Технологія проведення бізнес-процесу закупівлі.
Технологія проведення бізнес-процесу закупівлі складається з наступних стадій:

Визначення потреби в матеріалі
Вибір постачальників
Обробка замовлень
Контроль виконання умов договору
Надходження матеріалу
Оприбуткування матеріалу
Контроль рахунків
Визначення потреби в матеріалі
Визначення потреби в матеріалі включає наступні етапи:
-Визначення потреби в матеріалі.
-Підготовка заявки на матеріал.
-Оформлення заявки на матеріал.
-Узгодження заявки на матеріал.

Визначення потреби в матеріалі
На даному етапі відбувається визначення потреби в матеріалі, виходячи з
ППМ (планування потреби в матеріалах). Визначаються базовіхарактеристики необхідного матеріалу, можливі відхилення від них,необхідне його кількість і терміни постачання для передачі інформації в відділзакупівель у вигляді заявки на матеріал.
Підготовка заявки на матеріал
Заявка на матеріал являє собою внутрішнє повідомлення відділу закупівлі пропотреби в матеріале.В певної позиції вказується вид заявки наматеріал.Від заявки на матеріал визначає призначення матеріала.Заявкібувають наступних видів:
-Звичайна консигнація;
-Виробництво;
-Постачання третій особі;
-Переміщення запасів.
У заявці на матеріал функціональний відділ повідомляє базові характеристикинеобхідного матеріалу, можливі від них відступу у вигляді ідентифікатораматеріалу або групи матеріалів, необхідну кількість і терміни поставки.

Оформлення заявки на матеріал
У заявці на матеріал повинен бути точно вказано ідентифікатор необхідногоматеріалу або групи матеріалів, кількість і терміни поставки. Упевної позиції вказується вид заявки на матеріал.Від заявки наматеріал визначає призначення матеріала.Заявкі бувають наступних видів:

-Звичайна консигнація;
-Виробництво;
-Постачання третій особі;
-Переміщення запасів.
У позиціях, крім ідентифікатора, може бути присутнім короткий описматеріалу або групи матеріалів.
Узгодження заявки на матеріал
На даному етапі виконавець, готує і який оформляв заявку наматеріал узгодить її зміст з керівником функціональногоотдела.Такое узгодження може проводитися в допомогою проставленняреквізиту "візи" у визначеному місці бланка заявкі.Еслі в процесіузгодження потрібно внести зміни, у такому випадку виконавецьпроводить повторну підготовку, оформлення та узгодження заявки на матеріал.
Вибір постачальників
Ця стадія складається з наступних етапів:
-Підготовка списку можливих постачальників.
-Відправлення запиту відповідно до заявки на матеріал.
-Вибір постачальників.
Підготовка списку можливих постачальників
На даному етапі, на підставі отриманої заявки на матеріал, співробітник відділузакупівель складає список можливих постачальників, що складається з постійнихпостачальників, з якими укладено договори на довгостроковеспівпрацю, і, можливо, нових, виявлених за допомогою різнихінформаційних каналів, у тому числі в результаті аналізу раніше отриманихкомерційних пропозицій.
Відправлення запиту на матеріал
Ця стадія складається з наступних етапів:
-Організація або відновлення листування з можливими постачальниками.
-Підготовка та оформлення запиту, відповідно до заявки на матеріал.
-Реєстрація відправлення запитів можливим постачальникам.
Організація або відновлення листування з можливими постачальниками.
На даному етапі з можливими постачальниками організовується абовідновлюється листування за допомогою обраного засоби зв'язку, яким можебути:
-Традиційна пошта;
-Засоби факсимільного зв'язку;
-Електронна пошта;
-Особиста доставка представником Виконавця (Замовника)
Підготовка та оформлення запиту відповідно до заявки на матеріал.
У відповідності з цією заявкою на матеріал відділом закупівельготується запит на матеріал, який є прохання допостачальнику на постачання матеріалу, ідентифікатор, необхідну кількість істроки поставки якого вказані у відповідних позиціях форми запиту.
Підготовлений і оформлений відповідним чином запит узгоджуєтьсяз керівником відділу закупівель, і якщо буде потреба, в нього вносятьсякоригування
Відправлення запиту можливим постачальникам
Підготовлений і відповідним чином оформлений запит на матеріалвідправляється можливим постачальникам за допомогою обраного засоби зв'язку,яким може бути:
-Традиційна пошта;
-Факсимільний зв'язок;
-Електронна пошта;
-Особистою доставкою представником.
Реєстрація відправлення запиту можливим постачальникам.
На підставі записів про відправлення запиту (зроблених при його відправленні) іінформації з документів, що підтверджують його отримання, роблятьсянеобхідні записи в реєстраційних формах.
Вибір найбільш відповідних постачальників.
Ця стадія складається з наступних етапів:
-Отримання пропозицій від можливих постачальників;
-Узгодження отриманих пропозицій;
-Реєстрація отримання комерційних пропозицій від можливих постачальників;
-Вибір найбільш відповідних постачальників.
Реєстрація отримання пропозицій від можливих постачальників.
При отриманні комерційних пропозицій від можливих постачальниківпроводиться їх реєстрація в установленому порядке.Цени та умови поставкиможливих постачальників реєструються до відповідного запиту. Длязареєстрованих пропозицій може бути складений порівняльний списокцін і умов постачання.
Узгодження отриманих пропозицій від можливих постачальників.
При виникненні питань за отриманими від можливих постачальниківкомерційним пропозиціям, проводиться узгодження по позиціях, що вимагаєпояснення або додаткової інформації

