Процесний підхід

Ця концепція, що означає великий поворот в управлінській думці, широкозастосовується і в даний час. Процесний підхід був вперше запропонованийприхильниками школи адміністративного управління, які намагалися описатифункції менеджера. Однак, ці автори були схильні розглядати такогороду функції як не залежні один від одного. Процесний підхід, впротивагу цьому, розглядає функції управління яквзаємопов'язані.
Управління розглядається як процес, тому що робота по досягненнюцілей за допомогою інших - це не якась одноразова дія, а серіябезперервних взаємопов'язаних дій. Ці дії, кожне з яких самепо собі є процесом, дуже важливі для успіху організації. Їх називаютьуправлінськими функціями. Кожна управлінська функція теж являєсобою процес, тому що також складається з серії взаємопов'язаних дій.
Процес управління є загальною сумою всіх функцій.
Анрі Файоль, якому приписують первинну розробку цієї концепції,вважав, що існує п'ять вихідних функцій. Пo його словами, «управлятиозначає пророкувати і планувати, організовувати, розпоряджатися,координувати і контролювати »10. Інші автори розробили інші перелікифункції. Огляд сучасної літератури дозволяє виявити наступніфункції-планування, організація, Розпорядництво (або командування),мотивація, керівництво, координація, контроль, комунікація, дослідження,оцінка, прийняття рішень, добір персоналу, представництво та веденняпереговорів або укладення угод.

Рис. 2.2.Функціі управління.

Фактично майже в кожній публікації з управління міститься список управлінських функцій, який буде хоч трохи відрізнятися від інших подібних списків.

У даній книзі прийнятий підхід, заснований на об'єднання суттєвих видів управлінської діяльності у невелику кількість категорій, які в даний час загальноприйнято вважати застосовними до всіх організацій. Ми вважаємо, що процес керування складається з функцій планування, організації, мотивації і контролю. Ці чотири первинних функції керування об'єднані сполучними процесами комунікації й ухвалення рішення. Керівництво (лідерство розглядається як самостійна діяльність. Воно припускає можливість впливу на окремих працівників і групи працівників таким чином, щоб вони працювали в напрямі досягнення цілей, що вкрай істотно для успіху організації. Всі ці категорії розглядаються в різних розділах книги. < p> Нижче наводиться коротка характеристика кожної з функцій у вигляді загального огляду.

функції процесу управління

Процес управління складається з чотирьох взаємозалежних функції:

планування, організації, мотивації і контролю (рис. 2.2 .).

ПЛАНУВАННЯ. Функція планування припускає рішення про те, якими повинні бути цілі організації і що повинні робити члени організації, щоб досягти цих цілей. По суті своїй, функція планування відповідає на три наступних основних питання:

1. Де ми знаходимося в даний час? Керівники повинні оцінювати сильні і слабкі сторони організації в таких важливих галузях як фінанси, маркетинг, виробництво, наукові дослідження і розробки, трудові ресурси. Всі це здійснюється з метою визначити, чого може реально домогтися організація.

2. Куди ми хочемо рухатися? Оцінюючи можливості та загрози в навколишньому середовищі організації, такі як конкуренція, клієнти, закони, політичні фактори, економічні умови, технологія , постачання, соціальні і культурні зміни, керівництво визначає, яким і повинні бути цілі організації і що може перешкодити організації досягти цих цілей.

3. Як ми збираємося зробити це? Керівники повинні вирішити як загалом, так і конкретно, що повинні робити члени організації, щоб досягти виконання цілей організації.

За допомогою планування керівництво прагне встановити основні напрями зусиль і прийняття рішень, які забезпечать єдність мети для всіх членів організації. Друпмі словами, планування - це один зі способів, за допомогою якого керівництво забезпечує єдиний напрямок зусиль усіх членів організації до досягнення її загальних цілей.

Планування в організації не являє собою окремої одноразової події в силу двох істотних причин. По-перше, хоча деякі організації припиняють існування після досягнення мети, заради якої вони спочатку створювалися, багато хто прагнуть продовжити існування як можна довше. Тому вони заново визначають чи змінюють свої цілі, якщо повне досягнення початкових цілей практично завершено.

Прикладом тому може служити «Рух десятіцентовіков ». Спочатку воно виникло, щоб боротися з поліоміелітом. Коли ж вакцина Селка практично звела нанівець загрозу нових захворювань поліоміелітом серед дітей, це рух виявився не при справах, і omi переорієнтувати свої основні цілі на допомогу дітям-інвалідам взагалі.

Друга причина, по якій планування повинне здійснюватися безупинно,-це постійна невизначеність майбутнього. У силу змін у навколишньому середовищі або помилок у судженнях, події можуть розвертатися не так, як це передбачало керівництво при виробленні планів. Тому плани необхідно переглядати, щоб вони узгоджувалися з реальністю.

