Теорія організації

Менеджмент

ІНСТИТУТ РЕКЛАМИ, ТУРИЗМУ І ШОУ-БІЗНЕСУ

КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ

По курсу: «Теория организации».

Виконала: студентка 3-го курсу

Зорька А.А.

Перевірив: __________________

__________________

Москва, 1999

Зміст:
| Лекція 1. Організація як процес і явище, форми організації, | |
| класифікація організацій ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | 3 |
| Лекція 2. Загальне поняття системи. Ознаки, типи і властивості ... ... | 5 |
| Лекція 3. Види управлінських структур ... ... .... ... ... ... ... ... ... ... | 6 |
| Лекція 4. Функції управління та їх зв'язок зі структурою ... ... ... ... ... | 8 |
| | |
| Лекція 5. Конкретні функції управління (КФУ) ... ... ... ... ... ... .... | 9 |
| Лекція 6. Процедури та операції ... ... ... ... ... ... ... ............... ... ... .. | 10 |
| Лекція 7. Організаційна система. Система | |
| управління. Стратегічне управління. Розподіл | 11 |
| функцій ... ... ... .... ... ... .. | |
| Лекція 8. Господарські організації. Їх еволюція. Форми ... ... .. | 13 |
| Лекція 9. Класифікаційні характеристики, форми | |
| господарських організацій. Ставлення до власності ... .... ... ... ... | 15 |
| Лекція 10. Суб'єкти та об'єкти організаційної | |
| діяльності ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... ... ... ... | 17 |
| Лекція 11. Види організаційних робіт, що виконуються різними | |
| суб'єктами управління (приклади) ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | 18 |
| Лекція 12. Мале підприємництво ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | 20 |
| Лекція 13. Документаційне забезпечення організаційної | |
| системи ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... | 22 |
| Лекція 14. Контроль виконання документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... | 25 |
| Лекція 15. Службові листи. ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. .... ... ... ... ... .... | 27 |
| Додаток. Приклади оформлення документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... | 27 |

Лекція 1. Організація як процес і явище, форми організації,класифікація організацій.

Організація (процес) Організація (явище)
- Проектування орг. процесів - правові норми
- Закономірності орг. процесів - соц. структура орг-ий
- Орг. культура, традиції орг. процесів - суб'єкти орг. діяльності, т тобто елементи орг-ий

У результаті вивчення теорії організації менеджер повинен отримуватинаступні знання та навички:
. Застосування методів наукової організації праці та організації проектування, практичне використання навичок раціоналізації управлінської праці.
. Володіння методами прогнозування розвитку соціально-економічних процесів в орг-ії та оцінка їх стану в поточний момент часу.

4 форми організацій:

1. Юридична особа - зареєстровано, має печатку, розрахунковий рахунок у банку.
2. Неюридичну особа - підрозділи організацій.

(не зареєстровано)
3. Неюридичну особа - підприємець без орг-ії юридичної особи.

(зареєстровано)
4. Неформальна організація громадян.

Спільні риси для всіх форм організацій:

1. Наявність принаймні однієї людини.
2. Наявність хоча б однієї спільної мети, спрямованої на задоволення потреб та інтересів людини або суспільства.
3. Отримання додаткового продукту в різних формах (матеріали, духовна форма, інформація).
4. Перетворення ресурсів в ході діяльності (фінанси, потенціал працівників, обладнання, знання, інформація).

Класифікація організацій.

Цілі класифікації організацій:

1. Виявлення подібних організацій за якимись параметрами для вироблення спільних методик їх аналізу та вдосконалення.
2. Кількісна класифікація, кількісний аналіз (розподіл організацій різних типів). Необхідна для створення інфраструктури

(наприклад, підготовка кадрів).
3. Визначення державного, у тому числі податкової, політики не належать до різних типів.

Основні ознаки за якими класифікуються організації:

1. Урядові та неурядові.
2. Комерційні та некомерційні.
3. Бюджетні та позабюджетні.
4. Громадські й господарські.
5. Формальні і неформальні.
6. За галузевої приналежності (промислові, транспортні, сільськогосподарські, торгові і т. д.).
7. За самостійності прийняття рішення (головні, дочірні та залежні).
8. За обсягом (за чисельності членів організації).

