Зміст

Уніфікація і стандартизація управлінських документів 3

Наказ про підсумки роботи з документами в 2001р. У ВАТ "Батьківщина"

15

Список використаної літератури

16

1. Уніфікація і стандартизація управлінських документів.

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковостіскладу та форм управлінських документів, що фіксують здійсненняоднотипних управлінських функцій і завдань.

Стандартизація документів - форма юридичного закріпленняпроведеної уніфікації та рівня її обов'язковості. Встановленонаступні категорії стандартів:
. державні стандарти (ГОСТ).
. галузеві стандарти (ОСТ);
. республіканські стандарти (РСТ).

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількостізастосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості,зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційноїсумісності різних систем документації по однойменних ісуміжних функцій управління, більш ефективного використанняобчислювальної техніки.

Робота з уніфікації включає:
. розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документації;
. впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД у республіканських та галузевих УСД:
. впровадження розроблених ОКТЕІ;
. ведення УСД і ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації та їхній подальший розвиток;
. розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі й не увійшли до УСД, а також їх державну реєстрацію;
. розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відображають специфіку галузі.

Організаційне та методичне керівництво уніфікацією істандартизацією документів, координацію робіт і контрольздійснює головна організація з координації впровадження іведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу ведеголовна організація з впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в галузі.

уніфікація і стандартизація управлінських документів слідрозглядати як один з факторів підвищення продуктивностіуправлінської праці. Уніфікація документів - це вибір раціональнихструктур їх побудови, приведення документів однаковості на основівстановлення раціонального кількості їх форм і типізація їх побудови.
Вона застосовується не тільки до управлінських документів, але і до новихсистемам. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні та залізничніквитки.

За способом виготовлення є:

- уніфікація від загального до конкретного. Полягає в побудові формуляра -зразка документів для конкретної системи документації і встановлення найого основі складу реквізитів для даної системи документації, окремихвидів документів, конкретного документа і т. д.;

- одноманітність форм документів та правил їх побудови, складання,оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації і трафаретізаціідокументів, уніфікації розташування даних на полі документа, виробленнятехнологій та умовних скорочень;

- комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всівимоги до даного документу на всіх стадіях його створення, заповнення, обробкиі зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливостілюдини і параметри технічних засобів;

- інформативність. Чи означає включення в документи тільки тих реквізитів,які потрібні для вирішення конкретних завдань, для пошуку і підтвердженняюридичної сили документа;

- скорочення кількості видів документів. Досягається за рахунок вдосконаленняметодів управління, наприклад, у напрямку повсюдного застосуванняоргтехніки;

- стабільність вимог до документів (встановлені державними ігалузевими стандартами);

- пару з діючими системами класифікації та кодування техніко -економічної інформації;

- економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів всистему документації, широкого застосування бланків, раціональної компоновкиформ документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів і т. д.

Існує 3 способи уніфікації текстів: трафарет, анкета татаблиця.

Трафарет-це спосіб фіксації постійної інформації у вигляді зв'язаноготексту з пробілами для змінної інформації. У формі трафарету створюютьсяряд наказів, заяв.

Анкета-спосіб представлення уніфікованого тексту, при якомупостійна інформація розташовується в лівій частині листа, а зміннавноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа. Ууніфікованої системи документації на організаційно-розпорядчідокументи анкетних методом змодельовані накази з прийому, перекладу,звільненню; кадрові доповідні і пояснювальні записки. Переваги анкет:спрощується підготовка документа, полегшуються машинописні роботи; створюютьсяпередумови для копіювання інформації.

Таблиця - розірваний текст, розташований за певнимпринципом: постійна інформація розташована в заголовках граф і боковику, амінлива - на перетині відповідних граф і рядків. Має великуінформаційною ємністю, дозволяє строго класифікувати, кодуватиінформацію, легко підсумовувати дані. Однак він більш складний у машинопису.
У табличній формі в УСД по ОРД представлені: штатний розклад, графіквідпусток, кадрові накази.

Ефект від уніфікації та стандартизації управлінських документів буваєнепрямим (підвищення якості управління, ефективності використанняоргтехніки, прискорення оборотності фінансових коштів) та прямим (зниження витрат праці (а отже і витрат на заробітну плату) прироботі з документами, витрат матеріалів на їх виготовлення, питомихкапвкладень на оргтехніку, витрат на амортизацію та ремонт оргтехніки).

Стандартизація - це діяльність із встановлення норм, правил іхарактеристик з метою забезпечення:

- безпеки продукції, робіт і послуг; життя і здоров'я

- технічної та інформаційної сумісності, а так само взаємозамінний продукцією

- економії всіх видів ресурсів.

