ЗМІСТ
Введення 2
1. Управлінню плинністю кадрів 3
2. Посадові обов'язки начальника відділу кадрів 13
3. Склад документів кадрової служби по руху персоналу 17
Висновок 31
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ 33
Введення
Персонал будь-якого підприємства представлений його кадрами. Склад іструктура кадрів постійно змінюється відповідно до зміни техніки,технології, організації виробництва і управління. Склад кадрівхарактеризується наступними показниками: освітній рівень,спеціальність, професія, кваліфікація, стаж роботи, вік, співвідношенняокремих категорій працівників. Характерно і те, що кадри - найбільшрухома частина продуктивних сил.
Безсумнівно, рух кадрів на підприємстві, являє собою нехаотичне переміщення персоналу з одного структурного підрозділу вінше, а навпаки, носить чітко-упорядковану і законно-регламентованудинаміку, управління якої, є однією з найбільш важливих функційменеджменту в організації. Тому, кожен керуючий (а зокрема, дляфункціонального менеджера це є основним завданням), повинен не тільки,добре уявляти собі цей процес, але й намагатися як-небудь,вдосконалити, поліпшити його (з точки зору управління), не порушуючивстановлених законодавством норм.
Під рухом кадрів звичайно розуміють:
- прийом на роботу;
- переведення на іншу роботу;
-- звільнення;
- надання відпусток;
- відрядження.
Дійсно, управління кадрами на підприємстві нерозривно пов'язаний зїх рухом. Тобто, управління кадрами, як раз, і визначає їхрух в рамках організації. Мета даного реферату - розглянути іохарактеризувати основні аспекти, що виникають в процесі руху кадрівна підприємстві, з точки зору керівника, що займається даноюпроблемою, то є - функціонального менеджера (начальника відділу кадрів).
Відповідно до мети, в даному рефераті, будуть розглянуті наступніпитання: по-перше, в першій частині - «Управління плинністю кадрів», будепоказано, те, що вивчення руху кадрів, слід починати з аналізуплинності робочої сили, як основної проблеми, з якою стикаютьсябагато керівників. Будуть виявлені основні етапи управління плинністюкадрів.
У другій - «Посадові обов'язки начальника відділу кадрів», будутьохарактеризовано основні обов'язки функціонального менеджера, яккеруючого рухом кадрів на підприємстві.
У третій - «Склад документів кадрової служби по руху персоналу»,будуть розглянуті документи та нормативні акти, необхідні длярегламентації і здійснення процесу руху кадрів на підприємстві.
У висновку будуть зроблені загальні висновки відповідно до розглянутоїтемою.
1. Управлінню плинністю кадрів
Під рухом кадрів підприємства розуміється сукупність усіх випадківнадходження на підприємство працівників ззовні і всіх випадків вибуття замежі підприємства. У попередні роки ця проблема привертала увагуекономістів у зв'язку з тим безсумнівним збитком, що плинність завдаєнародному господарству країни.
При розгляді проблеми руху кадрів на підприємстві слідпочинати з аналізу плинності робочої сили. Під плинністю зазвичай розумілосяте явище, яке є безпосередньою причиною зазначеногозбитку, а саме стихійне, неорганізований рух робочої сили.
Сьогодні плинність кадрів - також один з багатьох проблем, з якимистикаються сучасні підприємства. Слід розрізняти її природнийрівень в межах 3-5% від чисельності персоналу і підвищений, що викликаєзначні економічні втрати. Природний рівень сприяєоновлення виробничих колективів. Цей процес відбувається безперервноі не потребує будь-яких надзвичайних заходів з боку кадрових служб ікерівництва. Частина працівників йде на пенсію, частина звільняється зарізних причин, на їхнє місце приходять нові співробітники - в такому режиміживе кожне підприємство.
Інша справа, коли плинність істотно перевищує 3-5%. У цьому випадкувитрати стають значними і зростають зі збільшенням відтоку кадрів.