Урядова орг-ия - статус ПО дається офіційними формами влади.
(Наприклад, владою федерального або місцевого рівня). На ці організаціїпоширюються різні привілеї, а й пред'являються жорстоківимоги. (Привілеї - фінансування. Вимоги - гос. Чиновники немають права очолювати комерційні структури, не мають права використовуватипривілеї з метою власної вигоди або особистої вигоди працівників.)

Неурядові орг-ії - орг-ії, які не мають статусуурядових.

Комерційні орг-ії - організації, що ставлять за мету отримання прибуткув інтересах засновників або акціонерів.

Некомерційні орг-ії - ставлять метою задоволення суспільнихпотреб. Отриманий прибуток йде на засновникам, а використовується нарозвиток орг-ии (прибуток не обкладається податками).

Бюджетні орг-ії - джерелом їх фінансування є державнийбюджету або бюджету державного органу (звільняються від багатьох податків,в тому числі від ПДВ).

небюджетні орг-ії - самі вишукують джерела фінансування.

Громадські орг-ії - задовольняють потреби своїх членів. Відрізняютьсявід некомерційних тим, що менш масштабні (наприклад, будь-яка партія).

Господарські орг-ії - задовольняють потреби окремих індивідуумів ісуспільства шляхом господарсько-продуктивної діяльності.

Формальні орг-ії - це зареєстровані в установленому порядкугромадські та господарські організації.

Неформальні орг-ії - організації незареєстровані в державнихорганах влади з яких-небудь причин.

Лекція 2. Загальне поняття системи. Ознаки, типи та властивості.

Загальне поняття системи.

Система - це ціле, зібране з частин, елементів цілеспрямованоїдіяльності.

Ознаки системи:

1. Безліч елементів.
2. Єдність головної мети для всіх елементів.
3. Наявність зв'язку між елементами.
4. Цілісність і єдність елементів.
5. Структура і ієрархічність.
6. Відносна самостійність.
7. Наявність функції управління.

Закрита та відкрита системи.

Закрита система - система, яка мінімально реагує на впливзовнішнього середовища і не обмінюється з зовнішнім середовищем продуктами своєїжиттєдіяльності.

Відкрита система - система, яка в процесі своєї життєдіяльностіобмінюється з навколишнім середовищем енергією, інформацією і матерією.
Біологічні і соціальні системи найчастіше відкриті. Серед технічнихпереважають закриті.

вхід вихід вхід вихід

відкрита, але без закрита зворотного зв'язку

зовнішнє середовище

односторонній вплив

Більшість систем містять у собі підсистеми.

Підсистема - це набір елементів, що виконують певну функцію імають автономію в рамках систем.

Властивості систем:

1. Система прагне зберегти структуру і цілісність (гомеостаз).
2. Система має потребу в управлінні для забезпечення взаємодії із зовнішнім середовищем. Управління розв'язує проблему підтримки гомеостазу в мінливого зовнішнього середовища.
3. Емержентность. Система має властивості відсутніх або інших, ніж в ній елементів.

Лекція 3. Види управлінських структур.

Лінійна структура. Забезпечує високий рівень керованості.

Лекція 4. Функції управління та їх зв'язок зі структурою.

Функції управління - сукупність дій однорідних по деякомуознаками, що забезпечують досягнення приватної цілі і спрямованих надосягнення спільної мети управління.

Виділяють 3 групи функцій:

1. Виробничі.
2. Управління виробництвом.
3. Управління управлінням.

Виробничі функції здійснює виробничий персонал
(фахівці): робітники, техніки, інженери, конструктори, технологи,інспектори, секретарі, бухгалтери, продавці. Опції що здійснюються застворення і продажу товарів і послуг.

Управління виробництвом здійснюють майстри дільниць, бригадири,керівники груп і проектів, тобто Ті, у яких у підпорядкуванні фахівці
(менеджери).