Реєстрація отримання пропозицій від можливих постачальників.
При отриманні комерційних пропозицій від можливих постачальниківпроводиться їх реєстрація в установленому порядке.Цени та умови поставкиможливих постачальників реєструються до відповідного запиту. Длязареєстрованих пропозицій може бути складений порівняльний списокцін і умов постачання.
Вибір найбільш відповідних постачальників.
На основі порівняльного списку цін і умов постачання длязареєстрованих та узгоджених комерційних пропозицій від можливихпостачальників, факту наявності або відсутності в даний момент з нимидовгострокових договірних відносин, а також на основі додатковоїінформації про компанію - можливе постачальника проводиться вибір найбільшпридатних постачальників.
Обробка замовлення.
На даній стадії виконуються наступні етапи:
-Оформлення і відправка замовлення;
-Виконання зобов'язань з оплати замовлення.
Оформлення і відправлення замовлення.
На даному етапі проводяться наступні операції:
-Підготовка замовлення;
-Перевірка на наявність довгострокових договорів з постачальником;
-Оформлення або продовження договору з постачальником;
-Оформлення замовлення;
-Відправлення замовлення обраному постачальнику;
-Реєстрація відправки замовлення.
Підготовка замовлення.
При підготовці замовлення на матеріал, в його позиціях повинні бути вказані:
-Ідентифікаційний номер замовлення;
-Дата відправлення замовлення.
-Ідентифікатор замовляється матеріалу або групи матеріалів;
-Короткий опис замовляється матеріалу або групи матеріалів;
-Вибрані умови поставки.
Позиції визначаються відповідно до запиту на матеріал і вибранимпропозицією.
Перевірка на наявність договору про довгострокову співпрацю з обранимпостачальником.
На даному етапі перевіряється наявність договорів на довгостроковеспівробітництво з обраним постачальників. У разі відсутності ранішеукладеного договору, або закінчення терміну його дії, соответсвенноздійснюється процедура укладання або продовження.
Оформлення або продовження договору.
На даному етапі в разі відсутності договору з постачальником або закінченнямтерміну його дії, проводиться процедура його укладення або продовження,відповідно.
Оформлення замовлення.
При оформленні замовлення в ньому у відповідних позиціях повинно бути зазначено:

