План.

Документування трудових взаємин.

Прийом, переклад і звільнення працівників.

Надання відпусток.

відрядження.

Накази по особовому складу.

Складні накази.

Прості накази.

Оформлення протоколів.

Складання актів .

про

Однією з найбільш важливих функцій кадрової служби підприємства (абоспівробітника, відповідального за роботу з кадрами) є документуваннятрудових правовідносин.

Найбільш численною є документація, що супроводжує процесируху кадрів на підприємстві. Під рухом кадрів умовно розуміється:

• прийом, переклад і звільнення працівників;

• надання відпусток;

• відрядження.

При прийомі на роботу фіксуються основні анкетному-біографічні даніпрацівника, умови його отримання та оплати праці. Вся ця інформація може внадалі змінюватися, тому до документації, що оформляє процеси рухукадрів, можна віднести документи про зміну анкетному-біографічних данихі про зміну умов та оплати праці.

Розглянемо окремо процедури, що виконуються кадровою службою приоформленні руху персоналу підприємства, і створювані при цьомудокументи.

Прийом на роботу не допускається без пред'явлення трудової книжки тапаспорта. Для військовозобов'язаних передбачено також пред'явлення військовогоквитка. У необхідних випадках від претендента на посаду або робоче місцеадміністрація підприємства має право вимагати документ про освітуабо набутою професією із зазначенням розряду (кваліфікації).

Підставою прийому на роботу є укладений письмово трудовийдоговір (контракт). Вступник на роботу пише особисту заяву з проханнямпро прийом. При необхідності заповнюється особовий листок з обліку кадрів (абоанкета) і складається автобіографія.

Прийом на роботу оформляється наказом по особовому складу. Надалізаповнюється особова картка Т-2 і вноситься відповідний запис утрудової книжки працівника.

Переклад на іншу роботу здійснюється, як правило, за згодоюпрацівника. Підставою для переведення можуть бути особиста заява абоуявлення про переведення. У дозволених законом випадках, наприклад, привиробничої необхідності, згоди працівника не потрібно. При цьомупідставою для переказу є: доповідні записки керівників,структурних підрозділів, накази з основної діяльності, акти абоінші документи, що фіксують причини тимчасової перестановки кадрів у зв'язкузі сформованою виробничою ситуацією.

Переклад на іншу роботу оформляється наказом по особовому складу.

Звільнення працівників підприємства проводиться з причин, зазначених у статтях КЗпП, на підставі поданої працівником особистої заяви, або в зв'язку із закінченням терміну дії контракту, укладеного на певний строк, або за наявності акта про порушення трудової дисципліни і т.д.

Звільнення працівників оформляється наказом по особовому складу.

Надання відпусток працівникам підприємства здійснюється ввідповідно до заздалегідь затвердженого графіка відпусток. Принеобхідність перенесення відпускного періоду працівником повинно бути складеноособисту заяву із зазначенням причин перенесення.

Надання відпустки оформляється наказом по особовому складу.

відрядження співробітників підприємства, як правило, обгрунтовується вдоповідній записці керівника структурного підрозділу (провідногофахівця) і оформляється наказом по особовому складу.

При зміні умов та оплати праці працівників підприємства можутьпопередньо видаватися накази по основній діяльності (наприклад, прореорганізації структури підприємства) або складатися доповідні запискикерівників структурних підрозділів (провідних фахівців), а потімоформляються накази по особовому складу.

При зміні анкетному-біографічних даних (прізвища, імені, по батькові іін) працівник зобов'язаний подати в кадрову службу документи - підстави,отримані в інших організаціях (наприклад, свідоцтво про шлюб ззафіксованим в ньому зміною прізвища, видане органами РАЦС).

Таким чином, процедури, що виконуються кадровою службою при оформленніруху кадрів документуються за допомогою створення наступних основнихдокументів: наказів по особовому складу, особистих заяв працівниківпідприємства, контрактів, уявлень про переведення, графіків відпусток,доповідних записок, актів.