Управління управлінням здійснюють керівники, у яких у підпорядкуваннізнаходяться менеджери, керівники, що займаються стратегічним управлінням,зовнішнім представництвом і консультаційною діяльністю. Вони направляютьдіяльність менеджерів відповідно до мети і місією організації.

Розподіл функцій управління.

| Категорії | Управління | Управління | Виробництво |
| працівників | управлінням | виробництвом | |
| Керівники | + | +? | -? |
| Менеджери | - | + | +? |
| Фахівці | - | - | + |

Кожна функція управління відрізняється 3-ма параметрами:

1. Трудомісткістю, яка вимірюється у годинах.
2. Складністю:

- низька складність - технічні операції;

- середньої складності - логічні операції;

- висока складність - творчі операції.
3. Самостійність - визначається через калькуляцію всіх видів операцій і складових конкретну функцію управління (КФУ).

Лекція 5. Конкретні функції управління (КФУ).

КФУ - найважливіший елемент при побудові структури організації, оскільки від їхнабору (набору КФУ) залежить обсяг і структура системи управління.

Малі підприємства мають близькі по трудомісткості і складності КФУ. Їх можнаподілити на 4 групи.
1. Базовий.
2. Галузевий.
3. Груповий.
4. Спеціальний.

Базовий набір:

- управління виробництвом

- управління бухгалтерським обліком

- управління технічним і соціальним розвитком

- управління технічним і соціальним забезпеченням

- управління технікою безпеки

- управління працею і заробітною платою

- управління персоналом

- управління маркетингом

- управління фінансами

- управління охоронної безпекою

- стратегічне управління

- управління представницькою діяльністю.

Галузевий набір:

- пов'язаний з галузевою специфікою.

Груповий набір:

- залежить від правових форм (АОО, ЗАТ, ТОВ) та від виду організації.

Спеціальний набір:

- пов'язаний з реалізацією спеціальних функцій (зовнішньоекономічна діяльність, благодійність).

Лекція 6. Процедури та операції.

Функції управління можна представити як набір типових процедур
(формулювання завдання, збір інформації, розробка варіантів рішень,затвердження рішень, організація виконання роботи і складання роботизамовнику).

Процедура - це будь-яка частина діяльності та об'єкти, пов'язані з нею,повторюються при однакових зовнішніх умовах.

Процедура ділиться на операції.

Операції - це діяльність з виконання функцій, які можнарозглядати як елементи при побудові алгоритму.

Класифікація операцій по об'єкту діяльності з порядку спаданняскладністю.

Лекція 7. Організаційна система. Система управління. Стратегічнеуправління. Розподіл функцій.

Організаційна система - система, в складі якої знаходятьсяорганізації + система управління управлінською діяльністю.

Система управління - сукупність всіх елементів, підсистем ікомунікацій між ними, а також процесів, що забезпечують заданийфункціонування організації.

Система управління будується на базі типового функціонального ланки,яке проектується на основі наступних принципів:

1. Принцип однозначності, тобто відображення одиничною самостійної функції.
2. Принцип детермінованості, тобто прийняття рішення засноване на 1 вході і виході 1.

in out

3. Принцип стабільності, тобто зміна трудомісткості функції, в нормативних межах, не повинна відображатися на структурі зв'язку типового ланки з іншими ланками.
4. Принцип обмеженості, тобто сфера прийняття рішення в типовому функціональному ланці має чіткі межі.
5. Принцип узгодженості, тобто типове функціональна ланка має відповідати вимогам середовища функціонування.
6. Принцип деталізації, тобто типове ланка має реалізовувати одну функцію і мати всі процедури, необхідні для її реалізації.
7. Принципи вдосконалення, тобто повинна бути закладена можливість зниження трудомісткості і підвищення якості.