Всі ГОСТи, що діють на території нашої країни об'єднали вєдину державну систему стандартизацію - ієрархічно організованусистему класифікації і самих ГОСТів.

З метою скорочення кількості застосовуваних у діяльності установидокументів, типізації їх форми, зниження трудових, часових і матеріальнихвитрат на їх підготовку і обробку, досягнення інформації. Сумісностіавтоматизованих баз даних в народному господарстві проводяться роботи зуніфікації документів і створення уніфікованих систем документації (УСД).

УДС - сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документа,забезпечують документовані подання даних у певних видахгосподарської діяльності.

В основі створення УСД лежить метод уніфікація - встановленняодноманітності складу та форм управлінських документів створюваних прирішенні однотипних управлінських завдань. Одночасно розробляютьсякласифікатори техніко-економічної з соціальної інформації,забезпечують інтегративну автоматизовану обробку даних.

Державна система документованого забезпечення управління
(ГСДОУ) - це сукупність принципів і правил встановлюють єдинівимоги до документації управлінської діяльності та організації роботиз документами в органах державного управління на підприємствах.

Основна мета ГСДОУ упорядкування документа обороту організаціїскорочення кількості та підвищення кількості документів, створення найбільшсприятливих умов для застосування технічних засобів і сучаснихтехнологій збору., обробки і аналізу інформації.

Основні положення ГСДОУ охоплюють питання документуванняуправлінською діяльністю, організації роботи з документами, механізаціїта автоматизації роботи з документами.

Розрізняють такі види документів:

- За призначенням (засоби фіксації фактів (авто протоколи, звіти) і засоби передачі документів (лист, телеграма)).

- За походженням (службові та особисті документи).

- За формою (індивідуальні, типові, трафаретні).

- По термінах виконання і зберігання (постійні, довготривалі, тимчасові).

- За місцем складання (внутрішні і зовнішні).

- За найменуванню (прокази, укази, звіти).

- За стадіями створення (виписки, відпустка, оригінали).

При складанні документів використовуються наступний склад реквізитів:

01 - герб РФ

02 - герб суб'єкта РФ

03 - емблема організації або товарний знак

04 - код організації

05 - код форми документа

06 - назва організації < p> 07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу

09 - дата документа

10 - реєстраційний номер документа

11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа

12 - місце складання або видання документа

13 - гриф обмеження доступу до документа

14 - адресат

15 - гриф обмеження доступу до документа

16 - резолюція

17 - заголовок до тексту

18 - позначка про контроль

19 - текст документа

20 - відмітка про контроль

21 - підпис

22 - відмітка про наявність

23 - візи узгодження документа

24 - друк

25 - відмітка про замирення копії

26 - позначка про виконавця

27 - позначка про виконання документа і направлення його до справи

28 - відмітка про надходження документа в організацію

29 - позначка для автоматичного пошуку документа.

1. - Розміщують на бланках документа відповідно до положення про державний герб РФ.

2. - Завадять на бланках документа у відповідності з правовими актами суб'єктів РФ.

3. - Емблему організації або товарний знак розміщують на бланках організацій відповідно до статуту (Положення про організацію) якщо на бланку вже є герб РФ або герб суб'єкта РФ, то емблему не відтворюють.

4. - Код організації розставляють по загальноросійському класифікатором підприємств.

5. - Код форми документа розставляють по загальноросійському класифікатором управління документації.

6. - Найменування організації повинне відповідати найменуванню, закріпленому установчого документу. Найменування іноземною мовою відтворюють у тих випадках, коли воно закріплене в статуті і розміщують нижче найменування російською мовою. Приклад: ТОВ

«СИГМА»

"SIGMA" Ltd

7. - Назва організації включають: поштова адреса, номер телефону та інші відомості за рішенням організації (номери факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, web - сторінка в інтернеті). Приклад: 352290

Краснодарський край

Отрадненський р-н

Вул. Миру

АТ «Вогник»

Р/с 20012345627744121235

Тел.:

Факс:

8 . - Назва структурного підрозділу складається або виданого в організації регламентується статутом і повинно відповідати видам документів передбаченої в Урд. Цей реквізит оформляється великими літерами і пишеться на всіх документах крім листів.

9. - Датою документа є дата його підписання або затвердження.

Оформляється трьома парами арабських цифр, такій послідовності: день, місяць, рік.

10. - Реєстраційний номер документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати.