Як правило, відтік пов'язаний зі звільненням працівників. За останній часнайбільш гостро проблема масових звільнень виникає у вигляді реакції наекономіко-політичну ситуацію, взяти хоча б наслідки кризи всерпні 1998 року, коли спостерігалися масові скорочення працівників,наприклад, фінансової сфери. Потім, пристосувавшись до нових умов,підприємства були змушені знову набирати персонал. У результатінепродуманої політики повального скорочення персоналу й подальшоїпотім аврального набору відбувається руйнування сформованих колективів.
В останні роки на російських фірмах та підприємствах справи нерідкоскладалися так, що в інші організації працівники йшли цілимивідділами або бригадами. При цьому, окремі ділянки або цілі виробництвабули практично паралізовані. Поки набираються нові співробітники, поки вониспрацьовуються один з одним і стають колективом, проходить час, впротягом якого підприємство несе збитки, пов'язані не тільки з витратамина трудову адаптацію нових співробітників.
Високий рівень плинності кадрів майже завжди вказує на серйознінедоліки в управлінні персоналом і управління підприємством в цілому, цесвого роду індикатор неблагополуччя, хоча в деяких випадках рівеньплинності високий через специфіки виробництва (наприклад, великий обсягсезонних робіт).
Поетапно приведення рівня плинності до прийнятного значенням можнапредставити зокрема через можливість планування майбутніхзвільнень, ув'язування процесів звільнення з процесами найму, допомогизвільняються працівникам (аутплейсменту). Для вирішення цих та інших питань,які будуть позначені після, необхідно виходити з конкретної ситуаціїна підприємстві. Розглянута нижче методика передбачає впорядкованупоетапну діяльність, здійснення якої слід покластибезпосередньо на кадрову службу підприємства. Вся діяльність зуправління плинністю кадрів в рамках спільного управління персоналом можнапредставити у вигляді наступних послідовних стадій:
Малюнок 1 - Етапи управління плинністю кадрів
Розглянемо зміст кожного з етапів більш детально.
1 ЕТАП. Визначення рівня плинності кадрів.
На цій стадії необхідно відповісти на головне питання - чи єрівень плинності настільки високим, що призводить до необгрунтованихекономічних втрат, недоотримання прибутку підприємством? Зазначений вищерівень у 3-5% не повинен сприйматися як певний індикатор, оскількипрофесійна мобільність на конкретномупідприємстві формується під впливом сукупності факторів - галузеваприналежність, технологія виробництва, трудомісткість робіт,наявність/відсутність фактора сезонності у виробничому циклі, стилькерівництва, рівень і принципи корпоративної культури. Тому привизначенні індикативного рівня слід провести аналіз динаміки трудовихпоказників підприємства за можливо більший період часу (останніроки), виявити наявність і величину сезонних коливань плинності.
2 ЕТАП. Визначення рівня економічних втрат, викликаних плинністю кадрів.
Це дуже важливий етап і в той же час один з найбільш трудомістких,оскільки для його проведення необхідні спеціальні дані. Справа в тому, щоз початком проведення в країні економічних реформ одним з першихуправлінських аспектів, яким стали нехтувати підприємства, сталонормування праці, споконвічно покликана виявляти резервипродуктивності праці. Підприємств, на яких ведеться облік витратробочого часу, розробляються, дотримуються і регулярно переглядаютьсятрудові норми, на сьогоднішній момент можна назвати одиниці. Однакпроблемою слід займатися в будь-якому випадку, тому необхідно хоча бприблизно оцінити величину втрат, яка в будь-якому випадку в основномускладається з наступних показників:
. втрати робочого часу
- часовий інтервал між звільненням співробітника і прийняттям новогопрацівника, протягом якого незаповнені робоче місце не виробляєпродукцію;
. втрати, викликані проведенням процедури звільнення