Для малого підприємства функціональна схема управління на базі типовогофункціональної ланки має такий вигляд:

СТРАТЕГІЧНЕ УПРАВЛІННЯ

УТ УТ УТ

ПР ПР ПР

СО СО СО < p> УПРАВЛІННЯ УПРАВЛІННЯ УПРАВЛІННЯ

ВИРОБНИЦТВОМ ПЕРСОНАЛОМ МАРКЕТИНГОМ

УТ

УТ УТ

? ПЗ

ОР

Кожна загальна функція управління складає КФУ, що включає набірпроцедур:

. підготовка рішень (ПЗ);

. узгодження (СО);

. прийняття рішень (ПР);

. твердження (УТ);

. організація виконання рішень (ОР).

Пріоритет процедур визначає відповідальність виконавця.

Можливі інші, відмінні від табличного розподілу функцій,розподілу функцій та операцій серед працівників:
1. Працівник виконує функцію 1. Кількість і професіоналізм працівників визначається складністю і трудомісткістю функції з одного боку і номами робочого часу з іншого.
2. Працівник виконує декілька функцій протягом періоду. Кількість праці визначається н лише складністю та трудомісткістю, але і сумісністю.

За параметром сумісності мости функції бувають:

. Однакові, тобто реалізуються за одними і тими ж правилами.

. Однотипні, що виконуються за різними правилами в одній сфері.

. Різнотипні, за різними правилами і в різних сферах.

Кількість функцій на одного працівника:

K1Фi - рівень складності (1-3);

K2Фi - коефіцієнт сумісності;

Kip - рівень складності (max);

Ti - трудомісткість функції;

Tn - нормативний час; n -- число функцій.

Норма виконання функції:

| Норма складності | 1 | 2 | 3 |
| Переходи. сумісних. | 1 | 2 | 3 | 1 | 2 | 3 | 1 | 2 | 3 |
| max к-ть ф-ий | 24 | 17 | 12 | 17 | 12 | 9 | 12 | 9 | 6 |

Лекція 8. Господарські організації. Їх еволюція.

Господарські організації - це організації, що задовольняють потребилюдини і суспільства в зовнішній для організації середовищі.

Товари Послуги Знання Інформація

Господарські організації можуть мати такі форми власності:

- державну

- муніципальну

- громадську

- орендну

- приватну

- групову

- змішані форми власності .

Господарські організації поділяються на 4 групи:

1. Мікро.
2. Малі.
3. Середні.
4. Великі.

До малого підприємства можуть бути віднесені господарські організації,задовольняють наступним критеріям:

1. Частка статутного капіталу, що належить його засновникам, які не є суб'єктами малого підприємства, не повинна перевищувати 25% від статутного капіталу. (Цей критерій дозволяє відрізнити малі від дочірніх.)
2. Граничне значення середньооблікової чисельності працівників не повинен перевищувати (середньосписковий - штатні співробітники без сумісників і договірників):

промисловістьбудівництвотранспорт 100 осіб

сільське господарствоінноваційна діяльність
(науково-технічні розробки) 60 чоловік

науканаукове обслуговуванняроздрібна торгівлягромадське харчуванняпобутове обслуговування 30 чоловік

оптова торгівляінші види діяльності 50 осіб.

Еволюція господарських організацій.

Лекція 9. Класифікаційні характеристики, форми господарськихорганізацій. Ставлення до власності.

Характеристика господарських організацій по пунктах, відмінним відвеличини:

1. За часом дії:

- строкові (у реєстраційних документах вказується, на який термін створена організація);

- безстрокові.
2. За сезону:

- такий вид організації дає можливість набирати персонал на певний період.
3. За масштабом виробництва:

- поодинокі;

- серійні;

- масові.
4. За спеціалізації виробництва:

- спеціалізовані;

- універсальні.
5. За номенклатурою:

- монономенклатурная;

- багато-номенклатурних.

Форми господарських організацій.

1. ТОВ - Товариство з Обмеженою Відповідальністю.
2. Товариство з додатковою відповідальністю.
3. АТ - Акціонерне Товариство.
4. Повне товариство.
5. Товариство на вірі.
+6. Виробничий кооператив.
7. Унітарні підприємства.
8. Споживчий кооператив.
9. Установи.
10. Асоціації та спілки.

Господарські організації мають у своєму розпорядженні власністю, необхідної длявиробництва основного продукту.