Накази з особового складу оформляються і ведуться суворо окремо від наказів по основній діяльності. Разом з тим обидва різновиди наказів оформляються на однакових бланках. Тексти більшості наказів по особовому складу не мають констатуючій частині і дієслова «Наказую», як це прийнято в наказах з основної діяльності. Тому кадрові накази відразу починаються з розпорядчого дії: прийняти, призначити, перевести, звільнити, змінити прізвище, надати відпустку, відрядити і т.д.

Розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази поособовому складу. В індивідуальних міститься інформація тільки про однеспівробітника, у зведених - про кількох співробітників незалежно від того, підякі управлінські дії вони підпадають (прийом, переведення, звільнення,зміна прізвища та ін.) При складанні зведених наказів слідвраховувати, що один документ не повинен містити інформацію з різнимитермінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про наданнявідпусток і відрядження співробітників, які мають короткий (3 роки) термінзберігання на відміну від інших кадрових наказів, що зберігаються 75 років. Уіндивідуальному порядку оформляють, як правило, накази про заохочення істягнення, з огляду на їх специфічну виховну роль.

Кожен пункт наказу по особовому складу повинен бути сформульований всуворій відповідності до вимог КЗпП. Постійною інформацією для будь-якогокадрового наказу є вказівка розпорядчого дії (звільнити,перевести), прізвища та ініціалів працівника (імені та по батькові повністю - приприйомі на роботу), посади та структурного підрозділу (якщо підприємствомає структурні підрозділи), дати набрання чинності даного пунктунаказу (якщо вона не збігається з датою реєстрації наказу).

Наявність інших відомостей у пунктах наказу по особовому складувизначається специфікою розпорядчого дії.

При прийомі на роботу обов'язково вказується встановлений розміроплати праці (оклад, надбавка, індексація, тарифна ставка) і, занеобхідності, умови прийому: тимчасово (с. .. по ...), з випробувальнимтерміном (його тривалість) і т.п.

При перекладі на іншу роботу - нова посада і підрозділ, видперекладу (для тимчасових переказів - із зазначенням тривалості), причинаперекладу (у повній відповідності до вимог КЗпП), зміна оплатипраці (якщо воно виникає).

При звільненні - причина звільнення, згідно із статтями КЗпП.

При наданні відпустки - його вид, тривалість, дати початку тазакінчення.

При відрядження - дата і тривалість відряджень, місценапрямки, найменування підприємства.

Кожен пункт наказу по особовому складу повинен закінчуватися посиланням написьмове основу даного розпорядчого дії.

Накази по особовому складу, відповідно до КЗпП, доводяться до відомапрацівників під розписку. Візи ознайомлення працівників можуть розташовуватисяабо безпосередньо після тексту кожного пункту наказу, або післяпідпису керівника підприємства.

Проект наказу по особовому складу, звичайно, узгоджується знаступними зацікавленими посадовими особами: з головним бухгалтером,юрисконсультом, з керівниками структурних підрозділів, працівникияких згадуються в наказі. Передбачено обов'язкове візуваннянаказів по особовому складу керівником кадрової служби (у невеликихорганізаціях - працівником, відповідальним за ведення кадрової документації).

Накази по особовому складу обов'язково реєструються (окремо віднаказів по основній діяльності). Як реєстраційної формивикористовують книгу (журнал) реєстрації (при порівняно невеликійкількості кадрових наказів, що видаються протягом календарного року) абореєстраційні картки (при великих масивах наказів для зручностідовідково-пошукової роботи).

У реєстраційній формі зазначаються: дата і номер наказу, зміст,ким підписаний наказ.

З урахуванням відмінностей у строках зберігання наказів по особовому складурекомендується індексувати (нумерувати) їх за таким правилом. Допорядковому номеру кадрового наказу додається буквене позначення,щоб відрізнити його за номером від наказу по основній діяльності.
Доцільно ввести різні літерні позначення для різних за змістомкадрових наказів, наприклад: N 28-к - наказ про рух кадрів (прийом,переведення, звільнення, зміни кадрової інформації), N 12 - км - провідрядження, N 45-о - про відпустку, N 32-п - про заохочення.