- виплати вихідної допомоги працівника, що звільняється (якщо вонивироблялися). Тут можна також врахувати законодавчі особливостінарахування виплат, виробленим на різних підставах звільнення. Прискорочення штатів і при звільненні за власним бажанням суми виплатбудуть різними. Консультацію з даних питань може дати юридичнаслужба (юрист) підприємства Тобто можна розрахувати "переплачені" кошти ітакож включити їх до втрати;
- витрати робочого часу співробітника кадрової служби, що оформляєзвільнення;
. втрати, пов'язані із судовими витратами, пов'язаними з незаконним звільненням, подальшим відновленням і оплатою часу вимушеного прогулу. Ця стаття втрат може бути дуже значною, тому що шанси на відновлення на колишньому робочому місці дуже великі
. втрати, викликані проведенням процедури найму працівників на вакантне робоче місце
- витрати на пошук кандидатів (оголошення в засобах масовоїінформації, рекламні щити з оголошенням про прийняття на роботу тощо); --витрати на відбір кандидатів (витрати робочого часу кадрової служби,здійснює процедури відбору - тестування, співбесіда, перегляданкет та ін, і фінансові витрати на ті ж процедури);
- витрати, викликані оформленням прийнятих на роботу (витрати робочогочасу працівників кадрової служби, які здійснюють дане оформлення, іфінансові витрати на цю процедуру);
- прямі витрати з пошуку, відбору та оформлення кандидатів у виглядіоплати послуг кадрових агентств, організацій, що здійснюють підбірперсоналу. витрати на навчання прийнятого на роботу працівника
- витрати на проведення трудової адаптації працівника, навчання наробочому місці (наставництво, самонавчання, допомогу колег по роботі іін);
- витрати на навчання з відривом від виробництва;
. зниження продуктивності праці співробітників, які зважилися звільнитися. Подібні відомості можна отримати не тільки в ході розробки спеціального соціологічного дослідження на основі опитування, інтерв'ювання, але також і при аналізі даних якісно проведеної атестації персоналу.
. витрати на формування стабільних трудових колективів з нормальним соціально-психологічним кліматом. В даний час дуже поширеною є практика, коли керівництво підприємства з метою розвитку корпоративної культури, формування
"командного духу", згуртування колективу, організовує для своїх співробітників спільні відвідування спортзалів, проведення свят і т.д. Кошти, що направляються керівництвом підприємства на подібні цілі і увійдуть в цю статтю витрат.
Оцінивши розмір збитків, необхідно зіставити їх з витратами наусунення причин зайвої плинності кадрів. Однак колись необхідноз'ясувати, які причини ситуації, що склалася, чому відбувається відтікробочої сили.
3 ЕТАП. Визначення причин плинності кадрів.
Високий рівень плинності кадрів може бути викликаний специфікоювиробничо-господарської діяльності підприємства або недосконалістюсистеми управління ім. У першому випадку проблеми як такої немає і ніякихрішень не потрібно. У другому - слід докласти зусиль, щоб відшукативузькі місця в системі управління підприємством. Причини звільненьпрацівників з підприємства можна аналізувати в двох аспектах. Перший будегрунтуватися на формальному критерії, розділяє підстави звільненьзаконодавчим шляхом підстав розірвання трудових відносин,перерахованих в КЗпП РФ. У даному випадку перелік підстав будевичерпним, оскільки відповідні норми КЗпП не передбачаютьпринципово інших підстав для розірвання трудових відносин. Кадровастатистика підприємств з питань звільнень в основному складається знаступних підстав: за власним бажанням, у зв'язку з перекладом,тимчасові працівники, прогул без поважних причин (п 4.,. ст 33 КЗпП), задогляду за дитиною, за появу на роботі в нетверезому стані
(п 7., ст 33 КЗпП), щодо скорочення чисельності (п 1., ст. 33 КЗпП), у зв'язкузі смертю, вихід на пенсію, деякі інші. Відсутність або появапрецедентів звільнень з того чи іншій підставі веде відповідно дозвуження або розширення цього переліку. Тому одним з досліджень можебути аналіз кадрової статистики підприємства. Очевидною можливістю даногоаналізу є його порівнянність - з аналогічними даними іншихпідприємств, галузі в цілому.