Відношення до власності:

1. Володіння (право споживання речі і отримання від нього доходу) може бути і незаконним. Законним власником може бути невласника

(орендар або заставодержатель).
2. Користування (експлуатація речі з правом одержання доходу).
3. Розпорядження (право визначати юридичну долю речі). Може існувати окремо від володіння.
4. Відповідальність цивільна чи тягар власності - обов'язок відшкодування збитків, сплати неустойки за заподіяну власнику збитків

(часткова, солідарна, субсидіарну).

(Субсидіарна - додаткова відповідальність третіх осіб, якщо вони гаранти по договору.)

Лекція 10. Суб'єкти та об'єкти організаційної діяльності.

Організаційна діяльність - створення або вдосконалення механізмууправління у відповідності з цілями і завданнями системи.

Ця функція здійснюється об'єктами і суб'єктами, відноситься доуправління управлінням. Об'єкти і суб'єкти визначаються по їхньому відношенню доуправлінським діям.

Суб'єкт - джерело управлінського впливу.

Об'єкт - приймач і виконавець управлінського впливу.

Суб'єкти організаційної діяльності виконують в рамках КФУ наступніпроцедури:

1. Прийняття рішень.

2. Затвердження рішень.

3. Організація виконання.

Об'єкти виконують процедури:

1. Підготовка рішення.

2. Узгодження рішення.

3. Інформаційна робота.

4. Здача робіт замовнику.

Поняття «суб'єкт» і «об'єкт» є відносними і залежать від місцяв ієрархічній структурі.

Необхідно розділяти і усвідомлювати відмінність своїх прав як об'єкта так ісуб'єкта. Це дозволяє менеджеру правильно будувати свою роботу,розподіляючи час між двома видами організаторської діяльності
Організаційна діяльність основних суб'єктів господарських тагромадських організацій включає загальні та конкретні види діяльності.

Загальні, тобто не залежать від предметної області, види діяльності,викладені у вигляді положень про відділи і служби та посадових інструкціях.

До об'єктів організаційної діяльності на рівні країни відносяться:президент, члени Ради федерації, депутати Державної Думи,голова уряду, федеральний міністр.

Їх організаційна діяльність регламентується конституцією.

До суб'єктів організаційної діяльності господарських організаційналежать: директор, його заступники, колективні органи компанії, зовнішніоргани нагляду (пожежні, податкові інспекції тощо).

Організаційна діяльність суб'єктів поділяється на специфічну ізагальну.

І ті й інші види діяльності відображаються у таких документах якположення та інструкції діяльності суб'єктів управління організації.

Лекція 11. Види організаційних робіт, що виконуються різними суб'єктамиуправління (приклади).

Директор організації зобов'язаний виконувати такі функції:

1. Організовувати дотримання законів (РФ). За порушення законів директор несе персональну, адміністративну та кримінальну відповідальність.
2. Забезпечувати злагоджену роботу підрозділів і заступників.
3. Організовувати виконання рішень вищих органів або власників організації.
4. Організовувати виконання виробничого плану, укладених договорів та інших угод.
5. Виконувати представницькі функції організації в зовнішньому середовищі.
+6. Створювати сприятливі умови для продуктивної і безпечної праці.
7. Організовувати облік результатів роботи організації та надавати його результати визначеним у законодавстві або статутних документах органам.
8. Забезпечувати комунікації, необхідні для ефективної роботи персоналу.

(Директор стверджує номенклатуру справ в організації.)

Заступник директора з економічних питань (він же головнийекономіст, він же фінансовий директор) виконує наступні видиорганізаційних робіт:

1. Удосконалює діяльність організації, спрямовану на досягнення найкращих результатів при найменших витратах.
2. Координує діяльність усіх підрозділів з розробки перспективних і поточних планів економічного розвитку.
3. Створює і покращує нормативи трудовитрат, витрачання матеріалів і використання виробничих потужностей (вводить і змінює внутріфірмові нормативи з трудозатратах і т. д., може користуватися стандартними нормативами, але може розробляти і затверджувати).
4. Організовує розробку планової та облікової документації (з питань економіки).
5. Проводить техніко-економічний аналіз та планування, впровадження нової техніки, винаходів, раціоналізаторських пропозицій і розділів бізнес-планів.
6. Проводить комплексний економічний аналіз.
7. Організовує якісне заповнення статистичної та бухгалтерської звітності і здійснює контроль над нею. (Бухгалтерія відноситься до сфери діяльності заступника директора з економіки.)