Наприклад, фірма раніше запланувала побудувати через п'ять років нову штаб-квартиру, використовуючи доходи від передбачуваного зростання прибутків на оплату будівництва. Якщо прибуток не зростуть насправді, як це передбачалося, або ці фонди повинні будуть використовуватися на більш нагальні завдання, фірмі доведеться переглянути плани свого майбутнього будівництва та діяльності.

ОРГАНІЗАЦІЯ. Організувати - значить створити деяку структуру. Існує багато елементів, які необхідно структурувати, щоб організація могла виконувати свої плани і тим самим досягати своєї мети. Одним з цих елементів є робота, конкретні завдання організації, такі як будівництво житлових будинків або складання радіо або забезпечення страхування життя. Промислова революція почалася з усвідомлення того, що організація роботи певним o6pазом дозволяє групі працівників домогтися набагато більшого, ніж вони могли б зробити без належної організації. Організація роботи була в центрі уваги руху за наукове управління.

Оскільки в організації роботу виконують люди, іншим важливим аспектом функції організації є визначення, хто саме повинен виконувати кожне конкретне завдання з великої кількості таких завдань, що існують у рамках організації, включаючи і роботу з управління.

Керівник підбирає людей для конкретної роботи, делегуючи окремим людям завдання і повноваження або право використовувати ресурси організації.

Ці суб'єкти делегування беруть на себе відповідальність за успішне виконання своїх обов'язків. Роблячи таким чином, вони погоджуються вважати себе підлеглими по відношенню до керівника. Як нам належить побачити, делегування - це засіб, за допомогою якого керівництво здійснює виконання роботи за допомогою інших осіб. Концепція занесення систематичного початку в організацію роботи і діяльності люде,! може бути розширена (як буде розглянуто далі) до створення структури організації в цілому.

МОТИВАЦІЯ. Керівник завжди повинен пам'ятати, що навіть прекрасно складений ные плани і найдосконаліша структура організації не мають жодного сенсу якщо хтось не виконує фактичну роботу організації.

І завдання функції мотивації полягає в тому, щоб члени організації виконували роботу відповідно до делегованих їм обов'язками і погоджуючись з планом.

Керівники завжди здійснювали функцію мотивації своїх працівників, усвідомлювали вони це самі, чи ні. У стародавні часи для цього служили батіг і загроза для нечисленних обраних - нагороди. З кінця XVIII і до XX століття був широко поширене переконання, що люди завжди будуть працювати більше, якщо них є можливість заробити більше.

Вважалося, таким чином, що мотивування - це просте питання, зводиться до пропозиції відповідають і грошових винагород в обмін за прикладені зусилля. На цьому грунтується, підхід до мотивації школи наукового управління.

Дослідження в області поведінкових наук продемонстрували неспроможність чисто економічного підходу. Керівники довідалися, що мотивація, тобто створення внутрішнього спонукання до дій, є результатом складно сукупності потреб, які постійно змінюються.

В даний час m! розуміємо, що для того, щоб мотивувати своїх працівників ефективно, керівнику варто визначити, які ж насправді ці потреби, і забезпечити спосіб для працівників задовольняти ці потреби через гарну роботу

КОНТРОЛЬ. Майже все, що робить керівник, звернене в майбутнє.

Керівник планує досягти мети в якийсь час, точно зафіксоване як день, тиждень або місяць, рік або більш віддалений момент в майбутньому. За цей період багато що може трапитися, в тому числі і багато неблагополучних змін. Працівники можуть відмовитися виконувати свої обов'язки відповідно до плану. Можуть бути прийняті закони, що забороняють підхід, який обрало керівництво. На ринку може з'явитися новий сильний конкурент, що значно ускладнить організації реалізацію її цілей. Або просто люди можуть зробити помилку при виконанні ними своїх обов'язків.

Такі непередбачені обставини можуть змусити організацію відхилитися від основного курсу, наміченого керівництвом спочатку. І якщо керівництво виявиться нездатним знайти і виправити ці відхилення від початкових планів, перш ніж організації буде завдано серйозної шкоди, досягнення цілей, можливо навіть самовиживання, буде поставлено під загрозу.

Контроль - це процес забезпечення того, що організація дійсно досягає своїх цілей. Ось чому на рис. 2.2. стрілки, які виходять від органів контролю , йдуть планування. Існують три аспекти управлінського контролю. Встановлення. стандартів - це точне визначення цілей, які повинні бути досягнуті позначений відрізок часу. Воно грунтується на планах, розроблених у процесі планування. Другий аспект - це вимірювання того, що було в дійсності досягнуто за певний період, і порівняння досягнутого з очікуваними результатами.