Другий аспект пов'язаний з визначенням мотиваційної структури вибуттякадрів. Вона грунтується на реальних причини, що спонукають працівникаприйняти рішення про вихід з підприємства. У цьому випадку статистика службикадрів в кращому випадку лише частково може дати відповідь на питання - чомузвільнився працівник. Так, одна підстава "за власним бажанням" може бутипредставлено як:
- незадоволення рівнем оплати праці,
- затримки виплати заробітної плати,
- причини особистого характеру,
- важкі і небезпечні умови праці,
- неприйнятний режим роботи.
Організація найпростішого дослідження мотивів вибуття працівників зпідприємства, проводиться в мережі Інтернет за адресою www.job-today.ru, депропонується заповнити форму відповідей на питання "З якої причини Ви змінювалимісце роботи? ". Пропонована форма виводу результатів опитування, якпоказує час, не привносить скільки-небудь значної динаміки у вжещо склалася градацію мотивів звільнення, тому може бути представлена вЯк типову:
З якої причини Ви змінювали роботу?
Низька зарплата 43%
Відсутність перспектив зростання 24%
нескладний відносини з керівництвом 11%
Незручний графік роботи 6%
Незручне розташування роботи 5%
Інше 11%
Однак необхідно зробити єдине зауваження методологічногохарактеру. Під час розробки соціологічного інструментарію на конкретномупідприємстві (анкети, опитувального листа) слід більш деталізувати шкалувідповідей. Так при аналізі отриманих вище результатів виявляється, що часткавідповідей за "інших" мотивів (11%) співвідноситься з сумою часток по конкретнопозначеним причин вибуття ( "незручний графік" - 6% і "незручнерозташування "- 5%). Висновок очевидний - можливо, що в "іншому" як раз ікриється частина відповідей на поставлені питання, тобто потрібнододаткова деталізація мотивів.
Якщо ж деталізувати такі критерії, як "причини особистого характеру"або "неприйнятний режим роботи", а потім провести аналіз отриманих даних,то можна виробити реальні та обгрунтовані рекомендації щодовдосконалення різних моментів діяльності підприємства. Наприклад,звільнення з причин особистого характеру можуть бути викликані конфліктністюу відносинах "начальник - підлеглий", а, отже, можна виявитинедоліки в організаційній структурі підприємства, прийняти рішення прозміну інформаційних потоків і т.д. На причини звільнення завласним бажанням побічно може вказувати і половозрастной структураперсоналу: чоловіків до 27 років - з-за відходу в армію, жінок - по догляду задитиною, літніх працівників - у зв'язку з виходом на пенсію. З цього такожможна зробити рекомендації. Тому другим дослідженням може бутианкетування працівників підприємства.
Нарешті, в рамках даного етапу "Визначення причин плинності кадрів"можливо провести дослідження позиції менеджменту (якпредставників адміністрації будуть виступати не тільки керівникпідприємства, але і його заступники, начальник ОТІЗ, відділу кадрів, менеджерпо персоналу, майстри, бригадири і т.п.). Метод дослідження - інтерв'юабо анкетування.
Таким чином, власними зусиллями можливо провести три типидосліджень в рамках цього етапу, що дасть фактичний матеріал дляподальшого аналізу.
4 ЕТАП. Визначення системи заходів, спрямованих на нормалізаціюпроцесу вивільнення робочої сили, вдосконалення процедуризвільнення, подолання зайвого рівня плинності.
Для цього заходи можна розділити на три основні групи:
- техніко-економічні (поліпшення умов праці, вдосконаленнясистеми матеріального стимулювання, організації і у?? равленіявиробництвом та ін);
- організаційні (удосконалювання процедур прийому та звільненняпрацівників, системи професійного просування працівників тощо); --соціально-психологічні (удосконалювання стилів і методів керівництва,взаємин у колективі, системи морального заохочення та ін.)
Пропонується також виділити як дієвої заходи впровадженняпринципів аутплейсменту в роботу кадрових служб підприємств (тобто допомогизвільняються працівникам - психологічної, інформаційної,консультаційної). Переваги - це одна з небагатьох заходів, які не потребуютьзначних матеріальних витрат (за винятком випадків коли можезнадобитися проведення спеціальних психологічних тренінгів ззвільняти чи звернення по допомогу в кадрові агентства).