Заступник директора з маркетингу повинен:

1. Проводити або керувати дослідженнями кон'юнктури ринку та споживчого попиту.
2. Забезпечувати рекламу і стимулювання збуту продукції.
3. Організовувати сервісні центри з ремонту, експлуатації та технічного обслуговування.
4. Розробляти і реалізовувати довгострокові, середньострокові, оперативні програми маркетингу.
5. Збір і систематизація комерційної інформації по кон'юнктурі ринків збуту продукту.
+6. Створювати бази даних по маркетингу, що включають заявки на постачання, характеристики ринку, дані про його сегментах.
7. Організовувати мережу збуту.
8. Визначати вимоги до асортименту, обсягу, номенклатурі продукції, що випускається.
9. Планувати продуктовий портфель організації.
10. Брати участь у роботі ярмарків, виставок, презентацій.
11. Планування відвантаження готової продукції. Контроль мсполненія контрактів.

Начальник відділу матеріально-технічного постачання (він же заступникдиректора з логістики, начальник відділу логістики):

1. Здійснює контроль за укладанням договорів поставки з матеріально-технічного забезпечення.
2. Організовує своєчасне придбання матеріальних ресурсів, їх зберігання та доставку згідно з виробничою програмою і нормами витрати.
3. Організовує роботу складських підрозділів. Забезпечує умови збереження і безпеки матеріальних ресурсів.
4. Організовує інвентаризацію матеріальних цінностей на складах.

Заступник директора з виробництва:

1. Організовує своєчасний випуск якісної продукції.
2. Забезпечує застосування стандартів, технічних умов, нормативних документів, необхідних для виробництва продукції.
3. Забезпечує керівництво та контроль за діяльністю виробничих підрозділів.
4. Забезпечує дотримання норм охорони праці, техніки безпеки, промислової санітарії.
5. Організовує реалізацію виробничих планів підприємства.

Лекція 12. Мале підприємництво.

Підприємницька діяльність - самостійна діяльність,що здійснюється на власний ризик, спрямована на систематичнеотримання прибутку від користування майном, продажу товарів, виконанняробіт тощо, суб'єкти якої зареєстровані в цій якості ввстановленому законом порядку.

Великі підприємства - визначають економічну і технічну міць країни.
З метою сомосохраненія тяжіють до інтеграції в міжнародному масштабі. Увнаслідок чого втрачають національну прив'язку і можуть діяти на шкодунаціональним економічним інтересам.

Середній бізнес - залежить від внутрішньої економічної кон'юнктури, якавизначається впливом з боку імпортних товарів. Його завдання --утримати свою частку національного ринку.

Малий бізнес - швидка адаптація до жорстких зовнішніх умов відбувається нарівні малих підприємств, які використовують свої об'єктивні перевагив гнучкості, мобільності й швидкості пристосування до запитів ринку.

До 1998 року було близько 127 000 підприємств. Державні підприємствазараз складають 16% від загальної чисельності юридичних осіб, у тому числі 13
000 унітарних підприємств. І всього 5 000 пакетів акцій, закріплених увласність державою.

По галузях приватизовано:

У кольоровій металургії - 92%

У нафтохімічній промисловості - 95%

У чорній металургії - 99%

У легкій промисловості - 100%

У сільському господарстві - 60-70%

Після приватизації пройшов процес розукрупнення підприємств, і на базіколишніх державних підприємств створені малі та середні. Але більшістьпідприємств, створених у процесі приватизації, зберегли застарілутехніку і технологію, а також архаїчні структури та методи управління.
Слабкий інноваційний потенціал, тобто незатребуваність досягнень ТНПпри розробці і виробництві продукції.