Якщо обидві ці фази виконані правильно, то керівництво організації не тільки знає про те, що в організації існує проблема, але і знає джерело цієї проблеми. Це знання необхідне для успішного здійснення третього фаз;. а саме, - стадії, на якій здійснюються заходи, якщо це необхідний для корекції серйозних відхилень від початкового плану. Одне з можливих дій - перегляд цілей, для того щоб вони стали більш реалістичними і відповідали ситуації. Ваш викладач, наприклад, через систему тестів, яка є способом контролю для визначення ваших успіхів у навчанні в порівнянні з встановленими нормами, побачив, що ваша група може засвоїти більше матеріалу, ніж спочатку було визначено. В результаті він може переглянути навчальні плани, щоб забезпечити проходження більшого обсягу матеріалу.

Сполучні процеси Чотири функції управління - планування, організація, мотивація і контроль - мають дві загальні характеристики: усі вони вимагають прийняття рішень, і для усіх необхідна комунікація, обмін інформацією, щоб отримати інформацію для прийняття правильного рішення і зробити це рішення зрозумілим для інших членів організації. Через це, а також внаслідок того, що ці дві характеристики зв'язують всі чотири управлінські функції, забезпечуючи їх взаємозалежність, комунікації і прийняття рішень часто називають сполучними процесами.

ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ. Управлінська робота - це, в основному, робота інтелектуальна. Вона нагадує спробу скласти складний мозаїчний візерунок з окремих шматочків після того, як хтось звалив в цю ж коробку шматочки мозаїки, що належать ще п'яти різних сюжетів. Щоб доповнити порівняння з мозаїкою , слід сказати, що керівникам доводиться перебирати численні комбінації потенційних дії для того, щоб знайти правильне дію - для даної організації в даний час і в даному місці. По суті, щоб організацій могла чітко працювати, керівник повинен зробити серію правильних виборів з декількох альтернативних можливостей . Вибір однієї з альтернатив - це рішення. Отже, прийняття рішення - це вибір того, як і що планувати, організовувати, мотивувати та контролювати. У найзагальніших рисах саме це становить основний зміст діяльності керівника.

Основною вимогою для прийняття ефективного об'єктивного рішення або навіть для розуміння справжніх масштабів проблеми є наявність адекватної точної інформації. Єдиним способом отримання такої інформації є комунікація.

КОМУНІКАЦІЙ. Здатність передавати абстрактні ідеї є однією з важливих відмінних рис людства. Комунікація - це процес обміну інформацією, її смисловим значенням між двома або більше людьми. Міцність та якість відносин між людьми - чи це друзі, члени родини або колеги - в основному представляють собою функцію того, наскільки чіткими та чесними є їхні міжособистісні стосунки. < p> Оскільки організація являє собою структурований тип відносин між людьми, вона в значній мірі залежить від якості комунікацій для забезпечення ефективного функціонування.

Очевидно, що якщо комунікації між людьми не будуть ефективними, люди не зможуть домовитися про спільної мети , що становить передумову існування організації як такої. Інформація в процесі комунікації передається не тільки для того, щоб могли прийматися здорові рішення, але також і для того, щоб вони могли виконуватися. Плани, наприклад, не можна виконати, якщо вони не будуть передані тим людям , які повинні їх виконувати. Зазвичай »якщо керівництво може донести обгрунтування своїх рішень до підлеглих, це значно підвищує шанси їх успішного виконання. До тих пір, поки працівники не розуміють, яку винагороду може запропонувати їм організація за добре виконану роботу, вони не можуть бути достатньо мотивовані і добре працювати на неї, Комунікація також важлива і у функції контролю. Керівники мають потребу в інформації щодо того, що було виконано, щоб правильно оцінити, чи були досягнуті цілі організації.

З 1979 р. компанія " Хьюлетт-Паккард »працює для того, щоб досягти мети, поставленої як мета десятиліття: скоротити в десять разів відсоток браку у виробництві. Для того щоб забезпечити це, керівництво спочатку повинно було розробити план * Потім у компанії була організована невелика група людей, щоб боротися за якість. Цю групу назвали

«група якості» або «група здачі продукції з першого пред'явлення».

Поїздка цієї групи до Японії сприяли тому, що рух за якість прийняв набагато ширший розмах, «тепер це було схоже на хрестовий похід за якість, і в ньому могли брати ділянки практично всі працівники компанії на всіх рівнях». Було випробувано кілька методів пропаганди значущість цього руху, щоб охопити ентузіазмом всю компанію. До таких методів належали: обговорення, навчання та розповсюдження письмовій інформація у формі листів-циркулярів. Якість і продуктивність стали темою розмов під час коротких перерв на каву. Результати: програми зі скорочення браку у виробництві були позитивними. Інші зміни - такі, як забезпечення своєчасного доступу до необхідної інформації, мають місце в процесі просування до досягнення зазначеної мети «Хьюлетт-Паккард» на десятиліття. Процес управління підкреслює взаємозалежність функцій управління, це відрізняється від системного підходу (він обговорюється нижче), де підкреслюється взаємозалежність окремих частин організації, а також взаємозалежність організації та навколишнього середовища.