Так, що звільняє працівника можна забезпечити пакетом інформації,документів, консультацій. Працівнику можуть бути наданірекомендаційні листи; обов'язкова психологічна консультація;навчання методам пошуку роботи, навчання роботи з кадровими агентствами;консультація по порядку обігу на біржу праці, наданнявідповідних документів, інформування про терміни; консультація тапам'ятка, як вести себе на співбесіді; грамотно складене резюме;список кадрових агентств; список територіальних управлінь Комітету праціі зайнятості; розміщення оголошення в Інтернеті про пошук роботи дляспівробітників, що мають кваліфікацію; список фірм, де набирається персонал. Це дозволить:
- знизити кількість претензій від звільнених, в тому числі кількістьсудових позовів (виплат по них);
- зменшити кількість компенсаційних виплат співробітникам, які звільняються;
- зберегти позитивний імідж компанії;
- залишитися в хороших відносинах з звільняються співробітником.
5 ЕТАП Визначення ефекту від здійснення розроблених заходів,вдосконалення процедури звільнення, подолання зайвого рівнятекучості.
Нарешті, при розробці програми усунення зайвої плинностінеобхідно буде також провести порівняльний аналіз витрат на проведенняназваних заходів та втрат через надмірну рівня плинності.
Керівництву підприємства в даному випадку слід вчинити так само, як і зфінансуванням будь-який-інший бізнес-ідеї - якщо витрати на вирішення проблемиперевищать економічний ефект від зниження плинності, можливий пошук інших,більш "дешевих" варіантів вдосконалення роботи з персоналом.
2. Посадові обов'язки начальника відділу кадрів
Функціональний менеджер або начальник відділу кадрів очолює роботупо комплектуванню підприємства кадрами робітників та службовців необхіднихпрофесій, спеціальностей і кваліфікації відповідно до цілей,стратегією та профілем підприємства, що змінюються зовнішніми та внутрішнімиумовами його діяльності, формування і ведення банку даних прокількісний і якісний склад кадрів, їх розвитку і русі.
Організовує розроблення прогнозів, визначення поточної і перспективноїпотреби в кадрах і джерел її задоволення на основі вивченняринку праці, встановлення прямих зв'язків з навчальними закладами і службамизайнятості, контактів з підприємствами аналогічного профілю, інформуванняпрацівників усередині підприємства про наявні вакансії, використання засобівмасової інформації для приміщення оголошень про найм працівників.
Бере участь в розробці кадрової політики і кадрової стратегіїпідприємства.
Здійснює роботу по підбору, відбору і розстановці кадрів на основіоцінки їх кваліфікації, особистих і ділових якостей, контролює правильністьвикористання працівників у підрозділах підприємства.
Забезпечує прийом, розміщення молодих фахівців імолодих робочих відповідно до отриманої в навчальному закладі професієюі спеціальністю, спільно з керівниками підрозділів організовуєпроведення їх стажування і роботи по адаптації до виробничоїдіяльності.
Здійснює планомірну роботу зі створення резерву для висунення наоснові таких організаційних форм, як планування ділової кар'єри,підготовка кандидатів на висування за індивідуальними планами, ротаційнепересування керівників і фахівців, навчання на спеціальних курсах,стажування на відповідних посадах.
Організовує проведення атестації працівників підприємства, їїметодичне та інформаційне забезпечення, бере участь в аналізірезультатів атестації, розробці заходів щодо реалізації рішеньатестаційних комісій, визначає коло фахівців, що підлягають повторномуатестації.
Бере участь у розробці систем комплексної оцінки працівників ірезультатів їх діяльності, службово-професійного просуванняперсоналу, підготовці пропозицій по вдосконаленню проведенняатестації.
Організовує своєчасне оформлення прийому, перекладу і звільненняпрацівників згідно з трудовим законодавством, положеннями,інструкціями і наказами керівника підприємства, облік особового складу,видачу довідок про справжню і минулу трудову діяльність працівників,зберігання і заповнення трудових книжок і ведення встановленої документаціїз кадрів, а також підготовку матеріалів для представлення персоналу дозаохочень і нагороджень.