11. - Посилання на реєстраційний номер містить реєстраційний номер і дату, на який дається відповідь.

12. - Вказують у тому випадку якщо утруднене його визначення за реквізитами.

13. - Гриф обмеження доступу для службового користування (СЕКРЕТНО), конфіденційно (комерційна таємниця) поставлена без лапок у правому куті.

14. - Адресат при адресований в організацію її назву вказують у називному відмінку, посада в давальному відмінку.

15. - Гриф обмеження доступу до документа поставлена в правому верхньому куті документа. Документ може затверджуватися должестним особою або спеціальним який створив документом. При затвердженні документа должестним особою поставлена гриф затвердження і слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади особи затверджує документ, особистий підпис і його розшифрування, її дата.

Приклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

Геніральний директор

ЗАТ «ГРАНД»

Особистий підпис розшифровка підпису

16. - Резолюція пишеться керівником безпосередньо на документі і включає:

- прізвище виконавця (кому доручається)

- зміст доручення (конкретні дії)

- термін виконання

- підпис керівника та дата підписання.
Приклад: Соловйову А.В. підготувати проект наказу

До 18.09.01 особистий підпис 18.08.01
17. - Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Заголовокузгоджується найменуванням виду документа і може відповідати на питання: прочому, про кого або кого, чого.
Приклад: 1). Про звільнення Іванова І.І. (в наказі)

2). АКТ списання продукції.
18. - Резолюція ставиться належним особою або підрозділом,здійснює контроль підрозділи. Позначку про контроль позначають наполе документа поруч із заголовком літерою «К» або словом на штампі
«Контроль».
19. - Текст документа зазвичай складається з двох частин. У першій частинівказується причини, підстави, цілі складання документа. У другійвисновки, прохання, пропозиції, розпорядження, накази. Якщо змістдокумента не має потребу в поясненні текст містить одну заключнучастину.
20. - Якщо в програмі не вживалося в тексті то вказується йогонайменування, кількість аркушів та примірників. За наявності декількохдодатків то вони нумеруються.
Приклад: програма 1: Контракт від 20.07.01 № 21, на 2л. в 3 прим.

2 АКТ прийому робіт від 15.09.01 № 17, на 1л. в 17прим.

Додаток до розпорядчих документів має оформлятися у правомуверхньому куті і повинно мати позначку «Додаток» із зазначенням назвирозпорядчого документа, його дати і його реєстраційного номера.
Приклад: Додаток 1

До наказу директора ВАТ «ЕРА»

Від 01.04.2001 № 12
21. - Підпис містить найменування посади особи яка підписала документ (ззазначенням підприємства, якщо документ надруковано не на бланку) особистий підписі його розшифрування. У розшифровці підпису ініціали ставляться перед прізвищем.
22. - Відмітка про наявність складається зі слова «ПОГОДЖЕНО»,посади особи, яка погоджує документ (включає найменуванняорганізації, підписи і її розшифровки і дати погодження).
Приклад: ПОГОДЖЕНО

Начальник Департаменту освіти

Підпис його розшифрування

18.09.01
23. - Візи узгодження документа містить підпис візує, їїрозшифровки, дату, при необхідності посаду візує.
Приклад: Юрист консулат

Підпис його розшифрування

18.09.2001
24. - Друк запевняє должестного справжність підпису особи на документахпередбачених відповідними нормативними актами; що засвідчують правоособи, які фіксують факти, пов'язані з фінансово-господарською діяльністю.
25. - Відмітка про замирення копії необхідна при засвідченні відповідності копіїдокумента оригіналу. Відмітка містить завірчого напис «Правда»,посаду особи завірити підпис, підпис і його розшифрування, датазамирення.
Приклад: Вірно

Менеджер з персоналу підпис його розшифрування

18.09.2001

Для замирення більш важливих документів поставлена печатка.
26. - Позначка про виконавця включає прізвище виконавця документа та номерйого телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій стороні або привідсутність місця на зворотному боці останнього аркуша документа в нижньомукутку.
27. - Відмітка про виконання документа і направлення його до справи включаєнаступні дані: короткі відомості про виконання, якщо відсутнядокумент, що свідчить про виконання або за наявності такого документапосилання на його дату і номер документа.
28. - Відмітка про надходження документа до організації містить порядковийномер і дату надходження документа. Позначку про наявність документа ворганізацію проставляють у вигляді штампу. Автоматичним нумератором або іншимспособом у нижнього поля першого аркуша документа.
29. - Позначка для автоматичного пошуку може містити ім'я файлу та іншідані про документ.