Іншими проблемами приватизованих підприємств є недолікимотивації персоналу, авторитарні способи прийняття рішень, неефективністьвикористання ресурсів, великі матеріальні витрати, слабка контрактна ітехнологічна дисципліна, фінансові труднощі, пов'язані з неефективноюподатковою політикою, боргами.

загально-системні проблеми в управлінні малими підприємствами.

1. Орієнтація на короткострокові результати, відсутність стратегічного підходу.
2. Зниження рівня компетентності управління. Реактивний управління.
3. Недолік інформованості про стан ринку.
4. Посилення протиріч між керівником і працівниками.

ВЛАСНИКІВ

МЕНЕДЖЕР ПРАЦІВНИК

Зв'язки елементів класичного управлінського трикутника повинні бутитакими, щоб забезпечувати рівновагу системи, необхідне для її розвитку.
У сучасних умовах в Росії цей трикутник несформована або немає стійкість, тому що рада директорів не відображає інтересизовнішніх акціонерів, профспілки слабкі, колективні договори не укладаються.
Представництво колективів у системі прийняття рішення відсутня,правління відображає інтереси директора.

У результаті, управління підприємством представляє рівнодіюча сил директораі стратегічного інвестора, що призводить до конфлікту, частіше на користьінсайдерів.

Фактори зовнішнього середовища несприятливі для малих підприємств.

1. Взаєморозрахунки з підприємствами.
2. Домінанта ціноутворення (вплив фактора ціноутворення).
3. Вільний вибір контрагентів (суміжників, покупців і так далі).
4. Фактор інтеграції між підприємствами мало розвинений (у зв'язку з низьким рівнем виконання контрактів).
5. Система оподаткування (70% збанкрутілих малих підприємств - боржники бюджету - доведені до банкрутства штрафами за несплату податків).

Лекція 13. Документаційне забезпечення організаційної системи.

Документ - це інформація, записана на матеріальному носії будь-якимспособом, видана чи отримана юридичною або фізичною особою длявикористання у своїй діяльності.

Діловодство - сукупність робіт з документування управлінськоїдіяльності та організації документообігу.

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створенняабо отримання до виконання або відправлення.

Рух документів - це рух управлінської інформації длявиконання функцій управління, прийняття рішень та їх втілення в життя.

При створенні документів необхідно дотримуватися принципу достатності інеізбиточності.

Культура роботи з документами визначає рівень організаційної культурина підприємстві і забезпечує підвищення ефективності управління.

У малих підприємствах більш проста схема управління (більш проста схемадокументообігу (ця система більш раціональна.

Документообіг - регламентована схема руху документів зпунктами обробки для виконання необхідних творчих, формально -логічних і технічних операцій з документами.

Вимоги до документообігу:

1. Прямо точність руху (або зверху вниз - спадний, або знизу вгору

- висхідний, без створення петель).
2. Вибірковість у розподілі документів відповідно до функціональних обов'язків.
3. Необхідність і достатність маршруту.
4. Однаковість маршруту.

Основними нормативними документами в організації, які регламентуютьдокументообіг, є інструкція з діловодства та номенклатурасправ.

Документообіг - одна з функцій організації.

Документообіг складається з наступних документопотоків:

1. Вхідного, що складається з документів вищестоящих організацій, органів влади та управління, підвідомчих організацій, непокора організацій (організацій, що існують у зовнішньому середовищі паралельно), контрольованих організацій, громадян.

+2. Вихідного, що складається з інформації, що направляється з організації в зовнішнє середовище (див. п.1, але у зворотній бік).

3. Внутрішнього, що складається з документів, що циркулюють між підрозділами та окремими виконавцями всередині організації.

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функцієюорганізації, порядку вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків зіншими організаціями.

Єдність правил документування управлінської діяльності забезпечуєзастосування державної системи документаційного управління,затвердженої урядом РФ 24.06.1992 № 118-р і ГОСТ638-90 іщо називається «Система організаційно-розпорядчих документів.
Вимоги до оформлення. »

Ця система визначає вимоги до оформлення документів і вводитьпоняття «бланк документа» і «реквізити документа».

