розділити на 3 групи:правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.
Правила початку дня:
1) починати день з позитивним настроєм;
2) починайте роботу по можливості в один і той же час;
3) повторний огляд плану дня, складеного напередодні
4) спочатку - ключові завдання;
5) приступати без розгойдування;
6) погодити план дня із секретарем (він буде ефективніше працювати і зможе відгородити керівника від непотрібних перешкод);
7) ранком займатися складними і важливими справами, тому що потім менеджер звичайно буває зайнятий поточними справами;
Правила основної частини дня:
8) Гарна підготовка роботи;
9) Впливати на фіксацію термінів у власних інтересах;
10) Ще раз перевірити всі акції з точки зору їх необхідності;
11) Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;
12) Уникати незапланованих імпульсивних дій;
13) Вчасно робити паузи і дотримувати розмірений темп;
14) Невеликі однорідні завдання виконувати серіями (при цьому тільки один раз проводиться підготовка і протягом певного часу керівник займається однорідною діяльністю; завдяки безперервності і концентрованості процесу досягається економія часу);
15) Раціонально завершувати почате (відволікання і наступне повернення до роботи потребує деякого часу, тому почату справу потрібно або доводити до кінця, або переривати в доцільний місці)
16) Використовувати незаплановані тимчасові проміжки для підготовчої або рутинної діяльності;
17) Працювати антициклічність (тобто на початку дня доцільно займатися найважливішими завданнями, а в більш неспокійний період - справами менш важливими);
18) викроювати спокійний час;
19) Контролювати час і плани;
Правила завершення робочого дня:
20) Завершити початі невеликі справи;
21) Контроль за результатами і самоконтроль;
22) План наступного дня;
23) Кожен день повинен мати свою кульмінацію.
Крім цих правил також важливо дотримувати природний денний ритм.
У різних людей різна психологія й організм. Внаслідок цьогопрацездатностіздатність людей різна в різні періоди часу. Деякілюди продуктивніше працюють зранку, деякі вдень, а деякі ввечері. Алепри цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше.
Абсолютні значення піка і спаду продуктивності індивідуально розрізняються,але що однаково для всіх людей - так це відносні, ритмічніколивання. Все це необхідно враховувати у своїй роботі.
ОСОБЛИВОСТІ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ В РОСІЇ
Менеджмент в Росії, як і в будь-якій іншій країні, відбиває їїісторичні особливості, культуру і суспільну психологію. Вінбезпосередньо пов'язаний із суспільно-економічним укладом країни.
У силу історичних особливостей економіка нашої країни розвиваєтьсястрибкоподібно, тобто всі процеси у нас відбуваються в більш стислі тимчасовіінтервали. У радянський період історії Росії була відсутня приватнавласність, у той час як наука управління отримала основний сплескрозвитку по всьому світу. Тому зараз менеджери змушені працювати більшей ефективніше, і не дивно, що у більшості з них проблеми звикористанням та плануванням часу. Всі російські економісти визнають,що раціональне використання часу є неодмінною умовоювсякого процесу праці, і управлінського теж, але, незважаючи на це, заданий час проблема ефективного використання часу в більшостідосліджень, і особливо що стосуються питань управління, або ігнорується,або висвітлюється дуже слабко. Вітчизняні керівники змушенікористуватися розробками іноземних фахівців.
В даний час керівників можна умовно розділити на дві групи:
. керівники старого гарту, які працювали в умовах планової економіки, багатьом з яких важко пристосуватися до нових умов. Вони вважають за краще працювати так само, як працювали раніше.
. Нові менеджери, більшість з яких навчалися із зарубіжної літератури, навчалися або стажувалися за кордоном. Вони використовували досвід західних менеджерів і тому мало чим відрізняються від своїх колег з інших країн. Для них природно піклуватися про максимальної ефективності використання свого робочого часу.
Российская економіка переживає зараз перехідний період. При плановій іринковій економіці зовнішнє середовище відносно стабільна, а сьогодніпідприємства діють в постійно мінливих умовах. Така ситуаціяускладнює процес прийняття рішень. Плани доводиться постійнопереглядати. Цілі, що стоять перед менеджером не завжди зрозумілі, іпослідовні. Множинність цілей у поєднанні з існуванням різнихгруп та інтересів часто призводить до суперечностей. Неможливість постановкиясних і несуперечливих цілей призводить до порушення на самій першій ступенісамоменеджменту. Отже, важко процеси планування іприйняття рішень (виникають несподівані завдання, неможливо однозначнорозставити пріоритети).
Як вже зазначалося, застосування принципів тайм-менеджменту пов'язано нетільки з економічними, але і з суспільно психологічними факторами.
У нашій країні велика питома вага витрат часу на виконання рутинноїроботи в бюджеті часу керівників. Це говорить про проблеми зделегуванням у російських менеджерів. Багато хто з них не делегуютьрутинну роботу або із-за того, що підлеглі і так завантажені роботою,або із-за того, що вважають, що самі виконають цю роботу лучшею Врезультаті менеджеру не вистачає часу на дійсно важливі,перспективні завдання.
Ще одна особливість у використанні робочого часу полягає в тому,що в російських компаніях більш поширені дружні відносини міжколегами. Багато хто воліє починати робочий день з неформальногоспілкування з колегами, а не з найважливіших справ; обговорення умов контрактуможе плавно перейти в дружню бесіду.
У Росії склався образ керівника, як людину, у якого постійнонемає часу, і чим більше йому бракує часу, тим кращий вінздається. Деякі керівники з захопленням заявляють, що вони працюють за
12-13 годин на добу, висловлюючи цим відданість своїй справі. Об'єктивно ж,це говорить лише про те, що людина не може розставити пріоритети іправильно організувати свій час.
В основному те, наскільки ефективно менеджер розпоряджається своїмчасом, залежить від його особистості, від того, чи хоче він упорядкувати своєдіяльність, послідовно впроваджуючи в роботу правила і принциписамоменеджменту, тому що для цього не потрібно ніяких надприроднихзусиль ні для російського менеджера, ні для людини будь-якої іншої країни.
ВИСНОВОК
Можна зробити висновок про те, що управління часом стосується більшоюступені організації робочого часу, ніж його економії. Менеджер повиненпрагнути до правильного розподілу часу, виходячи з особистих інтересіві інтересів бізнесу. Потрібно так використовувати час, щоб забезпечитивиконання максимального числа завдань, які в свою чергу обумовлюютьвиконання проміжних завдань, що ведуть до реалізації основної мети. Своївласні плани часу менеджер повинен погоджувати з планамипідлеглих і безпосереднього керівника, щоб досягти максимальногоефекту. Те, наскільки успішно менеджер буде втілювати в свою роботупринципи ефективного використання часу, залежить в першу чергу віднього самого і від його бажання працювати раціонально, тому що для того,щоб шляхом постановки ясних цілей, правильного вибору пріоритетів іпланування свого часу, домогтися більшої ефективності в роботі,потрібно прикласти певні зусилля і затратити небагато часу.
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ:
1 Зайверт Л. "Ваш час у Ваших руках: поради діловим людям, якефективно використовувати робочий час "М.: Интерэксперт, 1995
2 "Організація робочого часу", підручник М: "Дека", 1994
3 Гамідуллаев Б.Н. "Економія часу і показники її оцінки в процесахуправління підприємством "Пенза, 1997
3. Електронний журнал «Корпоративні Фінанси» http://cfin.ru/management/index.shtml