При друкуванні документів використовують 8 стандартних положеньтабулятора:

0. - Від межі лівого поля для друкуванні реквізитів "Заголовок до тексту», «Текст», «Відмітка про наявність додатків», «Відмітка про виконавця», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», «Підпис» і слів «Запевнивши »,« СЛУХАЛИ »,« ВИРІШИЛИ »,« Ю »,

« ПРОПОНУЮ ».

1. - На расстояніі 15 мм від лівого поля для початку абзацу у тексті.

2. - На відстані 48 мм від лівого поля для складання таблиць і трафаретних текстів.

3. - На відстані 72 мм від лівого поля для складання таблиць і трафаретних текстів.

4. - На відстані 96 мм від лівого поля для реквізиту «Адресат».

5. - На відстані 120 мм для реквізиту «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа».

6. - На відстані 144 мм для розшифровки підпису в реквізиті «Підпис».

7. - На відстані 168 мм для друкування слова «Копія» за зняття копій з документа.
Бланки документів.

Окремі реквізити є обов'язковими для кожного документу незалежно від його виду. Відсутність реквізитів у документі позбавляє йогоюридичної сили. До обов'язкових реквізитів відносяться постійні реквізити,що входять до складу бланка документа. Ці реквізити заздалегідь наносяться настандартний аркуш паперу тіпографним способом і утворюють офіційний
(фірмовий) бланк документа. ГОСТ встановлює 3 види службових бланківдля організаційно-розпорядчих документів:

- загальний бланк

- бланк листа

- бланк конкретного виду документа.

Загальний бланк використовується при виготовленні будь-яких документів крім листів.
Такий бланк включає найменування організації, до якої додається герб,емблема, найменування вищестоящих організацій. Особливу виділення листи яквиду документа та розробка спеціального бланка для листів пов'язано зіспецифікою листа призначеного для відправлення в інші організації.

Інші види ОРД є, як правило, внутрішніми документами і непотребують адресної інформації.

Бланк для листів містить реквізити «Найменування організації»,
«Довідкові дані організації», «Код організації». У бланку для листівпозначаються місця для розташування реквізитів «Дата документа»,
«Реєстраційний номер», «Посилання на доту і реєстраційний номердокумента ». Бланк для листів може містити зображення герба і емблеми,найменування вищестоящої організації.

Бланк конкретного виду документа містить реквізити «Найменуванняорганізації »,« Назва виду документа »,« Місце складання або виданнядокумента ». Бланк конкретного виду документа може містити знак герба абоемблеми, найменування вищестоящої організації і код форми документа за
ОКОД.

Організації суб'єктів РФ, як правило, використовують якдержавної мови не тільки російська, а й національну мову, томубланки цих організацій оформляються на двох мовах. На них друкуютьнаступні реквізити бланка: "Найменування підприємства», «Довідкові даніпро організацію »,« Місце складання або видання документа ». Якщо правомпідпису документа має не тільки керівник організації, а йкерівники структурних організацій, а також дожестние особи, тоорганізація може мати бланки структурних підрозділів і должестних осіб.
При виготовленні службових бланків використовують 2 основних паперу формату А4
(210 мм; 294 мм) і А5 (147 мм; 210 мм). Допускається використання бланківформату А3 і А6.

Список використаної літератури

1. ГОСТ Р 6.30-97 Уніфіковані системи документації. Уніфіці

рованная-система організаційно-розпорядчої документації.

Вимоги до оформлення документів. - М., Видавництво стандартів.

1997.
2. Зміна № 1 ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документів

тації. Уніфікована система організаційно-розпорядчого

документації. Вимоги до оформлення документів »з датою введе

ня з 1 квітня 2000 року.
3. ГОСТ 6.10.4-84 Уніфіковані системи документації. Надання

юридичної сили документам на машинному носії та машинограм

ме, що створюється засобами обчислювальної техніки. Основні за

розкладання. - М., Издательство стандартов, 1984.
4. ГОСТ 16487-83. Діловодство та архівна справа. Терміни та визна

поділу. - М., Видавництво стандартів, 1983.
5. Загальноросійський класифікатор управлінської документації. - М.,

Видавництво стандартів, 1994.
6. Державна система документаційного забезпечення управління.

Основні положення: Загальні вимоги до документів і службам до

кументаціонного забезпечення. - М., ВНІІДАД, 1991.
7. ГОСТ Р 1.5-92. державна система стандартизації Російської

Федерації. Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлений

нію. 1992.
8. М. В. Кірсанова, Ю. М. Аксенов. Курс діловодства: документація-

онное забезпечення управління. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибіру

ське угоду, 2001.