-Ідентифікаційний номер замовлення;
-Дата відправлення замовлення.
-Ідентифікатор замовляється матеріалу або групи матеріалів;
-Короткий опис замовляється матеріалу або групи матеріалів;
-Вибрані умови поставки.
Оформлений замовлення узгоджується, і у разі виявлення неточностейготується і оформлюється заново.
Відправлення замовлення обраному постачальнику.
Підготовлений, оформлений та узгоджений відповідним чином замовленнявідправляється обраному постачальнику за допомогою перевагу каналу зв'язку,яким може бути:
-Традиційна пошта;
-Факсимільний зв'язок;
-Електронна пошта;
-Особистою доставкою представником.
Реєстрація відправки замовлення постачальнику.
При відправці замовлення постачальнику робиться відмітка у відповіднійреєстраційній книзі.
Виконання зобов'язань з оплати замовлення.
На даній стадії виконуються наступні етапи:
-Отримання інвойсу відповідно до замовлення.
-Узгодження отриманого інвойсу;
-Виконання зобов'язань з оплати замовлення.
-Відправлення повідомлення про виконання зобов'язань з оплати.
-Отримання повідомлення про терміни готовності до відвантаження;
Отримання інвойсу (рахунки-фактури) відповідно до замовлення.
Відповідно до відправленим замовленням, від постачальника повинен бути отриманийінвойс в якому визначені умови виконання процедури закупівлі. Упозиціях інвойсу повинні бути зазначені наступні дані:
-Ідентифікаційний номер інвойсу;
-Дата відправлення інвойсу;
-Ідентифікатор замовляється матеріалу або групи матеріалів;
-Кількість матеріалу;
-Умови оплати згідно з договором c зазначенням реквізитів рахунку;
Узгодження отриманого інвойсу (рахунки - фактури).
У разі виникнення питань за отриманим інвойсом, вони узгоджуютьсяз постачальником і в разі необхідності можуть бути змінені позиції замовлення ізроблено запит на висиланіе повторного інвойсу.
Виконання зобов'язань з оплати.
На даному етапі проводиться виконання зобов'язань по оплаті замовлення, вВідповідно до інвойсом та умовами договору.
Відправлення повідомлення про виконання зобов'язань з оплати.
Як тільки зобов'язання з оплати виконані, Замовник за допомогою обраногозасоби зв `язку інформує про це постачальника, відправляючи повідомлення провиконання зобов'язань з оплати згідно з договором.
Отримання повідомлення про терміни готовності до відвантаження.
Постачальник, у разі отримання повідомлення про виконання Замовником зобов'язаньз оплати, відповідно до договору, відправляє повідомлення, в якому зазначенітерміни, в які він готовий провести відвантаження (постачання матеріалу),згідно з умовами поставки за договором, у разі підтвердження виконаннязобов'язань з оплати зі свого боку.
Контроль виконання умови договору з поставки матеріалу.
На даній стадії проводяться наступні етапи:
-Відстеження місцезнаходження вантажу (матеріалу) в процесі доставки;
-Реєстрація відступу від контрольних дат щодо умов поставки, згідно здоговору.
Відстеження місцезнаходження вантажу (матеріалу) в процесі доставки.
На даному етапі Виконавець з відділу закупівель компанії Замовникаконтролює місцезнаходження і стан вантажу (матеріалу) в процесі йогодоставки аж до кінцевого пункту, згідно з договором. Контроль починаєпроводитися після отримання замовником повідомлення, що матеріал відвантаженийзі складу постачальника. Виконавець фіксіруетвсе відступу від контрольнихдат за договором і всі факти порушення її пунктів і умов.
Реєстрація відступів від контрольних дат за умовами поставки.
Відхилення від контрольних дат, згідно з угодою, і факти порушення йогопунктів і умови, зазначені Виконавцем з відділу закупівель компанії
Замовника, відповідним чином реєструються, щоб служити в якостіматеріалу для можливого подальшого виставляння претензій Постачальнику.
Надходження матеріалу.
На даній стадії проводяться наступні процедури:
-Організація прийому вантажу в установленому місці;
-Зіставлення характеристик отриманого матеріалу з заявленими
Постачальником.
-Виставлення претензій за фактом відступи від умов договору.
Організація прийому вантажу в установленому місці.
Відповідно до умов поставки за договором, компанія Замовникприймає вантаж (матеріал) у міру надходження у встановленому договоромместе.Проізводітся контроль фактично отриманого вантажу.
Зіставлення характеристик отриманого матеріалу з заявленимипостачальником.
Після отримання матеріалу, фахівцями Функціональні відділи компанії
Замовника проводиться перевірка відповідності характеристик, якості ікомплектності отриманого матеріалу з заявленими Постачальником іреєструються виявлені відхилення.
Виставлення претензій у відповідності з невиконанням окремих умовдоговору.
У разі невиконання Постачальником окремих умов і пунктів договору,або відхилень від них, які спричинили збитки чи іншої шкоди Замовнику, уВідповідно до договору, здійснюється процедура виставлення претензії,у відповідності із зареєстрованими невиполненіемі умов договору абовідхиленнями від них.
Оприбуткування матеріалу.
Після приймання вантажу Замовником проводиться процедура оприбуткуванняматеріалу. На даному етапі вантаж розміщується на складах Замовника і вспеціально заведену картка матеріалу заносяться наступні дані:
-Ідентифікатор матеріалу;
-Дата поставки та ідентифікаційний номер договору, за яким булапроведена закупівля.
-Кількість;
-Короткий опис матеріалу;
-Цілі закупівлі (Внутрішнє або зовнішнє споживання).
Контроль рахунків.
На даному етапі проводиться перевірка правильності руху фінансовихпотоків у процесі виконання договору на Закупівлю, виконання податковихвідрахувань, обчислення митних зборів та інших витрат, зроблених урамках цього бізнес - процесу.