Інформація, що міститься в наказах по особовому складу (відомості про роботута заохочення) фіксується в трудових книжках працівників.

Особиста заява працівника про приймання, переведення або звільнення пишеться,як правило, від руки, в довільній формі або на трафаретному бланку,розробленому на підприємстві. У заяві зазначаються: найменуванняструктурного підрозділу, найменування виду документа, дата, адресат
(посада, прізвище, ініціали керівника підприємства), текст, особистапідпис, розшифровка підпису. Надалі на заяві проставляєтьсярезолюція керівника і відмітка про виконання документа і направлення йогоу справу.

Трудовий контракт, як письмова форма трудового договору міжпрацівником і адміністрацією в особі керівника підприємства, повинен матитакі обов'язкові реквізити: назва виду документа, дата, індекс,місце складання, текст, підписи, печатка. Контракт складається у двохпримірниках, один з яких залишається на підприємстві, а іншийзберігається у працівника.

Подання про переведення має уніфіковану форму і включаєреквізити: найменування структурного підрозділу, назва видудокумента, дату, індекс, місце складання, адресат, резолюцію, заголовок дотексту, текст, підпис, візи. Подання про переведення готуєтьсякерівником структурного підрозділу, адресується керівниковіпідприємства, погоджується із зацікавленими особами. Керівникпідприємства після розгляду подання проставляє резолюцію, напідставі якої надалі готується наказ про переведення. У текстіподання повинна бути відображена оцінка виробничої діяльностіпрацівника і обгрунтовані причини перекладу.

Черговість щорічних відпусток працівників підприємства відображається вграфіку відпусток - документи, що закріплюють розподіл чергових відпустокна наступний календарний рік. На великих підприємствах графіки відпустокскладаються в кожному структурному підрозділі, а потім кадровою службоюготується зведений графік для всього підприємства.

При складанні графіка відпусток враховуються: чиннезаконодавство, особливості роботи підприємства, особисті побажанняспівробітників і т.д. За наявності на підприємстві профспілкової організаціїграфік відпусток узгоджується з профспілковим комітетом. Зведений графіквідпусток підписується керівником кадрової служби і затверджуєтьсякерівником підприємства.

Форма графіка відпусток уніфікована і містить реквізити: найменуванняпідприємства, назва виду документа, дата, індекс, місце складання, грифзатвердження, заголовок до тексту, текст, підпис, візи узгодження, грифпогодження з профспілковою організацією.

Змістовна частина графіка відпусток (реквізит «Текст») представляєсобою таблицю з графами: табельний номер працівника; прізвище, ім'я, по батькові;посаду; дати відпустки (її тривалість); зміна дати виходу увідпустку і виходу на роботу (по місяцях і числах); підставу зміни дативиходу у відпустку і виходу на роботу.

При необхідності перенесення строку відпустки на інший час керівникомкадрової служби за згодою працівника і керівника структурногопідрозділу, де він працює, вносяться зміни в графік відпусток.

З метою скорочення кількості внутрішніх документів уточнення часувідпустки рекомендується проводити в оперативному порядку, без складаннязаяви. Протягом року в графік вносяться фактичні терміни перебуваннякожного працівника у черговій відпустці і причини, що викликали зміну ранішевстановлених термінів відпусток.

При оформленні у якості підстав для наказів по особовому складутаких розпорядчих інформаційно-довідкових документів, як наказ поосновної діяльності, протокол, факт, лист, доповідна або пояснювальназаписки та ін слід керуватися правилами зі складання таоформлення цих різновидів організаційно-розпорядчих документів.

Накази з основної діяльності оформляються на бланку підприємства імістять такі реквізити: найменування підприємства, назва видудокумента, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, відмітка проконтролі, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа, відмітка проперенесення даних на машинний носій.