Забезпечує підготовку документів з пенсійного страхування, а такождокументів, необхідних для призначення пенсій працівникам підприємства і їхсім'ям, а також подання їх в орган соціального забезпечення.
Проводить роботу по оновленню науково-методичного забезпеченнякадрової роботи, її матеріально-технічної та інформаційної бази,впровадження сучасних методів управління кадрами з використаннямавтоматизованих підсистем "АСУ-кадри" і автоматизованих робочих місцьпрацівників кадрових служб, створенню банку даних про персонал підприємства,його своєчасному поповненню, оперативному представленню необхідноїінформації користувачам.
Здійснює методичне керівництво і координацію діяльностіфахівців та інспекторів з кадрів підрозділів підприємства,контролює виконання керівниками підрозділів законодавчих актіві постанов уряду, постанов, наказів і розпорядженькерівника підприємства з питань кадрової політики і роботи зперсоналом.
Забезпечує соціальні гарантії трудящих у галузі зайнятості,дотримання порядку працевлаштування та перенавчання вивільненихпрацівників, надання їм встановлених пільг і компенсацій.
Проводить систематичний аналіз кадрової роботи на підприємстві,розробляє пропозиції щодо її поліпшення.
Організовує табельний облік, складання і виконання графіків відпусток,контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства ідотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, аналізпричин текучості, розробляє заходи щодо зміцнення трудовоїдисципліни, зниження плинності кадрів, втрат робочого часу,контролює їх виконання.
Забезпечує складання встановленої звітності з обліку особовогоскладу і роботі з кадрами. Керує працівниками відділу.
Повинен знати:
. законодавчі та нормативні правові акти, методичні матеріали з управління персоналом;
. трудове законодавство;
. структуру і штати підприємства, його профіль, спеціалізацію і перспективи розвитку;
. кадрову політику і стратегію підприємства;
. порядок складання прогнозів, визначення перспективної і поточної потреби в кадрах;
. джерела забезпечення підприємства кадрами; стан ринку праці;
. системи і методи оцінки персоналу;
. методи аналізу професійно-кваліфікаційної структури кадрів;
. порядок оформлення, ведення і зберігання документації, пов'язаної з кадрами і їх рухом;
. порядок формування та ведення банку даних про персонал підприємства;
. організацію табельного обліку;
. методи обліку руху кадрів, порядок складання встановленої звітності;
. можливості використання сучасних інформаційних технологій у роботі кадрових служб;
. передовий вітчизняний та зарубіжний досвід роботи з персоналом;
. основи соціології, психології та організації праці;
. основи профессіографіі;
. основи профорієнтаційної роботи;
. основи економіки, організації виробництва і управління;
. засоби обчислювальної техніки, комунікацій та зв'язку;
. правила і норми охорони праці.
3. Склад документів кадрової служби по руху персоналу
Серед завдань, що вирішуються кадровою службою, найбільш традиційноїпредставляється документування трудових правовідносин. У процесі їхвиникнення і встановлення виникає значний обсяг різноманітнихдокументів. Найбільша частина документів кадрової служби пов'язана з рухомкадрів.
Документування руху кадрів - невід'ємна обов'язок будь-якоїорганізації (підприємства, установи), незалежно від масштабів йогодіяльності та організаційно-правової форми. Як було сказано вище, підрухом кадрів розуміють: прийом на роботу; переведення на іншу роботу; звільнення; надання відпусток; відрядження.
При оформленні будь-який з названих процедур працівник пише заяву
(або начальник структурного підрозділу складає доповідну записку),які є підставою для видання розпорядчого документа.
Керівник організації видає наказ. Крім того, прийом на роботу можесупроводжуватися укладанням трудового договору (контракту), заповненнямпрацівником анкети (особистого листа з обліку кадрів), складанням працівникомкадрової служби особової картки (форма Т-2). При переведенні працівника наіншу роботу використовується такий документ, як подання. Обладнаннячергових відпусток пов'язано з складанням кадровою службою графікавідпусток. При вчиненні працівником вчинків, пов'язаних з невиконаннямабо неналежним виконанням своїх обов'язків, порушенням трудовоїдисципліни, він пише пояснювальну записку або відділ кадрів фіксуєпорушення складанням акта. Навіть таке не найповніше перерахування видівдокументів, що створюються кадровою службою, свідчить про їхрізноманітті.