Бланк документа - набір елементів обов'язкових для цього виду документа,розташованих у певній послідовності. Основними елементамибланка є реквізит.

ГОСТ передбачає наявність тридцяти обов'язкових реквізитів на бланкудокумента, але вони існують не одночасно, і для різних видів документаможливий різний склад

Перерахуємо деякі з них. Номер реквізиту відображає послідовністьїх нанесення на бланк.
+6. Міністерство.
7. Назва закладу, організації (див. Цивільний кодекс).
8. Структурний підрозділ.
9. Поштова адреса (юридичний), телефон, банківські реквізити, можливе включення e-mail.
10. Вид документа.
11. Дата складання документа у форматі дд.мм.гг.
12. Реєстраційний індекс.
13. Посилання на вхідний (зв'язок з іншими документами).
14. Місце створення (може відрізнятися від юридичної адреси).
16. Адресат.
(Всі вищеперелічені реквізити ставляться до бланку документа.)
17. Гриф затвердження (характерний для зовнішнього потоку).
18. Резолюція (наприклад на виконання документів, характерна для внутрішнього потоку).
19. Заголовок (короткий зміст документа, відповідає на питання «Про що?» І оформляється у форматі [Про ...]).
21. Текст документа.
22. Відмітка про додатки.
23. Підпис (найменування посади, сама?? одпісь, Прізвище І. Б.).
24.Согласованіе (з ким погоджений цей документ, із зазначенням посади,
Прізвища І. Б. особи, з якою узгоджений документ).
25. Візи (свідоцтво про знайомство з документом, вказується Прізвище І.
О.)
26. Друк (печать на підпис першої особи - у нас, в західній системі --підпис або печатка).
28. П.І.Б. виконавця документа.
29. Відмітка про виконання і направлення до справи.

Лекція 14. Контроль виконання документів.

Функція контролю виконання покладається на відповідального заділоводство, а також на лінійних керівників, які несутьвідповідальність за своєчасне виконання рішень, що відносяться до сфери їхкомпетенції.

Формальний контроль поділяється на:

- Попередній, який має активний управлінський вплив на хід виконання документів і регулює процес підготовки та прийняття рішення. Попередній контроль відслідковує ті процедури, які передують прийняттю рішення.

- Підсумковий, проводиться службою діловодства періодично і забезпечує збір і обробку аналітичної інформації про виконавчу дисципліну підприємства.

Контролю виконання підлягають всі зареєстровані документи , що вимагаютьприйняття рішення, складання відповідей, внесення змін до нормативних іінструктивні документи.

Предметом контролю в розпорядчих документах і рішенняхколегіальних органів служать не самі документи, а що містяться в нихзавдання і терміни.

Склад найбільш масових категорій контрольованих документів із зазначеннямтипових строків їх виконання вказується в інструкції з діловодства тамістить найбільш важливі з точки зору цілей організації види документів.

У технології контролю виконання виділяються 4 етапи:
1. Постановка на контроль.
2. Ведення контролю.
3. Зняття з контролю.
4. Аналіз виконавської дисципліни.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після реального іостаточного виконання всіх завдань, доручень і рішень, що містяться вдокументі і резолюціях і у випадках повідомлення результатів зацікавленимустановою або наявністю документального підтвердження виконаннядокумента.

При організації діловодства в системі управління слід виходити зтого, що документообіг - один з найважливіших обслуговуючих функцій,яка повинна виконуватися спеціальною службою або спеціально виділенимиспівробітниками.

Функцією такої служить документаційне забезпечення діяльностізакладу, куди входять прийом, облік, розподіл, друк і розмноження,а також відправка документів, контроль за їх виконанням, формування справ,поточне зберігання, підготовка справ до здачі в архів.

Наступна функція - це організаційно-методичне керівництводіловодством підрозділи, технічне і програмне забезпеченнясистеми діловодства та навчання і підготовка співробітників з веденнядокументів.

Лекція 15. Службові листи.

Службове лист - засіб обміну інформацією між установами тагромадянами, межд