Текст наказу складається з двох частин: констатуючої тарозпорядчої.

У констатуючій частині відображаються цілі та завдання пропонуютьсядій, причини видання наказу, дається посилання на документ, що послуживпідставою для підготовки наказу.

розпорядча частина містить приписувані дії, прізвища посадових осіб, відповідальних за їх виконання і терміни виконання.
розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом «Наказую», яке друкується великими літерами на окремому рядку від нульового положення табулятора. Після слова «Наказую» ставиться двокрапка.
Розпорядча частина тексту наказу, як правило, ділиться на пункти, які нумеруються арабськими цифрами з крапками. Кожен пункт розпорядчої частини починається з вказівки конкретної дії, вираженої дієсловом у невизначеною формі, далі в пункті вказуються виконавці (посадова особа або структурний підрозділ) та термін виконання. Останній пункт наказу може містити вказівку про посадовця, відповідальному за виконання наказу в цілому.

Окремі завдання (наприклад, завдання, що містить цифрові дані),можуть бути оформлені у вигляді додатку до наказу з посиланням на них увідповідних пунктах наказу.

Сторінки наказу і додатків нумеруються як єдиний документ.

У практиці нерідко виникає потреба підготувати виписку з наказупо основній діяльності. Витяг - це копія певної частини справжньогодокумента. У виписці з наказу містяться всі реквізити наказу дорозпорядчої частини. З розпорядчої частини береться тільки таінформація, яка необхідна в кожному конкретному випадку. Виписказасвідчується проставленням відмітки про завірення копії.

За поточних оперативних питань повсякденного виробничо -господарської та адміністративної діяльності керівники підприємства
(директор, його заступники, головні фахівці) можуть видаватирозпорядження та вказівки. Ці різновиди розпорядчих документівскладаються аналогічно наказам. Реєстрація розірвання тексту врозпорядженнях і вказівках відділяється від розпорядчої словами:
«Пропоную», «зобов'язує», «Вважаю за необхідне», «Рекомендую».

Протоколи оформлюються на бланках підприємства і містять наступніреквізити: найменування підприємства, назву виду документа, датазасідання, індекс, місце засідання, гриф затвердження (якщо протоколпідлягає затвердженню), заголовок до тексту, текст, підписи. Дата протоколу --це дата проведення наради. Заголовок - це назва протоколіруемогозаходи (нарада, засідання, збори) і найменування колегіальногооргану.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна честь містить постійну інформацію (слова: ГОЛОВА »,
«СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТНІ») та змінну (ініціали та прізвищаголови, секретаря та присутніх). При необхідності вказуютьсяпосади присутніх, а також ініціали, прізвища та посади осіб,запрошених на нараду. При великій кількості учасників нарадискладається список присутніх, що додається до протоколу.

Слова «ГОЛОВА», «СЕКРЕТАРЬ», «ПрисутністьВали »друкуються віднульового положення табулятора, від 2-го положення табулятора ставлять тире,ініціали та прізвища пишуть в називному відмінку. Прізвища присутніх ізапрошених розташовуються в алфавітному порядку і друкуються через 1міжрядковий інтервал. Вступна частина протоколу закінчується порядком денним.
Слова «ПОРЯДОК ДЕННИЙ» друкують від нульового положення табулятора, після нихставиться двокрапка. Питання порядку денного нумеруються. Кожен новий питаннядрукують від 1-го положення табулятора. Послідовність розташуванняпитань визначається ступенем їх важливості. Питання перераховують доназивному відмінку, найменування посади й прізвище доповідача - вродовому відмінку.

Основна частина тексту будується відповідно до питаннями порядку денного.
Побудова запису обговорення кожного питання порядку денного здійснюється засхемою «СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)». Ці слова друкуютьпрописними літерами. Перед словом «СЛУХАЛИ» ставлять номер питання порядкудня, після - двокрапка. Ініціали, прізвище доповідача (найменуванняпосади вказується на порядку денному) друкують у називному відмінку від 1 --го положення табулятора; після прізвища ставлять тире і з великої літерипишуть зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо текст доповіді
(виступи) застенографована або представлений доповідачем, то після тиретакож з великої літери пишуть - «Доповідь додається».