Склад документів кадрової служби в реальності значно ширше, такяк спілкування з будь-якою сторонньою організацією неодмінно оформляється листами,а, наприклад, проведення атестації персоналу супроводжується заповненнямцілої низки документів: протоколу засідання атестаційної комісії,атестаційного листа, висновків керівників структурних підрозділів.
Крім того, складаються такі організаційні документи, як положення провідділі кадрів, посадові інструкції її співробітникам.
Кваліфіковане ведення документації по особовому складу відноситься дочислу необхідних професійних навичок працівника кадрової служби, прице документування будь-яких процедур має проводиться з дотриманнямвстановлених загальнодержавних правил оформлення документів.
Необхідність документування за певними правилами встановленазаконодавчо. Так, ст. 5 Федерального закону від 20.02.95 24-ФЗ "Проінформації, інформатизації та захисту інформації "(СЗ РФ, 1995, 8, ст. 609)говорить: "Документування інформації є обов'язковою умовоювключення інформації в інформаційні ресурси. Документування інформаціїздійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади,відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів таїх масивів, безпеку Російської Федерації ".
Якими ж законодавчими та нормативними актами регламентуються внашій країні кадрова діяльність і правила створення і оформленнядокументів?
Кодекс законів про працю Російської Федерації встановлюєнеобхідність документування трудових правовідносин:
- трудовий договір (контракт) повинен бути укладений у письмовій формі
(ст. 18); прийом на роботу оформляється наказом (розпорядженням)адміністрації підприємства і оголошується працівникові під розписку (ст. 18);
- на всіх працівників ведуться трудові книжки (ст. 39);
- адміністрація зобов'язана видавати працівникам на їх прохання довідку пророботи на даному підприємстві (ст. 40).
КЗпП РФ передбачено створення правил внутрішнього трудовогорозпорядку (ст. 130), обов'язкове видання наказу (розпорядження) прозастосування дисциплінарного стягнення. Однак КЗпП РФ не міститьніяких вимог до оформлення документів, за виняткомвимоги про обов'язкове підписання наказів по особовому складукерівником організації та позначці про ознайомлення працівника ззмістом наказу. Таким чином, КЗпП РФ тільки називає намситуації, що вимагають створення документів, і види цих документів.
Найбільш ефективним способом створення раціональних нормдокументування є уніфікація і стандартизація документів.
Уніфікація в документознавство розглядається як скороченняпочаткової кількості форм документів і приведення їх до однаковимправилами оформлення.
Стандартизація - це процес встановлення та застосування стандартів,під якими розуміється зразок, еталон, модель, що приймаються завихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів. Стандарт якнормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил,вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентниморганом (ГОСТ 6.10.188). У Росії діяльність з стандартизаціїкоординується Комітетом Російської Федерації з стандартизації,метрології та сертифікації (в даний час комітет включено до складу
Міністерства промисловості і торгівлі РФ). Застосування стандартівсприяє поліпшенню якості створюваного вироби (документа).
Стандартизація - складний процес, до складу якого входять такіелементи, як типізація і уніфікація. Це методи стандартизації,які можуть здійснюватися і як самостійні види роботи. Удокументознавство типізація використовується для створення типових формдокументів і типових текстів, тобто зразків або еталонів, на основіяких створюються конкретні документи. Типовий текст - це текстобразец, на основі якого створюються в подальшому тексти аналогічногозмісту. Типова форма - затверджена певним компетентниморганом державної влади форма документа, яка використовується длязбору і подання будь-яких даних в самих різних сферахуправлінської діяльності.
У документознавства уніфікація і стандартизація розглядаються якпроцес встановлення одноманітності у процесах створення та оформленнядокументів. Однак між цими двома поняттями не можна поставити знакрівності. Стандартизація документів - це найвищий ступінь їх уніфікації,доведення її результатів до рівня обов'язкової правової норми.