Слово «ВИСТУПИЛИ» друкують прописними літерами, потім ставлять двокрапку.
Ініціали і прізвище виступаючого пишуть у називному відмінку, від 1-гоположення табулятора; після цього ставлять тире і з великої літери друкуютьзміст виступу у формі непрямої мови. У разі потреби післяпрізвища виступаючого вказується найменування посади.

Виписка з протоколу містить наступні реквізити: найменуванняпідприємства, назва виду документа (витяг з протоколу), дату (датазасідання), індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст (порядокдня, слухали, ухвалили), підписи (без особистих підписів, тільки слова
«Голова», «Секретар» і розшифровку прізвищ з ініціалами), відмітку прозавірення копії, позначку про виконання. Із змістовної частини беруться тіелементи, які необхідно довести до відома зацікавленихпосадових осіб.

Для підтвердження встановлених фактів і подій кількома особамискладається АКТ. Акти складаються за результатами ревізій діяльностіпідприємства або його структурного підрозділу та окремих посадових осіб,при прийомі-передачі справ, підготовки документів до знищення, прийоміоб'єктів в експлуатацію і т.п. В акті містяться такі реквізити:найменування підприємства, назва виду документа, дата й індекс, місцескладання чи видання, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст,відмітка про контроль, підписи. Акт підписується особами,які брали участь у його складанні, при цьому вказується ненайменування посад, а розподіл обов'язків між членамикомісії: голова, члени комісії. Текст акта складається з двох частин:вступної і констатуючої. У вступній частині вказують: назвудокумента, відповідно до якого була утворена комісія, його номер ідата, або найменування, дата і номер документа, на підставі якогопроводиться ревізія, перевірка, або подія, факт, що послужили підставою дляскладання акта. Далі у вступній частині перераховується складу комісії:голова (посада, прізвище, ініціали), члени комісії (посади,прізвища, ініціали). Прізвища членів комісії наводяться, як правило, валфавітному порядку, нумеруються арабськими цифрами і друкуються через 1,5інтервалу. У вступній частині вказуються також особи, які не є членамицієї комісії, але присутні при проведенні перевірки.

У констатуючій частині викладаються мета і завдання, сутність і характерпроведеної роботи комісією, зазначаються документи, на підставі якихробота проводилася, фіксуються встановлені факти. Акт складається в томукількості примірників, яка визначається потребою зацікавленихосіб. Відомості про кількість примірників акта і їх місцезнаходження поміщають вкінці тексту перед відміткою про наявність додатка до акта.

Доповідна записка може оформлятися рукописних способом на стандартномуаркуші паперу. Доповідна записка є документом, що міститьгрунтовний виклад питання, що відбиває виробничу діяльністьпідприємства. Доповідна записка містить наступні реквізити: найменуванняструктурного підрозділу, найменування виду документа, дату, номер,заголовок до тексту, текст, підпис, резолюцію, позначку про виконання.

Пояснювальна записка - це документів якому працівник підприємствапояснює причини невиконання будь-якого доручення, порушення трудовоїабо виробничої дисципліни. Пояснювальна записка може оформлятисярукописних способом на стандартному аркуші паперу. Пояснювальна запискамістить наступні реквізити: найменування підприємства, найменуванняструктурного підрозділу, найменування виду документа, дата, номер,заголовок до тексту, текст, підпис.

Список літератури.

1. Андрєєва В.І. Діловодство. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Интел-синтез », 1997.

2. Андрєєва В.І. Діловодство в кадровій службі: Практичний посібник. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Интел-синтез », 1997.

3. Кірсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс діловодства. Документаційне забезпечення управління. - М., 1997.