Вимоги стандарту мають обов'язковий характер в межах сфери йогорозповсюдження. Тому уніфікація зазвичай проводиться якпопередній етап стандартизації, але може бути і самостійним видомдіяльності. Результатом роботи з уніфікації і стандартизаціїдокументів можуть бути стандарти як на окремі документи (наприклад,на звіт про науково-дослідній роботі, на обкладинку справ постійногозберігання), на окремі види продукції (наприклад, формати паперу),так і на уніфіковані системи документації. Стандартизація --закріплення результатів уніфікації в нормативно-технічних документахстандартах. Стандартизація може проводитися на державному рівні,на галузевому рівні та на рівні підприємства.
Система документації - сукупність документів, взаємопов'язаних заознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення (ГОСТ Р 51141-98). Система документаціїскладається в процесі реалізації в органах влади та управління, вустановах, організаціях і підприємствах тієї або іншої управлінськоїфункції, склад документів, які до неї входять, призначений длядокументування певних видів діяльності, наприклад планування,фінансування, обліку. Системи документації класифікують за галузямидіяльності і крім типових систем документації виділяють також системидокументації з охорони здоров'я, освіти (загальним і спеціальним),нотаріальні, судові та ін
Уніфікована система документації (УСД) створюється за єдинимиправилам і вимогам і повинна містити інформацію, необхідну дляуправління у певній сфері деятельності.
Зазвичай вона складається з одного-двох державнихстандартів, сукупності взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованихформи, що забезпечують документовані подання даних в певнихвидах господарської діяльності, засобів їх відання, нормативних таметодичних документів з їхньої розробки, ведення та застосування.
Безпосередніми розробниками конкретних форм документів і системдокументації є міністерства (відомства), що здійснюютькоординацію тій чи іншій галузі діяльності.
Особливість документів з особового складу - їх одночаснауніфікація у складі двох уніфікованих систем документації:організаційно-розпорядчого та первинної облікової. Наказ поособовому складу можна розглядати як документ розпорядчогодії, що підтверджує наявність юридичного факту виникнення
(зміни, припинення та ін) трудового договору. Однак цей же наказреєструє факт виникнення (розірвання) трудових правовідносин, і в цьому випадку він є первинним обліковим документом, що служить підставою для створення інших облікових документів. Так як єдиноговідомства, яке б координувало кадрову діяльність, ніколине існувало, то відомство, що здійснює уніфікаціюорганізаційно-розпорядчої документації (Главархів), підготувалосистему документації по особовому складу, а органи статистики - формидокументів з обліку особового складу. Перша система використовувалася ворганах влади та управління, друге - в організаціях будівництва іпромисловості. На сьогоднішній день ця історично склалисяособливість зберігається: одна частина установ та організацій веде облікособового складу в текстових формах документів, а інша - утабличних. Тому працівник кадрової служби повинен знати діючівимоги до оформлення кадрових документів і вміти використовувати їхв практичній діяльності.
Порядок оформлення документів, що входять в системуорганізаціоннораспорядітельной документації, вимоги до бланків ітекстів визначений ГОСТом Р 6.30-97. За вимогам, закладеним уцьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, що складаютьсянакази про приймання, переведення, звільнення тощо, а також протоколи,листи, доповідні і пояснювальні записки. Окрім державногостандарту, до складу уніфікованої системи організаційно -розпорядчої документації входить альбом уніфікованих формдокументів, створений в розвиток вимог стандарту і міститьконкретні форми документів (структура і штатна чисельність, штатнийрозклад, графік відпусток та ін.) Альбом містить приклади оформленнявсіх кадрових документів, а для складних і об'ємних документів
(положення, посадова інструкція) не тільки склад і розташуванняобов'язкових реквізитів, а й обов'язкову структуру тексту.
НІПІстатінформ Держкомстату Росії розроблений альбом уніфікованихформ первинної облікової документації, що включає 6 форм з облікуособового складу та 7 форм по вчених
